LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI - Kementerian PUPR

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III BATCH II BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

USULAN RANCANGAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGARSIPAN DOKUMEN PEMILIHAN

DI BALAI PELAKSANAAN PEMILIHAN JASA KONTRUKSI

DISUSUN OLEH : NAMA : AYU ZURIDA PUSPITA SARI SELIAN, S.T. NIP : 199309282019032012 FORMASI JAFUNG : PEMBINA JASA KONSTRUKSI AHLI PERTAMA UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT TAHUN 2019

ii

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III BATCH II BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI



DISUSUN OLEH :

AYU ZURIDA PUSPITA SARI SELIAN, S.T. 199309282019032012

DISEMINARKAN PADA: JUMAT, 27 SEPTEMBER 2019

MENTOR

HENRICO, S.T., M.T.

NIP. 19820701 200912 1 001

COACH

Ir. TASRIPIN SARTIYONO, M.T. NIP. 19590908 198603 1 002

KEPALAI BALAI DIKLAT PUPR WILAYAH III

JAKARTA

YUNALDI, S.T., M.T.

NIP. 19721230 199803 1 003

KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL, BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA,

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

Ir. MOEH ADAM, M.M. NIP. 19650303 199203 1 002

iii

LEMBAR

IDE GAGASAN AKTUALISASI



DISUSUN OLEH : NAMA : AYU ZURIDA PUSPITA SARI SELIAN, S.T. NIP : 199309282019032012 UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI

Peserta,

Ayu Zurida Puspita Sari Selian, S.T. NIP. 19930928 201903 2 012

Coach,

Ir. Tasripin Sartiyono, M.T. NIP. 195909081986031002

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III BATCH II

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LEMBAR PERSETUJUAN

USULAN RANCANGAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGARSIPAN DOKUMEN PEMILIHAN DI BALAI PELAKSANAAN PEMILIHAN JASA KONSTRUKSI

Disusun Oleh: Nama : Ayu Zurida Puspita Sari Selian, S.T. NIP : 199309282019032012 Formasi Jafung : Pembina Jasa Konstruksi Ahli Pertama Unit Organisasi : Direktorat Jenderal Bina Konstruksi

Jakarta, Agustus 2019

Peserta,

Ayu Zurida PSS, S.T. NIP. 199309282019032012

Mentor, Coach,

Henrico, S.T.,M.T. NIP. 198207012009121001

Ir. Tasripin Sartiyono, M.T. NIP. 195909081986031002

v

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, atas segala rahmat-Nya,

sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Rancangan Aktualisasi pada

Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) Golongan III Batch II yang

diselenggarakan di Balai Diklat Wilayah III Jakarta yang berisi tentang “Usulan

Rancangan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengarsipan Dokumen Pemilihan

di Balai Pelaksanaan Pemilihan Jasa Konstruksi”.

Penulisan laporan ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi

dalam Pelatihan Dasar CPNS. Selama menyelesaikan Laporan Rancangan

Aktualisasi ini penulis banyak menerima petunjuk, saran, bimbingan, motivasi dan

bantuan dari berbagai pihak. Sehubungan dengan hal tersebut dengan penuh

kerendahan hati dan rasa hormat, penulis mengucapkan terimakasih kepada:

1. Bapak Henrico, S.T.,M.T. dan Bapak Susman Hadi, S.T., M.T. selaku mentor

yang telah memberikan bimbingan selama melakukan aktualisasi di tempat

kerja;

2. Bapak Ir. Tasripin Sartiyono, M.T. selaku coach yang selalu memberikan

arahan masukan, dan saran dalam bimbingan pengerjaan laporan ini;

3. Bapak Yunaldi, S.T.,M.T. selaku penguji yang selalu memberikan arahan

masukan, dan saran dalam bimbingan pengerjaan laporan ini;

4. Seluruh pengajar/widyaiswara di BPSDM Balai Diklat Wilayah III, yang telah

memberikan materi nilai-nilai dasar, kedudukan dan peran PNS dengan baik

serta memberikan bekal ilmu dan pengetahuan sehingga dapat digunakan di

lingkungan kerja pemerintahan;

5. Seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan ini.

Dalam penulisan laporan ini, penulis menyadari bahwa masih jauh dari kata

sempurna. Oleh karena itu, penulis sangat terbuka pada saran dan masukan sebagai

perbaikan dalam kegiatan aktualisasi ini. Akhir kata, penulis berharap agar laporan

ini dapat memberikan manfaat. Terima kasih.

Jakarta, Agustus 2019

Penulis

vi

DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................... ii LEMBAR IDE GAGASAN AKTUALISASI ....................................................... iii LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................... iv KATA PENGANTAR ............................................................................................. v DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii DAFTAR TABEL .................................................................................................. ix BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1

1.1. Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2. Tujuan Aktualisasi ................................................................................... 2

1.3. Manfaat Aktualisasi ................................................................................. 3

1.4. Ruang Lingkup ........................................................................................ 3 BAB II GAMBARAN UNIT KERJA ..................................................................... 4

2.1. Deskripsi Organisasi ..................................................................................... 4

2.2. Tugas Pokok Fungsi dan Struktur Organisasi .............................................. 5 2.2.1. Tugas Direktorat Jendral Bina Konstruksi ............................................. 5 2.2.2. Fungsi Direktorat Jendral Bina Konstruksi ........................................... 5 2.2.3. Struktur Organisasi Direktorat Jendral Bina Konstruksi ....................... 6

2.3. Uraian Tugas dan Jabatan Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi ............... 6 2.3.1. Tugas Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi ........................................ 6 2.3.2. Fungsi Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi ....................................... 6

2.4. Uraian Tugas dan Fungsi Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi ................................................. 7

2.4.1.Tugas Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi ......................................................... 7 2.4.2. Fungsi Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi ......................................................... 8

BAB III DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI ......................................... 9

3.1. Identifikasi Isu .............................................................................................. 9

3.2. Dampak Isu ................................................................................................. 10

3.3. Gagasan Pemecahan Isu .............................................................................. 11 BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI ........................................................ 12

4.1. Deskripsi Kegiatan Aktualisasi ................................................................... 12 4.1.1. Kondisi Eksisting ................................................................................. 12 4.1.2. Kondisi yang Diharapkan .................................................................... 16

vii

4.2. Pelaksanaan Aktualisasi .............................................................................. 16 4.2.1. Realisasi Jadwal Pelaksanaan .............................................................. 16 4.2.2. Realisasi Kegiatan ................................................................................ 16 4.2.3. Kendala dan Upaya .............................................................................. 35

4.3. Analisa Dampak Aktualisasi ....................................................................... 35 4.3.1. Dampak jika Aktualisasi diaplikasikan ................................................ 36 4.3.2. Dampak jika Aktualisasi tidak diaplikasikan ....................................... 36 4.3.3. Dampak bagi CPNS ........................................................................... 36

BAB V PENUTUP ................................................................................................ 37

5.1. Kesimpulan ............................................................................................ 37

5.2. Rekomendasi .......................................................................................... 38 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 39 LAMPIRAN .......................................................................................................... 40

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Tahapan Pembelajaran CPNS .............................................................. 1 Gambar 2.1 Struktur Organisasi Direktorat Jendral Bina Konstruksi Kementerian PUPR ....................................................................................................................... 6 Gambar 4.1. Tahapan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia ......................... 12 Gambar 4.2. Wawancara dengan Kepala Balai P2JK ............................................ 17 Gambar 4.3. Wawancara dengan Arsiparis Biro Umum ....................................... 17 Gambar 4.4. Peraturan dan SOP Pengadaan Jasa Konstruksi ................................ 18 Gambar 4.5. Output Kegiatan 1 ............................................................................. 18 Gambar 4.6. Contoh Dokumen Pemilihan ............................................................. 19 Gambar 4.7. Lembar Kendali Dokumen ................................................................ 20 Gambar 4.8. Permen 23/2016 ................................................................................ 21 Gambar 4.9. Permen 16/2018 ................................................................................ 21 Gambar 4.10. Pengkodean Dokumen Pemilihan ................................................... 22 Gambar 4.11. Rancangan SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan sebelum dilakukan sosialisasi .............................................................................................. 22 Gambar 4.12. Diskusi dengan Mentor ................................................................... 23 Gambar 4.13. Survey Rancangan SOP Pengarsipan melalui Aplikasi Google Form ............................................................................................................................... 24 Gambar 4.14. Bagian 1 dari 7 pada Google Form ................................................. 24 Gambar 4.15. Bagian 2 dari 7 pada Google Form ................................................. 25 Gambar 4.16. Bagian 3 dari 7 pada Google Form ................................................. 25 Gambar 4.17. Bagian 4 dari 7 pada Google Form ................................................. 26 Gambar 4.18. Bagian 5 dari 7 pada Google Form ................................................. 26 Gambar 4.19. Bagian 6 dari 7 pada Google Form ................................................. 27 Gambar 4.20. Bagian 7 dari 7 pada Google Form ................................................. 27 Gambar 4.21. Tanggapan Bagian 1 ....................................................................... 28 Gambar 4.22. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 2 ......................................... 28 Gambar 4.23. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 2 ......................................... 29 Gambar 4.24. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 2 ......................................... 29 Gambar 4.25. Tanggapan Pertanyaan 4 pada Bagian 2 ......................................... 29 Gambar 4.26. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 3 ......................................... 30 Gambar 4.27. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 3 ......................................... 30 Gambar 4.28. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 3 ......................................... 30 Gambar 4.29. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 4 ......................................... 31 Gambar 4.30. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 4 ......................................... 31 Gambar 4.31. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 4 ......................................... 31 Gambar 4.32. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 5 ......................................... 32 Gambar 4.33. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 5 ......................................... 32 Gambar 4.34. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 5 ......................................... 32 Gambar 4.35. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 6 ......................................... 33 Gambar 4.36. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 6 ......................................... 33 Gambar 4.37. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 6 ......................................... 33 Gambar 4.38. Tanggapan Bagian 7 ....................................................................... 34 Gambar 4.39. Pembuatan Laporan ........................................................................ 35

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Analisa Isu Menggunakan Metode USG ............................................... 10

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN)

mengamanatkan Instansi Pemerintah untuk wajib memberikan pendidikan dan

pelatihan terintegrasi bagi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS). Badan

Pengembangan Sumber Daya Manusia (BPSDM) Kementerian Pekerjaan

Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) bekerja sama dengan Lembaga

Administrasi Negara (LAN) melaksanakan amanat tersebut dengan

mengadakan pendidikan dan pelatihan bagi CPNS selama masa percobaan satu

tahun.

Adapun tahapan pembelajaran yang dimaksud adalah seperti Gambar 1.1 :

Gambar 1.1 Tahapan Pembelajaran CPNS

Pada Agenda IV, Peserta dituntut untuk mengaktualisasikan substansi materi

pembelajaran yang telah dipelajari selama on-campus melalui proses habituasi.

Peserta diminta untuk membuat rancangan aktualisasi dengan mengangkat isu

di Unit Organisasi.

Penulis mengangkat beberapa isu yang berada di Subdirektorat Sistem dan

Pengaturan Pengadaan Jasa Konstruksi, Direktorat Jendral Bina Konstruksi.

Selanjutnya, dari beberapa isu tersebut dipilih satu isu untuk diaktualisasikan.

2

Adapun isu yang diangkat tentang “Usulan Rancangan SOP Pengarsipan

Dokumen Pemilihan di Balai Pelaksana Pemilihan Jasa Konstruksi”.

