BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang

begitu pesat dengan banyak bermunculan alat komunikasi yang canggih, seperti:

e-mail atau memo, telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain

sebagainya. Masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan

keberadaannya bahkan masih tetap kokoh terpakai, komunikasi tertulis tersebut

adalah surat.

Menurut Sedarmayanti (2001:162), Surat adalah alat komunikasi tertulis

yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk

menyampaikan berita. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat masih

memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan

tersebut karena surat lebih praktis, efektif, dan ekonomis. Apa yang di

komunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman,

pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju

sesuai dengan sumber aslinya.

Tidak demikian halnya disampaikan secara lisan, dengan cara tersebut

sering mengalami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin di

tambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Selain berfungsi

sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti

hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat,

jaminan, wakil alat promosi, dan sekaligus dapat menunjukan dinamika atau kegiatan

hidup suatu kantor atau organisasi. Dalam suatu lembaga baik swasta

maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan

surat-menyurat atau korespondensi, maka pada suatu perusahaan atau instansi

kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian. Mengingat pentingnya

peranan surat, maka diperlukan tata cara pengelolaan surat. Dalam suatu instansi

atau perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibagi menjadi dua, yaitu

surat masuk dan surat keluar.

1

Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi,

sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan

surat. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan

korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang

mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan

surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan

surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat,

pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan

pengiriman surat (Finoza, 2004:17). Disinilah letak pentingnya keberedaan

sekrataris dalam mengelola surat dan menjalankan fungsinaya sebagai salah satu

urat nadi kelancaran suatunperusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa menjalankan

kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar sesuai

dengan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai

dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang

dikoordinasi/dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai

tujuan yang telah direncakan.

Dari latar belakang diatas, penyusuun menyusun makalah dengan judul

“Komunikasi Melalui Surat (Penulisan Direct Request Dan Penulisan Permintaan

Pesan-Pesan Rutin Dan Positif)”.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana pengorganisasian direct request?

2. Bagaimana penulisan permintaan pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif?

1.3 Tujuan

1. Untuk mengetahui pengorganisasian direct request.

2. Untuk mengetahui penulisan permintaan pesan-pesan rutin dan pesan-pesan

positif.

2

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengorganisasian Direct Request

Direct request atau permintaan langsung sering diartikan kurang tepat sebagai

bentuk permintaan dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka

(face-to-face). Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai

suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun

nonbisnis) kepada pihak lain (seseorang / individu atau organisasi) untuk meminta

berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media

komunikasi yang ada, termasuk media elektronik. sebagai contoh, suatu organisasi

tertentu mengajukan permintaan informasi tentang produk baru kepada suatu

organisasi lain dengan menggunakan media elektronik, seperti telepon, facsimile,

atau e-mail.

Bagaimana pengorganisasia direct request? Ketika audiens mulai tertarik

dengan apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan

komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan

langsung (direct approach).

Pada bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang

diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan

suatu pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan. Pendekatan ini akan

berjalan dengan baik jika permintaan yang disampaikan tidak memerlukan taktik

khusus atau persuasi.

Pada pengirirm direct request dapat memulai dalam pendahuluan dengan

memperkenalkan dirinya, misalnya, “Saya adalah Manajer Pemasaran Toko Buku

“JUWITA” dan tertarik untuk mengembangkan buku-buku referensi.” Akan tetapi,

jenis penulisan tersebut biasanya kurang tepat karena esensi dari suatu pesan, yaitu

permintaan khusus, dapat terlupakan atau bahkan hilang. Cara yang baik untuk

menyusun direct request adalah menyatakan apa yang diinginkan pada kalimat

pertama, kemudian diikuti penjelasannya.

Meskipun yang diharapkan adalah suatu respons yang menyenangkan, nada

surat permintaan masih sangat besar artinya. Gunakanlah bahasa yang sopan dalam

3

penulisan surat direct request. Sebagai contoh, “Saya senang sekali …” atau “Saya

sangat berterima kasih …” Membuat suatu permintaan yang bersifat mendesak

dengan tujuan mendapat pelayanan yang segera, sebaiknya tidak perlu dilakukan.

Dalam hal ini ada anggapan bahwa audiens akan memenuhi permintaan komunikator

segera sesudah memahami isi suratnya.

Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan permintaan

yang sebenarnya, misalnya “Saya ingin sekali memesan beberapa contoh buku

referensi yang Anda tawarkan pada bulan Januari 2005 yang lalu.” Contoh yang

lain: “ Mengingat semakin banyaknya permintaan buku komunikasi bisnis edisi

kedua yang ditulis oleh Drs. Djoko Purwanto, M.B.A., mohon segera dikirimkan

buku tersebut pada minggu pertama bulan Juni 2005.”

Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan,

misalnya di mana audiens dapat mencari informasi atau produk, batas waktunya, dan

sebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu pernyatan yang ramah (baik) yang

mengingatkan audiens akan pentingnya permintaan tersebut, misalnya “Jika buku-

buku referensi terjual lancer, Anda dapat memesan buku-buku tambahan dari Juwita

Bookstore.”

1. Pembukaan

Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis

yang tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman.

Sebagai suatu contoh, jika Anda meminta data sensus 2004 dari suatu lembaga

pemerintah, ada kemungkinan orang yang menangani permintaan Anda tersebut

tidak tahu apakah yang Anda inginkan adalah suatu rangkuman data yang satu atau

dua halaman atau suatu laporan sensus yang rinci yang berjumlah ratusan halaman.

Oleh karena itu, pada kalimat permulaan Anda harus menyatakan permintaan

secara lebih khusus yang memungkinan pembaca dengan mudah dapat memahami

maksud isi surat tersebut.

2. Penjelasan Rinci

Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih

lancer, Anda perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang Anda

buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.

4

Pendekatan lain yang mungkin dapat diterapkan untuk bagian pertengahan

adalah membuat serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan Anda menyangkut

perlengkapan yang sangat kompleks. Anda mungkin bertanya tentang spesifikasi

secara teknis, dimensi; dan kegunaan suatu produk. Pertanyaan yang paling penting

harus ditanyakan paling awal, misalnya “Berapa harga mesin off-set?” Kemudian,

Anda mungkin ingin bertanya yang lebih khusus lagi yang berkaitan dengan

pertanyaan sebelumnya, seperti “Apakah ada kesulitan dengan suku cadang yang

ada?”

Jika permintaan Anda lebih dari satu jenis, Anda sebaiknya membuat daftar

dan memberi nomopr secara berurutan atau berdasarkan tingkat pentingnya. Oleh

karena itu, agar permintaan Anda dapat ditangani dengan segera, perlu diingat dua

hal: (1) buatlah pertanyaan yang langsung mengenai inti permintaannya; (2) hindari

meminta informasi yang sebenarnya Anda bisa memperolehnya sendiri.

Jika Anda bertanya kepada beberapa orang dengan pertanyaan yang sama,

usahakan jawabannya adalah antara “ya” atau “tidak”, sehingga memudahlan

perhitungannya. Anda dapat menyediakan kolom kotak kecil sebelah kiri untuk

kolom jawabannya.

3. Penutup

Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa

tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresif terhadap apresiasi

ataupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa

informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat

dihubungi.

2.2 Permintaan Informasi Rutin

Bila Anda ingin mengetahui tentang sesuatu hal, untuk memperoleh opini

dari seseorang atau memberi saran untuk melakukan suatu tindakan sederhana, Anda

biasanya hanya perlu bertanya. Contoh permintaan secara sederhana adalah

menanyakan apa yang dapat Anda kerjakan atau mengapa saya membuat surat

permintaan, dengan anggapan bahwa pembaca dapat melakukan apa yang Anda

minta dengan segera.

Surat-surat permintaan rutin layak memperoleh perhatian dengan bijaksana.

Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan

5

bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien, dan para pemegang saham. Surat

permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra

yang baik bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat

permintaan rutin, Anda harus menjaga maksud/tujuan menulis suatu pesan dalam

ingatan Anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang Anda inginkan

terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang Anda sampaikan.

Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan

berikut ini: (1) apa yang ingin diketahui; (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui;

(3) mengapa hal ini dapat membantu. Dalam kaitannya dengan direct request,

permintaan dapat berasal dari dalam maupun dari luar organisasi bisnis.

1. Permintaan di dalam Organisasi

Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, beberapa pesan

permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo

dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens

mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan

antara karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antara

pimpinan dengan supervisor, atau antara supervisor dengan karyawan.

