1

Perancangan Knowledge ManagementSystem di SMKN 1 Kotabaru

(Studi Kasus Kegiatan Belajar Mengajar Bahasa Inggris)Bahasa Inggris)

Inyoman Rudi KurniawanInyoman Rudi KurniawanNIM 23204118NIM 23204118NIM : 23204118NIM : 23204118

http://inyomanrudi.blogspot.comhttp://inyomanrudi.blogspot.com

Latar BelakangLatar Belakang

•• SMKN 1 Kotabaru menuju SMK berstandar Nasional,SMKN 1 Kotabaru menuju SMK berstandar Nasional,•• Terdapat guru yang berprestasi dan yang belum,Terdapat guru yang berprestasi dan yang belum,•• Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya up up •• Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya up up

grading grading ;;•• banyak dibuka sekolahbanyak dibuka sekolah--sekolah internasionalsekolah internasional..

2

Diagram keterkaitan masalah perancangan KMS

Kaoru ishkawa

Knowledge SpiralKnowledge Spiral

•• Tacit knowledgeTacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkapnamun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap,,Expicit knowledgeExpicit knowledge adalah adalah knowledgeknowledge dan pengalaman tentang dan pengalaman tentang •• Expicit knowledgeExpicit knowledge adalah adalah knowledgeknowledge dan pengalaman tentang dan pengalaman tentang “bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis.“bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis.

OrganisasiNonaka

Grup

Individu

Explicit Tacit

3

Knowledge ManagementKnowledge Management

•• KM is management of organizational knowledge for creating KM is management of organizational knowledge for creating business value and generating a competitive advantage.(Amrit business value and generating a competitive advantage.(Amrit Tiwana)Tiwana)))

•• KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledgeknowledge dalam organisasi. dalam organisasi.

•• MMenurutenurut Efraim Turban “A knowledge management Efraim Turban “A knowledge management

Knowledge Management SystemKnowledge Management System

•• MMenurutenurut Efraim Turban, A knowledge management Efraim Turban, A knowledge management system (KMS) facilitates knowledge management by system (KMS) facilitates knowledge management by ensuring knowledge flow from the person(s) who know ensuring knowledge flow from the person(s) who know to the person(s) who need to know throughuot the to the person(s) who need to know throughuot the organization, while knowledge evolves and grows organization, while knowledge evolves and grows during the process”.during the process”.

Perancangan KMS

GapSekarang Standar Nasional

KM Road Map

KMS

4

10 Steps Knowledge Management RoadMap10 Steps Knowledge Management RoadMap

Fase 1:Evaluasi infrastruktur

FasAna

Analisis infrastruktur yang ada

Meluruskan KM dan strategi bisnis

Merancang infrastruktur KM

1

3

2

e 2:alisis, perancangan & pengem

bangan KMS

Mengaudit sistem dan aset knowledge yang ada

Merancang tim KM

Membuat cetak biru KM

Mengembangkan KMS7

6

5

4

Amrit Tiwana

SFase 3:Penyebara n

Fase 4:EvaluasiEvaluasi dan sempurnakan KMS

Mengelola perubahan, kultur, dan struktur reward

Menyebarkan

Mengembangkan KMS

10

9

8

Pengumpulan dataPengumpulan data

•• Analisis Analisis SWOTSWOT•• Kuisioner Kuisioner KK--NeedNeed•• Kuisioner Kuisioner KK--GapGap•• Kuisioner strategi KMKuisioner strategi KM•• Kuisioner aset Kuisioner aset KnowledgeKnowledge•• Kuisioner perbandingan KMS dengan sistem manualKuisioner perbandingan KMS dengan sistem manualp g gp g g•• Skala yang digunakan 1 sampai 5 Skala yang digunakan 1 sampai 5

1 = Tidak penting1 = Tidak penting (not critical)(not critical) = = pendekatan tidak tepatpendekatan tidak tepat2 = Kurang penting2 = Kurang penting (nice to have)(nice to have) = = pendekatan kurang tepatpendekatan kurang tepat3 = Penting3 = Penting (important)(important) = netral= netral4 = Sangat penting4 = Sangat penting (must have)(must have) = pendekatan tepat= pendekatan tepat5 = Sangat penting dan segera5 = Sangat penting dan segera (critical)(critical) = pendekatan sangat tepat= pendekatan sangat tepat