Dalam rangka tertib penyelenggaraan kearsipan dan sebagai upaya

perlindungan dan penyelamatan arsip pada setiap organisasi, unit kerja, atau

satuan kerja di Kementerian PUPR serta untuk menjamin ketersediaan arsip

yang autentik dan terpercaya perlu didukung dengan Pedoman

Penyelenggaraan Arsip Dinamis sebagaimana diatur dalam Permen PUPR No

23/PRT/M/2016 tentang Penyelenggaraan Arsip Dinamis di Lingkungan

Kementerian PUPR. Akan tetapi Permen tersebut belum cukup memadai untuk

dilaksanakan di Unit Organisasi dikarenakan belum ada Standar Operasional

Prosedur (SOP) khusus untuk pengarsipan dokumen pemilihan. Sehingga

diperlukannya pengajuan Rancangan SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan di

Balai P2JK untuk memudahkan dalam membackup data-data penting.

Untuk mendukung dan meningkatkan pengelolaan arsip dinamis yang efektif

dan efisien diperlukan adanya sistem penyelenggaraan kearsipan yang sesuai

dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sehingga mampu merespon

tuntutan dinamika dalam penyelenggaraan pemerintah yang diatur dalam

Permen PUPR No. 16/PRT/M/2018 tentang Klasifikasi Arsip Kementerian

PUPR.

1.2.Tujuan Aktualisasi

Tujuan dari rancangan aktualisasi ini adalah:

a. Mengidentifikasi isu-isu penting di Subdirektorat Sistem dan Pengaturan

Pengadaan Jasa Konstruksi, Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi,

Direktorat Jendral Bina Konstruksi.

b. Mengaktualisasikan nilai-nilai dasar ASN yaitu ANEKA (Akuntabilitas,

Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi) serta Nilai

Manajemen ASN, Pelayanan Publik, dan Whole of Government (WoG)

yang berkaitan dengan isu-isu penting di tempat OJT.

c. Berkontribusi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di tempat OJT sesuai

dengan Permen PUPR No. 15/PRT/M/2015 tentang Organisasi dan Tata

Kerja Kementerian PUPR.

3

d. Berkontribusi dalam mewujudkan visi dan misi serta penguatan nilai-nilai

organisasi Kementerian PUPR yaitu i-ProVe (Integritas, Profesional,

Orientasi Misi, Visioner, Etika-Akhlakul Karimah)

1.3. Manfaat Aktualisasi

Manfaat dari kegiatan ini adalah dapat memberikan kejelasan dan kemudahan

bagi Unit Organisasi mengenai tata cara pengarsipan dokumen pemilihan

sesuai dengan Standar Operasional Prosedur.

1.4.Ruang Lingkup

a. Isu yang diangkat merupakan isu yang ada di tempat OJT yaitu di

lingkungan kerja Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi, Direktorat Jendral

Bina Konstruksi, Kementerian PUPR.

b. Aktualisasi ini dilaksanakan selama 30 hari kerja terhitung mulai dari

tanggal 13 Agustus 2019 sampai dengan 23 September 2019.

c. Pihak yang terlibat dalam pelaksanaan aktualisasi ini adalah Mentor,

Coach, Unit Kerja, dan Balai P2JK.

d. Dokumen yang diatur dalam prosedur antaralain Peraturan dan Dokumen

Pemilihan menyangkut Pengadaan Jasa Konstruksi.

4

BAB II

GAMBARAN UNIT KERJA

2.1. Deskripsi Organisasi

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia

merupakan Kementerian yang bergerak dibidang pekerjaan umum dan

perumahan rakyat. Berdasarkan Permen PUPR No. 13.1/PRT/M/2015 tentang

Rencana Strategis Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Tahun 2015 – 2019 menyatakan bahwa visi Kementerian PUPR adalah

“Terwujudnya Infrastruktur Pekerjaan Umum Dan Perumahan Rakyat

Yang Handal Dalam Mendukung Indonesia Yang Berdaulat, Mandiri,

Dan Berkepribadian Berlandaskan Gotong-Royong”. Dalam mencapai visi

serta mendukung upaya pencapaian target pembangunan nasional, berdasarkan

mandate yang diemban Kementerian PUPR sebagaimana tercantum di dalam

Peraturan Pemerintah No. 165 Tahun 2014 tentang Penataan Tugas dan Fungsi

Kabinet Kerja, amanat Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional

(RPJMN) tahap ketiga serta perubahan kondisi lingkungan strategis yang dinamis,

maka Kementerian PUPR memiliki misi:

1. Mempercepat pembangunan infrastruktur sumberdaya air termasuk

sumber daya maritim untuk mendukung ketahanan air, kedaulatan pangan,

dan kedaulatan energi, guna menggerakkan sektor-sektor strategis

ekonomi domestik dalam rangka kemandirian ekonomi.

2. Mempercepat pembangunan infrastruktur jalan untuk mendukung

konektivitas guna meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan pelayanan

sistem logistik nasional bagi penguatan daya saing bangsa di lingkup

global yang berfokus pada keterpaduan konektivitas daratan dan maritime.

3. Mempercepat pembangunan infrastruktur permukiman dan perumahan

rakyat untuk mendukung layanan infrastruktur dasar yang layak dalam

rangka mewujudkan kualitas hidup manusia Indonesia sejalan dengan

prinsip ‘infrastruktur untuk semua’.

4. Mempercepat pembangunan infrastruktur pekerjaan umum dan

perumahan rakyat secara terpadu dari pinggiran didukung industri

5

konstruksi yang berkualitas untuk keseimbangan pembangunan

antardaerah, terutama di kawasan tertinggal, kawasan perbatasan, dan

kawasan perdesaan, dalam kerangka NKRI.

5. Meningkatkan tata kelola sumber daya organisasi bidang pekerjaan umum

dan perumahan rakyat yang meliputi sumber daya manusia, pengendalian

dan pengawasan, kesekertariatan serta penelitian dan pengembangan

untuk mendukung fungsi manajemen meliputi perencanaan yang terpadu,

pengorganisasian yang efisien, pelaksanaan yang tepat, dan pengawasan

yang ketat.

2.2. Tugas Pokok Fungsi dan Struktur Organisasi

Berdasarkan Permen PUPR No. 03/PRT/M/2019 tentang Organisasi dan Tata

Kerja Kementerian PUPR menjelaskan:

2.2.1. Tugas Direktorat Jendral Bina Konstruksi

Menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di

Bidang pembinaan jasa konstruksi sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

2.2.2. Fungsi Direktorat Jendral Bina Konstruksi

1. Perumusan kebijakan di bidang pembinaan penyelenggaraan,

kelembagaan, dan sumber daya jasa konstruksi.

2. Pelaksanaan kebijakan di bidang pembinaan penyelenggaraan,

kelembagaan, dan sumber daya jasa konstruksi.

3. Pelaksanaan kebijakan di bidang pemberdayaan dan pengawasan

penyelenggaraan jasa konstruksi yang dilaksanakan oleh

masyarakat dan pemerintah daerah.

4. Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang

pembinaan jasa konstruksi.

5. Pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi di bidang pembinaan

penyelenggaraan, kelembagaan, dan sumber daya jasa konstruksi.

6

6. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang pembinaan

penyelenggaraan, kelembagaan, dan sumber daya jasa konstruksi.

7. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Bina Konstruksi.

8. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri.

2.2.3. Struktur Organisasi Direktorat Jendral Bina Konstruksi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Direktorat Jendral Bina Konstruksi

Kementerian PUPR

2.3. Uraian Tugas dan Jabatan Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi

2.3.1. Tugas Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi

Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang

penyelenggaraan pengadaan barang/jasa konstruksi.

2.3.2. Fungsi Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi

Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi menyelenggarakan fungsi,

diantaranya:

1. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang penyelenggaraan

pengadaan barang/jasa, sistem pelaksanaan pengadaan jasa

konstruksi.

7

2. Pelaksanaan kebijakan di bidang penyelenggaraan pengadaan

barang/jasa, sistem pelaksanaan pengadaan jasa konstruksi, dan

advokasi dan fasilitasi pengelolaan pengadaan jasa konstruksi.

3. Penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di

bidang penyelenggaraan pengadaan barang/jasa, sistem

pelaksanaan pengadaan jasa konstruksi, dan advokasi dan fasilitasi

pengelolaan pengadaan jasa konstruksi.

4. Advokasi dan fasilitasi pengelolaan pengadaan jasa konstruksi.

5. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang

penyelenggaraan pengadaan barang/jasa, sistem pelaksanaan

pengadaan jasa konstruksi, dan advokasi dan fasilitasi pengelolaan

pengadaan jasa konstruksi.

6. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang penyelenggaraan

pengadaan barang/jasa, sistem pelaksanaan pengadaan jasa

konstruksi, dan advokasi dan fasilitasi pengelolaan pengadaan jasa

konstruksi.

7. Pelaksanaan urusan tata usaha Direktorat.

2.4. Uraian Tugas dan Fungsi Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem

Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi

2.4.1.Tugas Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem Pelaksanaan

Pengadaan Jasa Konstruksi

Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan

kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria, pemberian

bimbingan teknis dan supervise, serta pemantauan dan evaluasi di bidang

pengaturan dan pengembangan sistem pelaksanaan pengadaan jasa

konstruksi dan layanan informasi pengadaan jasa konstruksi.

8

2.4.2. Fungsi Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem

Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang pengaturan dan

pengembangan sistem pelaksanaan pengadaan barang/jasa

konstruksi.

2. Pelaksanaan kebijakan di bidang pengaturan dan pengembangan

sistem pelaksanaan pengadaan barang/jasa konstruksi.

3. Pelaksanaan layanan informasi pengadaan barang/jasa

konstruksi.

4. Penyiapan bahan penyusunan norma, standar, prosedur, dan

kriteria di bidang pengaturan dan pengembangan sistem

pelaksanaan pengadaan barang/jasa konstruksi.

5. Pemberian bimbingan teknis dan supervise di bidang pengaturan

dan pengembangan sistem pelaksanaan pengadaan barang/jasa

konstruksi.

6. Pemamtauan dan evaluasi di bidang pengaturan dan

pengembangan sistem pelaksanaan pengadaan barang/jasa

konstruksi.

9

BAB III

DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI

3.1. Identifikasi Isu

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Isu adalah masalah yang

dikedepankan untuk ditanggapi. Sedangkan pengertian masalah itu sendiri

adalah sesuatu yang harus diselesaikan (dipecahkan).

Berdasarkan pengamatan, ditemukan beberapa isu/masalah yang harus

diselesaikan. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menentukan

prioritas isu dengan menggunakan metode USG, yaitu dengan

mengidentifikasi:

a. Urgency (Kegawatan) yaitu besarnya dampak masalah terhadap

keselamatan jiwa, uang, produksi, produktifitas dan atau reputasi

individu maupun organisasi.

b. Seriousness (Mendesak) yaitu dilihat dari ketersediaan waktu

penanganannya.

c. Growth (Pertumbuhan) yaitu perkiraan akan bertambah buruknya

keadaan pada saat permasalahan ini mulai terlihat dan sesudahnya

(dampaknya).

Caranya dengan menentukan skala prioritas dengan nilai 1 – 5, dan yang

memiliki skor tertinggi adalah prioritas isu yang harus dipecahkan dan

ditemukan solusinya.

Adapun isu yang ada di Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi antara lain:

1. Belum adanya standar pengarsipan dokumen pemilihan, di Balai P2JK.

2. Belum adanya alokasi tempat untuk pengarsipan dokumen pemilihan

didesain Kantor Balai P2JK.

3. Kurang terciptanya prinsip 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin).

Ketiga isu di atas perlu diidentifikasi skala prioritasnya untuk menentukan isu

mana yang terlebih dahulu harus diselesaikan dalam waktu yang singkat

(habituasi) dengan menggunakan metode USG. Dari hasil survey diperoleh

hasil sebagai berikut:

10

Tabel 3.1 Analisa Isu Menggunakan Metode USG

No. Isu U S G Total

1. Belum adanya standar pengarsipan

dokumen pemilihan, di Balai P2JK.