Surat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu standar perencanaan

langsung. Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan

penulisan; kemudian diikuti dengan penjelasan yanglebih mendalam dan

diakhiri dengan suatu tindakan yang dikehendaki. Bentuk surat permintaan

ini dilakukan di dalam organisasi perusahaan.

2. Permintaan ke Luar Organisasi

Sebagai seorang pelaku bisnis professional tentunya Anda perlu

berkomunikas dengan para pelanggan, pemasok (supplier), dan perusahaan lain

untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat yang harus dikirim ke luar

organisasi (perusahaan) untuk memperoleh berbagai informasi penting, seperti

informasi produk baru, katalog buku-buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerja

sama bisnis, keinginan untuk berlangganan Koran, tabloid, atau majalah.

Di samping itu, Anda dapat juga memberi respons terhadap iklan yang

dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu: (1) di

mana Anda membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tangal, hari,

6

bulan, tahun), (2) jelaskan apa yang Anda inginkan/maksud; (3) cantumkan alamat

Anda yang jelas dan lengkap untuk balasan surat Anda tersebut.

2.3 Cara Menulis Direct Request Untuk Pengaduan.

Jika seorang konsumen tidak puas terhadap suatu produk, jasa, kebijakan

suatu perusahaan, konsumen perlu mengadukan masalah atau keluhan yang akan

dihadapi oleh orang-orang yang sangat kompeten sesegera mungkin. Istilah surat

pengaduan dan surat penyesuaian yang berkaitan dengan konsumen terhadap suatu

produk dan jasa, bagi kebanyakan perusahaan merupakan kata-kata yang kurang

menyenangkan.

Kedua istilah tersebut penting bagi manajer suatu organisasi perusahaan

khususnya dalam kaitannya dengan indikasi pelayanan produsen terhadap

konsumennya. Dalam surat direct request, konsumen bisa meminta salah satu dari

berikut ini:

a. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga

barang tersebut (refund)

b. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan

c. Penggantian sebagaian atau seluruh bagian yang rusak

d. Perbaikan gratis

e. Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak

f. Pembatalan atas suatu pesanan produk

g. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk

h. Koreksi kesalahan dalam nota pembayaran

i. Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.

Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah

seorang konsumen merasa puas atau tidak puas terhadap produk jasa yang mereka

berikan. Konsumen yang puas akan memberikan dampak yang positif bagi

perusahaan, sedangkan yang tidak puas, akan memberikan dampak yang negatif

kepada perusahaan tersebut. Konsumen yang merasa tidak puas terhadap suatu

produk ata jasa terhadap perusahaan, secara langsung atau tidak langsung akan

memberitahukan kepada orang lain, yang pada akhirnya akan membentuk sebuah

opini yang kurang baik terhadap perusahaan tersebut.

7

Jika seorang konsumen mempunyai keluhan terhadap produk atau jasa suatu

perushaan, seorang konsumen mungkin dapat menelpon atau mengunjungi costumer

service untuk memecahkan masalah yang konsumen hadapi. Namun, pengajuan

pengaduan secara tertulis tentu akan lebih baik karena lebih rinci mencakup hal-hal

yang menjadikan konsumen tidak puas. Reaksi pertama kali jika pelayanannya jelek,

maka seorang konsumen akan marah atau frustasi. Akan tetapi perlu diingat bahwa

jika surat pengaduan yang bernada marah tentu akan menjadikan pembaca enggan

untuk melakukan tindakan koreksi. Oleh karena itu, dalam menulis surat pengaduan

perlu diperhatikan beberapa hal ini:

1. Jelaskan masalah yang konsumen hadapi secara rinci

Apa yang menjadi masalah atau keluhan konsumen dalam kaitannya dengan

pembelian suatu produk atau jasa. Uraikan dengan jelas dan rinci, sehingga

pembaca mudah dapat memahami apa masalah sebenarnya.

2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian

Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, konsumen harus memberikan

bukti-bukti atau dokumen-dokumen pendukung. Hal ini tentu saha akan

sangat membanu memperkuat surat pengaduan yang konsumen buat.

3. Usahakan nada surat pengaduan tersebut tidak marah atau emosional

Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan

tidak emosional.

