PROYEK PERUBAHANOPTIMALISASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI PENYIMPANAN ALAT KONTRASEPSI MENGGUNAKAN APLIKASI PADA KANTOR PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN KELUARGA BERENCANAKOTA BANDA ACEH

Disusun oleh :

Nama:Ermaniah, S.SosNDH:20

BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN ACEHBEKERJASAMA DENGAN BKPP KOTA BANDA ACEHDIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN IITAHUN 2014

RINGKASANKantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh khususnya bagian Keluarga berencana selalu meningkatkan kualitas dan akses pelayanan Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi yang didukung dengan meningkatnya kepedulian dan peran serta masyarakat, meningkatnya kualitas ketahanan keluarga dan meningkatnya kualitas kaum perempuan dalam berkeluarga berencana. Salah satu faktor penting dalam peningkatan kualitas pelayanan keluarga berencana adalah tersedianya Gudang Alat Kontrasepsi (alkon) keluarga berencana yang memadai dengan sarana dan pra-sarana pendukungnya karena alat kontrasepsi keluarga berencana adalah keluarga berencana salah satu unsur utama dalam pelayanan keluarga berencana yang berkualitas. Dalam menunjang program keluarga berencana tersebut diperlukan juga pengelolaan adminsitrasi penyimpanan alat kontrasepsi secara optimal.

Perkembangan Iptek (ilmu pengetahuan dan teknologi) memicu banyak kalangan untuk mencari alternatif pemecahan masalah di bidang teknologi sistem informasi. Penggunaan komputer sebagai alat bantu penyelesaian pekerjaan di bidang teknologi sistem informasi kian marak dan berkembang di segala bidang. Komputer memiliki banyak keunggulan, alasannya komputer dapat diprogram sehingga dapat disesuaikan dengan keinginan pemakainya. Pengelolaan administrasi penyimpanan alat Kontrasepsi (Alkon) pada Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana belum berjalan secara optimal, karena masih dilakukan dengan cara manual sehingga memunculkan beberapa kendala dan masalah. Oleh karena itu perlu dilakukan proyek perubahan dengan membuat suatu aplikasi khusus untuk mengelola administrasi penyimpanan alat kontrasepsi yang ada di Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh.

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena dengan pertolonganNya kami dapat menyelesaiakan proposal yang berjudul Optimalisasi Pengelolaan Administrasi Penyimpanan Alat Kontrasepsi Menggunakan Aplikasi Pada Kantor Pemebrdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh, meskipun banyak rintangan dan hambatan yang kami alami dalam proses pengerjaannya, tapi kami berhasil menyelesaikannya dengan baik. Kemudian tak lupa kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam mengerjakan proposal ini. Kami juga mengucapkan terimakasih kepada teman-teman peserta diklat yang juga sudah memberi kontribusi baik langsung maupun tidak langsung dalam pembuatan proposal ini. Tentunya ada hal-hal yang ingin kami berikan kepada masyarakat dari hasil proposal ini. Karena itu kami berharap semoga proposal ini dapat menjadi sesuatu yang berguna bagi kita bersama.Akhirnya penulis mengharapkan semoga penulisan Proposal Rancangan Perubahan ini dapat barmanfaat bagi penulis maupun pembaca sebagai tambahan pengetahuan.

Banda Aceh, September 2014Penulis

Ermaniah, S.SosNIP. 10611231 198603 2 030

UCAPAN TERIMA KASIHPada kesempatan ini tak lupa pula kami ucapkan terima kasih atas dukungan dan bantuan yang telah di berikan untuk penyelesaian atau penulisan proyek perubahan ini kepada Yth:1. Walikota Banda Aceh Hj. Illiza Saaduddin Djamal, SE2. Kepala Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh Ir. Badrunnisa, M.Si3. Bapak Said Fadil, SIP sebagai Penguji.4. Mentor (Ir. Badrunnisa, M.Si)5. Panitia.6. Orang tua yang saya banggakan (Uamanur/Fatimah)7. Suami tercinta (Drs. H. Helmi Zakir, ZA)8. Anak-anak tersayang (Fermi Yanti Hizaz, Desi Khairumi Hizaz, Satria Hizaz)9. Teman-teman senasib dan sepenanggungan Peserta PIM IV Angkatan II tahun 2014.10. Para sahabat (staf) yang saya muliakan.11. Semua pihak yang telah turut membantu kelancaran dalam penulisan Proposal Rancangan Proyek Perubahan.