5 4 4 13

2. Belum adanya alokasi tempat untuk

pengarsipan dokumen pemilihan

didesain Kantor Balai P2JK.

4 4 2 10

3. Kurang terciptanya prinsip 5R

(Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin).

2 2 2 6

Keterangan:

U : Urgency

S : Seriousness

G : Growth

Skala:

5 : Sangat Tinggi

4 : Tinggi

3 : Cukup

2 : Rendah

1 : Sangat Rendah

Dari hasil analisis menggunakan metode USG diatas didapat bahwa isu “Belum

adanya standar pengarsipan dokumen pemilihan, di Balai P2JK.” menjadi isu

prioritas yang harus dipecahkan dalam habituasi.

3.2. Dampak Isu

Terdapatnya isu/masalah belum adanya standar pengarsipan dokumen

pemilohan, di Balai P2JK. akan menjadi permasalahan serius apabila tidak

segera diatasi ditinjau dari:

a. Urgency (Kegawatan)

Tidak ada aturan mengenai pengarsipan dokumen akan berdampak

pada tidak rapinya pengarsipan dokumen lelang sehingga akan

memperlambat kerja pegawai dikarenakan membutuhkan banyak

waktu untuk mencari dokumen lelang tersebut.

11

b. Seriousness (Mendesak)

SOP Pengarsipan Dokumen Lelang harus segera dibuat agar

mempermudah pegawai dalam mencari dokumen lelang.

c. Growth (Pertumbuhan)

Apabila dokumen lelang tidak segera diarsipkan dengan rapi maka

semakin lama akan semakin menumpuk dan berantakan, sehingga akan

menimbulkan permasalahan yang lebih besar misalnya kehilangan

dokumen penting.

3.3. Gagasan Pemecahan Isu

Untuk mengatasi isu diatas dibutuhkan sebuah Rancangan Standar Operasional

Prosedur (SOP) Pengarsipan Dokumen Pemilihan yang bersifat khusus untuk

Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi dan Balai P2JK.

Isi SOP Pengarsipan Dokumen Lelang secara garis besar menyangkut:

1. Daftar dokumen yang harus diarsipkan dengan melakukan pengkodean.

Adapun jenis dokumennya berupa hardcopy yang disimpan di dalam

lemari.

2. Pembagian penanggung jawab penyimpanan dokumen.

3. Tata cara pengarsipan.

4. Jangka waktu penyimpanan dokumen.

5. Inventarisasi perlengkapan pengarsipan.

3.4. Matriks Rancangan Aktualisasi

Terlampir

3.5. Jadwal Kegiatan Aktualisasi

Terlampir

12

BAB IV

PELAKSANAAN AKTUALISASI

4.1. Deskripsi Kegiatan Aktualisasi

Dalam melaksanakan kegiatan aktualisasi, ada tujuan yang perlu dicapai yakni

penyelesaian isu yang telah diangkat. Isu tersebut kemudian diselesaikan

permasalahannya sesuai dengan Mata Pelatihan Agenda III Peran dan

Kedudukan ASN dalam NKRI yang berfokus pada Pelayanan Publik,

Manajemen ASN, dan Whole of Government (WoG). Dalam upaya

pelaksanaan penyelesaian permasalahan, terdapat beberapa kegiatan yang

didasarkan pada Mata Pelatihan Agenda II yaitu Nilai-Nilai Dasar ASN yang

diantaranya Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan

Anti Korupsi (ANEKA).

4.1.1. Kondisi Eksisting

Pengadaan Barang/Jasa merupakan kegiatan yang dimulai dari

identifikasi kebutuhan sampai dengan serah terima pekerjaan.

Berdasarkan Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan

Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia tahapan kegiatan dari awal

hingga serah terima pekerjaan ditunjukkan pada Gambar 4.1.

Gambar 4.1. Tahapan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia

Dalam masing-masing tahapan diatas, terdapat banyak dokumen yang

dihasilkan seperti yang dituangkan dalam Standar Operasional Prosedur

Pengadaan Barang/Jasa sebagai berikut:

1. SOP Usulan Pendampingan Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa

a. Surat Usulan Pendampingan

b. Dokumen Usulan Pendampingan

c. Surat Tugas

Perencanaan Pengadaan

Persiapan Pengadaan

Persiapan Pemilihan

Proses Pemilihan

Pelaksanaan Kontrak Serah Terima

13

d. Berita Acara Pendampingan Daftar Simak

e. Laporan Pendampingan

f. Dokumen Perencanaan Pengadaan

1. SOP Usulan Pendampingan Persiapan Pengadaan Barang/Jas

a. Surat Usulan Pendampingan

b. Nota Dinas Dokumen Lengkap

c. Dokumen Usulan Pendampingan

d. Berita Acara Pendampingan Daftar Simak

e. Laporan Hasil Pendampingan

f. Dokumen Persiapan Pengadaan

2. SOP Usulan Pendampingan Persiapan Barang/Jasa

a. Surat Usulan

b. Nota Dinas Dokumen Lengkap

c. Dokumen Usulan Pendampingan

d. dsb

3. SOP Pembentukan Pokja Pemilihan

a. Tanda Terima Usulan Tender/Seleksi

b. Dokumen Usulan Tender/Seleksi

c. Surat Keputusan Pembentukan PokjaSK Pokja

d. Surat Dinas Penghantar SK Pokja

4. SOP Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan

a. Daftar Simak Reviu

b. BA dan Laporan Hasil Reviu

c. Nota Dinas Penghantar

d. Surat Dinas Klarifikasi ke PPK

e. Dokumen Persiapan Pengadaan yang telah ditetapkan PPK

f. Surat Dinas Penghantar

g. Surat Ketidaksepakatan atas hasil reviu (jika ada)

h. Surat Klarifikasi ke KPA

i. Catatan Hasil Evaluasi

j. Surat Dinas Memerintahkan PPK

14

k. Surat Dinas Permohonan Rekomendasi ke Tim Peneliti Pusat

l. Dokumen Persiapan Pengadaan yang telah diperbaiki sesuai

hasil reviu

m. Surat Dinas Penghantar ke Kepala BP2JK

n. Berita Acara dan Laporan Hasil Reviu

o. Surat Rekomendasi pemilihan

p. Surat Rekomendasi Perbaikan

q. Dokumen Persiapan Pengadaan yang telah ditetapkan PPK

r. Surat DInas Perbaikan Dokumen

5. SOP Reviu Dokumen Pemilihan

a. Nota Dinas Penghantar

b. Dokumen Kualifikasi

c. Dokumen Tender

d. Nota Dinas Laporan Hasil Pemeriksaan

e. Nota Dinas Dokumen Tidak Lengkap (jika ada)

f. Daftar Simak Reviu Dokumen

g. Surat Penetapan Dokumen Pemilihan

6. SOP Penelitian Hasil Penetapan Pemenang oleh Pokja Pemilihan

a. Surat Penetapan Pemenang

b. Lampiran Dokumen Pendukung (Dokumen Pemilihan beserta

Adendum, BA Adendum, BA Hasil Evaluasi Kualifikasi, BA

Pembuktian Kualifikais, BA Pemberian Penjelasan, BA

Evaluasi Administrasi, BA Evaluasi Teknis, BA Evaluasi

Harga, BAHP, Laporan Hasil Evaluasi, Bukti pendukung lain)

c. Nota Dinas (Pengembalian Dokumen, Dokumen Lengkap

d. Surat Penugasan

e. Berita Acara Penelitian Penetapan Pemenang

f. Daftar Simak dan Laporan Hasil Penelitian BP2JK

g. Surat Dinas (Laporan, Penghantar Permohonan Reviu,

Penghantar Rekomendasi Penerbitan SPPBJ)

h. Indikasi KKN

15

i. Laporan Hasil Penelitian

j. Surat Rekomendasi Penerbitan SPPBJ

k. SPPBJ

l. Surat Undangan Klarifikasi

m. Dan sebagainya.

7. SOP Penelitian Hasil Penetapan Pemenang oleh PA

a. Surat Laporan Hasil Pemilihan

b. Dokumen Pendukung

c. Nota Dinas Penghantar

d. Berita Acara dan Laporan Hasil Penelitian BP2JK

e. Daftar Simak Penelitian

f. Surat Usulan Penetapan Pemenang

g. Laporan Hasil Penetapan Pemenang

h. Undangan dan Berita Acara Klarifikasi

8. SOP Reviu Usulan Penetapan Pemenang dari Pokja Pemilihan

a. Surat Usulan Penetapan Pemenang

b. Laporan dan Catatan Hasil Reviu

c. Surat Penghantar Hasil Reviu

d. Surat Catatan Hasil Reviu

e. Surat Tindak Lanjut Hasil Reviu

f. Surat Penolakan Hasil Reviu

g. Surat Permohonan Reviu ke UKPBJ

h. Laporan Tindak Lanjut ke UKPBJ

Dari 8 (delapan) SOP diatas, masih terdapat 2 SOP baru yang baru

disahkan, dan masing-masing SOP menghasilkan dokumen-dokumen

penting yang harus diarsipkan di Balai Pelaksana Pemilihan Jasa

Konstruksi.

Sedangkan kondisi saat ini, belum adanya SOP yang mengatur perihal

pengarsipan Dokumen Pemilihan Jasa Konstruksi di BP2JK, sehingga

Balai belum maksimal dalam melaksanakan pengarsipan dokumen.

16

Dilain sisi, Dokumen Pemilihan dikategorikan Arsip Aktif dan Arsip

Vital, dimana Dokumen dapat dipanggil sewaktu-waktu sesuai

kebutuhan.

Pada Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor

23 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Arsip Dinamis di Kementerian

PUPR masih sangat umum dan belum dapat mengakomodasi keperluan

pengarsipan dokumen Pengadaan Barang/Jasa khususnya Dokumen

Pemilihan di Balai Pelaksanaan Pemilihan Jasa Konstruksi.

4.1.2. Kondisi yang Diharapkan

Setelah pelaksanaan aktualisasi ini, diharapkan dapat memberikan

penjelasan ke Balai Pelaksana Pemilihan Jasa Konstruksi untuk

melakukan pengarsipan Dokumen Pemilihan. Adapun dalam

penyusunan SOP ini, penulis membatasi SOP yang dihasilkan hanya

membahas satu proses dalam keseluruhan proses Pengadaan Barang/Jasa

yaitu pada Proses Pemilihan melalui Penyedia.

4.2. Pelaksanaan Aktualisasi

4.2.1. Realisasi Jadwal Pelaksanaan

Terlampir

4.2.2. Realisasi Kegiatan

1. Mengumpulkan informasi mengenai dokumen

a. Melakukan wawancara dengan beberapa Narasumber

1) Wawancara dengan Kepala Balai P2JK Lampung dan

Kepala Balai P2JK D.I. Yogyakarta

Wawancara dilakukan melalui media Aplikasi “WhatsApp”

dikarenakan keterbatasan ruang dan waktu.

17

Gambar 4.2. Wawancara dengan Kepala Balai P2JK

2) Wawancara dengan Biro Umum, bagian Administrasi

Perkantoran, Sub Bagian Kearsipan

Wawancara dilakukan di Lantai 9 Gedung Menteri PUPR secara

langsung (tatap muka)

Gambar 4.3. Wawancara dengan Arsiparis Biro Umum

b. Melakukan identifikasi dokumen

Identifikasi dokumen dilakukan dengan cara membaca Peraturan

Menteri PUPR nomor 7 Tahun 2019 tentang Pengadaan Jasa Konstruksi

dan SOP Pengadaan Jasa Konstruksi.