4. Permintaan tindakan khusus.

Dalam surat pengaduan yang konsumen buat, perlu dikemukakan apa

harapan/keinginan yang dikemudian hari terhadap adanya pengaduan

tersebut. Disamping itu, jangan lupa cantumkan nama, alamat, dan nomor

telepon secara lengkap. Hal ini memudahkan bagi manajer perusahaan dalam

menanggapi pengaduan anda.

2.4 Surat Undangan, Pesanan, Dan Reservasi

Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan,

pesanan, dan reservasi adalah pendekatan langsung (direct approach).

a) Surat undangan

Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekataan langsung.

Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu ide

8

pokok, penjelasan rinci, dan penutup. Ide pokok dalam paragraph pertama

berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan penjelasan yang lebih rinci

tentang ide pokok di awal surat tesebut. Berikutnya diakhiri dnegan penutup

yang berisi suatu harapan atau tindakan yang diinginkan dan ucapan terima

kasih.

b) Surat pesanan dan reservasi

Ketika perusahaan melakukan pesanan atau order produk kepada perusahaan

lain, maka perusahaan tersebut dapat menulis surat pesanan dengan

menggunakan pendekatan langsung. Suatu pesanan paling tidak mencakup

tiga komponen penting, yaitu pernyataan rinci apa yang dipesan, metode

pengirimannya, dan cara pembayarannya. Kemukakan secara jelas kuantitas/

jumlah produk yang dipesan, ukuran, warna, gaya, harga pembayaran, lokasi

pemesanan, tanggal pengiriman, dan petunjuk khusus lainnya.

2.5 Permintaan Kredit.

Dalam dunia perkreditan, kemampuan kreditor melunasi kredit sesuai dengan

aturan main yang ada seperti tepat waktu, tidak pernah menunggka, dan lancar akan

memperbesar kemungkinan untuk memperoleh kredit pada periode-periode

berikutnya. Kepercayaan lembaga perkreditan bergantung pada bagaimana prestasi

kreditor dalam melunasi kreditnya dimasa yang lalu.

Ada tahap yang perlu diperhatikan untuk memperoleh kredit, 1) mengisi

formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada; dan 2)

mengirimkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam

proses memperoleh kredit tersebut. Untuk memperoleh formulirnya, calon kreditor

bisa datang sendiri ke lembaga perkreditan yang bersangkutan atau melalui telepon.

Data pendukung ini mencakup antara lain kartu tanda pengenal, laporan keuangan

tahunan terakhir, data pendukung lainnya, serta surat permohonan kredit.

Dalam surat permohonan kredit, disamping data pribadi, jenis ushanya dan

jumlah kredit yang diminta juga harus didukung dengan berbagai dokumentasi

penting dan prospek bisnis calon kreditor dimasa depan. Hal ini penting bagi

lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan calon kreditor untuk memperoleh

kredit baik dilllihat dari sisi besarnya kredit maupun jangka waktu pengembaliannya.

9

2.6 Strategi Penulisan Untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-

pesan Positif

Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh

pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk

melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak  memerlukan suatu

hal yang khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya  minimal, atau

audiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap

netral, gunakan pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive

approach) untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis.

Keunggulan:

a) Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama

kali membaca suatu pesan

b) Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan

c) Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa

maksud pesan tersebut dan juga dapat  memutuskan segera pada bagian mana

yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:

a) Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

b) Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”; hal ini

terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan

sebelumnaya.

1. Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

        Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok

dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal

lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan

yang rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang

dikehendaki. Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan

permintaaan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih

rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.

        Pendekatan untuk bagian pertengahan dar permintaan rutin adalah denagan

pendekatan tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang

spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran

10

produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan

kegunaan produk.

        Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan

keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan.

2. Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

        Dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach).

Karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingi disampaikan. Tujuan

yang ingin dicapai adalah mengomunikasikan good news, menjawab semua

pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dn memberikan suatu bentuk

penghargaan yang baik terhadap pihak lain, apapun bentuk permintaan yang

diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah, dan tidak emosional.

        Bagian awal punulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang

jelas dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca. Pada bagian pertengahan,

sampaikan penjelasan secara rinci, dan pada bagian akhir pesan-pesan positif

umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan

dan pernyataan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca.

a. Ide-ide Pokok yang Jelas : Kemukakan ide poko dibagian awal penulisan

pesan-pesan positif

b. Penjelasan Rinci : Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih

rinci untuk mendukung ide pokok

c. Penutup Surat : Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan

khusus yang diharapkan.

