BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN | 6

Optimalisasi Pemanfaatan Anggaran Berbasis

Money Follow Program Di Provinsi Sumatera Utara

LAPORAN AKHIR PROYEK PERUBAHAN

BAB II

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara memuat berbagai

perubahan mendasar dalam pendekatan penyusunan anggaran. Perubahan mendasar tersebut,

meliputi aspek-aspek penerapan pendekatan penganggaran dengan prospektif jangka

menengah, penerapan penganggaran secara terpadu, dan penerapan penganggaran berdasarkan

kinerja. Dengan menggunakan pendekatan penyusunan anggaran tersebut, maka penyusunan

RKA-KL diharapkan akan semakin menjamin peningkatan keterkaitan antara proses

perencanaan dan penganggaran.

Sistem penganggaran sebelumnya masih menggunakam sistem money follow function,

dimana anggaran mengikuti tugas dan fungsi pada kementerian lembaga. Pada tahun 2017,

anggaran Negara harus berorientasi manfaat untuk rakyat dan berorientasi prioritas untuk

mencapai tujuan pembangunan nasional (Money Follow Program) dengan tetap

memperhatikan prinsip-prinsip penganggaran. Oleh karena itu makalah ini akan membahas

tentang bagaimanakah sebenarnya penerapan konsep Money Follow Program dalam

penganggaran di Indonesia.

Pada konsep Money Follow Program sebagaimana disampaikan oleh Presiden Joko

Widodo, Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Bappenas Sofyan Djalil,

maupun Menteri Koordinator Perekonomian Darmin Nasution dalam beberapa kesempatan,

yang menegaskan perlunya pendekatan penganggaran yang berdasarkan pada bobot

program/kegiatan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan oleh pemerintah, dimana

program/kegiatan dikatakan memiliki bobot yang tinggi jika memberi manfaat yang besar

kepada rakyat.

Melalui pendekatan ini diharapkan :

1) Adanya skala prioritas alokasi yang tinggi pada program-program yang memberikan

manfaat yang besar kepada masyarakat;

2) Program dan kegiatan yang akan didanai lebih tegas dan jelas, sehingga jelas sasaran

yang akan dicapai lebih optimal dan teratur;

3) Mendorong terciptanya efisiensi melalui koordinasi yang jelas antar program dan

kegiatan.





Konsep money follow program menegaskan perlunya pendekatan penganggaran yang

berdasarkan pada bobot program/ kegiatan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan oleh

pemerintah. ”Pada konsep Money Follow Program juga menegaskan adanya fase penilaian atas

program-program yang akan diajukan. Program-program yang memberi manfaat yang besar

pada rakyat akan mendapatkan prioritas utama dalam pengalokasian anggaran, baru berikutnya

diikuti pengalokasian anggaran pada program-program dengan bobot dibawahnya (lebih

rendah). Sebaliknya jika terjadi efisiensi (penghematan) anggaran maka program-program yang

memiliki bobot yang memberikan manfaat lebih rendah kepada rakyat yang harus dihemat

(dipotong) terlebih dahulu. Prinsipnya tidak semua fungsi pemerintahan yang didanai, jika

memang tidak memberikan manfaat yang lebih besar kepada rakyat, maka tidak perlu didanai.

Selanjutnya yang dibutuhkan saat ini adalah optimalisasi peran dari masing-masing pihak

yang terlibat dalam proses perencanaan dan penganggaran, meningkatkan koordinasi, serta

memberikan penjelasan yang lebih detail dan informatif terhadap kebijakan yang dilaksanakan,

agar dapat memberikan pengetahuan yang sama pada pihakpihak yang berkepentingan, juga

dalam rangka memperoleh kesepahaman yang tidak membingungkan khususnya buat

Kementerian/Lembaga selaku eksekutor dari alokasi anggaran.

Dalam merencanakan rencana kerja dan anggaran pemerintah ada beberapa hal yang harus

di lakukan untuk mewujudkan sistem money follow program:

1. Gubernur mengendalikan rencana program dan kebijakan anggaran di Provinsi.

2. Pengalokasian anggaran fokus pada prioritas dan tidak dibagi rata, dan pembagian alokasi

anggaran tidak didasarkan pada jumlah unit kerja.

3. Program dapat dirasakan oleh masyarakat dan outputnya langsung terkait dengan pelayanan

publik.

4. Memangkas program yang nomenklaturnya tidak jelas dan tidak ada manfaatnya bagi

rakyat.

Money Follow Program adalah merupkan sebuah Pendekatan penyusunan Anggaran

Belanja Daerah yang menekankan pada Program Prioritas yang Holistik-Tematik, Terintegrasi

dan Spasial yang bertujuan pencapaian pembangunan dan prioritas pemerintah maksimal dan

tepat sasaran. Dengan demikian, alokasi anggaran tidak lagi menggunakan struktur dan fungsi

organisasi sebagai basis pengalokasian anggaran, tapi didasarkan pada program pembangunan

prioritas dan program pendukung lainnya, yang berkontribusi terhadap pencapaian program





prioritas tersebut. Adapun yang dimaksud dengan pendekatan penyusunan Anggaran Belanja

Daerah yang menekankan pada Program Prioritas yang Holistik-Tematik, Terintegrasi dan

Spasial adalah :