18

Gambar 4.4. Peraturan dan SOP Pengadaan Jasa Konstruksi

c. Output Kegiatan 1

Dari hasil wawancara dengan beberapa Narasumber dan membaca

beberapa peraturan dan dokumen terkait Pengadaan Jasa Konstruksi

sehingga didapatkan output berupa daftar dokumen (terlampir).

Gambar 4.5. Output Kegiatan 1

d. Nilai Mata Pelatihan Agenda II

Nilai Mata Pelatihan Agenda II yang terkait dengan kegiatan 1 adalah

Nasionalisme yaitu saling menghormati saat berkomunikasi baik secara

langsung maupun tidak langsung, gotong royong/bersama-sama dalam

19

menyelesaikan permasalahan yang ada, kekeluargaan dalam berdiskusi,

musyawarah mufakat dalam menetapkan keputusan.

2. Membaca dan memeriksa kelengkapan arsip

a. Membaca contoh dokumen

Dikarenakan penulis melakukan OJT di kantor pusat dan Dokumen

Pemilihan diarsipkan di Balai P2JK, maka penulis merinisiatif meminta

contoh Dokumen Pemilihan yang berbentuk soft copy.

Gambar 4.6. Contoh Dokumen Pemilihan

b. Mengidentifikasi kelengkapan dokumen

Mengidentifikasi kelengkapan Dokumen Pemilihan dan

menyandingkan dengan peraturan terkait untuk memastikan jumlah

20

dokumen yang akan dimasukkan dalam ceklist kelengkapan

dokumen/lembar kendali dokumen

c. Output Kegiatan 2

Output yang didapat dari kegiatan 2 adalah ceklist kelengkapan

dokumen/ lembar kendali dokumen (terlampir).

Gambar 4.7. Lembar Kendali Dokumen



Komitmen Mutu yaitu output yang efektif dan efisien dimana

diharapkan dengan adanya lembar kendali dokumen dapat memudahkan

petugas arsip yang ditunjuk untuk memeriksa kelengkapan dan

keabsahan Dokumen Pemilihan yang diserahkan ke Balai P2JK untuk

dilakukan pengarsipan.

3. Identifikasi kode, indeks, dan tunjuk silang

a. Mengidentifikasi pengelompokan dokumen

Mengidentifikasi pengelompokan dokumen dengan membaca Peraturan

Menteri PUPR No. 23 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Arsip

Dinamis.

21

Gambar 4.8. Permen 23/2016

b. Membuat kode dokumen

Pengkodean dokumen dilakukan dengan mengacu pada Peraturan

Menteri PUPR No. 16 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip.

Gambar 4.9. Permen 16/2018

c. Berkoordinasi dengan Mentor untuk penetapan kode dokumen

Draft pengkodean Dokumen Pemilihan didiskusikan bersama dengan

mentor sebelum dimasukkan dalam SOP.

d. Output Kegiatan 3

Output yang didapat dari kegiatan 3 adalah Pedoman Pengkodean

Dokumen Pemilihan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan hasil

diskusi dengan Mentor (terlampir).

22

Gambar 4.10. Pengkodean Dokumen Pemilihan

e. Nilai Mata Pelatihan Agenda II


Akuntabilitas yaitu kejelasan ouput, konsisten dalam bekerja hingga

mendapatkan output sesuai target. Dimana pengkodean dokumen

didasarkan pada peraturan yang berlaku dan ditetapkan berdasarkan

diskusi dengan Mentor. Target utama dari pengkodean dokumen adalah

mempermudah Balai P2JK dalam memanggil kembali dokumen yang

dibutuhkan setelah dilakukan pengarsipan dikarenakan sudah dilakukan

pengkodean sesuai dengan klasifikasi yang sudah ditetapkan.

4. Pembuatan Rancangan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengarsipan

a. Membuat rancangan SOP pengarsipan dokumen

Setelah melalui beberapa tahapan kegiatan, penulis membuat rancangan

SOP pengarsipan Dokumen Pemilihan berdasarkan peraturan yang

berlaku beserta kelengkapan SOPnya. (terlampir).

Gambar 4.11. Rancangan SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan

sebelum dilakukan sosialisasi

23

b. Mendiskusikan dengan Mentor

Diskusi dengan Mentor dilakukan diawal dan pada waktu pemberian

hasil revisi SOP pengarsipan sebelum dilakukan sosialisasi ke Balai

P2JK untuk mendapatkan tanggapan dan masukan.

Gambar 4.12. Diskusi dengan Mentor

c. Nilai Mata Pelatihan Agenda II

Nilai Mata Pelatihan Agenda II yang didapat dari kegiatan 4 adalah

Etika Publik yaitu berintegritas dalam proses penyelesaian aktualisasi

sehingga mendapatkan output sesuai tujuan, sopan dalam berkomuniksi

dengan atasan, taat perintah dan aturan atasan saat menerima masukan

untuk merevisi SOP pengarsipan.

5. Sosialisasi rancangan SOP

a. Membuat Rancangan SOP dalam bentuk softcopy (pdf)

SOP hasil revisi terakhir dibuat menjadi softcopy agar dapat

memudahkan dalam melakukan sosialisasi untuk menampung

tanggapan dan masukan dari Balai P2JK.

b. Mensosialisasikan ke balai untuk meminta saran dan tanggapan

Dikarenakan keterbatasan waktu dan terkait lokasi Balai yang tersebar

di 34 Provinsi di Indonesia, sehingga sosialisasi dilakukan dengan cara

online dengan menggunakan aplikasi google form, dan diinformasikan

ke Balai melalui media aplikasi whatsapp. Dimana selanjutnya,

tanggapan dan masukan akan menjadi acuan penulis untuk melakukan

perbaikan.

24

Gambar 4.13. Survey Rancangan SOP Pengarsipan melalui Aplikasi

Google Form

Survey dibagi menjadi 7 bagian utama, yaitu :

• Bagian 1

Berisi data dari responden, dan wajib diisi sebelum melangkah

ke bagian 2.

Gambar 4.14. Bagian 1 dari 7 pada Google Form

25

• Bagian 2

Merupakan pertanyaan kepada Responden perihal draft SOP

yang sudah dibuat pada kegiatan 4.


• Bagian 3

Merupakan pertanyaan kepada Responden perihal contoh

tanda terima dokumen.


26

• Bagian 4


lembar disposisi dokumen.


• Bagian 5

Merupakan pertanyaan kepada Responden perihal Pengkodean

Dokumen Pemilihan.


27

• Bagian 6


Lembar Kendali Dokumen.


• Bagian 7

Merupakan pertanyaan kepada Responden perihal kritik dan

saran secara keseluruhan dari bagian 2 sampai dengan 6.


28

c. Output

Output dari kegiatan 5 merupakan tanggapan dan saran dari Balai

kepada Penulis untuk perbaikan Rancangan SOP Pengarsipan Dokumen

Pemilihan. Aplikasi Google Form, juga digunakan sebagai wahana

pengganti Forum Group Discussion (FGD) dalam

menyampaikan/mensosialisasikan kepada Balai P2JK terkait akan

adanya SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan.

Gambar 4.21. Tanggapan Bagian 1

Gambar 4.22. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 2

29




30




31




32




33




34

Gambar 4.38. Tanggapan Bagian 7


Nilai Mata Pelatihan Agenda II yang terkait pada kegiatan ke 5 adalah

Nasionalisme yaitu amanah dalam menyampaikan rancangan SOP ke

Balai P2JK, saling menghormati dalam komunikasi 2 arah melalui

google form, gotong royong dalam memberi tanggapan dan masukan,

musyawarah mufakat dalam memutuskan draft SOP, kekeluargaan

dalam penyampaian draft SOP, menghargai tanggapan dan saran dari

Balai P2JK.

6. Pembuatan Laporan

a. Membuat laporan aktualisasi dan bahan tayang

Setelah melakukan perbaikan berdasarkan tanggapan dan saran dari

hasil survey dan diskusi dengan Mentor, penulis melakukan pembuatan

laporan dan bahan tayang untuk dipresentasikan pada seminar 2.

35

Gambar 4.39. Pembuatan Laporan

b. Membuat surat perihal informasi rancangan SOP Pengarsipan

Dokumen Pemilihan ke Kepala UKPBJ

Sebagai output hasil aktualisasi, Usulan Rancangan SOP Pengarsipan

Dokumen Pemilihan ke Balai P2JK diinformasikan ke Kepala UKPBJ

yaitu Direktur Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi (terlampir)

c. Nilai Mata Pelatihan Agenda II

Nilai Mata Pelatihan Agenda II terkait dengan kegiatan 6 adalah Anti

Korupsi yaitu bertanggung jawab pada output, kerja keras, dan mandiri

dalam melaksanakan tugas.

4.2.3. Kendala dan Upaya

Kendala yang dihadapi saat pelaksanaan aktualisasi adalah dalam

mendapatkan informasi perihal contoh Dokumen Pemilihan,

dikarenakan penulis melakukan OJT di Kantor Pusat (Jakarta)

sedangkan Dokumen Pemilihan diarsipkan di Balai P2JK. Upaya yang

dilakukan penulis untuk mengatasi kendala adalah dengan mencari

informasi ke Direktorat Penyelenggaraan untuk mendapatkan contoh

Dokumen Pemilihan.

4.3. Analisa Dampak Aktualisasi

Dalam pelaksanaan aktualisasi, penulis belum dapat melakukan implementasi

SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan, sehingga ada dampak yang harus

dianalisa.

36

4.3.1. Dampak jika Aktualisasi diaplikasikan

SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan jika dapat diaplikasikan di Balai

P2JK akan berdampak:

1. Tertib administrasi, sehingga apabila dibutuhkan Dokumen

Pemilihan akan lebih mudah untuk dipanggil kembali;

2. Menerapkan prinsip 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin),

sehingga Dokumen yang diarsipkan dapat terjaga hingga selesainya

masa umur dokumen;

3. Kepastian penanggung jawab dokumen terjamin;

4. Kepastian lokasi pengarsipan dokumen, sehingga seluruh dokumen

dapat diarsipkan di Balai P2JK dan Balai P2JK bertanggung jawab

dalam menjaga kelestarian arsip.

4.3.2. Dampak jika Aktualisasi tidak diaplikasikan

SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan jika tidak diaplikasikan di Balai

P2JK akan berdampak:

1. Adanya indikasi tidak tertib administrasi dikarenaka belum ada

standar prosedur yang mengatur secara khusus untuk Dokumen

Pemilihan;

2. Belum menerapkan prinsip 5R, karena dikhawatirkan dokumen yang

ada hanya menjadi tumbukan berkas yang tidak ada perlakuan

khusus;

3. Tidak ada kejelasan penanggung jawab dokumen, sehingga dokumen

berpotensi hilang;

4. Sulitnya dalam mencari lokasi dokumen dikarenakan belum

tersusunnya lokasi pengarsipan dokumen.

4.3.3. Dampak bagi CPNS

Dengan adanya aktualisasi, membantu CPNS untuk dapat lebih

memahami permasalahan substansial terkait alur pengadaan, dan dapat

memahami jenis-jenis dokumen yang ada di Balai P2JK.

37

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Kesimpulan dari kegiatan aktualisasi ini adalah sebagai berikut:

1. Kegiatan aktualisasi merupakan bagian dari kegiatan Pelatihan Dasar

CPNS di Kementerian PUPR;

2. Ruang lingkup kegiatan aktualisasi disesuaikan dengan lokasi On Job

Training pada Unit Kerja yaitu di Subdirektorat Sistem dan Pengaturan

Pengadaan Jasa Konstruksi, Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi,

Direktorat Jendral Bina Konstruksi;

3. Gagasan pemecahan isu yang dirumuskan adalah Usulan Rancangan

Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengarsipan Dokumen Pemilihan

Di Balai Pelaksanaan Pemilihan Jasa Konstruks;

4. Kegiatan-kegiatan dalam rangka pemecahan isu adalah sebagai berikut:

a. Mengumpulkan informasi mengenai Dokumen Pemilihan beserta

peraturan terkait Pengadaan Jasa Konstruksi;

b. Membaca dan memeriksa kelengkapan contoh Dokumen

Pemilihan;

c. Identifikasi kode, indeks, dan tunjuk silang sesuai peraturan terkait

pengarsipan dokumen;

d. Pembuatan Rancangan Standar Operasional Prosedur Pengarsipan

Dokumen Pemilihan;

e. Sosialisasi rancangan SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan ke

BP2JK untuk mendapatkan tanggapan dan saran dari Balai P2JK;

f. Pembuatan Laporan dan surat ke Kepala UKPBJ.

