Komunikasi Bisnis Bab III

MODUL PERKULIAHAN

Komunikas i Bisn is

Komunikasi dalam Organisasi

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Ekonomi dan Bisnis S-1 Akuntansi

0384036 Arief Bowo Prayoga K, SE, MM.

Abstract Kompetensi

Pada modul ini akan mempelajari mengenai komunikasi dalam organisasi

Mahasiswa setelah selesai mempelajari modul ini diharapkan mampu untuk memahami komunikasi dalam organisasi.

201

4 1Komunikasi Bisnis

Pusat Bahan Ajar dan eLearningArief Bowo Prayoga K, SE, MM. http://www.mercubuana.ac.id

Latar Belakang

Secara umum, komunikasi memiliki dua fungsi penting dalam organisasi yaitu:

(1) komunikasi memungkinkan pertukaran informasi, dan (2) komunikasi membantu

menghubungkan berbagai orang yang ada dalam sebuah organisasi (Curtis et al.,

1996). Atas dasar itu dapat disimpulkan bahwa organisasi membutuhkan komunikasi

untuk mencapai tujuannya.

Telah diketahui bersama bahwa kegiatan dalam sebuah organisasi bisnis

(perusahaan) sangatlah banyak dan variatif. Berikut ini beberapa contoh kegiatan

dalam organisasi bisnis yang dihubungkan dengan pertukaran informasi.

a. Penetapan Tujuan Bisnis (Perusahaan)

Penetapan tujuan perusahaan biasanya merupakan sebuah proses

yang melibatkan seluruh tim manajemen perusahaan dalam sebuah

diskusi pada sebuah rapat bisnis. Dalam proses ini dapat dipastikan

terjadi banyak pertukaran informasi.

b. Pembuatan dan Pelaksanaan Keputusan

Sebuah keputusan yang dibuat oleh seorang manajer biasanya

didasarkan atas berbagai informasi yang diterimanya. Artinya dalam

membuat sebuah keputusan terjadi pertukaran informasi. Selanjutnya,

setelah keputusan dibuat, keputusan ini perlu disampaikan kepada pihak-

pihak yang berhubungan dengan isi keputusan tersebut untuk

dilaksanakan dan hal ini berarti terjadi lagi pertukaran informasi.

c. Penilaian Kinerja

Berbagai kinerja dalam bisnis (perusahaan) seperti kinerja karyawan,

kinerja keuangan, kinerja produksi, dan tentu saja kinerja perusahaan

secara keseluruhan, perlu dinilai (dievaluasi) dan selanjutnya digunakan

sebagai masukan untuk menyusun berbagai rencana di berbagai unit di

dalam perusahaan tersebut. Dalam kegiatan penilaian (evaluasi) tersebut

diperlukan berbagai informasi. Atas dasar itu dapat disimpulkan bahwa

pertukaran informasi dibutuhkan agar perusahaan dapat melakukan

penilaian terhadap berbagai kinerja.

d. Perekrutan dan Pengembangan Karyawan

Ketika perusahaan membutuhkan karyawan ataupun menambah

karyawan yang telah ada maka perusahaan harus melakukan perekrutan

201



(recruitment) dan kegiatan ini menimbulkan pertukaran informasi antara

calon karyawan dan perusahaan. Selanjutnya, setelah karyawan

diputuskan untuk diterima di perusahaan maka perusahaan biasanya

melakukan berbagai pelatihan agar karyawan dapat menyelesaikan

tugas-tugas yang diamanatkan kepadanya. Pemberian pelatihan dikenal

dengan istilah pengembangan (development) karyawan dan dalam

kegiatan ini sangat banyak terjadi pertukaran informasi.

e. Pelayanan kepada Pelanggan

Dalam era pemasaran yang berorientasi kepada pelanggan, maka

istilah customer service (pelayanan pelanggan) merupakan sesuatu yang

niscaya. Kegiatan yang tercakup dalam ‘pelayanan pelanggan’

sesungguhnya tidak hanya terbatas kepada melayani keluhan dari

pelanggan, tetapi lebih dari itu bahwa perusahaan harus mengidentifikasi

apa kebutuhan dan keinginan pelanggan, melayani kebutuhan dan

keinginan pelanggan tersebut, dan tetap memelihara hubungan baik

(antara lain dengan membantu memecahkan masalah pelanggan yang

berhubungan dengan penggunaan produk perusahaan) dengan

pelanggan pasca pembelian produk perusahaan. Semua aktivitas

tersebut sangat sarat dengan pertukaran informasi.

