LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN (APLIKASI DAN...

LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

SIDAFROP AK (APLIKASI DAN FRONTLINER PELAYANAN ADMINISTRASI KEUANGAN)

Oleh :

A R B A I N A H, S.PD NIP : 198508272010012013

NDH : 06

POLITEKNIK NEGERI TANAH LAUT

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XIX

PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR III LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

TAHUN 2018

ii Diklat Kepemimpinan Tingkat IV | Angkatan XIX

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI ..................................... i DAFTAR ISI ..................................... ii DAFTAR GAMBAR .................................... iii DAFTAR TABEL ...................................... iv DAFTAR ISI BAB I. PENDAHULUAN .................................... 1 Latar Belakang ..................................... 1 A. Tujuan .................................... 4 B. Manfaat ..................................... 4 C. Keterkaitan Proyek Perubahan Dengan

Isu Strategis .................................... 4

BAB II. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN ...................................... 6 A. Pentahapan (Milestone) Rancangan

Proyek Perubahan .................................... 6

B. Tata Kelola Proyek dan Pembentukan Tim Efektif

.................................... 10

C. Identifikasi Stakeholder .................................... 12 D. Potensi, Kendala dan Strategi .................................... 16 E. Faktor Kunci Keberhasilan .................................... 17 BAB III. IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN .................................... 18 A. TAHAPAN KEGIATAN (MILESTONE) .................................... 18 1. Pembentukan Tim Efektif .................................... 18 2. Perancangan Aplikasi Layanan .................................... 19 3. Proses Pembuatan Aplikasi .................................... 20 4. Penyusunan Petunjuk Penggunaan

Aplikasi Pelayanan Dalam Pembayaran UKT Serta Standar Prosedur Pelayanan

....................................

21

5. Pelaksanaan Uji Coba Aplikasi dan Evaluasi Layanan Serta Aplikasi Pendukungnya

....................................

24

6. Pelatihan Petugas Frontliner Dalam Menggunakan Aplikasi Layanan

....................................

24

7. Pelaksanaan Aplikasi dan Layanan Frontliner

....................................

24

B. DAMPAK PROYEK PERUBAHAN .................................... 25 C. KETERLIBATAN STAKEHOLDERS .................................... 25 D. FAKTOR PENDUKUNG DAN

PENGHAMBAT ....................................

29

BAB IV. PENUTUP .................................... 30 A. KESIMPULAN .................................... 30 B. SARAN .................................... 30


LAMPIRAN MILESTONE 1 UNDANGAN RAPAT DAFTAR HADIR NOTULEN RAPAT SK TIM EFEKTIF MILESTONE 2 UNDANGAN RAPAT DAFTAR HADIR NOTULEN RAPAT MILESTONE 3 FOTO APLIKASI LAYANAN MILESTONE 4 PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI STANDAR PROSEDUR PELAYANAN MILESTONE 5 FOTO LAYANAN FOTO PIN DAN BANNER MILESTONE 6 DAN 7 UNDANGAN RAPAT DAFTAR HADIR NOTULEN RAPAT MILESTONE 8 MAKLUMAT PELAYANAN MILESTONE 9 OUTPUT DARI APLIKASI LEMBAR PERSETUJUAN MENTOR LEMBAR KONSULTASI COACH LEMBAR KONSULTASI MENTOR SURAT PERNYATAAN KEBERLANJUTAN SURAT PERNYATAAN DUKUNGAN


DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Fishbond Analisis ................................... 3 Gambar 2 Milestone Jangka Pendek, Jangka

Menengah dan Jangka Panjang ...................................

6

Gambar 3 Struktur Tim Kerja Proyek Perubahan ................................... 10 Gambar 4 Diagram Stakeholder ................................... 13 Gambar 5 Peta Stakeholder ................................... 15 Gambar 6 Struktur Tim Kerja Proyek Perubahan

(Revisi) ...................................

18

Gambar 7 Foto Rapat Pembentukan Tim Efektif ................................... 19 Gambar 8 Foto Konsultasi Awal Rancangan

Aplikasi Dengan Mentor ...................................

19

Gambar 9 Foto Rapat Merancang Aplikasi Pelayanan

...................................

20

Gambar 10 Foto Aplikasi Pelayanan Untuk Pembayaran UKT

...................................

20

Gambar 11 Foto Aplikasi Pelayanan Untuk Pembayaran UKT

...................................

21

Gambar 12 Foto Fitur Tambahan, Portal Nomor Antrian

...................................

21

Gambar 13 Foto Pelayanan Frontliner ................................... 22 Gambar 14 PIN Untuk Petugas Frontliner ................................... 22 Gambar 15 Banner Prosedur ................................... 23 Gambar 16 Foto Rapat Pelaksanaan Uji Coba dan

Evaluasi ...................................

24

Gambar 17 Dukungan Dari Wakil Direktur I ................................... 28 Gambar 18 Dukungan Dari Wakil Direktur II ................................... 28 Gambar 19 Dukungan Dari Wakil Direktur III ................................... 28 Gambar 20 Surat Pernyataan Dukungan Dari

Stakeholder Lain ................................... 29


DAFTAR TABEL

Tabel 1 USG Analisis ...................................... 3 Tabel 2 Milestone Jangka Pendek, Jangka

Menengah dan Jangka Panjang ..................................... 7

Tabel 3 Tata Kelola ...................................... 10 Tabel 4 Stakeholder Internal dan Eksternal ...................................... 12 Tabel 5 Stekeholder Primer, Sekunder dan

Utama ..................................... 12

Tabel 6 Strategi Komunikasi ...................................... 14 Tabel 7 Identifikasi potensi masalah dan strategi

keberhasilan ...................................... 16

Kata Pengantar

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT,yang telah melimpahkan

rahmat, taufik dan hidayah-Nya serta dukungan keluarga sehingga Laporan Proyek

Perubahan ini dapat penulis selesaikan tepat pada waktunya.Proyek perubahan ini disusun

dalam rangka memenuhi salah satu persyaratan dalam mengikuti Pendidikan dan Pelatihan

Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan II yang diselenggarakan di Pusat Kajian dan Pendidikan

dan Pelatihan Apartur III Lembaga Administrasi Negara.

Pada kesempatan yang sangat baik ini , reformer ingin menyampaikan penghargaan yang

setinggi-tingginya dan ucapan terima kasih setulusnya kepada semua pihak yang telah

memberikan bantuan dalam penyelesaian Proyek Perubahan ini,terutama kepada:

1. Ibu Dr. Mufrida Zein, M.Pd selaku Direktur Politeknik Negeri Tanah Laut yang telah

memberikan dukungan dalam penyelesaian proyek perubahan;

2. Bapak Sukma Firdaus,S.Si.,MT sebagai Wakil Direktur I (Bidang Akademik) yang

telah memberikan arahan dalam penyelesaian proyek perubahan;

3. Bapak Jaka Darma Jaya,M.P.,M.Sc sebagai Wakil Direktur II (Bidang Umum dan

Keuangan) yang telah memberikan arahan dalam penyelesaian proyek perubahan;

4. Bapak Anton Kuswoyo,S.Si,M.T sebagai Wakil Direktur III ( Bidang Kemahasiswaan)

yang telah memberikan arahan dalam penyelesaian proyek perubahan;

5. Bapak M.Arif Muttaqin,S.Sos,M.SI selaku Kabag.Umum dan Akademik sekaligus

Mentor yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam penyelesaian proyek

perubahan;

6. Bapak Muhammad Abdi Rahman,S.Sos.,M.Si selaku Coach yang telah memberikan

bimbingan demi penyempurnaan proyek perubahan;

7. Ibu Siti Zakiyah,S.Si.,MSE.,MA selaku penguji yang telah memberikan masukan-

masukan yang luar biasa;

8. Seluruh pejabat dan pegawai dilingkungan Politeknik Negeri Tanah Laut yang telah

memberikan dukungan dalam penyelesaian proyek perubahan

9. Seluruh anggota tim efektif yang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

sehingga proyek perubahan ini dapat terlaksana

10. Rekan-rekan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XIX

yang telah menjadi teman seperjuangan dan saling mendukung selama mengikuti

kegiatan tersebut.

