RISALAH KBK LENGKAP

PENDAHULUAN

A. UMUM

a

.

Tema Risalah : Menekan Banyaknya Lembaga Pendidikan Non Formal yang

Tidak Memperpanjang Ijin Operasionalnya.

b

.

Judul

Risalah

: Menekan Banyaknya Lembaga Pendidikan Non Formal yang

Tidak Mengurus Perpanjangan Ijin Operasionalnya

Melalui SMILE sebesar 90 % selama 3 bulan di Dinas

Dikbudmudora Kota Madiun.

c

.

Visi : Terwujudnya Pelayanan Cepat dan Lancar (PECEL)

d

.

Misi : Meningkatkan mutu pelayanan proses perijinan Lembaga

Pendidikan Masyarakat.

Mempermudah layanan perijinan secara profesional

e

.

Motto : PECEL NYAMPLENG ( Pelayanan Cepat, Lancar, Nyaman,

Pasti dan Lengkap )

B. PROFIL KELOMPOK BUDAYA KERJA

NAMA KBK : SMILETanggal

Dibentuk: 02 Januari 2013 Usia Rata-rata

: 30 – 50

tahun

Fasilitator: Endang Liliek

Utami, M.Pd

Pendidikan Rata-

rata: S1

Ketua: Slamet Hariyadi,

S.PdJumlah Pertemuan : 12x

Sekretaris : Hamdan, S.KOM. Kehadiran Rata-rata : 90%Anggota : Periode Kegiatan : 1) Sawal Harianto, S.Pd

2) Sumiati, S.H.

6) Andik W., S.Pd.

7) Hari K.

Hal 1 dari 60

3) Drs. Suwanda

4) Ratmo, S.Pd.

5) Putut, S.Pd.

8) Teguh,SSn.

9) Jasmi, S.Pd,M.Pd.

10) Sumini, S.Pd.,M.Pd.

Hal 2 dari 60

C. TEMA YANG TELAH DISELESAIKAN KELOMPOK BUDAYA KERJA

Tahun Tema Risalah Judul Risalah Prestasi2013 Menekan Banyaknya

Lembaga Pendidikan Non

Formal yang Tidak

Memperpanjang Ijin

Operasionalnya.

Menekan Banyaknya

Lembaga Pendidikan Non

Formal yang Tidak

Mengurus Perpanjangan

Ijin Operasionalnya

Melalui SMILE sebesar

90 % selama 3 bulan di

Dinas Dikbudmudora Kota

Madiun.

D. JADWAL RENCANA DAN REALISASI KEGIATAN

LANGKAH KEGIATANTAHUN 2013 JUMLAH

PERTEMUANJuni Juli Agustus RENC REAL

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

PLAN

1

.Menentukan Tema & Judul

`1 1

2

.Menganalisa Penyebab 2 2

3

.

Menguji & Menentukan

Penyebab Dominan3 2

DO4

.

Membuat Rencana Perbaikan &

Melakukan Perbaikan3 3

CHECK5

.Meneliti Hasil 3 2

ACTION

6

.Membuat Standar Baru 1 1

7

.

Mengumpulkan Data Baru &

Rencana Berikutnya1 1

Keterangan RENCANA REALISASI TOTALMINGGU 14 12

Hal 3 dari 60

E. GAMBAR ALUR PROSES (FLOW CHART)

ALUR PROSES PENGURUSAN IJIN LEMBAGA PENDIDIKAN

Hal 4 dari 60

LEMBAGA PEND. MAS

Mengajukan Perijinan

TU DINASPeriksa Berkas

PROSESVerifikasi Berkas

SesuaiTIDAK

YABerkas diterima Unit PNF

Penyusunan &

Pengetikan Naskah

SK

NASKAH DITERIMASEKRETARIA

TPEMKOT

Benar

PERIKSA LAYOUT &

TATA NASKAH

TIDAK

YA

NASKAH DITERIMAWALIKOTA

PENANDA TANGANAN SK

SK Diserahkan

PNFI

PENYERAHANSK Pada Lembaga

Selesai

YA

TIDAK

LEMBAGA MENERIMA

SK

LEMBAGABEROPERASI/

LEGAL

YA

TIDAK

PENGAWASAN DAN PEMBINAAN OLEH

UNIT PNFI

Habis Masa Berlaku Ijin

LEMBAGA BEROPERASI

TIDAK

YA

UNIT PNFI MEMBERI SURAT TEGURAN 1,2 / SANKSI

ADMINISTRATIF (Pasal 22 Perwali )

Perpanjangan Ijin

YA

TIDAK

F. STRUKTUR ORGANISASI DAN POSISI KBK

BAGAN SUSUNAN ORGANISASI DINAS PENDIDIKAN,KEBUDAYAAN, PEMUDA DAN OLAHRAGA

Hal 5 dari 60

G. LATAR BELAKANG PERMASALAHAN

Dinas Pendidikan Kebudayaan Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun (Dinas

Dikbudmudora) sebagai bagian dari lembaga pelayanan publik yang bergerak

dalam bidang pelayanan masyarakat dalam bidang pendidikan dari tingkat pra

sekolah sampai Sekolah Menengah Umum dan Kejuruan, serta pelayanan dan

pengawasan terhadap pelaksanaan lembaga-lembaga pendidikan di Kota Madiun.

Dinas Dikbudmudora dalam melaksanakan fungsi dan peranannya mempunyai

unit-unit pelayanan sesuai dengan bidang masing-masing, baik terkait dengan

ketenagaan/kepegawaian sampai dengan pelayanan masyarakat dalam bidang

penyelenggaraan pendidikan. Unit tersebut diantaranya adalah, Sekretariat,

Kepegawaian, Keuangan, Sarana Prasarana, Pendidikan Dasar dan Menengah,

Kebudayaan, Pendidikan Luar sekolah serta beberapa seksi bidang lainnya.

Pendidikan nonformal sebagaimana dinyatakan dalam Undang-undang nomor

20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional pasal 26 ayat 1 merupakan

bagian dari system pendidikan nasional merupakan jalur pendidikan di luar

pendidikan formal yang dapat dilaksanakan secara terstruktur dan berjenjang

yang diselenggarakan bagi warga masyarakat yang memerlukan layanan

pendidikan yang berfungsi sebagai pengganti, penambah, dan/atau pelengkap

pendidikan formal dalam rangka mendukung pendidikan sepanjang hayat,

selanjutnya dalam ayat 2 dinyatakan Pendidikan nonformal berfungsi

mengembangkan potensi peserta didik dengan penekanan pada penguasaan

pengetahuan dan keterampilan fungsional serta pengembangan sikap dan

kepribadian profesional” dan ayat (3) menyatakan bahwa “pendidikan nonformal

meliputi pendidikan kecakapan hidup, pendidikan anak usia dini, pendidikan

kepemudaan, pendidikan pemberdayaan perempuan, pendidikan keaksaraan,

pendidikan keterampilan dan pelatihan kerja, pendidikan kesetaraan, serta

pendidikan lain yang ditujukan untuk mengembangkan kemampuan peserta didik”.

Dalam penyelenggaraannya lembaga-lembaga pendidikan non formal ini dibina

dan diawasi oleh Dinas Dikbudmudora melalui unit PNFI (Pendidikan Non Formal

Informal). Pada unit ini lembaga-lembaga Pendidikan non formal dan lembaga

Hal 6 dari 60

kursus dalam penyelenggaraannya diperiksa dan diawasi baik dari proses

perijinan sampai dengan pengawasan pelaksanaan operasionalnya.

