Perencanaan sumber daya manusia adalah proses sistematik untuk meramalkan kebutuhan pegawai (demand) dan ketersediaan (supply) pada masa yang akan datang, baik jumlah maupun jenisnya, sehingga departemen SDM dapat merencanakan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan aktivitas yang lain dengan baik.

Tujuan Perencanaan SDM

1. Memperbaiki pemanfaatan sumber daya manusia.

2. Menyesuaikan aktivitas sumber daya manusia dan kebutuhan di masa depan secara efisien.

3. Meningkatkan efisiensi dalam menarik pegawai baru.

4. Melengkapi informasi sumber daya manusia yang dapat membantu kegiatan SDM dan unit organisasi lain.

Langkah-langkah Perencanaan SDM

1. Analisis faktor-faktor penyebab perubahan kebutuhan SDM.

2. Peramalan kebutuhan SDM.3. Penentuan kebutuhan SDM di masa yang

akan datang.4. Analisis ketersediaan (supply) SDM dan

kemampuan perusahaan.5. Penentuan dan implementasi program.

1. Analisis Faktor Penyebab Perubahan Kebutuhan SDM

a. Perubahan dalam lingkungan eksternal seperti ekonomi, politik, teknologi dan persaingan.

b. Perubahan keputusan internal seperti strategi, budget, ramalan penjualan, ekspansi, rancangan organisasi dan rancangan pekerjaan.

c. Perubahan tenaga kerja organisasi seperti adanya pegawai yang pensiun (retirement), mengundurkan diri (resignation), PHK (termination), meninggal dunia, pegawai sakit, dll.

2. Peramalan Kebutuhan SDM

Teknik-teknik peramalan kebutuhan, yaitu :a. Ramalan para ahli (expert forecast) atau

judgement technique.b. Analisis kecenderungan atau trend

analysis.c. Budget and planning analysis.d. New venture analysis.e. Computer analysis.f. Statistical analysis.

2.a. Ramalan Para Ahli

Nominal Delphi Technique (NGT), yaitu menghadirkan 5-10 orang ahli dan ditanyakan penyebab perubahan kebutuhan pegawai di masa yang akan datang. Hasilnya didiskusikan secara bersama-sama, faktor diranking atau diurutkan dari yang paling penting.

Delphy Tecnique, yaitu bila para ahli tidak dapat berdiskusi secara bersama. Perencana SDM meminta pendapat masing-masing ahli kemudian disimpulkan.

Perkiran manajer, yaitu kebutuhan SDM diperkirakan oleh manajer puncak, kemudian diberikan ke manajer di bawahnya atau sebaliknya.

2.b. Analisis Kecenderungan

Analisis dilakukan berdasarkan kecenderungan kebutuhan pada masa lalu, yaitu :Ekstrapolasi, yaitu mengasumsikan bahwa

tingkat perubahan masa lalu sama dengan yang akan datang.

Indeksasi, yaitu menghitung bahwa rasio antara jumlah pegawai dengan jumlah penjualan atau produksi pada masa lalu akan sama di masa akan datang.

2.c. Budget and Planning Analysis

Budget and planning analysis merupakan jumlah budget yang telah disetujui, yang di dalamnya berisi jumlah kebutuhan pegawai pada setiap departemen di dalam suatu perusahaan.

2.d. New Venture Analysis

New venture analysis, yaitu menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan membandingkannya dengan pembukaan usaha baru yang pernah dilakukan oleh perusahaan lain.

2.e. Computer Analysis

Computer analysis yaitu, suatu program perhitungan yang dilakukan oleh komputer melalui rumus matematika, rasio-rasio atau indeksasi dan ekstrapolasi secara bersama-sama.