Akhirnya,semoga Proyek Perubahan ini akan memberikan kontribusi terhadap peningkatan

kualitas layanan administrasi keuangan dengan adanya Aplikasi dan Frontliner Pelayanan

Administrasi Keuangan (SIDAFROP AK), dan secara umum memberikan manfaat terhadap

Politeknik Negeri Tanah Laut dalam mengelola pelayanan publik kepada masyarakat.

Tanah Laut, Oktober 2018

Arbainah

1 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV | Angkatan XIX

BAB I

PENDAHULUAN

Deskripsi : APLIKASI DAN FRONTLINER PELAYANAN ADMINISTRASI KEUANGAN

“SIDAFROP AK” merupakan upaya untuk memperbaiki pelayanan yang selama ini

masih belum maksimal dengan cara menyediakan frontliner dan aplikasi

pelayanan administrasi keuangan sehingga diharapkan kualitas pelayanan yang

ada di bagian keuangan bisa lebih meningkat atau lebih baik.

Latar Belakang

Politeknik Negeri Tanah Laut yang sebelumnya bernama Politeknik Tanah

Laut (Politala) merupakan perguruan tinggi baru yang setelah melalui

perjalanan panjang perjuangan gigih yang tiada henti akhirnya pada tanggal 3

April 2014 secara resmi Presiden RI Dr. Susilo Bambang Yudhoyono

meresmikan Politeknik Tanah Laut menjadi Politeknik Negeri Tanah Laut.

Secara kelembagaan politala sudah memiliki 4 (empat) program studi, dan

akan terus mengupayakan dengan penambahan prodi-prodi baru, baik untuk

jejang D.III maupun D.IV terutama yang memiliki keterkaitan dengan

konsenterasi pada bidang industri teknologi pertanian, sehingga politala

mempunyai kekhasan dan ikon yang jelas untuk dikembangkan, dengan

predikat B untuk akreditasi institusi yang dimiliki sekarang, hal ini sangat

mempunyai kepercayaan diri dan masyarakat terhadap kualitas pendidikan

tinggi yang dijalankan.

Dalam menjalankan tugas dan fungsinya direktur dibantu oleh para wakil

direktur, yang tupoksinya berdasarkan Surat Keputusan Menteri Ristekdikti

berdasarkan SOTK Nomor 60/DO/2014. Secara struktural direktur

membawahi seorang kepala Bagian Umum, yang mempunyai tiga kepala sub

bagian, yaitu kepala subbagian akademik, kepala subbagian umum dan

kepegawaian, dan kepala subbagian keuangan, yang melaksanakan

tugasnya secara keadministrasian bidangnya pada lembaga Perguruan

Tinggi, dimana rincian tugas sub bagian keuangan mempunyai tugas

melakukan penyusunan rencana, program dan anggaran serta urusan

pembiayaan, penerimaan, penyimpanan, pembayaran, pertanggungjawaban

anggaran, akuntansi dan pelaporan keuangan.

Secara keseluruhan Sumber Daya Manusia, ketenagaan di Politala dibagi

dalam dua kategori, yaitu dosen, tenaga kependidikan, yang di bawahi oleh

manajemen, dengan Struktur organisasi Politala yang didasarkan pada

peraturan SK tata kelola kementerian ristek dan dikti tahun 2014, pada saat

perubahan dari pengelolaan dibawah Yayasan Swasta, menjadi Institusi

negeri dibawah Kemenristek dan Dikti, sebagaimana struktur dibawah ini:


Saat ini, Politeknik Negeri Tanah Laut mengalami perkembangan yang cukup

luar biasa dengan jumlah mahasiswa yang semakin tahun semakin

meningkat. Seiring dengan perkembangan dan pertambahan jumlah

mahasiswa tersebut, tentu saja akan diikuti oleh bertambahnya jumlah tenaga

dosen, Laboratorium, dan jumlah Administrasi. Artinya secara otomatis

tuntutan layanan akan semakin bertambah besar. Saat ini Politeknik Negeri

Tanah Laut sedang berupaya untuk memberikan layanan terbaik bagi seluruh

pemangku kepentingan yang ada, upaya upaya tersebut berupa layanan

yang bertujuan untuk mempermudah,mempercepat, memberikan kepastian

waktu, tanpa pungutan liar, dan melayani dengan ramah segala urusan yang

berkaitan dengan seluruh stake holder.

Dalam Sub Bagian Keuangan sendiri jumlah staf yang bertugas dalam

pelayanan keuangan adalah 5 orang. Namun berdasarkan hasil pengamatan

kinerja tahun 2017 pelayanan administrasi di bagian keuangan baik itu

pelayanan terhadap dosen, staf maupun mahasiswa masih dianggap kurang

optimal karena belum adanya petugas yang khusus yang bertanggung jawab

memberikan pelayanan kepada stakeholder.

Selain itu Beberapa pelayanan masih dengan proses manual dan belum

melalui sistem, apabila pihak-pihak yang terlibat dalam proses tersebut tidak

sedang berada di kantor maka akan diperlukan waktu yang lebih lama.

Berdasarkan kondisi tersebut maka perlu dilakukan cara yang tepat untuk

mencari faktor-faktor penyebab masalah dengan beberapa analisis untuk

selanjutnya di carikan solusinya. Adapun analisis yang dipakai dalam mencari

akar permasalahan adalah :


Gambar 1. Fishbond Analisis

Tabel 1. USG Analisis

No. Permasalahan Kriteria Total skor

U+S+G Urutan

Prioritas U S G 1. Kurangnya komitmen terhadap kualitas

pelayanan 4 4 3 11 IV

2. Tidak adanya standarisasi tugas dalam hal pelayanan

4 3 3 10 V

3. Kurang teratur dalam sistem pelayanan 5 5 4 14 I 4. Pelayanan manual dan belum memiliki

sistem aplikasi 4 4 4 12 III

5. Tidak adanya kepastian waktu pelayanan 5 4 4 13 II

Keterangan :

U : Urgency adalah tingkat urgensi permasalahan

1-3 = Biasa ; 4 = Masalah ; 5 = Sangat Masalah

S : Seriousness adalah tingkat keseriusan masalah


G : Growth adalah luasan masalah


Adapun dari hasil USG terdapat identifikasi masalah yang membuat

pelayanan dianggap belum optimal, yaitu :

Kurang teratur dalam sistem pelayanan

Masalah ini muncul karena selama ini belum adanya petugas yang khusus

yang bertanggung jawab memberikan pelayanan kepada stakeholder yang

datang pada sub bagian keuangan sehingga berkas rentan terselip atau

hilang dan sulit untuk di deteksi. Selain itu, belum adanya pencatatan berkas

yang diterima sehingga pada saat stakeholder memerlukan kembali berkas,

sulit diidentifikasi di mana berkas berada.

