Laporan Implementasi Proyek Perubahan

LAPORAN IMPLEMENTASI

PROYEK PERUBAHAN

PENYUSUNAN SOP PELATIHAN KPM BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN

PEMERINTAHAN DESA KABUPATEN TOJO UNA - UNA

Oleh :SRI HARTUTI,SH

NOSIS 034 PIM IV ANGKATAN XXX

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV POLA BARU ANGKATAN XXXKERJA SAMA BADAN DIKLAT PROVINSI SULAWESI TENGAH

DENGAN PEMERINTAH KABUPATEN TOJO UNA UNA

TAHUN 2014A B S T R A K

Takabal Nur Salawali, A.Pi, “Penyusunan SOP PELATIHAN KMP BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN PEMERINTAHAN DESA Kabupaten Tojo Una Una”, Coach Ir. Hj. Yuli Trisnaningsih, M.Si, Mentor DARMAWAN SUAIB,SSos. M.Si

Sampai dengan tahun 2014 ini, Pelatihan kader pemberdayaan Masyarakat ( KPM ) belum mempunayai standar oprasional prosedur sehingga pelaksanan pelatihanx d pandang belim tepat olehx perlu adany SOP yg mengaturnya.. Dengan demikiain pelaksanaan pelatihan kader pemberdayaan masyarakat ( KPM ) bisa terlaksana sesuai dengan standar oprasional prosedur yg sdh ada .

Milestone proyek perubahan berkaitan dengan “Penyusunan SOP Pelatihan kader Pemberdayaan Masyarakat ( KPM ) Kabupaten Tojo Una Una adalah : 1. Pembentukan tim penyusun yang terdiri atas kegiatan : konsultasi dengan mentor dan stakeholder internal, rapat pembentukan tim penyusun, penyusunan draft SK tim, konsultasi draft SK tim kepada Mentor dan Kepala Dinas, perbaikan draft SK menjadi SK siap ditanda tangan Kepala Dinas dan penanda tanganan SK Tim Penyusun. 2. Penyusunan Draft SOP terdiri atas kegiatan Pengumpulan bahan dan informasi, Koordinasi dengan stakeholder eksternal, Penyusunan dan pengetikan draft SOP dan Nota Kesepakatan, Konsultasi draft SOP dan Nota Kesepakatan kepada Mentor dan Kepala Dinas dan Perbaikan draft SOP dan Nota Kesepakatan. 3. Persiapan Rapat Bersama Stakeholder Internal terdiri dari kegiatan Koordinasi dengan stakeholder internal untuk finalisasi jadwal rapat, Rapat tim persiapan rapat, Penyiapan bahan rapat dan pengetikan undangan, Penandatanganan undangan rapat dan pendistribusian dan Penataan ruang rapat. 4. Pelaksanaan Rapat Stakeholder terdiri dari kegiatan Pelaksanaan rapat dan pemaparan SOP dan Penandatanganan Nota Kesepakatan. 5. Revisi dan pencetakan SOP dalam bentuk poster dengan rincian kegiatan Revisi dan Penandatanganan SOP dan Pencetakan SOP dalam bentuk poster.

Hasil pelaksanaan ke 5 tahapan milestone yang terbagi atas 20 kegiatan yang telah dilakukan dapat dilaksanakan dengan lancar dilengkapi dengan bukti fisik dan terdokumentasi dengan baik dengan tingkat capaian terealisasi 100 % untuk semua tahapan kegiatan.

Kesimpulan : pelaksanaan implementasi proyek perubahan berupa penyusunan SOP penginputan Dokumen RKA Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una yang dijadwalkan selama 60 hari dapat diselesaikan dengan waktu 30 hari dan dari waktu yang tersisa

dilakukan tambahan kegiatan Milestone berupa penyusunan SOP Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan Perencanaan dan Program.

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah Subhanahwata’ala, yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga Laporan Proyek Perubahan dapat diselesaikan untuk memenuhi salah satu tugas dan kewajiban sebagai peserta Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Pola Baru Angkatan XXX Tahun 2014 yang diselenggarakan di Ampana, kerja sama Badan Diklat Provinsi Sulawesi Tengah dan Pemerintah Daerah Kabupaten Tojo Una Una dengan obyek penulisan yang menyangkut permasalahan berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi penulis sebagai Kasubag Perencanaan dan Program.