3. Penetuan Kebutuhan SDM di Masa yang Akan Datang

Penentuan kebutuhan SDM pada masa depan meliputi jumlah dan kemampuan yang dimiliki, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

4. Analisis Ketersediaan (Supply) SDM dan Kemampuan Perusahaan

Memperkirakan ketersediaan sumber internal, yaitu proses pemeriksaan tenaga kerja yang ada, jumlah dan jenisnya. Teknik analisis yang digunakan yaitu replacment chart, yaitu gambaran singkat mengenai siapa menggantikan apabila suatu jabatan kosong. Ada tambahan catatan tentang informasi calon pekerja yang disebut replacement summary, yaitu daftar kemungkinan pengganti untuk setiap jabatan.

Gambar 1. Replacement Chart

Gambar 2. Replacement Summary

Pembuatan Replacement Chart dan Replacement Summary

Membuat replacement chart dan replacement summary perusahaan dapat melakukan human resource audit, yaitu sebuah proses mengumpulkan informasi dengan memakai formulir khusus untuk memeriksa keadaan SDM saat ini, yang meliputi keterampilan, pengalaman, pendidikan, dan data pribadi lain. Untuk non manajer disebut skill inventory, sedangkan untuk manajer disebut management inventory.

Gambar 3. Formulir Skill Inventory

4. Analisis Ketersediaan (Supply) SDM dan Kemampuan Perusahaan

Memperkirakan ketersediaan sumber eksternal. Ketersediaan jumlah pegawai yang ada di pasar tenaga kerja dipengaruhi oleh lembaga pendidikan dan pelatihan, perubahan demografis, spesialisasi, perubahan minat dan sikap terhadap suatu pekerjaan.

5. Penentuan dan Implementasi Program

Berdasarkan kebutuhan (demand) dan

ketersediaan (supply) dapat terjadi beberapa

kemungkinan, yaitu :Tidak ada perbedaan antara kebutuhan dan

ketersediaan pegawai (supply = demand).Terjadi kelebihan supply tenaga kerja (supply >

demand).Terjadi kekurangan supply tenaga kerja (supply

< demand).

Gambar 4. Model Perencanaan SDM

GAMBAR PENCARI GAMBAR PENCARI KERJAKERJA

REKRUTMEN

adalah proses mencari, menemukan dan menarik para pelamar yang kapabel, untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi

PENGERTIANPENGERTIAN

REKRUTMEN berkaitan dengan REKRUTMEN berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan SDM pemenuhan kebutuhan SDM organisasi maupun dengan organisasi maupun dengan membantu calon / pekerja potensial membantu calon / pekerja potensial untuk memutuskan apakah mereka untuk memutuskan apakah mereka memenuhi persyaratan pekerjaan, memenuhi persyaratan pekerjaan, tertarik dengan posisi pekerjaan tertarik dengan posisi pekerjaan dan ingin bergabung dengan dan ingin bergabung dengan organisasi.organisasi.

Rekrutmen tidak sekedar menarik orang Rekrutmen tidak sekedar menarik orang atau calon pekerja dari luar organisasi. atau calon pekerja dari luar organisasi.

Proses rekrutmen berawal dari dicarinya Proses rekrutmen berawal dari dicarinya calon pekerja sampai diterimanya calon pekerja sampai diterimanya lamaran di meja.lamaran di meja.

Dalam rekrutmen, organisasi seharusnya Dalam rekrutmen, organisasi seharusnya juga secara fair menjelaskan kepada juga secara fair menjelaskan kepada calon pekerja dalam memutuskan calon pekerja dalam memutuskan bersedia atau tidak bergabung dengan bersedia atau tidak bergabung dengan organisasinya.organisasinya.