DAFTAR ISI

Kata PengantariDaftar IsiiiBAB IPENDAHULUAN1A. Gambaran Umum1B. Latar Belakang1C. Area Proyek Perubahan2D. Ruang Lingkup4BAB IIDESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN8A. Road map/mailstone Proyek Perubahan8B. Stakeholders Proyek Perubahan8C. Strategi Komunikasi9

BAB IIIPELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN10A. Capaian Proyek Perubahan10B. Kendala10C. Strategi Mengatasi Kendala11BAB IVPENTUTUP12A. Kesimpulan12B. Rekomendasi12

iii

BAB IPENDAHULUANA. Gambaran UmumKantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh berdiri pada tahun 2009 dan kini berlokasi di Jl. K.H Ahmad Dahlan Gampong Baro Kota Banda Aceh. Salah satu fungsi dari kantor ini khususnya bagian Keluarga berencana adalah meningkatkan kualitas dan akses pelayanan Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi yang didukung dengan meningkatnya kepedulian dan peran serta masyarakat, meningkatnya kualitas ketahanan keluarga dan meningkatnya kualitas kaum perempuan dalam berkeluarga berencana. Salah satu faktor penting dalam peningkatan kualitas pelayanan Keluarga Berencana adalah tersedianya Gudang Alat Kontrasepsi (alkon) Keluarga Berencana yang memadai dengan sarana dan pra-sarana pendukungnya karena alat kontrasepsi Keluarga Berencana adalah Keluarga Berencana salah satu unsur utama dalam pelayanan Keluarga Berencana yang berkualitas. Kontrasepsi memiliki peranan dalam setiap fase reproduksi, yaitu untuk menunda kehamilan atau menjarangkan kehamilan. Untuk mencapai tujuan tersebut, berbagai cara dapat dilakukan, antara lain penggunaan pil Keluarga Berencana/ kontrasepsi oral, suntikan atau intravaginal, penggunaan alat dalam saluran reproduksi (kondom, alat kontrasepsi dalam rahim/implan), operasi (tubektomi, vasektomi) atau dengan obat topikal intravaginal yang bersifat spermisid.B. Latar BelakangSistem informasi berbasis komputer kini menjadi suatu hal yang primer bagi kebutuhan pemenuhan kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan. Komputer sebagai unsur penting pengolahan data menjadi perangkat yang dominan digunakan dalam berbagai perusahaan jasa, dagang maupun industri. Keunggulan-keunggulan yang dimiliki oleh komputer dalam akurasi, kecepatan, ketepatan, dan adaptabilitasnya terhadap hampir semua konfigurasi sistem menjadikan komputer lebih dipilih untuk menggantikan banyak fungsi yang tidak lagi efektif untuk dikerjakan secara manual. Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh ingin berupaya meningkatkan kualitas kaum perempuan dalam berKeluarga Berencana. Salah satu faktor penting dalam peningkatan kualitas pelayanan Keluarga Berencana yaitu tersedianya Gudang Alat Kontrasepsi (alkon) Keluarga Berencana yang memadai dengan sarana dan pra-sarana pendukungnya karena alat kontrasepsi merupakan salah satu unsur utama dalam, yang didukung juga pengelolaan adminsitrasi penyimpanan alat kontrasepsi secara optimal.Administrasi penyimpanan alat kontrasepsi (Alkon) pada Gudang Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh selama ini masih kurang optimal karena masih dikelola secara manual sehingga memunculkan beberapa kekurangan diantaranya:1. Kurang efektif dan efisien2. Alkon dicatat secara manual3. SDM kurang terampilC. Area Proyek Perubahan1. Struktur Area Optimalisasi Gudang AlkonStruktur yang terlibat dalam area proyek optimalisasi pengelolaan administrasi penyimpanan alat kontrasepsi menggunakan aplikasi sebagai berikut:Kepala PP&KB