Pertama, pendekatan HOLISTIK-TEMATIK, yaitu pencapaian sasaran prioritas dari

satuan kerja/unit kerja lain harus berkoordinasi dengan multi satuan kerja/unit kerja. Misalnya,

untuk mencapai sasaran prioritas daerah dalam Program Pengembangan Kawasan Pariwisata

Danau Toba, perlu koordinasi multi OPD/SKPD, yaitu antara lain Dinas Pariwisata, Dinas

Perhubungan, Dinas Koperasi dan UKM, Dinas Perindustrian dan Perdagangan, Dinas

Lingkungan Hidup, Dinas Pekerjaan Umum, Bappeda, Dinas Kehutanan, Badan Pemberdayaan

Masyarakat Desa, Badan Pengelola Keuangan Aset Daerah dan Badan Penanaman Modal

Daerah dan Pelayanan Perizinan Terpadu, Pemerintah daerah Kabupaten dan lainnya.

Kedua, pendekatan INTEGRATIF, yaitu pembangunan harus dilakukan secara integratif.

Sebagai contoh, sasaran prioritas daerah untuk Pengembangan Kawasan Pariwisata Danau

Toba perlu dilakukan secara terintegrasi melalui Pembangunan Infrastruktur, yaitu jalan tol

Medan-T.Tinggi, bandara silangit dan sibisa, penataan objek wisata, penataan Kerambah

Jaring Apung/KJA di kawasan Danau Toba, pembangunan rel kreta api P.Siantar-Prapat,

penyiapan prasarana dan sarana Kapal Ferri di Danau Toba, serta pengawasan dalam

pemanfaatan sumber daya alam/hutan, konektifitas wilayah, dan seterusnya (kombinasi

berbagai program/kegiatan).

Ketiga, pendekatan SPASIAL, yakni pembangunan infrastruktur harus mempertimbangkan

lokasi yang terintegrasi dengan infrastruktur lainnya. Contohnya, pembangunan bandara

silangit di lokasi wisata Danau Toba harus mempertimbangkan lokasi pemukiman terintegrasi

dengan sarana jalan pendukung pada lokasi objek wisata Hutaginjang, penataan zonasi

Kerambah Jaring Apung/KJA, pembangunan fasilitas pendukung untuk membangun ekonomi

masyarakat/pasar di sekitar lokasi bandara silangit, serta pemanfaatan jaringan air dan listrik

yang telah sesuai dengan Rencana Tata Ruang Wilayah yang telah memiliki legalitas formal.

Pengalaman empiris itu selanjutnya dievaluasi dan membuahkan pendekatan penganggaran

dengan prinsip “Money Follow Program”. Pendekatan “Money Follow Program” harus

dipahami sebagai alokasi anggaran berdasarkan prioritas-prioritas pembangunan, didorong

sudah menggunakan pendekatan itu (“Money Follow Program”). Tentunya perubahan





pendekatan harus pula dibarengi perubahan “Mind Set” penganggaran. Jika sebelumnya

(menggunakan pendekatan “Money Follow Function”), filter pengalokasian anggaran adalah

fungsi, Prioritas menjadi kata kunci utama dalam penganggaran “Money Follow Program”.

Selama ini, penganggaran di daerah dimulai dari proses perencanaan dengan urutan

RPJMD-Renstra SKPD- Renja SKPD-KUA/PPAS-SE KDH- RKA SKPD - RAPBD - DPA

SKPD. Urutan tersebut sangat ideal dalam pendekatan “Money Follow Function”. Kepala

SKPD selaku Pengguna Anggaran memegang kendali atas usulan Pagu anggaran setiap tahun.

Konsep Money Follow Function pada prinsipnya menegaskan bahwa pengalokasian

anggaran harus berdasarkan fungsi masing-masing unit dalam organisasi pemerintah. Secara

filosofi maksud dari konsep ini adalah ingin membangun konsep penganggaran yang efektif

efisien serta menjaga kesinambungan fiskal melalui upaya peningkatan kualitas belanja atau

quality spending, yang dimulai dari pelaksanaan program/kegiatan oleh fungsi organisasi yang

tepat.





Jika anggaran dari suatu kegiatan itu dikelola dan dilaksanakan oleh unit organisasi yang

tepat maka:

Terhindar terjadinya duplikasi dalam penganggaran, karena sebuah kegiatan hanya akan

dilaksanakan oleh unit yang memang melaksanakan tugas dan fungsi tersebut;

Mendorong terciptanya efisiensi, karena dapat dihindari terjadinya kegiatan yang

overlapping, sebuah kegitatan tidak dapat dialokasikan anggarannya jika tidak sesuai

dengan tugas dan fungsi unit organisasi;

Mendorong pencapaian sasaran secara lebih optimal, karena diselenggarakan oleh unit

organisasi yang sesuai maka akan lebih professional dalam pengelolaannya yang pada

akhirnya dapat mengarah pada pencapaian sasaran secara lebih optimal;

Dalam konsep Money Follow Function tidak serta membagi anggaran pada semua

unit/organisasi secara merata, tetapi tetap ada proses penilaian (assessment) terhadap usul

sebuah program/kegiatan yang akan diusulkan oleh setiap unit/organisasi. Penilaian tersebut

utamanya menyangkut apakah program/kegiatan yang diusulkan termasuk dalam proses

prioritas yang harus didanai atau tidak serta bagaimana kontribusi dan dampaknya terhadap

pelaksanaan pembangunan.