2.7 Pesan-pesan Good News dan goodwill

        Pesan-pesan good news dan good will adalah pesan-pesan bisnis yang

memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain.

1. Good News tentang pekerjaan: Organisasi yang membutuhkan karyawan

baru harus betul-betu harus melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara

tepat sesuai dengan yang dikehenaki, dan mengggunakan pendekatan

langsung.

2. Good New tentang Produk: Bisa dengan penetapan harga produk yang

kompetitif, berkualitas, pemiihan metode promosi yang tepat, dan saluuran

distribusi yang tepat pula.

11

3. Good News tentang Goodwill: Suatu perasaan positif yang dapat mendorong

orang untuk menjaga hubungan bisnis.

2.8 Menulis Jawaban Positif

1. Surat Konfirmasi Pesan : Diperlukan apabila terdapat pesan produk dengan

jumlah dan nilai yang cukup besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan

sedang dikirim atau jumlah dan nilai pesanannya relatif kecil, pada

umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi.

2. Menjawab Pernyataan Penting :

a. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial yaitu : Memberikan

tanggapan terhadap semua pertanyaan atau menjawab semua pertanyaan,

mendorong penjualan yang akan datang, dan memberikan kesan yang

baik teradap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan

tambahan informasi produk terbuaru.

b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan : Menjawab semua pertanyaan

dengan jujur dan lengkap, dan memberikan kesan   yang baik dan

menyenangkan terhadap pelanggan.

2.9 Menangani Permintaan Kredit Rutin

1. Persetujuan Kredit : Merupakan surat yang memberikan good news kepada

pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang

berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.

2. Memberikan Referensi Kredit : Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam

surat rekomndasi yaitu permohonan surat rekomendasi harus resmi atau

disahkan dan nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.

2.10 Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

        Surat rekomendaksi biasanya rahasia sehngga permohonan tidak

diperkenankan melihat isi surat  rekomendasi tersebut.

Karakteristiknya antara lain :

1. Nama lengkap pemohon ( untuk keperluan melanjutkan study atau mencari

kerja )

2. Pekerjaan atau manfaat  yang diharapkan pemohon

3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau  atas inisiatifnya sendiri

4. hakikat hubungan antara penuis dengan pemohon

12

5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi atau kedudukan yang dicari.

2.11 Komunikasi Melalui Surat Dalam Islam

1. Al Qur’an

ش� � ي خ�و� ذ�ين� خ� ه�ٱل�� � � ع�ل اف�وا ع��ف�ا خ��� ة� ض��� ي�� �ف�ه� ذ�ر � م� خ� وا ك��� �ر� � ت خ� ل خ� خ� خ� خ� خ�

� ق�وا �ت ي ه�خ�ف� د�يد�ا ٱلل ال� س� � ق� �وا �ق�ول ي خ� و� ٩خ�

Dan hendaklah takut kepada Allah orang-orang yang seandainya meninggalkan dibelakang mereka anak-anak yang lemah, yang mereka khawatir terhadap (kesejahteraan) mereka. Oleh sebab itu hendaklah mereka bertakwa kepada Allah dan hendaklah mereka mengucapkan perkataan yang benar (QS. An Nisa:9)

�و�... �وا �ب �ن خت ل� ٱ ور�خ� ق� ٣٠ ٱلز0

“Dan jauhilah perkataan-perkataan dusta” (QS. Al-Hajj:30).

2. Hadits

مرا كان وإن الحق قل : " قال . زدني : قلت

Abudzar berkata : "Tambahkanlah wasiyatnya wahai rasululloh " Rasululloh

bersabda : " katakanlah yang benar walaupun kebenaran itu pahit ". (HR.

Ahmad, At T abrani, Ibnu Hibban dan Al Hakim)

�غ�وا �ل �و� ع�ن�ى ب �ة� و�ل آي

“Sampaikanlah dariku walau hanya satu ayat” (HR. Bukhari)

DAFTAR RUJUKAN

13

Finoza, L, 2006. Aneka Surat Statuta, Laporan dan Proposal, Seri Korespondensi Indonesia 2, Diksi, Jakarta.

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Mandar Maju, Bandung.

14