Post on 08-Jan-2023
Αθανάσιος Καλλιγέρης MSc
Αρχιτεκτονικής Εσωτερικού Χώρου, Διακοσμητικής και Σχεδιασμού Αντικειμένων
ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ
ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ
ΙΔΡΥΜΑ
(ΤΕΙ) ΑΘΗΝΑΣ
Γιατί ένα Σύστημα Διαχείρισης;
• Στρατηγική απόφαση
• Αποτίμηση, διαχείριση και διασφάλιση της ποιότητας από το 1997
• Ανάγκη ολοκληρωμένης προσέγγισης
• Βασικά ερωτήματα: – τι και πως ακριβώς (το) κάνουμε
– ποιός κάνει τι και κάτω από ποιές συνθήκες
– το κάνουμε το ίδιο (καλά) κάθε φορά
– πως μπορούμε να διασφαλίσουμε συγκεκριμένα επίπεδα ποιότητας και να τα βελτιώσουμε όταν και αν χρειαστεί;
Μοντέλα Διαχείρισης Ποιότητας
• Κυρίαρχα μοντέλα – Διαχείριση Ολικής Ποιότητας (Total Quality
Management)
– Διασφάλιση Ποιότητας (Quality Assurance)
• φαινομενικά διαφορετικά - δυνητικά αλληλοσυμπληρούμενα μοντέλα
Διαχείριση Ολικής Ποιότητας (Total Quality Management) (1)
• Διάσημοι «γκουρού»: Edward Deming, Juran και Crosby
• Βασικές αρχές της φιλοσοφίας: – δέσμευση, συμμετοχή, γνώση, συνεχής
βελτίωση, εστίαση στον πελάτη αλλά και στους προμηθευτές κ.α.
• Εργαλεία και τεχνικές : – ομάδες βελτίωσης, αποτίμηση ποιότητας,
ανάπτυξη πολιτικών ποιότητας, στατιστικά εργαλεία κλπ .
Διαχείριση Ολικής Ποιότητας (Total Quality Management) (2)
• Δυναμική φιλοσοφία
• Συνεχής βελτίωση & αλλαγή
• Άμεση συσχέτιση με κουλτούρα & συμπεριφορές μέσα στον οργανισμό
• Μεγάλα περιθώρια ευελιξίας
Διασφάλιση Ποιότητας (Quality Assurance)
• Ανάπτυξη το ΄70 βάσει του BS 5750 του British Standards Institution
• Παγκόσμιο πρότυπο το 1987 με την μορφή της σειράς προτύπων ISO 9000
• Καθορισμός προδιαγραφών - Συμμόρφωση με προδιαγραφές
• Διαμόρφωση γραφειοκρατικού συστήματος: διαδικασίες, έντυπα καταγραφής και οδηγίες εργασίας
• Εσωτερικοί & εξωτερικοί έλεγχοι
• Διασφάλιση επιπέδου ποιότητας βάσει των καθορισμένων προδιαγραφών – Δεν διασφαλίζεται βελτίωση ποιότητας
Διαχείριση Ολικής Ποιότητας vs. Διασφάλισης Ποιότητας
Τυποποίηση Βελτίωση μέσω συνεχών
αλλαγών
Επιθεωρήσεις & έλεγχοι Αυτό-αποτίμηση
Γραφειοκρατικός χαρακτήρας Συμμετοχικότητα
Συμμόρφωση με προδιαγραφές Ενημέρωση & Ικανοποίηση
πελάτη
Ορατός στόχος: Πιστοποίηση Ατέρμονη πορεία βελτίωσης
Στοχοθέτηση βάσει δυνατοτήτων Στοχοθέτηση βάσει συγκριτικών
Στατιστικές μέθοδοι: τεχνικές
ανάλυσης δεδομένων
Εξαντλητική χρήση στατιστικών
μεθόδων για την κατανόηση των
μεταβολών
Επιλογή του μοντέλου: Διεθνής Εμπειρία
• Αναγνωρισιμότητα του σήματος ISO
• Πιστοποιημένοι οργανισμοί
• 2000: 2.173 Ελλάδα – 220.127 Ευρώπη
• 2004: 2.572 Ελλάδα – 326.895 Ευρώπη
• 1990: Πειραματισμός βιβλιοθηκών με συστήματα διαχείρισης ποιότητας
• Μέσα δεκαετίας ’90: Οι πρώτες βιβλιοθήκες στη Σκανδιναβία και τη Μ. Βρετανία με ISO 9000.
