PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III BATCH II BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI
USULAN RANCANGAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGARSIPAN DOKUMEN PEMILIHAN
DI BALAI PELAKSANAAN PEMILIHAN JASA KONTRUKSI
DISUSUN OLEH : NAMA : AYU ZURIDA PUSPITA SARI SELIAN, S.T. NIP : 199309282019032012 FORMASI JAFUNG : PEMBINA JASA KONSTRUKSI AHLI PERTAMA UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT TAHUN 2019
ii
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III BATCH II BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI
USULAN RANCANGAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGARSIPAN DOKUMEN PEMILIHAN
DI BALAI PELAKSANAAN PEMILIHAN JASA KONTRUKSI
DISUSUN OLEH :
AYU ZURIDA PUSPITA SARI SELIAN, S.T. 199309282019032012
DISEMINARKAN PADA: JUMAT, 27 SEPTEMBER 2019
MENTOR
HENRICO, S.T., M.T.
NIP. 19820701 200912 1 001
COACH
Ir. TASRIPIN SARTIYONO, M.T. NIP. 19590908 198603 1 002
KEPALAI BALAI DIKLAT PUPR WILAYAH III
JAKARTA
YUNALDI, S.T., M.T.
NIP. 19721230 199803 1 003
KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL, BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA,
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
Ir. MOEH ADAM, M.M. NIP. 19650303 199203 1 002
iii
LEMBAR
IDE GAGASAN AKTUALISASI
USULAN RANCANGAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGARSIPAN DOKUMEN PEMILIHAN
DI BALAI PELAKSANAAN PEMILIHAN JASA KONTRUKSI
DISUSUN OLEH : NAMA : AYU ZURIDA PUSPITA SARI SELIAN, S.T. NIP : 199309282019032012 UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI
Peserta,
Ayu Zurida Puspita Sari Selian, S.T. NIP. 19930928 201903 2 012
Coach,
Ir. Tasripin Sartiyono, M.T. NIP. 195909081986031002
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III BATCH II
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
LEMBAR PERSETUJUAN
USULAN RANCANGAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGARSIPAN DOKUMEN PEMILIHAN DI BALAI PELAKSANAAN PEMILIHAN JASA KONSTRUKSI
Disusun Oleh: Nama : Ayu Zurida Puspita Sari Selian, S.T. NIP : 199309282019032012 Formasi Jafung : Pembina Jasa Konstruksi Ahli Pertama Unit Organisasi : Direktorat Jenderal Bina Konstruksi
Jakarta, Agustus 2019
Peserta,
Ayu Zurida PSS, S.T. NIP. 199309282019032012
Mentor, Coach,
Henrico, S.T.,M.T. NIP. 198207012009121001
Ir. Tasripin Sartiyono, M.T. NIP. 195909081986031002
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, atas segala rahmat-Nya,
sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Rancangan Aktualisasi pada
Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) Golongan III Batch II yang
diselenggarakan di Balai Diklat Wilayah III Jakarta yang berisi tentang “Usulan
Rancangan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengarsipan Dokumen Pemilihan
di Balai Pelaksanaan Pemilihan Jasa Konstruksi”.
Penulisan laporan ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi
dalam Pelatihan Dasar CPNS. Selama menyelesaikan Laporan Rancangan
Aktualisasi ini penulis banyak menerima petunjuk, saran, bimbingan, motivasi dan
bantuan dari berbagai pihak. Sehubungan dengan hal tersebut dengan penuh
kerendahan hati dan rasa hormat, penulis mengucapkan terimakasih kepada:
1. Bapak Henrico, S.T.,M.T. dan Bapak Susman Hadi, S.T., M.T. selaku mentor
yang telah memberikan bimbingan selama melakukan aktualisasi di tempat
kerja;
2. Bapak Ir. Tasripin Sartiyono, M.T. selaku coach yang selalu memberikan
arahan masukan, dan saran dalam bimbingan pengerjaan laporan ini;
3. Bapak Yunaldi, S.T.,M.T. selaku penguji yang selalu memberikan arahan
masukan, dan saran dalam bimbingan pengerjaan laporan ini;
4. Seluruh pengajar/widyaiswara di BPSDM Balai Diklat Wilayah III, yang telah
memberikan materi nilai-nilai dasar, kedudukan dan peran PNS dengan baik
serta memberikan bekal ilmu dan pengetahuan sehingga dapat digunakan di
lingkungan kerja pemerintahan;
5. Seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan ini.
Dalam penulisan laporan ini, penulis menyadari bahwa masih jauh dari kata
sempurna. Oleh karena itu, penulis sangat terbuka pada saran dan masukan sebagai
perbaikan dalam kegiatan aktualisasi ini. Akhir kata, penulis berharap agar laporan
ini dapat memberikan manfaat. Terima kasih.
Jakarta, Agustus 2019
Penulis
vi
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................... ii LEMBAR IDE GAGASAN AKTUALISASI ....................................................... iii LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................... iv KATA PENGANTAR ............................................................................................. v DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii DAFTAR TABEL .................................................................................................. ix BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1
1.1. Latar Belakang ......................................................................................... 1
1.2. Tujuan Aktualisasi ................................................................................... 2
1.3. Manfaat Aktualisasi ................................................................................. 3
1.4. Ruang Lingkup ........................................................................................ 3 BAB II GAMBARAN UNIT KERJA ..................................................................... 4
2.1. Deskripsi Organisasi ..................................................................................... 4
2.2. Tugas Pokok Fungsi dan Struktur Organisasi .............................................. 5 2.2.1. Tugas Direktorat Jendral Bina Konstruksi ............................................. 5 2.2.2. Fungsi Direktorat Jendral Bina Konstruksi ........................................... 5 2.2.3. Struktur Organisasi Direktorat Jendral Bina Konstruksi ....................... 6
2.3. Uraian Tugas dan Jabatan Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi ............... 6 2.3.1. Tugas Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi ........................................ 6 2.3.2. Fungsi Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi ....................................... 6
2.4. Uraian Tugas dan Fungsi Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi ................................................. 7
2.4.1.Tugas Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi ......................................................... 7 2.4.2. Fungsi Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi ......................................................... 8
BAB III DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI ......................................... 9
3.1. Identifikasi Isu .............................................................................................. 9
3.2. Dampak Isu ................................................................................................. 10
3.3. Gagasan Pemecahan Isu .............................................................................. 11 BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI ........................................................ 12
4.1. Deskripsi Kegiatan Aktualisasi ................................................................... 12 4.1.1. Kondisi Eksisting ................................................................................. 12 4.1.2. Kondisi yang Diharapkan .................................................................... 16
vii
4.2. Pelaksanaan Aktualisasi .............................................................................. 16 4.2.1. Realisasi Jadwal Pelaksanaan .............................................................. 16 4.2.2. Realisasi Kegiatan ................................................................................ 16 4.2.3. Kendala dan Upaya .............................................................................. 35
4.3. Analisa Dampak Aktualisasi ....................................................................... 35 4.3.1. Dampak jika Aktualisasi diaplikasikan ................................................ 36 4.3.2. Dampak jika Aktualisasi tidak diaplikasikan ....................................... 36 4.3.3. Dampak bagi CPNS ........................................................................... 36
BAB V PENUTUP ................................................................................................ 37
5.1. Kesimpulan ............................................................................................ 37
5.2. Rekomendasi .......................................................................................... 38 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 39 LAMPIRAN .......................................................................................................... 40
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Tahapan Pembelajaran CPNS .............................................................. 1 Gambar 2.1 Struktur Organisasi Direktorat Jendral Bina Konstruksi Kementerian PUPR ....................................................................................................................... 6 Gambar 4.1. Tahapan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia ......................... 12 Gambar 4.2. Wawancara dengan Kepala Balai P2JK ............................................ 17 Gambar 4.3. Wawancara dengan Arsiparis Biro Umum ....................................... 17 Gambar 4.4. Peraturan dan SOP Pengadaan Jasa Konstruksi ................................ 18 Gambar 4.5. Output Kegiatan 1 ............................................................................. 18 Gambar 4.6. Contoh Dokumen Pemilihan ............................................................. 19 Gambar 4.7. Lembar Kendali Dokumen ................................................................ 20 Gambar 4.8. Permen 23/2016 ................................................................................ 21 Gambar 4.9. Permen 16/2018 ................................................................................ 21 Gambar 4.10. Pengkodean Dokumen Pemilihan ................................................... 22 Gambar 4.11. Rancangan SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan sebelum dilakukan sosialisasi .............................................................................................. 22 Gambar 4.12. Diskusi dengan Mentor ................................................................... 23 Gambar 4.13. Survey Rancangan SOP Pengarsipan melalui Aplikasi Google Form ............................................................................................................................... 24 Gambar 4.14. Bagian 1 dari 7 pada Google Form ................................................. 24 Gambar 4.15. Bagian 2 dari 7 pada Google Form ................................................. 25 Gambar 4.16. Bagian 3 dari 7 pada Google Form ................................................. 25 Gambar 4.17. Bagian 4 dari 7 pada Google Form ................................................. 26 Gambar 4.18. Bagian 5 dari 7 pada Google Form ................................................. 26 Gambar 4.19. Bagian 6 dari 7 pada Google Form ................................................. 27 Gambar 4.20. Bagian 7 dari 7 pada Google Form ................................................. 27 Gambar 4.21. Tanggapan Bagian 1 ....................................................................... 28 Gambar 4.22. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 2 ......................................... 28 Gambar 4.23. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 2 ......................................... 29 Gambar 4.24. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 2 ......................................... 29 Gambar 4.25. Tanggapan Pertanyaan 4 pada Bagian 2 ......................................... 29 Gambar 4.26. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 3 ......................................... 30 Gambar 4.27. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 3 ......................................... 30 Gambar 4.28. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 3 ......................................... 30 Gambar 4.29. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 4 ......................................... 31 Gambar 4.30. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 4 ......................................... 31 Gambar 4.31. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 4 ......................................... 31 Gambar 4.32. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 5 ......................................... 32 Gambar 4.33. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 5 ......................................... 32 Gambar 4.34. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 5 ......................................... 32 Gambar 4.35. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 6 ......................................... 33 Gambar 4.36. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 6 ......................................... 33 Gambar 4.37. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 6 ......................................... 33 Gambar 4.38. Tanggapan Bagian 7 ....................................................................... 34 Gambar 4.39. Pembuatan Laporan ........................................................................ 35
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Analisa Isu Menggunakan Metode USG ............................................... 10
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN)
mengamanatkan Instansi Pemerintah untuk wajib memberikan pendidikan dan
pelatihan terintegrasi bagi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS). Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia (BPSDM) Kementerian Pekerjaan
Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) bekerja sama dengan Lembaga
Administrasi Negara (LAN) melaksanakan amanat tersebut dengan
mengadakan pendidikan dan pelatihan bagi CPNS selama masa percobaan satu
tahun.
Adapun tahapan pembelajaran yang dimaksud adalah seperti Gambar 1.1 :
Gambar 1.1 Tahapan Pembelajaran CPNS
Pada Agenda IV, Peserta dituntut untuk mengaktualisasikan substansi materi
pembelajaran yang telah dipelajari selama on-campus melalui proses habituasi.
Peserta diminta untuk membuat rancangan aktualisasi dengan mengangkat isu
di Unit Organisasi.
Penulis mengangkat beberapa isu yang berada di Subdirektorat Sistem dan
Pengaturan Pengadaan Jasa Konstruksi, Direktorat Jendral Bina Konstruksi.
Selanjutnya, dari beberapa isu tersebut dipilih satu isu untuk diaktualisasikan.
2
Adapun isu yang diangkat tentang “Usulan Rancangan SOP Pengarsipan
Dokumen Pemilihan di Balai Pelaksana Pemilihan Jasa Konstruksi”.