Penulis menyadari bahwa Laporan Proyek Perubahan ini masih sangat jauh dari sempurna, oleh karena itu segala saran dan kritik dari berbagai pihak sangat di harapkan guna penyempurnaan penulisan Laporan.

Laporan Proyek Perubahan ini dapat diselesaikan sesuai waktu yang ditentukan tentu tidak terlepas dari peran beberapa pihak yang sudah banyak membantu dalam penyusunan laporan ini . Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs.KUSMUNAND Kepala Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan desa Kabupaten Tojo Una Una yang telah memberikan dukungan baik moril maupun materil dalam penyusunan laporan

2. Bapak DARMAWAN SUAIB,S,Sos M,si selalu kabid pemberdayaan lembaga masyarakat badan pemberdayaan masyarakat dan pemerintahan desa Kabupaten Tojo Una Una dan juga sebagai

mentor, yang telah banyak memberikan bimbingan, arahan serta persetujuan dalam penyusunan laporan.

3. Ibu Ir. Hj. Yuli Trisnaningsih, M.Si selaku Coach yang telah memberi-kan bimbingan dan arahan selama penulisan laporan Proyek Perubahan ini

4. Kepala Bidang Pemerintahan desa selaku stakeholder internal yg telah memberikan dukungannya dlm penyelesaiaan proyek perubahan.

5. Ibu Ir. NURNAENA AGUS selaku stakeholder external yang telah memberikan pernyataan dukungan dalam penyelesaian proyek perubahan.

6. Bapak TRIYONO,S.Hut yang telah memberikan dukungan sebagai stakeholder eksternal

7. Para Widyaiswara Diklat PIM IV Angkatan XXX tahun 2014 yang telah membekali penulis dengan berbagai materi sajian yang sangat bermanfaat untuk pelaksanaan tugas.

8. Rekan-rekan peserta Diklat PIM IV Pola Baru Angkatan XXX Tahun 2014 yang telah banyak membantu dalam penulisan dan penyusunan Proposal ini.

9. Para Kasubbag, Kepala Seksi dan seluruh staf dilingkungan Badan Pemberdayaan Masyarakat dan pemerintahan desa Kabupaten Tojo Una Una yang telah banyak mendukung dan membantu penulis dalam penyelesaian proyek perubahan ini.11.Suami dan anak-anak tersayang yang telah banyak memberikan

inspirasi, suport Dan doanya .

Harapan penulis, mudah-mudahan Laporan Proyek Perubahan ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak.

Ampana, Desember 2014 Penulis

SRI HARTUTI,SH Nosis :34/Pim IV-

AngkatanXXX/2014

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam Lembaran Daerah Kabupaten Tojo Una Una tahun 2008 tentang pokok-pokok pengelolaan daerah disebutkan bahwa Rencana Kerja dan Anggaran SKPD yang selanjutnya disingkat RKA SKPD adalah dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi program dan kegiatan SKPD serta anggaran yang diperlukan untuk melaksanakannya. RKA SKPD memuat rencana pendapatan, rencana belanja untuk masing-masing program dan kegiatan serta rencana pembiayaaan untuk tahun yang direncanakan dirinci sampai dengan rencana objek pendapatan, belanja dan pembiayaan serta perkiraan maju untuk tahun berikutnya. Dokumen ini juga memuat informasi tentang urusan pemerintahan daerah, organisasi, standar biaya, prestasi kerja yang akan dicapai dari program dan kegiatan .

Mekanisme dan tata cara penyusunan RKA dan kode rekening diatur lebih lanjut dengan peraturan atau surat edaran Bupati. Kepala SKPD menyerahkan Rancangan DPA-SKPD kepada PPKAD paling lama 6 (Enam) hari setelah adanya surat pemberitahuan.

Pedoman atau manual SOP adalah salah satu instrumen yang sangat penting untuk mengendalikan keputusan dan kegiatan yang dilakukan agar lebih sistimatis dan efektif. Semakun besar organisasi maka semakin besar pula tuntutan untuk mempunyai perangkat control yang memadai. Aspek operasional harus sama baik dengan aspek administrasi. Semuanya dapat terwujud jika memiliki panduan yang jelas tentang pengambilan keputusan dan kegiatannya.