Kurangnya Komitmen

terhadap kualitas

pelayanan

Tidak adanya

standarisasi tugas

dalam hal pelayanan

Kurang teratur

dalam sistem

pelayanan

Pelayanan manual

dan belum memiliki

sistem aplikasi

Tidak adanya

kepastian waktu

pelayanan

Belum optimalnya

pelayanan


Berdasarkan permasalahan tersebut, reformer memberikan solusi dengan

cara menyediakan Frontliner dan menyediakan aplikasi pelayanan

administrasi keuangan.

A. Tujuan

Tujuan yang akan dipakai secara umum dalam proyek perubahan ini adalah

Meningkatkan tata kelola layanan keuangan yang baik dan efisien serta

kualitas layanan administrasi keuangan melalui penyediaan front liner dan

aplikasi untuk pendukung pelayanan di sub bagian keuangan.

Adapun rincian tujuan baik itu tujuan jangka pendek, menengah dan panjang,

yaitu :

a. Tujuan Jangka Pendek (2 Bulan):

Peningkatan pelayanan melalui penyediaan Frontliner dan aplikasi

pelayanan adminitrasi keuangan

b. Tujuan Jangka Menengah ( 1 s/d 2 Tahun)

Tersedianya sistem layanan online yang terintegrasi dan terkoneksi

dengan sub bagian lainnya.

c. Tujuan Jangka Panjang (3 s/d 5 Tahun)

Tersedianya sistem layananan dengan penambahan fitur pelayanan

pembayaran UKT mahasiswa yang terintegrasi dan terkoneksi langsung

dengan pihak bank.

B. Manfaat

Manfaat proyek perubahan ini adalah sebagai berikut :

Manfaat Secara Eksternal :

1. Kepastian dalam mendapatkan pelayanan

2. Adanya kejelasan prosedur dalam melakukan pelayanan

Manfaat Secara Internal :

1. Mendukung reformasi birokrasi di area perubahan dalam hal pelayanan

publik

2. Membangun sebuah sistem pelayanan yang terpadu bagi seluruh

stakeholder yang sesuai dengan kebutuhan

3. Meningkatnya kualitas pelayanan kepada stakeholder

4. Memperbaiki kinerja dalam melakukan pelayanan

C. Keterkaitan Proyek Perubahan Dengan Isu Strategis

Proper ini terkait dengan Visi dan Misi Politeknik Negeri Tanah Laut. Visi

Politeknik Negeri Tanah Laut yaitu : “Menjadi Politeknik Unggulan dan

Berdaya Saing Nasional pada Tahun 2019”. Sedangkan Misi Politeknik

Negeri Tanah Laut yaitu :

1. Menyelenggarakan pendidikan dan pembelajaran bermutu.

2. Melaksanakan kegiatan penelitian yang dapat diintegrasikan dengan

kegiatan pengabdian masyarakat, yang mendapatkan nilai tambah

(added value) serta menghasilkan kemamfaatan (benefit).

3. Meningkatkan tata kelola institusi berbasis IT dan sistem yang terintegrasi

(intergratited system), secara effective dan efesien serta akuntabel.


4. Melakukan penguatan kemitraan dengan perguruan tinggi vokasi (applied

sience) dan dengan pihak ketiga (dunia usaha dan dunia industry) serta

pihak lainnya.

5. Pemenuhan sarana prasarana infrastruktur, dan peralatan pendukung

secara berkelanjutan, bagian dari pembangunan yang sudah existing dari

17 item.

Visi dan Misi merupakan gambaran umum apa yang akan diwujudkan oleh

Politeknik Negeri Tanah Laut.

Adapun tujuan yang tertuang di dalam Rencana strategis Politeknik Negeri

Tanah Laut Tahun 2015-2019,yaitu :

1. Menghasilkan Sumber Daya Manusia yang berakhlak mulia, mandiri,

mempunyai kemampuan dan keterampilan, kreatif serta inovatif dalam

bidang keahliannya (excellent).

2. Memperoleh produk Unggulan, yang berdaya guna dan berorientasi pada

pencitraan ilmiah (Scientific Branding), serta adanya kemanfaatan di

masyarakat.

3. Mempercepat dan memudahkan dalam pelayanan serta adanya lompatan

perubahan sistem yang terintegrasi (integrated system)

4. Dalam rangka peningkatan kepercayaan (trust) pada pemasaran lulusan,

sehingga tidak hanya menghasilkan output tetapi sampai pada outcome,

yang berdaya saing (Competitive)

5. Memenuhi daya tampung dan peningkatan serta pengembangan

kapasitas pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, sesuai standar

nasional pendidikan tinggi (SNPT).

Dalam tujuan tersebut, khususnya pada point 3 mempunyai keterkaitan

dengan proyek perubahan ini. Dengan adanya pola baru dalam sistem

pelayanan akan dapat mempercepat dan memudahkan dalam pelayanan

serta adanya lompatan perubahan sistem yang terintegrasi.


BAB II

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Pentahapan (Milestone) Rancangan Proyek Perubahan

Pentahapan rancangan proyek perubahan terdiri dari Tahap Jangka Pendek,

Jangka Menengah dan Jangka Panjang. Gambaran yang diinginkan dalam

setiap tahap dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 2 : Milestone Jangka Pendek, Jangka Menengah dan Jangka

Panjang

jangka pendek 2 bulan september -oktober

Jangka menengah 1-2 tahun (2019-2020)

Jangka panjang 3-5 tahun (2021-2023)

Optimalnya

Sistem

Pelayanan

1. Membentuk Tim Efektif

Proyek Perubahan

2. Merancang Aplikasi

Layanan untuk Frontliner

3. Membuat Aplikasi Layanan

4. Membuat Petunjuk

Penggunaan Layanan

serta Standar Prosedur

Layanan

5. Menyediakan Sarana dan

Prasarana untuk Frontliner

6. Melakukan Uji Coba

Aplikasi Layanan

7. Melakukan Evaluasi

terhadap Layanan

Frontliner serta Aplikasi

Pendukungnya

8. Melakukan Pelatihan

Kepada Petugas Frontliner

dalam Menggunakan

9. Menjalankan Aplikasi dan

Layanan Frontliner

10. Pelaporan Kegiatan Proper

Sistem layanan

online yang

terintegrasi dan

terkoneksi dengan

sub bagian lainnya

sistem layananan

dengan penambahan

fitur pelayanan

pembayaran UKT

mahasiswa yang

terintegrasi dan

terkoneksi langsung

dengan pihak bank


Secara Khusus penjelasan milestone rencana proyek perubahan “SIDAFROP AK”

dalam tabel berikut ini :

Tabel 2. Milestone Jangka Pendek, Jangka Menengah dan Jangka Panjang.