Dalam rangka tertib penyelenggaraan kearsipan dan sebagai upaya
perlindungan dan penyelamatan arsip pada setiap organisasi, unit kerja, atau
satuan kerja di Kementerian PUPR serta untuk menjamin ketersediaan arsip
yang autentik dan terpercaya perlu didukung dengan Pedoman
Penyelenggaraan Arsip Dinamis sebagaimana diatur dalam Permen PUPR No
23/PRT/M/2016 tentang Penyelenggaraan Arsip Dinamis di Lingkungan
Kementerian PUPR. Akan tetapi Permen tersebut belum cukup memadai untuk
dilaksanakan di Unit Organisasi dikarenakan belum ada Standar Operasional
Prosedur (SOP) khusus untuk pengarsipan dokumen pemilihan. Sehingga
diperlukannya pengajuan Rancangan SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan di
Balai P2JK untuk memudahkan dalam membackup data-data penting.
Untuk mendukung dan meningkatkan pengelolaan arsip dinamis yang efektif
dan efisien diperlukan adanya sistem penyelenggaraan kearsipan yang sesuai
dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sehingga mampu merespon
tuntutan dinamika dalam penyelenggaraan pemerintah yang diatur dalam
Permen PUPR No. 16/PRT/M/2018 tentang Klasifikasi Arsip Kementerian
PUPR.
1.2.Tujuan Aktualisasi
Tujuan dari rancangan aktualisasi ini adalah:
a. Mengidentifikasi isu-isu penting di Subdirektorat Sistem dan Pengaturan
Pengadaan Jasa Konstruksi, Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi,
Direktorat Jendral Bina Konstruksi.
b. Mengaktualisasikan nilai-nilai dasar ASN yaitu ANEKA (Akuntabilitas,
Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi) serta Nilai
Manajemen ASN, Pelayanan Publik, dan Whole of Government (WoG)
yang berkaitan dengan isu-isu penting di tempat OJT.
c. Berkontribusi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di tempat OJT sesuai
dengan Permen PUPR No. 15/PRT/M/2015 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian PUPR.
3
d. Berkontribusi dalam mewujudkan visi dan misi serta penguatan nilai-nilai
organisasi Kementerian PUPR yaitu i-ProVe (Integritas, Profesional,
Orientasi Misi, Visioner, Etika-Akhlakul Karimah)
1.3. Manfaat Aktualisasi
Manfaat dari kegiatan ini adalah dapat memberikan kejelasan dan kemudahan
bagi Unit Organisasi mengenai tata cara pengarsipan dokumen pemilihan
sesuai dengan Standar Operasional Prosedur.
1.4.Ruang Lingkup
a. Isu yang diangkat merupakan isu yang ada di tempat OJT yaitu di
lingkungan kerja Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi, Direktorat Jendral
Bina Konstruksi, Kementerian PUPR.
b. Aktualisasi ini dilaksanakan selama 30 hari kerja terhitung mulai dari
tanggal 13 Agustus 2019 sampai dengan 23 September 2019.
c. Pihak yang terlibat dalam pelaksanaan aktualisasi ini adalah Mentor,
Coach, Unit Kerja, dan Balai P2JK.
d. Dokumen yang diatur dalam prosedur antaralain Peraturan dan Dokumen
Pemilihan menyangkut Pengadaan Jasa Konstruksi.
4
BAB II
GAMBARAN UNIT KERJA
2.1. Deskripsi Organisasi
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia
merupakan Kementerian yang bergerak dibidang pekerjaan umum dan
perumahan rakyat. Berdasarkan Permen PUPR No. 13.1/PRT/M/2015 tentang
Rencana Strategis Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Tahun 2015 – 2019 menyatakan bahwa visi Kementerian PUPR adalah
“Terwujudnya Infrastruktur Pekerjaan Umum Dan Perumahan Rakyat
Yang Handal Dalam Mendukung Indonesia Yang Berdaulat, Mandiri,
Dan Berkepribadian Berlandaskan Gotong-Royong”. Dalam mencapai visi
serta mendukung upaya pencapaian target pembangunan nasional, berdasarkan
mandate yang diemban Kementerian PUPR sebagaimana tercantum di dalam
Peraturan Pemerintah No. 165 Tahun 2014 tentang Penataan Tugas dan Fungsi
Kabinet Kerja, amanat Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional
(RPJMN) tahap ketiga serta perubahan kondisi lingkungan strategis yang dinamis,
maka Kementerian PUPR memiliki misi:
1. Mempercepat pembangunan infrastruktur sumberdaya air termasuk
sumber daya maritim untuk mendukung ketahanan air, kedaulatan pangan,
dan kedaulatan energi, guna menggerakkan sektor-sektor strategis
ekonomi domestik dalam rangka kemandirian ekonomi.
2. Mempercepat pembangunan infrastruktur jalan untuk mendukung
konektivitas guna meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan pelayanan
sistem logistik nasional bagi penguatan daya saing bangsa di lingkup
global yang berfokus pada keterpaduan konektivitas daratan dan maritime.
3. Mempercepat pembangunan infrastruktur permukiman dan perumahan
rakyat untuk mendukung layanan infrastruktur dasar yang layak dalam
rangka mewujudkan kualitas hidup manusia Indonesia sejalan dengan
prinsip ‘infrastruktur untuk semua’.
4. Mempercepat pembangunan infrastruktur pekerjaan umum dan
perumahan rakyat secara terpadu dari pinggiran didukung industri
5
konstruksi yang berkualitas untuk keseimbangan pembangunan
antardaerah, terutama di kawasan tertinggal, kawasan perbatasan, dan
kawasan perdesaan, dalam kerangka NKRI.
5. Meningkatkan tata kelola sumber daya organisasi bidang pekerjaan umum
dan perumahan rakyat yang meliputi sumber daya manusia, pengendalian
dan pengawasan, kesekertariatan serta penelitian dan pengembangan
untuk mendukung fungsi manajemen meliputi perencanaan yang terpadu,
pengorganisasian yang efisien, pelaksanaan yang tepat, dan pengawasan
yang ketat.
2.2. Tugas Pokok Fungsi dan Struktur Organisasi
Berdasarkan Permen PUPR No. 03/PRT/M/2019 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian PUPR menjelaskan:
2.2.1. Tugas Direktorat Jendral Bina Konstruksi
Menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di
Bidang pembinaan jasa konstruksi sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
2.2.2. Fungsi Direktorat Jendral Bina Konstruksi
1. Perumusan kebijakan di bidang pembinaan penyelenggaraan,
kelembagaan, dan sumber daya jasa konstruksi.
2. Pelaksanaan kebijakan di bidang pembinaan penyelenggaraan,
kelembagaan, dan sumber daya jasa konstruksi.
3. Pelaksanaan kebijakan di bidang pemberdayaan dan pengawasan
penyelenggaraan jasa konstruksi yang dilaksanakan oleh
masyarakat dan pemerintah daerah.
4. Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang
pembinaan jasa konstruksi.
5. Pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi di bidang pembinaan
penyelenggaraan, kelembagaan, dan sumber daya jasa konstruksi.
6
6. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang pembinaan
penyelenggaraan, kelembagaan, dan sumber daya jasa konstruksi.
7. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Bina Konstruksi.
8. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri.
2.2.3. Struktur Organisasi Direktorat Jendral Bina Konstruksi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Direktorat Jendral Bina Konstruksi
Kementerian PUPR
2.3. Uraian Tugas dan Jabatan Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi
2.3.1. Tugas Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi
Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang
penyelenggaraan pengadaan barang/jasa konstruksi.
2.3.2. Fungsi Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi
Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi menyelenggarakan fungsi,
diantaranya:
1. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang penyelenggaraan
pengadaan barang/jasa, sistem pelaksanaan pengadaan jasa
konstruksi.
7
2. Pelaksanaan kebijakan di bidang penyelenggaraan pengadaan
barang/jasa, sistem pelaksanaan pengadaan jasa konstruksi, dan
advokasi dan fasilitasi pengelolaan pengadaan jasa konstruksi.
3. Penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di
bidang penyelenggaraan pengadaan barang/jasa, sistem
pelaksanaan pengadaan jasa konstruksi, dan advokasi dan fasilitasi
pengelolaan pengadaan jasa konstruksi.
4. Advokasi dan fasilitasi pengelolaan pengadaan jasa konstruksi.
5. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang
penyelenggaraan pengadaan barang/jasa, sistem pelaksanaan
pengadaan jasa konstruksi, dan advokasi dan fasilitasi pengelolaan
pengadaan jasa konstruksi.
6. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang penyelenggaraan
pengadaan barang/jasa, sistem pelaksanaan pengadaan jasa
konstruksi, dan advokasi dan fasilitasi pengelolaan pengadaan jasa
konstruksi.
7. Pelaksanaan urusan tata usaha Direktorat.
2.4. Uraian Tugas dan Fungsi Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem
Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi
2.4.1.Tugas Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem Pelaksanaan
Pengadaan Jasa Konstruksi
Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan
kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria, pemberian
bimbingan teknis dan supervise, serta pemantauan dan evaluasi di bidang
pengaturan dan pengembangan sistem pelaksanaan pengadaan jasa
konstruksi dan layanan informasi pengadaan jasa konstruksi.
8
2.4.2. Fungsi Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem
Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi
1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang pengaturan dan
pengembangan sistem pelaksanaan pengadaan barang/jasa
konstruksi.
2. Pelaksanaan kebijakan di bidang pengaturan dan pengembangan
sistem pelaksanaan pengadaan barang/jasa konstruksi.
3. Pelaksanaan layanan informasi pengadaan barang/jasa
konstruksi.
4. Penyiapan bahan penyusunan norma, standar, prosedur, dan
kriteria di bidang pengaturan dan pengembangan sistem
pelaksanaan pengadaan barang/jasa konstruksi.
5. Pemberian bimbingan teknis dan supervise di bidang pengaturan
dan pengembangan sistem pelaksanaan pengadaan barang/jasa
konstruksi.
6. Pemamtauan dan evaluasi di bidang pengaturan dan
pengembangan sistem pelaksanaan pengadaan barang/jasa
konstruksi.
9
BAB III
DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI
3.1. Identifikasi Isu
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Isu adalah masalah yang
dikedepankan untuk ditanggapi. Sedangkan pengertian masalah itu sendiri
adalah sesuatu yang harus diselesaikan (dipecahkan).
Berdasarkan pengamatan, ditemukan beberapa isu/masalah yang harus
diselesaikan. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menentukan
prioritas isu dengan menggunakan metode USG, yaitu dengan
mengidentifikasi:
a. Urgency (Kegawatan) yaitu besarnya dampak masalah terhadap
keselamatan jiwa, uang, produksi, produktifitas dan atau reputasi
individu maupun organisasi.
b. Seriousness (Mendesak) yaitu dilihat dari ketersediaan waktu
penanganannya.
c. Growth (Pertumbuhan) yaitu perkiraan akan bertambah buruknya
keadaan pada saat permasalahan ini mulai terlihat dan sesudahnya
(dampaknya).
Caranya dengan menentukan skala prioritas dengan nilai 1 – 5, dan yang
memiliki skor tertinggi adalah prioritas isu yang harus dipecahkan dan
ditemukan solusinya.
Adapun isu yang ada di Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi antara lain:
1. Belum adanya standar pengarsipan dokumen pemilihan, di Balai P2JK.
2. Belum adanya alokasi tempat untuk pengarsipan dokumen pemilihan
didesain Kantor Balai P2JK.
3. Kurang terciptanya prinsip 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin).
Ketiga isu di atas perlu diidentifikasi skala prioritasnya untuk menentukan isu
mana yang terlebih dahulu harus diselesaikan dalam waktu yang singkat
(habituasi) dengan menggunakan metode USG. Dari hasil survey diperoleh
hasil sebagai berikut:
10
Tabel 3.1 Analisa Isu Menggunakan Metode USG
No. Isu U S G Total
1. Belum adanya standar pengarsipan
dokumen pemilihan, di Balai P2JK.
5 4 4 13
2. Belum adanya alokasi tempat untuk
pengarsipan dokumen pemilihan
didesain Kantor Balai P2JK.
4 4 2 10
3. Kurang terciptanya prinsip 5R
(Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin).
2 2 2 6
Keterangan:
U : Urgency
S : Seriousness
G : Growth
Skala:
5 : Sangat Tinggi
4 : Tinggi
3 : Cukup
2 : Rendah
1 : Sangat Rendah
Dari hasil analisis menggunakan metode USG diatas didapat bahwa isu “Belum
adanya standar pengarsipan dokumen pemilihan, di Balai P2JK.” menjadi isu
prioritas yang harus dipecahkan dalam habituasi.
