Mahasiswa diharapkan dapat menulis tujuan dan manfaat, metode pengembangan yang dilakukan Berikut ini contohnya:

SISTEM INFORMASI INVENTARIS BARANG PADA FAKULTAS TEKNIKUNIVERSITAS PGRI YOGYAKARTA

Tujuan dan ManfaatPengembangan Sisten yang akan dilakukan ini mempunyai beberapa tujuan dan manfaat antara lain :

1. Untuk memudahkan pengolahan data Inventaris barang pada Fakultas Teknik UPY.

2. Dengan program aplikasi yang dibuat, maka data atau barang Inventaris di Fakultas Teknik UPY dapat terkontrol dengan baik serta untuk memudahkan dalam proses pembuatan laporan inventaris tersebut.

Metode Pengembangan

Pengambilan Data Studi Pustaka, Studi pustaka merupakan suatu metode

pengumpulan data yang diperoleh dari buku-buku literatur maupun referensi tentang pembuatan sistem informasi inventris barang ataupun yang berhubungan dengan suatu sistem informasi.

Wawancara, Merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan tanya jawab. Manfaat teknik ini adalah menjelaskan sedetail-detailnya tentang pertanyaan yang diajukan.

Eksplorasi Internet, Mebuka situs-situs yang berhubungan dengan sistem informasi inventaris barang maupun situs-situsyang berhubungan ataupun terkait dengan sistem informasi inventaris.

Perangkat Keras yang dibutuhkan Processor AMD Phenom II X6 2,80 GHz Monitor Samsung 20” DDR III 4GHz

VGA ATI Radeon 2GB Hardisk 1TB Keyboard, mouse dan speaker Flasdisk 4GB Printer Cannon

Perangkat Lunak (software) Sistem Operasi Windows 7 Ultimate Xampp Apache MySQL Visual Basic 6.0 Crystal Report 8.5

Metode PendekatanMetode pengembangan yang dilakukan menggunakan pendekatan  SDLC (Systems Development Life Cycle, Siklus Hidup Pengembangan Sistem) atau Systems Life Cycle (Siklus Hidup Sistem), dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak, adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut. Konsep ini umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi. SDLC juga merupakan pola yang diambil untuk mengembangkan sistem perangkat lunak, yang terdiri dari tahap-tahap: rencana(planning), analisis (analysis),desain (design), implementasi (implementation), uji coba (testing) dan pengelolaan (maintenance).

Tahap PerencanaanPada tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan sestem informasi apa yang akan dikembangkan, sasaran-sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa yang melaksanakan.

Tahap AnalisisTahap Analisa sistem merupakan kegiatan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan – kesempatan, hambatan – hambatan yang

terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya

Pembuatan SistemMembangun aplikasi berdasarkan rancangan yang telah dibuat Selainaplikasi, buatlah juga buku panduan penggunaan aplikasi agar mudah saat melakukan training pada saat implementasi.

Implementasi SistemSebelum implementasi, lakukanlah persiapan secara matang mengenaiperangkat keras, perangkat lunak, ruangan dan fasilitas pendukunglainnya.  Beberapa hal yang akan dilakukan adalah:

Konversi, Biasanya diperlukan konversi dari sistem lama ke sistem baru, apalagi jika sebelumnya juga telah menggunakan aplikasi terkomputerisasi

Pelatihan, Pelatihan dilakuan secara menyeluruh untuk setiappihak yang menggunakan. Jangan lupa lakukan sosialisasi kepada pihak-pihak yang terlibat dalam sistem namun tidak menggunakan aplikasi sistem secara langsung.

Testing Penerimaan, dilakuan testing selama periode tertentusebagai proses belajar.

Deteksi Masalah Sistem

Pada sesi analisis sistem informasi ini, akan dibahas tentang deteksi masalah sistem yang meliputi bahasan-bahasan sebagai berikut:

Permasalahan sistem Information systems backlog Laporan awal masalah

Permasalahan SistemSemua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapahal yang menyababkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena :

a. Waktu (overtime).b. Lingkungan sistem yang berubah.c. Perubahan prosedur operasional.

Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).

Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

1. Relevansi (relevancy).2. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan

(completeness),kebenaran (correctness), dan keamanan (security).

3. Ketepatan waktu (timeliness).4. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya

(resources) danbiaya (cost).

5. Efisiensi (eficiency).6. Dapat dipercaya (reliability).7. Kegunaan (usability).

 Relevansi (relevancy)

Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

Banyak laporan yang isinya terlalu panjang Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya. Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI. Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak

diminta/dibutuhkan.

Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksidan disebarluaskan.

Kelengkapan (completeness)

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akantidak efektif.

Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).

Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.

Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yangtidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.

Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikandata dari sumber-sumber dokumennya.

Kebenaran (correctness)Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain :

Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.

Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan. Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal

mengalami kenaikan. Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan.

Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangimasukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

Keamanan (security)Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

Ketepatan waktu (timeliness)Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktuyang bebas kesalahan.

Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksitidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).

Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.

Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.

Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

Ekonomi (economy)Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultanpemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek.Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat.

Efisiensi (eficiency)

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahanunit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan$100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.Efisiensi dari sistem tersebut adalah :100.000——- = 20%500.000

Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

Keluaran / nilai uang (trougput/dollar). Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry

hours worked). Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless

transaction/hours). Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors

corrected/dollar). Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number

ofprogrammers).

Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

Dapat dipercaya (reliability)Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah denganmemperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :

Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baikketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.

Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.

Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapatmemperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.

Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.

Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.

Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapatdiprediksi, sehingga perlu menguranginya.

Kegunaan (usability)Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem.Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :

Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula. Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi. Naiknya keluhan-keluhan pemakai. Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.

Information systems backlogTumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awalhari kerja berikutnya.Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumberdaya (to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update)sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs.

Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi :

Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase). Penurunan kinerja (decreasing performance). Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover). System downtime. Transaction variances.

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :

Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency). Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates). Kenaikan biaya (increased costs). Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).

Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :a. Keluhan pemakai (user complaints).b. Perhatian top manajemen (top management concerns)c. Penunjuk jalan (scouting).d. Pengawas pemakai (user surveys).e. Pengawas (audits).f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

Laporan awal masalahBanyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study). Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius  untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatianapa saja yang perlu untuk dilakukan.Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:

Source, dari mana sumber masalah informasi berasal. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah

(problem nature).

Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.

Tipe recommendation, terdiri dari :

Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail.

Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakahsistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.

Daftar Pustaka  Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,

Macmillan Publishing Company, New York, 1991

Siklus Hidup Pengembangan SistemPengertian Siklus hidup pengembangan sistem

Siklusi hidup pengembangan adalah proses langkah demi langkah yang diikuti oleh banyak organisasi selama analisis dan desain system.

Teknik ObservasiMateri Analisis Sistem Informasi membahas tentang pengertian, kelebihan dan kelemahan Teknik Observasi sebagai salah metode pengumpulan data.

Pengertian Teknik ObservasiObservasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan.Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh pandanganpandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan,

melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadappara pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim olehpembuatkeputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya.

Unsur-unsur Teknik ObservasiUntuk mengamati perilaku para pembuat keputusan, penganalisis sistem juga harus mengamati lingkungan di sekitar mereka. Beberapa unsur konkret di lingkungan pembuat keputusan bisa diamati dan diterjemahkan.Unsur-unsur ini meliputi :

1. Lokasi kantor2. Penempatan meja pembuat keputusan3. Alat tulis kantor Analisis Sistem 4. Properti seperti

komputer dan kalkulator4. Jurnal dagang dan koran5. Pencahayaan dan warna6. Cara berpakaian oleh pembuat keputusan

Kelebihan teknik observasi1. Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai

keandalan yang tinggi.2. Penganalisis melalui observasi dapat melihat langsung apa

yang sedang dikerjakan. Pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata. Melalui observasi, penganalisis dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang tidak tepat yang telahdigambarkan oleh teknik pengumpulan data yang lain.

3. Dengan observasi, penganalisis dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan, misalnya tata letakfisik perlatan, penerangan, gangguan suara, dsb.

Kekurangan teknik observasi

1. Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga akan melakukan pekerjaanya dengan tidak semestinya.

2. Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitas pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu dilakukan.

3. Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan.4. Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan

lebih baik dari biasanya dan sering menutupi kejelekannya.

Analisis Sistem Informasi – Teknik Rapat

Rapat (Meeting)

Selama proses pengembangan sistem dilakukan, sering kali rapat-rapat diadakan baik oleh team pengembangan sistem sendiri atau rapat antara team pengembangan sistem dengan pemakai sistem dan manajer. Rapat (meeting) dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu sebagai hasil diskusi yang di pimpin oleh pemimpin rapat. Tujuan-tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk:

Mendefinisikan permasalahan Mengumpulkan ide-ide Memecahkan permasalahan-permasalahan Menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi Menganalisis kemajuan proyek Mengumpulkan data atau fakta Perundingan-perundingaan

Kemampuan analisis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem. Analisis sistem merupakan orang yang banyak terlibat langsung dalam rapat-rapat ini, baik sebagai anggota rapat maupun sebagai pimpinan rapat, sehingga harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang teknik-teknik rapat.

Kapan Perlu Mengadakan RapatBila anda perlu persetujuan

Pertemuan yang berjalan baik adalah cara terbaik agar orang dapatsepakat. Orang dapat membicarakan tuntas suatu masalah, menyatakan pendapat, melihat keuntungan dan kerugian melakukan banyak hal melalui berbagai cara. Akhirnya, dengan pengarahan yang benar, mereka dapat mencapai kesepakatan.

Menyampaikan informasi yang mendesak

Cara yang paling efektif untuk menyampaikan informasi yang urgen adalah melalui rapat. Rapat dapat diadakan dengan cepat dan informasi diberikan dalam beberapa menit. Pertanyaan dan keraguandapat diangkat dan dijawab seketika itu sehingga tidak ada kesalahpahaman.

Melaporkan dan meninjau kembali suatu peristiwa

Rapat adalah salah satu cara terbaik untuk melaporkan atau meninjau kembali dan mengevaluasi suatu peristiwa. Masukan diperoleh dari semua orang yang berhubungan dengan kejadian sehingga dapat cepat terbentuk pandangan bersama.

Menangani keadaan darurat

Situasi darurat dapat ditangani dengan cepat dan efektif melalui rapat. Fakta dapat langsung diberikan dan tindakan disetujui padasaat itu untuk menangani situasi.

Bagaimana Mempersiapkan RapatRapat banyak mengkonsumsi waktu dan biaya. Waktu yang digunakan untuk rapat harus efektif. Semakin banyak waktu individu yang terlibat dalam rapat, semakin besar biaya yang dikeluarkan untuk rapat. Walaupun rapat akan menyita waktu dan biaya, tetapi rapat ini harus tetap dilakukan, karena merupakan hal yang penting. Rapat yang berhasil adalah yang menggunakan waktu yang efektif, biaya yang minimum dan dapat mencapai tujuannya. Untuk maksud ini, maka rapat harus direncanakan terlebih dahulu. Rapat yang terencana dengan baik akan tidak sulit untuk dijalankan. Pada waktu merencanakan rapat, cobalah mengikuti prosedur berikut ini.

Tentukan terlebih dahulu tujuan rapat, Mengapa rapat harus diadakan? Setiap rapat harus mempunyai tujuan yang terdefinisi dengan baik dan cukup beralasan.

Tentukan peserta dari rapat. Siapa yang harus mengikuti rapat ini? Semakin banyak peserta rapat, semakin besar biayadari rapat. Rapat harus dihadiri oleh orang-orang yang mempunyai kepentingan saja. Bila rapat juga di hadiri oleh oarang-orang yang tidak mempunyai kepentingan dengan rapat ini, maka rapat menjadi tidak efektif, apalagi mereka tidak memahami maslahnya, tetapi ikut berkomentar.