Hal utama yang berbeda dalam penerapan “Money Follow Program” adalah peran

pengguna anggaran. Jika kita memahami pengguna anggaran/Kepala OPD adalah

penanggungjawab utama keberhasilan program kegiatan di OPD, maka dalam penerapan

“Money Follow Program” fokus utamanya adalah keberhasilan program. Ini mengindikasikan

bahwa program adalah kerja kolektif. Program Pengentasan Kemiskinan adalah kolektivitas

dari OPD pendidikan, Kesehatan, Tenaga Kerja dll. Kepala OPD hanya bertindak sebagai

pejabat yang bertanggungjawab atas target program pada OPDnya, tetapi target program (lintas

OPD) bukan menjadi tanggungjawabnya. Untuk itu, setiap program harus disertai

penanggungjawab program, wewenang Kepala Daerahlah yang menunjuk, bisa dari kepala

OPD yang paling dominan dalam program tersebut atau pejabat lain (Sekda, Asisten atau Staf

Ahli). Dengan demikian, dalam Keputusan Kepala Daerah tentang Penetapan Program minimal

harus mencantumkan Target Program, Nama Program, Koordinator Program dan OPD-OPD

pelaksana Program. Dengan demikian tahapan-tahapan penganggaran akan menjadi : RPJMD-

Renstra SKPD- Kajian Isu Strategis - Penetapan Program - Pengorganisasian Program - Renja

SKPD-KUA/PPAS-SE KDH- RKA SKPD - RAPBD - DPA SKPD





Prinsip Money Follow Program dilakukan untuk mengamankan alokasi dana pada program

prioritas dan meningkatkan efisiensi untuk belanja prioritas. Implementasi pendekatan tersebut

dilaksanakan dengan mengerucutkan usulan program/kegiatan prioritas, mengintegrasikan berbagai

sumber pendanaan (Kementerian/Lembaga, Subsidi, Hibah, Dana Alokasi Khusus, Dana Desa, dan

Pembiayaan BUMN, termasuk Pemerintah Daerah). Serta pembahasan mendetail untuk persiapan

proyek. Agar dana bisa berdaya guna maksimal, nomenklatur harus betul-betul jelas sehingga

menghindari penafsiran ganda. Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah juga harus dapat

terwujud. Dengan demikian, program pembangunan tak hanya bagus secara sektoral, tetapi juga

bermanfaat secara keseluruhan. Hal tersebut sejalan dengan prinsip pembangunan dengan

pendekatan Temati, Holistik, Terintegrasi dan Spasial. Prioritas akan diberi ranking, sehingga kalau

ada anggaran maka semua program prioritas akan dibiayai. Kalau terjadi perubahan APBBN/APBD

sehingga anggaran berkurang maka dipilih program prioritas mana yang mendesak. Prioritas

terbawah akan dipotong. Maka semakin tajam perencanaan maka semakin sedikit distorsi yang

terjadi jika ada perubahan APBN/APBD menjadi APBN-P/P-APBD. Untuk tambahan referensi,

Money follow Program dimaksud harus terkait dan bersentuhan dengan target yang ingin diraih

maka aliran uang itu akan mengalir. Berdasar persepsi ini maka kita boleh juga mengatakan dan

mensejajarkan Money follow Program adalah Money Follow target, Money Follow problem atau

Money Follow Solution.





2.1 Roadmap/Milestone Proyek Perubahan

Untuk memastikan agar pelaksanaan proyek perubahan berjalan sesuai dengan tujuan yang

diiginkan, maka perlu dilakukan pentahapan demi pentahapan (milestone). Adapun pentahapan

tersebut diuraikan sebagai berikut :

Breaktrough I

Tabel 1

Kesepakatam Area Proyek Perubahan

NO KEGIATAN OUTPUT WAKTU

1 Menentukan Area Perubahan Terlaksananya pertemuan

dengan mentor dan seluruh

Tim Kerja Efektif

Tersusunnya Laporan

identifikasi area perubahan

19 s/d 28

Februari 2018

Pada proses menentukan area kesepakatan proyek perubahan yang diperlukan terlebih

dahulu adalah diagnosa permasalahan. Dalam hal ini Project Leader melakukan konsultasi dengan

mentor dan menentukan dengan Tim Kerja Efektif.

