LAPORAN PROYEK PERUBAHAN PENINGKATAN …
33
1 LAPORAN PROYEK PERUBAHAN PENINGKATAN KESIAPSIAGAAN PEMERINTAH DAERAH MENGHADAPI BENCANA MELALUI IMPLEMENTASI PERENCANAAN KONTINJENSI Disusun Oleh : Nama : Bambang Surya Putra Nomor Absen : 01 Angkatan : 24 Jabatan : Direktur Kesiapsiagaan Unit Kerja : Direktorat Kesiapsiagaan Instansi : Badan Nasional Penanggulangan Bencana PELATIHAN KEPEMIMPINAN NASIONAL TINGKAT II ANGKATAN KE-24
Transcript of LAPORAN PROYEK PERUBAHAN PENINGKATAN …
1
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
PENINGKATAN KESIAPSIAGAAN PEMERINTAH DAERAH MENGHADAPI
BENCANA MELALUI IMPLEMENTASI PERENCANAAN KONTINJENSI
Disusun Oleh :
Nama : Bambang Surya Putra
Nomor Absen : 01
Angkatan : 24
Jabatan : Direktur Kesiapsiagaan
Unit Kerja : Direktorat Kesiapsiagaan
Instansi : Badan Nasional Penanggulangan Bencana
PELATIHAN KEPEMIMPINAN NASIONAL TINGKAT II ANGKATAN KE-24
2
Tahun 2019
3
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
Judul : Peningkatan Kesiapsiagaan Pemerintah Daerah Menghadapi
Bencana Melalui Implementasi Perencanaan Kontijensi
Nama : Bambang Surya Putra, M.Kom
NIP : 19721002 199803 1 004
Angkatan : XXIV
No. Daftar Hadir : 01
Instansi : Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB)
Laporan Proyek Perubahan ini telah diperiksa dan disetujui oleh Mentor dan Coach sesuai
kesepakatan area perubahan
Jakarta, 04 Desember 2019
COACH MENTOR
Dr. P.M. Marpaung, M.Sc Lilik Kurniawan, S.T., M.Si. NIP. 19600530 198703 1 001 NIP. 19711023 199603 1 001
NARASUMBER / PENGUJI
Erna Irawati, S.Sos., M.Pol.Adm NIP. 19711220 199702 2 001
4
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah puji syukur kehadirat Allah SWT, atas segala petunjukNya, penulis dapat
menyelesaikan laporan proyek perubahan. Peroyek perubahan ini mengambil judul “Peningkatan
Kesiapsiagaan Pemerintah Daerah Menghadapi Bencana Melalui Implementasi Perencanaan
Kontinjensi”.
Laporan proyek perubahan ini merupakan implementasi Pendidikan kepemimpinan nasional
tingkat II dalam pelaksanaan tahapan jangka pendek yang telah mendapatkan konsultasi dari Deputi
Bidang Pencegahan BNPB selaku mentor.
Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah terlibat dalam proyek
perubahan ini baik dari internal BNPB, Kementerian/Lembaga, Pemerintah Daerah baik BPBD dan
pemangku kepentingan terkait di daerah, para pakar dan fasilitator renkon.
Seperti kita ketahui bersama, hampir seluruh daerah di Indonesia memiliki kerawanan terhadap
ancaman bencana. Karena itu upaya kesiapsiagaan dan pencegahan yang salah satunya diwujudkan
dalam tersedianya rencana kontinjensi menjadi demikian penting. Harapannya diseluruh Indonesia dapat
memiliki rencana kontinjensi untuk meningkatkan kualitas manajemen penanggulangan bencana saat
darurat.
Semoga laporan ini dapat memberikan pemahaman terhadap proses penyusuna proyek
perubahan, pemahaman terhadap kesiapsiagaan bencana dan lebih khusu lagi rencana kontinjensi
bencana. Kritik dan saran begitu penulis nantikan untuk lebih menyempurnakan proyek perubahan pada
jangka menengah dan Panjang.
Akhir kata semoga proyek renkon yang dilaksanakan dapat mendukung upaya membangun
Indonesia Tangguh bencana,
Jakarta, 4 Desember 2019
Penulis,
5
RINGKASAN EXECUTIVE
Inti dari Proyek Perubahan ini adalah menyusun dan melaksanakan strategi penerapan rencana
kontinjensi di Pemerintah Kab/Kota di seluruh Indonesia. Kegiatan ini akan mengaktualisasikan teori
management strategis dan kepemimpinan strategis dalam membuat perubahan pada bidang tugas
kedinasan khususnya meningkatkan kesiapsiagaan melalui penerapan rencana kontinjensi .
Kegiatan dilaksanakan dalam 3 tahapan. Yaitu jangka pendek dalam 2 bulan (minggu 1 Oktober 2019
hingga minggu 4 November 2019), jangka menengah selama 1 tahun pada tahun 2020 dan jangka
Panjang pada tahun 2021 hingga 2024.
Proyek perubahan dicapai melalui 4 agenda kegiatan utama yaitu reformulasi pedoman penyusunan
renkon untuk menghasilkan renkon yang lebih inovatif, pemanfaatan system informasi untuk
menunjang pencapaian output, pencetakan fasilitator untuk mendampingi penyusunannya di daerah
dan penyusunan kebijakan untuk percepatan implementasi menguatkan dukungan pemerintah
daerah.
6
DAFTAR ISI
Hal.
