ITBK - Manajemen Organisasi

Satria Priatna

MAKALAH MANAJEMEN ORGANISASI UNTUK MEMENUHI TUGAS MANAJEMEN ORGANISASI PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMENSatria Priatna - 101120131

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENGELOLAAN PT HASTINGS MITRATAMA

DOSEN : Tedjo Tripomo, ST, MM

Disusun oleh : Satria Priatna - 101120131

May 2011

1

ITBK - Manajemen Organisasi

Satria Priatna

Struktur Organisasi PT Hastings MitratamaAbstrakPaper ini bertujuan untuk menjelaskan implementasi struktur organisasi yang telah diterapkan pada perusahaan tersebut , apa saja kekurangan yang mungkin terjadi pada struktur organisasi yang telah ada dan apa saja yang harus disesuaikan untuk meningkatkan kinerja dan efisiensi perusahaan PT Hastings Mitratama.

Profil PerusahaanPT. Hastings Mitratama sejak tahun 1994, memilki komitmen sebagai distributor dan spesialisasi dalam bidang alat-alat keamanan Patroli satpam (Guard Tour), mesin absensi (Time Attendance) dan pengamanan ruang (Security System). Dalam melaksanakan perkerjaannya PT. Hastings Mitratama didukung oleh para personil yang professional dan berpengalaman dibidangnya masing-masing untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Sampai saat ini PT. Hastings Mitratama telah mendapatkan kepercayaan diberbagai bidang usaha antara lain: Perbankan, Hotel, Apartment, Telekomunikasi, Hospital, Manufacturing, Asuransi, dan lain-lain. Ini semua kami capai dengan komitmen memberikan produk dan pelayanan yang terbaik bagi semua customer sesuai dengan kebutuhan pelanggan. PT Hastings Mitratama akan terus berkembang dari waktu kewaktu dengan dukungan dan kerjasama semua pelanggan untuk memberikan pelayanan yang terbaik dalam menjaga kualitas, efektifitas waktu dan tenaga, dan menjadi perusahaan yang berdiri kokoh sampai saat ini.

May 2011

2

ITBK - Manajemen Organisasi

Satria Priatna

Latar BelakangMeningkatnya resiko kehilangan barang akibat pencurian atau sekedar tangan jahil didaerah perkantoran dan pabrik sering kali terjadi mengingat besarnya aktifitas yang berlangsung dengan jumlah orang yang tidak sedikit dengan keragaman sifat dan perilaku pegawai yang memiliki kebiasaan buruk menimbulkan implikasi negatif seperti timbulnya kecurigaan, kecurangan dan ketidak percayaan sesama rekan kerja saat terjadinya kehilangan barang yang pada akhirnya mengurangi produktifitas dan semangat kerja. Hal tersebut merupakan contoh bagian kecil dari permasalahan keamanan lingkungan kantor dan pabrik dengan segala permasalahan keamanan yang ada saat ini. Dan hal tersebut terjadi di belahan dunia manapun. Industri keamanan gedung bertujuan untuk memberikan rasa aman yang memenuhi persyaratan mutu , keamanan dan kehandalan yang disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan baik skala besar , sedang , maupun kecil. Merupakan masalah penting apabila sistem yang diterapkan menjadi gagal dan tidak berfungsi , karena menyangkut masalah keamanan harta benda dan orangorang yang berada didalam gedung atau rumah tersebut, bahkan dalam situasi gawat sekalipun. Sebagaimana industri dan produk produk keamanan gedung May 2011 3

ITBK - Manajemen Organisasi

Satria Priatna

yang memerlukan sertifikasi untuk menjamin akurat dan stabilnya sistem yang digunakan . Visi Perusahaan Menjadi perusahaan terbaik dalam mendorong kemajuan teknologi keamanan di Indonesia Misi Perusahaan Secara terus menerus memberikan jasa konsultasi keamanan dan pelayanan yang terbaik kepada konsumen. Meningkatkan kesejahteraan dan produktifitas karyawan. Memperbesar skala perusahaan untuk meningkatkan penjualan.