Aturlah jadual dari rapat, Setelah jumlah dari peserta rapattelah diketahui, selanjutnya jadual dari rapat dapat dibuat.Hari dan jam rapat merupakan hal yang penting dalam penentuan jadual. Yang perlu diperhatikan terhadap penentuanhari rapat adalah sebagai berikut ini.

o sedapat mungkin jangan pada hari yang sama dengan rapatyang lain, karena peserta rapat akan lelah  pemikiran peserta rapat akan bercabang

o Sedapat mungkin jangan pada hari sebelum dekat libur, karena pikiran peserta rapat akan tidak berkonsentrasi di rapat, tetapi mungkin pada rencana berlibur.

o Sedapat mungkin jangan pada hari yang pendek, karena Rapat akan tergesa-gesa diselesaikan Penyelesaian rapatdapat tertunda

Siapkan agenda

Agenda harus disusun dan dikirim kepada orang-orang yang menghadiri rapat sebelum rapat itu diselenggarakan. Agenda itu akan menyebutkan semua topik yang akan dibahas pada rapat dan harus memberi tempat di bagian akhir untuk “urusan lain”, sehingga orang yang menghadiri dapat mengangkat masalahnya tersendiri.

Putuskan siapa yang harus hadir

Tentukan siapa yang harus menghadiri rapat. Hanya orang-orang yang dapat memberikan sumbangan bermanfaat yang seharusnya hadir.Undanglah orang-orang ini ke rapat. Negosiasikan hari dan jamnya jika perlu. Peringatkan secara tertulis jika perlu.

Koordinasikan para pembicara

Sebelum rapat berlangsung, ada baiknya untuk membahas isu yang penting secara perorangan. Ini akan menjamin bahwa topik pembahasan tercakup secara keseluruhan pada rapat karena orang tersebut mempunyai waktu untuk memikirkan topik ini dan mempersiapkan apa yang akan dikatakan.

Aturlah risalah rapat

Atur agar ada seseorang yang mencatat risalah rapat. Orang yang melakukan ini harus mempunyai pengertian mengenai topik pembahasan.

Menyelenggarakan Rapat yang EfektifMulailah pada waktu yang ditentukan

Jangan biarkan orang-orang duduk menunggu orang yang terlambat datang. Mulailah pertemuan anda tepat pada waktunya. Orang yang datang terlambat harus belajar untuk datang tepat waktu atau mereka tidak akan mendapat kesempatan untuk memberikan kontribusinya.

Jelaskan agenda

Jelaskan maksud pertemuan itu dan sebutkan agendanya secara singkat, dengan menjelaskan segala hal yang masih ada keraguan. Kemudian tangani agendanya satu per satu.

Cegah penyimpangan masalah

Meskipun anda harus memberi waktu yang cukup untuk membahas setiap pokok masalah pada agenda, anda harus mencegah adanya penyimpangan dari masalah. Kendalikan rapat dengan berpindah darisatu pokok masalah ke pokok masalah berikutnya. Tentukan apakah anda akan diatur oleh waktu atau meneruskan diskusi sampai tercapainya kesepakatan.

Buat ringkasan secara tetap

Ringkaskan hasil dan keputusan secara teratur sewaktu rapat berlangsung sehingga semua orang sepenuhnya mengetahui keputusan yang dibuat dan kemajuan yang dicapai.

Membicarakan masalah lain

Setelah semua agenda yang ditentukan telah ditangani, tanyakan apakah masih ada masalah lain dan bahaslah topik yang timbul itu.

Pastikan ada tindak lanjut

Delegasikan tanggung jawab dan batas waktu kepada orang-orang untuk tindak lanjut yang diperlukan sebagai hasil dari keputusan yang diambil oleh rapat.

Selesaikan rapat pada waktunya

Pastikan bahwa anda menyelesaikan rapat pada waktunya. Urusan yang belum terselesaikan dapat ditangani pada rapat lain. Usahakan agar semua agenda diliputi dalam batas waktu yang ditentukan.

Bagikan risalah rapat secepatnya

Bagikan risalah rapat sesegera mungkin . Juga beritahu orang lainsecepat mungkin mengenai keputusan yang ada pengaruhnya terhadap mereka.

Bagaimana Mencatat Hasil RapatBuat risalah yang baik

Risalah rapat dapat dibuat oleh orang trampil yang ditunjuk untukmaksud itu. Atau dapat direkam dengan alat perekam kecil dan dibuat transkripnya kemudian.Bagikan hasil notulen dengan segera

Hasil notulen harus dibagikan kepada semua orang yang menghadiri rapat itu. Juga akan berguna untuk memberi salinan kepada staf lain yang ingin mengetahui apa yang diputuskan pada rapat.

Arsipkan hasil notulen untuk referensi kemudian

Notulen harus disimpan di arsip yang sesuai sehingga terdapat catatan permanen mengenai rapat itu untuk referensi mendatang.

Menetukan Jam RapatYang perlu diperhatikan dalam penentuan jam rapat adalah sebagai berikut   ini.

Waktu pagi hari akan lebih baik, karena:

Peserta rapat masih segar dan bersemangat; Peserta rapat belum terganggu dan terbebani masalah-

masalah yang timbul pada hari tersebut.

Bila rapat terpaksa dilakukan pada waktu sore, maka seapat mungkin jangan terlalu malam, karena;

o Waktu rapat akan tergesa-gesao Penyelesaian rapat dapat tertundo Peserta rapat akan cemas pulang terlalu malam dan rasa

cemas ini dapat terbawa dalam rapat.

Sedapat mungkin jangan pada jam makan atau jam beribadah.

Menetukan lokasi dari rapatHal yang perlu diperhatiakan terhadap lokasi ari rapat adalah sebagai berikut ini.

Ukuran dari ruangan rapat. Ruangan yang terlalu kecil akan mengganggu jalanya rapat.

Temperatur ruangan rapat. Ruangan yang terlalu panas akan membuat peserta rapat tidak nyaman.

Penerangan ruangan. Suara dari luar ruangan. Perlengkapan ruangan, seperti misalnya OHP (Overhead Projector),

PC Viewer, papan tulis, spidol, kapur dan lain sebagainya. Pengaturan tempat duduk. Bila yang diperlukan adalah

interaksi langsung antara pemimpin rapat dengan anggota rapat, maka kursi pimpinan rapat dapat berhadap-hadapan langsung dengan semua kursi anggota rapat. Bial interaksi anggota rapat lebih dipentingkan, maka kursi anggota rapat termasuk kursi pimpinan rapat dapat ditur berhadap-hadapan, misalnya secara melingkar.

Membuat undangan rapat.Undangan ini harus sudah didistribusiakan cukup lama sebelum rapat diadakan, sehingga para peerta rapat dapat mempunyai waktu yang dapat untuk mempersiapkannya. Isi dari undangan rapat dapat terdiri dari;

tanggal dan jam rapat lama rapat berlangsung

lokasi dari rapat tujuan rapat materi-materi rapat yang akan dibicarakan bahan-bahan yang harus dibawa oleh peserta lampiran-lampiran yang perlu di sertakan di undangan,

seperti misalnya laporan-laporan, dokumen-dolumen atau memoranda-memoranda yang diperlukan oleh peserta rapat untukdipelajari terlebih dahulu atau yang akan dihunakan nantinyadi rapat.

Menjalankan Rapat

Pada waktu rapat dijalankan, hal yang perlu diperhatikan sewaktu rapat berlangsung adalah sebagai berikut ini.

Usahakanlah rapat dimulai tepat pada waktunya. Jangan melakukan interupsi bila seseorang sedang mendapat

giliran berbicara. Usahakanlah apa yang dibicarakan dalam rapat sesuai dengan

agenda dan jadual yang telah direncanakan. Terapkanlah teknik brainstormiing untuk menghasilkan ide-ie

dari peserta rapat. Brainstorming adalah penampungan ide-ide yang tidak dievaluasi terlebih dahulu. Teknik ini dapat dilakukan dengan cara memberi kesempatan kepada masing-masing peserta rapat untuk mengutarkan idenya. Peserta yang mengutarakan ide dapat menuliskannya di kertas, menuliskannya di papan tulis menuliskannya di transparan sheet atau diucapkan secara lisan yang akan dicatat oleh sekertaris rapat. Ide ini harus diketahui oleh semua peserta. Pimpinan rapat hatrus menjelaskan bahwa ide-ide yang dilontarkan merupakan masukan yang sangat berguna dan ide-ide ini tidak akan I kritik serta dievaluasi pada saat itu. Tujuan utama dari pengumpulan ide ini adalah kuantitas,yaitu pengumpulan sebanyak mungkin ide. Setelah semua ide dicatat, maka tiap-tiap ide baru di evaluasi.

Tindak Lanjut Rapat

Sedapat mungkin setelah rapat berakhir, hasil dari rapat ini di publikasikan kepada semua peserta rapat. Publikasi ini harus singkat berisi rangkuman apa yang telah terjadi selama rapat, yaitu mengenai item-item yang dipertimbangkan untuk keputusan-keputusan yang dibuat  dan item-item yang dipertimbangkan untuk masa mendatang. Publikasi ini biasanya dipersiapkan oleh sekertaris rapat. Maksud dari publikasi ini adalah supaya rapat yang telah dilaksanakan ada tindaklanjutnya. Dengan piblikasi yang telah diterima, masing-masing peserta rapat dapat mengingat kembali hasil dari rapat dan melaksanakanny. Umumnya hasil dari rapat yang tidak dipublikasikan akan membuat peserta-peserta rapat melupakan atau mengabaikan hasil dari keputusan rapat tersebut, sehingga tidak ada tindaklanjut dari rapat ini. Akhirnya rapat yang telah dilakukan menjadi sia-sia.

Bagaimana Memastikan Keputusan dilaksanakanTetapkan batas waktu

Tetapkan batas waktu untuk semua tugas sesuai keputusan yang dibuat dalam rapat.

Tinjau risalah rapat

Anda harus melihat kembali catatan rapat secara teratur sampai selesainya semua batas waktu. Periksa apakah keputusan sudah dilaksanakan – atau setidaknya apakah pekerjaan sudah dimulai. Dapatkan laporan kemajuan sampai semua keputusan telah dilaksanakan.

Berikan pengakuan

Ketika setiap keputusan dilaksanakan, catatlah pada salinan hasilnotulen dan beri pengakuan kepada orang yang bersangkutan.

Analisis Sistem Informasi – Teknik Wawancara

Pokok bahasan materi Analisis Sistem Informasi ini meliputi:

Pengertian Wawancara Kelebihan Teknik Waawancara Kekurangan Teknik wawancara. Pertanyaan Dalam Wawancara Struktur-struktur pertanyaan dalam Wawancara Persiapan Wawancara Melakukan Wawancara Tindak Lanjut Pewawancara

Wawancara (interview)

Pengertian WawancaraWawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta (fact finding) dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara adalah salah satu teknik pengumpulan data secara tatap muka langsung dimana pewawancara (interviewer) secara interaktif melakukan tanya jawab dengan orang yang diwawancarai (interviewee)

Kebaikan WawancaraWawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang yang diajukan.

Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai situasi yang berkembang.

Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.

Pewawancara dapat menanyakan kegiatan –kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Kejelekan Wawancara Membutuhkan waktu yang sangat lama, secara relatif mahal

dibandingkan dengan teknik lainnya. Keberhasilan wawancara sangat tergantung dari kepandaian

pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia. Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat

yang tertentu, misal dilokasi yang ribut dan ramai. Wawancara sangat mengganggu kerja dari orang yang

diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.

Pertanyaan yang digunakan untuk wawancara.