KATA PENGANTAR …………………………………………………………….. i
RINGKASN EKSEKUTIF ………………………………………………………. ii
BAB I. PENDAHULUAN ………………………………………………………… 1
1.1. LATAR BELAKANG ……………………………………………… 7
1.2. PERMASALAHAN ……………………………………………….. 9
1.3. TUJUAN …………………………............................................. 12
1.4. MANFAAT ………………………………………………………… 12
1.5. RUANG LINGKUP ………………..………………………... 13
1.6. KONDISI SAAT INI DAN AKAN DATANG…………………… 15
1.7. PENTAHAPAN (Milestone) …………………………………… 15
1.8. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER ……………………………. 17
1.9. TIM EFEKTIF …………………………………………………… 18
1.10. IDENTIFIKASI MASALAH DAN STRATEGI ……………….. 21
1.11. STRATEGI MARKETING ……………………………………….. 22
1.12. DASAR HUKUM …………………..…………………………… 23
BAB II. HASIL CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN …………………………. 24
2.1 TAHAPAN KEGIATAN YANG DILAKUKAN ..………………… 24
2.2 STAKEHOLDERS ……………………………………………….. 26
2.3 CAPAIAN …………………………………………………………. 27
2.4 KENDALA DAN SOLUSI ………………………………………… 28
2.5 INSTRUMEN MONITORING ……………………….…………. 30
BAB III. PENUTUP ……………………………………………………………… 31
3.1 KESIMPULAN ……………………………………………..…….. 31
3.2 REKOMENDASI …………………………………………….…… 33
3.3 LESSON LEARNT KEPEMIMPINAN .………… ……………. 34
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………….. 36
LAMPIRAN-LAMPIRAN ………………………………………………………… 37
7
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG.
Indonesia terletak di kawasan cincin api pasifik yang secara geografis dan klimatologi mempunyai
tantangan untuk melindungi dan memperkuat masyarakat dari ancaman risiko bencana. Pergerakan
tiga lempeng tektonik besar, yaitu lempeng Indo-Australia di bagian selatan, lempeng Samudera
Pasifik di sebelah timur, lempeng Eurasia di sebelah utara (dimana disebagian besar wilayah
Indonesia) dan disertai daerah aliran sungai (5.590 DAS) mengakibatkan risiko bencana geologi
seperti gempabumi, tsunami, erupsi gunungapi (127 gunung api aktif) maupun gerakan tanah/ longsor.
Dampak pemanasan global dan pengaruh perubahan iklim pada wilayah perairan laut Indonesia
cenderung menimbulkan potensi terjadinya berbagai jenis bencana hidrometeorologi, seperti banjir,
kekeringan, cuaca dan gelombang ekstrem, abrasi, serta kebakaran hutan dan lahan (karhutla).
Sederet bencana non alam seperti konflik sosial, kegagalan teknologi, epidemi dan wabah penyakit
juga menjadi ancaman nyata di Indonesia yang harus dicegah dan ditanggulangi jika terjadi.
Gambaran tren bencana global ke depan juga akan cenderung meningkat karena pengaruh beberapa
faktor, seperti: meningkatnya jumlah penduduk; urbanisasi; degradasi lingkungan; kemiskinan; dan
pengaruh perubahan iklim.
Hasil Analisa dari data kejadian bencana dan jumlah korban yang ditimbulkan khususnya dari
beberapa kejadian benncana di tahun 2018, menunjukkan sebuah indikasi bahwa kesiapsiagaan
bencana menjadi sebuah permasalahn yang harus dipecahkan. Menariknya 2 kejadian gempa besar
di Palu dan Lombok menunjukkan sebetulnya 2 Provinsi tersebut memiliki rencana kontinjensi
bencana gempa tsunami, namun sepertinya renkon yang disusun tersebut kurang berdaya guna untuk
mendukung penanganan darurat bencana,
Diagram 1 Grafik Perbandingan jumlah bencana dan jumlah korban
8
Dari kejadian bencana di seluruh Indonesia terlihat terus menerus terjadi peningkatan. Namun jika kita
melihat jumlah korban akibat bencana terlihat bahwa terjadi peningkatan . Hal tersebut membuktikan
kesiapsiagaan masyarakat, stakeholder dan pemerintah di daerah terhadap bencana masih rendah.
Sebagai negara yang berada di daerah rawan bencana, intensitas kejadian bencana terus meningkat
dari tahun ke tahun. Belajar dari pelaksanaan penanggulangan bencana selama ini, terlihat bahwa
kesadaran dan kesiapsiagaan aparat dan masyarakat dalam antisipasi penanggulangan bencana
masih perlu ditingkatkan. Hal ini terlihat dari beberapa kejadian bencana yang masih berdampak pada
korban jiwa dan kerusakan infrastruktur. Pada situasi darurat
diperlukan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat untuk mengurangi dampak buruk bencana
sehingga kapasitas dan kapabilitas semua pihak terkait kesiapsiagaan bencana perlu dibangun.
Dalam usaha menghadapi keadaan darurat bencana dan agar dapat melakukan penanganan bencana
yang cepat, tepat, efektif dan efisien, terpadu dan akuntablel maka setiap daerah perlu mempunyai
rencana kontingensi.
Figur peta dibawah ini menunjukkan data bahwa Rencana Kontingensi untuk mengantisipasi
terjadinya bencana sesuai ancaman masing2 di daerah belum dimiliki oleh semua pemerintah daerah.
Data sebaran renkon dari tahun 2010 hingga 2018 baru 53% atau 221 Kabupaten / Kota yang telah
menyusun renkon dari total 416 Kab / Kota. Daerah yang belum memliki renkon tersebut meningkatkan
risiko akibat potensi manajemen dan pelayanan bencana yang kurang baik jika terjadi bencana.
9
Gambar 1
Sebaran Kabupaten yang Telah Membuat Renkon
1.2 PERMASALAHAN
Hasil analisis berita mainstream dan social media menunjukkan bahwa kesiapsiagaan perlu terus
ditingkatkan.
Gambar 2
Bukti Media
10
Gambar 3
Data Rekam Media
Hasil polling media yang dilakukan Pusdatin BNPB dan diulas oleh Kompas.com menunjukkan hasil
bahwa 77% responden belum siap menghadapi bencana, 9% menyatakan siap dan 14% menjawab
cukup siap.