Breaktrough II

1) Milestone I : Terwujudnya Kebijakan Kepala Daerah Berupa Peraturan Gubernur

Yang Berbasis Money Follow Program Tentang Prioritas Pembangunan

Daerah Yang Holistik-Tematik, Terintegrasi dan Spasial





Tabel 2

Milestone I


1 Melakukan Konsultasi dengan

Gubernur Sumatera Utara

Terkait Dukungan Proyek

Perubahan

Tersepakatinya Proyek Perubahan tentang

peningkatan efisiensi dan efektifitas

anggaran melalui implementasi Money

Follow Program Daerah Tahun 2018

20 Februari

s/d 12 Mei

2018

2 Pembentukan Tim Efektif

Proyek Perubahan

Tersedianya Surat Keputusan Gubernur

tentang pembentukan Tim Efektif Proyek

Perubahan

3 Pembentukan tim Kerja

Rancangan Peraturan gubernur

tentang Prioritas Pembangunan

Daerah

Tersedianya Surat Keputusan Gubernur

tentang pembentukan Tim Kerja

Rancangan Pergub Prioritas

Pembangunan Daerah

4 Pembahasan Materi

Rancangan Prioritas

Pembangunan Daerah di

Provinsi Sumatera Utara

Tersedianya rumusan rancangan pergub

tentang prioritas pembangunan daerah

5 Penandatanganan Peraturan

Gubernur tentang Prioritas

Pembangunan Daerah

Terbitnya Peraturan Gubernur Sumatera

Utara Nomor Tahun 2018 tentang

Prioritas Pembangunan Daerah di

Provinsi Sumatera Utara

6 Melakukan Rapat Kerja

bersama Stakeholders terkait

Peraturan Gubernur tentang

Prioritas Pembangunan Daerah

Terimplementasinya program prioritas

dalam renja perubahan masing-masing

OPD





Pembentukan Tim Efektif adalah proses untuk mengidentifikasi personil yang dapat

mendukung kelancaran pelaksanaan proyek perubahan yang ditindaklanjuti dengan penetapan

berupa Surat Keputusan dan pembagian tugas secara jelas. Dilanjutkan dengan Pembentukan Tim

Kerja yang akan menyusun Rancangan Peraturan Gubernur terkait Program Prioritas yang akan

ditindak lanjuti dengan pembahasan dan penandatanganan oleh Gubernur.

2) Milestone II : Tersusunnya Perubahan Rencana Kerja Pemerintah Daerah

(RKPD) Yang Berbasis Program Prioritas Yang Holistik-

Tematik, Terintegrasi dan Spasial

Tabel 3

Milestone II


1 Pembentukkan Tim Kerja

Penyusunan Rancangan Perubahan

RKPD 2018

Terbentuk Tim Kerja Penyusunan

Rancangan Perubahan RKPD 2018

14 s/d 31

Mei 2018

2 Rapat Koordiansi & Penyusunan

Rancangan Perbaikan RKPD 2018

Terjadwalnya waktu untuk Rapat

Koordinasi Penyusunan Rancangan

Perubahan RKPD 2018

3 Pembahasan Rancangan Perubahan

RKPD 2018

Tersusunnya Jadwal Pembahasan

Rancangan Perubahan RKPD 2018

4 Konsultasi ke Pemerintah

Kabupaten/Kota (Sinkronisasi

Program/Kegiatan)

Terlaksana Pertemuan dengan

Kabupaten/Kota

5 Penandatanganan Peraturan

Gubernur Tentang Perubahan RKPD

2018

Terbit Peraturan Gubernur tentang

Perubahan RKPD 2018

Pelaksanaan sosialisasi Peraturan Gubernur Sumatera Utara dilakukan untuk mengakomodir

Money Follow Prorgram yang dirancang oleh Pilot Project, maka Pemerintah Daerah

Kabupaten/Kota dengan tidak merubah kesepakatan hasil musrenbang tetapi lebih mempertajam





lagi mekanisme pembagian anggaran agar lebih efektif dan efisien. Kemudian diikuti adanya

perubahan rencana kerja pembangunan daerah tahun 2018 yg akan dilaksanakan.

3) Milestone III : Terimplementasinya Peraturan Gubernur Tentang Prioritas

Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara Yang Holistik-

Tematik, Terintegrasi dan Spasial Kedalam Rancangan Perubahan

APBD Tahun 2018

Tabel 4

Milestone III


1 Pembentukan Kelompok Kerja


APBD 2018

Terbentuknya Kelompok Kerja


APBD 2018

07Juni 2018

s/d

30 Juni 2018

2 Pelaksanaan Sosialisasi Penyusunan

Rencana Perubahan APBD 2018

Tersosialisasinya Permendagri

Nomor 86 Tahun 2017 tentang

Pedoman Umum Penyusunan APBD

2018

3 Melakukan Rapat Koordianasi

Persiapan Rancangan PAPBD 2018

Terjadwalnya Rapat Koordinasi

Untuk Penyusunan Rancangan

PAPBD 2018

4 Melakukan Koordinasi & Konsultasi

Tim Kerja Efektif ke

Kabupaten/Kota

Tersedianya dukungan dari

pemerintah Kabupaten/Kota terkait

proyek perubahan Money Follow

Program

Pada tahapan ini milestone yang terakhir adalah pembentukan Kelompok Kerja Anggaran

Penyusunan Rancangan APBD, pelaksanaan sosialisasi rencana penyusunan Perubahan APBD

2018, melakukan koordinasi dengan kelompok kerja penyusunan program prioritas selanjutnya Tim

Efektif melaksanakan koordinasi dan Konsultasi ke Kabupaten/Kota dan melakukan Rapat

Koordinasi Penyusunan Draft PAPBD 2018





Tabel 5

Pentahapan Milestone Proyek Perubahan

NO

TAHAP

WAKTU (MINGGU)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Pembentukan Tim Efektif dan Pembahasan

Materi Prioritas Pembangunan Daerah TA

2018 (Minggu ke I s/d V)

2 Penyusunan Perubahan RKPD 2018 yang

Berbasis Prioritas yang Holistik-Tematik,

Terintegrasi dan Spasial (Minggu ke VI s/d

VIII)

3 Implementasi Peraturan Gubernur dalam

menentukan Prioritas Pembangunan Daerah

(Minggu ke IX S/D XII)

2.2 Stakeholders Proyek Perubahan

Pelaksanaan proyek perubahan, tentu melibatkan stakeholder baik internal yaitu dari dalam

organisasi itu sendiri maupun eksternal yaitu yang berasal dari luar organisasi. Sehingga pada

prinsipnya stakeholder adalah setiap pihak baik itu individu atau organisasi, yang terkena dampak

dari kebijakan / proyek, atau menjadi pihak yang mempengaruhi pelaksanaan kebijakan / proyek.