3.2. Dampak Isu
Terdapatnya isu/masalah belum adanya standar pengarsipan dokumen
pemilohan, di Balai P2JK. akan menjadi permasalahan serius apabila tidak
segera diatasi ditinjau dari:
a. Urgency (Kegawatan)
Tidak ada aturan mengenai pengarsipan dokumen akan berdampak
pada tidak rapinya pengarsipan dokumen lelang sehingga akan
memperlambat kerja pegawai dikarenakan membutuhkan banyak
waktu untuk mencari dokumen lelang tersebut.
11
b. Seriousness (Mendesak)
SOP Pengarsipan Dokumen Lelang harus segera dibuat agar
mempermudah pegawai dalam mencari dokumen lelang.
c. Growth (Pertumbuhan)
Apabila dokumen lelang tidak segera diarsipkan dengan rapi maka
semakin lama akan semakin menumpuk dan berantakan, sehingga akan
menimbulkan permasalahan yang lebih besar misalnya kehilangan
dokumen penting.
3.3. Gagasan Pemecahan Isu
Untuk mengatasi isu diatas dibutuhkan sebuah Rancangan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Pengarsipan Dokumen Pemilihan yang bersifat khusus untuk
Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi dan Balai P2JK.
Isi SOP Pengarsipan Dokumen Lelang secara garis besar menyangkut:
1. Daftar dokumen yang harus diarsipkan dengan melakukan pengkodean.
Adapun jenis dokumennya berupa hardcopy yang disimpan di dalam
lemari.
2. Pembagian penanggung jawab penyimpanan dokumen.
3. Tata cara pengarsipan.
4. Jangka waktu penyimpanan dokumen.
5. Inventarisasi perlengkapan pengarsipan.
3.4. Matriks Rancangan Aktualisasi
Terlampir
3.5. Jadwal Kegiatan Aktualisasi
Terlampir
12
BAB IV
PELAKSANAAN AKTUALISASI
4.1. Deskripsi Kegiatan Aktualisasi
Dalam melaksanakan kegiatan aktualisasi, ada tujuan yang perlu dicapai yakni
penyelesaian isu yang telah diangkat. Isu tersebut kemudian diselesaikan
permasalahannya sesuai dengan Mata Pelatihan Agenda III Peran dan
Kedudukan ASN dalam NKRI yang berfokus pada Pelayanan Publik,
Manajemen ASN, dan Whole of Government (WoG). Dalam upaya
pelaksanaan penyelesaian permasalahan, terdapat beberapa kegiatan yang
didasarkan pada Mata Pelatihan Agenda II yaitu Nilai-Nilai Dasar ASN yang
diantaranya Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan
Anti Korupsi (ANEKA).
4.1.1. Kondisi Eksisting
Pengadaan Barang/Jasa merupakan kegiatan yang dimulai dari
identifikasi kebutuhan sampai dengan serah terima pekerjaan.
Berdasarkan Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia tahapan kegiatan dari awal
hingga serah terima pekerjaan ditunjukkan pada Gambar 4.1.
Gambar 4.1. Tahapan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia
Dalam masing-masing tahapan diatas, terdapat banyak dokumen yang
dihasilkan seperti yang dituangkan dalam Standar Operasional Prosedur
Pengadaan Barang/Jasa sebagai berikut:
1. SOP Usulan Pendampingan Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa
a. Surat Usulan Pendampingan
b. Dokumen Usulan Pendampingan
c. Surat Tugas
Perencanaan Pengadaan
Persiapan Pengadaan
Persiapan Pemilihan
Proses Pemilihan
Pelaksanaan Kontrak Serah Terima
13
d. Berita Acara Pendampingan Daftar Simak
e. Laporan Pendampingan
f. Dokumen Perencanaan Pengadaan
1. SOP Usulan Pendampingan Persiapan Pengadaan Barang/Jas
a. Surat Usulan Pendampingan
b. Nota Dinas Dokumen Lengkap
c. Dokumen Usulan Pendampingan
d. Berita Acara Pendampingan Daftar Simak
e. Laporan Hasil Pendampingan
f. Dokumen Persiapan Pengadaan
2. SOP Usulan Pendampingan Persiapan Barang/Jasa
a. Surat Usulan
b. Nota Dinas Dokumen Lengkap
c. Dokumen Usulan Pendampingan
d. dsb
3. SOP Pembentukan Pokja Pemilihan
a. Tanda Terima Usulan Tender/Seleksi
b. Dokumen Usulan Tender/Seleksi
c. Surat Keputusan Pembentukan PokjaSK Pokja
d. Surat Dinas Penghantar SK Pokja
4. SOP Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan
a. Daftar Simak Reviu
b. BA dan Laporan Hasil Reviu
c. Nota Dinas Penghantar
d. Surat Dinas Klarifikasi ke PPK
e. Dokumen Persiapan Pengadaan yang telah ditetapkan PPK
f. Surat Dinas Penghantar
g. Surat Ketidaksepakatan atas hasil reviu (jika ada)
h. Surat Klarifikasi ke KPA
i. Catatan Hasil Evaluasi
j. Surat Dinas Memerintahkan PPK
14
k. Surat Dinas Permohonan Rekomendasi ke Tim Peneliti Pusat
l. Dokumen Persiapan Pengadaan yang telah diperbaiki sesuai
hasil reviu
m. Surat Dinas Penghantar ke Kepala BP2JK
n. Berita Acara dan Laporan Hasil Reviu
o. Surat Rekomendasi pemilihan
p. Surat Rekomendasi Perbaikan
q. Dokumen Persiapan Pengadaan yang telah ditetapkan PPK
r. Surat DInas Perbaikan Dokumen
5. SOP Reviu Dokumen Pemilihan
a. Nota Dinas Penghantar
b. Dokumen Kualifikasi
c. Dokumen Tender
d. Nota Dinas Laporan Hasil Pemeriksaan
e. Nota Dinas Dokumen Tidak Lengkap (jika ada)
f. Daftar Simak Reviu Dokumen
g. Surat Penetapan Dokumen Pemilihan
6. SOP Penelitian Hasil Penetapan Pemenang oleh Pokja Pemilihan
a. Surat Penetapan Pemenang
b. Lampiran Dokumen Pendukung (Dokumen Pemilihan beserta
Adendum, BA Adendum, BA Hasil Evaluasi Kualifikasi, BA
Pembuktian Kualifikais, BA Pemberian Penjelasan, BA
Evaluasi Administrasi, BA Evaluasi Teknis, BA Evaluasi
Harga, BAHP, Laporan Hasil Evaluasi, Bukti pendukung lain)
c. Nota Dinas (Pengembalian Dokumen, Dokumen Lengkap
d. Surat Penugasan
e. Berita Acara Penelitian Penetapan Pemenang
f. Daftar Simak dan Laporan Hasil Penelitian BP2JK
g. Surat Dinas (Laporan, Penghantar Permohonan Reviu,
Penghantar Rekomendasi Penerbitan SPPBJ)
h. Indikasi KKN
15
i. Laporan Hasil Penelitian
j. Surat Rekomendasi Penerbitan SPPBJ
k. SPPBJ
l. Surat Undangan Klarifikasi
m. Dan sebagainya.
7. SOP Penelitian Hasil Penetapan Pemenang oleh PA
a. Surat Laporan Hasil Pemilihan
b. Dokumen Pendukung
c. Nota Dinas Penghantar
d. Berita Acara dan Laporan Hasil Penelitian BP2JK
e. Daftar Simak Penelitian
f. Surat Usulan Penetapan Pemenang
g. Laporan Hasil Penetapan Pemenang
h. Undangan dan Berita Acara Klarifikasi
8. SOP Reviu Usulan Penetapan Pemenang dari Pokja Pemilihan
a. Surat Usulan Penetapan Pemenang
b. Laporan dan Catatan Hasil Reviu
c. Surat Penghantar Hasil Reviu
d. Surat Catatan Hasil Reviu
e. Surat Tindak Lanjut Hasil Reviu
f. Surat Penolakan Hasil Reviu
g. Surat Permohonan Reviu ke UKPBJ
h. Laporan Tindak Lanjut ke UKPBJ
Dari 8 (delapan) SOP diatas, masih terdapat 2 SOP baru yang baru
disahkan, dan masing-masing SOP menghasilkan dokumen-dokumen
penting yang harus diarsipkan di Balai Pelaksana Pemilihan Jasa
Konstruksi.
Sedangkan kondisi saat ini, belum adanya SOP yang mengatur perihal
pengarsipan Dokumen Pemilihan Jasa Konstruksi di BP2JK, sehingga
Balai belum maksimal dalam melaksanakan pengarsipan dokumen.
16
Dilain sisi, Dokumen Pemilihan dikategorikan Arsip Aktif dan Arsip
Vital, dimana Dokumen dapat dipanggil sewaktu-waktu sesuai
kebutuhan.
Pada Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor
23 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Arsip Dinamis di Kementerian
PUPR masih sangat umum dan belum dapat mengakomodasi keperluan
pengarsipan dokumen Pengadaan Barang/Jasa khususnya Dokumen
Pemilihan di Balai Pelaksanaan Pemilihan Jasa Konstruksi.
4.1.2. Kondisi yang Diharapkan
Setelah pelaksanaan aktualisasi ini, diharapkan dapat memberikan
penjelasan ke Balai Pelaksana Pemilihan Jasa Konstruksi untuk
melakukan pengarsipan Dokumen Pemilihan. Adapun dalam
penyusunan SOP ini, penulis membatasi SOP yang dihasilkan hanya
membahas satu proses dalam keseluruhan proses Pengadaan Barang/Jasa
yaitu pada Proses Pemilihan melalui Penyedia.
4.2. Pelaksanaan Aktualisasi
4.2.1. Realisasi Jadwal Pelaksanaan
Terlampir
4.2.2. Realisasi Kegiatan
1. Mengumpulkan informasi mengenai dokumen
a. Melakukan wawancara dengan beberapa Narasumber
1) Wawancara dengan Kepala Balai P2JK Lampung dan
Kepala Balai P2JK D.I. Yogyakarta
Wawancara dilakukan melalui media Aplikasi “WhatsApp”
dikarenakan keterbatasan ruang dan waktu.
17
Gambar 4.2. Wawancara dengan Kepala Balai P2JK
2) Wawancara dengan Biro Umum, bagian Administrasi
Perkantoran, Sub Bagian Kearsipan
Wawancara dilakukan di Lantai 9 Gedung Menteri PUPR secara
langsung (tatap muka)
Gambar 4.3. Wawancara dengan Arsiparis Biro Umum
b. Melakukan identifikasi dokumen
Identifikasi dokumen dilakukan dengan cara membaca Peraturan
Menteri PUPR nomor 7 Tahun 2019 tentang Pengadaan Jasa Konstruksi
dan SOP Pengadaan Jasa Konstruksi.
18
Gambar 4.4. Peraturan dan SOP Pengadaan Jasa Konstruksi
c. Output Kegiatan 1
Dari hasil wawancara dengan beberapa Narasumber dan membaca
beberapa peraturan dan dokumen terkait Pengadaan Jasa Konstruksi
sehingga didapatkan output berupa daftar dokumen (terlampir).
Gambar 4.5. Output Kegiatan 1
d. Nilai Mata Pelatihan Agenda II
Nilai Mata Pelatihan Agenda II yang terkait dengan kegiatan 1 adalah
Nasionalisme yaitu saling menghormati saat berkomunikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung, gotong royong/bersama-sama dalam
19
menyelesaikan permasalahan yang ada, kekeluargaan dalam berdiskusi,
musyawarah mufakat dalam menetapkan keputusan.
2. Membaca dan memeriksa kelengkapan arsip
a. Membaca contoh dokumen
Dikarenakan penulis melakukan OJT di kantor pusat dan Dokumen
Pemilihan diarsipkan di Balai P2JK, maka penulis merinisiatif meminta
contoh Dokumen Pemilihan yang berbentuk soft copy.