Simpulan dari Analisa media adalah sebagai berikut :
a. Kesiapsiagaan bencana perlu ditingkatkan
b. Penanganan kondisi darurat bencana masih sendiri-sendiri dan belum terpadu
c. Pemerintah daerah perlu menerapkan rencana kontinjensi untuk meningkatkan kesiapsiagaan]
Analisis SWOT terhadap renkon menunjukan hasil sebagai berikut :
a. Strength
Kekuatan yang dimiliki adalah dukungan Bapak Presiden akan pentingnya penerapan renkon
dalam meningkatkan kesiapsiagaan bencana
b. Weakness
Yang menjadi kelemahan renkon adalah dari data kejadian besar belum menunjukkan bahwa
renkon berdaya guna / membantu kegiatapenanganan darutat secara signifikan.
c. Opportunity
Peluangnya adalah Praktisi bencana dan NGO mendukung untuk memfasilitasi Renkon
d. Threat
Yang saya kategorikan ancaman adalah awareness pemerintah daerah dan masyarakat tentang
pentingnya kesiapsiagaan menghadapi bencana dan kurang mendukung renkon
11
Tabel 2
Analisa SWOT
SW
OT
Strength
- Memiliki tim Efektif
administrative dan IT
- Dukungan Presiden akan
pentingnya kesiapsiagaan
Weakness
- Pedoman renkon yang
sekarang kurang efisien
- Dokumen renkon tdk dpt
mendukung operasi
tanggap darurat
Opportunity
- Praktisi bencana dan NGO
mendukung untuk
memfasilitasi Renkon
Mengembangkan sytem
informasi renkon bersama
tim pakar dan praktisi
Melakukan Reformulasi
Renkon bersama pakar dan
praktisi bencana
Threat
- awareness pemda dan
masyarakat masih rendah
untuk kesiapsiagaan
bencan
Penyiapan kebijakan
Presiden terkait urgensi
penusunan renkon untuk
meningkatkan awareness
Penyiapan pedoman
penyusunan renkon yang
dapat mendukung
peningkatan awareness
terhadap bencana
Potret kondisi realistsis dari isu strategik terpilih (berbasis bukti fakta, data, informasi)
a. Kejadian bencana cenderung meningkat, namun seiringan dengan tingginya ancaman
bencana, berdasarkan data 10 tahun terakhir jumlah korban meningkat
b. Pollin g kesiapsiagaan menunjukkan 77% masyarakat belum siap menghadapi bencana
(Sutopo, 2018)
c. Dalam 10 tahun terakhir jumlah kabupaten kota yang telah memiliki renkon bari 201 kab
kota (47% dari seluruh kabupaten kita di seluruh Indonesia.
d. Hasil monitoring Lembaga Ombudsman di 2 kejadian bencana besar di Palu dan Lombok
menunjukkan mitigasi becana belum efektif dan efisie
.
Isu Strategis
a. Kesiapsiagaan masyarakat, stakeholder dan pemerintah di daerah terhadap bencana
masih rendah
b. Rencana Kontingensi untuk mengantisipasi terjadinya bencana sesuai ancaman masing2
di daerah belum dimiliki oleh semua pemerintah daerah
12
c. Penanganan kondisi darurat bencana masih sendiri-sendiri dan belum terpadu
d. Potensi sumberdaya penanggulangan bencana di daerah belum teridentifikasi dan dikelola
dengan baik
Dari isu strategis tersebut yang kami diskusikan bersama staf millennial (CPNS Honorer) serta
diskusi dengan pejabat structural dibawah Direktorat Kesiapsiagaan, menjadi beberapa gagasan
perubahan.
1.3 TUJUAN
Tujuan Proyek Perubahan
a. Tujuan Jangka Pendek :
Penyederhanaan pedoman renkon didukung pengembangan system renkon untuk memberi
kemudahan proses penyusunan, monitoring dan evaluasi serta tersusunnya draft kebijakan
Inpres
b. Tujuan Jangka Menengah :
Percepatan penyusunan renkon didukung system berbasis geospasial di seluruh Provinsi
c. Tujuan Jangka Panjang
Percepatan penyusunan renkon didukung system terintegrasi di seluruh Kabupaten / Kota
1.4 MANFAAT
Manfaat Proyek Perubahan
a. Bagi Stakeholder :
• Kecepatan pelayanan kedaruratan bencana
• Menurunkan angka kematian dan kesakitan
• Kemudahan penanganan darurat bencana
• Kemudahan perencanaan sumber daya dan peralatan
• Memiliki panduan koordinasi yang jelas
b. Bagi BNPB
• Kemudahaan perencanaan alokasi bantuan darurat bencana
• Kecepatan dan Kemudahan pengambilan keputusan
• Perbaikan manajemen penanggulangan bencan
c. Bagi Peserta
• Meningkatkan kemamouan management strategis
• Meningkatkan kemampuan kepemimpinan strategis
• Mempercepat penyelesaian tugas dan tanggung jawab
13
1.5 RUANG LINGKUP
Ruang lingkup proyek perubahan ini adalah sebagai berikut :
a. Reformulasi Dokumen Renkon
b. Pelaksanaan KIE dan Uji Formulasi Renkon Baru
c. Pelaksanan Monev Renkon
d. Desain dan Pengembangan System Renkon
e. Pengembangan Geospasial Based system
f. Pengembangan Integrated System
g. Penyiapan Fasilitator NasionalBerikut Asesment Sertifikasi
h. Penyiapan Fasilitastor Provinsi berikut persetujuan Sertifikasi
i. Penyiapan Fasilitator Kab/Kota dan Penerapan Sertifikasi
Tabel 3.