Kasi KBBKKBN

Pengelola Gudang Alkon

TUPAPP

1. RSU2. PKM3. Pustu4. RB

Pasangan Usia Subur

Gambar 1. Struktur Area Optimalisasi Administrasi Gudang Alkon

2. Analisis Area Proyek PerubahanBerangkat dari uraian diatas permasalahan di atas maka perlu melakukan proyek perubahan dengan membuat suatu aplikasi khusus untuk mengelola administrasi penyimpanan alat kontrasepsi yang ada di Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh. Hal tersebut untuk mempermudah dalam melakukan kontrol terhadap data distribusi alat kontrasepsi dan mengurangi tingkat kesalahan data dan dapat dengan mudah mengontrol kondisi input/output gudang Alkon. Jika dilihat dari alur data yang diperlukan adalah sebagai berikut:Kepala PP&KBBKKBN

KTU

PPPAKB

Gudang AlkonPUKBPLKB

PUSTUKKBRBPKMRSU

PUS

Gambar 2. Alur Data Distribusi Alat Kontrasepsi

D. Ruang Lingkup1. Visi, Misi dan Tujuan OrganisasiVisi Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh tahun 2012-2017 adalah : Terwujudnya kondisi perempuan dan anak yang bermartabat dan keluarga yang berkualitas sesui syariat Islam.Visi ini harus ditopang oleh nilai-nilai : Kesetaraan dan keadilan gender bahwa semua manusia baik laki-laki maupun perempuan memiliki hak dan kewajiban yang sama didepan hukum dan Tuhan. Kesejahteraan adalah kondisi dimana perempuan dan anak tepenuhi hak dan kebutuhan dasarnya. Bermartabat adalah kondisi dimana perempuan dan anak mendapatkan penghargaan, pengakuan, dan kesempatan secara setara dan adil. Nilai-nilai keislaman adalah dikembalikan kepada tujuan Syariat Islam yaitu Perlindungan atas kehidupan, perlindungan atas agama, perlindungan atas nalar, perlindungan atas harta, perlindungan atas keturunan, perlindungan atas martabat yang kesemuanya adalah demokrasi dan keadilan.Berdasarkan visi tersebut diatas, Misi yang akan dijalankan oleh Kantor PP dan KB meliputi :1. Meningkatkan Kualitas Hidup Perempuan dan Anak diberbagai bidang kehidupan2. Meningkatkan keterlibatan perempuan dalam proses politik dan jabatan public3. Mengupayakan penghapusan segala bentuk kekerasan terhadap perempuan dan anak.4. Mengupayakan keadilan ekonomi bagi perempuan.5. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak.6. Memperkuat kelembagaan Kantor PP dan KB sebagai penggerak Pengarusutamaan gender di Kota Banda Aceh.2. Tujuan Proyek PerubahanProyek perubahan ini bertujuan untuk mengoptomalisasi pengelolaan administrasi penyimpanan alat kontrasepsi (Alkon) dalam menggunakan aplikasi khusus sehingga diharapkan bisa berimbas pada meningkatnya pelayanan kepada masyarakat dan mempermudah pola administrasi dengan rapi dan sistematis sehingga memudahkan dalam distribusi alat kontrasepsi ke instansi terkait dan proses pelayanan.Sedangkan manfaat proyek perubahan ini diharapkan menghasilkan suatu karya nyata dan semakin jelas serta terukur, memberikan masukan bagi perubahan pola kerja dan metode pelayanan yang baik dilingkungan Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh dengan manfaat :a. Membantu melaksanakan SOP yang jelas dilingkungan Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh dalam melakukan kegiatan keluarga berencana serta pengelolaan data dan informasi.b. Membantu mempermudah kinerja pegawai dalam mengelola data.