Sruktur Organisasi PT Hastings Mitratam saat ini, sbb :

Komisaris

DIREKSI

SDM

OPERASIONAL

PEMASARAN

KEUANGAN

KEPEGAWAIAN

TEKNISI PENGADAAN BARANG TEKNOLOGI INFORMASI

TELEMARKETING

KEUANGAN

PENGGAJIAN

RETAIL

AKUNTING

PROYEK

LEGAL

May 2011

4

ITBK - Manajemen Organisasi Permasalahan Yang Muncul

Satria Priatna

Dengan uraian penyapaian latar belakang seperti telah di sebutkan bahwa dalam me-implementasikan sistem yang terdiri dari beberapa komponen pendukung seperti komponen pembatasan terhadap akses ruangan, komponen kamera perekam dan pemantau, dan komponen integrator untuk me-integrasikan beberapa alat-alat keamanan untuk bekerja secara bersama-sama dan saling mendukung diperlukan bagian penelitian dan pengembangan . Saat ini bagian penelitian dan pengembangan masih ditangani oleh bagian teknologi informasi dibawah departemen operasiaonal, hal tersebut menyebabkan bagian ini lebih me-fokuskan diri dalam kelancaran pelaksanaan implementasi di lapangan seperti: 1. Persiapan modul yang dipesan 2. Instalasi 3. Training 4. Perubahan sistem disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan dan, 5. Penanganan permasalahaan dan perbaikan. Ada dua hal yang menjadi dasar pertimbangan dalam merubah struktur organisasi saat ini, yaitu : 1. Belum ada penanggung jawab terhadap masing-masing produk Untuk mengatur dan mengawasi ketersediaan masing-masing produk dan distribusi barang, maka dibutuhkan bagian baru atau departemen yang mengatur hal tersebut dan mampu berkoordinasi dengan bagian lain . Saat ini pengaturan dan pengawasan ketersediaan berbagai produk berada pada bagian operasional yang menjadi salah satu tanggung jawab dari berbagai tanggung jawab yang dibebankan pada departemen tersebut seperti teknisi, pengadaan barang dan teknologi informasi.

May 2011

5

ITBK - Manajemen Organisasi 2. Belum ada penanggung jawab terhadap

Satria Priatna penelitian dan

pengembangan produk Untuk mendukung bagian penelitian dan pengembangan pada

departemen tersebut hanya bersifat sekunder, sehingga apabila pesanaan sedang tinggi menyebabkan kegiatan penelitian dan pengembangan sementara tidak berjalan, dan hal tersebut sering kali terjadi sehingga fungsi bagian penelitian dan pengembangan menjadi tidak fokus dan terkesan terbengkalai.

Uraian Struktur Organisasi Saat IniStruktur organisasi yang telah dibentuk merupakan struktur organisasi yang mengandalakan fungsi pada masing-masing bagian dan membentuk matrik untuk koordinasi dan hubungan antar bagian, karena produk yang dijual adalah ragam dari produk-produk keamanan yang saling terkait, karena PT Hastings Mitratama bukan sebagai perusahaan produksi hanya selaku distributor resmi di Indonesia, sehingga seluruh departemen dan bagian-bagian dalam struktur organisasi lebih fokus pada proses primer seperti integrasi sistem, pemasaran, instalasi dan pelayanan purna jual. Setiap produk belum memiliki bagian yang bertanggung jawab terhadap produk tersebut, sehingga tanggung jawab saat ini sepenuhnya ada dibawah direktur. Untuk hal-hal yang dianggap sekunder seperti pengembangan keragaman produk pada masa datang belum menjadi fokus utama, padahal kita sadari bahwa perkembangan produk elektronik terus berkembang dari jaman kejaman dan bila tidak diikuti maka akan tertinggal dengan produk pesaing.

