ThemeGallery PowerTemplate

PENJELASAN PROYEK PERUBAHANSri BudhiartiWidyaiswara Bandiklat DIYEmail: sribudhiarti_wi@yahoo.co.idHP: 081 2155 17581LOGO1Tujuan PembelajaranSetelah mengikuti pembelajaran ini peserta diharapkan mampu menjelaskan format, isi proyek perubahan dan mengisi lembar isian format proyek perubahan (Project Charter).22Indikator Hasil BelajarMenjelaskan format proyek perubahan.Menjelaskan isi Proyek Perubahan33Langkah Penyusunan RPP4Mendiagnosa situasi problematik tugas organisasi Apa tantangan yang memerlukan penyesuaian atau perubahan?Apa yang diinginkan untuk melakukan perubahan?Apa permasalahan yang terjadi untuk memenuhi gap antara yang diinginkan dengan kondisi existing organisasi?Apa saja pilihan terobosan / inovasinya?Pilih judul proyek perubahan yang dapat mencerminkan tujuan dan ruang lingkup projek perubahan.Bagaimana peta stakeholder terkait.Bagaimana strategi pelaksanaannya.Siapa saja tim kerjanya dan bagaimana mekanisme kerjanya.Apa saja kira kira kendala pelaksanaannya.11. Rencana kerja pelaksanaan proyek perubahan.

4Mekanisme Kerja (1 v. 3) 5Perkenalan dengan Coach Menyusun DESAIN AWAL RENCANA KERJA.Melakukan DIAGNOSE organisasi untuk menemukan PERMASALAHAN yang memerlukan perubahan.Meminta advis kepada MENTOR untuk memilih alternatif TEROBOSAN / INOVASI yang FEASIBEL dan IMPLEMENTABEL dengan waktu yang tersedia.Menyusun PROPOSAL PP dengan bimbingan Coach dan advise serta persetujuan Mentor.Mengidentifikasi dan MEMETAKAN pengaruh STAKEHOLDER terkait.Presentasi Proposal PP kepada Narasumber, coach dan mentor pada saat praseminar untuk mendapatkan masukan.

5Mekanisme Kerja (2 v. 3)Setelah ada masukan, disusun RANCANGAN PP yang mencakup:Rencana aksi dan rencana kerja bersama stakeholder;Rencana biaya;Pembentukan teamwork, organisasi pelaksanaan dan pembagian tugas;Identifikasi kendala dan strategi penanganan kendala;Identifikasi faktor-faktor keberhasilan;Sistem monitoring dan pelaporan.

66Mekanisme Kerja (3 v. 3)Memimpin Pelaksanaan PP selama tahap Laboratorium dengan menyusun JADWAL Pertemuan dengan Coach, Mentor dan Stakeholder dalam memimpin pelaksanaan Proyek terutama dalam menghadapi kendala yang ada.Presentasi hasil pengalaman memimpin proyek perubahan pada Seminar Laboratorium Kepemimpinan.77Proses Penulisan dan Implementasi PP8PENJELASAN PENYUSUNAN PROYEK PERUBAHANDiagnose masalah & alternatif Terapi.Desain awal Projek (Penulisan Proposal Awal)Penetapan Coach & Counselor Identifikasi Stakeholder (calon Teamwork)Projek Perubahan Instansional terpilih (feasibel & implementable, scope dan content jelas)SEMINARProyek Perubahan Instansi

PENULISAN rancangan Proyek Perubahan Instansi (Project Charter) Pelaksanaan projek Perubahan Instansi dan Konsultasi Perbaikan dan EvaluasiGAGASANAWALPRESENTASIAtasan/konselorStakeholder Coach

