Proyek Perubahan Seksi Pengaduan Masyarakat
-
Upload
abdillah-mt -
Category
Leadership & Management
-
view
338 -
download
12
Transcript of Proyek Perubahan Seksi Pengaduan Masyarakat
OPTIMALISASI PENGELOLAAN PENGADUAN OPTIMALISASI PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT MASYARAKAT
MELALUI PENYUSUNAN PEDOMAN MELALUI PENYUSUNAN PEDOMAN PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT PADA KOMISI PENGAWAS HAJI INDONESIAPADA KOMISI PENGAWAS HAJI INDONESIA
Project Leader
Abdillah
Arif Nurrawi
Mentor
M. Tahmid Slamet Riyadi
Coach
Balai Diklat Keagamaan JakartaDiklat PIM IV Angkatan XXVII
Jakarta, 10 September 2015
Latar Belakang
UU 13 Tahun 2008 tentang penyelenggaraan ibadah haji
pasal 12 mengamanahkan pembentukan KPHI
Menerima masukan dan saran masyarakat mengenai Penyelenggaraan Ibadah Haji
TUGASMelakukan pengawasan serta memberikan pertimbangan untuk penyempurnaan Penyelenggaraan Ibadah Haji Indonesia
FUNGSI
Latar Belakang
PMA 80 Tahun 2013 tentang Perubahan Kedua Atas PMA 10 Tahun 2010 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Kementerian Agama
pasal 304C Subdit Fasilitasi KPHI
Menyiapkan bahan fasilitasi penerimaan masukan dan saran masyarakat tentang penyelenggaraan ibadah haji
TUGAS Melaksanakan Fasilitasi Administrasi dan Teknis kepada Komisi Pengawas Haji Indonesia
FUNGSI
SEKSI PENGADUAN MASYARAKAT, INFORMASI, dan KOMUNIKASI
Latar Belakang
November 2014 di Launching Pengaduan On Line di www.kphi.go.id
Awal tahun 2015 sampai sekarang, pengaduan masyarakat berjumlah tiga pengaduan
Jumlah pengaduan kurang signifikan dibandingkan kompleksnya permasalahan penyelenggaraan haji
Latar Belakang
Pengaduan masyarakat itu tidak hanya bersifat pasif dengan menunggu masuknya saran,
masukan, dan pengaduan
Latar Belakang
Bisa dilakukan secara aktif sehingga saran, masukan, dan pengaduan masyarakat bisa dijaring melalui berbagai sumber dan media
Kerjasama dengan lembaga-lembaga yang mengawasi pelayanan publik
Menjaring melalui media sosial Facebook, Twitter, Instagram, dan media sosial lainnya.
Penjaringan secara aktif juga bisa dilakukan melalui fokus grup diskusi, surat pembaca, komentar pembaca, group-group WhatsApp, BBM, kelompok masyarakat, dan lain-lain
Gagasan Perubahan
Pedoman Pedoman
pengelolaan pengelolaan
saran, masukan, saran, masukan,
dan pengaduan dan pengaduan
masyarakatmasyarakat
OPTIMALISASI & EFEKTIVITASOPTIMALISASI & EFEKTIVITASPenerimaan Saran, Masukan dan Pengaduan Masyarakat
Perubahan Pola
Perubahan Pola dan Konsep Kerja
dan Konsep Kerja
JUDUL
Penyusunan Pedoman Pengelolaan Penyusunan Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat Pengaduan Masyarakat
pada Komisi Pengawas Haji Indonesiapada Komisi Pengawas Haji Indonesia
TUJUAN
November 2014 di Launching Pengaduan On Line di www.kphi.go.id
Terlaksannya Penjaringan
Terwujudnya Laporan Tahunan
Tersusunnya PedomanJANGKA
PENDEK
JANGKA
Menengah
JANGKA
Panjang
MANFAAT
Memberikan Memberikan Kemudahan Kemudahan
Menjaring dan Menjaring dan
Pedoman MengelolaPedoman Mengelola
Mempermudah Mempermudah Masyarakat Masyarakat Menyampaikan Menyampaikan PengaduanPengaduan
MILESTONE
TAHAP & KEGIATANTAHAP & KEGIATAN WAKTUWAKTU OUTPUTOUTPUT
Koordinasi Tim Kerja & Persiapan Program Kerja Pekan I
Uraian TugasTime
ScheduleNotulensi
Penyusunan Draft Buku Pedoman Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat
Pekan II s.d. V
Draft Buku Pedoman
Editing Draft Buku Pedoman Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat
Pekan VI s.d. VII
Draft Buku Pedoman yang Disempurnakan
Layout dan Design Cover Pekan VII s.d. VIII
Dami Buku Pedoman
Persetujuan Pekan IX Surat PersetujuanPenjilidan dan Penggandaan Pekan X Buku Pedoman