Pentahapan
Output
No. Rincian Terobosan Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang
1. Milestone Reformulasi
Dokumen Renkon
Pelaksanaan KIE
dan Uji Formulasi
Renkon Baru
Pelaksanan Monev
Renkon
1a. Penyederhanaan
format dokumen
rencana kontinjensi
(renkon)
Tersedianya Format
renkon yang lebih
ringkas, mudah
dipahami dan
digunakn
1b. Penyusuna pedoman
baru renkon
Tersedianya pedoman
baru tentang
penyusunan renkon
1c. Pembuatan material
komunikasi, informasi
dan edukasi berbasis
elektronik
Tersedianya materi
KIE Renkon versi
cetak
Tersedianya materi
KIE versi
multimedia
1d. Penilaian /Quality
Control dan Monev
Tersedianya
Parameter penilaian /
monev Renkon di
daerah
Terlaksananya
ujicoba Penilaian
keberhasilan
Renkon di daerah
pilot
Terlaksananya
penilaian renkon /
kesiapsiagaan di
seluruh daerah
2. Milestone Desain dan
Pengembangan
System Renkon
Pengembangan
Geospasial Based
system
Pengembangan
Integrated System
14
2a. Penerapan digitalisasi
renkon
Tersedianya e-
document / e-book
Fenkon yang dapat di
download
Terbangunnya
system renkon
yang dilengkapi
peta digital
Terbangunnya
system renkon yang
terintegrasi one data
dan SPBE
2b. Tersedianya aplikasi
online yang dibuka
melalui browser(web
based)
Terbangunya
aplikasi Renkon
berbasis android
Terbangunnya
aplikasi Renkon
pada platform Apple
(IOS)
3. Milestone Penyiapan
Fasilitator
NasionalBerikut
Asesment Sertifikasi
Penyiapan
Fasilitastor
Provinsi berikut
persetujuan
Sertifikasi
Penyiapan
Fasilitator
Kab/Kota dan
Penerapan
Sertifikasi
3a. Penyiapan pool of
fasilitator renkon
Terlaksananya
pelatihan fasilitator
Renkon pada Tingkat
Nasional
Terlaksananya
pelatihan fasilitator
Renkon di Tingkat
Provinsi
Terlaksananya
fasilitator Renkon di
Tingkt Kab/Kota
3b. Sertifikasi fasilitator
renkon
Tersedianya dokumen
asesment sertifikasi
Renkon
Disetujuinya
Sertifikasi terkait
Renkon oleh BSN
Diterbitkannya
Sertifikasi Renkon
bagi Fasilitator
4. Perumusan kebijakan
(inpres)
Tersedianya
Rancangan Inpres
Renkon
Disahkannya
Inpres Renkon
1.6. Kondisi Saat Ini dan Kondisi Yang Diharapkan
Rencana Kontinjensi di Indonesia buakan hal baru. Sesuai amanat UU 24 tahun 2007 diperlukan
renkon untuk meningkatkan kualitas manajemen penanggulangan bencana. Berikut ini kondisi
saat ini dan kondisi yang diharapkan (ideal) dari rencana kontinjensi di Indonesia.
Tabel 4
Kondisi Saat Ini dan Kondisi Yang Diharapkan
No Subject Pengamatan Kondisi Saat ini Kondisi Ideal
1. Korban Meninggal Tinggi Rendah
2. Pemda memiliki renkon
bencna
54% total pemda Seluruh pemda
3. Kondisi renkon yang telah
dibuat pemda
Blm dapat
dioperasionalkan saat
kondisi darurat
Mudah digunakan stakeholder
saat darurat untuk operasi PB
15
4. Bentuk dokumen Hardcopy Digitaldalam sebuah system yg
mudah digunakan
5. Content / isi dokumen
renkon
Terlalu banyak hal yang
dibahas
Taktis hanya memuat hal
penting utk operasi PB
6 Data potensi sumber daya
Penanggualangan Bencana
(PB)
Semua pihak di pusat dan
daerah tdk share data
Data dishare & dimanage untuk
kebutuhan manajemen bencan
7. Indeks risiko bencana
kabupaten / Kota
Risiko tinggi Risiko menurun
8. Pembagian tugas dalam
penanganan bencana
Belum jelas dan belum
terorganisir baik
Terdapat pembagian tugas yang
jelas, efektif dan efisien
1.7 PENTAHAPAN (Milestones)
Tahapan jangka pendek, menengah, dan panjang yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan
dari proyek perubahan bisa dilihat dalam tabel 3.
Milestone Proyek Perubahan
a. Milestone Jangka Pendek
i. Reformulasi Dokumen Renkon
ii. Pengembangan System Renkon
iii. Penyiapan Fasilitator
iv. Perumusan Kebijakan
b. Milestone Jangka Menengah
v. Pelaksanaan KIE dan Uji Formulasi Renkon Baru
vi. Pengembangan Geospasial Based system
vii. Penyiapan Fasilitastor Provinsi berikut persetujuan Sertifikasi
viii. Disahkannya Inpres Renkon
c. Milestone Jangka Panjang
ix. Pelaksanan Monev Renkon
x. Pengembangan Integrated System
1.8 IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS
1. Identifikasi stakeholder
Diagram 2
16
Identifikasi Stakeholder
2. Peran Stakeholder
Hasil pemetaan stskeholder lalu kita pembinaan stakeholder sesuai dengan peran masing-
masing sebagai berikut :
a. Stakeholder kwadran Promotor (manage closely) terdiri dari :
- Settama - internal
- Deputi 1 (System dan Strategi) - internal
- Deputi 2 (Pencegahan) - internal
- Deputi 3 (Kedaruratan) - internal
- Kemenko Pembangunan Manusia dan Kebudayaam
- Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Mengingat ini stakeholder terpenting yang harus di manage closely. Kita kolaborasikan
setiap ide dan proses pelaksanaan pada setiap tahapan dengan mereka sesuai tugas
pokok dan fungsinya.
b. Stakeholder kwadran Promotor (manage closely) terdiri dari :
- Ittama - internal
- Pusdiklat - internal
- Tim IT - internal
- K/L Teknis
- TNI / Polri
- Kementerian Komunikasi dan Informasi
- Badan Sertifikasi Nasional
Perlu dilakukan pelibatan dalam implementasi dan mendukung dalam sosialisasi
Kepentingan Tinggi
17
c. Stakeholder kwadran Latents (keep Satisfied) terdiri dari :
- Deputi 4 (Rehabilitasi dan Rekonstruksi) - internal
- Deputi 5 (Logistik dan Peralatan) - internal
- Biro Hukum dan Kerjasama - internal
- Lembaga Sertifikasi Profesi BNPB - internal
- Sekretariat Negara
- Sekretariat Kabinet
- Bappenas
- Kemeneterian Hukum dan HAM
Berperan melakuakn dukungan administrative khususnya dalam hal perumusan
kebijakan. Pemberian informasi secara lengkap dan reguler
d. Stakeholder kwadran Apathetic (minimal effort) terdiri dari :
- Pusdatinmas - internal
- Media
Berperan mendukung komunikasi, informasi dan edukasi ke public.