5. Nilai-nilai ANEKA serta peran serta dan kedudukan ASN dalam NKRI

terdiri diaktualisasikan dalam tahapan kegiatan pemecahan isu sebagai

proses internalisasi nilai-nilai tersebut.

38

6. Kegiatan aktualisasi ini memberikan kontribusi dalam perwujudan

tugas dan fungsi unit kerja, dalam pengerjaan misi dan pencapaian visi

organisasi serta menguatkan nilai organisasi (iPROVE).

7. CPNS dapat mengimplementasikan dan harapannya dapat menjadikan

kebiasaan untuk menerapkan nilai-nilai ANEKA dan iPROVE dalam

menjalankan peran ASN kedepannya sekaligus dalam pelaksanaan

tugas di unit kerja nantinya.

5.2. Rekomendasi

Hasil akhir dari kegiatan aktualisasi ini adalah usulan rancangan SOP

Pengarsipan Dokumen Pemilihan, sehingga penulis merekomendasikan

beberapa hal untuk dapat diteruskan setelah melakukan aktualisasi ini

antara lain:

1. Dapat dilanjutkan untuk membuat rancangan SOP Pengarsipan

Dokumen Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia dari tahap awal

(perencanaan) hingga serah terima pekerjaan;

2. Rancangan SOP dapat disahkan dan diterapkan di Balai, sehingga

dapat terwujudnya arsip dinamis.

39

DAFTAR PUSTAKA

Republik Indonesia. 2014. Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6. Jakarta.

Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia. 2015. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 881. Jakarta.

Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia. 2016. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Ardip Dinamis Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 946. Jakarta.

Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia. 2018. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 801. Jakarta.

Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia. 2018. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 13.1/PRT/M/2015 tentang Rencana Strategis Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Tahun 2015–2019. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 607. Jakarta.

Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia. 2019. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2019 tentang Tugas dan Fungsi Organisasi dan Tata Kerja. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 96. Jakarta.

Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia. 2019. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2019 tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi Melalui Penyedia. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 319. Jakarta.

Agus, dkk. 2019. Perpres No. 16 Tahun 2018 dan SPSE 4.3. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama

Sekretariat Jenderal. 2015. Surat Perintah Kepala Biro Umum Nomor 5 Tahun 2015 tentang Standar Operasional Prosedur Bagian Administrasi Perkantoran Sub Bagian Kearsipan. Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Tahun 2015. Jakarta

40

LAMPIRAN

Lampiran 1. Matriks Rancangan Aktualisasi Lampiran 2. Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi Lampiran 3. Realisasi Aktualisasi Lampiran 4. Daftar Dokumen Pemilihan Pekerjaan Konstruksi (1 File) Lampiran 5. Daftar Dokumen Pemilihan Pekerjaan Konstruksi (2 File) Lampiran 6. Dokumen Seleksi Jasa Konsultansi (2 File) – Waktu Penugasan Lampiran 7. Dokumen Seleksi Jasa Konsultansi (2 File) - Lumsum Lampiran 8. Usulan Rancangan SOP Lampiran 9. Contoh Tanda Terima Dokumen Lampiran 10. Contoh Lembar Disposisi Lampiran 11. Tata Cara Pengkodean Dokumen Lampiran 12. Lembar Kendali Dokumen Lampiran 13. Tata Cara Pemberkasan Arsip Aktif Lampiran 14. Tata Cara Pengelolaan Arsip Vital Lampiran 15. Peralatan Arsip Aktif dan Inaktif Lampiran 16. Lembar Kendali Mentor Lampiran 17. Lembar Kendali Coach

41

Lampiran 1. Matriks Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja : Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi, Direktorat Jendral Bina Konstruksi

Identifikasi Isu : 1. Belum adanya standar pengarsipan dokumen pemilihan di Balai P2JK.

2. Belum adanya alokasi tempat untuk pengarsipan dokumen lelang didesain Kantor Balai P2JK.

3. Kurang terciptanya prinsip 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin).

Isu yang Diangkat : Belum adanya standar pengarsipan dokumen lelang, baik di Pusat maupun di Balai P2JK.

Gagasan Pemecahan Isu : Rancangan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengarsipan Dokumen Pemilihan

No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi

dengan Mata Pelatihan Kontribusi Terhadap Visi

Misi Organisasi Penguatan Nilai

Organisasi 1 2 3 4 5 6 7 1. Mengumpulkan

informasi mengenai dokumen

a. Melakukan

wawancara dengan

beberapa

Narasumber

b. Melakukan

identifikasi

dokumen

Daftar dokumen Penerapan nilai Nasionalisme yaitu saling menghormati, gotong royong, kekeluargaan, musyawarah mufakat dalam berdiskusi

Mengaplikasikan tugas dan fungsi yaitu melaksanakan penyusunan standar, prosedur, dan kriteria di bidang pengaturan dan pengembangan sistem pelaksanaan pengadaan jasa konstruksi dan layanan informasi pengadaan jasa konstruksi.

Integritas : • Melaksanakan tugas

dengan jujur

• Bersikap dan

berperilaku sesuai

antara perbuatan dan

ucapan.

Profesional : Merumuskan perencanaan dan program kegiatan sesuai dan patuh dengan

2. Membaca dan memeriksa kelengkapan arsip

a. Membaca contoh

dokumen

b. Mengidentifikasi

kelengkapan

dokumen

Ceklist kelengkapan dokumen/Lembar kendali dokumen

Penerapan nilai Komitmen Mutu yaitu output yang efektif dan efisien

42

No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi dengan Mata Pelatihan

Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi

Penguatan Nilai Organisasi

1 2 3 4 5 6 7 3. Identifikasi kode,

indeks, dan tunjuk silang

a. Mengidentifikasi

pengelompokan

dokumen

b. Membuat kode

dokumen

c. Berkoordinasi

dengan Mentor

untuk penetapan

kode dokumen

Tata cara pengkodean dokumen

Penerapan nilai Akuntabilitas yaitu kejelasan ouput, konsisten dalam bekerja hingga mendapatkan output sesuai target

prosedur, serta berkomitmen terhadap pencapaian hasil. Orientasi Misi : Melaksanakan tugas habituasi yang berorientasi terhadap visi dan misi organisasi. Visioner : Memiliki pandangan ke depan untuk pencapaian tujuan yang besar dan kemajuan organisasi Etika Akhlakul Karimah : Berperilaku sopan kepada pimpinan dan rekan.

4. Pembuatan Standar Operasional Prosedur Pengarsipan

a. Membuat

rancangan SOP

pengarsipan

dokumen

b. Mendiskusikan

dengan Mentor

Rancangan SOP Pengarsipan Dokumen dan kelengkapannya

Penerapan nilai Etika Publik yaitu berintegritas dalam proses penyelesaian output, sopan dalam berkomuniksi dengan atasan, taat perintah dan aturan atasan

5. Sosialisasi rancangan SOP

a. Membuat

Rancangan SOP

dalam bentuk

softcopy (pdf)

b. Mensosialisasikan

ke balai untuk

meminta saran

dan tanggapan

Tanggapan dan saran yang membangun

Penerapan nilai Nasionalisme yaitu amanah dalam menyampaikan rancangan SOP, saling menghormati, gotong royong, musyawarah mufakat, kekeluargaan, menghargai pendapat, bijaksana dalam pengambilan keputusan musyawarah

43

No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi dengan Mata Pelatihan

Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi

Penguatan Nilai Organisasi

1 2 3 4 5 6 7 6. Pembuatan Laporan a. Membuat

Laporan

Aktualisasi dan

bahan tayang

b. Membuat surat ke

Kepala UKPBJ

Laporan, Bahan Tayang, dan Surat

Penerapan nilai Anti Korupsi yaitu bertanggung jawab pada output, kerja keras, dan mandiri dalam melaksanakan tugas

44

Lampiran 2. Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

6 Membuat Laporan

a. Membuat laporan aktualisasi

b. Membuat bahan tayang seminar 2

c. Mendiskusikan dengan mentor

d. Membuat surat usulan ke Kepala UKPBJ

d. Coaching

4

Pembuatan Standar Operasional Prosedur Pengarsipan



5 Sosialisasi rancangan SOP

a. Membuat Rancangan SOP dalam bentuk softcopy (pdf) b. Mensosialisasikan ke balai untuk meminta saran dan tanggapan

2Membaca dan memeriksa kelengkapan arsip


b. Memeriksa kelengkapan dokumen

3Identifikasi kode, indeks, dan tunjuk silang




Mgg 4 Mgg 5 Mgg 6 Mgg 7

1

Mengumpulkan informasi mengenai dokumen

a. Melakukan wawancara dengan beberapa narasumber


No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Renc/Real

Hari KerjaAgustus September

Mgg 1 Mgg 2 Mgg 3

45

Lampiran 3. Realisasi Aktualisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

No. Kegiatan

d. Membuat surat usulan ke Kepala UKPBJ

Mgg 1 Mgg 2

SeptemberHari Kerja

Tahapan Kegiatan Renc/Real

a. Melakukan wawancara dengan beberapa narasumber

Mgg 3 Mgg 4 Mgg 5 Mgg 6 Mgg 7

b. Membuat bahan tayang seminar 2

a. Membuat laporan aktualisasi

b. Mensosialisasikan ke balai untuk meminta saran dan tanggapan

a. Membuat Rancangan SOP dalam bentuk softcopy (pdf)

Agustus






b. Memeriksa kelengkapan dokumen



d. Coaching

Membuat Laporan6

Sosialisasi rancangan SOP5

Pembuatan Standar Operasional Prosedur Pengarsipan

4

Identifikasi kode, indeks, dan tunjuk silang

3

Membaca dan memeriksa kelengkapan arsip

2

Mengumpulkan informasi mengenai dokumen

1

c. Mendiskusikan dengan mentor

Dokumen Tender : UmumPengumumanInstruksi Kepada PesertaLembar Data PemilihanBentuk Dokumen Penawaran

Dokumen AdministrasiSurat PenawaranJaminan Penawaran Asli (apabila disyaratkan)Surat Perjanjian Kerjasama Operasi (apabila peserta membentuk KSO)

Dokumen Penawaran TeknisMetode Pelaksanaan PekerjaanJangka Waktu Pelaksanaan PekerjaanDaftar Peralatan UtamaDaftar Personel ManajerialFormulir Rencana Keselamatan Konstruksi (RKK)Daftar Bagian Pekerjaan yang Disubkan (apabila disyaratkan)

Dokumen Penawaran HargaSesuai Surat Penawaran dalam Dokumen AdministrasiDaftar Kuantitas dan Harga (untuk bagian Pekerjaan Harga Satuan)Daftar Keluaran dan Harga (untuk bagian Pekerjaan Lumsum)Khusus (apabila ada evaluasi kewajaran harga di bawah 80% HPS)

Formulir Analisa Harga Satuan Pekerjaan (untuk Pekerjaan Harga Satuan)Formulir Rincian Keluaran dan Harga (untuk Pekerjaan Lumsum)

Rancangan KontrakSurat PerjanjianSyarat-syarat Umum KontrakSyarat-syarat Khusus Kontrak