Gambar 4.6. Contoh Dokumen Pemilihan
b. Mengidentifikasi kelengkapan dokumen
Mengidentifikasi kelengkapan Dokumen Pemilihan dan
menyandingkan dengan peraturan terkait untuk memastikan jumlah
20
dokumen yang akan dimasukkan dalam ceklist kelengkapan
dokumen/lembar kendali dokumen
c. Output Kegiatan 2
Output yang didapat dari kegiatan 2 adalah ceklist kelengkapan
dokumen/ lembar kendali dokumen (terlampir).
Gambar 4.7. Lembar Kendali Dokumen
d. Nilai Mata Pelatihan Agenda II
Nilai Mata Pelatihan Agenda II yang terkait dengan kegiatan 2 adalah
Komitmen Mutu yaitu output yang efektif dan efisien dimana
diharapkan dengan adanya lembar kendali dokumen dapat memudahkan
petugas arsip yang ditunjuk untuk memeriksa kelengkapan dan
keabsahan Dokumen Pemilihan yang diserahkan ke Balai P2JK untuk
dilakukan pengarsipan.
3. Identifikasi kode, indeks, dan tunjuk silang
a. Mengidentifikasi pengelompokan dokumen
Mengidentifikasi pengelompokan dokumen dengan membaca Peraturan
Menteri PUPR No. 23 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Arsip
Dinamis.
21
Gambar 4.8. Permen 23/2016
b. Membuat kode dokumen
Pengkodean dokumen dilakukan dengan mengacu pada Peraturan
Menteri PUPR No. 16 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip.
Gambar 4.9. Permen 16/2018
c. Berkoordinasi dengan Mentor untuk penetapan kode dokumen
Draft pengkodean Dokumen Pemilihan didiskusikan bersama dengan
mentor sebelum dimasukkan dalam SOP.
d. Output Kegiatan 3
Output yang didapat dari kegiatan 3 adalah Pedoman Pengkodean
Dokumen Pemilihan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan hasil
diskusi dengan Mentor (terlampir).
22
Gambar 4.10. Pengkodean Dokumen Pemilihan
e. Nilai Mata Pelatihan Agenda II
Nilai Mata Pelatihan Agenda II yang terkait dengan kegiatan 3 adalah
Akuntabilitas yaitu kejelasan ouput, konsisten dalam bekerja hingga
mendapatkan output sesuai target. Dimana pengkodean dokumen
didasarkan pada peraturan yang berlaku dan ditetapkan berdasarkan
diskusi dengan Mentor. Target utama dari pengkodean dokumen adalah
mempermudah Balai P2JK dalam memanggil kembali dokumen yang
dibutuhkan setelah dilakukan pengarsipan dikarenakan sudah dilakukan
pengkodean sesuai dengan klasifikasi yang sudah ditetapkan.
4. Pembuatan Rancangan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengarsipan
a. Membuat rancangan SOP pengarsipan dokumen
Setelah melalui beberapa tahapan kegiatan, penulis membuat rancangan
SOP pengarsipan Dokumen Pemilihan berdasarkan peraturan yang
berlaku beserta kelengkapan SOPnya. (terlampir).
Gambar 4.11. Rancangan SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan
sebelum dilakukan sosialisasi
23
b. Mendiskusikan dengan Mentor
Diskusi dengan Mentor dilakukan diawal dan pada waktu pemberian
hasil revisi SOP pengarsipan sebelum dilakukan sosialisasi ke Balai
P2JK untuk mendapatkan tanggapan dan masukan.
Gambar 4.12. Diskusi dengan Mentor
c. Nilai Mata Pelatihan Agenda II
Nilai Mata Pelatihan Agenda II yang didapat dari kegiatan 4 adalah
Etika Publik yaitu berintegritas dalam proses penyelesaian aktualisasi
sehingga mendapatkan output sesuai tujuan, sopan dalam berkomuniksi
dengan atasan, taat perintah dan aturan atasan saat menerima masukan
untuk merevisi SOP pengarsipan.
5. Sosialisasi rancangan SOP
a. Membuat Rancangan SOP dalam bentuk softcopy (pdf)
SOP hasil revisi terakhir dibuat menjadi softcopy agar dapat
memudahkan dalam melakukan sosialisasi untuk menampung
tanggapan dan masukan dari Balai P2JK.
b. Mensosialisasikan ke balai untuk meminta saran dan tanggapan
Dikarenakan keterbatasan waktu dan terkait lokasi Balai yang tersebar
di 34 Provinsi di Indonesia, sehingga sosialisasi dilakukan dengan cara
online dengan menggunakan aplikasi google form, dan diinformasikan
ke Balai melalui media aplikasi whatsapp. Dimana selanjutnya,
tanggapan dan masukan akan menjadi acuan penulis untuk melakukan
perbaikan.
24
Gambar 4.13. Survey Rancangan SOP Pengarsipan melalui Aplikasi
Google Form
Survey dibagi menjadi 7 bagian utama, yaitu :
• Bagian 1
Berisi data dari responden, dan wajib diisi sebelum melangkah
ke bagian 2.
Gambar 4.14. Bagian 1 dari 7 pada Google Form
25
• Bagian 2
Merupakan pertanyaan kepada Responden perihal draft SOP
yang sudah dibuat pada kegiatan 4.
Gambar 4.15. Bagian 2 dari 7 pada Google Form
• Bagian 3
Merupakan pertanyaan kepada Responden perihal contoh
tanda terima dokumen.
Gambar 4.16. Bagian 3 dari 7 pada Google Form
26
• Bagian 4
Merupakan pertanyaan kepada Responden perihal contoh
lembar disposisi dokumen.
Gambar 4.17. Bagian 4 dari 7 pada Google Form
• Bagian 5
Merupakan pertanyaan kepada Responden perihal Pengkodean
Dokumen Pemilihan.
Gambar 4.18. Bagian 5 dari 7 pada Google Form
27
• Bagian 6
Merupakan pertanyaan kepada Responden perihal contoh
Lembar Kendali Dokumen.
Gambar 4.19. Bagian 6 dari 7 pada Google Form
• Bagian 7
Merupakan pertanyaan kepada Responden perihal kritik dan
saran secara keseluruhan dari bagian 2 sampai dengan 6.
Gambar 4.20. Bagian 7 dari 7 pada Google Form
28
c. Output
Output dari kegiatan 5 merupakan tanggapan dan saran dari Balai
kepada Penulis untuk perbaikan Rancangan SOP Pengarsipan Dokumen
Pemilihan. Aplikasi Google Form, juga digunakan sebagai wahana
pengganti Forum Group Discussion (FGD) dalam
menyampaikan/mensosialisasikan kepada Balai P2JK terkait akan
adanya SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan.
Gambar 4.21. Tanggapan Bagian 1
Gambar 4.22. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 2
29
Gambar 4.23. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 2
Gambar 4.24. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 2
Gambar 4.25. Tanggapan Pertanyaan 4 pada Bagian 2
30
Gambar 4.26. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 3
Gambar 4.27. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 3
Gambar 4.28. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 3
31
Gambar 4.29. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 4
Gambar 4.30. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 4
Gambar 4.31. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 4
32
Gambar 4.32. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 5
Gambar 4.33. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 5
Gambar 4.34. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 5
33
Gambar 4.35. Tanggapan Pertanyaan 1 pada Bagian 6
Gambar 4.36. Tanggapan Pertanyaan 2 pada Bagian 6
Gambar 4.37. Tanggapan Pertanyaan 3 pada Bagian 6
34
Gambar 4.38. Tanggapan Bagian 7
d. Nilai Mata Pelatihan Agenda II
Nilai Mata Pelatihan Agenda II yang terkait pada kegiatan ke 5 adalah
Nasionalisme yaitu amanah dalam menyampaikan rancangan SOP ke
Balai P2JK, saling menghormati dalam komunikasi 2 arah melalui
google form, gotong royong dalam memberi tanggapan dan masukan,
musyawarah mufakat dalam memutuskan draft SOP, kekeluargaan
dalam penyampaian draft SOP, menghargai tanggapan dan saran dari
Balai P2JK.
6. Pembuatan Laporan
a. Membuat laporan aktualisasi dan bahan tayang
Setelah melakukan perbaikan berdasarkan tanggapan dan saran dari
hasil survey dan diskusi dengan Mentor, penulis melakukan pembuatan
laporan dan bahan tayang untuk dipresentasikan pada seminar 2.
35
Gambar 4.39. Pembuatan Laporan
b. Membuat surat perihal informasi rancangan SOP Pengarsipan
Dokumen Pemilihan ke Kepala UKPBJ
Sebagai output hasil aktualisasi, Usulan Rancangan SOP Pengarsipan
Dokumen Pemilihan ke Balai P2JK diinformasikan ke Kepala UKPBJ
yaitu Direktur Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi (terlampir)
c. Nilai Mata Pelatihan Agenda II
Nilai Mata Pelatihan Agenda II terkait dengan kegiatan 6 adalah Anti
Korupsi yaitu bertanggung jawab pada output, kerja keras, dan mandiri
dalam melaksanakan tugas.
4.2.3. Kendala dan Upaya
Kendala yang dihadapi saat pelaksanaan aktualisasi adalah dalam
mendapatkan informasi perihal contoh Dokumen Pemilihan,
dikarenakan penulis melakukan OJT di Kantor Pusat (Jakarta)
sedangkan Dokumen Pemilihan diarsipkan di Balai P2JK. Upaya yang
dilakukan penulis untuk mengatasi kendala adalah dengan mencari
informasi ke Direktorat Penyelenggaraan untuk mendapatkan contoh
Dokumen Pemilihan.
4.3. Analisa Dampak Aktualisasi
Dalam pelaksanaan aktualisasi, penulis belum dapat melakukan implementasi
SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan, sehingga ada dampak yang harus
dianalisa.
36
4.3.1. Dampak jika Aktualisasi diaplikasikan
SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan jika dapat diaplikasikan di Balai
P2JK akan berdampak:
1. Tertib administrasi, sehingga apabila dibutuhkan Dokumen
Pemilihan akan lebih mudah untuk dipanggil kembali;
2. Menerapkan prinsip 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin),
sehingga Dokumen yang diarsipkan dapat terjaga hingga selesainya
masa umur dokumen;
3. Kepastian penanggung jawab dokumen terjamin;
4. Kepastian lokasi pengarsipan dokumen, sehingga seluruh dokumen
dapat diarsipkan di Balai P2JK dan Balai P2JK bertanggung jawab
dalam menjaga kelestarian arsip.
4.3.2. Dampak jika Aktualisasi tidak diaplikasikan
SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan jika tidak diaplikasikan di Balai
P2JK akan berdampak:
1. Adanya indikasi tidak tertib administrasi dikarenaka belum ada
standar prosedur yang mengatur secara khusus untuk Dokumen
Pemilihan;
2. Belum menerapkan prinsip 5R, karena dikhawatirkan dokumen yang
ada hanya menjadi tumbukan berkas yang tidak ada perlakuan
khusus;
3. Tidak ada kejelasan penanggung jawab dokumen, sehingga dokumen
berpotensi hilang;
4. Sulitnya dalam mencari lokasi dokumen dikarenakan belum
tersusunnya lokasi pengarsipan dokumen.
4.3.3. Dampak bagi CPNS
Dengan adanya aktualisasi, membantu CPNS untuk dapat lebih
memahami permasalahan substansial terkait alur pengadaan, dan dapat
memahami jenis-jenis dokumen yang ada di Balai P2JK.