3. Kegiatan UtamaKegiatan-kegiatan utama yang akan dilakukan sesuai dengan tujuan proyek perubahan dapat dikelompokkan dalam beberapa tahapan yaitu:a. Tahapan persiapanMengumpulkan data dan informasi terkait proyek perubahan optimalisasi pengelolaan administrasi alat kontrasepsi menggunakan aplikasi. Data tersebut mencakup data barang masuk, data barang keluar, jenis alat kontrasepsi dan stok yang ada di gudang alat kontrasepsi.b. Tahap sosialisasiMelakukan sosialisasi di Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana melalui rapat dan pertemuan dengan KTU, Kasi PA, Kasi PP dan staf pengelola Gudang Alkon untuk menyepakati model aplikasi yang akan digunakan untuk mengelola administrasi penyimpanan alat konntrasepsi di gudang.c. Tahap Implementasi Merancang algoritma dan alur data yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi Merancang tabel sebagai database penyimpanan data Merancang form input dan output data sesuai dengan keperluan Menyelesaikan seluruh rangkaian aplikasi Melakukan instalasi aplikasi di gudang alat kontrasepsi Mensosialisasikan hasil aplikasi kepada pihak terkait Melakukan bimbingan teknis dan monitoring kepada pengelola data/operatord. Tahap evaluasiMelakukan evaluasi terhadap aplikasi yang digunakan untuk mengelola administrasi penyimpanan alat kontrasepsiMelakukan launching aplikasi4. Standar kriteria keberhasilanStandar keberhasilan dapat dilihat sesuai dengan tahapan kegiatan yang dilakukan. Pada tahap persiapan:Tersedianya data alat-alat kontrasepsi baik yang masuk maupun yang keluar. Bgitu juga dengan data pengelompokan jenis alat kontrasepsi dan jumlah stok yang masih tersimpan di gudang alat kontrasepsi Pada tahap sosialisasi:Terlaksananya rapat dan pertemuan dengan kepala kantor, kepala bagian dan kepala seksi serta staf di bagian penyimpanan alat kontrasepsi.Terbentuknya tim pembuat aplikasi Pada tahapan implementasiTerbentuknya alur data yang diperlukan untuk aplikasiTersedianya bentuk tabel yang perlu digunakanTerbentuknya model form input dan output aplikasiTerselesaikannya aplikasi secara keseluruhanAplikasi terinstalasi pada perangkat komputer di gudang alat kontrasepsiTerlaksananya sosialisasi tentang penggunaan aplikasi di Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Pada tahap evaluasiAdanya perubahan pola kerja bagian pengelola data dari menual menjadi lebih akurat menggunakan aplikasi dan memudahkan operator dalam pencarian data yang diperlukan.

BAB IIDESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Road map/milestone Proyek PerubahanProyek optimalisasi pengelolaan administrasi penyimpanan alat kontrasepsi menggunakan aplikasi dapat dibagi menjadi beberapa tahapan kurun waktu:1. Tahapan PersiapanDimulai pada bulan September dengan melakukan persiapan berupa pengumpulan data dan informasi, melakukan pertemuan-pertemuan sosilasisasi serta membentuk tim perancang dan pembuat aplikasi.2. Tahapan RancanganPeriode ini dilakukan pada bulan oktober-november dimana tim mulai merancang database dan aplikasi yang akan digunakan untuk mengelola data penyimpanan alat kontrasepsi3. Tahapan implementasi dan evaluasiPada tahap ini akan dilakukan proses instalasi dan ujicoba aplikasi selama satu bulan yaitu bulan januari untuk mengetahui apakah aplikasi sudah sesuai dengan keperluan dan akan dievaluasi untuk perbaikan jika ada kekurangan pada aplikasi tersebut.