SEMINARRencana Proyek PerubahanLAN-RI: 20148Tips (untuk acuan Peserta & Coach) (1 v. 2)Proposal Proyek agar dipilih dari hasil diagnosa isu Organisasi yang masih UPTODATE dan menjadi prioritas utama dalam program kerja organisasi ;Proposal sebaiknya mengajukan beberapa ALTERNATIF terobosan / inovasi untuk dipilih bersama dengan para stakeholder.Terobosan / inovasi yang dipilih sebaiknya masih dalam PROGRAM YANG MASIH BERJALAN sehingga terdapat anggaran pelaksanaannya.Sebaiknya berfikir komprehensif mempertimbangkan betul kapasitas dukungan sumber daya dan keterbatasan waktu dalam pelaksanaan perubahan (faktor feasibility dan implementable).99Tips (2 v. 2)TIM KERJA harus SOLID sehingga perlu dikondisikan:Punya KOMITMEN yang kuat;Kejelasan WEWENANG dan TANGGUNG JAWAB.;Terdapat KOMUNIKASI yang BAIK.Tersedia PRASARANA dan SARANA yang BAIK.Terdapat DUKUNGAN dari masing masing ORGANISASI para STAKEHOLDER.Semua aktifitas TERDOKUMENTASI dengan baik.1010Format Persetujuan Mentor1111Sistematika RPP (1 v. 2)12No Bagian Isi 1Judul Mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan2Latar belakangMenjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan yang ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi3Permasalah-an (dari hasil diagnosa) Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal.Masalah inti yang menjadi perhatian utama.Analisis Kondisi eksisting dan Benchmarking4Perubahan yang diinginkanMenjelaskan out come dan output dari perubahan yang diinginkan.Menjelaskan Area, Isi dan Lingkup Proyek Perubahan.Menjelaskan keuntungan dan kerugian.Menjelaskan Kendala yang akan terjadi.Menjelaskan Strategi Pelaksanaan12Sistematika RPP (2 v. 2)13No Bab/sub bab Isi 5Stakeholders Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder.Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder.Memetakan FREKWENSI hubungan kerja Stakeholder6Rencana AksiMenjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan (Milestones)Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan.Menjelaskan Faktor-Faktor KeberhasilanMenjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya.Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM PELAPORAN

7Penutup 13Format RPP (Project Charter)* (1 v. 8)141. IDENTITAS PROYEKNamaNama proyek perubahan yang akan dilakukanDeskripsiGambaran singkat mengenai proyek perubahanSponsorAtasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung proyek perubahanProject LeaderPenanggung jawab proyek perubahanSumber daya timSumber dukungan dan legitimasi bagi tim untuk menjalankan proyek perubahanPenjelasan singkat Penjelasan singkat Penjelasan singkat * Sumber: Lembaga Administrasi Negara14Format RPP (Project Charter) (2 v. 8)152. LATARBELAKANG (BURNING PLATFORM)Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari yang kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi. Identifikasi permasalahan sangat penting untuk menentukan fokus proyek perubahan. 3. TUJUANTujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik secara jangka panjang (satu atau dua tahun), jangka menengah (satu tahun) dan jangka pendek (3 minggu/sampai berakhirnya Diklatpim). Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya jangka pendek dan jangka panjang saja. Tujuan jangka pendek dianggap sebagai pengungkit (leverage) yang dilakukan dalam rangka mencapai tujuan jangka panjang. 15Format RPP (Project Charter) (3 v. 8)164. MANFAATManfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi birokasi dan perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab instansinya.5. RUANG LINGKUPKegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan. Rumusan kegiatan tersebut disesuaikan dengan rumusan tujuan pada bagian 3. 16Format RPP (Project Charter) (4 v. 8)176. OUTPUT KUNCI (key Project DELIVERABLES)NamaDeskripsiNama output kunci yang akan dihasilkan.Output berupa output antara (yang akan dicapai dalam jangka pendek dan menengah) dan output akhir yang akan dicapai dalam jangka panjang. Penjelasan singkat output yang hendak dihasilkan dalam proyek perubahan17187. PENTAHAPAN UTAMATahap UtamaWaktuTahapan (milestone) dalam proyek perubahan merupakan capaian-capaian yang sangat penting shg harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran.Milestone berbeda dengan time schedule yang akan diuraikan secara lebih rinci pd laporan Breakthrough 2Milestone bisa dibedakan antara tahapan jangka pendek dan panjang.Target waktu pelaksanaan (minggu, bulan, tahun)Format RPP (Project Charter) (5 v. 8)1819Format RPP (Project Charter) (6 v. 8)8. PENTAHAPAN UTAMAStrukturDeskripsi (Penjelasan peran masing masing dalam penyelenggaraan proyek perubahan)Gambarkan struktur tim/orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahanContoh :Sponsor .........Project Leader .Coach .19209. ANGGARANJUMLAHDESKRIPSIEstimasi jumlah anggaran yang dibutuhkanPenjelasan peruntukanEstimasi jumlah anggaran yang dibutuhkanPenjelasan peruntukan10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERNoIdentifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki pengaruh (positif / mendukung atau negatif / menghambat) terhadap hasil akhir proyek perubahan. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau eksternal yaitu instansi lain/individu yang berpengaruh di luar instansi peserta. Format RPP (Project Charter) (7 v. 8)20Format RPP (Project Charter) (8 v. 8)2111. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAHNODESKRIPSIPenjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan 12. RESIKONODESKRIPSIPenjelasan tentang resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai target waktu yang telah ditetapkan.21Terima kasih22LOGO22