9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

19
Garis Besar Audit Kinerja Manajemen Kuliah - 10

description

9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

Transcript of 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

Page 1: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

Garis Besar Audit Kinerja Manajemen

Kuliah - 10

Page 2: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

Ruang lingkup audit luas dan biasanya meliputi semua segi operasi yang penting dalam perusahaan, maka

Tidak mungkin bisa ditemukan suatu program khusus untuk digunakan dalam setiap perusahaan yang akan diaudit

Jadi model yang disajikan nanti merupakan model bersifat umum dan memberikan arah umum bagi yang akan melakukan audit

Page 3: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

Langkah Pertama:

penilaian efisiensi dan efektifitas manajemen perusahaan atau departemen yang sedang diperiksa

Ada 4 kriteria yang dinilai, yaitu:

a.Menentukan sasaran formalb.Meninjau ulang proses perencanaanc. Menilai proses organisasid.Menganalisa proses pengendalian

Page 4: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

Langkah kedua:

Memperluas audit, dengan cara menentukan jenis pertanyaan yang harus diajukan dan garis besar keseluruhan sebagai kerangka seluruh proses

Uraian tentang persoalan yang mungkin muncul dan kelemahan operasi dapat dimasukkan dalam komentar

Juga dapat dimasukkan uraian tentang keuntungan yag dapat diperoleh perusahaan kalau menjalankan perobahan yang diusulkan.

Page 5: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

Langkah Ketiga:

Menganalisa hasil audit

Sehingga dapat menjelaskan adanya persoalan yang mendesak pada suatu bidang tertentu dalam perusahaan atau untuk seluruh bidang operasi

Hasil analisis dapat dirangkum dalam bentuk “Ringkasan Hasil Audit Kinerja Manajemen” yang berisi: sifat persoalan, tindakan perbaikan dan penghematan biaya yang akan dicapai karena menjalankan tindakan perbaikan yang diusulkan

Page 6: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

Proses Audit Kinerja Manajemen

Komentar

A.Penentuan Sasaran

1.Pelajari sasaran utama perusahaan selama 5 tahun terakhir

2.Bandingkan hasil sebenarnya dengan sasaran jangka pendek maupun sasaran jangka panjang

Faktor seperti laba, pertumbuhan dan perluasan pasar merupakan faktor yang penting

Page 7: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

3.Dalam membanding- kan hasil nyata dengan sasaran selama 3 – 5 tahun terakhir, penting untuk menjelaskan alasan mengapa perusahaan mencapai atau tidak mencapai sasaran utamanya

Misalnya laba – perusahaan terus menerus memperoleh laba lebih rendah dibandingkan dengan proyeksi karena penurunan penjualan yang disebabkan oleh resesi

Contoh: perluasan pasar perusahaan, tetapi blm memperoleh porsi yang diharapkan, akibatnya pertumbuhan lebih rendah 30% dari yang direncanakan

Page 8: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

4.Berdasarkan tujuan utama perusahaan, sasaran masing-masing departemen dibuat dan disampaikan pada setiap bidang fungsional

Bidang-bidang seperti penjualan, pemasaran, keuangan, operasi dan administrasi harus membuat berbagai sasaran pendukung yang secara langsung berkaitan dengan sasaran utama perusahaan

Page 9: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

5.Koordinasi berbagai sasaran utama antara tingkat manajemen yang lebih tinggi sangat penting bagi keberhasilan perusahaan dalam jangka panjang.

Persoalan utama ditemukan antara penjualan dan operasi. Penjualan meningkat lebih cepat dibandingkan dengan kemampuan operasi untuk memenuhi permintaan penjualan. Diperkirakan $ 2 juta pendapatan gagal diperoleh dalam setahun karena persoalan ini

Page 10: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

B. Perencanaan

6. Untuk mencapai berbagai sasaran yang ditentukan oleh manajemen yang lebih tinggi, setiap unit operasi utama harus mempunyai suatu “Rencana Kerja”, yaitu desain induk yang dibuat untuk memungkinkan seluruh organisasi dan unit fungsional melakukan koordinasi dan mencapai tujuan utamanya dalam bentuk ringkas

Akan terdapat persoalan besar kalau keadaan berikut ditemui:

- Rencana kerja tidak ditinjau ulang/ disetujui manajemen yang lebih tinggi

- Rencana kerja berisi sasaran yang berada diluar kemampuan departemen tsb

- kekurangan atau kelebihan staff

- tdk ada ukuran yang efektif untuk mengukur hasil kerja

- rencana kerja tdk mendukung sasaran strategi perusahaan

Page 11: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

C. Organisasi

7. Proses audit kinerja mana-jemen harus menilai mutu dan efektifitas pejabat kunci yg terdapat dlm suatu organisasi maupun dalam masing-masing departemen. Proses penilaian harus dirancang untuk menentukan apakah organisasi atau unit operasi mempunyai cukup tenaga kerja dan apakah mereka secara teknis mampu melakukan tugasnya

Dari hasil wawancara dengan eksekutif kunci atau dengan kepala departemen proses audit dapat mengumpulkan bahwa latar belakang secara teknis tidak sesuai dengan tanggung jawab utama mereka. Ini mungkin mencerminkan suatu kelemahan mutu pada tingkat manajemen yang lebih tinggi

Page 12: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

8. Proses pengambilan keputusan terdiri atas:

a. Instruksi disampaikan bersama-sama dengan perincian untuk membentuk mata rantai komando dan struktur organisasi yang efektif

b. Dengan teknik wawancara, teknik audit menganalisa pola kerja, sikap dan komentar dari suatu sampel yang representatif dari karyawan pada berbagai tingkat dan dalam setiap unit operasi