f. Transaksi dengan Pemasok dan Pemberi Pinjaman

Perusahaan memerlukan bahan baku, modal dan berbagai

sumberdaya lain agar dapat menjalankan kegiatannya untuk mencapai

tujuan perusahaan. Semua kegiatan tersebut memerlukan pertukaran

informasi.

g. Pembayaran Pajak kepada Negara

Setiap perusahaan merupakan wajib pajak yang harus memenuhi

kewajibannya membayar sesuai peraturan yang ada. Kegiatan ini tentu

saja memerlukan pertukaran informasi.

B. POLA KOMUNIKASI ORGANISASI BISNIS

Bagaimana pola komunikasi dalam organisasi bisnis? Secara umum pola

komunikasi dalam organisasi bisnis dapat dikelompokkan ke dalam dua pola yaitu

pola komunikasi formal dan pola komunikasi nonformal. Pengelompokkan ini

201



biasanya didasarkan kepada arah komunikasi yang terjadi dalam organisasi bisnis

tersebut (Curtis et al., 1996).

1. Pola Komunikasi Formal

Dalam pola komunikasi formal ini biasanya dibagi atas empat bentuk,

yaitu (a) komunikasi dari atas ke bawah (top-down commu-nication), (b)

komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up commu-nication), (c) komunikasi ke

samping (horizontal communication), (d) komunikasi silang (diagonal

communication).

a. Komunikasi dari Atas ke Bawah

Secara umum, komunikasi yang diawali oleh pimpinan kepada

karyawan merupakan komunikasi ke bawah atau dari atas ke bawah.

Arus komunikasi yang berawal dari atasan kepada bawahan tersebut

biasanya terkait dengan wewenang dan tanggung-jawab seseorang

dalam sebuah organisasi bisnis (lihat Tampilan 3.1.)

Komunikasi ke bawah memiliki lima tujuan pokok (Katz, 1994), yaitu:

1) Memberi pengarahan ataupun instruksi kerja.

2) Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilak-sanakan.

3) Memberi informasi tentang prosedur dan praktek organisasi.

4) Memberi umpan-balik tentang pelaksanaan kerja kepada para

karyawan.

5) Menyajikan informasi tentang filosofi organisasi bisnis yang dapat

membantu perusahaan untuk memberi pemahaman tentang tujuan

organisasi yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan dari komunikasi ke bawah yaitu adanya

kemungkinan terjadinya penyaringan atau penyensoran informasi penting

sebelum di sampaikan kepada para karyawan. Artinya, informasi yang

sampai ke karyawan bisa tidak selengkap aslinya.

Tampilan 3.1.Komunikasi dari Atas ke Bawah

201



Arus

komunikasi

b. Komunikasi dari Bawah ke Atas

Pada prinsipnya, komunikasi yang diawali oleh karyawan kepada

pimpinan merupakan komunikasi ke atas atau dari bawah ke atas (lihat

Tampilan 3.2.)

Para karyawan harus melaporkan kemajuan mereka dalam

penyelesaian tugas-tugas; memberitahukan tugas-tugas apa yang

menyebabkan masalah bagi mereka (jika ada!); saran-saran bagi

perbaikan produk ataupun perbaikan prosedur kerja; dan perasaan para

karyawan mengenai segala sesuatu yang ada di perusahaan tersebut.

Para manajer memerlukan umpan balik yang akurat mengenai pesan-

pesan mereka apakah telah dipahami atau bagaimana keputusan-

keputusan tersebut diterima serta masalah-masalah apa yang timbul

kemudian.

Salah satu kelemahan dari komunikasi ke atas adalah adanya

kemungkinan karyawan hanya menyampaikan informasi yang baik saja

(dikenal dengan istilah Laporan Asal Bapak Senang/ABS), sedangkan

informasi yang agaknya memberi kesan negatif atau yang mungkin tidak

disenangi oleh pimpinan cenderung tidak disampaikan.

Tampilan 3.2.Komunikasi dari Bawah ke Atas

201



Arus

komunikasi

c. Komunikasi ke Samping

Komunikasi ke samping atau disebut juga komunikasi horisontal

adalah komunikasi yang terjadi antara unit-unit yang memiliki posisi

sejajar atau setingkat dalam suatu organisasi (lihat Tampilan 3.3.).