37
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Kesimpulan dari kegiatan aktualisasi ini adalah sebagai berikut:
1. Kegiatan aktualisasi merupakan bagian dari kegiatan Pelatihan Dasar
CPNS di Kementerian PUPR;
2. Ruang lingkup kegiatan aktualisasi disesuaikan dengan lokasi On Job
Training pada Unit Kerja yaitu di Subdirektorat Sistem dan Pengaturan
Pengadaan Jasa Konstruksi, Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi,
Direktorat Jendral Bina Konstruksi;
3. Gagasan pemecahan isu yang dirumuskan adalah Usulan Rancangan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengarsipan Dokumen Pemilihan
Di Balai Pelaksanaan Pemilihan Jasa Konstruks;
4. Kegiatan-kegiatan dalam rangka pemecahan isu adalah sebagai berikut:
a. Mengumpulkan informasi mengenai Dokumen Pemilihan beserta
peraturan terkait Pengadaan Jasa Konstruksi;
b. Membaca dan memeriksa kelengkapan contoh Dokumen
Pemilihan;
c. Identifikasi kode, indeks, dan tunjuk silang sesuai peraturan terkait
pengarsipan dokumen;
d. Pembuatan Rancangan Standar Operasional Prosedur Pengarsipan
Dokumen Pemilihan;
e. Sosialisasi rancangan SOP Pengarsipan Dokumen Pemilihan ke
BP2JK untuk mendapatkan tanggapan dan saran dari Balai P2JK;
f. Pembuatan Laporan dan surat ke Kepala UKPBJ.
5. Nilai-nilai ANEKA serta peran serta dan kedudukan ASN dalam NKRI
terdiri diaktualisasikan dalam tahapan kegiatan pemecahan isu sebagai
proses internalisasi nilai-nilai tersebut.
38
6. Kegiatan aktualisasi ini memberikan kontribusi dalam perwujudan
tugas dan fungsi unit kerja, dalam pengerjaan misi dan pencapaian visi
organisasi serta menguatkan nilai organisasi (iPROVE).
7. CPNS dapat mengimplementasikan dan harapannya dapat menjadikan
kebiasaan untuk menerapkan nilai-nilai ANEKA dan iPROVE dalam
menjalankan peran ASN kedepannya sekaligus dalam pelaksanaan
tugas di unit kerja nantinya.
5.2. Rekomendasi
Hasil akhir dari kegiatan aktualisasi ini adalah usulan rancangan SOP
Pengarsipan Dokumen Pemilihan, sehingga penulis merekomendasikan
beberapa hal untuk dapat diteruskan setelah melakukan aktualisasi ini
antara lain:
1. Dapat dilanjutkan untuk membuat rancangan SOP Pengarsipan
Dokumen Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia dari tahap awal
(perencanaan) hingga serah terima pekerjaan;
2. Rancangan SOP dapat disahkan dan diterapkan di Balai, sehingga
dapat terwujudnya arsip dinamis.
39
DAFTAR PUSTAKA
Republik Indonesia. 2014. Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6. Jakarta.
Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia. 2015. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 881. Jakarta.
Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia. 2016. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Ardip Dinamis Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 946. Jakarta.
Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia. 2018. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 801. Jakarta.
Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia. 2018. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 13.1/PRT/M/2015 tentang Rencana Strategis Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Tahun 2015–2019. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 607. Jakarta.
Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia. 2019. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2019 tentang Tugas dan Fungsi Organisasi dan Tata Kerja. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 96. Jakarta.
Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia. 2019. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2019 tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi Melalui Penyedia. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 319. Jakarta.
Agus, dkk. 2019. Perpres No. 16 Tahun 2018 dan SPSE 4.3. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama
Sekretariat Jenderal. 2015. Surat Perintah Kepala Biro Umum Nomor 5 Tahun 2015 tentang Standar Operasional Prosedur Bagian Administrasi Perkantoran Sub Bagian Kearsipan. Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Tahun 2015. Jakarta
40
LAMPIRAN
Lampiran 1. Matriks Rancangan Aktualisasi Lampiran 2. Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi Lampiran 3. Realisasi Aktualisasi Lampiran 4. Daftar Dokumen Pemilihan Pekerjaan Konstruksi (1 File) Lampiran 5. Daftar Dokumen Pemilihan Pekerjaan Konstruksi (2 File) Lampiran 6. Dokumen Seleksi Jasa Konsultansi (2 File) – Waktu Penugasan Lampiran 7. Dokumen Seleksi Jasa Konsultansi (2 File) - Lumsum Lampiran 8. Usulan Rancangan SOP Lampiran 9. Contoh Tanda Terima Dokumen Lampiran 10. Contoh Lembar Disposisi Lampiran 11. Tata Cara Pengkodean Dokumen Lampiran 12. Lembar Kendali Dokumen Lampiran 13. Tata Cara Pemberkasan Arsip Aktif Lampiran 14. Tata Cara Pengelolaan Arsip Vital Lampiran 15. Peralatan Arsip Aktif dan Inaktif Lampiran 16. Lembar Kendali Mentor Lampiran 17. Lembar Kendali Coach
41
Lampiran 1. Matriks Rancangan Aktualisasi
Unit Kerja : Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi, Direktorat Jendral Bina Konstruksi
Identifikasi Isu : 1. Belum adanya standar pengarsipan dokumen pemilihan di Balai P2JK.
2. Belum adanya alokasi tempat untuk pengarsipan dokumen lelang didesain Kantor Balai P2JK.
3. Kurang terciptanya prinsip 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin).
Isu yang Diangkat : Belum adanya standar pengarsipan dokumen lelang, baik di Pusat maupun di Balai P2JK.
Gagasan Pemecahan Isu : Rancangan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengarsipan Dokumen Pemilihan
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi
dengan Mata Pelatihan Kontribusi Terhadap Visi
Misi Organisasi Penguatan Nilai
Organisasi 1 2 3 4 5 6 7 1. Mengumpulkan
informasi mengenai dokumen
a. Melakukan
wawancara dengan
beberapa
Narasumber
b. Melakukan
identifikasi
dokumen
Daftar dokumen Penerapan nilai Nasionalisme yaitu saling menghormati, gotong royong, kekeluargaan, musyawarah mufakat dalam berdiskusi
Mengaplikasikan tugas dan fungsi yaitu melaksanakan penyusunan standar, prosedur, dan kriteria di bidang pengaturan dan pengembangan sistem pelaksanaan pengadaan jasa konstruksi dan layanan informasi pengadaan jasa konstruksi.
Integritas : • Melaksanakan tugas
dengan jujur
• Bersikap dan
berperilaku sesuai
antara perbuatan dan
ucapan.
Profesional : Merumuskan perencanaan dan program kegiatan sesuai dan patuh dengan
2. Membaca dan memeriksa kelengkapan arsip
a. Membaca contoh
dokumen
b. Mengidentifikasi
kelengkapan
dokumen
Ceklist kelengkapan dokumen/Lembar kendali dokumen
Penerapan nilai Komitmen Mutu yaitu output yang efektif dan efisien
42
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi dengan Mata Pelatihan
Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi
Penguatan Nilai Organisasi
1 2 3 4 5 6 7 3. Identifikasi kode,
indeks, dan tunjuk silang
a. Mengidentifikasi
pengelompokan
dokumen
b. Membuat kode
dokumen
c. Berkoordinasi
dengan Mentor
untuk penetapan
kode dokumen
Tata cara pengkodean dokumen
Penerapan nilai Akuntabilitas yaitu kejelasan ouput, konsisten dalam bekerja hingga mendapatkan output sesuai target
prosedur, serta berkomitmen terhadap pencapaian hasil. Orientasi Misi : Melaksanakan tugas habituasi yang berorientasi terhadap visi dan misi organisasi. Visioner : Memiliki pandangan ke depan untuk pencapaian tujuan yang besar dan kemajuan organisasi Etika Akhlakul Karimah : Berperilaku sopan kepada pimpinan dan rekan.
4. Pembuatan Standar Operasional Prosedur Pengarsipan
a. Membuat
rancangan SOP
pengarsipan
dokumen
b. Mendiskusikan
dengan Mentor
Rancangan SOP Pengarsipan Dokumen dan kelengkapannya
Penerapan nilai Etika Publik yaitu berintegritas dalam proses penyelesaian output, sopan dalam berkomuniksi dengan atasan, taat perintah dan aturan atasan
5. Sosialisasi rancangan SOP
a. Membuat
Rancangan SOP
dalam bentuk
softcopy (pdf)
b. Mensosialisasikan
ke balai untuk
meminta saran
dan tanggapan
Tanggapan dan saran yang membangun
Penerapan nilai Nasionalisme yaitu amanah dalam menyampaikan rancangan SOP, saling menghormati, gotong royong, musyawarah mufakat, kekeluargaan, menghargai pendapat, bijaksana dalam pengambilan keputusan musyawarah
43
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi dengan Mata Pelatihan
Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi
Penguatan Nilai Organisasi
1 2 3 4 5 6 7 6. Pembuatan Laporan a. Membuat
Laporan
Aktualisasi dan
bahan tayang
b. Membuat surat ke
Kepala UKPBJ
Laporan, Bahan Tayang, dan Surat
Penerapan nilai Anti Korupsi yaitu bertanggung jawab pada output, kerja keras, dan mandiri dalam melaksanakan tugas
44
Lampiran 2. Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
6 Membuat Laporan
a. Membuat laporan aktualisasi
b. Membuat bahan tayang seminar 2
c. Mendiskusikan dengan mentor
d. Membuat surat usulan ke Kepala UKPBJ
d. Coaching
4
Pembuatan Standar Operasional Prosedur Pengarsipan
a. Membuat rancangan SOP pengarsipan dokumen
b. Mendiskusikan dengan Mentor
5 Sosialisasi rancangan SOP
a. Membuat Rancangan SOP dalam bentuk softcopy (pdf) b. Mensosialisasikan ke balai untuk meminta saran dan tanggapan
2Membaca dan memeriksa kelengkapan arsip
a. Membaca contoh dokumen
b. Memeriksa kelengkapan dokumen
3Identifikasi kode, indeks, dan tunjuk silang
a. Mengidentifikasi pengelompokan dokumen
b. Membuat kode dokumen
c. Berkoordinasi dengan Mentor untuk penetapan kode dokumen
Mgg 4 Mgg 5 Mgg 6 Mgg 7
1
Mengumpulkan informasi mengenai dokumen
a. Melakukan wawancara dengan beberapa narasumber
b. Melakukan identifikasi dokumen
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Renc/Real
Hari KerjaAgustus September
Mgg 1 Mgg 2 Mgg 3
45
Lampiran 3. Realisasi Aktualisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
No. Kegiatan
d. Membuat surat usulan ke Kepala UKPBJ
Mgg 1 Mgg 2
SeptemberHari Kerja
Tahapan Kegiatan Renc/Real
a. Melakukan wawancara dengan beberapa narasumber