Organisasi yang tidak efektif ditandai oleh ciri-ciri sbb:

• Moral rendah

• Kurang pendelegasian wewenang dari manajemen yang lebih tinggi

• Sentralisasi manaje-men yang kaku dimana manajemen mempunyai sedikit atau tidak mem-punyai wewenang untuk membuat keputusan

Page 13: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

D. Pengendalian

9. Proses audit kinerja manajemen harus memeriksa bahwa organisasi memiliki pengendalian administratif, manajemen dan operasional yg memadai untuk meyakinkan bahwa sasaran, kebijakan, prosedur dan sasaran sedang diwujudkan

Evaluasi proses pengendalian perusahaan meliputi berbagai mekanisme pengendalian spt: kebijakan, prosedur, formulir dan arsip, standar kerja, anggaran & pengendalian proteksi. Kombinasi berbagai jenis pengendalian harus ada pada setiap unit operasi dlm organisasi

Kelemahan struktur pengendalian intern perusahaan dapat menimbulkan operasi yang tidak efisien, meningkatkan biaya dan kemungkinan kelalaian dan penyelewengan oleh karyawan. Program audit kinerja manajemen harus mencakup alat pengendalian khusus (prosedur, standar, kebijakan) untuk setiap bidang yg diperiksa

Page 14: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

Prosedur audit: Pengujian Efektifitas Manajemen

1. Pastikan apakah manjemen yg lebih tinggi telah membuat sasaran jangka pendek dan sasaran jangka panjang. Jika ada pelajari unsur-unsur perencanaan tersebut dengan anggota manajemen kunci untuk mengetahui apakah segi-segi penting dipahami oleh setiap eksekutif kunci

2. Apakah sasaran jangka pendek dan sasaran jangka panjang setiap departemen diuraikan dengan jelas sehingga karyawan mengetahui apa yang diharapkan organisasi dari mereka?

3. Apakah organisasi membuat keputusan penting berdasarkan data yang relevan dan objektif?

Diselesaikan/komentar

Page 15: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

4. Apakah setiap manajer atau pembuat keputusan lainnya menggunakan kebijakan dan prosedur formal dalam melakukan fungsi utamanya?

5. Bagaimana caranya eksekutif kunci, manajer departemen dan pembuat keputusan lainnya saling mempengaruhi? Bandingkan hubungan organisasi yang sebenarnya dengan hubungan formal dan catat kelemahan dan kelebihannya

6. Lakukan evaluasi mendalam atas kondisi dan efektifitas kebijakan dan prosedur perusahaan yang mencakup: fungsi operasi dan keuangannya, memiliki prosedur yang jelas/tdk, lakukan evaluasi aktifitas operasional

7. dll

Page 16: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

Prosedur audit: Pengujian Efektifitas OrganisasiDiselesaikan/ komentar1. Dapatkan bagan organisasi perusahaan dan

masing-masing departemen. Apakah bagan tsb masih berlaku atau sudah ketinggalan?

2. Lakukan penyelidikan mengenai metoda dan pola melakukan fungsi dan tanggung jawab utama. Kemudian lakukan pengamatan atas:a. Apakah pekerjaan dan tanggung jawab telah

dibagi dengan adil dan baikb. Jelaskan jenis organisasi yang berlaku

(sentralisasi yang kuat / desentralisasi)

3. Apakah pekerjaan penting diuraikan dengan jelas sehingga karyawan memahami tanggung jawabnya dan hubungan pekerjaannya dengan pekerjaan lainnya

Page 17: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

4. Berdasarkan informasi yang dapat dikumpulkan, buatlah penilaian atas sifat struktur organisasi. Akibatnya pengalaman dan kemampuan teknis eksekutif tidak dimanfaatkan oleh perusahaan

5. Pemeriksaan lebih lanjut atas struktur organisasi, rumuskan pendapat mengenai:

a. Apakah kelihatannya beberapa segmen organisasi dapat digabung supaya organisasi menjadi lebih efektif?

b. Apakah kelihatnnya unit tertentu tidak memberikan sumbangan yang berarti pada organisasi?

c. Apakah terlihat seorang manajer mempunyai beban kerja terlalu berat karen banyak yg melapor kepadanya?

6. dll

Page 18: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

Ringkasan Hasil Audit Kinerja Manajemen

Inefisiensi Usul tindakan Penilaian penghematan

1. Departemen operasi tidak dilengkapi untuk menangani proyeksi penjualan jangka pendek dan jangka panjang

Ketidak mampuan departemen operasi untuk memenuhi 30% pesanan penjualan harus dikoreksi dengan memperluas kapasitas produksi sebesar 20% dan penambahan staff sebesar 15%

$ 750.000

Page 19: 9. Garis-garis Besar Audit Kinerja Mgt

2. Rencana operasi jangka pendek tidak dikoordinir dengan baik antara manajemen yang lebih tinggi dengan unit operasi yang utama

3. Manajer departemen tidak dibenarkan membuat keputusan yg dianggap sbg bagian dari tanggung jawabnya

Untuk memastikan tujuan utama organisasi dipahami dan dijalankan dengan baik, setiap unit operasi harus mempunyai sejumlah sasaran pendukung dan sarana untuk membanding-kan hasil kerja dengan sasaran ini

Manajemen yang lebih tinggi harus membuat bentuk manajemen yang lebih desentralisasi yg memungkinkan manajer operasi lebih terlibat dlm pengambilan keputusan sehari-hari

$ 1.500.000

$ 75.000 –

$ 100.000

per departemen per tahun