No Milestone

Jangka Pendek

Sub Kegiatan Waktu Aktor Output Bi

1 Membentuk tim efektif proyek perubahan

a. Konsultasi dengan mentor

Minggu ke-III bulan Agustus

Kabag Umum dan Akademik

Terbentuknya tim proyek perubahan

lembar konsultasi, undangan rapat, notulen rapat, daftar hadir, foto, SK tim

b. Koordinasi persiapan rapat

Kabag Umum dan Akademik

c. Rapat tim (koordinasi & pembagian tugas)

Kabag Umum dan Akademik, reformer, staf sub bag. keuangan , PIC IT, PIC Dokumentasi, PIC Sarpras

d. SK tim Direktur

2 Merancang aplikasi layanan untuk frontliner

a. Rapat tim Minggu ke-III Agustus sd Minggu ke-I September

reformer, tim Proyek perubahan

terbentuknya rancangan aplikasi

daftar hadir, foto, bentuk desain aplikasi

b. Membuat desain aplikasi

c. Menetapkan rancangan aplikasi

3 Membuat aplikasi layanan

Membuat aplikasi layanan

Minggu ke-I September sd Minggu ke-IV September


Terbentuknya aplikasi layanan

foto, aplikasi layanan

4 Membuat petunjuk pengunaan aplikasi layanan serta standar prosedur pelayanan

Menyusun petunjuk pengunaan aplikasi layanan


reformer, tim proyek perubahan

adanya buku petunjuk pengunaan aplikasi layanan

foto, buku petunjuk pengunaan aplikasi layanan

Menyusun standar prosedur pelayanan


adanya standar prosedur pelayanan

foto, standar prosedur pelayanan

5 Menyediakan sarana dan prasarana untuk frontliner

Surat permohonan sarana dan prasarana

Minggu ke-II dan minggu ke-I bulan September


Tersedianya sarana dan prasarana untuk mendukung pelayanan

Surat permohonan, Barang, sarana dan prasarana, berita acara penyerahan barang, nota/kwitansi

Penataan sarana dan prasarana Pembuatan PIN Petugas Harian Frontliner

Tersedianya PIN untuk Petugas Harian


Frontliner

6 Melakukan uji coba aplikasi layanan

a. Persiapan sarana & prasarana

Minggu ke-I Oktober


terwujudnya aplikasi layanan bagi dosen maupun tenaga kependidikan

foto, input & output aplikasi, lembar saran aplikasi, berita acara uji coba aplikasi

b. Pemilihan dosen atau staf untuk uji coba

reformer, tim Proyek perubahan, dosen dan staf

c. Pelaksanaan uji coba

7 Melakukan evaluasi terhadap layanan frontliner serta aplikasi pendukungnya

a. Rapat tim Minggu ke-I Oktober


adanya hasil evaluasi aplikasi layanan

notulen rapat, daftar hadir, foto laporan hasil evaluasi

b. Penyampaian input & output aplikasi, lembar saran aplikasi

c. Penyampaian evaluasi

d. Menyempurnakan hasil uji coba dan evaluasi aplikasi dan layanan frontliner e. Memperbaiki aplikasi dan layanan frontliner

terwujudnya aplikasi yang telah diperbaiki

foto, aplikasi layanan yang telah diperbaiki

f. Melengkapi aplikasi dan layanan frontliner

8 Melakukan pelatihan kepada petugas frontliner dalam menggunakan aplikasi layanan

a. Persiapan sarana & prasarana

Minggu ke-I sd Minggu Ke-II Bulan Oktober


Kemampuan staf dalam penggunaan aplikasi layanan

foto, output aplikasi dari staf

b. Melakukan pelatihan staf keuangan sebagai frontliner dalam menggunakan aplikasi c. Membuat Komitmen bersama untuk dapat melayani dengan prima

Komitmen Pelayanan Prima

Lembar Komitmen, Foto

9 Menjalankan aplikasi dan layanan frontliner

Menjalankan aplikasi dan petugas frontliner siap memproses

Minggu ke-II sd Minggu Ke-III Bulan Oktober

reformer, operator, dosen dan staf

tersedianya aplikasi dan layanan frontliner

data pengguna aplikasi, output dari aplikasi


10 Pelaporan Kegiatan Proper

a. Mengumpulkan data-data dan bukti-bukti

Minggu ke-III bulan Agustus sd Minggu ke-III bulan Oktober


Laporan Proyek Perubahan

daftar hadir, notulen, foto, data

b. Menyusun laporan proyek perubahan

No Milestone Jangka Menengah

Sub Kegiatan Waktu Aktor Output Bukti

1 Memperbaharui fitur dalam sistem layanan agar terintegrasi dan terkoneksi dengan sub bagian lainnya

a. Rapat tim Tahun 2019 – 2020



daftar hadir, foto, bentuk desain fitur terbaru aplikasi

b. Membuat desain penambahan fitur dalam aplikasi c. Menetapkan rancangan aplikasi

No Milestone Jangka Panjang

Sub Kegiatan Waktu Aktor Output Bukti

1 Tersedianya sistem layananan dengan penambahan fitur pelayanan pembayaran UKT mahasiswa yang terintegrasi dan terkoneksi langsung dengan pihak bank.

a. Rapat tim Tahun 2021 – 2023



daftar hadir, foto, bentuk desain fitur terbaru aplikasi

b. Membuat desain penambahan fitur dalam aplikasi c. Menetapkan rancangan aplikasi


B. Tata Kelola Proyek dan Pembentukan Tim Kerja

Dalam pelaksanaan proyek perubahan yang akan membantu pelaksanaan

dan operasionalisasi yaitu Tim Kerja sebagai berikut :

Gambar 3. Struktur Tim Kerja Proyek Perubahan

Keterangan garis :

: Komando

: Koordinasi

Deskripsi Tata Kelola atas rencana kegiatan yang akan disusun dengan

uraian tugas sebagai berikut :

Tabel 3. Tata Kelola

No. Jabatan Uraian Tugas 1. Sponsor

Direktur 1. Memberikan arahan, masukan dan mempengaruhi pihak lain

serta menyetujui proyek perubahan sehingga dapat terlaksana dengan lancar dan sesuai sasaran yang diinginkan

2. Mentor Kepala Bagian

1. Memberikan persetujuan dan dukungan 2. Memberikan arahan dan bimbingan pelaksanaannya atas

Sponsor

Direktur

Mufrida Zein

Mentor

Kepala Bagian Umum dan Akademik

Muhammad Arif Mutaqin

Coach

Muhammad Abdi Rahman

Reformer

Kepala Sub Bagian Keuangan

Arbainah

PIC

Dokumentasi

Staf Humas

Dimaz

PIC IT

Staf Sub Bagian

Akademik

Rahman

TIM Administrasi

(Staf Sub Bagian Keuangan)

1. Dita Permana

(Koordinator)

2. Angga Anggasmara P

3. Jannah

4. Nurmiliani

5. Akhmad Zulfiansyah

PIC Sarana dan

Prasarana

Kepala Unit

layanan

pemeliharaan

Budi


Umum dan Akademik

proyek perubahan 3. Membantu Reformer dalam mendapatkan dan mengarahkan

sumber daya yang diperlukan 4. Membantu Reformer dalam menyelesaikan masalah yang

mungkin timbul 3. Coach 1. Membekali Reformer dengan kompetensi yang diperlukan

selama tahap rancangan proyek perubahan dan tahap pendampingan

2. Memotivasi Reformer melalui konsultasi selama tahap rancangan proek perubahan dan tahap pembinaan

3. Melakukan intervensi bila Reformer mengalami permasalahan selama tahapan rancangan proyek perubahan

4. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan Reformer selama tahap rancangan proyek perubahan