Mgg 3 Mgg 4 Mgg 5 Mgg 6 Mgg 7
b. Membuat bahan tayang seminar 2
a. Membuat laporan aktualisasi
b. Mensosialisasikan ke balai untuk meminta saran dan tanggapan
a. Membuat Rancangan SOP dalam bentuk softcopy (pdf)
Agustus
b. Mendiskusikan dengan Mentor
a. Membuat rancangan SOP pengarsipan dokumen
c. Berkoordinasi dengan Mentor untuk penetapan kode dokumen
b. Membuat kode dokumen
a. Mengidentifikasi pengelompokan dokumen
b. Memeriksa kelengkapan dokumen
a. Membaca contoh dokumen
b. Melakukan identifikasi dokumen
d. Coaching
Membuat Laporan6
Sosialisasi rancangan SOP5
Pembuatan Standar Operasional Prosedur Pengarsipan
4
Identifikasi kode, indeks, dan tunjuk silang
3
Membaca dan memeriksa kelengkapan arsip
2
Mengumpulkan informasi mengenai dokumen
1
c. Mendiskusikan dengan mentor
Dokumen Tender : UmumPengumumanInstruksi Kepada PesertaLembar Data PemilihanBentuk Dokumen Penawaran
Dokumen AdministrasiSurat PenawaranJaminan Penawaran Asli (apabila disyaratkan)Surat Perjanjian Kerjasama Operasi (apabila peserta membentuk KSO)
Dokumen Penawaran TeknisMetode Pelaksanaan PekerjaanJangka Waktu Pelaksanaan PekerjaanDaftar Peralatan UtamaDaftar Personel ManajerialFormulir Rencana Keselamatan Konstruksi (RKK)Daftar Bagian Pekerjaan yang Disubkan (apabila disyaratkan)
Dokumen Penawaran HargaSesuai Surat Penawaran dalam Dokumen AdministrasiDaftar Kuantitas dan Harga (untuk bagian Pekerjaan Harga Satuan)Daftar Keluaran dan Harga (untuk bagian Pekerjaan Lumsum)Khusus (apabila ada evaluasi kewajaran harga di bawah 80% HPS)
Formulir Analisa Harga Satuan Pekerjaan (untuk Pekerjaan Harga Satuan)Formulir Rincian Keluaran dan Harga (untuk Pekerjaan Lumsum)
Rancangan KontrakSurat PerjanjianSyarat-syarat Umum KontrakSyarat-syarat Khusus Kontrak
Spesifikasi Teknis dan/atau GambarDokumen Lain :
SPPBJSPMKJaminan PelaksanaanJaminan Uang Muka (apabila diberikan uang muka)Jaminan PemeliharaanFormulir Rekapitulasi Perhitungan TKDN (apabila diberikan preferensi harga)Formulir Daftar Barang yang diimpor (apabila ada barang yang diimpor)_________________________________
Dokumen Kualifikasi : Lembar Data KualifikasiPakta IntegritasFormulir Isian KualifikasiPetunjuk Pengisian Formulir Isian Kualifikasi bagi peserta KSOTata Cara Evaluasi Kualifikasi
Dokumen Penawaran : Penawaran AdministrasiSurat PenawaranJaminan Penawaran Asli (apabila disyaratkan)Surat Perjanjian Kerja Sama Operasi (apabila terbentuk KSO)
Penawaran TeknisMetode Pelaksanaan PekerjaanJangka Waktu Pelaksanaan PekerjaanDaftar Isian Peralatan Utama
Bukti Kepemilikan Peralatan (STNK, BPKB, Invoice) untuk Peralatan Milik SendiriBukti Pembayaran Sewa Beli (Invoice, UM Angsuran) untuk Peralatan dengan Status Sewa BeliSurat Perjanjian Sewa untuk Peralatan dengan Status Sewa
Daftar Personel ManajerialDaftar Riwayat Pengalaman Kerja / Referensi Kerja dari Pemberi TugasSurat Pernyataan Kepemilikan Sertifikat Kompetensi Kerja
Rencana Keselamatan Konstruksi (RKK)Daftar Isian Pekerjaan
Yang Akan DisubkontraktorkanNominasi Subpenyedia Jasa SpesialisNominasi Subpenyedia Kecil Provinsi Setempat
Dokumen Lain yang Disyaratkan, yaitu __________________________________Penawaran Harga
Penawaran Harga (tercantum dalam Surat Penawaran)Daftar Kuantitas dan Harga (untuk Pekerjaan Harga Satuan)Daftar Keluaran dan Harga (untuk Pekerjaan Lumsum)Khusus (apabila ada evaluasi kewajaran harga di bawah 80% HPS)
Analisa Harga Satuan Pekerjaan (untuk Pekerjaan Harga Satuan)Rincian Keluaran dan Harga (untuk Pekerjaan Lumsum)
Dokumen Lain yang DisyaratkanFormulir Rekapitulasi Perhitungan TKDN (apabila memenuhi syarat untuk diberikan preferensi harga)Daftar Barang Impor (apabila ada)
Lampiran 4. Daftar Dokumen Pemilihan Pekerjaan Konstruksi (1 File)
Dokumen Tender : UmumPengumumanInstruksi Kepada PesertaLembar Data PemilihanBentuk Dokumen Penawaran Administrasi dan Teknis (File I)
Dokumen AdministrasiSurat PenawaranJaminan Penawaran Asli (apabila disyaratkan)Surat Perjanjian Kerjasama Operasi (apabila peserta membentuk KSO)
Dokumen Penawaran TeknisMetode Pelaksanaan PekerjaanJangka Waktu Pelaksanaan PekerjaanDaftar Peralatan UtamaDaftar Personel ManajerialFormulir Rencana Keselamatan Konstruksi (RKK)Daftar Bagian Pekerjaan yang Disubkan (apabila disyaratkan)
Dokumen Penawaran Harga (File II)Sesuai Surat Penawaran dalam Dokumen AdministrasiDaftar Kuantitas dan Harga (untuk bagian Pekerjaan Harga Satuan)Daftar Keluaran dan Harga (untuk bagian Pekerjaan Lumsum)Khusus (apabila ada evaluasi kewajaran harga di bawah 80% HPS)
Formulir Analisa Harga Satuan Pekerjaan (untuk Pekerjaan Harga Satuan)Formulir Rincian Keluaran dan Harga (untuk Pekerjaan Lumsum)
Rancangan Kontrak (Isiian dilengkapi PPK)Surat PerjanjianSyarat-syarat Umum KontrakSyarat-syarat Khusus Kontrak
Spesifikasi Teknis dan/atau GambarDokumen Lain :
SPPBJSPMKJaminan PelaksanaanJaminan Uang Muka (apabila diberikan uang muka)Jaminan PemeliharaanFormulir Rekapitulasi Perhitungan TKDN (apabila diberikan preferensi harga)Formulir Daftar Barang yang diimpor (apabila ada barang yang diimpor)_____________________________________
Dokumen Kualifikasi : Lembar Data KualifikasiPakta IntegritasFormulir Isian KualifikasiPetunjuk Pengisian Formulir Isian Kualifikasi bagi peserta KSOTata Cara Evaluasi Kualifikasi
Dokumen Penawaran : File I (Dokumen Penawaran Administrasi dan Teknis)Penawaran Administrasi
Surat PenawaranJaminan Penawaran Asli (apabila disyaratkan)Surat Perjanjian Kerja Sama Operasi (apabila terbentuk KSO)
Penawaran TeknisMetode Pelaksanaan PekerjaanJangka Waktu Pelaksanaan PekerjaanDaftar Isian Peralatan Utama
Bukti Kepemilikan Peralatan (STNK, BPKB, Invoice) untuk Peralatan Milik SendiriBukti Pembayaran Sewa Beli (Invoice, UM Angsuran) untuk Peralatan dengan Status Sewa BeliSurat Perjanjian Sewa untuk Peralatan dengan Status Sewa
Daftar Personel ManajerialDaftar Riwayat Pengalaman Kerja / Referensi Kerja dari Pemberi TugasSurat Pernyataan Kepemilikan Sertifikat Kompetensi Kerja
Rencana Keselamatan Konstruksi (RKK)Daftar Isian Pekerjaan
Yang Akan DisubkontraktorkanNominasi Subpenyedia Jasa SpesialisNominasi Subpenyedia Kecil Provinsi Setempat
Dokumen Lain yang Disyaratkan, yaitu _____________________________
File II (Dokumen Penawaran Harga)Daftar Kuantitas dan Harga (untuk Pekerjaan Harga Satuan)Daftar Keluaran dan Harga (untuk Pekerjaan Lumsum)Khusus (apabila ada evaluasi kewajaran harga di bawah 80% HPS)
Analisa Harga Satuan Pekerjaan (untuk Pekerjaan Harga Satuan)Rincian Keluaran dan Harga (untuk Pekerjaan Lumsum)
Lampiran 5. Daftar Dokumen Pemilihan Pekerjaan Konstruksi (2 File)
Dokumen Seleksi : Undangan Instruksi Kepada PesertaLembar Data PemilihanBentuk Dokumen Penawaran
Penawaran Administrasi dan Teknis (file I)Dokumen Penawaran AdministrasiDokumen Penawaran Teknis
Dokumen Penawaran Biaya (File II)Rancangan Kontrak (Isiian dilengkapi PPK)
Naskah PerjanjianSyarat-syarat Umum KontrakSyarat-syarat Khusus Kontrak
Kerangka Acuan Kontrak (KAK)Dokumen Lain :
SPPBJSPMKJaminan Uang Muka (apabila diberikan uang muka)_____________________________________
Dokumen Penawaran : File I (Dokumen Penawaran Administrasi dan Teknis)Penawaran Administrasi
Surat Penawaran (sebagaimana tercantum dalam SPSE)Penawaran Teknis
Data pengalaman perusahaanData Organisasi PerusahaanDaftar Pengalaman Kerja 10 (sepuluh) Tahun TerakhirUraian Pengalaman Kerja Sejenis 10 (sepuluh) Tahun Terakhir
Proposal TeknisTanggapan dan Saran Terhadap Kerangka Acuan KerjaUraian Pendekatan, Metodologi, dan Program KerjaJadwal Waktu Pelaksanaan Pekerjaan s/d Serah Terima PekerjaanKomposisi Tim dan PenugasanJadwal Penugasan Tenaga Ahli
Kualifikasi Tenaga AhliDaftar Riwayat Hidup Personel yang DiusulkanReferensi dari Pengguna JasaSurat Pernyataan Kepemilikan Sertifikat Kompetensi KerjaSurat Pernyataan Kesediaan Untuk Ditugaskan
File II (Dokumen Penawaran Biaya)Surat Penawaran Biaya yang di Dalamnya Tercantum Total Biaya PenawaranDaftar Kuantitas dan Harga
Rekapitulasi Penawaran BiayaRincian Biaya Langsung PersonilRincian Biaya Langsung Non-Personil
Rincian Komponen Remunerasi Personel
Lampiran 6. Dokumen Seleksi Jasa Konsultansi (2 File) – Waktu Penugasan
Dokumen Seleksi : Undangan Instruksi Kepada PesertaLembar Data PemilihanBentuk Dokumen Penawaran
Penawaran Administrasi dan Teknis (file I)Dokumen Penawaran AdministrasiDokumen Penawaran Teknis
Dokumen Penawaran Biaya (File II)Rancangan Kontrak (Isiian dilengkapi PPK)
Surat PerjanjianSyarat-syarat Umum KontrakSyarat-syarat Khusus Kontrak
Kerangka Acuan Kontrak (KAK)Dokumen Lain :
SPPBJSPMKJaminan Uang Muka (apabila diberikan uang muka)_____________________________________
Dokumen Penawaran : File I (Dokumen Penawaran Administrasi dan Teknis)Penawaran Administrasi
Surat Penawaran (sebagaimana tercantum dalam SPSE)Penawaran Teknis
Data pengalaman perusahaanData Organisasi PerusahaanDaftar Pengalaman Kerja 10 (sepuluh) Tahun TerakhirUraian Pengalaman Kerja Sejenis 10 (sepuluh) Tahun Terakhir
Proposal TeknisPemahaman dan Saran Terhadap Kerangka Acuan KerjaUraian Pendekatan, Metodologi, dan Program KerjaJadwal Waktu Pelaksanaan Pekerjaan s/d Serah Terima PekerjaanKomposisi Tim dan PenugasanJadwal Penugasan Tenaga Ahli
Kualifikasi Tenaga AhliDaftar Riwayat Hidup Personel yang DiusulkanReferensi dari Pengguna JasaSurat Pernyataan Kepemilikan Sertifikat Kompetensi KerjaSurat Pernyataan Kesediaan Untuk Ditugaskan
File II (Dokumen Penawaran Biaya)Surat Penawaran Biaya yang di Dalamnya Tercantum Total Biaya PenawaranDaftar Keluaran dan HargaSurat Pernyataan Telah Mematuhi Peraturan Perundang-Undangan Terkait Standar Remunerasi Tenaga AhliRincian Komponen Remunerasi Personel
Lampiran 7. Dokumen Seleksi Jasa Konsultansi (2 File) - Lumsum
Lampiran 8. Usulan Rancangan SOP
POKJA KEPALA PETUGAS YANG DITUNJUK
1 Seluruh Dokumen Pemilihan 15 menit Tanda Terima Dokumen
2 Seluruh Dokumen Pemilihan 15 menit Lembar Disposisi
3 Seluruh Dokumen Pemilihan & Lembar Disposisi
45 menit Label Kode Dokumen