Spesifikasi Teknis dan/atau GambarDokumen Lain :

SPPBJSPMKJaminan PelaksanaanJaminan Uang Muka (apabila diberikan uang muka)Jaminan PemeliharaanFormulir Rekapitulasi Perhitungan TKDN (apabila diberikan preferensi harga)Formulir Daftar Barang yang diimpor (apabila ada barang yang diimpor)_________________________________

Dokumen Kualifikasi : Lembar Data KualifikasiPakta IntegritasFormulir Isian KualifikasiPetunjuk Pengisian Formulir Isian Kualifikasi bagi peserta KSOTata Cara Evaluasi Kualifikasi

Dokumen Penawaran : Penawaran AdministrasiSurat PenawaranJaminan Penawaran Asli (apabila disyaratkan)Surat Perjanjian Kerja Sama Operasi (apabila terbentuk KSO)

Penawaran TeknisMetode Pelaksanaan PekerjaanJangka Waktu Pelaksanaan PekerjaanDaftar Isian Peralatan Utama

Bukti Kepemilikan Peralatan (STNK, BPKB, Invoice) untuk Peralatan Milik SendiriBukti Pembayaran Sewa Beli (Invoice, UM Angsuran) untuk Peralatan dengan Status Sewa BeliSurat Perjanjian Sewa untuk Peralatan dengan Status Sewa

Daftar Personel ManajerialDaftar Riwayat Pengalaman Kerja / Referensi Kerja dari Pemberi TugasSurat Pernyataan Kepemilikan Sertifikat Kompetensi Kerja

Rencana Keselamatan Konstruksi (RKK)Daftar Isian Pekerjaan

Yang Akan DisubkontraktorkanNominasi Subpenyedia Jasa SpesialisNominasi Subpenyedia Kecil Provinsi Setempat

Dokumen Lain yang Disyaratkan, yaitu __________________________________Penawaran Harga

Penawaran Harga (tercantum dalam Surat Penawaran)Daftar Kuantitas dan Harga (untuk Pekerjaan Harga Satuan)Daftar Keluaran dan Harga (untuk Pekerjaan Lumsum)Khusus (apabila ada evaluasi kewajaran harga di bawah 80% HPS)

Analisa Harga Satuan Pekerjaan (untuk Pekerjaan Harga Satuan)Rincian Keluaran dan Harga (untuk Pekerjaan Lumsum)

Dokumen Lain yang DisyaratkanFormulir Rekapitulasi Perhitungan TKDN (apabila memenuhi syarat untuk diberikan preferensi harga)Daftar Barang Impor (apabila ada)

Lampiran 4. Daftar Dokumen Pemilihan Pekerjaan Konstruksi (1 File)

Dokumen Tender : UmumPengumumanInstruksi Kepada PesertaLembar Data PemilihanBentuk Dokumen Penawaran Administrasi dan Teknis (File I)

Dokumen AdministrasiSurat PenawaranJaminan Penawaran Asli (apabila disyaratkan)Surat Perjanjian Kerjasama Operasi (apabila peserta membentuk KSO)

Dokumen Penawaran TeknisMetode Pelaksanaan PekerjaanJangka Waktu Pelaksanaan PekerjaanDaftar Peralatan UtamaDaftar Personel ManajerialFormulir Rencana Keselamatan Konstruksi (RKK)Daftar Bagian Pekerjaan yang Disubkan (apabila disyaratkan)

Dokumen Penawaran Harga (File II)Sesuai Surat Penawaran dalam Dokumen AdministrasiDaftar Kuantitas dan Harga (untuk bagian Pekerjaan Harga Satuan)Daftar Keluaran dan Harga (untuk bagian Pekerjaan Lumsum)Khusus (apabila ada evaluasi kewajaran harga di bawah 80% HPS)

Formulir Analisa Harga Satuan Pekerjaan (untuk Pekerjaan Harga Satuan)Formulir Rincian Keluaran dan Harga (untuk Pekerjaan Lumsum)

Rancangan Kontrak (Isiian dilengkapi PPK)Surat PerjanjianSyarat-syarat Umum KontrakSyarat-syarat Khusus Kontrak

Spesifikasi Teknis dan/atau GambarDokumen Lain :

SPPBJSPMKJaminan PelaksanaanJaminan Uang Muka (apabila diberikan uang muka)Jaminan PemeliharaanFormulir Rekapitulasi Perhitungan TKDN (apabila diberikan preferensi harga)Formulir Daftar Barang yang diimpor (apabila ada barang yang diimpor)_____________________________________

Dokumen Kualifikasi : Lembar Data KualifikasiPakta IntegritasFormulir Isian KualifikasiPetunjuk Pengisian Formulir Isian Kualifikasi bagi peserta KSOTata Cara Evaluasi Kualifikasi

Dokumen Penawaran : File I (Dokumen Penawaran Administrasi dan Teknis)Penawaran Administrasi

Surat PenawaranJaminan Penawaran Asli (apabila disyaratkan)Surat Perjanjian Kerja Sama Operasi (apabila terbentuk KSO)

Penawaran TeknisMetode Pelaksanaan PekerjaanJangka Waktu Pelaksanaan PekerjaanDaftar Isian Peralatan Utama

Bukti Kepemilikan Peralatan (STNK, BPKB, Invoice) untuk Peralatan Milik SendiriBukti Pembayaran Sewa Beli (Invoice, UM Angsuran) untuk Peralatan dengan Status Sewa BeliSurat Perjanjian Sewa untuk Peralatan dengan Status Sewa

Daftar Personel ManajerialDaftar Riwayat Pengalaman Kerja / Referensi Kerja dari Pemberi TugasSurat Pernyataan Kepemilikan Sertifikat Kompetensi Kerja

Rencana Keselamatan Konstruksi (RKK)Daftar Isian Pekerjaan

Yang Akan DisubkontraktorkanNominasi Subpenyedia Jasa SpesialisNominasi Subpenyedia Kecil Provinsi Setempat

Dokumen Lain yang Disyaratkan, yaitu _____________________________

File II (Dokumen Penawaran Harga)Daftar Kuantitas dan Harga (untuk Pekerjaan Harga Satuan)Daftar Keluaran dan Harga (untuk Pekerjaan Lumsum)Khusus (apabila ada evaluasi kewajaran harga di bawah 80% HPS)

Analisa Harga Satuan Pekerjaan (untuk Pekerjaan Harga Satuan)Rincian Keluaran dan Harga (untuk Pekerjaan Lumsum)

Lampiran 5. Daftar Dokumen Pemilihan Pekerjaan Konstruksi (2 File)

Dokumen Seleksi : Undangan Instruksi Kepada PesertaLembar Data PemilihanBentuk Dokumen Penawaran

Penawaran Administrasi dan Teknis (file I)Dokumen Penawaran AdministrasiDokumen Penawaran Teknis

Dokumen Penawaran Biaya (File II)Rancangan Kontrak (Isiian dilengkapi PPK)

Naskah PerjanjianSyarat-syarat Umum KontrakSyarat-syarat Khusus Kontrak

Kerangka Acuan Kontrak (KAK)Dokumen Lain :

SPPBJSPMKJaminan Uang Muka (apabila diberikan uang muka)_____________________________________


Surat Penawaran (sebagaimana tercantum dalam SPSE)Penawaran Teknis

Data pengalaman perusahaanData Organisasi PerusahaanDaftar Pengalaman Kerja 10 (sepuluh) Tahun TerakhirUraian Pengalaman Kerja Sejenis 10 (sepuluh) Tahun Terakhir

Proposal TeknisTanggapan dan Saran Terhadap Kerangka Acuan KerjaUraian Pendekatan, Metodologi, dan Program KerjaJadwal Waktu Pelaksanaan Pekerjaan s/d Serah Terima PekerjaanKomposisi Tim dan PenugasanJadwal Penugasan Tenaga Ahli

Kualifikasi Tenaga AhliDaftar Riwayat Hidup Personel yang DiusulkanReferensi dari Pengguna JasaSurat Pernyataan Kepemilikan Sertifikat Kompetensi KerjaSurat Pernyataan Kesediaan Untuk Ditugaskan

File II (Dokumen Penawaran Biaya)Surat Penawaran Biaya yang di Dalamnya Tercantum Total Biaya PenawaranDaftar Kuantitas dan Harga

Rekapitulasi Penawaran BiayaRincian Biaya Langsung PersonilRincian Biaya Langsung Non-Personil

Rincian Komponen Remunerasi Personel

Lampiran 6. Dokumen Seleksi Jasa Konsultansi (2 File) – Waktu Penugasan

Dokumen Seleksi : Undangan Instruksi Kepada PesertaLembar Data PemilihanBentuk Dokumen Penawaran

Penawaran Administrasi dan Teknis (file I)Dokumen Penawaran AdministrasiDokumen Penawaran Teknis

Dokumen Penawaran Biaya (File II)Rancangan Kontrak (Isiian dilengkapi PPK)

Surat PerjanjianSyarat-syarat Umum KontrakSyarat-syarat Khusus Kontrak

Kerangka Acuan Kontrak (KAK)Dokumen Lain :

SPPBJSPMKJaminan Uang Muka (apabila diberikan uang muka)_____________________________________


Surat Penawaran (sebagaimana tercantum dalam SPSE)Penawaran Teknis

Data pengalaman perusahaanData Organisasi PerusahaanDaftar Pengalaman Kerja 10 (sepuluh) Tahun TerakhirUraian Pengalaman Kerja Sejenis 10 (sepuluh) Tahun Terakhir

Proposal TeknisPemahaman dan Saran Terhadap Kerangka Acuan KerjaUraian Pendekatan, Metodologi, dan Program KerjaJadwal Waktu Pelaksanaan Pekerjaan s/d Serah Terima PekerjaanKomposisi Tim dan PenugasanJadwal Penugasan Tenaga Ahli

Kualifikasi Tenaga AhliDaftar Riwayat Hidup Personel yang DiusulkanReferensi dari Pengguna JasaSurat Pernyataan Kepemilikan Sertifikat Kompetensi KerjaSurat Pernyataan Kesediaan Untuk Ditugaskan

File II (Dokumen Penawaran Biaya)Surat Penawaran Biaya yang di Dalamnya Tercantum Total Biaya PenawaranDaftar Keluaran dan HargaSurat Pernyataan Telah Mematuhi Peraturan Perundang-Undangan Terkait Standar Remunerasi Tenaga AhliRincian Komponen Remunerasi Personel

Lampiran 7. Dokumen Seleksi Jasa Konsultansi (2 File) - Lumsum

Lampiran 8. Usulan Rancangan SOP

POKJA KEPALA PETUGAS YANG DITUNJUK

1 Seluruh Dokumen Pemilihan 15 menit Tanda Terima Dokumen

2 Seluruh Dokumen Pemilihan 15 menit Lembar Disposisi

3 Seluruh Dokumen Pemilihan & Lembar Disposisi

45 menit Label Kode Dokumen

4 Seluruh Dokumen Pemilihan yang sudah diberi label kode dokumen & Lembar Disposisi

- Apabila Dokumen Pemilihan belum lengkap, dimintakan kelengkapannya ke Pokja dengan tetap melakukan pengarsipan terhadap dokumen yang sudah diterima

30 menit Lembar kendali dokumen

- Melakukan pengarsipan (mengisi daftar rekap arsip dan menata Dokumen ke dalam folder/filling cabinet)

60 menit Rekapan Arsip

5 15 menit BASTD

Total Waktu Proses Terpanjang 150 menitKeterangan Total Waktu Proses Terpendek 120 menit

Petugas yang Ditunjuk : Sekretaris/Petugas Arsip/Staff Lain

: Mulai/Selesai

: Proses

: Pengambilan Keputusan

Sekretaris melakukan pengecekan kelengkapan dokumen

Sekretaris membuat Berita Acara SerahTerima Dokumen (BASTD)