Stakeholder yang terlibat di dalam proyek perubahan ini akan berperan aktif agar tujuan

akhir yang akan dicapai bersama dapat terwujud. Pada pelakasanaannya selain stakeholder reformer

juga sangat didukung oleh tim kerja yamg ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Gubernur

Sumatera Utara. Stakeholder yang terlibat akan mendukung dan membantu reformer dalam

menyelesaikan pelaksanaan proyek perubahan ini baik internal maupun eksternal. Untuk itu Project

Leader mengunakan identifikasi Stakeholder sebagai berikut :





Bagan 1

Identifikasi Stakeholder (Internal dan Eksternal)

1. (Gubernur)

2. (Wakil Gubernur)

3. (Sekretaris Daerah)

4. (Staff Ahli Gubernur)

5. (Asisten 1)

6. (Asisten 2)

7. (Asisten 3)

8. (Kepala Bappeda)

9. (Kepala Badan Pajak & Retribusi Daerah)

10. (Kepala Badan Pengelolaan Keuangan & Aset Daerah)

11. (Kepala Biro Penyusunan Program)

12. (Kepala Biro Hukum)

13. (OPD Lingkup Pemprov Sumut)

14. (Kasubag Program dan Pelaporan Lingkup Pemprov

Sumut)

STAKEHOLDER

INTERNAL

1. (KemenPPN/Bappenas)

2. (Kemendagri)

3. (Kemenkeu)

4. (Bupati/Walikota)

5. (LSM/Ormas)

6. (Media Sosial)

STAKEHOLDER

EKSTERNAL

Stakeholder internal tergabung dalam tim kerja yang dibentuk melalui Tim Efektif Proyek

Perubahan, dimana pengertian Tim Kerja adalah suatu tim kerja yang mempunyai cara kerja untuk

mempermudah suatu perusahaan/instansi terutama sumber daya manusianya dalam hal penyusunan

perencanaan program kegiatan secara lebih baik, guna meningkatkan mutu dan produktifitas, nilai

tambah serta meningkatkan keuntungan semua pihak termasuk, produsen, karyawan, konsumen

maupun pemerintah. Oleh karena itu, Project Leader berharap bahwa Tim Kerja Efektif pada

implementasi proyek perubahan ini mensukseskan pelaksanaan kegiatan serta ketepatan waktu

dalam proses tahapan penyusunan Rancangan APBD Tahun 2019 yang didalamnya terimplementasi

Program Prioritas Yang Holistik-Tematik, Terintegrasi dengan pendekatan Money Follow Program

Daerah Tahun 2019.

Sementara itu Stakeholder eksternal adalah Kemenkeu, dan KemenPPN/Bappenas yang

merupakan instansi Pemerintah Pusat yang memberikan arahan/masukan kebijakan Spasial dalam

menetapkan Kebijakan Anggaran, selanjutnya Kementerian Dalam Negeri yang bertugas





melakukan asistensi terhadap menganalisis kajian-kajian literatur, LSM/Organisasi kemasyarakatan

dan media yang turut berpartisipasi dalam penyempurnaan sekaligus sebagai wadah transparansi

Perubahan APBD 2018

Adapun dalam Tim Kerja Efektif Proyek Perubahan yang dibentuk masing-masing

mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

A. Mentor bertugas untuk :

1. Memberikan bimbingan dan arahan dalam merumuskan atau mengidentifikasi permasalahan

yang krusial dalam organisasi terkait dengan implementasi proyek perubahan.

2. Membantu peserta dalam memetakan Milestone yang akan dilaksanakan dan rencana jadwal

pertemuan yanga kan dilaksanakan.

3. Menjelaskan penyelesaian tugas kepada peserta diklat dan memberikan kesepakatan dan

persetujuan atas dokumen proposal proyek perubahan yang diajukan oleh projector leader.

4. Memberikan dukungan penuh kepada project leader dalam mengimplementasikan proyek

perubahan.

5. Memberikan dukungan dalam pelibatan pejabat strukturan dan staff yang diperlukan dalam

menyusun rancangan perubahan dan pengimplementasiannya.

6. Memberikan bimbingan dalam mengidentifikasi dan menemukan solusi dalam mengatasi

permasalahan yang timbul dalam implementasi kegiatan maupun administrasi yang

diperlukan.

7. Memberikan dukungan untuk memanfaatkan sumber daya yang ada bila diperlukan dalam

implementasi proyek perubahan.

8. Berperan sebagai inspiratory bagi peserta diklat dalam melakukan inovasi-inovasi yang

diperlukan.