Dalam perjalanannya unit PNFI mempunyai beberapa masalah baik secara

internal maupun eksternal terkait dengan proses pelayanan publik terutama

dalam bidang proses penyelenggaraan lembaga-lembaga kursus dan pendidikan

non formal dalam kapasitasnya sebagai unit yang bekerja untuk memonitoring

dan memberikan pelayanan bagi lembaga-lembaga tersebut. Pelayanan yang

diberikan oleh unit ini diantaranya adalah penerbitan perijinan

penyelenggaraan lembaga pendidikan non formal di wilayah Kota Madiun.

Regulasi dan ketentuan dari perijinan penyelenggaraan penididikan non formal

ini telah diatur dalam Peraturan Daerah Kota Madiun Nomor 17 Tahun 2011

tentang Ijin Penyelenggaraan Pendidikan Non Formal yaitu Pasal 17 sampai

dengan 25.

Hal 7 dari 60

Sampai dengan akhir tahun 2012 tercatat kurang lebih 67 lembaga kursus

dan pelatihan non formal, 39 kelompok bermain dan Taman Kanak-kanak, 32

PAUD, serta 3 lembaga Penitipan Anak (TPA). Akan tetapi setelah dilakukan

pengawasan di lapangan ternyata masih ada 2 lembaga pendidikan masyarakat

yang belum tercatat sebagai lembaga yang berijin resmi dari Dindikbudmudora

Kota Madiun, 34 lembaga Pendidikan masyarakat yang telah habis masa berlaku

ijin operasionalnya akan tetatpi belum melakukan perpanjangan ijin serta ada

5 Lembaga Pendidikan Masyarakat telah mengajukan ijin operasional tetapi

belum memenuhi syarat. Temuan ini melatarbelakangi Kelompok Budaya Kerja

(KBK) SMILE Dinas Pendidikan Kebudayaan Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun

untuk melakukan serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan

kinerja unit PNFI dalam melaksanakan tugas pengawasan dan memberikan

pelayanan kepada lembaga pendidikan non formal, terutama untuk meningkatkan

kesadaran penyelenggara lembaga pendidikan non formal untuk mengurus

perijinan, dalam hal ini KBK SMILE menuangkannya dalam bentuk risalah dengan

judul “Menekan Banyaknya Lembaga Pendidikan Non Formal yang Tidak Mengurus

Perpanjangan Ijin Operasionalnya Melalui SMILE sebesar 90 % selama 3 bulan di Dinas

Dikbudmudora Kota Madiun”.

.

Hal 8 dari 60

LANGKAH I :

MENETAPKAN TEMA DAN JUDUL

1.1 TEMA RISALAH

KBK SMILE dalam penulisan risalah ini membagi permasalahan yang akan

dibahas kedalam 2 Kelompok masalah. Permaslahan tersebut dapat

digambarkan dalam sebuah tabel sebagai berikut :

1. Lembaga-lembaga pendidikan non formal dan kursus yang telah

melaksanakan proses perijinan dan memperoleh legalitas dari

Pemerintah Kota Madiun melalui Dinas Pendidikan Kebudayaan Pemuda

dan Olah Raga Kota madiun.

No Lembaga-lembaga yang telah Berijin Jumlah

1 Lembaga Pendidikan Komputer 132 Lembaga Pendidikan Bahasa 153 Lembaga Bimbingan Belajar 124 Lembaga Kursus Keterampilan 225 Lembaga Pendidikan Kesehatan 36 Lembaga Pendidikan Pariwisata dan

Perhotelan2

7 Kelompok Bermain 398 Pos PAUD 329 TPA (Tempat Penitipan Anak) 3

Jumlah Lembaga Berijin 141

2. Ada 2 lembaga pendidikan nonformal yang tidak berijin akan

tetapi telah beropersi dan dari 141 Lembaga Pendidikan Non Formal

yang telah terdaftar terdapat 34 lembaga yang telah berakhir masa

berlaku ijin operasionalnya akan tetapi tidak mengurus perpanjangan

ijin serta 5 Lembaga Pendidikan Masyarakat telah mengajukan ijin

operasional tetapi belum memenuhi syarat.

1.1.1. Inventarisasi Masalah

Hal 9 dari 60

Sumber Data : Data perijinan lembaga Pendidikan Masyarakat

Periode Masalah : Juni s/d Juli 2013

NO. MASALAH JUMLAHLEMBAGA

TEMUANDARI INSTRUMEN

1. Lembaga Pendidikan Non Formal yang telah telah habis masa berlaku ijinya

34 AnggotaKBK

Daftar Nama Lembaga Kursus/Pend

2. Lembaga Pendidikan Nonformal yang sudah pernah mengajukan ijin namun belum memenuhi syarat

5 AnggotaKBK

Daftar Nama Lembaga Kursus/Pend

3. Lembaga yang belum berijindan belum pernah mengajukan perijinan

2 AnggotaKBK

Lembar Kuisioner

1.1.2. Stratifikasi Data Masalah

No. Masalah Frekuensi

% % Kumulatif

1. Lembaga Pendidikan Non Formalyang telah habis masa berlakuijinya

34 82,93 82,93


5 12,20 95,12

3. Lembaga yang belum berijin dan belum pernah mengajukan perijinan

2 4,88 100,00

Jumlah 41 100,00

Hal 10 dari 60

Kesimpulan:

Berdasarkan Diagram Pareto diatas, masalah terbesar adalah masih banyak

lembaga yang mengabaikan pentingya mengurus perijinan sehingga KBK

sepakat untuk menetapkan TEMA :

Menekan Banyaknya Lembaga Pendidikan Non Formal yang Tidak Memperpanjang

Ijin Operasionalnya.

Hal 11 dari 60

1.1.3 Alasan Pemilihan Tema

a. Quality : Dengan banyaknya lembaga tidak mengurus

perpanjangan ijin operasionalnya maka penjaminan

mutu terhadap sebuah lembaga pendidikan nonformal

tidak ada, dengan demikian lembaga tersebut tidak

legal secara hukum yang pada akhirnya berdampak

pula pada hasil akhir dari tujuan pendidikan

nonformal pada khususnya dan pendidikan nasional

pada umumnya, sebaliknya dengan banyaknya

penyelenggaraan pendidikan yang memenuhi standar

legal/peraturan akan mampu meningkatkan kwalitas

pendidikan baik skala mikro maupun makro.

b. Cost : Ditinjau dari segi pembiayaan, dengan semakin

banyaknya lembaga yang telah legal menuntut untuk

ditingkatkannya pembiayaan terutama dalam bidang

pembinaan lembaga pendidikan non formal dan fungsi-

fungsi pengawasan serta ketenagaan dibidang

pengawasan.

c. Delivery : Kinerja sebuah lembaga yang tidak mendapatkan

legalitas akan terhambat karena faktor legalitas

adalah menjadi faktor utama bahwa lembaga tersebut

diakui secara umum dan secara hukum.

d. Safety : Lembaga yang tidak mengurus perijinan menjadi

lembaga yang lemah secara hukum sehingga

perlindungan terhadap kelangsungan pelaksanaan

lembaga pendidikan menjadi rendah karena tidak

adanya lembaga penjamin mutu pendidikan yang legal,

dan pada akhirnya lembaga tersebut mendapatkan

sanksi yang jelas sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku. Perlindungan

secara hukum terhadap lembaga non formal di Kota

Madiun yang legal/berijin mutlak diberikan oleh Hal 12 dari 60

Pemerintah Kota Madiun melalui Dinas Dikbudmudora

Kota Madiun.

e. Morality : Banyaknya jumlah Lembaga Pendidikan Non Formal yang

tidak legal dimata masyarakat menjadi barometer

tidak maju dan tidak berkembangnya mutu pendidikan,

dan sebaliknya dengan banyaknya Lembaga Pendidikan

Nonformal yang legal akan meningkatkan kepercayaan

masyarakat terhadap mutu pendidikan terutama

pendidikan non formal di Kota Madiun.

Hal 13 dari 60

1.2 JUDUL RISALAH

Tabel lembaga yang habis masa berlaku perijinannya.

Sumber Data : Data Perijinan Lembaga Pendidikan

Masyarakat

Periode Data : Juni s/d Juli 2013

Pencatat/Pengolah Data : Sawal Harianto, S.Sos.

No. Masalah

Frekuensi

%%

Kumulatif

1 Lembaga Pendidikan Komputer 10 29,41 29,41

2 Lembaga Pendidikan Bahasa 9 26,47 55,88

3 Lembaga Bimbingan Belajar 7 20,59 76,47

4 Lembaga Kursus Keterampilan 4 11,76 88,24

5 Lembaga Pendidikan Kesehatan 3 8,82 97,066 Lembaga Pendidikan Pariwisata dan

Perhotelan1

2,94 100,00Jumlah

34100,00

Hal 14 dari 60

Tabel diatas menunjukkan bahwa masih banyak lembaga yang belum melakukan proses perijinan dengan benar, sehingga sampai dengan April 2013 lembaga tersebut masih tercatat sebagai lembaga pendidikan yang belum berijin atau telah berijin namun masa berlaku perijinannya telah berakhir dan harus dilakukan pembetulan dan perpanjangan ijin.

Berdasarkan Diagram Pareto diatas, masalah terbesar adalah masih ada lembaga yang belum mengurus perijinan dengan benar pada Dinas Pendidikan Kebudayaan Pemuda dan Olahraga Kota Madiun sehingga KBK SMILE sepakat untuk menetapkan judul risalah :

“Menekan Banyaknya Lembaga Pendidikan Non Formal yang Tidak Mengurus Perpanjangan Ijin Operasionalnya Melalui SMILE sebesar 90 % selama 3 bulan di Dinas Dikbudmudora Kota Madiun”.

Komentar Pimpinan :……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Madiun, …...... Juni 2013

Diajukan oleh : Disetujui oleh : Diajukan oleh :Ketua KBK,

Slamet Hariyadi, S.PdNIP. 19681229 199308 1

002

Kepala Dinas PendidikanKebudayaan Pemuda dan Olah

Raga Kota Madiun,

Suyoto, S.IP.NIP. 19681107 198809 1 001

Fasilitator,

Endang Liliek Utami,M.Pd.

NIP. 19611125 198403 2005

Hal 15 dari 60

LANGKAH II :

MENGANALISA PENYEBAB

2.1. INVENTARISASI PENYEBAB

Inventarisasi Penyebab dilakukan untuk mengetahui secara mendasar

mengenai penyebab-penyebab baik internal maupun eksternal terkait

dengan proses penerbitan perijinan lembaga pendidikan.

Tabel Inventarisasi Penyebab

No. Penyebab

1. Proses perijinan terlalu rumit2. Pra syarat untuk mengurus perijinan terlalu banyak3. Lamanya proses perijinan

4. Pendapat tanpa ijin tetap bisa beroperasi dan mendapatkan siswa

5. Belum mengetahui Prosedur yang benar dalam pengurusan ijin

6. Belum mengetahui dampak hukum bagi lembaga yang tidak berijin

7. Belum mengetahui dampak positif/manfaat dari perijinan yangdimiliki

8. Infrastruktur gedung belum memadai9. SDM PNFI kurang10. Sarana pendukung belum memadai11. Rendahnya penguasaan Teknologi Informasi dan Komunikasi12. Kesiapan petugas kurang maksimal13. Pengawasan perijinan kurang maksimal14. Sosialisasi proses pembuatan perijinan masih kurang

15. Standar Operasional (SOP) pelayanan belum efektif dan efisien

16. Belum adanya Pelatihan dan Sosialisai terhadap Lembaga Pendidikan Nonformal yang telah berijin

17. Belum adanya tindakan tegas terhadap lembaga pendidikan nonformal yang beroperasi tanpa ijin

18. Belum adanya standar khusus yang memudahkan dalam penulisanSK

19. Masih adanya kesalahan proses penulisan dan layout naskah

Hal 16 dari 60

No. Penyebab

SK20. Proses Verifikasi data yang lambat21. Pemrosesan Perijinan belum bisa dilakukan satu atap

22. Anggapan asal ada uang lembaga tetap bisa dijalankan meskipun tanpa ijin resmi dari pemerintah

23. Kinerja yang belum maksimal pada unit PNFI

24. Sosialisasi Peraturan Walikota No. 17 tahun 2011 masih kurang

25. Fungsi Pengawasan Belum Berjalan dengan baik

26. Pembinaan terhadap Lembaga Pendidikan Yang telah berijin belum maksimal

27. Dukungan dana belum maksimal28. Belum adanya penilik PNFI29. Belum jelasnya job Desktription dalam Unit PNFI30. Biaya Operasional tinggi31. Alat Sering Rusak32. Perawatan alat cetak masih kurang33. Perangkat TIK Belum online34. Kesadaran Lembaga untuk mengurus perijinan rendah35. Tingkat efesiensi dan efektifitas rendah36. Belum dibangun jaringan computer/internet37. Pemilik Lembaga Pendidikan Enggan Mengurus Ijin

38. Tidak ada Penghargaan Terhadap Lembaga Pendidikan Berprestasi

2.2. STRATIFIKASI PENYEBAB

FAKTORManusia Metode Material Mesin Lingkungan

1. SDM PNFI kurang

1. Proses perijinan terlalu rumit

1.Infrastruktur gedung belum memadai

1.Sarana pendukung belum memadai

1.Pendapat tanpa ijin tetap bisa beroperasi dan mendapatkan siswa

2. Rendahnya penguasaan

2. Pra syarat untuk mengurus perijinan terlalu banyak

2.Pemrosesan Perijinanbelum

2.Alat Sering Rusak

2.Belum mengetahuiProsedur yang benar dalam pengurusan ijin

Hal 17 dari 60

FAKTORManusia Metode Material Mesin LingkunganTeknologi Informasi dan Komunikasi

bisa dilakukansatu atap

3. Kesiapan petugas kurang maksimal

3. Lamanya prosesperijinan

3.Dukungan dana belum maksimal

3.Perawatan alatcetak masih kurang

3.Belum mengetahuidampak hukum bagi lembaga yang tidak berijin

4. Kinerja yangbelum maksimalpada unit PNFI

4. Pengawasan perijinan kurang maksimal

4.Biaya Operasional tinggi

4.Perangkat TIK Belum online

4.Belum mengetahuidampak positif/manfaat dari perijinan yang dimiliki

5. Belum adanyapenilik PNFI

5. Fungsi Pengawasan Belum Berjalan dengan baik

5.Belum dibangun jaringan computer/internet

5.Anggapan asal ada uang lembagatetap bisa dijalankan meskipun tanpa ijin resmi dari pemerintah

6. Pemilik Lembaga Pendidikan Enggan MengurusIjin

6. Pembinaan terhadap Lembaga Pendidikan Yang telah berijin belum maksimal

6.Sosialisasi Peraturan Walikota No. 17 tahun 2011 masihkurang

7. Kesadaran Lembaga untuk mengurusperijinan rendah

7. Sosialisasi proses pembuatan perijinan masih kurang

7.Belum adanya tindakan tegas terhadap lembagapendidikan non formal yang beroperasi tanpaijin

8. Tidak ada Penghargaan

8. Belum adanya Pelatihan dan Sosialisi yang berkesinambungan

Hal 18 dari 60

FAKTORManusia Metode Material Mesin LingkunganTerhadapLembaga Pendidikan Berprestasi

terhadap Lembaga Pendidikan Nonformal yang telah berijin

9. Standar Operasional (SOP) pelayanan belum efektif dan efisien

10. Belum adanya standar khusus yang memudahkan dalam penulisan SK

11. Masih adanya kesalahan proses penulisan dan layout naskah SK

12. Proses Verifikasi data yang lambat

13. Belum jelasnyajob Desktription dalam Unit PNFI

14. Tingkat efesiensi dan efektifitas rendah

Hal 19 dari 60

2.3. DIAGRAM TULANG IKAN

2.3.1. Strukturisasi Penyebab (Fishbone Diagram)

Hal 20 dari 60

Banyaknya Lembaga Non Formal Yang Tidak MengurusPerpanjangan

Metode Nominal Group Technic (NGT) duri terkecil untuk menentukan penyebab yang diduga dominan.NGT DINILAI BERDASARKAN JUMLAH MASALAH JIKA 8 MASALAH BRRTI 1 – 8 Nomor Penilaian… tidak sampai 10

NO. Penyebab

Nilai Jumlah

RankingAgt.

1Agt.2

Agt.3

Agt.4

Agt.5

Agt.6

Agt.7

Agt.8

Agt.9

Agt.10

1Pembinaan terhadap LembagaPendidikan Yang telah berijin belum maksimal

8 8 7 6 7 8 8 7 7 7 73 3

2Tidak ada Penghargaan Terhadap Lembaga Pendidikan Berprestasi

6 5 5 4 5 5 6 4 5 5 50 4

3 SDM PNFI kurang 9 8 8 7 6 8 8 7 7 7 75 2

4Standar Operasional (SOP) pelayanan belum efektif dan efisien

5 5 4 6 4 4 4 6 6 5 49 5

5

Belum adanya tindakan tegas terhadap lembaga pendidikan non formal yangberoperasi tanpa ijin

4 3 3 3 2 3 2 5 5 4 34 6

6Sosialisasi Peraturan Walikota No. 17 tahun 2011masih kurang

10 9 9 9 8 10 10 8 9 9 91 1

7Belum jelasnya job Desktription dalam Unit PNFI

2 2 4 5 3 3 3 3 4 4 33 7

Hal 21 dari 60

8 Infrastruktur gedung belummemadai 2 1 3 3 2 2 2 2 3 3 23 8

Hal 22 dari 60

LANGKAH III :

MENGUJI & MENENTUKAN PENYEBAB DOMINAN

3.1. PENGUJIAN CALON PENYEBAB YANG DIDUGA DOMINAN

Periode Pengujian : Juli s/d Agustus 2013

Sumber Data : Data Pengamatan

Data-data sebagai sebab yang dianggap dominan sebagaimana

hasil NGT pada langkah 2 kami diuji korelasinya dan

signifikansinya terhadap masalah utamanya dengan menggunakan

Diagram Scatter.

3.1.1. Scatter Diagram untuk membuktikan korelasi antara

Sosialisasi Peraturan Walikota No. 17 tahun 2011 masih

kurang (X1) dengan SDM PNFI kurang (Y1)

X1 10 9 9 9 8 10 10 8 9 9Y1 9 8 8 7 6 8 8 7 7 7

Indikator :

X1 : Sosialisasi Peraturan Walikota No. 17 tahun 2011

masih kurang

Hal 23 dari 60

Y1 : SDM PNFI Kurang

Kesimpulan :

Berdasarkan scatter diagram diatas, dapat disimpulkan

adanya korelasi sebesar r2 = 0,635 atau r = 0,797

sehingga layak ditangani sebagai penyebab dominan.


Pembinaan terhadap Lembaga Pendidikan Yang telah berijin

belum maksimal (X2) dengan Tidak ada Penghargaan

Terhadap Lembaga Pendidikan Berprestasi (Y2)

X2 8 8 7 6 7 8 8 7 7 7Y2 6 5 5 4 5 5 6 4 5 5

Indikator :

X2 : Pembinaan terhadap Lembaga Pendidikan Yang telah

berijin belum maksimal

Y2 : Tidak ada Penghargaan Terhadap Lembaga

Pendidikan Berprestasi

Kesimpulan :

Hal 24 dari 60





Standar Operasional (SOP) pelayanan belum efektif dan

efisien (X3) dengan Belum adanya tindakan tegas terhadap

lembaga pendidikan non formal yang beroperasi tanpa ijin

(Y3)

X3 5 5 4 6 4 4 4 6 6 5Y3 4 3 3 3 2 3 2 5 5 4

Indikator :

Hal 25 dari 60

X3 : Standar Operasional (SOP) pelayanan belum

efektif dan efisien

Y3 : Belum adanya tindakan tegas terhadap lembaga

pendidikan non formal yang beroperasi tanpa ijin

Kesimpulan :





Belum jelasnya job Desktription dalam Unit PNFI (X4)

dengan Infrastruktur gedung belum memadai (Y4)

X4 2 2 4 5 3 3 3 3 4 4Y4 2 1 3 3 2 2 2 2 3 3

Indikator :

X4 : Belum jelasnya job Desktription dalam Unit PNFI

Y4 : Infrastruktur gedung belum memadai

Kesimpulan :

Hal 26 dari 60




Tabel Calon Penyebab yang diduga Dominan

NO. Penyebab

NilaiJml. KumAnggota

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1Sosialisasi Peraturan Walikota No. 17 tahun 2011 masih kurang

10 9 9 9 8 1

010 8 9 9 91 91

2 SDM PNFI kurang 9 8 8 7 6 8 8 7 7 7 75 166

3

Pembinaan terhadap Lembaga Pendidikan Yangtelah berijin belum maksimal

8 8 7 6 7 8 8 7 7 7 73 239

4Tidak ada Penghargaan Terhadap Lembaga Pendidikan Berprestasi

6 5 5 4 5 5 6 4 5 5 50 289

5Standar Operasional (SOP) pelayanan belum efektif dan efisien

5 5 4 6 4 4 4 6 6 5 49 338

6

Belum adanya tindakan tegas terhadap lembaga pendidikan non formal yang beroperasi tanpa ijin

4 3 3 3 2 3 2 5 5 4 34 372

7Belum jelasnya job Desktription dalam UnitPNFI

2 2 4 5 3 3 3 3 4 4 33 405

8 Infrastruktur gedung belum memadai 2 1 3 3 2 2 2 2 3 3 23 428

Hal 27 dari 60

Gambaran kesimpulan dari seluruh masalah dalam diagram Piesebagai berikut :

Calon penyebab yang diduga dominan menggunakan rumus NGT = ½nyaitu : ½ x 16 = 8. Dari rumus tersebut maka kelompok KBKSMILE menetapkan 8 penyebab utama (dominan) yang akandianalisa lebih lanjut dan dicarikan solusinya, sebagaiberikut :

1. Sosialisasi Peraturan Walikota No. 17 tahun 2011 masih kurang

2. SDM PNFI kurang3. Pembinaan terhadap Lembaga Pendidikan Yang telah berijin

belum maksimal4. Tidak ada Penghargaan Terhadap Lembaga Pendidikan

Berprestasi5. Standar Operasional (SOP) pelayanan belum efektif dan

efisien 6. Belum adanya tindakan tegas terhadap lembaga pendidikan

non formal yang beroperasi tanpa ijin7. Belum jelasnya job Desktription dalam Unit PNFI8. Infrastruktur gedung belum memadai

Hal 28 dari 60

Hal 29 dari 60

LANGKAH IV :

MEMBUAT RENCANA PERBAIKAN & MELAKSANAKAN PERBAIKAN

4.1. MEMBUAT RENCANA PERBAIKAN

Tabel Rencana Perbaikan dengan Tabel 5W+2 H

FAKTORDOMINAN WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOW HOW

MUCHSosialisasi Peraturan Walikota No.17 tahun 2011 masih kurang

Sosialisasi Peraturan Walikota No. 17 Tahun 2011 harus dilakukan dengan maksimal karena dengan sosialisi tersebut masyarakat menjadi mengetahui aturan yang benar untuk memperoleh perijinan, kebijakan-kebijakan pemerintah, serta efek hukum terkait dengan perijinan tersebut

Sosialisasi langsung kepada lembagapendidikan nonformal yang bermasalah dengan perijinan ataumelalui Media Massa Cetak dan Elektronik.

Semua Lembaga Non Formal Bermasalah Perijinan di Kota Madiun ,RRI dan Jawa Post

Minggu Ke-2 Juli

Unit PNFI

Petugas PNFI datangi lembagayang bermasalahkemudian memberikan Pembinaan. PNFImenjalin kerjasama dengan RRI Madiun dan JawaPost untuk melakukan sosialisasi

98%

SDM PNFI kurang

SDM yang ada di dalam unit PNFI saat ini perluuntuk ditambah terkait dengan wilayah kerja yang luas dan jumlah lembaga pendidikan non formal yang harus dibinacukup banyak sehingga

Penambahan tenaga SDM pada unit PNFIatau perbantuan tugas dari unit lain yangkelebihan SDM

Unit PNFI

Minggu Ke-2 Juli

Ketenagaan Dinas Dikbudmudora dan Unit PNFI

Evaluasi kebutuhan tenaga SDM padaUnit PNFI oleh Bagian Ketenagaan untuk kemudian mengusulkannya

100%


MUCHmemungkinkan untuk terjadinya pelayanan yang efektif dan efisiien

tetapi volume kerjanya sedikit

kepada Pemerintah KotaMadiun

Pembinaan terhadap Lembaga Pendidikan Yang telah berijin belum maksimal

Pembinaan terhadap lembaga-lembaga pendidikan non formal yang telah beijin sangatlah penting sebagai wujud perhatian pemerintah melalui DinasPendidikan agar penyelenggaraan kegiatandalam lembaga berjalan dengan baik dan lancar.

Mengadakan pelatihan-pelatihan manajemen dan keadministrasian yang terkait denganpelaksanaan operasional lemabaga pendidikan formal

Dinas Dikbudmudora

Minggu Ke-3 Juli

Unit PNFI

Mengadakan Pelatihan Administrasi dan Manajemen Lembaga Pendidikan Formal

95%

Tidak ada Penghargaan Terhadap Lembaga Pendidikan Berprestasi

Penghargaan secara berkala terhadap lembaga-lembaga pendidikan non formal yang berprestasi sangat penting dilakukan sebagai wujud empati Pemerintah Daerah kepadaLembaga pendidikan non formal yang berprestasi,sehingga muncul doronganpada masing-masing lembaga pendidikan

Merencanakan kegiatan penilaian dan penghargaan terhadap lembaga pendidikan nonformal yang berijin resmi dan berprestasi secara berkala2 tahun

Dinas Dikbudmudora

Minggu ke-3

Dinas Dikbudmudora bersamaUnit PNFI

Menyusun Prososal rencana Kegiatan Penghargaan Kepada Lembaga Pendidikan Non Formal Berprestasi

90%


MUCHformal untuk berkompetisi dan meningkatkan prestasi

sekali.

Standar Operasional (SOP) pelayanan belum efektif dan efisien

Standar Operasional sebagai bagian dari faktor utama kelancaran pelayanan kepada publik sangat penting untuk dilakukan penyesuaian/refisi agar pelayanan terhadap masyarakat terutama dalam proses perijinan dapat berjalan lebih efektif dan efisien

Merefisi SOP yang lama dan disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan prima.

Unit PNFI

Minggu ke-4 Juli

Unit PNFI dan TIMKBK

Hiering dan Brainstorming bersama KBK danUnit PNFI

100%

Belum adanyatindakan tegas terhadap lembaga pendidikan non formal yang beroperasi tanpa ijin

Tindakan tegas terhadap lembaga-lembaga pendidikan nonformal yang menyalahi PeraturanDaerah No. 17 tahun 2011perlu untuk dipertegas agar menjadi sock terapibagi lembaga-lembaga lainnya yang berimbas kepada semakin meningkatnya kesadaran hukum bagi penyelenggara-penyelenggara pendidikan

Memberikan tindakan tegassesuai dengan peraturan daerah No. 17 tahun 2011 BABVI pasal 22 tentang SANKSIADMINISTRATIF ayat 1 s.d 2

Turun kelapanganbeserta aparat terkait yang bertindak sebagai eksekutor (Pemerintah KotaMadiun/S

Minggu ke-4 Juli

Dinas Dikbudmudora bersamaUnit PNFI bersamaPemerintah Kota Madiun (AparatTerkait)

Bersama aparat terkait melakukan penindakan terhadap lembaga bermasalah perijinan sesuai ketentuan pasal22

97%


MUCHnon formal atpol

PP)Belum jelasnya jobDesktriptiondalam Unit PNFI

Job Deskription dibuat untuk mewujudkan "The Right Man On The Right Job" sehingga tujuan kerja dari unit PNFI dapat tercapai dengan baik (Efektif dan Efisien).

Menata kembalistruktur dan jabatan dalam unit PNFI beserta denganpembagian tugasnya yang telah disesuikan dengan kebutuhan kerja dan layanan unit PNFI dengan mempertimbangkan kemampuan masing-masing SDM

Unit PNFI

Minggu Ke-2 Juli

Unit PNFI bersamaTIM KBK


100%

Infrastruktur gedung belum memadai

Sarana Prasarana pendukung kegiatan pelayanan PNFI seharusnya menjadi perhatian bagi pimpinan untuk menyediakan tempat/gedung yang layak, nyaman dan dilengkapi dengan

Merencanakan Renovasi dan Penataan ruangpelayanan UnitPNFI.

Unit PNFI

Minggu ke-4 Juli 2013 s.d Mei2014 (Smt II)

Subag Perencanaan

Mengajukan analisa kebutuhan dan proposal perbaikan gedung kepada subag Perencanaan untuk

90%


MUCHperalatan yang dibutuhkan untuk bekerja, sehingga pelayanan dapat semakin lancar.

ditindaklanjutidan dianggarkanpada tahun 2014

4.2. MENETAPKAN INTERMEDIATE TARGET

4.2.1. Pengukuran atau perkiraan seberapa besar penyebab

utama bisa dikurangi.

Sesuai dengan target awal dari kelompok KBK SMILE

pada bagian awal dari risalah ini adalah 90% maka

semaksimal mungkin target tersebut dapat terpenuhi, yaitu

dari rata-rata rencana perbaikan sebesar 96% dimungkinkan

besar pengurangan penyebab adalah 10% sehingga kemungkinan

terpenuhinya target rata-rata 96%. Dapat digambarkan

dengan tabel dan grapik berikut ini :Tabel Perbandingan Rencana dengan Target

No. Faktor Penyebab Dominan

RencanaPerbaikan (%)

Target

(90%)

Rencana-Target

(%)1 Sosialisasi Peraturan Walikota

No. 17 tahun 2011 masih kurang98 88,2 9,80

2 SDM PNFI kurang 100 90 10,003 Pembinaan terhadap Lembaga

Pendidikan Yang telah berijin belum maksimal

95 85,5 9,50

4 Tidak ada Penghargaan Terhadap Lembaga Pendidikan Berprestasi

90 81 9,00

5 Standar Operasional (SOP) pelayanan belum efektif dan efisien

100 90 10,00

6 Belum adanya tindakan tegas terhadap lembaga pendidikan nonformal yang beroperasi tanpa ijin

97 87,3 9,70

7 Belum jelasnya job Desktriptiondalam Unit PNFI

100 90 10,00

8 Infrastruktur gedung belum memadai

90 81 9,00

RATA-RATA 96 87 10

4.2.2.Intermediate Target.

KBK SMILE Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah

Raga Kota Madiun, berusaha untuk melaksanakan rencana

program KBK SMILE yang telah disusun dengan merumuskan

Intermediate Target Goals berdasarkan rata-rata penyebab

terkurangi adalah 96%.

4.2.3.Initial Goals yang ditetapkan pertama kali

Tim KBK SMILE Dinas Dikbudmudora Kota Madiun menetapkan

Initial Goals sebesar 90% berdasarkan tabel masalah

berikut ini:

No. Masalah Frekuen

si %

1 Lembaga Pendidikan Komputer 10 29,42 Lembaga Pendidikan Bahasa 9 26,53 Lembaga Bimbingan Belajar 7 20,64 Lembaga Kursus Keterampilan 4 11,85 Lembaga Pendidikan Kesehatan 3 8,8

6 Lembaga Pendidikan Pariwisata danPerhotelan 1 2,9

Berdasarkan pada tabel masalah diatas Tim merumuskan

Initial Goals sebagai berikut :

atau

Sehingga initial goals : 90 %

Gambar Grafik Batang perbandingan : Masalah Utama versus Initial Goal versus Intermediate Target.

No. Masalah

SEBELUMNo. Masalah

SESUDAH

Frek.

F.Kum %

%Kumulatif

Frek. F.Kum %

%Kumulatif

1.

Lembaga Pendidikan Non Formal yang telah habis masa berlaku ijinya

34 34 82,93 82,93 1.

Lembaga Pendidikan Nonformal yang sudah pernah mengajukan ijin namun belum memenuhi syarat

5 5 62,50 62,50

2.


5 39 12,20 95,12 2.

Lembaga yang belum berijin dan belum pernah mengajukan perijinan

2 7 25,00 87,50

3.


2 41 4,88 100,00 3.

Lembaga Pendidikan Non Formal yang telah habis masa berlaku ijinya

1 8 12,50 100,00

Jumlah 41 100,00 Jumlah 8 100,0

0

KETERANGAN :

INITIAL GOALS = 90% (31)

INTERMEDIATE TARGET = 96% (33)

HASILNYA :

Dari permasalahan utama sebanyak 34 mampu diturunkan menjadi

1 atau = 97% setelah diadakan perbaikan, itu artinya dari

initial goals 90% menjadi 97,1% atau selisih dari initial

Goals = 7,1%. Dengan demikian permasalahan diatas mampu

ditekan sebesar 97%

4.2.4.Komentar dan persetujuan dari Pimpinan.

Komentar Pimpinan :……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Madiun, …...... Juli 2013



002


Raga Kota Madiun,

Suyoto, S.IP.NIP. 19681107 198809 1 001

Fasilitator,


NIP. 19611125 198403 2005

4.3. SUSUNAN RENCANA PERBAIKAN DENGAN TABEL 5W + 2H


MUCHSosialisasi Peraturan Walikota No.17 tahun 2011 masih kurang

Sosialisasi Peraturan Walikota No. 17 Tahun 2011 harus dilakukan dengan maksimal karena dengan sosialisi tersebut masyarakat menjadi mengetahui aturan yang benar untukmemperoleh perijinan, kebijakan-kebijakan pemerintah, serta efek hukum terkait dengan perijinan tersebut

Sosialisasi langsung kepada lembaga pendidikan non formal yang bermasalah dengan perijinan atau melalui Media Massa Cetak dan Elektronik.

Semua Lembaga Non FormalBermasalahPerijinan di Kota Madiun , RRI dan Jawa Post

Minggu Ke-2 Juli

Unit PNFI

Petugas PNFI datangi lembagayang bermasalahkemudian memberikan Pembinaan. PNFImenjalin kerjasama dengan RRI Madiun dan JawaPost untuk melakukan sosialisasi

98%

SDM PNFI kurang

SDM yang ada di dalam unit PNFI saat ini perlu untuk ditambah terkait dengan wilayah kerja yang luas dan jumlah lembaga pendidikan non formal yang harus dibina cukupbanyak sehingga memungkinkan untuk terjadinya pelayanan yang efektif dan efisiien

Penambahan tenaga SDM pada unit PNFI atau perbantuan tugas dari unit lain yang kelebihan SDMtetapi volumekerjanya sedikit

Unit PNFI Minggu Ke-2 Juli

Ketenagaan Dinas Dikbudmudora dan Unit PNFI

Evaluasi kebutuhan tenaga SDM padaUnit PNFI oleh Bagian Ketenagaan untuk kemudian mengusulkannya kepada Pemerintah KotaMadiun

100%


MUCHPembinaan terhadap Lembaga Pendidikan Yang telah berijin belum maksimal

Pembinaan terhadap lembaga-lembaga pendidikan non formal yang telah beijin sangatlah penting sebagai wujud perhatianpemerintah melalui Dinas Pendidikan agar penyelenggaraan kegiatan dalam lembaga berjalan dengan baik dan lancar.

Mengadakan pelatihan-pelatihan manajemen dankeadministrasian yang terkait dengan pelaksanaan operasional lemabaga pendidikan formal

Dinas Dikbudmudora

Minggu Ke-3 Juli

Unit PNFI

Mengadakan Pelatihan Administrasi dan Manajemen Lembaga Pendidikan Formal

95%

Tidak ada Penghargaan Terhadap Lembaga Pendidikan Berprestasi

Penghargaan secara berkala terhadap lembaga-lembaga pendidikan non formal yang berprestasi sangatpenting dilakukan sebagai wujud empati Pemerintah Daerah kepada Lembaga pendidikan non formal yang berprestasi, sehingga muncul dorongan pada masing-masing lembaga pendidikan formal untukberkompetisi dan meningkatkan prestasi

Merencanakan kegiatan penilaian danpenghargaan terhadap lembaga pendidikan non formal yang berijin resmi dan berprestasi secara berkala 2 tahun sekali.

Dinas Dikbudmudora

Minggu ke-3

Dinas Dikbudmudora bersamaUnit PNFI

Menyusun Prososal rencana Kegiatan Penghargaan Kepada Lembaga Pendidikan Non Formal Berprestasi

90%


MUCHStandar Operasional (SOP) pelayanan belum efektif dan efisien

Standar Operasional sebagai bagian dari faktor utama kelancaranpelayanan kepada publiksangat penting untuk dilakukan penyesuaian/refisi agarpelayanan terhadap masyarakat terutama dalam proses perijinan dapat berjalan lebih efektif dan efisien

Merefisi SOP yang lama dandisesuaikan dengan kebutuhan pelayanan prima.

Unit PNFI Minggu ke-4 Juli

Unit PNFI dan TIMKBK


100%

Belum adanyatindakan tegas terhadap lembaga pendidikan non formal yang beroperasi tanpa ijin

Tindakan tegas terhadaplembaga-lembaga pendidikan nonformal yang menyalahi Peraturan Daerah No. 17tahun 2011 perlu untuk dipertegas agar menjadisock terapi bagi lembaga-lembaga lainnyayang berimbas kepada semakin meningkatnya kesadaran hukum bagi penyelenggara-penyelenggara pendidikan non formal

Memberikan tindakan tegas sesuai dengan peraturan daerah No. 17tahun 2011 BAB VI pasal 22 tentang SANKSI ADMINISTRATIFayat 1 s.d 2

Turun ke lapangan beserta aparat terkait yang bertindak sebagai eksekutor (Pemerintah Kota Madiun/Satpol PP)

Minggu ke-4 Juli

Dinsa Dikbudmudora bersamaUnit PNFI bersamaPemerintah Kota Madiun (AparatTerkait)

Bersama aparat terkait melakukan penindakan terhadap lembaga bermasalah perijinan sesuai ketentuan pasal22

97%

Belum jelasnya jobDesktription

Job Deskription dibuat untuk mewujudkan "The Right Man On The Right

Menata kembali struktur dan

Unit PNFI Minggu Ke-2 Juli

Unit PNFI bersama

Hiering dan Brainstorming bersama KBK dan

100%


MUCHdalam Unit PNFI

Job" sehingga tujuan kerja dari unit PNFI dapat tercapai dengan baik (Efektif dan Efisien).

jabatan dalamunit PNFI beserta dengan pembagian tugasnya yangtelah disesuikan dengan kebutuhan kerja dan layanan unit PNFI dengan mempertimbangkan kemampuanmasing-masingSDM

TIM KBK Unit PNFI

Infrastruktur gedung belum memadai

Sarana Prasarana pendukung kegiatan pelayanan PNFI seharusnya menjadi perhatian bagi pimpinanuntuk menyediakan tempat/gedung yang layak, nyaman dan dilengkapi dengan peralatan yang dibutuhkan untuk bekerja, sehingga pelayanan dapat semakin

Merencanakan Renovasi dan Penataan ruang pelayanan Unit PNFI.

Unit PNFI Minggu ke-4 Juli 2013 s.d Mei2014 (Smt II)

Subag Perencanaan

Mengajukan analisa kebutuhan dan proposal perbaikan gedung kepada subag Perencanaan untuk ditindaklanjutidan dianggarkanpada tahun 2014

90%


MUCHlancar.

LANGKAH V :

MENELITI HASIL

5.1. PENELITIAN HASIL5.1.1. Tabel Lembaga yang Masih Harus Mengurus Perijinan Lembaga

Pendidikan (Sebelum Perbaikan)

Sumber Data : Data Perijinan Lembaga Pendidikan Masyarakat

Periode Data : Juni s/d Juli 2013


No. Masalah

Frekuensi

%%

Kumulatif

1 Lembaga Pendidikan Komputer 10 10 29,42 Lembaga Pendidikan Bahasa 9 19 26,53 Lembaga Bimbingan Belajar 7 26 20,64 Lembaga Kursus Keterampilan 4 30 11,85 Lembaga Pendidikan Kesehatan 3 33 8,86 Lembaga Pendidikan Pariwisata dan

Perhotelan 1 34 2,9

Jumlah34

100,00

\\


Periode Masalah : Juni s/d Juli 2013

No. Masalah

Frekuensi

%%

Kumulatif

1. Lembaga Pendidikan Non Formal yang telah habis masa berlaku ijinya

34 82,93

82,93


5 12,20

95,12


2 4,88 100,00

Jumlah 41 100

5.1.2. Tabel Lembaga yang Masih Harus Mengurus Perijinan Lembaga

Pendidikan (Setelah Perbaikan)


Periode Data : Agustus s/d September 2013


No. Masalah

Frekuensi %

%Kumulatif

1 Lembaga Bimbingan Belajar 1 100 1002 Lembaga Pendidikan Komputer 0 0 03 Lembaga Pendidikan Bahasa 0 0 04 Lembaga Kursus Keterampilan 0 0 05 Lembaga Pendidikan Kesehatan 0 0 06 Lembaga Pendidikan Pariwisata dan 0 0 0

Perhotelan Jumlah 1 100


Periode Masalah : Agustus s/d September 2013

No. Masalah Frekuensi

% %Kumulatif

1. Lembaga Pendidikan Nonformal yang sudah pernah mengajukan ijin namunbelum memenuhi syarat

5 62,50 62,50


2 25,00 87,50

3. Lembaga Pendidikan Non Formal yangtelah habis masa berlaku ijinya

1 12,50 100,00

5.1.3. Pareto Perbandingan Lembaga yang Masih Harus Mengurus Perijinan

(Sebelum dan Setelah Perbaikan)




No. Masalah Fre

k % %Kum

No. Frek % %Kum

1.Lembaga Pendidikan Non Formal yang telah habis masa berlaku ijinya

34 82,93

82,93 3 5 62,5

062,50

2.


5 12,20

95,12 2 2 25,0

087,50

3.Lembaga yang belum berijindan belum pernah mengajukan perijinan

2 4,88 100 1 1 12,50

100,00

Jumlah 41 100 8 100

PARETO PERBANDINGAN SEBELUM DAN SESUDAH PERBAIKAN

Sebelum Sesudah

5.2. DAMPAK PERBAIKANa. Dampak Positif :

1. Perbaikan yang telah dilakukan pada peningkatan SDM

pelayanan publik berdampak pada meningkatnya mutu pelayanan,

sehingga walaupun beban pekerjaan berbanding lebih besar

daripada pekerjaan yang harus dilakukan tetapi kinerja telah

mampu ditingkatkan.

2. Peningkatan dibidang infrastruktur dan sarana-prasarana

penunjang berdampak pada semakin efektif dan efisien

pelaksanaan pekerjaan sehingga mampu memangkas waktu

pekerjaan.

3. Walaupun sampai saat ini belum dapat dilakukan pelayanan

satu atap (untuk perijinan Lembaga Pendidikan) namun dengan

adanya fasilitas Online proses perijinan menjadi lebih cepat

dari waktu sebelumnya, hal ini berdampak pada kepuasan

masyarakat yang melakukan proses pengurusan perijinan.

4. Adanya peningkatan mutu pelayanan terhadap pengurusan ijin

pendirian lembaga pendidikan berdampak pada semakin

banyaknya jumlah lembaga pendidikan yang mau mengurus ijin

pendirian, dari yang tercatat sebelumnya lembaga yang telah

berijin sebanyak 110 Lembaga dan lembaga dengan permasalahan

perijinan sebanyak 34 Lembaga menjadi 143 Lembaga Telah

Berijin dan yang masih mempunyai masalah perijinan hanya 1

lembaga artinya dari data tersebut terjadi peningkatan

sebesar : 97%.

5. Data lembaga berijin yang telah mengalami peningkatan

sebesar 97% merupakan wujud dari keberhasilan usaha

perbaikan yang telah dilakukan oleh tim KBK SMILE Dinas

Dikbudmudora Kota Madiun yang menetapkan Initial Goals

sebesar 90% selama 3 bulan.

b. Dampak Negatif :

1. Dengan belum dilaksanakannya sanksi secara tegas atas

kelalaian atau ketidak pedulian lembaga memperpanjang dan

mengurus perijinan pendirian lembaga pendidikan berdampak

pada masih adanya lembaga yang belum mengurus

perijinan/memperpanjang perijinan (Operasional Lembaga).