PENGARSIPAN DOKUMEN PEMILIHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Pokja melapor bahwa proses pemilihan selesai dan menyerahkan seluruh Dokumen terkait proses pemilihan kepada Kepala BP2JK

Kepala BP2JK mendisposisikan Dokumen Pemilihan ke Sekretaris untuk diarsipkan

Sekretaris melakukan identifikasi kode, indeks, dan tunjuk silang pada dokumen

KEGIATANNO OUTPUTWAKTUKELENGKAPANBP2JK

Tidak

Ya

Lampiran 9. Contoh Tanda Terima Dokumen

Kepada Yth.________________________________________di Tempat

Bersama ini kami kirimkan barang/dokumen dengan rincian sebagai berikut:NO NAMA KETERANGAN

BARANG / DOKUMEN JUMLAH SATUAN

Tanggal Pengiriman : ____ / ____ / 2 0 __ __Pengirim,

( ________________________ )

Seluruh barang/dokumen diatas telah diterima dengan baik / dengan catatan. *)

Tanggal diterima : ____ / ____ / 2 0 __ __Penerima Dokumen,

( ________________________ )

KUANTITAS

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYATDIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI

BALAI PELAKSANA PEMILIHAN JASA KONSTRUKSI WILAYAH ________________________

TANDA TERIMA DOKUMEN

Lampiran 10. Contoh Lembar Disposisi

Dari :Nomor Surat : / Tanggal Surat :Perihal :

Nomor Agenda : / Tanggal diterima :

Kepada Yth :Kepala Balai

Sekretaris

Ka. Tata Usaha

________________________

Sifat :Biasa Perlu Perhatian Khusus

Mendesak Perhatian Batas Waktu

Mohon bantuan Saudara untuk:Diketahui sebagai informasi Hadir mewakili saya

Mempelajari dan memberi saran Membicarakan dengan saya

Diproses sesuai prosedur Menyiapkan jawaban/bahan

Koordinasikan dengan unit terkait Ikut hadir/menunjuk wakil

Menyimpan dalam file Di copy untuk ________________

______________________ Selesai sebelum tanggal _____________

CATATAN :

Tanggal disposisi : ____ / ____ / 2 0 __ __BP2JK ___________________

( ________________________ )

LEMBAR DISPOSISI

WILAYAH ________________________BALAI PELAKSANA PEMILIHAN JASA KONSTRUKSI

DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSIKEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

Lampiran 11. Tata Cara Pengkodean Dokumen

Nama Proyek / BA

P B - - - - -

Keterangan:Direktorat = Pengadaan Barang/Jasa (PB)

Masalah & = 01 Pengadaan Barang yang dilakukan melalui Pemilihan Penyedia Barang/JasaSub Masalah 01 Melalui Pelelangan Umum

02 Melalui Pelelangan Terbatas03 Melalui Pelelangan Sederhana04 Melalui Penunjukan Langsung05 Melalui Pengadaan Langsung06 Melalui Kontes

02 Pengadaan Pekerjaan Konstruksi yang Dilakukan melalui Pemilihan Penyedia Barang/Jasa01 Melalui Pelelangan Umum02 Melalui Pelelangan Terbatas03 Melalui Pelelangan Langsung04 Melalui Penunjukan Langsung05 Melalui Pengadaan Langsung

03 Pengadaan Jasa Konsultasi yang Dilakukan melalui Pemilihan Penyedia Barang/Jasa01 Melalui Seleksi Umum02 Melalui Seleksi Sederhana03 Melalui Penunjukan Langsung04 Melalui Pengadaan Langsung05 Melalui Sayembara

04 Pengadaan Jasa Lainnya yang dilakukan melalui Pemilihan Penyedia Barang/Jasa01 Melalui Pelelangan Umum02 Melalui Pelelangan Sederhana03 Melalui Penunjukan Langsung04 Melalui Pengadaan Langsung05 Melalui Sayembara

Nomor BP2JK : 0 1 : BP2JK Wilayah Sumatera Utara 1 8 : BP2JK Wilayah Sulawesi Selatan0 2 : BP2JK Wilayah Nanggroe Aceh Darussalam 1 9 : BP2JK Wilayah Sulawesi Tengah0 3 : BP2JK Wilayah Jambi 2 0 : BP2JK Wilayah Sulawesi Tenggara0 4 : BP2JK Wilayah Kepulauan Riau 2 1 : BP2JK Wilayah Kalimantan Barat0 5 : BP2JK Wilayah Riau 2 2 : BP2JK Wilayah Kalimantan Selatan0 6 : BP2JK Wilayah Sumatera Barat 2 3 : BP2JK Wilayah Kalimantan Tengah0 7 : BP2JK Wilayah Bengkulu 2 4 : BP2JK Wilayah Kalimantan Timur0 8 : BP2JK Wilayah Kepulauan Bangka Belitung 2 5 : BP2JK Wilayah Kalimantan Utara0 9 : BP2JK Wilayah Lampung 2 6 : BP2JK Wilayah Bali1 0 : BP2JK Wilayah Sumatera Selatan 2 7 : BP2JK Wilayah Nusa Tenggara Barat1 1 : BP2JK Wilayah D.K.I Jakarta 2 8 : BP2JK Wilayah Nusa Tenggara Timur1 2 : BP2JK Wilayah Banten 2 9 : BP2JK Wilayah Maluku1 3 : BP2JK Wilayah Jawa Barat 3 0 : BP2JK Wilayah Maluku Utara1 4 : BP2JK Wilayah D.I. Yogyakarta 3 1 : BP2JK Wilayah Papua1 5 : BP2JK Wilayah Jawa Tengah 3 2 : BP2JK Wilayah Papua Barat1 6 : BP2JK Wilayah Jawa Timur 3 3 : BP2JK Wilayah Sulawesi Utara1 7 : BP2JK Wilayah Sulawesi Barat 3 4 : BP2JK Wilayah Gorontalo

Jenis Dokumen : 0 1 : Dokumen Kualifikasi0 2 : Dokumen Tender0 3 : Dokumen Penawaran0 4 : Berita Acara Hasil Pemilihan0 5 : Dokumen Sanggah (Sanggah & Jawaban Sanggah)0 6 : Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa0 7 : Dokumen Lainnya, _______________________

PENGKODEAN DOKUMEN SESUAI PERMEN PUPR NO. 16/2018

Direktorat Masalah Sub Masalah Nomor BP2JK Jenis Dokumen

Lampiran 12. Lembar Kendali Dokumen

KODE DOKUMEN : P B - ____ ____ - ____ ____ - ____ ____ - ____ _____ - _______________________________

No. Tanggal Diterima ASLI Copy Terkendali Paraf Nama Petugas Keterangan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

1 Dokumen Kualifikasi

2 Dokumen Tender

3 Dokumen Penawaran

4 Berita Acara Hasil Pemilihan (BAHP)

5 Dokumen Sanggah

6 Jawaban Sanggah

7 Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)

8 Jaminan Penawaran

9

10

KeteranganKolom No. (1) : Nomor urutKolom No. (2) : diisi tanda check ( √ ) jika dokumen sudah ada/lengkap.Kolom No. (3) : Nama dokumenKolom No. (4) : diisi tanggal dokumen diterimaKolom No. (5) : diisi tanda check ( √ ) jika dokumen "ASLI"Kolom No. (6) : diisi tanda check ( √ ) jika dokumen "Copy Terkendali"Kolom No. (7) : diisi paraf petugas pengecek dokumenKolom No. (8) : diisi nama petugas pengecek dokumenKolom No. (9) : diisi keterangan lain-lain jika diperlukan

Nama Dokumen

LEMBAR KENDALI DOKUMEN

JDIH Kementerian PUPR

LAMPIRAN II

PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM

DAN PERUMAHAN RAKYAT

NOMOR 23/PRT/M/2016

TENTANG

PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN

PERUMAHAN RAKYAT

TATA CARA PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

1. MEMILAH ARSIP DAN NON-ARSIP

Memilah non arsip yang tidak perlu di simpan, seperti duplikasi arsip,

map atau amplop.

2. MEMERIKSA KELENGKAPAN ARSIP

Memeriksa kelengkapan lampiran arsip, jika belum lengkap atau

terdapat kekurangan maka diberi catatan khusus dilembar yang berbeda

dan diberi keterangan belum lengkap.

3. MEMBACA ARSIP

Membaca arsip untuk mengetahui dan menentukan kode, indeks, dan

tunjuk silang apabila diperlukan.

4. MENULISKAN KODE, INDEKS, DAN TUNJUK SILANG

Menuliskan kode, indeks, dan tunjuk silang apabila diperlukan.

Kode dimaksudkan untuk menyingkat tulisan mengenai masalah pada

klasifikasi arsip.

Indeks dimaksudkan untuk menetapkan istilah atau kode arsip yang

digunakan untuk penemuan kembali arsip dan sebagai informasi arsip

terhadap klasifikasi.

Tunjuk silang dimaksudkan untuk memberi informasi mengenai

lampiran arsip yang memerlukan tempat penyimpanan khusus,

misalnya lampiran berupa peta.


Contoh:

Nomor : …………………………. Jakarta, 21 Desember 2015

Lampiran : ………………………….

Kepada Yth,

...............................

................................

Hal : Penyampaian Peta Infrakstuktur pada Banjir Manado 2014

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

............................................................................................................

........................................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

Pencipta Arsip,

(Tanda Tangan dan Cap Instansi)

Nama Lengkap

NIP ..............................

LOGO

KOP SURAT

UNIT ORGANISASI ESELON I/PENCIPTA ARSIP

5. MENGELOMPOKKAN ARSIP

Mengelompokkan arsip berdasarkan kode dan indeks. Bagi arsip yang

memiliki kode dan indeks yang sama dikelompokkan menjadi satu

berkas. Terdapat 3 jenis pengelompokkan berkas arsip, yaitu:

a. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan urusan (dosir), diatur

menurut urutan dasar proses kegiatan/ pekerjaan.

Contoh: proses perencanaan hingga akhir kegiatan seperti lelang

b. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan masalah (rubrik),

diatur menurut urutan pokok masalah.

Contoh: arsip dengan kode HM dberkaskan dengan kode HM, arsip

dengan kode KJ diberkaskan dengan kode KJ

c. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan jenis (seri), diatur

menurut urutan angka jika indeks berupa angka (naskah dinas

arahan), dan menurut abjad jika indeks berupa huruf (personal file).

Contoh: urutan penomoran arsip pada produk hukum, seperti

PERMEN PUPR No.01/ PRT/M/2014, PERMEN PUPR No.02/

PRT/M/2014, dan PERMEN PUPR No.03/ PRT/M/2014

PA0203 Banjir Manado

Tunjuk Silang:

Lihat Lemari Gambar Rak A.1

Peta Infrasktruktur pada Banjir

Manado Tunjuk

Silang

Indeks

Kode


6. MEMASUKKAN ARSIP KE DALAM FOLDER

Arsip yang telah diberkaskan dimasukkan ke dalam folder.

Contoh:

7. PEMBERIAN LABEL PADA TAB FOLDER

Contoh:

8. PEMBERIAN LABEL PADA TAB SEKAT (GUIDE)

Contoh:

9. MENATA SEKAT

Menata Sekat (guide) sesuai dengan kode klasifikasi arsip yang akan

disimpan dan sesuai dengan urutan sekat. Sekat I, II, dan III dengan

kode yang sama disusun dari depan ke belakang. Untuk sekat dengan

kode yang berbeda, disusun sesuai dengan urutan klasifikasi arsip.

PA0203

Banjir Manado

PA 02 03

Sekat I (Guide Premier),

diberi keterangan mengenai

masalah pertama (pokok

masalah).