Gunakan bahasa yang baik,sopan dan jelas. Jangan memasukkan pendapat pribadi anda sebagai bagian dari

pertanyaan. Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit. Hindari pertanyaan yang menakutkan atau membuat khawatir

orang yang diwawancarai. Hindari pertanyaan-pertanyaan yang mengkritik. Jangan menggunakan kata-kata “anda”, “kamu”,”saudara” bila

maksudnyaadalah suatu grup dari orang-orang.

Persiapan Wawancara Mengatur pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai. Mengutarakan maksud dari wawancara. Mengatur waktu untuk wawancara supaya tidak mengganggukerja

dari orang yang kita wawancarai. Membuat jadwal wawancara terlebih dahulu. Membuat suatu panduan wawancara (interview guide)supaya

wawancara dapat berjalan dengan lancar.

Melakukan Wawancara Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya anda. Menjelaskan tujuan dari wawancara dan hubungan dengan proyek

sistem informasi yang sedang dikembangkan. Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh oarang

yang diwawancarai dari hasil wawancara. Pewawancara harus meninggalkan kesan “menginterogasi” Selama wawancara,pewawancara harus mendengarkan degan

teliti, jangan banyak berbicara dibandingkan dengan mendengarkan.

Menjaga suasana wawancara tetap santai tetapi terarah. Jangan memotong pembicaraan orang yang diwawancarai. Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan yang belum

diungkapkan. Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak berdasar. Jangan menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti. Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari

hasil wawancara. Ucapkan terimakasih bila wawancara sudah selesai.

Jenis pertanyaan dalam wawancara

Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara:

Pertanyaan Terbuka ( Open – Ended)

Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons.Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf.

Beberapa contoh pertanyaan terbuka:

Bagaimana pendapat Anda tentang kondisi bisnis ke bisnis ecommerce di perusahaan Anda ?

Apa tujuan terpenting departemen Anda ? Sekali data diajukan lewat website bagaimana data-data

tersebut akhirnya diproses ? Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online ?

Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa peralihan menuju e-commerce ?

Pertanyaan Tertutup ( Close – Ended)

Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai. Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian. Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namun tidak punyakesempatan menulis tanggapan Anda sendiri. Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah pertanyaan dua pilihan.Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya memungkinkan untuk memilih salah satu dari dua pilihan, seperti ya atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju.Beberapa contoh pertanyaan tertutup:

Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek diperbaharui?

Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap bulannya ?

Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling bermanfaat menurut Anda ?

o Formulir keluhan konsumeno Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi

websiteo Interaksi tatap muka dengan konsumeno Barang yang dikembalikan konsumen

Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan infrastruktur teknologi.

Siapa yang menerima masukan ini ?

Beberapa contoh pertanyaan dua-pilihan:

Adakah Anda menggunakan web untuk menampilkan informasi bagivendor ?

Setuju atau tidak setuju Anda bahwa e-commerce tidak begitu aman?

Apakah Anda ingin menerima salinan laporan keuangan Anda setiap bulan ?

Struktur-struktur pertanyaan dalam WawancaraStruktur Piramid

Dengan menggunakan bentuk ini, penanya mulai menanyakan pertanyaan-pertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan tertutup. Kemudian penanya memperluas topik dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang lebih umum.Contoh:

Bagaimana masalah yang Anda alami dengan firewall ? Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk

meningkatkan keamanan data-data perusahaan ? Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan di sini

lebih efektif ? Umumnya, bagaimana perasaan Anda tantang keamanan data

terhadap pentingya akses internet ?

Struktur Corong

Struktur ini memulai wawancara dengan pertanyaan-pertanyaan umum dan terbuka, lalu membatasi respons dengan mengajukan pertanyaanpertanyaan yang lebih mendetail dan tertutup.Contoh:

Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru?

- Departeman mana yang akan mengimplemantasikannya ? - Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ? - Adakah item-item tertentu yang ditiadakan di website ?

c) Struktur Berbentuk WajikStruktur ini harus dimulai dengan suatu cara khusus, kemudianmenentukan hal-hal yang umum, dan akhirnya mengarah padakesimpulan yang sangat spesifik.

Tindak lanjut pewawancara

Pada saat waancara, pewawancara harus tanggap terhadap tingkah laku orang yang diwawancarai. Pewawancara harus dapat melakukan tindak lanjut terhadap tingkah laku yang dapat menggagalkan wawancara. Pedoman-pedoman yang dapat dilakukan oleh pewawancara untuk melakukan tindak lanjut terhadaptingkah laku dari orang yang ditindak lanjuti.

Menunjukkan kalau menjawab pertanyaan dengan kra-kira atau menebak-nebak saja tanpa fakta.Setelah wawancara, validasi semua jawaban yang mencurigakan.

Berusaha memberi jawaban hanya untuk memuaskan pewawancara tanpa dilandasi dengan fakta yang benar.Hindari pertanyaan yang dapat menjurus kejawaban yang seperti ini. Validasi jawaban-jawaban yang mencurigakan

Menunjukkan jawaban yang tidak masuk akal.Dengan akrab, arahkan kembali jawaban kearah pokok permasalahan.

Berhenti berbicara pada waktu pewawancara mulai menuliskan hasilnya di catatan.Dengan terpaksa jangan gunakan catatan.

Terlihat tergesa-gesa dalam menjawab pertanyaan karena segera ingin mengakhiri wawancara.Usulkan menunda wawancara untuk diganti dengan hari yang lain.

Memperlihatkan sikap puas terhadap keadaan sistem sekarang dan tidak menginginkan perubahan-perubahan.Motivasilah dengan menguraikan dan menjelaskan keadaan situasi yang ada dan cobalah beri pertanyaan-pertanyaan yang lebih terinci.

Menunjukkan sikap yang tidak menyenangkan.Bersikaplah ramah, tunjukkanlah bahwa anda menghargai kesediaannya serta jelaskanlah sumbangan-sumbangannya atas hasil wawancara ini.

Menunjukkan sikap menyimpan sesuatu data karena takut mengungkapnya.Jelaskanlah bahwa wawancara ini untuk perbaikan sistem yang ada dan yakinkanlah bahwa anda tidak akan memojokkannya.

Menolak memberi jawaban tanpa alasan.Jangan memaksa terus tetapi meminta kesediaanya untuk membenarkan dengan mencari jawaban ditempat lain.

Terlalu bersemangat dalam wawancara ini dengan melontarkan ide-ide yang muluk-muluk.

Dengarkanlah dengan sabar dan jangan mengkritiknya dan jangan ikut terbawa secara emosional.

Pertanyaan Tinjauan1. Sebutkan kelebihan dan kekurangan wawancara dibandingkan teknik pengumpulan data yang lain.

2. Bagaimanakah seharusnya analis sistem dalam membuat pertanyaan?

3. Apasajakah yang harus dipersiapkan dalam wawancara?

4. Apasajakah yang harus dilakukan dalam wawancara?

5. Bagaimanakah menindak lanjuti sikap dari yang diwawancarai?

Analisis Sistem Informasi – Diagram Alir Data (DAD)/ Data Flow Diagram(DFD)Materi Analisis Sistem Informasi ini, membahas tentang Diagram Alir Data (DAD)/ Data Flow Diagram(DFD) dengan Bahasan:

Pengertian DFD Latar Belakang DFD Manfaat DFD Tujuan DFD Notasi/Simbol DFD Langkan membuat/mengambar DFD Kesalahan dalam menggambar DFD Tips dalam membuat DFD Contoh kasus DFD (Perpustakaan)

Pengertian DFD

Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatudiagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan  DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram,model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

Latar belakang DADSuatu yang lazim bahwa ketika menggambarkan sebuah sistem kontekstual data flow diagram yang akan pertama kali muncul adalah interaksi antara sistem dan entitas luar. DFD didisain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil adan untuk menggarisbawahi arus data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu“dikembangkan” untuk melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya.

Tujuan DFDTujuan DFD adalah :1. Memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem2. Menggambarkan fungsi-fungsi(dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran data

Manfaat DFDManfaat DFD adalah :

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan

bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem.Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakaimaupun pembuat program.

Simbol DFDTerminator/Kesatuan luar (External Entity)

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan membeikan input atau menerima output dari sistem (Jogiyanto, 1989).

Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak.

Notasi terminator/Kesatuan Luar di DFD

Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya. Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem di luar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan.

Arus data (data flow)

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus dataini mengalir diantara proses (Process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Notasi Arus Data di DFD

Arus Arus data  data dapat dapat berbentuk berbentuk sebagaisebagai berikut berikut : :

Formulir atau atau dokumen dokumen yang  yang digunakan digunakan perusahaan perusahaan

Laporan tercetak tercetak yang  yang dihasilkan dihasilkan sistem sistem

Output dilayar  komputer Masukan untuk komputer komputer Komunikasi ucapan Surat atau memo Data yang dibaca atau atau direkam di  file Suatu isian yang  yang dicatat pada buku agenda Transmisi data  dari suatu komputer ke komputer lain

Proses (process)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dan hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dilakukan arus data yang akan keluar dari prises. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.

Notasi Proses di DFD

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses :

Proses harus memiliki input dan output.

Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data store atau proses melalui alur data.

Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem digambarkan dengan komponen proses.

Simpanan data (data store)

Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau database di sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data di meja seseorang, tabel acuan manual, agenda atau buku. Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

Simbol dari Simpanan Data di DFD

Syarat Memuat DFDSyarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :

1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD2. Pemberian nomor pada komponen proses3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika

Tips-tips dalam membuat DFDBerikut ini tips-tips dalam membuat DFD :

1. Pilih notasi sehingga proses yang didekomposisi atau tidak didekomposisi dapat dibaca dengan mudah

2. Nama proses harus terdiri dari kata kerja dan kata benda3. Nama yang dipakai untuk proses, data store, dataflow harus

konsisten (identitas perlu)4. Setiap level harus konsisten aliran datanya dengan level

sebelumnya

5. Usahakan agar external entity pada setiap level konsisten peletakannya

6. Banyaknya proses  yang disarankan pada setiap level tidak melebihi 7 proses

7. Dekomposisi berdasarkan kelompok data lebih disarankan (memudahkan aliran data ke storage yang sama)

8. Nama Proses yang umum hanya untuk prose yang masih akan didekomposisi

9. Pada Proses yang sudah tidak didekomposisi, nama Proses dan nama Data harus sudah spesifik

10. Aliran ke storage harus melalui proses, tidak boleh langsung dari external entity

11. Aliran data untuk Proses Report .. : harus ada aliran keluar. Akan ada aliran masuk jika perlu parameter untuk mengaktifkan report

12. Aliran data yang tidak ada datastorenya harus diteliti,apakah memang tidak mencerminkan persisten entity (perlu disimpan dalam file/tabel), yaitu kelak hanya akan menjadi variabel dalam program.

Langkah membuat/menggambar DFDTidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dari berbagaireferensi yang ada, secara garis besar langkah untuk membuat DFD adalah :

Identifikasi Entitas Luar, Input dan Output

Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar, input dan ouput yang terlibat di sistem.

Buat Diagram Konteks (diagram context)

Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya.Caranya :

Tentukan nama sistemnya. Tentukan batasan sistemnya.

Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem. Tentukan apa yang diterima/diberikan external entity dari/ke

sistem. Gambarkan diagram konteks.

Buat Diagram Level Zero (Overview Diagram)

Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks.Caranya :

Tentukan proses utama yang ada pada sistem. Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses

ke/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).

Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

Hindari perpotongan arus data Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan

proses).

(klik gambar untuk resolusi yang lebih baik)

Overview Diagram

Buat Diagram Level Satu

Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero.Caranya :

Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.

Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing sub-proses ke/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.

Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagaisumber maupun tujuan alur data.

Hindari perpotongan arus data. Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan

dekomposisi dari proses sebelumnya.C ontoh : 1.1, 1.2, 2

Level dalam DFD

Kesalahan dalan pembuatan DFDUmumnya kesalahan dalam pembuatan   DFD adalah :

(klik gambar untuk resolusi yang lebih baik)

1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam), karenadata masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas sepertidimasukkan ke dalam lubang hitam.

2. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input.

3. Input yang masuk tidak sesuai dengan kebutuhan proses4. Data Store tidak memiliki keluaran5. Data Store tidak memiliki masukan6. Hubungan langsung antar entitas luar7. Masukan langsung entitas data store8. Keluaran langsun dari data store ke Entitas  luar9. Hubungan langsung antar data store10. Data masukan dan keluaran yang tidak bersesuain dalam

data store

Analisis Sistem Informasi – Pedoman Membuat FlowchartDitulis pada 13 Januari 2010       13 Votes

Pada materi Analisis Sisitem Informasi (ASI) ini akan dibahas tentang :

Pengertian/Definisi Flowchart Jenis-jenis Flowchart Bagan alir sistem (systems flowchart). Bagan alir dokumen (document flowchart). Bagan alir skematik (schematic flowchart) Bagan alir program (program flowchart) Bagan alir proses (process flowchart). Simbol-simbol flowchart Pedoman membuat Flowchart

Pengertian/Definisi FlowchartBagan alir  (flowchart) adalah bagan  (chart) yang menunjukkan alir  (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika.

Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.

Jenis-jenis FlowchartAda beberapa jenis flowchart diantaranya:1.  Bagan alir sistem (systems flowchart).2.  Bagan alir dokumen (document flowchart).3.  Bagan alir skematik (schematic flowchart).4.  Bagan alir program (program flowchart).5.  Bagan alir proses (process flowchart).

System Flowchart

System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.

Document Flowchart

Bagan alir dokumen  (document flowchart)  atau disebut juga bagan alir formulir  (form  flowchart)  atau  paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

Schematic Flowchart

Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, jugamenggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar  ini  memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.

Program Flowchart

Bagan alir program  (program flowchart)  merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem.

Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alirlogika program  (program logic flowchart)  dan bagan alir program komputer terinci  (detailed computer program flowchart).  Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah didalam program komputer secara logika. Bagan alat- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Gambar berikut menunjukkan bagan alir logika program. Bagan alir program komputer terinci  (detailed computer program flow-chart) digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram.

Process Flowchart

Bagan alir proses  (process flowchart)  merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur.

Simbol/Notasi FlowchartDipakai sebagai alat Bantu menggambarkan proses di dalam program

Dibagi menjadi tiga kelompok :

Flow Direction Symbols

dipakai untuk menggabungkan antara symbol yang satu   dengan symbol lainnya

Symbol Off-line Connector ( Simbol untuk keluar/masuk prosedure atau proses dalam lembar/halaman yang lain)

Symbol Connector (Simbol untuk keluar/masuk prosedur atau proses dalam   lembar/halaman yang sama)

Processing symbolsMenunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu prosedur

Symbol Process (Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer)

Symbol Manual Operation (Simbol yang menunjukkan pengolahanyang  tidak dilakukanoleh komputer)

Symbol Decision (Simbol untuk kondisi yang akan menghasilkan beberapa   kemungkinan jawaban/aksi)

-

-

Symbol Predefined Process (Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage)

Symbol Terminal (Simbol untuk permulaan atau akhir dari suatu program)

-

Symbol Off-line Storage (Simbol yang menunjukkan bahwa data di dalam symbol ini akan disimpan)

-

Symbol Manual Input (Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard)

Symbol Keying Operation (Simbol operasi dengan menggunakan mesin yang mempunyai keyboard)

Input-output symbols

menyatakan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.

Symbol input-output (Symbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya)

Symbol magnetic-tape unit (Symbol yang menyatakan input berasal pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic)

-

Symbol punched card (Symbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu)

-

Symbol disk and on-line storage (Symbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk)

Symbol display (Symbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer, dan sebagainya)

Symbol dokumen (symbol yang menyatakan input berasal daridokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas)

Pedoman Membuat Flowchart

Bila seorang analis dan programmer akan membuat flowchart, ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti:

1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri kekanan.

2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.

3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secarajelas.

4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja

5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.

6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harusditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidakberkaitan dengan sistem.

7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

Contoh-contoh FlowchartContoh Flowchart Program

Contoh Flowchart Program - Menentukan Bilangan Ganjil/Genap

Penggunaan predefined processes dapat digunakan untuk menyederhanakan flowchart system yang complex

Flowchar Sistem untuk predefined process yang diberi nama Check shipment untuk Flowchart diatas

Analisis Sistem Informasi – Analisis Biaya dan ManfaatDitulis pada 11 November 2009       3 Votes

Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi sepertihalnya investasi proyek lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber- sumber daya untuk mendapatkan manfaat dimasa mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematan-penghematan atau manfaat-manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu, sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilai ini disebut dengan analisis biaya/keuntungan (cost/benefit analysis). Analisis biaya/keuntungan disebut juga dengan analisis biaya/efektivitas (cost/ effectivenss analysis). Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanyamudahdiukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan kepada langganan yang lebih baik. Keuntunganyang sulit diukur langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jikaingin ditentukan dalam bentuk nilai uang, maka dapat menaksir efektivitasnya.

Terdapat beberapa metode untuk melakukan analisis biaya/manfaat, diantaranya sebagai berikut :

Metode periode pengembalian (payback period), Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Metode ini tidak memasukkan faktor bunga kedalam perhitungannya.

Metode pengembalian investasi (return on investment/ROI). Metode inidigunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya.

Metode nilai sekarang bersih (net present value/NPV), Metode payback period dan ROI tidak memperhatikan nilai waktu dari uang (time value of money) atau time preference of money). Satu rupiah nilai uang sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari. NPV merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arusdari uangnya. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun yang dinilai uang ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto.

Metode tingkat pengembalian internal (internal rate of return/IRR), Merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Pada metode NPV, tingkat bunga yang diinginkan telah ditetapkan sebelumnya, sedang pada metode IRR justru tingkatbunga tersebut yang akan dihitung. Tingkat bunga yang akan dihitung ini merupakan tingkat bunga yang akan menjadikan jumlah nilai sekarang dari tiap-tiap proceed yang didiskontokan dengan tingkat bung tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari initial cash outflow (nilai proyek). Atau dengan kata lain tingkat bunga ini adalah merupakan tingkat bunga persis investasi bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan juga tidak merugikan

Teknik Penjadwalan – Gantt ChartDitulis pada 24 November 2009     

  8 Votes

Pada materi kuliah analisis sistem ingormasi ini, akan dibahas tentang Ganttcahrt dengan pokok bahasan: definisi, karakteristik,keuntungan, kelemahan dan contoh pemanfaatan Gantt chart.

(Klik Ganda untuk melihat detail/animasinya)

Definisi Gantt ChartGantt chart adalah suatu alat yang bernilai khususnya untuk proyek-proyek dengan jumlah anggota tim yang sedikit, proyek mendekati penyelesaian dan beberapa kendala proyek.

Contoh Gantt Chart

Gantt Chart merupakan diagram perencanaan yang digunakan untuk penjadwalansumber daya dan alokasi waktu (Heizer, Jay dan Render, Barry, 2006). Gantt Chartadalah contoh teknik non-matematis yang banyak digunakan dan sangat popular dikalangan para manajer karena sederhana dan mudah dibaca.

Gantt Chart dapat membantu penggunanya untuk memastikan bahwa (Heizer, Jay dan Render, Barry,2006):

Semua kegiatan telah direncakan Urutan kinerja telah diperhitungkan Perkiraan waktu kegiatan telah tercatat, dan Keseluruhan waktu proyek telah dibuat

Karakteristik Gantt Chart

Gantt chart secara luas dikenal sebagai alat fundamental danmudah diterapkan oleh para manajer proyek untuk memungkinkanseseorang melihat dengan mudah waktu dimulai dan selesainya tugas-tugas dan sub- sub tugas dari proyek.

Semakin banyak tugas-tugas dalam proyek dan semkin penting urutan antara tugas-tugas maka semakin besar kecenderungan dan keinginan untuk memodifikasi gantt chart.

Gantt chart membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan “what if” saat melihat kesempatan-kesempatan untuk membuat perubahan terlebih dahulu terhadap kebutuhan.

Keuntungan menggunakan Gantt Chart Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat

bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek. Gantt Chart sangat mudah dipahami, balok horizontal (horizontal bar) dibuat pada tiap kegiatan proyek sepanjang garis waktu.

Gantt chart digunakan untuk penjadwalan sederhana atau proyek-proyek yang

kegiatannya tidak terlalu berkaitan atau proyek kecil, sedangkan network untukpenjadwalan proyek yang rumit.

Gantt Chart juga dapat digunakan untuk penjadwalan operasi yang berulang.

Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan

Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan

Kelemahan Gantt Chart Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan

antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.

Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan biladiperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.

Gantt chart tidak bisa secara eksplisit menunjukkan keterkaitan antaraaktivitas dan bagaimana satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunyaterlambat atau dipercepat, sehingga perlu dilakukan modifikasi terhadap Gantt chart.

Program Evaluation and Review Technique (PERT)Ditulis pada 26 Oktober 2009       4 Votes

Latar Belakang PERTPengelolaan proyek-proyek berskala besar yang berhasil memerlukanperencanaan, penjadwalan, dan pengkoordinasiaan yang hati-hati dari berbagai aktivitas yang berkaitan. Untuk itu telah dikembangkan prosedur-prosedur formal yang didasarkan atas pengguna network (jaringan) dan teknik-teknik network.

Prosedur yang paling utama dari teknik penjadwalan proyek ini dikenal sebagai PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method), yang diantara keduanya terdapat perbedaan penting. Namun kecenderungan pada dewasa ini adalah menggabungkan kedua pendekatan tersebut menjadi apa yang biasa dikenal dengan PERT-type system.

Perencanaan suatu proyek terdiri dari tiga tahap :

1. Membuat uraian kegiatan-kegiatan, menyusun logika urutan kejadian-kejadian, menentukan syarat-syarat pendahuluan, menguraikan interaksidan interdependensi antara kegiatan-kegiatan.

2. Penaksiran waktu yang diperlukan untuk melaksanakan tiap kegiatan, menegaskan kapan suatu kegiatan berlangsung dan kapan berakhir.

3. Menetapkan alokasi biaya dan peralatan guna pelaksanaan tiapkegiatan.

Penjadwalan proyek merupakan salah satu hal yang penting dalam manajemen proyek, dimana penjadwalan ini memperlihatkan waktu pengerjaan tiap paket pekerjaan dan kejadian apa yang dihasilkan dari serangkaian paket kerja tertentu. Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, milestone, termasuk Gantt Chart, jaringan kerja proyek, diagram CPM/PERT.

Gantt Chart tidak bisa secara eksplisit menunjukkan keterkaitan antar aktivitas dan bagaiman satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya terlambat atau dipercepat, sehingga perlu dilakukan modifikasi terhadap Gantt Chart. Untuk itu dikembangkan teknik baru yang bisa mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada pada Gantt Chart. Cara baru itu dikenal sebagai jaringan kerja atau Network.

Pengertian PERT PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk

melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu proyek (Setianingrum, 2011).

PERT juga merupakan suatu metode yang bertujuan untuk (semaksimal mungkin) mengurangi adanya penundaan kegiatan (proyek, produksi, dan teknik) maupun rintangan dan perbedaan-perbedaan, mengkoordinasikan dan menyelaraskan berbagai bagian sebagai suatu keseluruhan pekerjaan dan mempercepat selesainya proyek-proyek (Nurhayati, 2010).