Sampai dengan tahun 2014 ini, proses penginputan dokumen RKA Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una ke

Simda TAPD masih mengalami keterlambatan, untuk itu diperlukan adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) Penginputan Dokumen RKA yang disepakati bersama sebagai dasar aturan dan pedoman dalam penyusunan dan penginputan Dokumen RKA Dinas. Dengan demikian proses penyusunan dan penginputan dokumen RKA Dinas dapat tepat waktu demi terciptanya budaya tertib administrasi di lingkungan Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una

B. Visi dan Misi

Visi Kabupaten Tojo Una Una adalah : “Terciptanya Pembangunan Tojo Una Una Yang Merata dan Berkelanjutan Berbasis Agribisnis dan Wisata Unggulan Menuju Masyarakat Madaniah”, dengan Misi :1. Terciptanya akses masyarakat terhadap pelayanan dasara secara

merata dengan melanjutkan pendidikan dan pelayanan kesehatan gratis.

2. Percepatan pembangunan infrastruktur.3. Mengembangkan perekonomian lokal berbasis agribisnis dan

wisata unggulan.4. Mendorong dan melanjutkan pemerintah yang amanah.5. Peningkatan kualitas sumberdaya manusia dan perluasan

kesempatan kerja.6. Membuka keterisolasian antar wilayah melalui percepatan

pembangunan wilayah kepulauan, perbatasan dan daerah tertinggal.

7. Melaksanakan pengelolaan, penataan dan pelestarian sumberdaya alam secara berkelanjutan.

Sedangkan Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan desa Kabupaten Tojo Una Una mempunyai Visi yaitu : “ Terwujudnya kesejahteraan dan kemandirian masyarakat melalui

pemberdayaan dengan meningkatkan kualitas sumber daya manusia “.

Untuk mencapai Visi yang ada, dijabarkan kedalam Misi sebagai implementasi dari Visi itu sendiri, yaitu :

1. Meningkatkan kompotensi dan keahlian sumber daya aparatur yang lebih berkualitas.

2. Mendorong penguatan dan pemanfaatan sumber daya alam serta pengembangan dan pemaaanfaatan teknologo tepat guna.

3. Percepatan pembangunan pedesaan melalui pengembangan lembaga ekonomi pedesaan.

4. Penataan sistem administrasi dan profil pemerintahan desa kelurahan yang lebih terukur/

5. Pengembangan usaha ekonomi produktif msyarakat

C. Tugas Pokok dan Fungsi

Tugas pokok dan fungsi Sub Bidang Pembinaan Partisipasi Dan pelatihan Masyarakat adalah sebagai berikut :

1. Mengelola Administrasi dan penyiapan program kerja tahunan Sub Bidang Pembinaan Partisipasi Dan Pelatihan masyarakat.Mengelola administrasi dan menyiapkan rencana kerja tahunan sub bagian perencanaan dan program

2. Menyiapkan bahan dan pasilitasi pembinaan< partisipasi dan pelatihan masyarakat,

3. Menyiapkan bahan dan melakukan koordinasi pelaksanaan kegitan pembinaan, partisipasi dan pelatihan masyarakat.

4. Menyiapkan bahan pertimbangan dan melakukan upaya dalam rangka peningkatan pembinaan,partisipasi dan pelatihan masyarakat.

5. Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap penyelenggaraan pembinaan,partisipasi dan pelatihan masyarakat.

6. Menyiapkan bahan, menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan tugas Sub Bidang pembinaan,Partisipasi dan Pelatihan Masyarakat.

7.