•• dan 1 sampai 4dan 1 sampai 4

A = 1 = tidak perlu tahu = belum memahami teori/konsepA = 1 = tidak perlu tahu = belum memahami teori/konsepB = 2 = akan lebih baik jika tahu = sudah memahami teori/konsep serta B = 2 = akan lebih baik jika tahu = sudah memahami teori/konsep serta

kegunaan/manfaatnyakegunaan/manfaatnyaC = 3 = perlu tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/ C = 3 = perlu tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/

manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan D = 4 = wajib/harus tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaD = 4 = wajib/harus tahu = sudah memahami teori/konsep serta keguna--

an/manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan an/manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan serta bagaimana melakukanserta bagaimana melakukan

5

11.. Analisis Infrastruktur Teknologi InformasiAnalisis Infrastruktur Teknologi InformasiFase 1 Evaluasi Infrastruktur

No Nama Infrastruktur TI Keterangan

1 Local area network 100 Mbps

2 Intranet Terbatas

3 Internet Terbatas

4 Widows XP

5 Microsoft Office XP

6 1 PC Server

7 49 PC desktop Masih kurang 6 PC

8 1 Modem Robotic

9 1 Scanner Epson

10 3 Saluran Telepon

11 2 Switch (16 & 8 port) Kurang 4 switch 24 port

12 Router Belum ada

13 Acce P i t Bel ada

2. 2. Meluruskan KM dan Strategi BisnisMeluruskan KM dan Strategi Bisnis

13 Access Point Belum ada

•• Memanfaatkan secara maksimum seluruh sumber dayaMemanfaatkan secara maksimum seluruh sumber daya•• Memiliki sistem informasi strategik Memiliki sistem informasi strategik •• Menggunakan proses perencanaan terbaik dan aplikatif Menggunakan proses perencanaan terbaik dan aplikatif

dalam mengantisipasi perubahan.dalam mengantisipasi perubahan.

33.. Pengembangan Infrastruktur Teknologi InformasiPengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi

Fase 2 Analisis, Perancangan & Pengembangan KMS

aa. Proses kerja yang terorganisir. Proses kerja yang terorganisir,,

User RequirementsUser Requirements

bb. Memelihara . Memelihara knowledgeknowledge dan memfasilitasi komunikasidan memfasilitasi komunikasi,,cc. Fokus kedepan. Fokus kedepan,,dd. Mendukung sasaran bisnis organisasi. Mendukung sasaran bisnis organisasi,,ee. Meningkatkan inovasi. Meningkatkan inovasi;;ff. . Memelihara proses penciptaan Memelihara proses penciptaan knowledgeknowledge organisasiorganisasi..

Enterprise Knowledge PortalEnterprise Knowledge Portal1. Enterprise Portal2. Business Intelligence3. Collaboration and Communities4. Content Management5. Learning

6

Pemetaan Pemetaan Enterprise Knowledge PortalEnterprise Knowledge Portal

Enterpris

Search

Bussines

Collaborat

Content M

Structured C

Unstructure

Data Integra

Docum

ent

Web

Docum

Learnin

KM objective/ user requirements

sePortal

ss Intelligence

tion and Com

m

Managem

ent

Content

ed Content

ration

Managem

ent

mentM

anag.

ng

Proses kerja yang terorganisir

Meningkatkan efektivitas guru 2 5 2 2 5 5 4 5 4 5 2

Mengambil keputusan lebih baik dengan cepat 2 4 2 2 5 5 5 5 3 5 2

Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2

Memperbaiki waktu siklus pekerjaan 2 4 2 2 5 4 4 5 3 4 2

Menerapkan aktivitas KM 2 5 2 2 5 4 5 5 3 4 2

Meningkatkan penggunaan kembali informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2

Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Fokus ke depan 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Mendukung sasaran bisnis organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Meningkatkan inovasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