JANGKA
PENDEK
MILESTONE
TAHAP & KEGIATANTAHAP & KEGIATAN WAKTUWAKTU
Meningkatnya Kemampuan SDM dalam Menjaring Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat
Januari s.d. Desember 2016
Melaksanakan Penjaring Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat dengan Memedomani Buku Pedoman
Evaluasi Pelaksanaan Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat
JANGKA
Menengah
MILESTONE
TAHAP & KEGIATANTAHAP & KEGIATAN WAKTUWAKTU
Mengembangkan Buku Pedoman Pengelolaan Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat Sesuai Kebutuhan
Januari s.d. Desember 2017
Menyusun Buku Laporan Tahunan Pengelolaan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat
JANGKA
Panjang
Tata Kelola Proyek
PROJECT LEADERPROJECT LEADER
MENTORMENTOR
COACHCOACH
PENCAIRAN PENCAIRAN ANGGARANANGGARAN EDITOREDITOR PENYUNTINGPENYUNTING ANGGOTAANGGOTA
Identifikasi Stakeholder
Pemangku Kepentingan
PengaruhK
uatSe
dangL
emahDPR, KPK,
BPK, BPKP, POLRI,
Kejaksaan, KSP, OMBUSDMEN
v
Kapus Pinmas v
Itjen Kemenag v
Kanwil & Kanmenag v
PIHK, KBIH v
Pemangku Kepentingan
PengaruhK
uatSe
dangLe
mahKomisioner v
Dirjen PHU vSes Ditjen PHU v
Dityan LN PHU v
Dityan DN PHU v
Ditbina PHU v
Ditlola PHU v
ANGGARAN
RAPAT DALAM KANTORRAPAT DALAM KANTOR
Rp30.450.000,-Rp30.450.000,-(Tiga Puluh Juta Empat Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah)(Tiga Puluh Juta Empat Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah)
Rapat:1. Penyusunan Tim dan Agenda Kerja2. Membuat Kerangka Buku Pedoman3. FGD4. Evaluasi Penyusunan Buku Panduan5. Penyusunan Laporan
Tim Perubahan
KegiatanKegiatan NamaNama Uraian TugasUraian Tugas
Menetapkan & Mengarahkan Arif Nurrawi
Menetapkan, mengarahkan dan memberikan bimbingan untuk mencapai tujuan
Penyusunan Konsep & Supervisi Abdillah Memimpin Proyek Perubahan dan
Mengevaluasi perkembangannyaMencairkan
AnggaranFitsa
BurhanuddinMencairkan anggaran proyek
perubahanMenulis Naskah Hartono Menyiapkan naskah buku pedomanMengedit
NaskahAsep
SubhanaMengoreksi, mengimprovisasi, dan
mengedit naskah dan draft buku pedoman
Sinkronisasi Aturan Mahdisin
Mensinkronkan buku pedoman yang disusun dengan tata peraturan perundang-undangan
Menyiapkan Bahan Tholhah Menyiapkan bahan, Literatur, design
coverPenghubung
TeknisRetno Dwi Astuti
Penghubung teknis antar unit dan lembaga
Mencairkan Anggaran Suviyatni Membantu pencairan anggaran
Membuat Laporan Tengku Nina Membuat notulensi rapat, daftar hadir
pertemuan, Penyusunan Laporan
Identifikasi Potensi Masalah
No
Kendala yang Mungkin Muncul
Resiko yang Harus Diantisipasi bagi
Keberhasilan Proyek Perubahan
Strategi Mengatasi Kendala
1 Adanya penugasan kantor di antara anggota Tim
Sebagian tugas yang diberikan kepada anggota tim tersebut tidak selesai
Mengalihkan tugas kepada anggota Tim yang
berada di kantor
2 Anggaran dialihkan untuk kegiatan lain
Tidak terlaksannya kegiatan Rapat Dalam Kantor
(RDK)
Melaksanakan rapat proyek perubahan tanpa
anggaran di saat jam kantor
3Pelaksanaan tidak sesuai dengan jadwal yang
ditentukan
Target penyelesaian proyek perubahan bisa
mundur
Mengefektivkan schedule waktu yang dibuat
dengan mereschedule
Time Schedule & Monitoring
TAHAP & KEGIATANTAHAP & KEGIATAN WAKTU WAKTU MULAIMULAI WAKTU SELESAIWAKTU SELESAI
Koordinasi Tim Kerja & Persiapan Program Kerja 14 Sept 18 Sept
Penyusunan Draft Buku Pedoman Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat
21 Sept 19 Okt
Editing Draft Buku Pedoman Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat
20 Okt 29 Okt
Layout dan Design Cover 30 Okt 6 Nov
Persetujuan 9 Nov 13 Nov
Penjilidan dan Penggandaan 16 Nov 18 Nov
PENUTUP
Terima KasihTerima Kasihالعالمين رب لله العالمين الحمد رب لله الحمد