D. Area Kewenangan dan Tupoksi yang bermasalah

Area kewenangan dan tupoksi yang bermasalah di Sub Bagian Perencanaan dan Program berkaitan dengan proyek perubahan adalah :1. Kurangnya pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan di

bidang perencanaan dan program Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una

2. Kurangnya koordinasi dalam penyusunan dokumen LAKIP Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una

3. Masih lambatnya penyusunan dan penginputan dokumen Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una

E. Ruang Lingkup

Untuk membatasi pembahasan yang diajukan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi penulis sebagai Kasubag Perencanaan dan Program pada Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una, maka pelaksanaan implementasi proyek perubahan dibatasi pada lokus koordinasi dengan stakeholder internal dan stakeholder eksternal, dan fokus pada proses penyusunan dan pemaparan

Standar Operasional Prosedur SOP) penginputan dokumen RKA Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una, untuk disepakati bersama sebagai standar acuan penyusunan dokumen RKA.

BAB IIPROYEK PERUBAHAN

A. Kondisi Sebelum proyek Perubahan

Pelaksanaan kegiatan penyusunan dan penginputan dokumen Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una, sampai dengan tahun 2014 ini masih mengalami keterlambatan. Hal ini terlihat dari jadwal yang ditetapkan melalui surat edaran Bupati Tojo Una Una dan realisasi hasil pelaksanaan yang sudah dilakukan oleh Dinas kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una. Lebih jelasnya dipaparkan pada Tabel.1 di bawah ini.

No

Uraian Kegiatan WaktuRealisasiKegiatan

1. Proses penyusunan RKA di masing - masing Bidang

5 Hari(Tanggal 1-5 September

2014)

12 Hari(Tanggal 1-12

September 2014)

2. Penyerahan RKA manual dari Bidang-Bidang ke Sub Bagian Perencanaan dan Program untuk di input dalam SIMDA

1 Hari(Tanggal 5 September

2014)


2014)3. Penginputan RKA Manual di

Simda Dinas5 hari

(Tanggal 6-10 September

2014)

5 hari(Tanggal 13-17

September 2014)

4. Pembahasan Internal 2 hari 2 hari


2014)


2014)3. Penginputan RKA Dinas di Simda

TAPD5 hari


2014)

1 hari (Tanggal 22-26

September 2014)

B. Kondisi Setelah Proyek Perubahan

Kondisi yang diharapkan setelah disepakatinya Standar Operasional Prosedur penginputan dokumen RKA sebagai pedoman penyusunan dan penginputan dokumen RKA Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una adalah proses penyusunan dan penginputan RKA di tahun mendatang tidak lagi mengalami keterlambatan dan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Hal ini dapat dilihat pada Tabel.2 di bawah ini.

No

Uraian Kegiatan WaktuRealisasiKegiatan

1. Proses penyusunan RKA di masing - masing Bidang


2015)


2015)2. Penyerahan RKA manual dari

Bidang-Bidang ke Sub Bagian Perencanaan dan Program untuk di input dalam SIMDA


2015)


2015)3. Penginputan RKA Manual di

Simda Dinas5 hari


2015)

5 hari(Tanggal 6-10

September 2015)

4. Pembahasan Internal 2 hari(Tanggal 11-

2 hari(Tanggal 11-12

12 September 2015)

September 2015)

3. Penginputan RKA Dinas di Simda TAPD

5 hari (Tanggal 15-

19 September 2015)

5 hari (Tanggal 15-19

September 2015)

C. Milestone Proyek Perubahan

Milestone yang dilakukan pada implementasi proyek perubahan berkaitan dengan Penyusunan SOP Penginputan Dokumen RKA Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una adalah :1. Pembentukan Tim Penyusun

- Konsultasi dengan Mentor dan Stakeholder internal- Rapat pembentukan tim penyusun- Penyusunan draft SK tim- Konsultasi draft SK tim kepada Mentor dan Kepala

Dinas- Perbaikan draft SK menjadi SK siap ditanda tangan

Kepala Dinas- Penanda tanganan SK Tim Penyusun

2. Penyusunan Draft SOP- Pengumpulan bahan dan informasi - Koordinasi dengan stakeholder eksternal- Penyusunan dan pengetikan draft SOP dan Nota

