PERSENTASI

Pengendalian ProyekTahap manajemen yang berikutnya setelah pelaksanaan proyek adalah pengendalian. Ini berarti di dalam pelaksanaan proyek, sebelum proyek selesai, sudah ada proses pengendalian. Jadi pengendalian dilakukan seiring pelaksanaan proyek. Pengendalian dilakukan agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performansi yang ditetapkan dalam rencana. Sehingga proses pengendalian proyek ini adalah hal yang sangat penting. Rencana yang bagus tanpa dibarengi dengan pengendalian yang baik sangat mungkin tidak akan menghasilkan output proyek yang bagus dalam hal jadwal, biaya dan performansi. Maka untuk melakukan pengendalian perlu adanya perencanaan. Ada beberapa perbedaan antara perencanaan dan pengendalian: Perencanaan berkonsentrasi pada: penetapan arah dan tujuan pengalokasian sumberdaya pengantisipasian masalah pemberian motivasi kepada para partisipan untuk mencapai tujuan Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada: pengendalian pekerjaan ke arah tujuan penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada perbaikanjkoreksi masalah pemberian imbalan pencapaian tujuan

Langkah-langkah dalam Pengendalian Secara umum ada tiga langkah pokok dalam proses pengendalian, yaitu: 1. Menentukan standar performansi sesuatu yang akan dikendalikan. Standar ini bisa berupa spesifikasi teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal dan kebutuhan sumberdaya. 2. Membandingkan antara performansi aktual dan performansi standar hasil pekerjaan dan pengeluaran yang sudah terjadi dibandingkan dengan jadwal, biaya dan spesifikasi performansi yang direncanakan. 3. Melakukan tindakan koreksi, bila performansi aktual secara signifikan menyimpang dari yang direncanakan tindakan koreksi perlu dilakukan. Tindakan koreksi bisa berupa perubahan pekerjaan, standar dan rencana diubah atau penambahan sumberdaya.

Pengertian PengendalianProses pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan perencanaan, merancang suatu sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka pencapaian sasaran (R,J,Mocker, 1972).Efektif adalah usaha atau tindakan yang dapat membawa hasil atau berhasil guna (Tim Penyusun Kamus, Pusat Pembinaan dan Pengembangan bahasa, 1990). Efisien adalah tepat atau sesuai untuk mengerjakan dan menghasilkan sesuatu dengan tidak membuang waktu, tenaga dan biaya (Tim Penyusun Kamus, Pusat Pembinaan dan Pengembangan bahasa, 1990).

Pengendalian Lingkup ProyekDengan mengetahui fungsi, proses, serta metode pengendalian proyek, maka langkah berikutnya adalah mengidentifikasi jenis kegiatan yang perlu dikendalikan. Pengendalian bertujuan untuk memantau dan membimbing pelaksanaan pekerjaan agar sesuai dengan perencanaan. Ini berarti bahwa macam kegiatan dan aspek yang dikendalikan identik dengan yang direncanakan. Garis besar objek pengendalian proyek meliputi organisasi dan personil, waktu dan jadwal, anggaran biaya dan jam-orang, pengendalian pengadaan.Lingkup proyek adalah total jumlah kegiatan atau pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk yang diinginkan oleh proyek tersebut, dalam hal ini dokumen yang berisi spesifikasi proyek.

Alat dan Teknik yang dapat dilakukan diantaranya seperti berikut ini:1. Change Control System Analisis dokumen pada setiap perubahan2. Variance AnalysisDilakukan analisis perbandingan pada dokumen awal dengan perubahan yang terjadi, biasanya dari target yang kuantitatif, seperti anggaran.3. Configuration Management SystemMeruapakan cara yang lebih rinci menelaah : Struktur Tahapan dan keterkaitan pekerjaan Struktur dan tingkatan pekerjaan Hal diatas akan dapat dilihat di SUP (Struktur Uraian Pekerjaan)

Hasil dari pengendalian berupa :1. dokumen proyek pada lingkup proyek perubahan2. SUP perubahan3. Berbagai perubahan yang telah disetujuiPenting agar dilihat : Kewenangan petugas Bukti tertulis agar dikemudian hari tidak ada masalah Pengendalian Sumber Daya

Pengendalian MutuPengendalian mutu atau quality control, merupakan aspek penting karena :1. Standar harus tetap terjaga (prevention)2. Target harus tetap dikendalikan (tolerance)3. Secara jelas ilmu penting yang terkait untuk melakukan perhitungan agar dapat dipertanggungjawabkan