Komunikasi horisontal biasanya digunakan untuk mengko-ordinasikan

kegiatan, memecahkan masalah, menyelesaikan konflik, melakukan

persuasi, memberikan informasi kepada unit yang memiliki kedudukan

sejajar baik dalam satu unit (bagian) maupun antar unit, dan sebagainya.

Tampilan 3.3.Komunikasi ke Samping

Keterangan:

= Arus Komunikasi

d. Komunikasi Silang

201



Manajer Umum

Manajer Pemasaran Manajer R & D Manajer SDM

Manajer Pengembangan Manajer Adm.SDMManajer Penjualan Manajer Promosi

KaryawanKaryawanKaryawanKaryawan

Komunikasi Silang atau dinamakan juga Komunikasi Diagonal adalah

antara dua tingkat yang berbeda dalam sebuah organisasi (lihat Tampilan

3.4.).

Komunikasi Silang ini terutama banyak dijumpai pada organisasi yang

berskala besar yang memiliki saling keter-gantungan yang relatif cukup

besar antar unit-unit dalam organisasi tersebut.

Bentuk komunikasi diagonal (silang) ini memiliki beberapa manfaat

antara lain: (1) Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat

dibandingkan bentuk komunikasi lainnya; (2) Memberikan peluang

kepada individu dari berbagai unit dalam organisasi tersebut untuk

menyelesaikan masalah.

Tampilan 3.4.Komunikasi Silang

Keterangan:

= Arus Komunikasi

2. Pola Komunikasi Informal

Bagan organisasi formal dapat menggambarkan bagaimana informasi

ditransformasikan dari satu unit ke unit yang lain sesuai dengan jalur hirarki

yang ada. Namun dalam praktek nampaknya garis dan kotak yang tergambar

dalam struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu

organisasi untuk saling bertukar informasi. Hal ini menyebabkan keberadaan

jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tak dapat dielakkan.

Biasanya jaringan ini digunakan oleh para manajer untuk memantau

karyawannya dalam melakukan tugas pekerjaan.

201



Manajer Umum




Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam

organisasi tanpa memperdulikan jenjang hirarki, pangkat dan

kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara leluasa (lihat Tampilan 3.5.).

Tampilan 3.5.Komunikasi Informal

Keterangan:

= Arus Komunikasi

C. TINGKATAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI BISNIS

Komunikasi di dalam sebuah organisasi bisnis memiliki tingkatan atau

disebut juga tingkatan kedalaman (Powell, 1969, seperti yang dikutip Curtis et

al., 1996) sebagaimana nampak pada Tabel 3.1. berikut ini.

Tabel 3.1.Tingkatan Komunikasi dan Fungsinya

No. Tingkatan Komunikasi Fungsi

01 Komunikasi RutinMenegaskan kepada orang lain

02 Pembicaraan tentang Fakta Memberikan informasi

03Penyampaian Opini, Kepercayaan & Nilai

Memperlihatkan kepercayaan

04 Berbagi Perasaan Ikatan Pribadi

05 Keintiman Penyingkapan Penuh

201



Manajer Umum




Tingkatan pertama komunikasi yaitu tingkat komunikasi yang paling dasar

yang melibatkan rutinitas. Misalnya, sapaan “Bagaimana kabar Anda hari ini?”

atau “Hai, apa kabar?”.

Tingkat yang kedua dalam komunikasi melibatkan ‘percakapan informasi

umum’. Informasi ini tidak bersifat rahasia dan tidak membahayakan seseorang

untuk membagi informasi. Dengan kata lain tidak ada risiko yang ditanggung.

Misalnya, percakapan karyawan satu “Apakah Anda pernah mengoperasikan

komputer untuk mengolah data statistik?”; karyawan dua “Ya, ketika saya

bekerja di perusahaan konsultan”.

Tingkatan yang ketiga melibatkan penyingkapan opini, kepercayaan, dan

nilai. Tingkat ini memulai proses ikatan dalam hubungan dan ini menandakan

bahwa kepercayaan hadir dalam diri pengirim awal pesan. Tingkat ini adalah

awal hubungan persahabatan. Dalam lingkungan bisnis, tingkat kepercayaan

seperti ini merupakan hal yang penting antara penyelia dan karyawan yang

menjadi bawahannya.