1.9 TIM EFEKTIF
Untuk melaksanakan proyek perubahan diperlukan sumber daya yang memadai . Tahapan
kegiatan yang akan dilaksanakan dalam target jangka pendek memerlukan tim yang dapat focus
melaksanakan tugas dengan pembagian tugas yang efektif. Untuk itu ditugaskan tim efektif sesuai Surat Tugas
nomor 531a/KS/PK.03/09/2019 tanggal 27 September 2019. Tim efektif ini dapat digambarkan sebagai
berikut:
Gambar 4
Scan Surat Tugas Tim Efektif
18
Penjelasan tentang tugas setiap anggota Tim efektif sebagai berikut:
Tabel 5
Rincian Tugas Tim Efektif
No Nama Struktur Deskripsi Tugas
1 Lilik Kurniawan Mentor - Memberikan arahan,
melakukan bimbingan dan
mengawasi pemimpin proyek
berdasar sikap
profesionalisme
- Memberi dukungan penuh
kepada pemimpin proyek
dalam implementasi proyek
perubahan
- Memberi dukungan kepada
pemimpin proyek dalam
mendayagunakan sumber
daya tim
- Membantu pemimpin proyek
dalam mengatasi kendala
yang muncul selama
19
implementasi proyek
perubahan
2 Bambang Surya Putra Project Leader - Memimpin dan
melaksanakan proyek
perubahan
- Memberikan arahan kepada
tim dalam menyusun
rencana kerja dalam
pelaksanaan proyek
perubahan
- Mengkoordinasikan
pelaksanaan proyek
perubahan bersama tim kerja
dan stakeholders
- Menyusun laporan proyek
perubahan dan
mempresentasikan sesuai
jadual yang ditentukann
3 1. Dyah Rusmiasih
2. Novi Kumalasari
3. Dian Andry P.S
4. Indah Fitrianasari
5. Susilastuti
6. Kastelia Medina
7. Nuraini Sabilussalami
8. Hutama Rahmat
9. Azari Muis
10. Reshi Indra Pradana
11. Rahmawati
12. Fajarina Suksesi N
13. Rudini Karnain
14. Nico Tamara
15. Ahmad Hidayat
16. Tongat Wahidin
17. Dahlia L
Tim Kerja Membantu project leader dalam
pelaksanaan proyek perubahan:
- Penyiapan data pendukung
- Penyiapan dan pelaksanaan
kegiatan FGD dan rapat-
rapat lainnya terkait
persiapan penyusunan
pedoman renkon format baru
- Partisipasi aktif dalam
menyusun buku pedoman
- Penyusunan buku pedoman
- Penyiapan dan pelaksanaan
uji publik pedoman renkon
- Pelatihan fasilitator
penyusunan renkon
20
18. W. Suratman
- Melaksanakan penyusunan
rencana kontinjensi dengan
tahapan; (1) rapat persiapan,
(2) workshop penyusunan
dokumen renkon, dan; (3)
finalisasi dokumen
- Sosialisasi pedoman renkon
4.0 melalui soft launching
dalam peringatan bulan PRB
- Penerapan pedoman renkon
dengan format baru ke
Kab/Kota
- Sertifikasi fasilitator
penyusunan renkon
- Menyusun laporan
pelaksanaan kegiatan
Menyusun dokumen rencana
kontingensi
Lilik
Kurniawan
1.10 IDENTIFIKASI MASALAH DAN STRATEGI
Beberapa kendala masalah yang mungkin muncul pada saat pelaksanaan proyek perubahan ini
adalah:
Tabel 6
Potensi Kendala, Risiko dan Solusi
No Potensi Kendala Resiko Untuk
Diantisipasi
Alternatif Solusi
1. FGD tidak dihadiri perwakilan
stakeholder kompeten karena
kesibukan kegiatan akhir tahun
Masukan pembahasan
reformulasi pedoman
renkon
Dalam undangan akan disertakan
formulir masukan institusi
2. Proses perumusan kebijakan
berupa Inpres samgat birokratis
Waktu pembahasan
dan penerbitan inpres
lambat
Mendorong Kemenko PMK
sebagai coordinator kebencanaan
untuk mengkoordinir pembahasan
dan BNPB memberi masukan
substansi teknis
21
3. Data renkon yang telah disusun
tidak tersedia seluruhnya
Tidak semua data
renkon yang telah
lampau dapat disajikan
datanya
Bersurat ke Bupati dan Walikota
untuk mengirimkan data laporan
hasil renkon dan menjelaskan poin
penting terkait inpres yang sedang
disusun serta melibatkan APIP
4. Keberminatan fasilitator sedikit Kuota fasilitator tidak
terpenuhi
Sosialisasi gencar terkait adanya
peluang fasilitator dan insentif
berupa sertifikasi
5. Keterbatasan anggaran untuk
kegiatan
Tidak semua kegiatan
dapat dilaksanakan
dengan leluasa
Memasukkan dalam bagian
kegiatan yang sejenis untuk dapat
dibahas sebagai agenda
tambahan. Diskusi dengan rekan2
dari unit lain atau stakeholder
lainnya
6. Keterbatasan sumber daya Proses pelaksanaan tidak
sesuai waktu yang
dijadwalkan
Manajemn event dan waktu yang
ketat
1.11 STATEGI MARKETING
Custemer pada proyek perubahan ini adalah pemerintah daerah (BPBD), Kementerian / Lembaga,
TNI / Polri, dan Relawan / LSM.