4. Reformer 1. Merencanakan proyek perubahan yang akan dilakukan 2. Membangun tim efektif untuk melaksanakan proyek

perubahan 3. Menyiapkan dan mengelola seluruh tahapan proyek

perubahan 4. Melaporkan perkembangan proyek perubahan kepada

mentor 5. Mengkoordinasikan kegiatan proyek perubahan 6. Memimpin pelaksanaan proyek perubahan

5. PIC IT 1. Membantu reformer dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek perubahan

2. Merumuskan tata cara pelaksanaan pengaplikasian sistem aplikasi

3. Sebagai koordinator dalam uji coba aplikasi di lapangan 4. Memberikan rekomendasi tindak lanjut untuk pengaplikasian

sistem 6. PIC Dokumentasi 1. Mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan proyek

perubahan dalam hal pendokumentasian 2. Membantu mendokumentasikan seluruh kegiatan dalam

proyek perubahan 3. Memberikan saran masukan pada setiap kegiatan

7. PIC Sarana dan Prasarana

1. Memfasilitasi sarana prasarana yang diperlukan dalam membuat proyek perubahan

8. Tim Administrasi 2. Mengkoordinir administrasi persiapan dan pelaksanan proyek perubahan

3. Mengkoordinir administrasi dan perencanaan kegiatan di lapangan

4. Sebagai notulen 5. Membantu membuat undangan dan surat serta menyebarkan

undangan 6. Memberikan saran dan masukan pada setiap kegiatan


C. Identifikasi Stakeholder

Tabel 4. Stakeholder Internal dan Eksternal

No. Internal No. Eksternal 1. 2. 3.

Direktur Wakil Direktur Bidang Umum dan Keuangan Kepala Bagian Umum dan Akademik

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Wakil Direktur Bidang Akademik Wakil Direktur Bidang Kemasiswaan Wakil Direktur Bidang Kerjasama Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawian Kepala Sub Bagian Akademik Kepala Jurusan/Koordinator Program Studi Kepala Unit Kepala Pusat SPI Dosen Pegawai/Staf Mahasiswa

Tabel 5. Stakeholder Primer, Sekunder dan Utama

No Stakeholder Peran Hubungan Pengaruh Kepentingan Stakeholder

1 Direktur Penentu kebijakan

Formal 4 4 Utama

2 Wakil Direktur Bidang Umum & Keuangan

Koordinasi kegiatan & Anggaran

Formal 4 4 Primer

3 Wakil Direktur Bidang Akademik

Koordinasi kegiatan

Formal 3 1 Sekunder

4 Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan

Koordinasi Kegiatan

Formal 3 1 Sekunder

5 Wakil Direktur Bidang Kerjasama

Koordinasi Kegiatan

Formal 3 1 Sekunder

6 Kabag Umum dan Keuangan

Koordinasi kegiatan

Formal 4 4 Primer

7 Kasubbag Umum & Kepegawaian

Mendukung pelaksanaan kegiatan

Formal 1 1 Sekunder

8 Kasubbag Akademik

Mendukung pelaksanaan kegiatan

Formal 1 1 Sekunder

9

Kepala Jurusan/Koordinasi Program Studi

Membantu memberi informasi

Formal 1 1 Sekunder

10 Kepala Unit Membantu memberi informasi

Formal 1 1 Sekunder

11 Kepala Pusat Membantu memberi informasi

Formal 1 1 Sekunder


12 SPI Membantu memberikan informasi

Formal 2 2 Primer

13 Dosen Membantu memberikan informasi

Informal 1 3 Sekunder

14 Tenaga Kependidikan

Membantu memberikan informasi


15 Mahasiswa Membantu memberikan informasi


Keterangan :

1. Tidak berpengaruh/ Tidak berkepentingan

2. Cukup berpengaruh/ Cukup berkepentingan

3. Berpengaruh/berkepentingan

4. Sangat berpengaruh/ Sangat berkepentingan

Berikut adalah gambar 4 (empat) kelompok Stakeholder :

Gambar 4. Diagram Stakeholder

Tinggi Pengaruh, Rendah Minat

(Latens)

1. Wakil Direktur Bidang Akademik

2. Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan

3. Wakil Direktur Bidang Kerjasama

Tinggi Pengaruh, Tinggi Minat

(Promotor)

1. Direktur

2. Wakil Direktur Bidang Umum dan Keuangan

3. Kepala Bagian Umum dan Akademik

Rendah Pengaruh, Rendah Minat

(Apathetics)

1. Kepala Sub Bagian Akademik

2. Kepala Sub Bagian Umun dan Kepegawaian

3. Kepala Unit

4. Kepala Pusat

5. Ketua Jurusan/Koordinator Prodi

6. Mahasiswa

Rendah Pengaruh, Tinggi Minat

(Defender)

1. SPI

2. Dosen

2. Tenaga Kependidikan

MINAT

PENGARUH


Agar proyek perubahan ini berjalan baik dan benar dibutuhkan dukungan

banyak stakeholder dan strategi yang baik yang berada pada Latens dan

Apathetics agar bisa mendukung Defender dan Promotor, Strategi

Komunikasinya :

Tabel 6. Strategi Komunikasi

Kelompok Para Pihak

Strategi Komunikasi

Promotors Berupaya meningkatkan dukungan dan minat promotors terhadap proyek perubahan ini dengan cara : 1. Konsultasi secara reguler 2. Melaporkan progress kegiatan secara reguler 3. Diskusi secara reguler

Defender Berupaya untuk meningkatkan pengaruh stakeholder agar mendukung proyek ini dengan cara : 1. Sosialisasi 2. Memberikan penjelasan/informasi secara regular

Latens Berupaya untuk meningkatkan minat stakeholder terhadap proyek perubahan dengan cara : 1. Sosialisasi 2. Edukasi 3. Diskusi

Apathetics Berupaya untuk meningkatkan minat stakeholder agar mendukung proyek perubahan dengan cara : 1. Sosialisasi


Peta Stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 5. Peta Stakeholder

REFORMER

WAKIL DIREKTUR BIDANG KEMAHASISWAAN

WAKIL DIREKTUR BIDANG AKADEMIK

WAKIL DIREKTUR BIDANG UMUM DAN KEUANGAN

WAKIL DIREKTUR BIDANG KERJASAMA

KEPALA BAGIAN UMUM DAN AKADEMIK

KEPALA SUB BAGIAN AKADEMIK

KEPALA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

TENAGA KEPENDIDIKAN

SPI

KEPALA PUSAT

KEPALA UNIT

KETUA JURUSAN/ KOORDINATOR PROGRAM STUDI

DIREKTUR

DOSEN

MAHASISWA


Keterangan :

Pemerintah

+

Mendukung

Masyarakat

-

Menentang

Hirarki

+/-

Netral

Anggaran

****

Sangat Tinggi

Pendamping

***

Tinggi

Kolaborasi

**

Sedang

Pengguna

*

Rendah

D. Potensi, Kendala dan Strategi

Dalam pelaksanaan proyek perubahan “SIDAFROP AK” potensi-potensi

masalah yang diperkirakan akan dihadapi oleh reformer dan strategi

keberhasilan yang dapat dilakukan reformer dalam mengatasi masalah

adalah :

Tabel 7. Identifikasi potensi masalah dan strategi keberhasilan

Potensi masalah Strategi keberhasilan

Tahapan yang dilalui dalam pembuatan

aplikasi cukup panjang, secara teoritis

waktu 2 bulan yang tersedia sulit untuk

menjalankan semua proses secara

berurutan.