KnowledgeKnowledge Yang DibutuhkanYang Dibutuhkan

NoNo KnowledgeKnowledge DefinisiDefinisi

11 TeachingTeaching && LearningLearningMethodsMethods

MetodMetodaa didalamdidalam kegiatankegiatan belajarbelajar dandan mengajarmengajar BahasaBahasa InggrisInggris

44.. Analisis dan Audit Analisis dan Audit KnowledgeKnowledge

MethodsMethods22 CulturesCultures ofof EnglishEnglish BudayaBudaya--budayabudaya yangyang adaada didi InggrisInggris khususnyakhususnya bidangbidang bisnisbisnis

dandan manajemenmanajemen

33 MasteryMastery TheThe TopicsTopics PenguasaanPenguasaan akanakan topiktopik--topiktopik pembahasanpembahasan bidangbidang bisnisbisnis dandanmanajemenmanajemen

44 ListeningListening KemampuanKemampuan untukuntuk mendengarmendengar dandan menyimakmenyimak dengandengan baikbaikpercakapanpercakapan dalamdalam BahasaBahasa InggrisInggris

55 OralOral Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa InggrisInggris

66 ReadingReading KemampuanKemampuan untukuntuk membacamembaca dandan mengartikulasikanmengartikulasikan dengandenganbaikbaik teksteks dalamdalam BahasaBahasa InggrisInggris

77 WrittenWritten KemampuanKemampuan untukuntuk menulismenulis dandan menyusunmenyusun kalimatkalimat dalamdalamBahasaBahasa InggrisInggris

88 StructuresStructures KemampuanKemampuan untukuntuk mengetahuimengetahui strukturstruktur yangyang baikbaik dandan benarbenardalamdalam BahasaBahasa InggrisInggris

99 TimeTime ManagementManagement PengaturanPengaturan waktuwaktu didalamdidalam presentasipresentasi1010 DebateDebate GarisGaris--garisgaris besarbesar peraturanperaturan dandan persyaratanpersyaratan didi dalamdalam debatdebat

BahasaBahasa InggrisInggris

7

Analisis Analisis KK--GapGap

NoNo KnowledgeKnowledge Tingkat KepentinganTingkat Kepentingan Tingkat PenguasaanTingkat Penguasaan KK--GapGap11 22 33 44 NkiNki AA BB CC DD NpiNpi Nki Nki -- NpiNpi

11 oraloral 00 00 33 11 3.253.25 00 22 22 00 2.52.5 0.750.7522 listeninglistening 00 00 22 22 3.53.5 00 11 33 00 2.752.75 0.750.7533 readingreading 00 00 22 22 3.53.5 00 11 22 11 33 0.50.544 structurestructure 00 00 33 11 3.253.25 00 11 33 00 2.752.75 0.50.555 writtenwritten 00 00 33 11 3.253.25 00 11 22 11 33 0.250.2566 TL methodsTL methods 00 00 33 11 3.253.25 00 11 33 00 2.752.75 0.50.577 time managementtime management 00 00 44 00 33 00 00 44 00 33 0088 english cultureenglish culture 00 11 33 00 2.752.75 00 11 33 00 2.752.75 0099 mastery topicsmastery topics 00 00 33 11 3.253.25 00 00 44 00 33 0.250.25

1010 debatedebate 00 00 44 00 33 00 11 33 00 2.752.75 0.250.25

KeteranganKeteranganNki = Tingkat Nki = Tingkat

kepentingan kepentingan knowledgeknowledge ii

:Npi = Tingkat :Npi = Tingkat penguasaan penguasaan knowledgeknowledge ii

Ketersimpanan knowledge

Strategi KMStrategi KM

tacit, 47.25explicit

, 52.25

Strategi KMStrategi KM

Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Berdasarkan hasil pada kuisioner KM StrategyStrategy, maka , maka didapatkan bobot untuk didapatkan bobot untuk KodifikasiKodifikasi adalah sebesar 37 adalah sebesar 37 (59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25 (59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25 (40,3 %).(40,3 %).

8

55.. Membentuk Tim KMMembentuk Tim KM

•• Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua (manajer) dan dua orang anggota. Ketiga orang ini akan (manajer) dan dua orang anggota. Ketiga orang ini akan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan berjalannya KMS ini.berjalannya KMS ini.