Kesepakatan- Konsultasi draft SOP dan Nota Kesepakatan kepada

Mentor dan Kepala Dinas- Perbaikan draft SOP dan Nota Kesepakatan

3. Persiapan Rapat Bersama Stakeholder Internal- Koordinasi dengan stakeholder internal untuk

finalisasi jadwal rapat- Rapat tim persiapan rapat- Penyiapan bahan rapat dan pengetikan undangan- Penandatanganan undangan rapat dan

pendistribusian- Penataan ruang rapat

4. Pelaksanaan Rapat Stakeholder- Pelaksanaan rapat dan pemaparan SOP- Penandatanganan Nota Kesepakatan

5. Revisi dan pencetakan SOP dalam bentuk poster- Revisi dan Penandatanganan SOP- Pencetakan SOP dalam bentuk poster

BAB III

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Pelaksanaan Milestone Proyek Perubahan

Pelaksanaan implementasi milestone proyek perubahan yang dilakukan terkait penyusunan SOP penginputan dokumen RKA Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una adalah sebagai berikut : 1. Pembentukan Tim Penyusun2. Penyusunan Draft SOP3. Persiapan Rapat Bersama Stakeholder Internal4. Pelaksanaan Rapat Stakeholder5. Revisi dan pencetakan SOP dalam bentuk poster

B. Stakeholder

Stakeholder yang berkaitan erat dengan proyek perubahan yang dilakukan terdiri atas stakeholder utama yang berperan sebagai pengarah dan pembimbing yaitu Kepala Dinas dan Sekretaris, selanjutnya stakeholder primer yaitu Kepala Bidang Perikanan Budidaya, Bidang Perikanan Budidaya, Bidang P2HP dan Bidang Kepala Bidang Kelautan, staf perencanaan dan program sebagai tim penyusun yang berpengaruh langsung dalam keberhasilan proyek perubahan yang dilakukan, serta stakeholder eksternal sekunder yaitu Bappeda dan PM, Sekretariat Daerah Bagian Ortal , dan TAPD sebagai lembaga koordinasi berkaitan dengan judul proyek perubahan. Hasil identifikasi stakeholder dapat dilihat pada tabel.3 di bawah ini :

No Stakeholder Utama Primer Secunder P L D A

1. Kadis

2. Sekretaris

3. Kabid Tangkap

4. Kabid Budidaya

5. Kabid Kelautan

6. Kabid P2HP

7. Mansyur Nur

8. Moh.Fikri

9. Nela Mudjai

10. Fanisa

11. Bappeda

12. Ortal

13. TAPD

. Tabel.3 Identifikasi Stakeholder

Net Map Stakeholder terkait penyusunan SOP dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Keterangan :

= Garis Komando Stakeholder

internal :

= Garis koordinasi Internal

Stakeholder Eksternal :

= Garis Koordinasi Eksternal

KABID TANGKAP

(+)

KADIS

(+)

SEKRETARIS (Mentor)

(+)

MANSYUR(+)

10

8

C. Permasalahan

Potensi masalah yang ditemui pada saat pelaksanaan proyek perubahan adalah :1. Dukungan yang tidak sepenuhnya dari stakeholder primer2. Pekerjaan rutin di Dinas yang merupakan tugas dan fungsi reformer3. Ketersediaan waktu dari stakeholder internal berkaitan dengan jadwal pelaksanaan rapat stakholder yang telah direncanakan

D. Strategi Pemecahan Masalah

E. Capaian Milestone

KABID KELAUTA

N(+)

KABID P2HP

(+)

KABID BUDIDAYA

(+)FIKRI

(+)

NELA(+)

FANI(+)

BAPPEDA(+)

ORTAL(+)

TAPD(+)

REFORMER

5

5

5

5

3

3

3

3

333

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

B. Rekomendasi

DAFTAR PUSTAKA

Lembaran Daerah Kabupaten Tojo Una Una2008 Pokok-pokok pengelolaan keuangan daerah. Ampana : Bagian Hukum Sekretariat Pemerintah Daerah

Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una2014 Dokumen Rencana Strategis Tahun 2010 – 2015

Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Tojo Una Una2014 Dokumen Rencana Kerja Tahun 2014

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1. Net Map Stakeholder.......................................................... 9

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1. Identifikasi Stakeholder.............................................................. 8

Tabel 2. Kriteria Keberhasilan.................................................................. 11

Tabel 3. Tahapan Proyek Perubahan...................................................... 13

Laporan Implementasi Proyek Perubahan

Documents

Transcript of Laporan Implementasi Proyek Perubahan