B. Project Leader bertugas

1. Mempersiapkan/merencanakan (dokumen/instrument/waktu) dengan baik sebelum

pertemuan dengan Mentor atau Coach.

2. Mengambil inisiatif dalam dialog dengan Mentor atau Coach.

3. Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder terkait (internal maupun

eksternal).

4. Membuat Laporan kegiatan tahap Taking Ownership





5. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dalam Milestone dengan

mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimilki.

6. Secara aktif melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan kemajuan implementasi

proyek perubahan kepada mentor/coach minimal satu minggu sekali.

7. Mengacu kepada rumusan milestone dalam dokumen pelaksanaan proyek sebagai dasar

target perubahan.

8. Menggerakan seluruh elemen stakeholder terkait (internal dan eksternal) dalam mendukung

seluruh tahapan implementasi perubahan.

9. Mengembangkan instrument monitoring dan melakukan perekaman terhadap setiap

kemajuan yang dihasilkan dalam implementasi proyek perubahan.

10. Mengelola pendokumentasian kegiatan.

C. Coach berperan dalam :

1. Memberikan bimbingan, petunjuk, koreksi dan monitoring serta pengawasan dalam proses

taking ownership dan laboratorium kepemimpinan.

2. Memberikan dukungan dan bimbingan dalam merumuskan proyek perubahan dan sebagai

inspiratory dalam mengatasi Kendala-kendala yang tidak dapat diatasi oleh peserta dan bila

diperlukan mengkoordinasikannya dengan Mentor

3. Memberikan feedback terhadap kemajuan laporan implementasi yang disampaikan peserta

sesuai yang dijadwalkan.

4. Mengoreksi dan mengarahkan pemetaan agenda project perubahan yang akan dilaksanakan

dan rencana jadwal pertemuan yang akan dilaksanakan.

5. Menjadi consuler dalam menumbuhkan inovasi peserta dalam penyusunan dan

pengimplementasian proyek perubahan.

D. Tim Efektif berperan dalam :

1. Memberikan dukungan pada tahap perancangan sistem.

2. Memberikan dukungan pada tahap pembangunan sistem.

3. Memberikan dukungan pada tahap implementasi sistem.

4. Memberikan dukungan pada tahap Monitoring

5. Memberikan feedback terhadap kemajuan laporan implementasi.





Sedangkan tata kelola proyek perubahan sebagaimana tercantum pada Gambar berikut :

Bagan 2

Tata Kelola Proyek Perubahan

Sponsor (Gubernur/Wakil Gubernur Suatera Utara) : menyetujui dokumen proposal dan

dokumen pelaksanaan proyek Perubahan & memberikan dukungan pelaksanaan proyek

Perubahan secara penuh dan sekaligus berperan sebagai Mentor.

Coach : Membimbing dan mengarahkan Reformer untuk melaksanakan Proyek Perubahan.

Project Leader : memimpin proyek perubahan secara keseluruhan & berkoordinasi dengan

seluruh stakeholder untuk kelancaran penyelesaian proyek perubahan.

Tim Kerja Efektif : menyiapkan bahan dan data yang dibutuhkan berdasarkan tugas dan

tanggung jawabnya masing-masing dalam melakukan pelaksanaan Penyusunan Rancangan

APBD 2018 dimana di dalamnya termuat Program Prioritas Yang Holistik_Tematik,

Terintegrasi dan Spasial dengan menggunakan pendekatan Money Follow Program.

Stakeholder ( Eksternal Pemerintah Daerah Provinsi Sumatera Utara ) : berkontribusi dan

berperan serta dalam pelaksanaan Penyusunan Rancangan APBD 2018 dimana di dalamnya

termuat Program Prioritas Yang Holistik-Tematik, Terintegrasi dan Spasial dengan

menggunakan pendekatan Money Follow Program.

Sponsor

(Gubernur/Wakil Gubernur Suamatera Utara)

Coach Project Leader Mentor

Tim Kerja Stakeholder





Setelah melakukan identifikasi awal stakeholder diatas, kemudian perlu dipetakan lebih lanjut

bagaimana perubahan yang akan dilakukan akan memberi dampak (Impact) kepada para

stakeholder dan bagaimana tingkat pengaruh atau kewenangan para stakeholder tersebut terhadap

suksesnya proyek perubahan.

Tujuan dari pemetaan stakeholder adalah untuk melakukan assessment dan memetakan para

stakeholder terkait dengan peran dan kapasitas mereka dalam mempengaruhi keberhasilan jalannya

perubahan agar berbagai kepentingan dari masing-masing stakeholder dapat diidentifikasi dengan

baik. Selain itu kegiatan ini juga untuk melakukan prioritas para stakeholder berdasarkan tingkat

kewenangan dan dampak yang dimiliki sehingga strategi perubahan lebih efektif

diimplementasikan.