4 Seluruh Dokumen Pemilihan yang sudah diberi label kode dokumen & Lembar Disposisi
- Apabila Dokumen Pemilihan belum lengkap, dimintakan kelengkapannya ke Pokja dengan tetap melakukan pengarsipan terhadap dokumen yang sudah diterima
30 menit Lembar kendali dokumen
- Melakukan pengarsipan (mengisi daftar rekap arsip dan menata Dokumen ke dalam folder/filling cabinet)
60 menit Rekapan Arsip
5 15 menit BASTD
Total Waktu Proses Terpanjang 150 menitKeterangan Total Waktu Proses Terpendek 120 menit
Petugas yang Ditunjuk : Sekretaris/Petugas Arsip/Staff Lain
: Mulai/Selesai
: Proses
: Pengambilan Keputusan
Sekretaris melakukan pengecekan kelengkapan dokumen
Sekretaris membuat Berita Acara SerahTerima Dokumen (BASTD)
PENGARSIPAN DOKUMEN PEMILIHAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Pokja melapor bahwa proses pemilihan selesai dan menyerahkan seluruh Dokumen terkait proses pemilihan kepada Kepala BP2JK
Kepala BP2JK mendisposisikan Dokumen Pemilihan ke Sekretaris untuk diarsipkan
Sekretaris melakukan identifikasi kode, indeks, dan tunjuk silang pada dokumen
KEGIATANNO OUTPUTWAKTUKELENGKAPANBP2JK
Tidak
Ya
Lampiran 9. Contoh Tanda Terima Dokumen
Kepada Yth.________________________________________di Tempat
Bersama ini kami kirimkan barang/dokumen dengan rincian sebagai berikut:NO NAMA KETERANGAN
BARANG / DOKUMEN JUMLAH SATUAN
Tanggal Pengiriman : ____ / ____ / 2 0 __ __Pengirim,
( ________________________ )
Seluruh barang/dokumen diatas telah diterima dengan baik / dengan catatan. *)
Tanggal diterima : ____ / ____ / 2 0 __ __Penerima Dokumen,
( ________________________ )
KUANTITAS
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYATDIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI
BALAI PELAKSANA PEMILIHAN JASA KONSTRUKSI WILAYAH ________________________
TANDA TERIMA DOKUMEN
Lampiran 10. Contoh Lembar Disposisi
Dari :Nomor Surat : / Tanggal Surat :Perihal :
Nomor Agenda : / Tanggal diterima :
Kepada Yth :Kepala Balai
Sekretaris
Ka. Tata Usaha
________________________
Sifat :Biasa Perlu Perhatian Khusus
Mendesak Perhatian Batas Waktu
Mohon bantuan Saudara untuk:Diketahui sebagai informasi Hadir mewakili saya
Mempelajari dan memberi saran Membicarakan dengan saya
Diproses sesuai prosedur Menyiapkan jawaban/bahan
Koordinasikan dengan unit terkait Ikut hadir/menunjuk wakil
Menyimpan dalam file Di copy untuk ________________
______________________ Selesai sebelum tanggal _____________
CATATAN :
Tanggal disposisi : ____ / ____ / 2 0 __ __BP2JK ___________________
( ________________________ )
LEMBAR DISPOSISI
WILAYAH ________________________BALAI PELAKSANA PEMILIHAN JASA KONSTRUKSI
DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSIKEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
Lampiran 11. Tata Cara Pengkodean Dokumen
Nama Proyek / BA
P B - - - - -
Keterangan:Direktorat = Pengadaan Barang/Jasa (PB)
Masalah & = 01 Pengadaan Barang yang dilakukan melalui Pemilihan Penyedia Barang/JasaSub Masalah 01 Melalui Pelelangan Umum
02 Melalui Pelelangan Terbatas03 Melalui Pelelangan Sederhana04 Melalui Penunjukan Langsung05 Melalui Pengadaan Langsung06 Melalui Kontes
02 Pengadaan Pekerjaan Konstruksi yang Dilakukan melalui Pemilihan Penyedia Barang/Jasa01 Melalui Pelelangan Umum02 Melalui Pelelangan Terbatas03 Melalui Pelelangan Langsung04 Melalui Penunjukan Langsung05 Melalui Pengadaan Langsung
03 Pengadaan Jasa Konsultasi yang Dilakukan melalui Pemilihan Penyedia Barang/Jasa01 Melalui Seleksi Umum02 Melalui Seleksi Sederhana03 Melalui Penunjukan Langsung04 Melalui Pengadaan Langsung05 Melalui Sayembara
04 Pengadaan Jasa Lainnya yang dilakukan melalui Pemilihan Penyedia Barang/Jasa01 Melalui Pelelangan Umum02 Melalui Pelelangan Sederhana03 Melalui Penunjukan Langsung04 Melalui Pengadaan Langsung05 Melalui Sayembara
Nomor BP2JK : 0 1 : BP2JK Wilayah Sumatera Utara 1 8 : BP2JK Wilayah Sulawesi Selatan0 2 : BP2JK Wilayah Nanggroe Aceh Darussalam 1 9 : BP2JK Wilayah Sulawesi Tengah0 3 : BP2JK Wilayah Jambi 2 0 : BP2JK Wilayah Sulawesi Tenggara0 4 : BP2JK Wilayah Kepulauan Riau 2 1 : BP2JK Wilayah Kalimantan Barat0 5 : BP2JK Wilayah Riau 2 2 : BP2JK Wilayah Kalimantan Selatan0 6 : BP2JK Wilayah Sumatera Barat 2 3 : BP2JK Wilayah Kalimantan Tengah0 7 : BP2JK Wilayah Bengkulu 2 4 : BP2JK Wilayah Kalimantan Timur0 8 : BP2JK Wilayah Kepulauan Bangka Belitung 2 5 : BP2JK Wilayah Kalimantan Utara0 9 : BP2JK Wilayah Lampung 2 6 : BP2JK Wilayah Bali1 0 : BP2JK Wilayah Sumatera Selatan 2 7 : BP2JK Wilayah Nusa Tenggara Barat1 1 : BP2JK Wilayah D.K.I Jakarta 2 8 : BP2JK Wilayah Nusa Tenggara Timur1 2 : BP2JK Wilayah Banten 2 9 : BP2JK Wilayah Maluku1 3 : BP2JK Wilayah Jawa Barat 3 0 : BP2JK Wilayah Maluku Utara1 4 : BP2JK Wilayah D.I. Yogyakarta 3 1 : BP2JK Wilayah Papua1 5 : BP2JK Wilayah Jawa Tengah 3 2 : BP2JK Wilayah Papua Barat1 6 : BP2JK Wilayah Jawa Timur 3 3 : BP2JK Wilayah Sulawesi Utara1 7 : BP2JK Wilayah Sulawesi Barat 3 4 : BP2JK Wilayah Gorontalo
Jenis Dokumen : 0 1 : Dokumen Kualifikasi0 2 : Dokumen Tender0 3 : Dokumen Penawaran0 4 : Berita Acara Hasil Pemilihan0 5 : Dokumen Sanggah (Sanggah & Jawaban Sanggah)0 6 : Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa0 7 : Dokumen Lainnya, _______________________
PENGKODEAN DOKUMEN SESUAI PERMEN PUPR NO. 16/2018
Direktorat Masalah Sub Masalah Nomor BP2JK Jenis Dokumen
Lampiran 12. Lembar Kendali Dokumen
KODE DOKUMEN : P B - ____ ____ - ____ ____ - ____ ____ - ____ _____ - _______________________________
No. Tanggal Diterima ASLI Copy Terkendali Paraf Nama Petugas Keterangan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
1 Dokumen Kualifikasi
2 Dokumen Tender
3 Dokumen Penawaran
4 Berita Acara Hasil Pemilihan (BAHP)
5 Dokumen Sanggah
6 Jawaban Sanggah
7 Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)
8 Jaminan Penawaran
9
10
KeteranganKolom No. (1) : Nomor urutKolom No. (2) : diisi tanda check ( √ ) jika dokumen sudah ada/lengkap.Kolom No. (3) : Nama dokumenKolom No. (4) : diisi tanggal dokumen diterimaKolom No. (5) : diisi tanda check ( √ ) jika dokumen "ASLI"Kolom No. (6) : diisi tanda check ( √ ) jika dokumen "Copy Terkendali"Kolom No. (7) : diisi paraf petugas pengecek dokumenKolom No. (8) : diisi nama petugas pengecek dokumenKolom No. (9) : diisi keterangan lain-lain jika diperlukan
Nama Dokumen
LEMBAR KENDALI DOKUMEN
JDIH Kementerian PUPR
LAMPIRAN II
PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
NOMOR 23/PRT/M/2016
TENTANG
PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN
PERUMAHAN RAKYAT
TATA CARA PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
1. MEMILAH ARSIP DAN NON-ARSIP
Memilah non arsip yang tidak perlu di simpan, seperti duplikasi arsip,
map atau amplop.
2. MEMERIKSA KELENGKAPAN ARSIP
Memeriksa kelengkapan lampiran arsip, jika belum lengkap atau
terdapat kekurangan maka diberi catatan khusus dilembar yang berbeda
dan diberi keterangan belum lengkap.
3. MEMBACA ARSIP
Membaca arsip untuk mengetahui dan menentukan kode, indeks, dan
tunjuk silang apabila diperlukan.
4. MENULISKAN KODE, INDEKS, DAN TUNJUK SILANG
Menuliskan kode, indeks, dan tunjuk silang apabila diperlukan.
Kode dimaksudkan untuk menyingkat tulisan mengenai masalah pada
klasifikasi arsip.
Indeks dimaksudkan untuk menetapkan istilah atau kode arsip yang
digunakan untuk penemuan kembali arsip dan sebagai informasi arsip
terhadap klasifikasi.
Tunjuk silang dimaksudkan untuk memberi informasi mengenai
lampiran arsip yang memerlukan tempat penyimpanan khusus,
misalnya lampiran berupa peta.
JDIH Kementerian PUPR
Contoh:
Nomor : …………………………. Jakarta, 21 Desember 2015
Lampiran : ………………………….
Kepada Yth,
...............................
................................
Hal : Penyampaian Peta Infrakstuktur pada Banjir Manado 2014
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
............................................................................................................
........................................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Pencipta Arsip,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap
NIP ..............................
LOGO
KOP SURAT
UNIT ORGANISASI ESELON I/PENCIPTA ARSIP
5. MENGELOMPOKKAN ARSIP
Mengelompokkan arsip berdasarkan kode dan indeks. Bagi arsip yang
memiliki kode dan indeks yang sama dikelompokkan menjadi satu
berkas. Terdapat 3 jenis pengelompokkan berkas arsip, yaitu:
a. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan urusan (dosir), diatur
menurut urutan dasar proses kegiatan/ pekerjaan.
Contoh: proses perencanaan hingga akhir kegiatan seperti lelang
b. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan masalah (rubrik),
diatur menurut urutan pokok masalah.
Contoh: arsip dengan kode HM dberkaskan dengan kode HM, arsip
dengan kode KJ diberkaskan dengan kode KJ
c. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan jenis (seri), diatur
menurut urutan angka jika indeks berupa angka (naskah dinas
arahan), dan menurut abjad jika indeks berupa huruf (personal file).
Contoh: urutan penomoran arsip pada produk hukum, seperti
PERMEN PUPR No.01/ PRT/M/2014, PERMEN PUPR No.02/
PRT/M/2014, dan PERMEN PUPR No.03/ PRT/M/2014
PA0203 Banjir Manado
Tunjuk Silang:
Lihat Lemari Gambar Rak A.1
Peta Infrasktruktur pada Banjir
Manado Tunjuk
Silang
Indeks
Kode
JDIH Kementerian PUPR
6. MEMASUKKAN ARSIP KE DALAM FOLDER
Arsip yang telah diberkaskan dimasukkan ke dalam folder.
Contoh:
7. PEMBERIAN LABEL PADA TAB FOLDER
Contoh:
8. PEMBERIAN LABEL PADA TAB SEKAT (GUIDE)
Contoh:
9. MENATA SEKAT
Menata Sekat (guide) sesuai dengan kode klasifikasi arsip yang akan
disimpan dan sesuai dengan urutan sekat. Sekat I, II, dan III dengan
kode yang sama disusun dari depan ke belakang. Untuk sekat dengan
kode yang berbeda, disusun sesuai dengan urutan klasifikasi arsip.
PA0203
Banjir Manado
PA 02 03
Sekat I (Guide Premier),
diberi keterangan mengenai
masalah pertama (pokok
masalah).