Επιλογή του μοντέλου: Δεδομένα ΒΥΠ – Χαρακτηριστικά μοντέλων
• Ιδιαιτερότητες ενός δημόσιου οργανισμού • Ενσωμάτωση υφιστάμενης γραφειοκρατίας
στο σύστημα • Οργανωμένη & πειθαρχημένη υλοποίηση
διεργασιών • Πλήρης καταγραφή δεδομένων • Βασικές έννοιες του ΔΟΛ «ξένες» στην
ελληνική κουλτούρα • Η ευελιξία του ΔΟΛ μπορεί να μετατραπεί σε
εμπόδιο • Μετριοπαθείς στόχοι ΔΠ έναντι Φιλόδοξων
του ΔΟΛ • Κίνητρο: Πιστοποίηση – Αέναη βελτίωση
Επιλογή του μοντέλου: Επιλογή και στόχοι της ΒΥΠ
• Επιλογή ενός ΣΔΠ κατά ISO 9001:2000 • Στόχοι:
– ορθολογική οργάνωση και τυποποίηση διεργασιών και λειτουργιών
– δέσμευση της διοίκησης και του προσωπικού στην τήρηση συγκεκριμένων διαδικασιών λειτουργίας και στην συνεχή προσπάθεια επίτευξης προκαθορισμένων στόχων
– βελτίωση και διασφάλιση της ποιότητας των υπηρεσιών
– την τεκμηρίωση της πορείας και των αποτελεσμάτων της βιβλιοθήκης
– την διαρκή και ενεργό συμμετοχή του προσωπικού στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων, σχεδιασμού και εκπαίδευσης
Η προσέγγιση της ΒΥΠ στον σχεδιασμό • επιλογή του κατάλληλου συμβούλου
• καταγραφή της υφιστάμενης κατάστασης λειτουργίας & προσδιορισμός των αδύνατων σημείων και των ασυμβατοτήτων με το πρότυπο
• Επιλογή υφιστάμενων υπηρεσιών και διεργασιών της ΒΥΠ προς ενσωμάτωση στο Σ.Δ.Π.
• προσπάθεια ελαχιστοποίησης δραστικών αλλαγών
• αυξημένη και ουσιαστική συμμετοχή προσωπικού
Το Σ.Δ.Π. της ΒΥΠ
• Εγχειρίδιο ποιότητας
• Λειτουργικές διαδικασίες – Διαχείριση ΣΔΠ
– Ευθύνες διοίκησης
– Διαχείριση πόρων
– Υλοποίηση προϊόντων-υπηρεσιών
– Μέτρηση, ανάλυση και βελτίωση
• Οδηγίες εργασίας
• Έντυπα
Εμπειρίες & Θέματα προς συζήτηση (1)
• Θεσμικά θέματα – Καθορισμός αρμοδιοτήτων και ευθυνών
• Ο ρόλος του συμβούλου – Πολυδιάστατος & καταλυτικός
– Έλλειψη εμπειριών σε θέματα βιβλιοθηκών
– Σύγχυση εννοιών και ορολογίας
– Ενημέρωση & εκπαίδευση προσωπικού
• Ο ρόλος του Υπεύθυνου Διασφάλισης Ποιότητας (ΥΔΠ)
Εμπειρίες & Θέματα προς συζήτηση (2)
• Συμπεριφορά προσωπικού – Επιφυλακτικότητα
– Παρανοήσεις σχετικά με στόχους, οφέλη και διακριτούς ρόλους του ΣΔΠ
– Προβλήματα κατανόησης εννοιών και ορολογίας
– Υπερβολικές προσδοκίες
• Οργανωτικές και λειτουργικές αλλαγές – θέματα προμηθειών και συντήρησης του
εξοπλισμού και των υποδομών
Συμπεράσματα - Μελλοντικές ενέργειες
• Κινητοποίηση & συμμετοχή προσωπικού
• Αποτύπωση αναγκών και απαιτούμενων αλλαγών
• Αυτοματοποίηση διεργασιών ΒΥΠ και λειτουργικών διαδικασιών ΣΔΠ
• Συνέπεια διοίκησης – Συνεχής εκπαίδευση προσωπικού
• Η πιστοποίηση ισχυρό κίνητρο