Strategi marketing yang akan dilakukan pada proyek perubahan ini antara lain;
a) Product. Pada proyek perubahan ini yaitu berupa rencana kontinjensi model baru, digital renkon
dalam aplikasi renkon;
b) Place. Event acara yang dapat mendorong promosi utama enkon adalah dpada peringatan bulan
PRB di Bangka Belitung
c) Promotion. Ada beberapa strategi marketing, yaitu launching pedoman renkon, testimoni BPBD
pada sosial media, penyiapan brosur dan material promosi
d) Price : Hasil dari kegiatan ini diharapkan terjadi peninggkatan kecepatan penyusunan renkon,
terjadi koordinasi yang lebih baik dalam penanggulangan bencana yyang berujung pada
peningkatan kualitas pelayanan kebencanaan
e) Strategi Marketing 4P dan 1 C
Diagram 3
Strategi Marketing
22
Rencana Strategi Marketing
1. Penguatan Komunikasi Informasi dan Edukasi kepada stakeholder Kementerian dan
Lembaga serta Pemerintah Daerah. Melalui :
a. Pelibatan dalam seluruh proses kegiatan yang memungkinkan (rapat, FGD, dll)
b. Penyampaian update kebijakan
2. Pemanfaatan Portal resmi pemerintah : Kemenkominfo, BNPB, melalui forum Humas
K/L serta publikasi social media
3. Pemberian informasi potensi kejadian bencna untuk meningkatkan awareness lalu
ditambah informasi terkait Renkon sebagai salah satu solusi Kesiapsiagaan
4. Diharapkan ada arahan Presiden secara langsung terkait Inpres
5. Pemanfaatan Forum2 PRB, Planas dan NGO untuk mem-mainstream-kan Renkon
6. Bagi daerah yang belum memiliki renkon akan dilakukan pengiriman surat kepada
Kepala Daerah tentang urgensi renkon dan untuk segera melakukan penyusunan
renkon .
7. Bagi daerah yang telah memiliki renkon akan dikirimkan surat pemberitahuan kepada
Kepala daerah untuk dilakukan mereview renkon yang ada, jika masih relevan dapat
mengupload di portal SIRENKON.
23
1. Dasar Hukum
Berdasarkan Peraturan Kepala BNPB nomor 1 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja
BNPB, Direktorat Kesiapsiagaan mempunyai tugas melaksanakan pengkoordinasian
penyusunan kebijakan umum, hubungan kerja, rencana dan pelaksanaan serta pemantauan,
evaluasi dan analisis pelaporan dibidang kesiapsiagaan.
Dalam melaksanakan tugas tersebut, Direktorat Kesiapsiagaan menyelenggarakan beberapa
fungsi, salah satunya adalah penyiapan kebijakan dan bahan penyusunan rencana dan
pelaksanaan di bidang perencanaan siaga.
Berdasarkan UU No. 24 tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana pada pasal 44 berbunyi
Penyelenggaraan penanggulangan bencana dalam situasi terdapat potensi terjadi bencana
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 huruf b meliputi:
a. kesiapsiagaan;
b. peringatan dini; dan
c. mitigasi bencana
Kemudian pasal 45 berbunyi :
(1) Kesiapsiagaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 huruf a dilakukan untuk memastikan
upaya yang cepat dan tepat dalam menghadapi kejadian bencana.
(2) Kesiapsiagaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui:
a. penyusunan dan uji coba rencana penanggulangan kedaruratan bencana;
b. dst…..
Rencana Penanggulangan Kedaruratan Bencana tersebut diatas kemudian dijelaskan pada
Pasal 17 yaitu
(1) Rencana penanggulangan kedaruratan bencana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16
ayat (2) huruf a merupakan acuan bagi pelaksanaan penanggulangan bencana dalam
keadaan darurat.
(2) Rencana penanggulangan kedaruratan bencana sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
disusun secara terkoordinasi oleh BNPB dan/atau BPBD serta pemerintah daerah.
(3) Rencana penanggulangan kedaruratan bencana dapat dilengkapi dengan penyusunan
rencana kontinjensi.
Berdasarkan pertimbangan yurudis diatas, Direktorat Kesiapsiagaan melaksanakan melaksanakan
kegiatan peningkatan kesiapsiagaan dan penyusunan rencana kontinjensi.
24
BAB II
HASIL CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN
2.1. TAHAPAN KEGIATAN YANG DILAKUKAN.
Berikut deskripsi pelaksanaan proyek perubahan yang telah dicapai dalam Jangka Pendek :
Tabel 7
Tahapan Jangka Pendek
No Kegiatan & Proses Pelaksanaan Proses Stakeholder
1. Reformulasi Dokumen Renkon Dit Kesiapsiagaan
Pakar / Praktisi
Biro Hukum
Unit Teknis BNPB
LAN RI
1a. Penyederhanaan format dokumen rencana
kontinjensi (renkon)
Dilaksankan
melalui
rangkaian FGD
melibatkan
Narasumber
dan stakeholder
1b. Penyusuna pedoman baru renkon Penyusunan
bersama K/L
terkait dibimbing
pakar
1c Pembuatan material komunikasi, informasi dan
edukasi berbasis elektronik
Dilaksanakan
internal
bersama tim
teknis dan unit
terkait
1d. Penilaian /Quality Control dan Monev. Tersedianya
Parameter penilaian / monev Renkon di daerah
Rapat-rapat
internal
1e Piloting penyusunan Renkon 2 kab / kota Penyusunan
Renkon bersam
pemda dan
stakeholder
2. Desain dan Pengembangan System Renkon Dit Kesiapsiagaan
Tim Teknis Dit
Pusdatinmas
Deputi Darurat
2a. Penerapan digitalisasi renkon Dilakukan
pembuatan e-
boook oleh staf
teknis
2b. Pembuatan aplikasi renkon Dilakukan
desain dan
pengembangan
aplikasi renkon
25
inhouse oleh
staf teknis
3. Penyiapan Fasilitator NasionalBerikut Asesment Sertifikasi Dit Kesiapsiagaan
Pudiklat
LSP BNPB
BSN
3a. Penyiapan pool of fasilitator renkon Pelaksanaan
recruitment,
seleksi, dan
capacity
building di
tingkat pusat/
nasional
3b Sertifikasi fasilitator renkon. Tersedianya dokumen
asesment sertifikasi Renkon
Melalui FGD
dan
penyusunan
document
asesment
melibatkan
pakar dan FGD
4. Perumusan kebijakan (inpres) Rapat lintas K/L
terkait
Dit Kesiapsiagaan Biro Hukum Kemenko PMK Sekneg Sekkab Kemkumham
Tabel 8 Jadwal Tahapan Jangka Pendek
No Kegiatan Okt Nov
M1 M2 M3 M4 M5 M1 M2 M3 M4
1. Reformulasi Dokumen Renkon
1a. Pembentukan Tim Efektif
Penyederhanaan format dokumen rencana
kontinjensi (renkon)