Format yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi stakeholder dapat dilihat pada tabel

berikut :

Tabel 6

Identifikasi Stakeholder

DESKRIPSI PERANAN PENGARUH STRATEGI

KOMUNIKASI

A. Stakeholder Internal :

(Gubernur Sumatera

Utara)

Memberikan masukan

dan saran serta

pemikiran strategis

Pengaruh Besar dan

kepentingan besar

Persuasif dan

Informatif

(Kepala Bappeda

Suamtera Utara)

Memberikan masukan

dan saran serta

pemikiran strategis

Pengaruh Besar dan

kepentingan besar

Persuasif dan

Informatif

(Asisten 1 Setda

Provinsi Sumatera

Utara)

Memberikan masukan

dan saran serta

pemikiran strategis

Pengaruh Besar dan

kepentingan besar

Persuasif dan

Informatif

(Asisten 2 Setda

Provinsi Sumatera

Utara)

Memberikan masukan

dan saran serta

pemikiran strategis

Pengaruh Besar dan

kepentingan besar

Persuasif dan

Informatif

(Asisten 3 Setda

Provinsi Sumatera

Utara)

Memberikan masukan

dan saran serta

pemikiran strategis

Pengaruh Besar dan

kepentingan besar

Persuasif dan

Informatif

(Kepala Badan

Pengelola Pajak dan

Retribusi Daerah

Provinsi Sumatera

Utara)

Memberikan masukan

dan saran serta

pemikiran strategis

Pengaruh Besar dan

kepentingan besar

Persuasif dan

Informatif





DESKRIPSI

PERANAN

PENGARUH

STRATEGI

KOMUNIKASI

(Kepala Badan

Pengelolaan

Keuangan dan Aset

Daerah Provinsi

Sumatera Utara)

Memberikan masukan

dan saran serta

pemikiran strategis

Pengaruh Besar dan

kepentingan besar

Persuasif dan

Informatif

(Kepala Biro Hukum

Provinsi Sumatera

Utara)

Memberikan masukan

dan saran serta

pemikiran strategis

Pengaruh Besar dan

kepentingan besar

Persuasif dan

Informatif

(Kepala Biro

Penyusunan Program

Provinsi Sumatera

Utara)

Menghimpun semua

data dari masing-

masing SKPD untuk

di kompilasi menjadi

Program HIS

Pengaruh Besar dan

kepentingan besar

Koordinasi Sosialisasi

(Staff Ahli Gubernur

Sumatera Utara)

Memberikan masukan

dan saran serta

pemikiran strategis

Pengaruh Besar dan

kepentingan besar

Persuasif dan

Informatif

(Kepala SKPD

Lingkup Pemprov)

Memberikan masukan

dan saran serta

pemikiran strategis

Kepentingan besar dan

Pengaruh Besar

Forum SKPD

Persuasif dan

Informatif

B. Stakeholder Eksternal :


KOMUNIKASI

(KemenPPN/Bappenas

dan Kemenkeu)

Memberikan

masukan dan saran

pemikiran pada saat

evaluasi Program

Pengaruh Besar dan

kepentingan besar

Persuasif, Instruktif

dan Informatif

(Kemendagri) Memberikan

masukan serta

pemikiran strategis

melalui musrembang

Pengaruh Besar Tapi

Kepentingannya

Kecil

Konsultasi,

Koordinasi

(Bupati) Memberikan

masukan serta

pemikiran strategis

melalui musrembang

Pengaruh KecilTapi

Kepentingannya

Besar

Informatif, Koordinasi






KOMUNIKASI

(Walikota) Memberikan

masukan serta

pemikiran strategis

melalui musrembang

Pengaruh KecilTapi

Kepentingannya

Besar

Informatif, Koordinasi

(LSM Fokus) Memberikan

masukan serta

pemikiran strategis

melalui musrembang

Pengaruh Besar Tapi

Kepentingannya

Kecil

Uji Publik, Sosialisasi

(Rektor USU) Memberikan

masukan serta

pemikiran strategis

melalui musrembang

Pengaruh KecilTapi

Kepentingannya

Besar

Sosialisasi

(Media Sosial) Memberikan

masukan serta

pemikiran strategis

melalui musrembang

Pengaruh Besar Tapi

Kepentingannya

Kecil

Informatif

Dalam Pembangunan tim efektif diperlukan upaya untuk mempengaruhi stakeholder terkait

dengan melakukan pengelompokan stakeholder berdasarkan pengaruh dan kepentingan yang

dimilikinya. Upaya mengelompokkan tersebut dapat dilakukan dengan memanfaatkan hasil

pemetaan stakeholder (net – map stakeholder) untuk menempatkan masing-masing stakeholder ke

dalam kuadran. Adapun pengelompokkan stakeholder tersebut adalah sebagai berikut :





Bagan 3

Peta Stakeholder Setelah Perubahan

2.3 Strategi Mempengaruhi Stakeholder

Dalam pelaksanaan proyek perubahan, reformer senantiasa mengajak seluruh

stakeholder baik internal maupun eksternal untuk dapat mendukung keberhasilan pelaksanaan

proyek perubahan, maka diperlakukan strategi yang berbeda terhadap masing-masingkelompok.