Komunikasi antara programmer dan

desainer aplikasi yang bekerja

mengembangkan aplikasi.

Pembuatan aplikasi dan penyiapan

sarana serta prasarana untuk

pelayanan Frontliner diperlukan

anggaran yang besar.

Membuat mapping khusus kegiatan

pembuatan aplikasi

Konsisten dalam menjalankan

milestones yang dibuat

Melakukan komunikasi dengan baik

dan saling mengerti dengan

keterbatasan frekuensi pertemuan

Membuat dan menyampaikan

rencana anggaran kepada instansi


E. Faktor Kunci Keberhasilan

Hal-hal yang bisa menjadi kunci dari keberhasilan pelaksanaan proyek

perubahan ini adalah :

1. Komitmen yang diberikan pimpinan kepada reformer dalam melaksanakan

proyek perubahan.

2. Koordinasi dan komunikasi yang efektif, serta kerja tim yang solid serta

komitmen untuk terus menjalan proyek perubahan.

3. Dukungan dari semua Stakeholder terkait.

4. Melibatkan tenaga ahli yang ada di instansi sendiri sehingga pembuatan

aplikasi dapat dianggap sebagai swakelola dengan mempekerjakan

tenaga internal.

5. Akomodasi biaya yang terbatas dari instansi dalam mengupgrade atau

peningkatan fitur di tahun-tahun berikutnya dapat diatasi dengan

melibatkan tenaga ahli teknis yang sama (tenaga internal).

Pelayanan Frontliner dan Aplikasi yang dikembangkan ditempatkan di Sub

Bagian Keuangan Politeknik Negeri Tanah Laut.


BAB III

IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

Proyek perubahan, diimplementasikan untuk tujuan jangka pendek dengan sasaran

meningkatnya pelayanan melalui penyediaan Frontliner dan aplikasi pelayanan administrasi

keuangan. Sesuai jadwal yang telah disusun, dilaksanakan selama 2 (dua) bulan dimulai

dari minggu ke III bulan Agustus sampai dengan minggu ke III bulan Oktober 2018.

A. TAHAPAN KEGIATAN (MILESTONE)

Pada tahapan kegiatan (milestone) jangka pendek dapat disajikan sebagai berikut :

1. Pembentukan Tim Efektif

Rapat untuk menentukan Tim Efektif diawali dengan rapat koordinasi dan

penyampaian maksud dan tujuan dari proyek perubahan, dilaksanakan pada Minggu

ke-III bulan Agustus 2018. Hasil rapat yang berisi nama-nama personil tim efektif ini

kemudian disampaikan kepada Direktur selaku sponsor dan disetujui untuk

kemudian diterbitkan Surat Keputusan pengangkatan Tim Efektif. Dari rancangan

awal, ada perubahan dalam susunan Tim Efektif, berikut di gambarkan dalam

struktur di bawah ini :

Gambar 6. Struktur Tim Efektif Proyek Perubahan.

Sponsor Direktur

Mufrida Zein

Mentor Kepala Bagian Umum dan Akademik

Muhammad Arif Mutaqin

Reformer Kepala Sub Bagian Keuangan

Arbainah

Coach Muhammad Abdi Rahman

PIC IT Eko Agung

Imanto

PIC Dokumentasi Staf Humas

Dimaz

Unit Sarana dan Prasarana

1. Budi Rahman 2. Bery M Tambunan 3. Khairus Rizki

Tim Administrasi 1. Staf sub bagian

keuangan 2. Staf sub bagian

akademik dan kemahasiswaan

3. Staf sub bagian kepegawaian

PIC persuratan M. Rabbani Fasa

Keterangan garis :

: Komando

: Koordinasi


Pembentukan tim efektif disahkan dalam Surat Keputusan Direktur Politeknik Negeri

Tanah Laut Nomor : 087.1/KP/2018 tanggal 24 Agustus 2018.

Gambar 7. Pembentukan Tim Efektif

2. Perancangan aplikasi Layanan

Perancangan aplikasi layanan dilaksanakan pada minggu ke-III bulan Agustus

sampai dengan minggu ke I bulan September 2018. Dengan melaksanakan rapat

bersama tim efektif untuk membuat desain aplikasi dan menetaapkan rancangan

aplikasi layanan administrasi keuangan. Hasil rapat ditetapkan bahwa dalam

pembuatan aplikasi dari rencana awal hanya berbentuk aplikasi offline dirubah

menjadi aplikasi online, agar mempermudah pelayanan. Pelayanan yang akan

dilaksanakan serta aplikasi pelayanan yang dibuat difokuskan hanya pada pelayanan

kepada mahasiswa dalam mempermudah pembayaran UKT.

Gambar 8. Konsultasi Awal Rancangan Aplikasi Dengan Mentor


Gambar 9. Rapat Merancang Aplikasi Pelayanan

3. Proses pembuatan aplikasi

Pada tahapan pembuatan aplikasi dilaksanakan dengan rentang waktu yang lebih

panjang dari rencana jadwal yang telah dibuat yaitu pada rencana awal pembuatan

aplikasi akan dilaksanakan pada minggu ke-I sampai dengan minggu ke-IV bulan

September 2018. Namun dalam proses pembuatan aplikasi, selesai pada minggu ke

II bulan Oktober. Hal ini didasarkan atas pertimbangan pengalaman PIC IT dalam

membuat aplikasi-aplikasi sejenis sebelumnya, deadline waktu yang ditetapkan,

tahapan-tahapan dari jangka pendek proyek perubahan, serta pekerjaan rutin/utama

PIC IT maupun reformer sendiri.

Aplikasi yang dibuat di khususkan untuk pelayanan kepada mahasiswa dalam hal

validasi pembayaran UKT. Selain itu juga di tambahkan fitur untuk nomor antrian.

Adapun keterangan aplikasi ada di lampiran dalam user manual.

Gambar 10. Aplikasi Pelayanan Untuk Pembayaran UKT


Gambar 11. Aplikasi Pelayanan Untuk Pembayaran UKT

Gambar 12. Fitur tambahan, portal nomor antrian

4. Penyusunan petunjuk penggunaan aplikasi pelayanan dalam pembayaran

UKT serta standar prosedur pelayanan

Untuk melengkapi sistem informasi, maka secara bersamaan disusunlah buku

petunjuk penggunaan (user manual) untuk memudahkan dalam pengoperasian

aplikasi pelayanan.

Dalam kegiatan penyusunan buku panduan aplikasi tersebut diperoleh sebuah buku

berisi penjelasan singkat penggunaan aplikasi pelayanan, yaitu petunjuk

penggunaan (user manual) aplikasi pelayanan administrasi keuangan. User manual

terlampir.

Selain itu juga di susun standar prosedur untuk pelayanan aplikasi. Prosedur

pelayanan terlampir.

5. Penyediaan sarana dan prasarana untuk frontliner


Untuk sarana dan prasarana sesuai dengan arahan dari Kepala Bagian Umum dan

Akademik selaku Mentor, maka tempat untuk frontliner sendiri digabung dengan

pelayanan satu pintu. Agar memudahkan dan lebih efisien. Dalam tahap ini reformer

juga menyediakan PIN untuk petugas Frontliner. Selain itu reformer juga menyiapkan

banner mengenai alur registrasi/pembayaran UKT untuk mempermudah mahasiswa

dalam mengetahui alur pembayaran UKT.

Gambar 13. Pelayanan Frontliner yang digabung dengan pelayanan satu pintu

Gambar 14. PIN untuk petugas frontliner


Gambar 15. Banner prosedur / alur pembayaran UKT


6. Pelaksanaan Uji Coba Aplikasi dan Evaluasi layanan serta aplikasi

pendukungnya

Pada tahapan selanjutnya yaitu uji coba aplikasi layanan administrasi keuangan

khususnya pembayaran UKT mahasiswa, Sistem informasi yang sudah dibangun

diujicobakan dan dilakukan perbaikan-perbaikan. Kegaiatan pelaksanaan uji coba

maupun evaluasi dilaksanakan bersamaan yaitu pada minggu ke III Oktober, mundur

2 (dua) minggu dari waktu yang telah ditetapkan sebelumnya dikarenakan belum

rampungnya pembuatan aplikasi sendiri. Dalam kegiatan uji coba dan evaluasi

tersebut ditemukan beberapa kendala antara lain pada saat uji coba aplikasi belum

bisa dijalankan melalui web kampus. Karena masih menunggu proses di bagian IT.

Setelah melakukan uji coba, reformer bersama tim melakukan evaluasi/perbaikan

terhadap aplikasi layanan untuk administrasi keuangan. Dalam tahapan evaluasi dari

hasil uji coba aplikasi, kegiatan yang dilakukan yaitu : memperbaiki aplikasi layanan

dalam pembayaran UKT sesuai dengan masukan dan saran pada waktu

pelaksanaan uji coba.

Gambar 16. Pelaksanaaan Uji Coba dan Evaluasi Aplikasi

7. Pelatihan petugas frontliner dalam menggunakan aplikasi layanan

Pada tahapan ini, kegiatan yang dilakukan yaitu mempersiapkan sarana dan

prasarana untuk pelatihan staf sub bag keuangan sebagai operator aplikasi

pelayanan administrasi keuangan. Kegiatan ini baru terlaksana pada minggu ke III

bulan Oktober dikarenakan pembuatan aplikasi yang memerlukan waktu lama.

Pelatihan Ini bertujuan agar frontliner sebagai pengguna aplikasi telah siap

mengoperasikan dan memberikan pelayanan dalam hal validasi pembayaran UKT

mahasiswa. Output aplikasi bagi frontliner yaitu kemampuan melakukan pelayanan

dan memproses validasi pembayaran UKT mahasiswa.

8. Pelaksanaan aplikasi dan layanan frontliner

Pelaksanaan aplikasi mulai dijalankan pada minggu ke III bulan Oktober, meskipun

belum bisa dilaksanakan secara optimal, karena pembayaran UKT baru

dilaksanakan pada semester depan. Namun sudah bisa dilaksanakan untuk

keperluan mahasiswa yang ingin mendapatkan pelayanan lain seperti pelayanan

permintaan penggantian slip UKT yang hilang.


B. DAMPAK PROYEK PERUBAHAN

Proyek Perubahan SIDAPROF AK ini memberi dampak yang positif baik secara

internal maupun eksternal.

Dampak Internal dari proyek perubahan ini, yaitu :

a. Proyek perubahan yang dilakukan reformer menjadi ujung tombak bagi

pengembangan dalam hal pemanfaatan teknologi dan informasi di sub bagian

lain

b. Terwujudnya pelayanan berupa validasi pembayaran UKT bagi mahasiswa yang

berbasis aplikasi online

c. Data yang disajikan lebih akurat, mengindari terjadinya kesalahan yang sama

sebelum digunakannya aplikasi ini

d. Sebagai bagian dari pengembangan dan pemanfaatan web Politeknik Negeri

Tanah Laut.

Sedangkan dampak eksternal dari proyek perubahan ini, adalah :

a. Memberikan kemudahan bagi mahasiswa dalam melakukan validasi pembayaran

UKT

b. Pelayanan dalam sub bagian keuangan lebih bisa efektif dan efisien, transparan

dan akuntabel

C. KETERLIBATAN STAKEHOLDERS

Dukungan dari stakeholders terkait sangat diperlukan dalam proyek perubahan ini.

Keterlibatan stakeolder sangat berpengaruh besar dalam keberhasilan mewujudkan

dan menjalankan tahapan-tahapan kegiatan yang telah tertuang dalam kegiatan

jangka pendek dalam waktu 2 (dua) bulan. Oleh karena itu upaya-upaya pendekatan

dan sosialisasi dilakukan untuk memobilisasi dukungan stakeholders. Keterlibatan

stakehoders mempengaruhi berhasil tidaknya kegiatan proyek perubahan ini. Dalam

upaya mendapatkan dukungan stakeholder, reformer melakukan dengan cara

pendekatan dan penyampaian secara langsung untuk menjelaskan dari proyek

perubahan yang dilakukan reformer dan tujuan serta manfaat dari pelaksanaan

proyek perubahan ini

Kondisi awal dari pemetaan stakeholder yang dilakukan reformer adalah sebagai

berikut :

1. Promoters (Tinggi Pengaruh, Tinggi Minat)

- Direktur Politeknik Negeri Tanah Laut

- Wakil Direktur Bidang Umum dan Keuangan

- Kepala Bagian Umum dan Akademik

2. Latents (Tinggi Pengaruh, Rendah Minat)

- Wakil Direktur Bidang Akademik

- Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan

3. Defenders (Rendah Pengaruh, Tinggi Minat)

- SPI

- Dosen

- Tenaga Kependidikan

4. Apathetics (Rendah Pengaruh, Rendah Minat)


- Kepala Sub Bagian Akademik

- Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

- Kepala Unit

- Kepala Pusat

- Ketua Jurusan/koordinasi prodi

- Mahasiswa

Sebagaimana terlihat pada diagram berikut :

Untuk menyikapi permasalahan tersebut, reformer melakukan pendekatan dan

sosialisasi secara langsung kepada masing-masing stakeholders. Menyampaikan

proyek perubahan yang akan dilaksanakan dan menjelaskan tujuan serta manfaat

dari proyek perubahan tersebut. Dari usaha ini sehingga berhasil memobilisasi

stakehoders sebagai berikut :

1. Promoters (Tinggi Pengaruh, Tinggi Minat)

- Direktur Politeknik Negeri Tanah Laut -

- Wakil Direktur Bidang Umum dan Keuangan

- Wakil Direktur Bidang Akademik

- Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan

- Kepala Bagian Umum dan Akademik


(Latens)

1. Wakil Direktur Bidang Akademik




(Promotor)

1. Direktur




(Apathetics)



3. Kepala Unit

4. Kepala Pusat


6. Mahasiswa


(Defender)

1. SPI

2. Dosen


MINAT

PENGARUH


2. Defenders (Rendah Pengaruh, Tinggi Minat)

- SPI

- Dosen

- Tenaga Kependidikan

- Kepala Sub Bagian Akademik

- Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

- Kepala Unit

- Kepala Pusat

- Ketua Jurusan/koordinasi prodi

- Mahasiswa

Sebagaimana terlihat pada diagram berikut :


(Latens)


(Promotor)

1. Direktur



Wakil Direktur Bidang Akademik




(Apathetics)


(Defender)



3. Kepala Unit

4. Kepala Pusat


6. SPI

7. Dosen


9. Mahasiswa

MINAT

PENGARUH


Mobilisasi dari stakeholder dapat

dibuktikan melalui surat pernyataan

dukungan yang di tandatangani oleh

stakeholder.