B. Stakeholders Proyek PerubahanStakeholders atau pemangku kepentingan merupakan segenap pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek perubahan ini. Pemangku kepentingan tersebut merupakan kepala bagian dan kepala seksi serta bagian pengelola gudang yang dapat memberikan dampak positif pada proyek perubahan ini. Identifikasi dan analisis stakeholders perlu dilakukan karena proyek perubahan optimalisasi pengelolaan adminsitrasi penyimpanan alat kontrasepsi menggunakan aplikasi merupakan inovasi yang diharapkan dapat diluncurkan pada awal tahun 2015.Identifikasi dan analisis stakeholders tersebut berdasarkan peran dan fungsinya diasumsikan menjadi:1. Stakeholders utama yang sangat berkepentingan dan kuat pengaruhnya adalah: Kepala Kantor Pemberdayaaan Perempuan dan Keluarga Berencana dan BKKBN2. Stakeholders yang kurang berkepentingan namun sangat kuat pengaruhnya kerena perannya dalam perencanaan penganggaran dan perbaikan sarana dan prasarana adalah : Kasubag Tata Usaha3. Stakeholders yang sangat berkepentingan karena keterkaitan SDM dan pengelolaan penyimpanan alat kotrasepsi namun kurang pengaruhnya adalah staf di bagian gudang alat kontrasepsi.4. Stakeholders yang kurang pengaruhnya dan kurang berkepentingan adalah Kasi Perlindungan Anak dan Kasi Pemberdayaan Perempuan.Namun asumsi ini dapat saja berubah sesuai dengan situasi dan kondisi perkembangannya.C. Strategi KomunikasiProyek perubahan optimalisasi pengelolaan administrasi penyimpanan alat kontrasepsi menggunakan aplikasi pada Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh ini merupakan merupakan proyek dengan tujuan jangka panjang pengelolaan data. Namun dalam hal ini selain tergantung dari hal-hal fisik seperti pengadaan sarana dan prasarana juga meliputi aspek non fisik yaitu peningkatan SDM pengelola aplikasi yang digunakan.Kunci keberhasilan dari proyek perubahan ini adalah bagaimana komitmen dan koordinasi diantara para stakeholders, untuk itu diperlukan strategi komunikasi agar permasalahan dan perkembangan yang terjadi dapat diketahui bersama. Komunikasi merupakan penyampaian informasi berupa pesan yang disampaikan oleh pemberi pesan dan informasi dapat diterima oleh penerima pesan sesuai dengan pesan yang disampaikan oleh pemberi pesan. Oleh karena itu berbagai cara, teknik, sarana dan strategi komunikasi yang ada perlu dimanfaatkan baik komunikasi langsung maupun tidak langsung.Wadah komunikasi langsung yang sudah ada berupa rapat-rapat bersama kabag dan kasi di Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana serta rapat kecil denga staf bagian penyimpanan alat kotrasepsi di gudang untuk dapat menyampaikan data-data yang ada.BAB IIIPELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Capaian Proyek PerubahanUntuk melihat capaian proyek perubahan perlu diketahui kegiatan yang sudah dilakukan:1. Sosialisasi di Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga BerencanaSosialisasi ini dilakukan pada tanggal 5 September 2014 melalui rapat bersama Kepala Kantor, Kabag Tata Usaha, Kasi Pemberdayaan Perempuan, Kasi Perlindungan Anak dan staf di bagian gudang penyimpanan alat kontrasepsi. Sosialisasi ini bertujuan untuk menyamakan persepsi dari semua bidang untuk mendukung dan membenahi pola penyimpanan alat kontrasepsi yang selama ini dilakukan. Dalam pertemuan ini juga disampaikan informasi mengenai data penyimpanan alat kontrasepsi untuk sama-sama di review dan dianalisa. Proses penyimpanan di gudang alat kontrasepsi dilakukan dengan membuat buku masuk dan buku keluar barang untuk mencatat jenis barang dan stok yang ada di gudang. Pencatatan data secara manual bukan suatu kesalahan namun di era modern dimana penggunaan teknologi yang semakin canggih dirasakan cara tersebut tidak efektif.Dari hasil sosialisasi dan diskusi ini kemudian disepakati untuk merubah pola pengelolaan data di gudang penyimpanan alat kontrasepsi dengan menggunakan sebuah apilkasi khusus dan membentuk tim pembuat aplikasi untuk segera merancang aplikasi sesuai dengan kebutuhan.

B. KendalaMerancang dan membuat sebuah aplikasi bukanlah hal yang mudah dan bisa dilakukan semua orang namun perlu keahlian khusus. Data administrasi pengelolaan penyimpanan alat kontrasepsi dari buku sudah berhasil dibuatkan matrik atau tabel sesuai kebutuhan. Namun yang menjadi kendala adalah tidak adanya staf yang mengerti tentang tatacara pembuatan aplikasi. Aplikasi hanya bisa dibuat oleh orang-orang yang mengerti bahasa pemrograman yang disebut programmer. C. Strategi mengatasi kendalaAdanya informasi dan data penyimpanan alat kontrasepsi dangan bentuk tabel yang sudah dibuat tentu akan memudahkan proses pembuatan aplikasi. Terkait dengan tidak adanya staf yang mengerti tentang cara pembuatan aplikasi ini maka untuk mengatasi kendala tersebut Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana akhirnya mengambil keputusan untuk bekerjasama dengan orang yang mengerti tentang cara pembuatan aplikasi sehingga diharapkan dengan adanya personal tersebut aplikasi administrasi pengelolaan alat kontrasepsi segera dapat dibuat dan dipergunakan.

BAB IVPENUTUPA. KesimpulanProyek perubahan optimalisasi pengelolaan administrasi penyimpanan alat kontrasepsi menggunakan aplikasi pada Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana merupakan program dengan tujuan jangak panjang untuk memperbaiki dan menggantikan sistem lama yang masih dikerjakan secara manual. Dengan adanya suatu aplikasi ini akan membawa manfaat besar dalam pengelolaan data yaitu mempermudahdan mempercepat pengecekan dana serta data diharapkan tersaji dengan lebih akurat.