Pentingnya peranan Tim Kerja Efektif untuk bekerja sama dan mengambil inisiatif melakukan

Latents

Ketua DPRD Sumut

Komisi D DPRDSU

Kemenkeu / Ditjen

Keuda

Kemendagri

KemenPPN / Bappenas

Promoters

Gubernur Sumut

Wakil Gubernur Sumut

Sekda Prop. Sumut

Staff Ahli Gubsu

Para Asisten I,II,III

Kepala Bappeda Sumut

Ka. Badan Pajak & Retribusi7

Ka. Badan Pengelolaan

Keuangan & Aset Dasar

Ka. Biro Perekonomian

Ka. Biro Pembangunan

Ka. Biro Hukum

Ka. Biro Humasy & Protokol

Kabag / Kabid terkait Proper

Kasubid / Kasubag Program &

Laporan

Apathetics

Ka. Bappeda Kab/Kota

LSM

Ka. BPKAD Kab/Kota

Media Sosial

Defender

Para Bupati / Walikota (8-10)

Perguruan Tinggi





koordinasi terhadap masing-masing stakeholder sesuai dengan besarnya kontribusi masing-masing

terhadap keberhasilan proyek perubahan sangat diperlukan dan diharapkan. Peran masing-masing

stakeholder terdiri dari :

1. Promoters (High Influence / High Inteterest)

Kelompok stakeholder yang dalam mendukung dan kepentingan besar terhadap program dan

juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil dalam melaksanakan proyek

perubahan.

2. Latents (High Influence / Low Interest)

Kelompok ini terlibat di dalam proses pelaksanaan proyek perubahan akan tetapi porsi

ataupun kontribusinya tidak terlalu memberikan pengaruh yang signifikan terhadap

pencapaian hasil secara langsung.

3. Defenders (Low Influence / High Interest0

Kelompok defender adalah pendukung utama yang menjadi penentu keberhasilan proyek

perubahan, diman kontribusinya mempunyai porsi yang sangat besar.

4. Apathetics (Low Influence / Low Interest)

Pada Pelaksanaan proyek perubahan ini, kelompok ini secara kasat mata tidak terdapat sama

sekali, artinya bahwa rata-rata semua mendukung sesuai dengan porsinya masing-masing.

2.4 Strategi Komunikasi

Dalam suatu organisasi sebagai kumpulan sekelompok orang yang memiliki tujuan

bersama,organisasi terdiri dari orang-orang yang saling bekerja sama sehingga untuk mencapai

tujuan bersama tersebut, komunikasi menjadi faktor yang sangat penting.

Dalam mengimplementasikan proyek perubahan, strategi komunikasi yang digunakan

bermacam-macam, antara lain :

1. Komunikasi Persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi fungsi komunikasi persuasive

adalah salah satu fungsi komunikasi yang efektif dalam berkomunikasi. Hal ini bertujuan

untuk mengajak dan mempengaruhi stakeholder internal agar mereka, secara pribadi

tergerak untuk bergabung dalam sebuah tim untuk mensukseskan implementasi proyek

perubahan pada Sub. Bagian Program dan Pelaporan.

2. Komunikasi Kelompok. Untuk peningkatan Penyusunan Perencanaan Program dan

Kegiatan di bentuk tim kerja Mekanisme Terpadu dan diadakan pertemuan secara intensif.

Dalam tim ini dibangun Kelompok Belajar (Learning group), kata „belajar‟ atau learning





tidak tertuju pada pengertian pendidikan di sekolah, namun juga termasuk belajar dalam

kelompok. Tujuan dari Learning group ini adalah meningkatkan informasi, pengetahuan dan

kemampuan diri para anggotanya. Hal ini dilakukan oleh team laeader pada setiap

pertemuan yang dilaksanakan oleh Sub. Bagian Program dan Pelaporan dengan cara

mengadakan rapat/pertemuan dengan stakeholder internal dalam bentuk pemberian

informasi kepada setiap peserta yang diundang untuk hadir dalam sebuah kegiatan. Hal ini

dilakukan agar anggota stakeholder internal yang dilibatkan dalam sebuah tim memahami

tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Selain itu juga diberikan pemahaman

mengenai implementasi dari proyek perubahan.

3. Komunikasi Multikultural. Adalah jelas bahwa dalam berkomunikasi kita berhadapan

dengan berbagai orang yang memiliki latar belakang budaya yang berbeda. Dengan

demikian perlu ada strategi dalam komunikasi multikultural. Begitupun halnya dalam

implementasi proyek perubahan, team leader melihat hal akulturasi komunikasi

multikultural sehingga seluruh perbedaan dari masing-masing anggota tim diseimbangkan.

4. Partisipasi. Secara harfiah partisipasi diartikan sebagai peran serta stakeholder dalam

proses pelaksanaan, pemanfaatan hasil, perencanaan dan pengambilan keputusan. Secara

umum konsep partisipasi adalah sebagai kemampuan stakeholder untuk bertindak dalam

keberhasilan (keterpaduan) yang teratur untuk menanggapi kondisi lingkungan, sehingga

dapat bertindak sesuai dengan logika yang dikandung oleh kondisi lingkungan yang ada.

5. Fasilitasi. Dalam memberikan dukungan dan kemudahan. Secara konseptual bahwa

fasilitasi dimaksudkan untuk memberikan kemudahan kepada para stakeholder melalui

peningkatan kapasitas baik secara individu, kelompok maupun lembaga sehingga mereka

mau terlibat secara sukarela dalam proses pelaksanaan proyek perubahan.

6. Negoisasi. Negoisasi dilaksanakan untuk mempertemukan perbedaan, mengelola, konflik,

menyelesaikan sengketa, menjalin hubungan dengan pihak-pihak yang resisten agar

tercapainya perubahan yang diharapkan secara sinergis.

BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

Documents

Transcript of BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN