Peranan Manajemen Informasi dalam Menuju Tataran Organisasi Berbasis Pengetahuan

Dr. Richardus Eko Indrajit

indrajit@post.harvard.edu

Agenda Hari Ini Pendahuluan

  Pengantar Organisasi Berbasis Pengetahuan   Trend Global Teknologi Informasi dan Komunikasi   Manajemen Informasi in Action

Penutup dan Tanya-Jawab

Organisasi Berbasis Pengetahuan   Merupakan organisasi yang menempatkan

pengetahuan sebagai sebuah aset utama yang secara intensif dipergunakan dalam berbagai proses dan aktivitas pengelolaan sumber daya yang dimiliki demi pencapaian visi, misi, dan obyektif yang dicanangkannya

Alasan dan Manfaat   Alasan:

–  Pengetahuan merupakan faktor produksi penting dalam organisasi diluar sumber daya konvensional 4M

–  “pengetahuan” merupakan bahan baku dari “intelligence” dan “wisdom”

  Manfaat berbasis pengetahuan: –  Menjadi “learning organisation” yang tangguh –  Menjamin terjadinya peningkatan kinerja organisasi –  Menghasilkan keunggulan kompetitif yang tak tertandingi

Karakteristik Pengetahuan   Merupakan perpaduan antara informasi yang dimiliki

organisasi dan pengalaman dari masing-masing individu yang terlibat

  Memiliki dua bentuk utama: –  Eksplisit tersebar dalam berbagai bentuk dokumen,

referensi, surat, laporan, keputusan di berbagai fungsi organisasi

–  Tacit tertanam dalam benak, pikiran, kompetensi, pengalaman, kemahiran, keahlian di berbagai individu organisasi

Masalah dan Tantangan   Volume pengetahuan yang dimiliki organisasi

sedemikan melimpah ruahnya   Frekuensi penciptaan dan penggunaan pengetahuan

eksplisit maupun tacit sangat tinggi sehari-harinya   Diperlukan mekanisme tata kelola pengetahuan

secara efektif yang dilakukan pada level informasi (karena sifatnya yang tidak abstrak)

  Untuk menjamin terjadinya pengelolaan yang efisien dan terkontrol dengan baik, dilibatkanlah teknologi informasi dan komunikasi (ICT)

Mekanisme Organisasi   Proses tata kelola terhadap pengetahuan dan

teknologi informasi yang mendukungnya diterapkan dalam sebuah organisasi melalui pembentukan 2 (dua) fungsi terkait dengan aktivitas: 1.  Tata kelola kebutuhan data, informasi, dan pengetahuan

sesuai dengan karakteristik organisasi dan lingkungan dinamis yang terus berkembang

2.  Tata kelola beragam teknologi pendukung penciptaan, penyimpanan, pengorganisasian, dan penyebaran data, informasi, dan pengetahuan yang diperlukan

Kebutuhan vs Ketersediaan   Kedua fungsi organisasi ini merupakan suatu

mekanisme perimbangan antara “demand” (kebutuhan) organisasi dan “supply” (ketersediaan) teknologi terkait dengan elemen data, informasi, dan pengetahuan

  Kerjasama sinergis antara kedua fungsi tersebut akan membentuk sebuah lingkungan kesatuan manajemen pengelolaan informasi kondusif dan holistik yang kerap diistilahkan sebagai “sistem informasi”

SI

Ragam Relasi Tata Kelola Informasi

MI TI

MI

TI SI

SI

TI

MI

Dependency Model

Systemic Model

Relationship Model

Hakekat Informasi dan Pengetahuan   Dipergunakan untuk mengambil keputusan strategis   Dipakai sebagai alat kontrol terhadap setiap entiti

dan komponen organisasi   Dilibatkan sebagai sebuah sumber daya penting

dalam proses penciptaan produk atau pelayanan (jasa)

  Dimanfaatkan sebagai bagian dari “panca indra” organisasi mencermati lingkungan eksternal dan internal

  Didayagunakan dalam berbagai mekanisme penciptaan keunggulan usaha

Information Governance   Informasi merupakan asset bernilai tinggi yang harus

dipelihara dengan baik   Kualitas informasi yang buruk akan menjadi

bumerang bagi organisasi yang menggunakannya   Sengaja dipergunakan untuk melakukan proses

misinformasi dan disinformasi

Manajemen

Sistem

Teknologi

i

oleh karena itu harus ada mekanisme untuk menjamin terciptanya “information governance” agar value of information yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan setara dengan investasi yang telah dikeluarkan organisasi…..