B. RekomendasiGuna mewujudkan proyek perubahan optimalisasi pengelolaan administrasi penyimpanan alat kontrasepsi menggunakan aplikasi pada Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana maka direkomendasikan untuk segera merancang aplikasi dan bekerjasama dengan pihak terkait dalam hal ini programmer untuk menyelesaikan apilkasi sehingga secepat mungkin bisa segera digunakan untuk mengelola administrasi penyimpanan alat kotrasepsi. 12

PROJEC CHARTER

FORMAT DOKUMEN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN1.0 IDENTITAS PROYEK

Judul OPTIMALISASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI PENYIMPANAN ALAT KONTRASEPSI MENGGUNAKAN APLIKASI

DeskripsiKantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh khususnya bagian Keluarga berencana selalu meningkatkan kualitas dan akses pelayanan Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi yang didukung dengan meningkatnya kepedulian dan peran serta masyarakat, meningkatnya kualitas ketahanan keluarga dan meningkatnya kualitas kaum perempuan dalam berkeluarga berencana. Salah satu faktor penting dalam peningkatan kualitas pelayanan Keluarga Berencana adalah tersedianya Gudang Alat Kontrasepsi (alkon) Keluarga Berencana yang memadai dengan sarana dan pra-sarana pendukungnya karena alat kontrasepsi Keluarga Berencana adalah Keluarga Berencana salah satu unsur utama dalam pelayanan Keluarga Berencana yang berkualitas. Dalam menunjang program Keluarga Berencana tersebut diperlukan juga pengelolaan adminsitrasi penyimpanan alat kontrasepsi secara optimal.

SponsorKepala Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh

Project LeaderProject Leader dalam proyek ini adalah Ermaniah, S.Sos Peserta Diklat Kepemimpinan.

Sumber Daya TimDalam proyek ini melibatkan tim yang terdiri dari Pejabat Struktural dan Pejabat Satker dan Pejabat Fungsional.

2.0 LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh berdiri pada tahun 2009 dan kini berloaksi di Jl. K.H Ahmad Dahlan Gampong Baro Kota Banda Aceh. Salah satu fungsi dari kantor ini khusunya bagian Keluarga berencana adalah meningkatkan kualitas dan akses pelayanan Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi yang didukung dengan meningkatnya kepedulian dan peran serta masyarakat, meningkatnya kualitas ketahanan keluarga dan meningkatnya kualitas kaum perempuan dalam berkeluarga berencana. Salah satu faktor penting dalam peningkatan kualitas pelayanan Keluarga Berencana adalah tersedianya Gudang Alat Kontrasepsi (alkon) Keluarga Berencana yang memadai dengan sarana dan pra-sarana pendukungnya karena alat kontrasepsi Keluarga Berencana adalah Keluarga Berencana salah satu unsur utama dalam pelayanan Keluarga Berencana yang berkualitas. Kontrasepsi memiliki peranan dalam setiap fase reproduksi, yaitu untuk menunda kehamilan atau menjarangkan kehamilan. Untuk mencapai tujuan tersebut, berbagai cara dapat dilakukan, antara lain penggunaan pil Keluarga Berencana/ kontrasepsi oral, suntikan atau intravaginal, penggunaan alat dalam saluran reproduksi (kondom, alat kontrasepsi dalam rahim/implan), operasi (tubektomi, vasektomi) atau dengan obat topikal intravaginal yang bersifat spermisid. Dalam menunjang program Keluarga Berencana tersebut diperlukan juga pengelolaan adminsitrasi penyimpanan alat kontrasepsi secara optimal.Pengelolaan Administrasi penyimpanan alt kontrasepsi (Alkon) selama ini kurang optimal dan tidak menggunakan metrik (tabel) sehingga memunculkan beberapa kekurangan diantaranya:4. Data kurang rapi5. Kesulitan dalam melakkukan pencarian data6. Kurang efektif dan efisienKendala yang sering dihadapi dalam mengelola administrasi penyimpanan alat kontrasepsi ini juga dikarenakan dipengaruhi beberapa faktor diantaranya:1. Kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusianya ,2. Keterbatasan sarana dan prasarana,3. Kurangnya pembinaan/ diklat teknis,

3.0 TUJUAN

Dilakukannya optomalisasi pengelolaan administrasi penyimpanan alat kontrasepsi (Alkon) dalam bentuk metrik diharapkan bisa berimbas pada meningkatnya pelayanan kepada masyarakat.Secara umum proyek perubahan ini bertujuan mempermudah pola administrasi dengan rapi dan sistematis sehingga memudahkan dalam distribusi alat kontrasepsi ke instansi terkait dan proses pelayanan.