TUJUAN REKRUTMENTUJUAN REKRUTMEN

TUJUAN SECARA UMUM:TUJUAN SECARA UMUM:

untuk memberikan sebuah untuk memberikan sebuah ketetapan bagi pelamar atau ketetapan bagi pelamar atau calon pekerja yang secara calon pekerja yang secara potensial memiliki kualifikasi potensial memiliki kualifikasi tertentutertentu

TUJUAN KHUSUSTUJUAN KHUSUS

Menentukan kebutuhan staffing untuk masa kini Menentukan kebutuhan staffing untuk masa kini dan masa mendatang bagi organisasi ( dalam dan masa mendatang bagi organisasi ( dalam kaitannya dengan hasil yang diperoleh dari kaitannya dengan hasil yang diperoleh dari kegiatan perencanaan SDM dan analisis jabatan)kegiatan perencanaan SDM dan analisis jabatan)

Meningkatkan jumlah pelamar kerja potensial Meningkatkan jumlah pelamar kerja potensial dengan biaya minimumdengan biaya minimum

Meningkatkan keberhasilan proses seleksi dengan Meningkatkan keberhasilan proses seleksi dengan mengurangi jumlah pelamar yang tidak memenuhi mengurangi jumlah pelamar yang tidak memenuhi syarat atau tidak tepat dengan kebutuhan syarat atau tidak tepat dengan kebutuhan organisasi.organisasi.

Mengurangi kemungkinan calon pekerja terpilih Mengurangi kemungkinan calon pekerja terpilih untuk secara epat meninggalkan organisasi dan untuk secara epat meninggalkan organisasi dan berpindah kerja ke organisasi lainberpindah kerja ke organisasi lain

EFEKTIFITAS EFEKTIFITAS REKRUTMENREKRUTMENRekruitmen yang efektif dipengaruhi oleh bagaimana Rekruitmen yang efektif dipengaruhi oleh bagaimana

organisasi dapat melaksanakan sejumlah kegiatan organisasi dapat melaksanakan sejumlah kegiatan inti, yang meliputi:inti, yang meliputi:

Menentukan dan membuat kategori kebutuhan Menentukan dan membuat kategori kebutuhan SDM baik jangka pendek maupun jangka panjangSDM baik jangka pendek maupun jangka panjang

Selalu memperhatikan perubahan kondisi di dalam Selalu memperhatikan perubahan kondisi di dalam pasar tenaga kerjapasar tenaga kerja

Mengembangkan media / promosi rekruitmen yang Mengembangkan media / promosi rekruitmen yang paling sesuaipaling sesuai

Menyimpan data tentang jumlah dan kualitas Menyimpan data tentang jumlah dan kualitas pelamar pekerja dari setiap sumberpelamar pekerja dari setiap sumber

Menindaklanjuti setiap permohonan pelamar kerja Menindaklanjuti setiap permohonan pelamar kerja untuk kemudian melakukan evaluasiefektifitas untuk kemudian melakukan evaluasiefektifitas upaya rekruitmen yang telah dilakukan.upaya rekruitmen yang telah dilakukan.

IDENTIFIKASILOWONGANPEKERJAAN

TUNTUTAN PEKERJAAN

JOBREQUIREMENTS

METODE REKRUTMEN

Sumber-sumber Rekrutmen

PELAMAR YANG KAPABEL

INTERNAL REKRUTMEN

Job Tender Departing employee

EXTERNAL REKRUTMEN

Walk-in & Write-in Depnaker Lamaran berdasarkan Perusahaan Penempatan informasi orang dalam Tenaga Kerja Iklan Perusahaan Pencari

Tenaga Kerja

INSTITUTI LAINNYA Lembaga Pendidikan Temporary help firms Organisasi Profesi Leased employees Serikat Pekerja Open house Organisasi Militer International recruiting Program Pemerintah

PROSES REKRUTMEN

A B C

TANTANGAN PROSES REKRUTMEN

A. Dalam Organisasi : Kebijaksanaan pemberian kompensasi Status dari pegawai Perencanaan SDM Tuntutan tugas yang kelak akan dilaksanakan

B. Kebiasaan para pencari kerja

C. Kondisi eksternal Tingkat pengangguran Kompetitor Kelangkaan skill & pengetahuan Peraturan perundangan tenaga kerja Praktek rekrutmen organisasi lain