Mari kita simak dialog berikut:

MANAJER PENJUALAN : Anda tahu, saya prihatin akan proses peru-bahan rancangan. Saya pikir, penjualan produk kita akan lebih tertolong jika seseorang dari bagian Penelitian dan Pengembangan mendiskusikan rencana perubahan dengan kelompok penjualan kita sebelum produksi dimulai. Apakah pendapat saya ini masuk akal menurut Anda?

BAWAHAN (INSINYUR) : Saya mengerti apa yang Bapak katakan. Akan tetapi, menyelenggarakan rapat dapat meng-habiskan waktu aktivitas perancangan walau-pun hal itu mungkin akan sangat berguna menurut pandangan perusahaan. Apakah kelompok penjualan bersedia menyediakan waktu diskusi dengan pembahasan yang singkat?

Pada dialog tersebut, sang manajer penjualan membagi suatu opini dan

menerima tanggapan yang pantas. Bawahan yang insinyur tersebut mengerti,

tetapi berhati-hati. Sang insinyur, sebagaimana manajer penjualan, membuka

suatu nilai: hal apa yang paling penting dalam perusahaan.

Selanjutnya, pada tingkatan keempat dalam komunikasi, pengekspresian

perasaan dapat dilakukan secara lebih baik, suasana dijernihkan, hubungan

ditegaskan, dan seterusnya. Di sini dilibatkan pembagian perasaan. Gagasan

201



pembagian perasaan pribadi dengan orang lain dapat menjadi suatu ancaman.

Cermatilah dialog berikut:

MANAJER PENJUALAN : Amrita, silahkan masuk. Saya mengundang Anda kemari karena saya ingin Anda tahu betapa senangnya saya atas kerja Anda. Saya ingin memberitahu secara langsung kepada Anda bahwa masa percobaan kerja Anda sekarang tinggal sejarah. Saya sangat senang menerima Anda di perusahaan kami.

AMRITA (karyawati) : Oh, terima kasih Pak. Saya ingin Bapak tahu bahwa semua ini merupakan pengalaman yang berharga dan saya masih harus belajar lebih banyak. Saya sangat menghargai dukungan setiap orang.

Dalam dialog tersebut, sang manajer harus berkomunikasi dengan seorang

karyawati. Adanya perhatian yang besar dari manajer tersebut sehingga ia

perlu membagi perasaan positif kepada bawahannya.

Dan akhirnya, tingkatan kelima dikenal dengan istilah komunikasi intim

atau komunikasi puncak. Pada tingkat ini seseorang dapat diajak berbagi

perasaan secara akrab mengenai berbagai topik. Hubungan seperti ini

biasanya jarang dijumpai dalam lingkungan kerja. Biasanya, tingkat komunikasi

ini digunakan oleh pasangan suami-istri atau anggota keluarga dekat yang lain.

201



DAFTAR PUSTAKA

Adler, Ronald B. and Jeanne M. Elmhorst.(1996), Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. Fifth Edition. New York: McGrawH-Hill.

Bovee, Courtland L. and Thill, John V.(2002), Komunikasi Bisnis (Terjemahan), Edisi Enam, Salemba Empat. Buku Satu dan Buku Dua.

Carnegie, Dale.(2000), Cara Cepat dan Mudah Berbicara Efektif,(Terjemahan), PT Pustaka Delaprasta.

Clayton, Peter.(2003), Bahasa Tubuh dalam Pergaulan sehari-hari (Terjemahan), Karisma Publising.

Curtis, Dan B., James J. Floyd and Jerry L. Winsor.(1996), Business and Professional Communication. (Terjemahan). Jakarta: PT. Rosda Jayaputra

Katz, Bernard.(1994), Turning Practical Communication into Business Power. (Terjemahan). Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo.

Luthans, Fred (1973), Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill.

Pace, R. Wayne and Don F. Faules.(1998), Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Pease, Allan.(1996), Bahasa Tubuh: Bagaimana Membaca Pikiran Seseorang Melalui Gerak Isyarat,. (Terjemahan), Penerbit Arcan.

Purwanto, Djoko .(2011), Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga. Edisi Keempat.

Rakhmat, Jalaluddin.(1993), Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Robbins, Stephen P.(1996) Organizational Behavior: Concepts, Controversies, Applications. (Terjemahan). Seventh edition. Jakarta: PT. Prenhallindo.

Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss.(1996), Human Communication. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

201



Komunikasi Bisnis Bab III

Business

Transcript of Komunikasi Bisnis Bab III