IT Governance   Informasi dapat menjadi indikator kinerja organisasi   Karena teknologi informasi dipergunakan sebagai

perangkat bantu pencipta, penyimpan, pengolah, dan penyebar informasi, maka harus ada mekanisme governance di dalamnya

  Fenomena kasus disinformasi dan misinformasi telah menciptakan konsep diperlukannya IT Governance

  ISACA dan ITGI memperkenalkan model IT Governance yang utuh dan holistik yaitu CobiT

Pemikiran Dibalik CobiT

 Starts from the premise that IT needs to deliver the information that the organisation needs to achieve its objectives

 Promotes process focus and process ownership  Divides IT into 34 processes belonging to four

domains and provides a high-level control objective for each

 Looks at fiduciary, quality and security needs of organisations, providing seven information criteria that can be used to generically define what the organisation requires from IT

 Is supported by a set of more than 300 detailed control objectives

 Effectiveness  Efficiency  Availability  Integrity  Confidentiality  Reliability  Compliance

 Plan and Organise  Acquire and Implement  Deliver and Support  Monitor and Evaluate

Kerangka Kontrol IT Governance BUSINESS

PROCESSES

INFORMATION

  Effectiveness   Efficiency   Confidenciality   Integrity   Availability   Compliance   Reliability

Criteria

COBIT

IT RESOURCES

  Data   Aplication systems   Technology   Facilities   People PLAN AND

ORGANISE

AQUIRE AND IMPLEMENT

DELIVER AND SUPPORT

MONITOR AND EVALUATE

To provide the information the

organisation needs to achieve its objectives, IT

resources need to be managed by a set of naturally

grouped processes.

Syarat Keberhasilan

Ciri Manajer berbasis Pengetahuan   They understand about the importance of

knowledge   They are not scared of new technology   They will be learners   They will be good at helping others to learn   They will be leaders rather than being managers   They will be effective members of self-managing

teams   They will be hunter gatherers of information   They will be effective decision makers in the

absence of certainty

Plan and Organise   PO 1 Define a Strategic Information Technology Plan   PO 2 Define the Information Architecture   PO 3 Determine the Technological Direction   PO 4 Define the IT Organisation and Relationships   PO 5 Manage the Investment in Information Technology   PO 6 Communicate Management Aims and Direction   PO 7 Manage Human Resources   PO 8 Ensure Compliance with External Requirements   PO 9 Assess Risks   PO 10 Manage Projects   PO 11 Manage Quality

Acquire and Implement

  AI 1 Identify Automated Solutions

  AI 2 Acquire and Maintain Application Software

  AI 3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure

  AI 4 Develop and Maintain IT Procedures

  AI 5 Install and Accredit Systems

  AI 6 Manage Changes

Deliver and Support   DS 1 Define and Manage Service Levels   DS 2 Manage Third-party Services   DS 3 Manage Performance and Capacity   DS 4 Ensure Continuous Service   DS 5 Ensure Systems Security   DS 6 Identify and Allocate Costs   DS 7 Educate and Train Users   DS 8 Assist and Advise Customers   DS 9 Manage the Configuration   DS 10 Manage Problems and Incidents   DS 11 Manage Data   DS 12 Manage Facilities   DS 13 Manage Operations

Monitor and Support   M1 Monitor the Process   M2 Assess Internal Control Adequacy   M3 Obtain Independent Assurance   M4 Provide for Independent Audit

Agenda Dunia from

Knowledge-Based Person to Knowledge-Based Organisation to Knowledge-Based Community to Knowledge-Based Society to Knowledge-Based Nation

Global milestone 2015 when more than 50% villages

are connected to the internet

Ciri Manajer Berbasis Pengetahuan   They understand about the importance of knowledge   They are not scared of new technology   They will be learners   They will be good at helping others to learn   They will be leaders rather than being managers   They will be effective members of self-managing

teams   They will be hunter gatherers of information   They will be effective decision makers in the

absence of certainty

Peranan Teknologi Informasi … delivering the right knowledge to the right people at the right time …

and

… the people will get the right knowledge at the right time …

Bagaimana Memulainya ?

start

GOOGLING

Prinsip Pemanfaatan ICT

OLD ORGANISATION +

INFORMATION TECHNOLOGY =

OLD AND EXPENSIVE ORGANISATION

Terima Kasih Exelcom 0818 925 926 Mobile 8 088 880 008 EKO