Gambar 17. Dukungan dari Wakil Direktur

I

Bidang Akademik

“ Sangat mendukung inovasi tersebut

Dan mohon untuk dapat lebih banyak

Memanfaat teknologi informasi “

“

Gambar 18. Dukungan dari Wakil

Direktur II Bidang Umum dan Keuangan

“ Proyek ini diharapkan dapat

Meningkatkan kinera layanan di bagian

Keuangan dan kemaasiswaan

Lakukan sosialisasi, pelatihan agar

Sistem yang dibangun dapat

Diimplementasikan secara

Berkelanjutan”

Gambar 19. Dukungan dari Wakil

Direktur Bidang Kemahhasiswaa

“ Proyek yang dilaksanakan sangat

Menunjang pelayanan administrasi

Keuangan di Politeknik Negeri

Tanah Laut. Diharapkan dapat

Terus diterapkan dan diarapkan

Konsisten dalam penerapannya ”.


Bentuk dukungan dari stakeholder lain, dituangkan dalam surat pernyataan

dukungan berikut ini :

Gambar 20. Surat pernyataan dukungan dari Stakolder lain

D. FAKTOR PENDUKUNG DAN PENGHAMBAT

Dalam pelaksanaan proyek perubahan “SIDAFROP AK” ini ada beberapa faktor

yang dapat dianggap sebagai pendukung dan penghambat dalam kegiatan proyek

perubahan ini, faktor-faktor tersebut yaitu sebagai berikut :

Faktor pendukung proyek perubahan:

a. Sikap dan dukungan dari seluruh pimpinan Politeknik Negeri Tanah Laut,

stakeholders internal dan eksternal yang menyambut baik pelaksanaan proyek

perubahan yang dilakukan oleh reformer.

b. Dukungan penuh dan kerjasama yang baik dari Tim Efektif

c. Semangat dan kerja keras PIC IT

Faktor penghambat proyek perubahan:

a. Keterbatasan waktu pelaksanaan

b. Keterbatasan jaringan internet

c. Tim Efektif yang juga memiliki tupoksi sebagai staf/karyawan yang terkadang

disibukkan dengan pekerjaan masing-masing


BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Implementasi dari rencana proyek perubahan “SIDAFROP AK” secara umum telah

berhasil membuat sebuah aplikasi untuk pelayanan administrasi di sub bagian

keuangan, serta melatih staf di sub bagian keuangan untuk bisa melayani

stakeholder dengan baik. Aplikasi ini masih terbatas pada pemberian layanan dalam

hal validasi pembayaran UKT untuk mahasiswa.

B. SARAN

Untuk keberlanjutan inovasi “SIDAFROP AK”, disarankan :

1. Melakukan sosialisasi yang lebih luas dan pelatihan agar inovasi yang dibangun

dapat diimplementasikan secara berkelanjutan, lebih bermanfaat dan terus

berkembang

2. Terus konsisten dalam penerapan Aplikasi serta pelayanan administrasi

keuangan.

3. Dalam pengimplementasiannya perlu disesuaikan dengan kondisi yang ada.

4. Perlu penambahan fitur-fitur yang ada sesuai kebutuhan

5. Jika memungkinkan aplikasi pelayanan tersebut diintegrasikan dengan sistem

lain yang relevan sepanjang bisa saling menunjang.


BAB IV

MAKLUMAT PELAYATVA'V

*DENGAN IN', KAMI MENYATAKAN SANGGUP

MENYELENGGARAKAN PELAYANAN SESUAI STANDAR PELAYANAN

YANG TELAH DITETAPKAN DAN APABILA TIDAK MENEPATI JANII INI,

KAMI SIAP MENERIMA SA'VKS' SESUAI PERATURAN PERUNDANG-

UNDANGAN YANG BERLAKU'

TANAH LAUT, 16 JUH 2018

DIREKTUR

NEGERI TANAH LAUT

Zein, S, Ag., M. Pd.

PERNYATAAN DUKUNGAN

Kami Yang bertanda tangan di bawah ini :

Dengan ini menyatakan memberikan dukungan kepada saudara Arbainah,S.Pd dalampelaksanaan kegiatan Laboratorium Kepemimpinan Proyek Perubahan sebagai rangkaiandalam Pendidikan dan Pelatihan kepemimpinan Tingkat lV (Diklatpim lV) Angkatan XIX diPusat Kajian dan Pendidikan dan Pelatihan aparatur lll Lembaga Administrasi Negaradengan judul Proyek "SIDAFROP AK (APLIKASI DAN FRONTLINER PELAYANANADM I N t$TRASt KEUAhIGAN)"

No. Nama Jabatan fanda Tanqan

1 I'turyof , S-T ., M. Eo9 Ma Jurusa TtF d $, ,4W^ uM , s-pa fu^w U ^r^ I

1 lAanli Yrv,v;i , g-p) A4

'fi^lt 9or,td,r-r, S,Si,, m.2. h, lobo*hn,r, T{P 6/o[, $of,io; [-,lt'dd.,, M.\,\ kr. Un Rahnq^ +;lsff( Von frur,o^ro . ll4 P.'' h u,L fv" ff7I

\JI

((urni- fu* + , M1 . l,^. U]ft .P*p*,/-L^

0-fgg6grzrrnt0 s / flI Ya;lu, r4o t ",,

I [()rndaffro,il nM'ii kq7*. T f t/c@r

In" b"a" Aoh-6.p, ,9. Ko* Ko. Unit P..r,rbha.aro

rl Mqdt-o &,-ua^ b. ?e,'tw

\.t- Lxdcl Ylor\icrnor Nuur*onsr

I4l+ Agtrto l.tstsagarth' rtolrahse+t t

fuintanx dt*l

\ ,-j 9t, (1i1r--. l4pu\i3: Ptv,.a[4zh asi s r.r,, F\ru*a -,.., q;

,drrr; (i

tq l$or. Mautida (\qhqsiswi fl[cuntans) !tur6 Fenina Mustrmat, Mahasrqul\ .Abun\rrosr Ail\../ "_ >)\1 ?iana MrPt^'a.'t''. Mahra, cr^r". Ak,^n'k .c' W*

18, lP, . K€'za. berfnor"oft tv\alrasi<.tr-)c{ dtEu,ft tor5,r d,Ll

tg l\Urtnsn \Na\oruufi .Ahrrrtonr, &-).o Wia trutat^ &r,rfiqann lytan"C r; levniz lWru,,t f,4

&\. l{at^ Atn*r" e$Jt [rM\naql q t Jnl*nru. \4"4 GM

22 M- IMDP* cAHyADr Mahoilst.,a lnoctn oborno rF n*(LJ M. FDPru \r{++lP, fiahosrsull Ma-ir\ O$uorttE

sq JtH rno\tc\6- U\Fg. tnohogtswO^ rf? rk+g{ p4,1tpl,amfrl) ?;fnO; Mo\,g;gil, -fi? tu,

LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN (APLIKASI DAN...

Documents

Transcript of LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN (APLIKASI DAN...