4.0 MANFAAT

Secara umum dengan adanya proyek perubahan ini diharapkan menghasilkan suatu karya nyata dan semakin jelas serta terukur, memberikan masukan bagi perubahan pola kerja dan metode pelayanan yang baik dilingkungan Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh dengan manfaat :a. Membantu melaksanakan SOP yang jelas dilingkungan Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh dalam melakukan kegiatan keluarga berencana serta pengelolaan data dan informasi.b. Membantu mempermudah kinerja pegawai dalam mengelola data.

5.0 RUANG LINGKUP

1. Rapat Internal dan Externala. Internal :dengan staff yang berhubungan dengan pengelolaan data alat kontrasepsib. External :dengan atasan langsung dan stakeholder (Kasi)2. Diskusi tentang proyek perubahan, 3. Melakukan monitoring terhadap kondisi alat kontrasepsi,4. Mengevaluasi dan melakukan kaji ulang terhadap kondisi eksisting,5. Merumuskan hasil kajian monitoring dan evaluasi kedalam rencana peningkatan kinerja Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh yang lebih efektif dan produktif

6.0 OUTPUT KUNCI (KEY PERFORMANCE DELIVERABLE)

NamaDeskripsi

Evaluasi administrasi pengelolaan Alat Kontrasepsi saat ini Tersepakatinya perlu ada proyek perubahan Tersepakatinya judul proposal proyek perubahan Terdatanya alat kontrasepsi di gudang Terbentuknya aplikasi pengelolaan data Terlaksananya perbaikan pengelolaan administrasi alat kontrasepsiPengelolaan administrasi alat kontrasepsi pada gudang alat kontrasepsi terlihat kurang optimal yang diakibatkan proses pengelolaan dilakukan dangan cara menggunakan buku dan kartu. Proyek perubahan di bagian gudang alat kontrasepsi menjadi fokus utama untuk memperbaiki sistem penyimpanan alat kontrasepsi agar alat-alat kontrasepsi terdata dengan lengkap dan proses distribusi berjalan dengan lancar. Aplikasi khusus sangat diperlukan untuk menggantikan cara lama.

7.0 PENTAHAPAN (MILESTONES)

NoTahapWaktu

1Sosialiasasi2 minggu

2Pengumpulan data dan informasi2 minggu

3Perancangan dan pembuatan aplikasi2 bulan

4Implementasi dan evaluasi1 minggu

8.0 TATA KELOLA PROYEK

STRUKTURDeskripsi

Kepala KPPKB

PROJECT LEADERCOACH

STAKEHOLDER

KASI TU, PP, PASTAFF 11111DER

Sponsor: Kepala KPPKeluarga Berencana

Project Leader: Ermaniah, S.Sos, Memimpin penyiapan dan pelaksanaan proyek perubahan

Coach: Azhar , Memonitor dan membantu Project Leader dalam penyusunan proyek perubahan

Staff: Pelaksanaan Kegiatan di Gudang Kontrasepsi.

Kasi TU, PP dan PA : Membantu terlaksananya proyek perubahan

9.0 ANGGARAN

JUMLAHDeskripsi

Sekitar 25 juta rupiah Untuk koordinasi penyusunan, perumusan dan pelaksanaan proyek.Untuk pembuatan aplikasiUntuk sarana dan prasarana seperti Laptop, printer dan ATK lainnyaUntuk rapat

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER (Potensi Stakeholders)

Stakeholder Internal Staff Keluarga BerencanaStakeholder External Seluruh Kasi : Kasi Tata Usaha (TU), Kasi Pemberdayaan Perempuan (PP) dan Kasi Perlindungan Anak (PA)

11. PERSETUJUAN

Project Sponsor/Atasan Peserta

Ir. Badrunnisa, M.Si.NIP. 19621110 199203 2 004

4