Sekat II (Guide Sekunder),


sub masalah (sub masalah).

Sekat III (Guide Tersier),


sub-sub masalah (sub-sub

masalah).

PA0203

PA0203


Contoh:

10. MENATA FOLDER DALAM SUSUNAN SEKAT

Folder diletakkan di belakang Sekat III (Guide Tersier), dimana kode

klasifikasi arsip yang tercantum pada Sekat III sesuai dengan kode arsip

folder tersebut.

Jika indeks berupa huruf, folder disusun berdasarkan urutan abjad.

Jika indeks berupa angka, folder disusun dari angka terkecil hingga

angka terbesar.

03 02

PA

Sekat I (Guide Premier), diletakkan di urutan pertama/depan.

Sekat II (Guide Sekunder), diletakkan di urutan kedua/tengah atau berada di belakang Sekat I.

Sekat III (Guide Tersier), diletakkan di urutan

terakhir/belakang atau berada di belakang Sekat II.

03 02

PA

Banjir Aceh

Banjir Jakarta

Banjir Manado

03 02

PA

Tahun 2011

Tahun 2012

Tahun 2013


11. MEMASUKKAN KE DALAM FILLING CABINET ATAU BOX FILE

Contoh Filling Cabinet

Contoh Box File

12. MEMBUAT DAFTAR ARSIP AKTIF

Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas, yaitu:

a. Daftar Berkas

Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat: unit pengolah, nomor

berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu,

jumlah, dan keterangan.

0

3 0

2 P

A


Contoh:

b. Daftar Isi Berkas

Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: nomor berkas, nomor

item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah,

dan keterangan.

Contoh:

MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,

ttd

M.BASUKI HADIMULJONO


LAMPIRAN V



NOMOR 23/PRT/M/2016

TENTANG



PERUMAHAN RAKYAT

TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP VITAL

A. JENIS ARSIP VITAL

1. Naskah Dinas Arahan (Peraturan dan Keputusan Menteri dan

pejabat Eselon I yang autentik/asli (tanda tangan basah) mulai

dari konsep pembahasan hingga penetapan dan masih berlaku;

2. Personal file;

3. Risalah rapat/pengarahan Menteri/Pimpinan;

4. MoU dan perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam

maupun luar negeri yang masih berlaku;

5. Arsip-arsip yang berkaitan dengan Aset /Barang Milik Negara

(Sertifikat Hak Milik, BPKB);

6. Kontrak pekerjaan fisik dan Gambar/As Build Drawing, dan

dokumen lain yang menyertainya;

7. Arsip Hak Kekayaan Intelektual/Hak Paten yang masih berlaku;

8. Hasil-hasil Penelitian yang belum dan sudah dipublikasi;

9. Laporan Neraca Keuangan Pemerintah/Kementerian;

10. Arsip pembangunan bidang Pekerjaan Umum dan Perumahan

Rakyat di wilayah perbatasan;

11. Arsip-arsip yang masih digunakan secara langsung dalam

operasional pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian lainnya; dan

12. Arsip vital lainnya.

B. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP VITAL

1. Identifikasi

Identifikasi dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip


vital yang ada di unit kerja masing-masing, berdasarkan daftar Arsip

Vital.

2. Penataan Arsip Vital

Penataan arsip vital dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut:

a. Pemeriksaan

Melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas arsip vital yang akan

ditata, berkas arsip yang lengkap harus menggambarkan proses

kegiatan dari awal sampai akhir dan kondisi fisik berkas.

b. Menentukan Indeks berkas

Tentukan kata tangkap, berupa nomor, nama lokasi, masalah atau

subyek.

Contoh Indeks: Sertifikat Tanah Rumah Negara

c. Menggunakan tunjuk silang apabila ada berkas yang memiliki

keterkaitan dengan berkas yang memiliki jenis media yang berbeda.

Contoh: Rancang Bangun Gedung Pusat Penyimpanan Arsip

(Pusimpar) Kintaka Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan

Rakyat dengan Berkas perencanaan pembangunan gedung Pusat

Penyimpanan Arsip (Pusimpar) Kintaka Kementerian Pekerjaan

Umum dan Perumahan Rakyat.

d. Pelabelan

Memberikan label pada sarana penyimpan arsip:

1) Arsip disimpan pada Pocket File, yaitu sarana untuk menyimpan

arsip vital yang bermediakan kertas, terbuat dari karton manila

dengan bentuk seperti map menyerupai amplop besar.

Contoh:

2) Arsip yang disimpan pada Pocket File, Label di cantumkan pada

Bagian depan Pocket File.

Label kertas stiker yang digunakan untuk menuliskan indeks

atau judul berkas arsip vital dan sebaiknya mempergunakan


kertas yang berkualitas baik dan berwarna terang sehingga

tidak mudah rusak, dan mudah dibaca.

Contoh:

3) Arsip peta/rancang bangun.

4) Arsip yang menggunakan media magnetic label dicantumkan

pada:

a) Untuk arsip foto, negative foto ditempel pada lajur atas

plastik transparan, positive foto ditempel pada bagian

belakang foto dan amplop atau pembungkus;

b) Untuk slide ditempelkan pada frame;

c) Video dan film ditempelkan pada bagian luar dan lapisan

transparan (seperti negative foto) dan pada wadahnya; dan

d) Untuk kaset/cd ditempelkan pada kaset/cd nya dan

wadahnya.

e. Penempatan Arsip

Kegiatan penempatan arsip pada sarana penyimpanan sesuai

dengan jenis media arsip.

1) Ruang Penyimpanan

Ruang penyimpanan arsip vital di setiap Pimpinan Tinggi

Pratama dan Administrator tertentu di Lingkungan menyatu

dengan ruang central file.

2) Filing Cabinet

Filing Cabinet adalah sarana untuk penyimpanan berkas arsip

vital, memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki

daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam kebakaran), kedap air

dan dapat dikunci.

Indeks : Rumah Negara

Judul : Sertifikat Tanah

Rumah Negara Gol. III


Contoh:

3) Horizontal Cabinet

Horizontal Cabinet adalah yang digunakan untuk menyimpan

arsip vital berbentuk peta atau rancang bangun, memiliki

karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan

sekurang-kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air

dan dapat dikunci.

Contoh:

4) Roll O Pack

Roll O Pack adalah Lemari penyimpan arsip yang disusun

sejajar dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu

sama lain dengan ringan dan mudah, dapat digunakan

untuk menyimpan berkas perorangan, memiliki karakteristik

tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan sekurang-

kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan dapat


dikunci.

Contoh:

5) Brankas arsip

Brankas arsip berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip-

arsip penting ataupun rahasia, selain itu juga berguna

untuk mengantisipasi dari bahaya kebakaran. Sehingga

surat-surat penting, uang, barang berharga lainnya dapat

tetap aman dan tetap dapat terselamatkan bila musibah

terjadi. Selain untuk menhindari dari musibah juga berguna

untuk keamanan mengantisipasi dari pencurian, sehingga

kesulitan untuk mengambil surat-surat berharga dan benda-

benda berharga lainnya.

Contoh:

3. Menyusun daftar arsip vital yang ada di unit kerja Penyusunan daftar

arsip vital berisi informasi tentang arsip vital unit.


Contoh:

FORMAT FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP VITAL


C. PELINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL

1. Metode pelindungan arsip vital yang dapat dilakukan meliputi:

a. Duplikasi

Duplikasi dilakukan dengan metode digitalisasi khususnya

terhadap arsip aset dan produk hukum. Untuk arsip vital selain

arsip aset dan produk hukum, metode duplikasi yang dilakukan

dengan menciptakan salinan atau digitalisasi. Penentuan kriteria

arsip vital yang perlu dilakukan digitalisasi ditentukan oleh unit

kearsipan

b. Pemencaran

Pemencaran arsip vital dilakukan dengan menyimpan arsip hasil

duplikasi ke unit kearsipan, sedangkan arsip vital yang asli

disimpan di unit kerja pencipta arsip vital tersebut.

c. Dengan Peralatan Khusus (Vaulting)

Pelindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana dilakukan

dengan menggunakan peralatan penyimpanan khusus, seperti:

lemari besi, filing cabinet, tahan api. Pemilihan peralatan simpan

tergantung pada jenis, media dan ukuran. Namun demikian secara

umum peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah

terbakar (sedapat mungkin memiliki daya tahan

sekurangkurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan

bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis

magnetik/elektronik.

2. Pengamanan Fisik Arsip Vital

Pengamanan fisik arsip vital dilaksanakan dengan maksud untuk

melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak

arsip. Contoh pengamanan fisik arsip vital adalah:

a. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti

pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem

alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya

pencurian, sabotase, penyadapan, dan lain-lain;

b. Menempatkan arsip vital pada tingkat ketinggian yang bebas dari

banjir;

c. Struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan

gempa, angin topan dan badai; dan

d. Penggunaan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan

alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain


3. Pengamanan Informasi Arsip

Dalam rangka Pengamanan Informasi dan layanan penggunaan Arsip

Vital, pengolah arsip vital harus melakukan pengaturan sebagai

berikut:

a. Menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak;

b. Memberi kode rahasia pada arsip vital; dan

c. Membuat spesifikasi orang-orang yang memiliki hak akses.

MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,

ttd



LAMPIRAN VII



NOMOR 23/PRT/M/2016

TENTANG



PERUMAHAN RAKYAT

PERALATAN ARSIP AKTIF DAN ARSIP INAKTIF

A. PERALATAN ARSIP AKTIF DAN ARSIP INAKTIF

1. FOLDER

2. GUIDE (SEKAT)

3. FILLING CABINET

Spesifikasi: Bahan : Karton Manila Ukuran (cm) : a = 36 b = 26 c = 9 d = 2 e = 27

f = 24 a

b

c d e

f

Spesifikasi: Bahan : Karton Ukuran (cm) : a = 35,5 b = 24 c = 7,5 d = 2 e = 28

f = 26

a

b

c

d

f

e

Spesifikasi: Bahan : Besi Ukuran : 133,7(T) x 45,7(L) x 62(D) cm

Berat : 50 kg


4. BOX FILE

5. MASKER

6. SARUNG TANGAN KARET

7. LEMARI BESI

Spesifikasi: Ukuran : 110 X 260 X 320 mm

Spesifikasi: isi 50 pcs / box


Spesifikasi:

P 400 x L 900 x T 1850 mm P 2500 x L 1000 x T 2200 mm


B. PERALATAN ARSIP INAKTIF

1. RAK ARSIP BESI TERBUKA

2. RAK ARSIP MOBILE (ROLL O’PACK)

3. BOKS ARSIP

4. KERTAS KESSING/SAMSON

UKURAN PANJANG

(cm) LEBAR

(cm) TINGGI

(cm)

Boks Arsip Kecil 37 9 27

Boks Arsip Besar 37 19 27

Spesifikasi: Kapasitas : 150 kg

Ukuran : P 100 x L 50 (1 Tulang) x T 200 cm

Spesifikasi: Bahan : Besi tahan panas Ukuran : P 2500 x L 1000 x T 2200 mm

Spesifikasi:

UKURAN PANJANG

(cm) LEBAR

(cm) TINGGI

(cm) Boks Arsip Kecil 37 9 27 Boks Arsip Besar 37 19 27

UKURAN PANJANG

(cm) LEBAR

(cm) TINGGI

(cm)

Boks Arsip Kecil 37 9 27

Boks Arsip Besar 37 19 27

Spesifikasi: Ukuran : Plano

Isi : 500 lembar / rim


5. MASKER

6. SARUNG TANGAN KARET

MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN

PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,

ttd




LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI - Kementerian PUPR

Documents

Transcript of LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI - Kementerian PUPR