Karakteristik PERTProyek yang kompleks menggunakan metode PERT (Program Evaluation ReviewTechnical), maka akan diketahui :

Kapan proyek selesai Bagaimana urut-urutan pekerjaan, kapan mulainya dan kapan

selesainya Pekerjaan mana yang paling lama

Pekerjaan mana yang tertunda Pekerjaan mana yang dapat perhatian khusus

Perkiraan WaktuUntuk setiap aktivitas, model biasanya mencakup tiga perkiraan waktu (Soeharto,2002):

Waktu Optimis, yaitu perkiraan waktu yang paling singkat bagi penyelesaianaktivitas

Waktu Perkiraan Paling Mungkin, waktu penyelesaian yang memiliki probabilitastertinggi (berbeda dengan : waktu yang diharapkan), dan

Waktu Pesimis, yaitu waktu terpanjang yang mungkin diperlukan suatu kegiatan.

PERT “menimbang” ketiga perkiraan waktu ini untuk mendapatkan waktu kegiatanyang diharapkan (expected time) dengan rumusan :

(Waktu Optimis + (4 x Waktu Perkiraan Paling Mungkin) + WaktuPesimis )

6

Keterbatasan dan kelemahan diagram PERTKeterbatasan dan kelemahan diagram PERT secara umum adalah bahwa perkiraan atas waktu yang dibutuhkan bagi masing-masing kegiatan bersifat subyektif dan tergantung pada asumsi. Sehingga secara umum PERT cenderung terlalu optimisdalam menetapkan waktu penyelesaian sebuah proyek.

Bagan Jaringan  Panah (arrow) yang diggunakan untuk mewakili suatu kegiatan Simpul atau (kode) digunakan untuk mewakili suatu kejadian Contoh

Keterangan:

Kegiatan A dan B merupakan kegiatan Pendahuluan Kegiatan C dikerjakan setelah kegiatan A Kegiatan D dikerjakan setelah kegiatan B Kegiatan E dikerjakan setelah kegiatan C dan D

Aturan Diagram PERT Satu kegiatan hanya boleh diwakili satu anak panah

Tidak ada 2 kegiatan yang ditunjukkan oleh ekor kejadian dankepada kejadianyang sama.

Untuk mengatasi masalah seperti di atas dibuat kegiatan dummy : (tidak ada)

Untuk menyakinkan hubungan urutan yang benar maka buat daftar pertanyaan :

o Kegiatan apa yang harus selesai terlebih dahulu sebelumkegiatan inidilakukan ?

o Kegiatan apa yang harus mengikuti kegiatan-kegiatan ini?

o  Kegiatan apa yang harus dikerjakan serentak ?

Contoh Diagram PERT Kegiatan A,B, C kegiatan bersama Kegiatan A mendahului kegiatan D Kegiatan B mendahului kegiatan E, F dan G Kegiatan C mendahului kegiatan G Kegiatan D dan E mendahului kegiatan H dan J Kegiatan F mendahului kegiatan I

Jalur kritis Jalur kritis adalah jalur yang menunjukkan kegiatan dari

awal sampai denganakhir kegiatan pada diagram jaringan

Kegiatan kritis adalah kegiatan yang apabila ditunda akan mempengaruhiwaktu penyelesaian proyek.

Contoh

Jalur A,D,H = 10 + 22 + 8 = 40 Jalur A,D,J = 10 + 22 + 15 = 47 Jalur B,E,H = 8 + 27 + 8 = 45 Jalur B, E, J = 8 + 27 + 15 = 50 → Jalur kritis Jalur B,F,J = 8 + 27 + 20 = 35 Jalur B,G,J = 8 + 15 + 15 = 35 Jalur C,G,J = 12 + 15 + 15 = 42

Algoritma Untuk Jalur KritisAlgoritma jalur kritis adalah untuk menentukan jalur kritis dilakukan denganmenghitung waktu mulai tercepat (earliest start time) untuk masing-masingkegiatan dan waktu selesai terlama (latest finish time).

Slack  Slack : menunjukkan waktu kegiatan yang dapat ditunda tanpa

mempengaruhi total waktu penyelesaian dari seluruh proyek. Untuk menghitung besarnya slack masih diperlukan dua buah

waktu lainnya yangberhubungan dengan masing-masing kegiatan, yaitu waktu mulaiterlama (lateststart time/LS) dan waktu selesai tercepat (earliest finish time/EF)

Kelebihan PERT

PERT memiliki asumsi bahwa proyek yang akan dilaksanakan adalah baru,

tidak ada contoh sebelumnya. Berdasarkan atas asumsi itu, maka orientasi dari metode PERT adalah mengoptimalkan waktu penyelesaian proyek dan belum menekankan soal minimisasi biaya. Oleh karena belum ada pengalaman sebelumnya, maka waktu penyelesaian pekerjaan tertentu yang ada dalam proyek bersifat probabilistik.

PERT mencoba mengestimasi waktu aktivitas ini dengan formula. Bahkan,PERT juga mencoba mencari suatu ukuran tentang variabilitas waktu penyelesaian paling awal.

PERT dapat bekerja dengan ketidakpastian melalui penggunaan waktu probabilitas (Ma’arif, Syamsul Mohammad dan Tanjung, Hendri, 2003). Bila waktukegiatan individual acak, maka waktu proyek juga akan acak. Bila waktu kegiatantidak pasti, lintasan kritis pun bersifat acak. Hanya saja, karena bekerja denganketidakpastian, maka lintasan kritis penyelesaian proyek punmenjadi tidak pasti.Inilah gambaran dari metode PERT, yaitu risiko ketidakpastian.

Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan sepertimenit, jam, hari, minggu atau bulan adalah unit umum yang biasa digunakan waktuuntuk penyelesaian suatu kegiatan. Sebuah fitur yang membedakan PERT adala kemampuannya untuk menghadapi ketidakpastian di masa penyelesaian kegiatan.

Analisis dan Desain Sistem Informasi – Teknik Inspeksi/WalktroughDitulis pada 10 Maret 2011  

     Rate This

Pendahuluan

Proses dari analisis dan desain sistem harus diawasi. Pengawasan dari manajemen merupakan hal yang sangat diperlukan. Akan tetapi pengawasan yang dilakukan oleh manajemen cenderung hanya pada pengawasan terhadap biaya, efektifitas sistem dan skedul waktu. Pengawasan terhadap aspek-aspek teknik kurang dilakukan oleh manajemen. Sebagai tambahan terhadap pengawasan yang dilakukan oleh manajemen, personil-personil teknik dapat melakukan pengawasan pada aspek-aspek tekniknya. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara memverifikasi hasi dari setiap tahap pengembangan sistem. Verifikasi hasil kerja secara formal disebut dengan inspeksi (inspection) sedang yang tidaknormal disebut dengan walkthrough.

Maksud dari inspeksi dan walkthrough adalah untuk meyakinkan bahwa dokumentasi yang telah dibuat oleh team pengembangan sistemsecara teknik adalah tepat dan layak. Bila suatu proyek telah melawati proses inspeksi dan walkthrough, maka dapat dianggap bahwa pekerjaan-pekerjaan sampai pada titik ini secara teknik telah dapat diterima dan selaras dengan sasaran dari sistem. Inspeksi dan walkthrough dilakukan oleh orang lain yang tiak terlibat secara langsung dengan yang membuat dokumentasi yang akan diverifikasi. Inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough merupakan kepentingan dari analisis sistem.

Analisis sistem melakukan walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukan  dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analisis sistem yang lain. Pemakai sistem melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh analisis sistem secara teknis tidak mengandung kesalahan.

Tim Inspeksi/Walkthrough

Team ini secara umum terdiri dari 3 individu, yaitu penengah (moderator), penulis dokumentasi (author) dan pengkaji (reviswer atauinspector). Secara normal, jumlah dari reviewer adlah dua orang, tetapi untuk kondisi tertentu dapat lebih dari 2 orang.

Moderator

Anggota team yang juga penting adalah moderator. Orang ini harus menguasai aspek teknik dari sistem yang dikembangakan dan harus netral. Untuk inspeksi, moderator dapat berupa pemakai sistem, manajemen atau personil teknik di perusahaan. Untuk walkthrough, moderator dapat berupa anggota team pengembangan sistem yang bukanauthor atau analisis sistem yang lain. Tugas dari moderator ini adalah sebagai berikut ini.

Mengatur jadual pertemuan-pertemuan Mendistribusikan semua dokumen-dokumen yang akan

diverifikasi. Memimpin jalannya verifikasi (inspeksi atau walkthrough)

Author

Author adalah orang yang menulis atau membuat dokumentasi yang akan diverifikasi. Pada tahap analisis dan desain, author dapat berupa pimpinan proyek atau analis senior. Pada tahap pemrograman, author dapat berupa koordinator pemrogram atau pemrogram senior. Tugas dari author ini adalah untuk menjawab semua pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh reviewer serta menjelaskan aspek-aspek teknik yang berhubungan dengan isi dokumen yang ditulisnya.

Reviewer

Reviewer adalah orang yang memverifikasi untuk menemukan kesalahan-kesalahan pada aspek-aspek teknik di dokumentasi. Untukinspeksi, reviewer dapat berupa pemakai sistem, manajemen atau personil-personil teknik yang ada diperusahan. Untuk walkthrough, reviewer tergantung dari tahapan di pengembangan sistem, yaitu:

pada tahap analisis dan desain, reviewer dapat berupa analisis sistem anggota team pengembangan sistem yang tidak terlibat langsung dengan penulisan dokumentasi atau analis sistem yang lain;

pada tahap pemrograman, reviewer dapat berupa analis sistem dalam team pengembangan sistem yang tidak terlibat langsung dalam penulisan dokumentasi atau pemrogram lainnya.

Dokumentasi yang Diverifikasi

Dokumentasi-dokumentasi yang akan diverifikasi (inspeksi dan walkthrough ) adalah dokumentasi-dokumentasi yang berisi dengan:

diagram arus data (data flow diagram) kamus data (data dictionary) bagan alir sistem (system flowchart) bagan berjenjang (hierarchcial chart) bagan tersetruktur (structure chart) rancang bangun output (output specification) rancang bangun input (input specification) rancang bangun file dan database (fileand database specification) bagan alir program  (program flowchart) pseudocode structured english tabel keputusan (decision table) bagan IPO rancang bangunperangkat keras (hardwarespecification) jadual implementasi (implementationschedule) cetakan code program (programcode) manual pemakai (usermanual)

Titik Verifikasi

Verifikasi yang berupa inspeksi dan walkthrough dapat dilakukan pada akhir dari tahap-tahap analisis sistem, desai sistem dan tahap penerapan sistem. Verifikasi ini menunjukkan tanda akhir dari suatu tahap di systems life cycle. Setelah verifikasi yang berupa inspeksi selesai dilakukan, biasanya dilanjutkan dengan kaji ulang (review) dari manajemen. Verifikasi yang berupa walkthrough biasanya dilakukan pada tahap penerapan/implementasi sistem. Walkthrough sering juga dilakukan pada tahap yang lain.

Verifikasi Akhir Tahap Analisis Sistem

Analisis sistem dilakukan oleh analis sistem untuk menjawab pertanyaan “apa yang harus dikerjakan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada?”. Sasaran dari verifikasi setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan adalah untuk meyakinkan bahwa analis sistem telah berjalan pada jalur yang benar. Untuk ini verifikasi perlu dilakukan dengan pertanyaan-pertanyaan kunci sebagai berikut ini.

Apakah analis sistem benar-benar telah memahami permasalahan-permasalahan yang ada?

Apakah analis sistem telah mendefinisikan apa yang harus dilakukan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan ini?

Pada tahap ini, dokumentasi yang diverifikasi dan personil-personil verifikasi adalah sebagai berikut ini.

Dokumentasi yang diverifikasi:

Diagram arus data Kamus data Bagan alir sistem Bagan berjenjang

Penulis dokumen ini: Analis sistem

Personil yang melakukan inspeksi

Moderator dapat berupa pemakai sistem atau manajemen atau personil teknik.