Pengembangan SDMPengembangan SDM

NoNo KnowledgeKnowledge GuruGuru Pelatihan/Pelatihan/workshopworkshop11 22 33 44 Pelatihan di PPPGKPelatihan di PPPGK Sumber EkSumber Ekssternalternal

66.. Perancangan Cetak Biru KMSPerancangan Cetak Biru KMS

11 oraloral vv vv vv vv EngliEnglissh First (EF)h First (EF)

22 listeninglistening vv vv vv vv EngliEnglissh First (EF)h First (EF)

33 readingreading vv vv EngliEnglissh First (EF)h First (EF)

44 structurestructure vv vv EngliEnglissh First (EF)h First (EF)

55 writtenwritten vv vv vv vv EngliEnglissh First (EF)h First (EF)

66 TL methodsTL methods vv vv metodmetodaa mengajarmengajar LIALIA

77 time managementtime management vv EngliEnglissh First (EF)h First (EF)

88 debatedebate vv debat yang benardebat yang benar88 debatedebate vv debat yang benardebat yang benar

99 mastery topicsmastery topics vv vv vv LIALIA

1010 english cultureenglish culture vv vv British Council, EFBritish Council, EF

1 = M. Ramlie1 = M. Ramlie

2 = Bahrudin2 = Bahrudin

3 = Dosti Purba3 = Dosti Purba

4 = Etik Sumaryani4 = Etik Sumaryani

9

Knowledge Management SystemKnowledge Management System

Knowledge Manager/ Document Control

Knowledge GapDatabase

Manusia

KM System

Content

TeknologiProses

ControlGuru.

Infrastuktur yang diperlukanPrioritas kebutuhan Userpada fitur-fitur KM

Aturan penunjang KMS

77.. Mengembangkan KMSMengembangkan KMS

Kontak ke experts

Pencarian

10

88.. Menyebarkan KMSMenyebarkan KMS

•• Pada awal ajaran baru, guru wajib menguasai Pada awal ajaran baru, guru wajib menguasai knowledgeknowledge..•• MenghubungiMenghubungi expertsexperts..•• MenMendokumentasikandokumentasikan..

Fase 3 Penyebaran

•• GGuru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan dan uru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan dan solusisolusi..

•• GGuru wajib membuat uru wajib membuat lesson learnedlesson learned. .

99.. Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur RewardReward

•• Merumuskan budaya Merumuskan budaya knowledge sharingknowledge sharing ..•• Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya

manusia SMKN 1manusia SMKN 1..•• Sistem penghargaan Sistem penghargaan (reward)(reward)..•• Rotasi kerjaRotasi kerja..•• Menyediakan sarana atau mediaMenyediakan sarana atau media..•• Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung

penerapan KM ini.penerapan KM ini.

1010.. Evaluasi Evaluasi PerformancePerformance KMS dan PengukuranKMS dan Pengukuran

Fase 4 Evaluasi

No Parameter KMS Manual

1 2 3 4 1 2 3 4

1 Sistem dapat memperbaiki pengambilan keputusan

• Menyediakan informasi terdahulu V V

• Menyediakan cara akses, menampilkan dan memahami informasi yang lebih baik

VV

• Menyediakan cara yang lebih baik dalam menggambarkan informasi

VV

• Otomasisasi perhitungan manual V V

• Memudahkan akses on line V V

2 Sistem dapat menyajikan informasi

• Dapat menampung berbagai bentuk informasi (dalam eksistensi .doc, .jpg, .ppt, .xls, .dat, .mpeg dan lainnya)

V V

• Tampilan dapat dimengerti V V

• Adanya komunikasi antar pengguna V V

• Dapat menampilkan gambar V V

Jumlah 18 4 4 3 4

Berdasarkan Global MAKE Executive Summary, 2003[5]

11

KesimpulanKesimpulan

•• Knowledge managementKnowledge management system system di SMKN 1 Kotabaru di SMKN 1 Kotabaru g gg g yyadalah terdiri dari elemenadalah terdiri dari elemen--elemen sebagai berikut: elemen sebagai berikut: manusia, manusia, contentcontent, teknologi, dan proses., teknologi, dan proses.