Sekat II (Guide Sekunder),
diberi keterangan mengenai
sub masalah (sub masalah).
Sekat III (Guide Tersier),
diberi keterangan mengenai
sub-sub masalah (sub-sub
masalah).
PA0203
PA0203
JDIH Kementerian PUPR
Contoh:
10. MENATA FOLDER DALAM SUSUNAN SEKAT
Folder diletakkan di belakang Sekat III (Guide Tersier), dimana kode
klasifikasi arsip yang tercantum pada Sekat III sesuai dengan kode arsip
folder tersebut.
Jika indeks berupa huruf, folder disusun berdasarkan urutan abjad.
Jika indeks berupa angka, folder disusun dari angka terkecil hingga
angka terbesar.
03 02
PA
Sekat I (Guide Premier), diletakkan di urutan pertama/depan.
Sekat II (Guide Sekunder), diletakkan di urutan kedua/tengah atau berada di belakang Sekat I.
Sekat III (Guide Tersier), diletakkan di urutan
terakhir/belakang atau berada di belakang Sekat II.
03 02
PA
Banjir Aceh
Banjir Jakarta
Banjir Manado
03 02
PA
Tahun 2011
Tahun 2012
Tahun 2013
JDIH Kementerian PUPR
11. MEMASUKKAN KE DALAM FILLING CABINET ATAU BOX FILE
Contoh Filling Cabinet
Contoh Box File
12. MEMBUAT DAFTAR ARSIP AKTIF
Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas, yaitu:
a. Daftar Berkas
Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat: unit pengolah, nomor
berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu,
jumlah, dan keterangan.
0
3 0
2 P
A
JDIH Kementerian PUPR
Contoh:
b. Daftar Isi Berkas
Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: nomor berkas, nomor
item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah,
dan keterangan.
Contoh:
MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,
ttd
M.BASUKI HADIMULJONO
JDIH Kementerian PUPR
LAMPIRAN V
PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
NOMOR 23/PRT/M/2016
TENTANG
PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN
PERUMAHAN RAKYAT
TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP VITAL
A. JENIS ARSIP VITAL
1. Naskah Dinas Arahan (Peraturan dan Keputusan Menteri dan
pejabat Eselon I yang autentik/asli (tanda tangan basah) mulai
dari konsep pembahasan hingga penetapan dan masih berlaku;
2. Personal file;
3. Risalah rapat/pengarahan Menteri/Pimpinan;
4. MoU dan perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam
maupun luar negeri yang masih berlaku;
5. Arsip-arsip yang berkaitan dengan Aset /Barang Milik Negara
(Sertifikat Hak Milik, BPKB);
6. Kontrak pekerjaan fisik dan Gambar/As Build Drawing, dan
dokumen lain yang menyertainya;
7. Arsip Hak Kekayaan Intelektual/Hak Paten yang masih berlaku;
8. Hasil-hasil Penelitian yang belum dan sudah dipublikasi;
9. Laporan Neraca Keuangan Pemerintah/Kementerian;
10. Arsip pembangunan bidang Pekerjaan Umum dan Perumahan
Rakyat di wilayah perbatasan;
11. Arsip-arsip yang masih digunakan secara langsung dalam
operasional pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian lainnya; dan
12. Arsip vital lainnya.
B. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP VITAL
1. Identifikasi
Identifikasi dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip
JDIH Kementerian PUPR
vital yang ada di unit kerja masing-masing, berdasarkan daftar Arsip
Vital.
2. Penataan Arsip Vital
Penataan arsip vital dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut:
a. Pemeriksaan
Melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas arsip vital yang akan
ditata, berkas arsip yang lengkap harus menggambarkan proses
kegiatan dari awal sampai akhir dan kondisi fisik berkas.
b. Menentukan Indeks berkas
Tentukan kata tangkap, berupa nomor, nama lokasi, masalah atau
subyek.
Contoh Indeks: Sertifikat Tanah Rumah Negara
c. Menggunakan tunjuk silang apabila ada berkas yang memiliki
keterkaitan dengan berkas yang memiliki jenis media yang berbeda.
Contoh: Rancang Bangun Gedung Pusat Penyimpanan Arsip
(Pusimpar) Kintaka Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan
Rakyat dengan Berkas perencanaan pembangunan gedung Pusat
Penyimpanan Arsip (Pusimpar) Kintaka Kementerian Pekerjaan
Umum dan Perumahan Rakyat.
d. Pelabelan
Memberikan label pada sarana penyimpan arsip:
1) Arsip disimpan pada Pocket File, yaitu sarana untuk menyimpan
arsip vital yang bermediakan kertas, terbuat dari karton manila
dengan bentuk seperti map menyerupai amplop besar.
Contoh:
2) Arsip yang disimpan pada Pocket File, Label di cantumkan pada
Bagian depan Pocket File.
Label kertas stiker yang digunakan untuk menuliskan indeks
atau judul berkas arsip vital dan sebaiknya mempergunakan
JDIH Kementerian PUPR
kertas yang berkualitas baik dan berwarna terang sehingga
tidak mudah rusak, dan mudah dibaca.
Contoh:
3) Arsip peta/rancang bangun.
4) Arsip yang menggunakan media magnetic label dicantumkan
pada:
a) Untuk arsip foto, negative foto ditempel pada lajur atas
plastik transparan, positive foto ditempel pada bagian
belakang foto dan amplop atau pembungkus;
b) Untuk slide ditempelkan pada frame;
c) Video dan film ditempelkan pada bagian luar dan lapisan
transparan (seperti negative foto) dan pada wadahnya; dan
d) Untuk kaset/cd ditempelkan pada kaset/cd nya dan
wadahnya.
e. Penempatan Arsip
Kegiatan penempatan arsip pada sarana penyimpanan sesuai
dengan jenis media arsip.
1) Ruang Penyimpanan
Ruang penyimpanan arsip vital di setiap Pimpinan Tinggi
Pratama dan Administrator tertentu di Lingkungan menyatu
dengan ruang central file.
2) Filing Cabinet
Filing Cabinet adalah sarana untuk penyimpanan berkas arsip
vital, memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki
daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam kebakaran), kedap air
dan dapat dikunci.
Indeks : Rumah Negara
Judul : Sertifikat Tanah
Rumah Negara Gol. III
JDIH Kementerian PUPR
Contoh:
3) Horizontal Cabinet
Horizontal Cabinet adalah yang digunakan untuk menyimpan
arsip vital berbentuk peta atau rancang bangun, memiliki
karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan
sekurang-kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air
dan dapat dikunci.
Contoh:
4) Roll O Pack
Roll O Pack adalah Lemari penyimpan arsip yang disusun
sejajar dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu
sama lain dengan ringan dan mudah, dapat digunakan
untuk menyimpan berkas perorangan, memiliki karakteristik
tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan sekurang-
kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan dapat
JDIH Kementerian PUPR
dikunci.
Contoh:
5) Brankas arsip
Brankas arsip berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip-
arsip penting ataupun rahasia, selain itu juga berguna
untuk mengantisipasi dari bahaya kebakaran. Sehingga
surat-surat penting, uang, barang berharga lainnya dapat
tetap aman dan tetap dapat terselamatkan bila musibah
terjadi. Selain untuk menhindari dari musibah juga berguna
untuk keamanan mengantisipasi dari pencurian, sehingga
kesulitan untuk mengambil surat-surat berharga dan benda-
benda berharga lainnya.
Contoh:
3. Menyusun daftar arsip vital yang ada di unit kerja Penyusunan daftar
arsip vital berisi informasi tentang arsip vital unit.
JDIH Kementerian PUPR
C. PELINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL
1. Metode pelindungan arsip vital yang dapat dilakukan meliputi:
a. Duplikasi
Duplikasi dilakukan dengan metode digitalisasi khususnya
terhadap arsip aset dan produk hukum. Untuk arsip vital selain
arsip aset dan produk hukum, metode duplikasi yang dilakukan
dengan menciptakan salinan atau digitalisasi. Penentuan kriteria
arsip vital yang perlu dilakukan digitalisasi ditentukan oleh unit
kearsipan
b. Pemencaran
Pemencaran arsip vital dilakukan dengan menyimpan arsip hasil
duplikasi ke unit kearsipan, sedangkan arsip vital yang asli
disimpan di unit kerja pencipta arsip vital tersebut.
c. Dengan Peralatan Khusus (Vaulting)
Pelindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana dilakukan
dengan menggunakan peralatan penyimpanan khusus, seperti:
lemari besi, filing cabinet, tahan api. Pemilihan peralatan simpan
tergantung pada jenis, media dan ukuran. Namun demikian secara
umum peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah
terbakar (sedapat mungkin memiliki daya tahan
sekurangkurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan
bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis
magnetik/elektronik.
2. Pengamanan Fisik Arsip Vital
Pengamanan fisik arsip vital dilaksanakan dengan maksud untuk
melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak
arsip. Contoh pengamanan fisik arsip vital adalah:
a. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti
pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem
alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya
pencurian, sabotase, penyadapan, dan lain-lain;
b. Menempatkan arsip vital pada tingkat ketinggian yang bebas dari
banjir;
c. Struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan
gempa, angin topan dan badai; dan
d. Penggunaan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan
alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain
JDIH Kementerian PUPR
3. Pengamanan Informasi Arsip
Dalam rangka Pengamanan Informasi dan layanan penggunaan Arsip
Vital, pengolah arsip vital harus melakukan pengaturan sebagai
berikut:
a. Menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak;
b. Memberi kode rahasia pada arsip vital; dan
c. Membuat spesifikasi orang-orang yang memiliki hak akses.
MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,
ttd
M.BASUKI HADIMULJONO
JDIH Kementerian PUPR
LAMPIRAN VII
PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
NOMOR 23/PRT/M/2016
TENTANG
PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN
PERUMAHAN RAKYAT
PERALATAN ARSIP AKTIF DAN ARSIP INAKTIF
A. PERALATAN ARSIP AKTIF DAN ARSIP INAKTIF
1. FOLDER
2. GUIDE (SEKAT)
3. FILLING CABINET
Spesifikasi: Bahan : Karton Manila Ukuran (cm) : a = 36 b = 26 c = 9 d = 2 e = 27
f = 24 a
b
c d e
f
Spesifikasi: Bahan : Karton Ukuran (cm) : a = 35,5 b = 24 c = 7,5 d = 2 e = 28
f = 26
a
b
c
d
f
e
Spesifikasi: Bahan : Besi Ukuran : 133,7(T) x 45,7(L) x 62(D) cm
Berat : 50 kg
JDIH Kementerian PUPR
4. BOX FILE
5. MASKER
6. SARUNG TANGAN KARET
7. LEMARI BESI
Spesifikasi: Ukuran : 110 X 260 X 320 mm
Spesifikasi: isi 50 pcs / box
Spesifikasi: isi 100 pcs / box
Spesifikasi:
P 400 x L 900 x T 1850 mm P 2500 x L 1000 x T 2200 mm
JDIH Kementerian PUPR
B. PERALATAN ARSIP INAKTIF
1. RAK ARSIP BESI TERBUKA
2. RAK ARSIP MOBILE (ROLL O’PACK)
3. BOKS ARSIP
4. KERTAS KESSING/SAMSON
UKURAN PANJANG
(cm) LEBAR
(cm) TINGGI
(cm)
Boks Arsip Kecil 37 9 27
Boks Arsip Besar 37 19 27
Spesifikasi: Kapasitas : 150 kg
Ukuran : P 100 x L 50 (1 Tulang) x T 200 cm
Spesifikasi: Bahan : Besi tahan panas Ukuran : P 2500 x L 1000 x T 2200 mm
Spesifikasi:
UKURAN PANJANG
(cm) LEBAR
(cm) TINGGI
(cm) Boks Arsip Kecil 37 9 27 Boks Arsip Besar 37 19 27
UKURAN PANJANG
(cm) LEBAR
(cm) TINGGI
(cm)
Boks Arsip Kecil 37 9 27
Boks Arsip Besar 37 19 27
Spesifikasi: Ukuran : Plano
Isi : 500 lembar / rim
Top Related