Reviewer dapat berupa pemakai sistem atau manajemen atau personil teknik

Personil yang melakukan walkthrough:

Moderator dapat berupa analis sistem bukan penulis dokumen atau analis lain.

Reviewer dapat berupa analis sistem bukan penulis dokumen atau analis lain

Verifikasi Akhir Tahap Desai Sistem

Desain sistem dilakukan oleh analisis sistem atau designer untuk menjawab pertanyaan “bagaimana permasalahan-permasalahan yang adadipecahkan dan dapatkah sistem diterapkan?”. Sasaran dari verifikasi setelah tahap desain sistem selesai dilakukan adalah untuk menilai apakah sistem yang dirancang betul-betul akan dapatmemecahkan permasalahan-permasalahan yang ada dan dapat memenuhi kebutuhan pemakai sistem. Untuk ini verifikasi perlu dilakukan dengan pertanyaan-pertanyaan kunci sebagai berikut ini.

Apakah pemecahan altenatip secara teknik realistis?

Apakah pemecahan altenatip merupakan pilihan yang masuk akal?

Dapatkah program komputer ditulis dari rancangan ini? Apakah jadual implementasi masuk akal? Apakah rancangan ini sesuai dengan sasaran sistem?

Pada tahap ini, dokumentasi yang diverifikasi dan personil-personil yang melakukan verifikasi adalah sebagai berikut ini.

Dokumentasi yang diverifikasi Kamus data lengkap Bagan alir sistem Bagan berjenjang Bagan tersetruktur Rancang bangun output Rancang bangun input

Rancang bangun file dan database Bagan alir program Pseudocode structured english tabel keputusan bagan IPO rancang bangun perangkat keras jadual implementasi

Penulis dokumen ini: Analisis sistem

Personil yang melakukan inspeksi:

Moderator dapat berupa pemakai sistem atau manajemen atau personil teknik.

Reviewer dapat berupa pemakai sistem atau manajemen atau personil teknik

Personil yang melakukan walkthrough:

Moderator dapat berupa analis sistem bukan penulis dokumen atau analis lain.

Reviewer dapat berupa analis sistem bukan penulis dokumen atau analis lain

Verifikasi Akhir Tahap Implementasi Sistem

Sasaran dari verifikasi setelah tahap implementasi sistem selesaidilakukan adalah untuk meyakinkan bahwa sistem telah diimplementasikan sesuai dngan yang diinginkan. Untuk ini verifikasi perlu dilakukan dengan pertanyaan-pertanyaan kunci sebagai berikut ini.

Apakah program aplikasi yang telah dibuat sesuai dengan rancang bangunnya?

Apakah prosedur-prosedur operasi masuk akal?

Pada tahap ini, dokumentasi yang diverifikasi dan personil-personil yang melakukan verifikasi adalah sebagai berikut ini.

Dokumentasi yang diverifikasi:

Manual pemakai Cetakan kode program

Penulis dokumen ini: Pemrogram.

Personil yang melakukan inspeksi:

Moderator dapat berupa pemakai sistem atau manajemen atau personil teknik.

Reviewer dapat berupa pemakai sistem atau manajemen atau personil teknik

Personil yang melakukan walkthrough:

Moderator dapat berupa analis sistem bukan penulis dokumen atau analis lain.

Reviewer dapat berupa analis sistem bukan penulis dokumen atau pemrogram lain.

PROSES VERIFIKASI

Sasaran dari verifikasi (inspeksi dan walkthrough) adalah untuk menemukan kesalahan-kesalahan. Perlu diperhatikan bahwa moderator dan reviewer tidak berkepentingan untuk mengkoreksi atau membetulkan kesalahan-kealahan yang ditemukan. Tugas mereka hanyamencari dan menemukan kesalahan-kesalahan saja. Moderator dapat menggunakan suatu formulir untuk mencatat kesalahan-kesalahan yang ditemukan. Fprmulir ini disebut dengan agenda kesalahan (error log). Moderator mencatat semua kesalahan-kesalahan yang ditemukan di agenda ini beserta tingkat kesalahannya (kurang berarti, cukup signifikan, signifikan, cukup fatal atau fatal) sebagai berikut ini.

Setelah proses verifikasi ini selesai dilakukan dan bila ditemukan beberapa kesalahan, maka berikutnya harus diadakan pertemuan antara penulis dokumen dengan moderator untuk mendiskusikan tindak lanjut yang harus dilakukan. Tiap-tiap kesalahan harus didiskusikan. Waktu rencana penyelesaian koreksi

kesalahan ini juga harus didiskusikan dan dicatat oleh moderator dierror log.

Setelah semua kesalahan dibetulkan oleh penulis dokumen, maka penulis dokumen dan moderator mengadakan pertmuan kembali untuk mengkaji hasilnya. Jika moderator telah menyetujui dan puas dengansemua hasil koreksi ini, maka proses verifikasi ini telah selesai. Moderaor dapat memberi tanda dikolom “Kontrol” pada errorlog untuk kesalahan-kesalahan yang telah dikoreksi dan telah disetujui oleh moderator. Jika moderator belum puas dengan hasil koreksi kesalahan ini, maka pembetulan kesalahan harus di ulangi kembali oleh penulis  dokumen atau mungkin proses vertifikasi  dimulai kembali dari awal. Jika ini dianggap perlu, maka reviewer haru dihubungi kembali dan proses vertifikasi diulang kembali.

Analisis Sistem Informasi – Teknik & Desain Presentasi

Kemampuan komunikasi merupkan salah satu kompetensi yang harus dimiliki seorang Analis Sistem Informasi, selainpengetahuan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang up to date. Presentasi merupakan metode komunikasi efektif yang sering digunkan dalam menyampaikan informasi. Melaui presentasi, Analis dapat menyampakaian analisis, desain  dan implementasi pengembangan sistem kepada stakeholder secara langsung dan interktif. Teknik dan desain  presentasi perlu dipahami oleh

analis sistem agar dapat menyampaikan informasi pengembangan sistem informasi secara jelas dan efektif.

Dunia Komunikasi

Jika dua individu dengan kemampuan yang sederajat bersaing untuk suatu posisi senior tertentu dalam sebuah perusahaan, biasanya individu yang memiliki ketermpilan berkomunikasi yang lebih baik lah yang akan meraih posisi tersebut. Informasi serta kemampuan untuk menyampaikanya merupakan kekuatan.

Tetapi komunikasi tidak hanya berbentuk pidato saja. Komunikasi dapat berlangsung dalam banyak bentuk-dengar, pandang, raba-melalui suara , kesan, dan impuls fisik. Ini meliputi berbicara ,mendegar, melihat, menyentuh, merasakan, mencium, bertindak, dan masih banyak lagi.

Komunikasi juga dapat mencakup penyampaian pesan melalui foto, poster, buku, surat kabar, majalah, televisi, radio, kaset rekaman, kaset video, komputer, mesin faksimili, dan bentuk telekomunikasi elektronik lainya.Apapun yang Anda lakukan dan semua yang ada di sekitar Anda mengkomunikasikan pesan-pesan. Ada banyak sekali cara untuk mengatur gagasan-gagasan Anda dan mengkomunikasikanya dengan orang lain.

Saat ini, kita mengalami suatu ledakan informasi dan komunikasi. Beberapa tahun yang lalu kita masih dapat memberi perhatian penuhpada semua berita atau gagasan penting apa pun yang kita dengar atau lihat setiap hari. Dulu hanya ada beberapa stasiun televisi saja yang dapat dipilih , demikian pula halnya dengan media cetakbulanan, majalah populer serta buku-buku terbitan baru dalam setiap minggunya.Sekarang, pilihan kita terbatas.

Semakin banyak buku dan majalah yang dapat di baca, film dan program televisi yang dapat di tonton serta seminar-seminar dan perkuliahan yang dapat diikuti dibandingkan denagan yang dapat kita nikmati beberapa waktu yang lalu.

Lihat saja di toko-toko buku , perpustakaan , tempat penjualan kaset video, atau sejumlah mata kuliah yang di tawarkan di perguruan tinggi. Kita betul-betul kebanjiran “kesempatan berkomunikasi “, sehingga kita tidak sanggup lagi untuk menyerap seluruh pesan yang disampaikan.

Terdapat begitu banyak komunikasi yang berlangsung di dunia kita,sehingga sangat sulit bagi kita untuk memutuskan apa yang sebaiknya kita perhatikan. Kita harus menentukan pilihan-pilihan tersebut dengan cepat untuk tetap dapat mengimbangi arus data yang di beberkan kepada kita. Untuk mengatasinya, kita cenderung memberikan perhatian terutama pada gagasan-gagasan yang “menarik”karena gagasan-gagasan tersebut memang di sampaikan secara kreatif untuk menarik minat kita.

Karena terjadinya ledakan informasi ini, kita harus belajar bersaing denagan semua pesan-pesan yang ada. Dan kita harus dapatberkomunikasi secepat dan seefektif mungkin.

Tantangan jaman sekarang ini adalah bagaimana merebut perhatian orang lain, mengalihkan konsentrasi mereka dari orang lain dan memfokuskannya pada kita serta pada gagasan-gagasan kita.

Komunikasi Yang Efektif

Komunikasi mengarah pada usaha penyampaian gagasan kepada orang lain. Komunikasi efektif terjadi ketika pesan yang Anda sampaikan

kepada orang lain dengan cara tertentu dapat diterima dengan jelas. Orang-orang yang melakukan komunikasi secara efektif dapat(Peter Urs Benders):

Melaksanakan kepemimpinan Memberi inspirasi kepada staf dan rekan untuk bertindak Memperoleh kepercayaan dan rasa hormat Lebih mudah bergaul Membuat orang lain lebih percaya pada diri sendiri Menyampaikan informasi secara mudah dan akurat Mencapai sasaran-sasaran mereka Meraih tujuan-tujuan mereka

Pengertian Presentasi

Komunikasi langsung antara penyaji/presenter dengan sekelompok pendengar/audience dalam situasi teknis, saintifik atau professional untuk satu tujuan tertentu dengan menggunakan tekniksajian dan media yang

Jenis-jenis Presentasi

Presentasi Teks (Reading Presentation) Bentuk penyajian dimana penyaji sepenuhnya menggunakan teks (membaca kata demi kata yang tertuang dalam kertas penyajian)Presentasi Hafalan (Memorized Presentation) Gaya penyajian dimana isi bahan sajian ditulis dalam bentuk teks tertulis lalu dihafalkan. Contohnya laporan hasil studi singkat, hasil kunjungan atau observasi.Penyajian Spontan (The Impromptu Presentation) Penyajian langsung informal tanpa persiapan yang matang dipihak pembicara, Contohnya; pertemuan khusus anda diminta memberi sambutan karena kapasitas dan posisi anda.Penyajian dgn kartu (The Note Cards Presentation) Penyajian dengan kartu berisi uraian penyajian sesuai nalar pendengar, namun inti sajian tetap disesuaikan dengan tujuan penyajian. Teknik penyajian bebas, natural, dipersiapkan dengan matang dan sesuai tingkat respon pendengar.

TujuanPresentasi

Presentasi merupakan alat komunikasi tangguh dalam usaha untuk menyampaikan laporan atau keterangan mengenai apa saja yang merupakan tanggung jawab seseorang, baik itu merupakan barang ataupun jasa.

Manfaat Presentasi

Akhir-akhir ini banyak yang membicarakan kunci-kunci kemajuan dalam dunia bisnis. Hal mendasar apakah yang menentukan keberhasilan Anda di masa datang? Pengetahuan,keterampilan teknis,pengalaman dan kemampuan organisasi,semuanya penting bagi kemajuan karier Anda.