LANGKAH VI :

MEMBUAT STANDAR BARU

Belajar dari permasalahan yang ada dan proses perbaikan yang

telah dilakukan maka perlu adanya standar baru dalam pelayanan

publik terkait dengan standar pelayanan yang berorientasi pada

kepuasan pelanggan (Pelayanan Prima). Dalam hal ini kelompok KBK

SMILE menetapkan standar baru pelayanan perijinan lembaga pendidikan

masyarakat sebagai berikut :

6.1. TUJUAN STANDAR BARU

Standar baru ini bertujuan untuk memberikan pelayanan yang

berorientasi pada kepuasan pelanggan (Pelayanan Prima), dengan

mengusung istilah PECEL NYAMPLENG (Pelayanan Cepat, Lancar, Nayaman,

Pasti dan Lengkap) serta SMILE (Sosialisasikan, Masyarakatkan,

Implementasikan, Legalkan dan Empati), kelompok KBK SMILE berharap

dengan ini pelayanan yang diberikan akan berdampak positif dan

signifikan terhadap peningkatan kesadaran masyarakat untuk mengurus

perijinan.

6.2. STANDAR PROSEDUR PELAYANAN SMILE

1. Lakukan Sosialisasi Peraturan Daerah Tentang Ijin Pendirian

Lembaga Pendidikan di Kota Madiun kepada Masayarakat melalui media

masa baik cetak, elektronik maupun online serta dalam bentuk

edaran dan surat pemberitahuan kepada lembaga dan penerbitan

Leaflet untuk memberikan kemudahan kepada masyarakat mendapatkan

informasi tentang prosedur dan proses pengurusan perijinan.

2. Masyarakatkan Peraturan Daerah Tentang Ijin Pendirian Lembaga

Pendidikan di Kota Madiun dengan cara langsung terjun kepada

masyarakat dlam bentuk penyuluhan dan bimbingan kepada lemabaga

pendidikan baik dengan cara kunjungan langsung ke lapangan ataupun

dalam bentuk workshop dan pelatihan.

3. Implementasikan pelayanan dengan prinsip PECEL NYAMPLENG

(Pelayanan Cepat, Lancar, Nyaman, Pasti, dan Lengkap)

Prosedur dan proses pelayanan yang telah ditentukan sebelumnya

dalam pelayanan perijinan dibuat dan disesuikan untuk memberikan

kemudahan dan kenyamanan dalam pelayanan bagi masyarakat sebagai

berikut :

a. Pastikan persyaratan yang dibutuhkan dalam proses pengurusan

ijin telah sesuai dengan peraturan daerah yang berlaku saat

ini, jika belum berikan kesempatan kepada lembaga untuk

melakukan revisi.

b. Persayaratan yang telah sesuai lakukan proses Verifikasi dan

Validasi pada unit Tata Usaha PNFI sekurang-kurangnya dalam

waktu 2 x 24 Jam (2 hari kerja)

c. Lakukan proses Entri data Lembaga untuk memastikan bahwa

lembaga telah diterima pengajuan permohonan operasionalnya dan

berikan tanda terima Entri Data.

d. Dengan persetujuan Kepala Dinas buat dan susun layout Surat

Keputusan Pendirian Lembaga Pendidikan yang telah terstandar

untuk mempermudah dan mempercepat pembuatan naskah Surat

keputusan.

e. Melalui Komputer secara online kirimkan naskah Surat Keputusan

tersebut kepada Skretariat Kota untuk dicetak dan diteruskan

kepada Wali Kota Madiun untuk mendapatkan persetujuan dan

ditantangani secara resmi.

f. Pastikan dalam jangka waktu selambat-lambatnya 6 hari kerja

Surat Keputusan tersebut telah diterimakan kepada Lembaga

Pendidikan.

g. Lakukan pengarsipan secara Hardcopy dan Softcopy seluruh

petikan naskah Surat Keputusan yang telah diberikan.

h. Berikan peringatan secara resmi dan tertulis kepada lembaga

yang telah habis masa berlaku operasional/ijin lembaganya untuk

kemudian berikan saran untuk memperpanjang kembali perijinan

yang telah habis masa berlakunya tersebut.

i. Wujudkan Empati dengan memastikan pelayanan yang diberikan

adalah Tanpa Biaya.

4. Kirimkan secara berkala dan periodik angket tingkat kepuasan

pelayanan perijinan kepada Lembaga yang telah melakukan pengurusan

perijinan sebagai salah satu variable kepuasan pelanggan terhadap

mutu dari standar pelayanan SMILE.

5. Sediakan Kotak saran sebagai wujud keterbukaan layanan publik.

6. Berikan penghargaan terhadap lembaga pendidikan non formal yang

telah berijin dan berprestasi secara berkala (2 tahun sekali).

7. Bantulah Lembaga Pendidikan jika ada kesulitan dalam melengkapi

keadministrasian perijinan.

6.3. MANFAAT PENERAPAN STANDAR PELAYANAN SMILE

Standar pelayanan SMILE diharapkan dapat berdampak positif

terhadap perkembangan Lembaga Pendidikan masyarakat yang semakin

sadar dengan kebutuhan Legalitas Lembaga untuk meningkatkan mutu

Pendidikan Masyarakat Kota Madiun pada Khususnya dan pada

perkembangan mutu pendidikan secara umum.

Komentar Pimpinan :………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Madiun, …...... Agustus 2013



002


Raga Kota Madiun,

Suyoto, S.IP.NIP. 19681107 198809 1 001

Fasilitator,


NIP. 19611125 198403 2005

LANGKAH VII :

MENGUMPULKAN DATA BARU & RENCANA BERIKUTNYA

7.1.INVENTARISASI MASALAHSumber Data : Monitoring PNFIPeriode Masalah : Agustus s.d September 2013

No. Masalah Usulan/Data1 Belum tegasnya penerapan sanksi Anggota KBK dan PNFI

2 Masih Rendahnya Pemahaman prosedur Perijinan

Anggota KBK dan PNFI

3 Sikap apatis lembaga Anggota KBK dan PNFI

4 Layanan Online Belum Maksimal Anggota KBK dan PNFI

7.2.STRATIFIKASI DATA MASALAH

No. Masalah Frekuens

i % %Kumulatif

1.


5 62,50 62,50

2.


2 25,00 87,50

3.

Lembaga Pendidikan Non Formal yang telahhabis masa berlaku ijinya

1 12,50 100,00




No. Masalah

Frekuensi %

%Kumulatif

1 Lembaga Pendidikan Komputer 1 3 42,862 Lembaga Pendidikan Bahasa 2 5 28,573 Lembaga Bimbingan Belajar 1 6 14,294 Lembaga Kursus Keterampilan 1 7 14,29

Jumlah 5 100,00

Kesimpulan:

Berdasarkan Diagram Pareto di atas, masalah terbesar adalah masih ada 5

lembaga yang sampai saat ini belum mengurus perijinannya sehingga KBK

SMILE sepakat untuk menetapkan TEMA:

“Menekan Jumlah Lembaga Tidak Berijin Melalui SMILE Sebesar 95 % Selama

3 Bulan di Dinas Dikbudmudora Kota Madiun”

7.3.JADWAL RENCANA SELANJUTNYA

LANGKAH KEGIATANTAHUN 2013 JUMLAH

PERTEMUANSept Okt Nop RENC REAL

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

PLAN

1

.Menentukan Tema & Judul

`1

2

.Menganalisa Penyebab 2

3

.

Menguji & Menentukan

Penyebab Dominan3

DO4

.

Membuat Rencana Perbaikan &

Melakukan Perbaikan3

CHECK5

.Meneliti Hasil 3

ACTION

6

.Membuat Standar Baru 1

7

.

Mengumpulkan Data Baru &

Rencana Berikutnya1

Keterangan RENCANA REALISASI TOTALMINGGU 14

RISALAH KBK LENGKAP

Documents

Transcript of RISALAH KBK LENGKAP