1b. Penyusuna pedoman baru renkon
1c Pembuatan material komunikasi, informasi dan
edukasi berbasis elektronik
1d. Penilaian /Quality Control dan Monev. Tersedianya
Parameter penilaian / monev Renkon di daerah
1e. Piloting penyusunan Renkon 2 Kab / Kota
2. Desain dan Pengembangan System Renkon
2a. Penerapan digitalisasi renkon
26
2b. Pembuatan aplikasi renkon
3. Penyiapan Fasilitator NasionalBerikut Asesment
Sertifikasi
3a. Penyiapan pool of fasilitator renkon
3b Sertifikasi fasilitator renkon. Tersedianya dokumen
asesment sertifikasi Renkon
4. Perumusan kebijakan (inpres)
2.2. STAKEHOLDERS.
Dari hasil pendekatan dengan strategi marketing strategy didapatkan hasil sebagai berikut ;
1. Adanya eskalasi peningkatan perhatian pemerintah sesuai arahan Presiden akan pentingnya
Renkon (Sekkab, Biro Hukum)
2. Hasil dari strategi marketing tentang pentingnya renkon untuk peningkatan manajemen
penanggulangan becana (LSP BNPB)
3. Keinginan kolaborasi stakeholder untuk bersynergi (Sekneg)
Diagram 4
Pemetaan Stakeholder RPP dan Saat Ini
27
2.3. CAPAIAN
Seluruh capaian jangka pendek dalam proyek perubahan ini telah tercapai, hal ini dilihat dari tabel
dibawah ini :
Tabel 9
Capaian
NO KEGIATAN OUTPUT Keterangan
1. Pembentukan Tim Efektif Terbentuknya Tim dengan
SK Tim Efektif Proyek
Perubahan
100%
2.
Reformulasi Dokumen
Renkon
2a
Penyederhanaan format
dokumen rencana kontinjensi
(renkon)
Format Renkon baru 100%
2b Penyusuna pedoman baru
renkon
Draft Pedoman Rencana
kontinjensi
100%
2c Pembuatan material
komunikasi, informasi dan
edukasi berbasis elektronik
Brosur, video, banner dan
materi promosi lainnya
100%
2d
Penilaian /Quality Control dan
Monev. Tersedianya
Parameter penilaian / monev
Renkon di daerah
Masukan Rencana
Kontinjensi
100%
2e
Piloting penyusunan Renkon 2
kab / kota
Terlaksananya Renkon di
6 kab /kota
300%
3 Desain dan Pengembangan
System Renkon
3a. Penerapan digitalisasi renkon Renkon dengan format
digital
100%
3b Pembuatan aplikasi renkon System format baru yang
telah online
100%
28
4 Penyiapan Fasilitator
NasionalBerikut Asesment
Sertifikasi
4a Penyiapan pool of fasilitator
renkon
Tersedianya
fasilitator terlatih renkon
format baru
100%
4b Sertifikasi fasilitator renkon.
Tersedianya dokumen
asesment sertifikasi Renkon
Disepakatinya mekanisme
sertifikasi renkon baru
100%
5 Perumusan kebijakan
(inpres)
Draft Inpres Renkon 100%
2.4. KENDALA dan SOLUSI.
Potensi kendala/teknis dan substantif dan resiko serta alternatif solusi
Tabel 10
Kendala dan Solusi
No Kendala Solusi
1. Proses perumusan kebijakan berupa
Inpres cukup membutuhkan waktu
karena kehati-hatian
Meminta bantuan pakar-pakar hukum
2. Animo untuk penyusunan Renkon
bersi baru tinggi
Menambah pool of facilitator
3. Keterbatasan sumber daya Manajemn event dan waktu yang ketat
5. Keterbatasan anggaran untuk
kegiatan
Mengusulkan revisi anggaran
6. Keterbatasan sumber daya Manajemen event dan waktu yang ketat
2.5. INSTRUMEN MONITORING YANG DIGUNAKAN
Dalam pelaksanaan kegiatan monitoring proyek perubahan maka telah dilakukan monitoring untuk
pelaksanaan proyek perubahan dengan menggunakan check list pertahapan kegiatan sebagai berikut
:
Tabel 11
29
Instrumen Monitoring yang Digunakan
NO KEGIATAN OUTPUT TANGGAL
PELAKSANAAN
TANGGAL
MONITORING
HASIL
MONITORING
1.
Persiapan dan
konsolidasi awal untuk
memperoleh masukan
dan dukungan terhadap
proyek perubahan
Dukungan
Stakeholder
30 Agustus 2019 30 Agustus
2019
Kesiapan
permohonan
kertas dukungan
2.
Pembentukan Tim Efektif SK Tim Efektif
Proyek
Perubahan
2 September 2019
s.d
6 September 2019
6 September
2019
Kesiapan
pelaksanaan
rapat dan juga
draft SK tim
efektif
3.
Melakukan brainstorming
dengan tim efektif
tentang rancangan yang
akan dibangun
Notulen rapat
dan kesiapan
tim efektif
memberikan
bantuan dan
dukungan
terhadap
proyek
perubahan
Hasil Rancangan
yang akan
dibangun dalam
bentuk notulensi
4.
Melakukan
pertemuan/rapat dengan
tim efektif dan
stakeholders internal dan
external
Draft nol
Pedoman
Rencana
kontinjensi
19 Juli 2019 Rancangan
Pedoman
Rencana
Kontinjensi
5
Melakukan
pertemuan/rapat
lanjutan dengan tim
efektif, stakeholders
eksternal
Draft Awal
Inpres
22 Juli 2019 Penyempurnaan
rancangan Draft
Inpres
6.