Walaupun demikian ,ada faktor yang lebih penting, yakni komunikasi. Seberapa baik komunikasi Anda dengan para staf, rekan-rekan. para manager, atau dengan kelompok manapun yang Andatuju,merupakan kunci untuk meningkatkan karier AndaPresentasi juga dapat digunakan untuk menunjukkan kemampuan, karena dari cara seseorang memberikan presentasi dapat dinilai seberapa jauh ia menguasai bidang yang dikelola.

Pemilihan Aplikasi Pembuatan Presentasi

Dewasa ini, aplikasi pembuatan presentasi terbagi dalam beberapa kategori. Perbedaan utama yang dimiliki masing-masing jenis aplikasi umumnya terletak pada output file yang dihasilkan dan media penyajian presentasi yang diakomodasi oleh aplikasi terkait. Kategori jenis, output file, dan media penyajian presentasi antara lain meliputi :

Aplikasi Office

Penggunaan aplikasi office disarankan bagi pembuatan dokumen presentasi secara cepat dan praktis, dengan materi presentasi yang singkat dan ringkas. Integritas aplikasi office memungkinkanpenyajian grafik, tabel, dan data dapat dilakukan secara mudah. Fleksibilitas penyajian output file sangat tinggi, mengingat secara umum setiap komputer memiliki aplikasi office di dalamnya.Microsoft PowerPoint merupakan contoh aplikasi yang sangat lazim digunakan untuk kebutuhan ini.

Aplikasi Multimedia

Penggunaan aplikasi multimedia disarankan bagi pembuatan dokumen presentasi yang interaktif, otomatis, dan berdaya tarik. Penggunaan efek, animasi, objek grafis, serta materi audio dan video menjadi lebih optimal jika dirangkai melalui aplikasi jenisini. Flesibilitas penyajian output presentasi sedikit terbatas. Umumnya output file yang dihasilkan memerlukan aplikasi bantu tertentu untuk menunjang penyajiannya. Hal ini dapat diatasi penyaji dengan selalu menyiapkan source player multimedia pada kemasan modul presentasinya. Macromedia Flash, merupakan contoh aplikasi yang lazim digunakan untuk kebutuhan ini.

Aplikasi Dokumentasi

Penggunaan aplikasi dokumentasi disarankan bagi pembuatan dokumenpresentasi dengan materi detail dan komprehensif. Aplikasi jenis ini mampu mempertahankan konsistensi presisi tampilan dan menyediakan fasilitas proteksi pada content dokumen. Fleksibilitas penyajian output file sangat tinggi, bahkan bersifat multi platform (dapat diakses dari berbagai sistem operasi). Selain itu, output file dapat dipertukarkan dan disajikan secara aman melalui beberapa metode (misalnya via internet). Tool PDF Maker seperti Adobe Acrobat, atau HTML Editorseperti Microsoft FrontPage merupakan beberapa alternatif aplikasi yang dapat Anda gunakan.

Berdasarkan output dan media presentasi yang didukung oleh jenis aplikasi presentasi di atas, Anda dapat memperkirakan aplikasi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan pembuatan dokumen presentasi Anda.

Perencanaan Materi Presentasi

Perencanaan dokumen presentasi merupakan hal paling mendasar yangperlu Anda persiapkan. Beberapa di antaranya adalah :

Tentukan Tema dan Tujuan secara Spesifik

Meskipun Anda dimungkinkan menyusun satu dokumen presentasi dengan kandungan yang sangat komprehensif untuk berbagai keperluan, namun hal ini tidak disarankan. Pastikan Anda memilikidokumen presentasi tersendiri dengan tema, tujuan dan misi, sertatarget audience penyajian presentasi yang spesifik.

Susun Kerangka Materi Presentasi

Ibarat merencanakan sebuah karya tulis yang dituangkan dalam sebuah kerangka karangan, maka presentasi yang baik juga harus memiliki kerangka materi yang dituangkan dalam poin-poin presentasi. Susun poin-poin utama presentasi, estimasikan jumlah dan koherensi slide-slide Anda, temasuk pertimbangan perlunya referensi-referensi pendukung.

Kumpulkan Materi Utama dan Pendukung

Pengumpulan materi dapat Anda persiapkan dari awal. Anda dapat mulai merangkum sumber-sumber materi yang akan Anda tuangkan. Pilih koleksi file gambar, audio, atau video sebagai objek pendukung. Siapkan tabel, grafik, dan data pendukung jika diperlukan.

Tentukan Aplikasi Pembuat Presentasi yang Tepat

Berdasarkan perencanaan, kerangka, dan kumpulan materi yang telahAnda siapkan di awal, maka Anda dapat memilih aplikasi pembuat presentasi yang tepat bagi penuangan materi presentasi Anda. Bacakembali tip pada bagian awal untuk memastikannya.

Manfaatkan Aplikasi Penunjang

Inovasi di bidang perangkat lunak dewasa ini sangat beragam. Andadapat memanfaatkan aplikasi tertentu untuk keperluan tertentu. Pada dasarnya, output akhir yang Anda persiapkan melalui aplikasipenunjang selalu dapat Anda integrasikan ke dalam slide presentasi. Di samping memanfaatkan aplikasi penunjang bagi penyusunan materi, Anda sebaiknya juga melengkapi diri dengan berbagai aplikasi bantu bagi penyajian presentasi.

Tentukan Output Sesuai dengan Kebutuhan

Tentukan output akhir presentasi Anda berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang telah diulas di bagian awal. Jika memungkinkan,pilih output akhir yang paling fleksibel, sehingga Anda mudah menyajikan, mengekspor, atau mengonversikan formatnya ke dalam output lainnya jika diperlukan.

Penguasaan Aspek Teknis Presentasi

Selain menguasai aspek pembuatan sebuah dokumen presentasi melalui aplikasi tertentu, akan lebih ideal jika Anda juga memahami berbagai hal berkaitan dengan aspek teknis seputar penyajian presentasi. Beberapa di antaranya adalah tentang perangkat-perangkat yang diperlukan dalam menyajikan sebuah presentasi, perangkat pendukung yang dapat Anda pilih, serta teknik-teknik penggunaannya. Beberapa hal yang sebaiknya Anda pahami atara lain :

Pemilihan Perangkat Komputer

Peran komputer penyaji sangat dominan bagi kelancaran sebuah sesipresentasi. Pertimbangan pemilihan perangkat komputer antara lainmengenai spesifikasi teknis komputer, jenis atau tipe komputer, kelengkapan perangkat teknologi yang terpasang, serta sistem operasi dan aplikasi penunjang yang ada di dalamnya.

Pemilihan Media Simpan

Media simpan tidak hanya terbatas pada harddisk yang ada di dalamPC Anda. Pertimbangkan segi portabilitas, flesibilitas, dan mobilitas media simpan bagi dokumen presentasi Anda. Pertimbangkan pemakaian keping optical disk, USB Flash Memory, atau bahkan server jaringan atau hosting internet.

Pemilihan Perangkat Display

Perangkat display presentasi tidak hanya terbatas pada OHP. Pertimbangkan penggunaan LCD Projector, DLP Projector, atau

Dual / Multi Monitor untuk berpresentasi. Tentukan juga jenis screen yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Pemilihan Perangkat Pendukung

Sound system yang memadai adalah syarat mutlak bagi penyajian presentasi. Tentukan jenis perangkat sound system yang fleksibel namun berkemampuan optimal. Pertimbangkan juga pemakaian laser pointer untuk mendampingi sesi presentasi Anda. Sediakan camera pada ruang presentasi untuk keperluan dokumentasi Anda, terlebih jika Anda ingin mendistribusikan kembali moment-moment presentasiyang cukup penting untuk kolega Anda.

Teknik Penyajian Presentasi

Sebagus apapun materi presentasi Anda, selengkap apapun perangkatpresentasi yang tersedia, semua akan sia-sia jika teknik penyajian presentasi Anda tidak menarik. Beberapa tip yang kami berikan antara lain :

Kuasai Teknik-teknik Penyajian Presentasi

Temukan teknik-teknik tertentu, seperti bagaimana menyajkan presentasi melalui beberapa monitor, bagaimana menyembunyikan sajian slide secara temporer untuk mengalihkan perhatian audiencedari screen ke pembicaraan Anda, termasuk bagaimana mengemas slide presentasi agar dapat berjalan secara otomatis atau dapat diakses via internet.

Simulasikan Presentasi Anda Sesering Mungkin

Jika perlu, gunakan fasilitas Timer yang tersedia pada aplikasi penyaji presentasi untuk memastikan ketepatan waktu pemaparan setiap slide presentasi Anda.

Lengkapi Sajian Presentasi dengan Materi Tambahan

Anda dapat mencetak dan mendistribusikan lembar handout, membagikan CD materi presentasi, atau bahkan menyertakan materi pendukung bagi audience. Hal ini dapat meminimalkan pecahnya

perhatian audience karena harus mencatat poin-poin dan paparan Anda, menghindari tidak tertangkapnya sebagian materi presentasi yang Anda sajikan, dan tentunya menjadi salah satu media penyebaran bagi visi dan misi penyajian presentasi Anda.

Persiapan Bahan Presentasi

Dengan kemajuan teknologi, bahan presentasi dapat dikemas lebih menarik dan tidak membosankan (tapi jangan norak ya). Anda dapat menggunakan bahan presentasi yang sederhana tetapi canggih menggunakan media powerpoint atau menggunakan bahan presentasi yang lebih interaktif dengan multimedia builder (bisa pake flash). Tujuan bahan presentasi adalah semata-mata sebagai guiden(panduan) agar materi presentasi tidak keluar dari bahan yang telah kita tetapkan. Seorang presenter yang pandai berbicara seringkali kita lupa dan lepas dari materi yang seharusnya dipresentasikan dan tidak sesuai dengan alur presentasi yang disiapkan. Oleh karena itu sampaikan bahan yang akan disampaikan dalam media presentasi pokok-pokok pikiran untuk menjaga alur presentasi (biasanya berupa pointer-pointer bahasan).

Pada penggunaan media Powerpoint, usahakan jangan terlalu banyak menggunakan animasi dan sound yang tidak perlu, karena audience akan menganggap anda pamer media presentasi. Gunakan animasi dan sound seperlunya hanya diperlukan (misalnya jika menjelasakan proses perubahan grafik, gunakan animasi gerak yang menunjukkan proses perubahan tersebut).  Please, don’t do that: menggunakan animasi dan sound yang tidak berhubungan dengan materi presentasi.

Gunakan theme yang simple (kalau bisa bermakna sesuai dengan temapresentasi). Penggunaan warna theme yang mencolok tidak dianjurkan (walaupun anda ingin menampilkan kesan ceria). Gunakanjuga gradasi warna yang kontras antara background dengan tulisan,sehingga audience dapat dengan mudah menangkap (membaca) presentasi anda. Usahakan menggunakan font tidak lebih kecil dari24 (tergantung juga pada jenis font-nya).

Gunakan animation effect seperlunya saja pada tampilan presentasi. Jangan menggunakan animation effect pada seluruh

tampilan, karena hal tersebut seolah-olah anda menuntun (bahkan lebih ekstremnya “memaksa”) audience untuk membaca sebaris demi baris kata-kata pada presentasi anda (Audience  lebih cerdas daripada yang anda bayangkan). Kadang-kadang audience menginginkan melihat keseluruhan slide secara utuh secara langsung daripada penampilan baris-perbaris.

Akhirnya uji penampilan presentasi anda kepada teman atau saudaraanda dari segi penampilan dan konsistensi penulisan. Kalau perlu ada uji pada tampilannya pada slide projector (LCD) untuk meyakinkan anda bahwa tampilan animasi, sound, theme dan warna dapat ditangkap dengan jelas dan sesuai dengan tema presentasi.