Pengendalian BiayaPengendalian biaya akan sangat penting dan berpengaruh besar terhadap jadwal dan mutu pekerjaan. Pengendalian biaya meliputi :1. Mempertimbangkan faktor-faktor ynag mungkin berpengaruh terhadap perubahan cost baseline2. Meyakinkan bahwa perubahan yang terjadi telah disepakati dan disetujui3. Mengatur perubahan yang terjadi 4. Menjamin pembiayaan berada dalam batas platform yang ditentukan secara periodik yang dapat dipantau dan dikendalikan.5. Memantau kinerja biaya dan dapat mendeteksi variasi yang terjadi6. Mencatat setiap perubahan yangterjadi secara akurat terkait cost baseline7. Mencegah terjadinya : Ketidakbenaran Ketidaklayakan Tidak ada bukti persetujuan8. Memberi tahu para pemangku kepentingan tentang perubahan yang telah disetujui9. Mengatur agar biaya ynag dilaporkan sesuai keterbatasan

Pengendalian JadwalPengendalian jadwal memperhatikan tentang : Keberlanjutan jadwal Faktor yang dipengaruhi perubahan Perubahan yang telah terjadi Mengatur perubahan agar tetap terkendali

dasar yang menjadi pijakan dalampengendalian jadwal adalah jadwal yang dihasilkan pada proses pengembangan jadwal, yaitu :1. schedule base line2. jadwal proyek3. schedule model dataagar diperhatikan : patokan atau ketentuan yang telah dibuat melihat kemungkinan perubahan yang terjadi membuat perubahan dengan pencatatan yang sesuaipenting diperhatikan adanya permintaan perubahan yang harus : dibuat oleh yang berwenang pula disetujui oleh yang berwenang pula mendokumentasikan dengan tepat sehingga perubahan menjadi dapat dipertanggungjawabkan

alat dan teknik:1. program reporting merupakan laporan perkembangan dari : rencana aktivitas yang berlangsung aktivitas yang sudah selesai dan adanya perubahn yang terjadi, secara periodik sesuai kebutuhan harus dilaporkan2. Schedule Change Control SystemMerupakan prosedur ynag mencatat dan mengendalikan perubahan jadwal yang terjadi, hal ini merupakan bagian sistem pengendalian pada integrasi proyek3. Performance ManagementMerupakan pengukuran tingkat pencapaian jadwal sebagai SPI (schedule performance index) sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan4. Project Management SoftwareDigunakan bersama perangakat lunak yang lainnya, berguna untuk pengendalian proyek5. Variance AnalysisPerhitungan dilakukan dengan membandingkan jadwal yang sudah ada dengan kenyataan dan dilihat penyimapangannya. Penyimapangan atau variasi dapat positif atau negatif. Selanjutnya dapat ditentukan dengan tindakan koreksi yang berkesesuaian. 6. Schedule Compression Bar Chart7. Proses membandingkan antara Schedule Bar Chart yang ada dengan Schedule Bar Chart yang mengalami perubahan sehingga mudah diketahui pada aktivitas waktu berapa lama.Penggunaan berbagai car diatas dapat dilakukan lebih dari satu dengan mempertimbangkan : Cara yang mudah digunakan Cara yang cepat memberikan gambaran adanya perubahan Cepat dapat dilakuakan corrective action Dapat dipakai untuk pemantauan atau pengendalian berkelanjutanKeluaran yang penting diperhatikan :1. Performance MeasurementHasil pengukuran tingkat keberhasilan atau kesesuaian jadwal, hendaklah dibuat tertulis, periodik dan ditandatangani oleh yang berwenang.2. Recommended corecctive actionAdanya perubahan yang dikendalikan secara jelas berbasis pada schedule base line dan perlu menentukan: Alasan Akibat Persyaratan yang ditentukan 3. Schedule Up DateMeliputi : schedule base line jaldwal proyek schedule model datayang diperbaharui dan disesuaikan dengan perubahan yan etrjadi serta, disetujui oleh yang berwenang.

Pengendalian Jadwal

Masukan :- schedule base line- jadwal proyek-schedule model data

Alat dan Teknik :-Proses Reporting -Schedule Change Control System-Performance Management-Project Management Software-Variance Analysis-Schedule Compression Bar Chart

Keluaran :- Performance Measurement- Schedule Up Date