Melakukan
pertemuan/rapat dengan
tim efektif, stakeholders
internal dan external
Masukan
Rencana
Kontinjensi
21 Agustus 2019 Notulensi
masukan Draft
Pedoman RPKB
dan Rencana
Kontinjensi
7.
Melakukan
pertemuan/rapat dengan
tim efektif
dan stakeholders internal
Sertifikasi
Fasilitator
25 Agustus 2019 Notulensi
Sertifikasi
Fasilitator
30
8.
Melakukan Penyusunan
Dokumen Rencana
Kontinjensi di
Kabupaten/Kota (7
Lokasi)
Dokumen
Rencana
Kontinjensi
26 Agustus 2019 29 November
2019
Draft Dokumen
Rencana
Kontinjensi di 7
Lokasi
9.
Melakukan Launching
Pedoman Rencana
Kontinjensi 4.0
- Video
Launching
- Pedoman
Rencana
Kontinjensi 4.0
13 Oktober 2019 13 Oktober
2019
- Pedoman
Rencana
Kontinjensi 4.0
-Video
Launching
10.
Melakukan
pertemuan/rapat dengan
tim efektif dan Biro
Hukum
Penyempurna
an Draft Inpres
15 Oktober 2019 Draft Inpres yang
di kirim ke
Setkab
11.
Melakukan Monitoring
Dokumen Rencana
Kontinjensi
Dokumen
Rencana
Kontinjensi
1 s.d 29 November
2019
Dokumen
Rencana
Kontinjensi
31
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Dalam implementasi proyek perubahan ini dapat ditarik beberapa hal sebagai kesimpulan yaitu :
1. Proyek perubahan ini merupakan upaya untuk meningkatkan kinerja pemerintah melalui
perbaikan manajemen bencana dalam memberikan perlindungan masyarakat dari potensi
ancaman bencana.
2. Berangkat dari analisis permasalahan, masukan dari tim efektif serta arahan pimpinan maka
proyek perubahan focus melaksanakan kegiatan terkait dengan mendorong pemerintah daerah
menyusun rencana kontinjensi untuk meningkatkan kesiapsiagaan di daerah
3. Dari pemetaan stakeholder dan dengan melaksanakan strategi marketing yang tepat maka
didapat dukungan stakeholder secara optimal sehingga berbagai rrangkaian kegiatan dalam
proper dapat terlaksana sesuai rencana
4. Keterbatasan biaya dapat disikapi dengan meningkatkan kerjasama dan komunikasi dengan
berbagai unit baik internal dan eksternal untuk mendukung pencapaian proyek perubahan.
5. Perhatian pemerintah daerah dapat diraih dengan adanya regulasi skala nasional untuk yang
dekemas menjadi Bahasa marketing sector public yang tepat.
6. Kekurangan sumber daya diinternal Lembaga dapat diatasi dengan dukungan eksternal yang
dilatih sebagai fasilitator renkon untuk mengantisipasi miningkatnya permintaan fasilitator di
daerah dalam menyusun renkon.
7. Seluruh rangkaian jangka pendek kegiatan proyek perubahan dapat dilaksanakan dengan baik,
untuk selanjutnya akan dilaksanakan program proyek perubahan jangka menengah dan Panjang
secara berkesinambungan.
3.2 REKOMENDASI
Rekomendasi yang dapat diberikan dalam rangka pengembangan dari rencana kontinjensi di
antaranya adalah sebagai berikut:
a. Bahwa penagggulangan bencana menjadi tanggung jawab seluruh pihak dan komponen bangsa.
Untuk itu semua pihak harus mempersiapkan diri dalam menghadapi bencana melalui
penyususnan rencana kesiapsiagaan sesuai jkebutuhannya masing masing. Pada tingkat
32
keluarga menjadi rencana keluarga, pada tingkat rukun tetangga dan keluarga menjadi rencana
kesiapsiagaan lingkungan, pada tingkat desa / kelurahan hingga provinsi menjadi rencana
kontinjensi sesuai level ruang lingkup pemerintahan.
b. Kalangan dunia usaha juga perlu memiliki rencana kontinjensi yang disebut BCP atau Business
Continuity Plan / DRP Disaster Recovery Planning pada bidang teknologi informasi. Rencana ini
demikian penting untuk memastikan perlindungan terhadap pegawainya, asset dan operasional
usahanya. Kedepan perlu dikembangkan metode BCP dari potensi ancaman bencana untuk
menjamin Lembaga usaha khusunya yang mengelola urusan yang berkaitan dengan hajat orang
banyak seperti listrik, air dan telekomunikasi serta energi.
c. Diharapkan proyek perubahan dapat dikembangkan dengan manajemen sumberdaya
kedaruratan, otomasi pelaporan bencana dan hal terkait rencana kontinjensi logistic.
d. Perlu dikembangkan metode penilaian rencana kesiapsiagaan pada berbagai tingkatan
pemerintah daerah.
3.3 LESSON LEARNT KEPEMIMPINAN
Lesson Learned yang didapat dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan pada tahapan jangka
pendek ini diantara adalah sebagai berikut :
a. Strategi komunikasi menjadi hal yang penting untuk dapat menyempurnakan pemahaman baik
kepada pimpinan khususnya mentor serta staf sebagai tim efektif untuk memberikan dukungan.
b. Kemampuan memimpin (leadership) dalam konteks self mastery akan memberikan kemudahan
bagi tim dalam berinovasi, mendapatkan keputusan yang tepat dan beradaptasi serta agile
terhadap potensi kendala dalam organisasi.
c. Perlu kejelian dalam memetakan Stakeholder baik internal dan eksternal yang memegang
peranan penting dan kunci keberhasilan capaian pelaksanaan proyek perubahan yang dilakukan;
d. Perkembangan lingkungan kerja, dinamika kebijakan dan perubahan rotasi jabatan menajadi hal
yang harus disikapi organisasi dengan belajar terus (continues learning) menerusdan inovatif..
Mengutip iklan sebuah perusahaan ojek online selalu ada jalan bagi setiap orang yang berusaha.
33