May 2011

6

ITBK - Manajemen Organisasi

Satria Priatna

Usulan Perubahan Struktur Organisasi PT hastings MitratamaKomisaris

Departemen Baru PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

Departemen Baru

DIREKSI

PIMPINAN PRODUK

SDM

OPERASIONAL

PEMASARAN

KEUANGAN

KEPEGAWAIAN

TEKNISI PENGADAAN BARANG TEKNOLOGI INFORMASI

TELEMARKETING

KEUANGAN

PENGGAJIAN

RETAIL

AKUNTING

PROYEK

LEGAL

Uraian Usulan Struktur OrganisasiHal tersebut yang menjadi dasar pemikiran kami untuk menambah struktur departemen langsung dibawah direksi adalah bagian penelitian dan pengembangan dengan sebutan Departemen RnD (Research and Development) . Departemen tersebut sangat memiliki manfaat yang baik apabila di fokuskan sendiri dalam melakukan penelitian produk apa saja yang diperlukan oleh pelanggan pada masa yang akan datang dan produk-produk baru yang mungkin akan menjadi tren selanjutnya. Dengan adanya departemen ini maka perusahaan memiliki bagian dalam merencananakan kebutuhan sistem perangkat keras dan perangakat lunak untuk jangka panjang , sehingga perusahaan tidak kalah bersaing terhadap kompetitor baik dari segi penguasaan teknologi dan keragaman produk baru yang sedang dan akan dijual baik jangka pendek maupun jangka panjang. Struktur organisasi yang akan ditambah lagi adalah pimpinan produk dengan struktur yang tidak jauh berbeda dengan struktur organisasi sebelumnya, karena penambahan tersebut tidak mempengaruhi departemen yang lain, tetapi akan ada penambahan arah dan koordinasi struktur organisasi secara matrik, May 2011 7

ITBK - Manajemen Organisasi

Satria Priatna

yaitu untuk departemen pimpinan produk yang yang harus berkoordinasi dengan departemen yang lain. Berikut adalah rencana struktur matriknya :Komisaris

PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

DIREKSI

SDM

PIMPINAN PRODUK Produk Access Control Produk Access Control Produk Access Control

OPERASIONAL

PEMASARAN

KEUANGAN

Aliran Horisontal Wewenang Dan Tanggung Jawab Menurut Produk

Aliran Vertikal Wewenang Dan Tanggung Jawab Fungsional

Pada beberapa organisasi , seringkali dirasakan bahwa organisasi memerlukan kelebihan dari struktur organisasi fungsional maupun kelebihan dari struktur organisasi produk secara bersamaan , untuk kondisi khusus seperti ini dapat digunakan struktur matrik , yang boleh juga dikatakan penggunaan struktur fungsional dan struktur produk secara bersamaan (Hari Lubis) . Diharapkan dengan menggunakan struktur matrik, bagian struktur produksi yang memang memerlukan perhatian khusus dapat berkonsentrasi pada bagiannya masing-masing dan dapat berkoordinasi dengan bagian yang memang bersifat fungsional yang diharapkan memberikan efisiensi dan mampu me-integrasikan produk-produk yang melewatinya.

May 2011

8

ITBK - Manajemen Organisasi

Satria Priatna

KesimpulanPT Hastings Mitratama adalah perusahaan distribusi sistem keamanan , seluruh departemen dan bagian-bagian dalam struktur organisasi lebih fokus pada proses primer seperti integrasi sistem, pemasaran, instalasi dan pelayanan purna jual. Struktur organisasi PT Hastings Mitratama masih bersifat fungsional, sehingga tidak ada bagian yang berkonsentrasi terhadap satu produk untuk mengendalikan dan me-evaluasi produk secara khusus. Maka diperlukan tambahan departemen yang bertugas sebagai pimpinan produk untuk dapat mengawasi, mengendalikan produk dan berkoordinasi dengan bagian lain secara matrik. Belum ada bagian pengembangan untuk rencana jangka panjang dalam merencanakan dan mengembangkan produk baru, seiring dengan kemanjuan teknologi keamanan hal tersebut sangat dibutuhkan. Sehingga diperlukan departemen baru yang bertugas sebagai penelitian dan pengembangan produk jangka panjang untuk me-antisipasi perkembangan teknologi yang semakin maju. Dengan penambahan departemen produk yang memiliki bagian masingmasing produk merubah struktur fungsional menjadi kombinasi dengan struktur produk. Usulan perubahan struktur organisasi PT Hastings Mitratama,

memerlukan kajian ulang yang mendalam dan harus ditinjau dari berbagai faktor untuk memperoleh hasil yang maksimal dan efisien , baik ditinjau secara proses dan finansial.

May 2011

9

ITBK - Manajemen Organisasi

Satria Priatna

Daftar PustakaAnoname, 2002. Company Profile 2010, PT.Hastings Mitratama, Jakarta Hari Lubis. Pengantar Teori Organsasi, Suatu Pendekatan Makro.

May 2011

10