•• Menerapkan sistem KM di sekolah secara tepat akan Menerapkan sistem KM di sekolah secara tepat akan meningkatkan kemampuan guru dan siswa dalam kegiatan meningkatkan kemampuan guru dan siswa dalam kegiatan belajar mengajar, untuk itu harus dibuat sedikit belajar mengajar, untuk itu harus dibuat sedikit penyesuaian aplikasi KM yang digunakan pada penyesuaian aplikasi KM yang digunakan pada perusahaan untuk sebuah institusi pendidikan.perusahaan untuk sebuah institusi pendidikan.

•• Sesuai dengan prinsip Sesuai dengan prinsip knowledgeknowledge spiralspiral diharapkan diharapkan Sesuai dengan prinsip Sesuai dengan prinsip knowledgeknowledge spiralspiral, diharapkan , diharapkan perancangan ini merupakan dasar dari suatu desain perancangan ini merupakan dasar dari suatu desain Knowledge ManagementKnowledge Management SystemSystem SMKN 1 Kotabaru secara SMKN 1 Kotabaru secara keseluruhan.keseluruhan.

DAFTAR PUSTAKADAFTAR PUSTAKA

[1]. Aiken, Peter., Finkelstein, Clive, (2000), “Building Corporate Portals With XML”, Mc Graw-Hill, USA.

[2]. Collins, Heidi, (2003), “Enterprise Knowledge Portal”, Amacom, New York.[3]. Iping Supriatna, Wachidah, (2005), “Knowledge Management at A Glance”, Prosiding ITB,

Bandung, Edisi Khusus.[4]. Krogh, Georg Von.,Ichijo, Kazuo., Nonaka, Ikojuri, (2000) “Enabling Knowledge Creation”, g g j j ( ) g g

Oxford University Press, USA.[5]. Lendy Widayana, (2005), “Knowledge Management: Meningkatkan Daya Saing Bisnis”,

Bayumedia, Malang. [6]. Martina Navratilova, Akhmad Hidayatno, (2005), “Design of Knowledge Management

System to Support The Performance of DKI Jakarta Regional Planning Board”, Jurnal Teknologi UI, Depok, Edisi Juli-September.

[7]. Muhammad Resha, (2005), “mambo CMS Membangun Website Profesional dengan mudah”, Dian Rakyat, Jakarta.

[8]. Natarajan, Ganesh., and Shekhar, Sandhya, (2001), “Knowledge Management: EnablingBusiness Growth”, Mc Graw-Hill, USA.

[9] Nonaka Ikojuri (1991) “Harvard Business Reviev on Knowledge Management: The [9]. Nonaka, Ikojuri, (1991), Harvard Business Reviev on Knowledge Management: The Knowledge-Creating Company”, Harvard Business School Press.

[10].Tim Manajemen, (2003), “Rencana Strategis 2004-2009 SMKN 1 Kotabaru”, SMKN 1 Kotabaru, Kalsel.

[11]. Tiwana, Amrit, (2000), “The Knowledge Management Toolkit: Practical Techniques for Building A Knowledge Management System”, Prentice Hall, New Jersey.

[12].Turban, Efraim., Aronson, Jay E., (2001), “Decision Support Systems And Intelligent Systems”, Prentice Hall, New Jersey.

[13].Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C., (2004), “Systems Analysis and Design Methods”, Mc Graw-Hill, USA

12

Proses Penciptaan Proses Penciptaan KnowledgeKnowledge

Tacit → Tacit

Tacit →

Socialization Externalization

•Dokumen pertemuan•Dokumen expertsR fl ti t

→ Explicit

InternalizationCombination

S

I

E

C

•Face to face communications•Collaboration features•Training/diklat•Telepon •Portal

•Reflective peer to peernetwork•Intranet •Discussion Platforms•MS Office•Scanner •File video & audio•Portal

•Intranet (forum diskusi)

Explicit → Tacit

Explicit →Explicit

•Intranet •Internet/media masa •Content management•Learning feature•Surat edaran/SK•Papan pengumuman•Pelatihan •Portal

Intranet (forum diskusi)•Aplikasi database•Internet•Enterprise portal feature•Business intelligent feature•Content management feature•MS Office•Portal

TERIMA KASIH