Ketika Presentasi

Siapkan diri anda. Penampilan anda mencerminkan keberhasilan presentasi anda. Gunakan pakaian dan asesoris diri sesuai dengan tema presentasi (jangan sampai salah kostum!!!). Gunakan pakaian terbaik yang anda punya (jangan hargai anda terlalu rendah!!!). Pastikan pakaian anda maching (bawahan dan atasan yang sesuai/kecuali anda harus menggunakan official cup), pastikan official cup anda rapi dan tidak kusut (termasuk sepatu yang sesuai dan rapi). Yang tak kalah penting dari penampilan diri anda adalah tampilan yang rapi pada rambut anda (cut your hair, men!!!).

Menghindari Stress

Warming Up. Anda dapat melakukan sedikit warming up untuk menghindari stress akibat tekanan yang terjadi ketika tampil di depan publik. Gunakan trik berikut:

Duduk santai dengan menyandarkan badan pada kursi. Tarik nafas dalam-dalam lewat hidung (mudah-mudahan anda

tidak sedang pilek) dan keluarkan lewat mulut. Ulangi beberapa detik sampai anda merasa lega (jangan terlalu lama,karena akan menambah stress bagi anda)

Lemaskan otot-otot leher (biasanya otot leher yang kaku menyebabkan tekanan pada pikiran). Geleng-gelengkan kepala (kalau perlu putar kepala) beberapa kali (ini juga jangan terlalu lama, karena anda akan keringatan!!!!)

Sambil duduk, goyangkan badan anda kekiri dan kekanan (gerakmenengok kebelakang disertai badan) beberapa kali.

Terakhir lemaskan pergelangan kaki dengan menggerakakan pergelangan kaki.

Selanjutnya anda siap berdiri dan menyampaikan materi

Hal-hal uang perlu diperhatikan dalam presentasi

Kuasai Lingkungan. Penguasaan lingkungan diperlukan untuk menghindari tambahan tekanan mental ketika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Trik yang dapat dilakukan adalah: datanglah sesaat sebelum presentasi dimulai, sehingga anda cukup waktu untuk: mempersiapkan sarana presentasi (mencoba sound, LCD, Laptop, pointer, atau bahkan sampai merancanakanakan berdiri dimana ketika anda presentasi). Atur skenario dengan moderator (jika moderatornya teman anda) agar anda tidak kaget jika terjadi perubahan skenario secara mendadak oleh moderator (termasuk alokasi waktu yang disediaakan moderator untuk anda)

Perhatikan audience. Tataplah audience secara merata dan bergantian, sehingga mengesankan bahwa anda sangat memperhatikan mereka (jangan memelototi mereka ya!!!). Jangan palingkan pandangan anda pada langit-langit atau lantai sehingga mengesankan anda tidak percaya diri.

Bicara lugas. Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas, yang mengesankan anda tidak sombong (jangan memakai bahasa luar angkasa walaupun sebagian audience mengerti maksudnya).

Jelaskan media. Media presentasi hanya sebagai guiden (tuntunan) untuk menjaga alur presentasi. Hindari membaca media presentasi kata-perkata (apalagi titik koma di baca sekalian, gawat!!!!). Kalau perlu hapalkan penjelasan tiap pointer pada powerpoint untuk mengesankan bahwa anda benar-benar menguasai yang anda tulis pada slide presentasi.

Jika dipandang perlu. Berikan joke-joke segar yang membangkitkansuasana (banyak joke yang dapat anda dapatkan di internet!!!!/ disini atau disini ). Hindari joke (humor) yang berbau SARA, karena dapat menyinggung audience.

Trik agar Audience tidak Bosan

Tarik perhatian audience. Joke adalah cara yang paling efektif untuk hal tersebut. Tetapi jika anda tidak pengalaman atau anda bukan seorang yang terbiasa melakukannya, jangan dipaksakan.

Ada cara lain yang dapat dilakukan yaitu merubah intonasi suara dari yang semula datar-datar saja menjadi intonasi yang meledak-ledak. Atur intonasi tersebut beberapa kali sampai audience tersadar perhatiannya.

Atau, buat gerakan yang tidak terduga misalnya, mendekati audience untuk mencari perhatian lebih. Jika perlu buat gerakan tersebut beberapa kali sampai perhatian audience kembali kepada presentasi anda.

Dan banyak trik yang dapat anda gunakan dengan menyesuaikan suasana presentasi.

Hal-hal Tidak boleh dilakukan saat presentasi

Berikut hal-hal Tidak boleh dilakukan saat presentasi (Rosihan)

Menerima Telpon (HP) pada saat presentasi. Disarankan mematikan HP atau menggunakan mode meeting, sehingga tidak mengganggu konsentrasi audience (kecuali dengan sengaja andamenginginkan perubahan yang monoton pada presentasi anda).

Menggunakan kata-kata yang tidak dimengerti audience. Maksudanda ingin mengesankan kepada audience bahwa anda seorang yang canggih, internasionalis, dan smart, tetapi beberapa audience akan memberikan kesan anda seorang yang sombong danangkuh. Jadi, pilih jalan yang aman…..

Memperhatikan slide presentasi di dinding projector sehinggaanda membelakangi audience. Jika ingin melihat alur presentasi, gunakan layar laptop anda. Jika terpaksa anda melakukannya, palingkan kepala secara singkat untuk melihat bagian-bagian presentasi tanpa harus membaca keseluruhan materi presentasi.

Berbicara seperti orang mengguman yang sebenarnya anda sendiri tidak yakin maksudnya. Jelaskan dengan bahasa sederhana dengan intonasi yang normal (jangan terlalu cepat seperti orang dikejar kereta, atau terlalu lambat).

Pantangan dalam berbicara di depan umum

Beberapa pantangan dalam berbicara di depan Umum (Peter Urs Benders)

Berbicara terlalu cepat Berbicara monoton Menggunakan nada suara terlalu tinggi Tidak banyak senyum ketika berbicara Banyak omong tetapi tidak ada isinya Berbicara tnpa emosi atau tanpa semangat Terlalu banyak penggunaan kata yang” muluk-muluk “ Banyak menggunakan kata abstraksi tanpa memberi contoh

kongkrit Tidak jelas maksud dari kata-kata dan ungkapan-ungkapan Menggunakan Jargon teknis yang tidak lazim Tidak mengintrodusir pesan-pesan dan relevansinya dengan

jelas Menggunakan tata bahasa yang buruk Berbicara terlalu pelan sehingga orang tidak dapat mendengar Menggunakan kara-kata slang atau tidak senonoh Berbicara tanpa persiapan atau pengetahuan atas topik

pembicaraan Penampilan yang tidak teratur atau bertele-tele Kurang melakukan kontak mata dengan pendengar Sikap yang gelisah sehingga membingungkan pendengar Menjelek-jelekan pendengar Komunikasi tidak langsung, atau berputar-putar Tidak merangkum dan tidak menyimpulkan pesan secara gambling Gagal menggunakan alat bantu visual untuk mengilustrasikan

pokok-pokok pembicaraan Merendahkan kecerdasan pemirsa Tidak mengajak untuk bertindak Apakah Anda melakukan salah

satu dari hal-hal tersebut di atas?

Setiap orang pasti melakukan paling tidak salah satu di antaranya, tetapi pengakuan adalah kunci kemajuan! Hanya dengan melihat tabel “pantangan”ini saja, dengan mudah dapat di lihat

bahwa pesan bukanlah hal penting saat Anda berkomunikasi secara verbal.

Apa gunanya jika seorang pun dapat memahami atau bahkan mendengarkan Anda?Apa gunanya bila gaya Anda membuat para pendengar Anda menjadi merasa asing?

Trik agar Percaya diri dalam Presentasi

Ada beberapa trik yang dapat dilakukan untuk menambah percaya diri dalam melakukan presentari (Rosihan):

Biasakan berbicara secara ilmiah dengan teman (dekat). Biasanya dengan teman kita jarang melakukan pembicaraan serius, atau bahkan hanya pembicaraan yang tidak bermakna dan berguna. Oleh karena itu biasakan mengemukakan argumentasi sebuah topik penelitian atau rancangan penelitian anda untuk dapat dikomentari teman dekat.

Biasakan mendekati teman yang belum dikenal untuk memperkenalkan diri. Latihan ini dimaksudkan untuk memupuk percaya diri terhadap kemampuan berbicara dengan orang lain.Untuk perkenalan tidak terlalu perlu untuk dilalukan diskusi, tetapi manambah teman baru akan memberikan semangatdan percaya diri ketika yang hadir pada presentasi kita adalah teman-teman yang telah kita kenal.

Pakai Jurus SKSD (Sok Kenal Sok Dekat). Biasakan menyapa teman satu angkatan, satu program studi, satu jurusan, satu fakultas sampai seterusnya, walaupun mereka tidak anda kenal, tetapi potensial untuk anda kenal. Jika yang anda hadapi adalah teman-teman sendiri (termasuk anda “merasa” bahwa mereka adalah teman sendiri), maka ketika anda berbicara di depan mereka, beban (merasa dipermalukan) akan berkurang.

Sodorkan materi presentasi kepada teman untuk mendapat masukan dan perbaikan materi presentasi yang akan anda tampilkan.

Selanjutnya anda perlu mengulang-ulang trik diatas sampai anda mempunyai percaya diri yang tinggi seperti Bung Karno memberikan orasi (merdeka).

Desain Presentasi

Langkah-langkah menjadi desainer :

Latihan mendesain Latihan ketajaman mata Latihan aplikasi grafis Konsisten, belajar dan mencoba.

Kualifikasi desainer yang handal:

Pandangan atau Visi ( menemukan ide) Kreatifitas,  menggunakan ide spy bisa diterapkan Keputusan, menentukan nilai, menempatkan dan memakai ide

Prinsip Desain

Keseimbangan Kontras Konsisten Ruang Kosong

Membuat Slide presentasi

Slide Judul

Ringkas dan Pas letakkan dengan pas Nyatakan dalan 2-5 kata saja Buat Sub judul  dibawahnya jika terlalu panjang Jangan ganggu dengan berbagai refrensi

Slide Isi

Sederhana dan Rapi Bahan  tidak seluruhnya dituangkan dlm Slide Maksimal 5 Poin Per Slide Minimalkan jumlah kata per poinya Halaman Slide Tidak Terlalu Banyak Konsep yang kompleks  dapat disajikan bertahap

Tanda Baca  : Bukan hal penting. Misalnya untuk kutipan bisamenggunakan warna

Singkatan: Sebutkan kepanjangannya dan Gunakan singkatannya jika lebih populer. Tuliskan kepanjangannya pada saat pertamakali atau beberapa kali.

Huruf (Font)

Cukup jelas, Cukup besar (2,5 % dari dari tinggi image area) Paling kecil ukuran 14 point Berdirilah 2 meter dari tampilan slide Gunakan huruf serif Gunakan huruf sesuai karakteristiknya Untuk isi gunakanlah huruf standar. Buatlah kontras yang tinggi Untuk isi pilih huruf yang mudah dibaca. Atur Leading(spasi baris) dan Kerning(spasi antar huruf) Hindari kombinasi huruf yang sulit dibedakan Untuk isi 18-24 point, Judul 20-28 poin Gunakan 3-4 jenis huruf saja

Elemen grafis dasar

Dapat berupa: Garis, Border, Kotak, Spasi Fungsinya: menglarifikasi dan mengorganisasi slide Jangan terlalu tebal dan kontras Slide tidak perlu diberi bingkai Gunakan kotak yang kontras Hasilnya baik jika dicetak Hilangkan elemen yang berlebihan

Faktor Ergonomis

Tampilan Visual di layar proyektor

Atur sesuai desain awal Tampilan awal sistem operasi tidak usah diperlihatkan Matikan screen saver dan power managemen

Pencahayaan Ruangan

Jauhkan dari pencahayaan langsung ke layar proyektor Cahaya neon kurang baik

Tataletak Ruangan

Theater Style

Restaurant Style

Rectangle Style

Open Style

Class Style

Circle Style