Equipo 3 evidencia 2 proyecto final
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Administración de inventario del consumo interno en OXXO Plaza Cd. Juárez Materia: Fundamentos de la Administración Módulo 1 y 2 Evidencia 2: Proyecto final Tutor: Corina Chavira García Equipo 3 Integrantes Alejandro Andrade Villegas Matrícula AL02744405 Cd. Juárez, Chih. 27 de Septiembre del 2014
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Administración de inventario del
consumo interno en OXXO Plaza Cd.
Juárez
Materia: Fundamentos de la Administración
Módulo 1 y 2
Evidencia 2: Proyecto final
Tutor: Corina Chavira García
Equipo 3 Integrantes
Alejandro Andrade Villegas
Matrícula
AL02744405
Cd. Juárez, Chih. 27 de Septiembre del 2014
Anai Valentín Sánchez
Matrícula AL02746274
Miriam Enríquez Rodríguez
Matrícula AL02739694
Oswaldo Limón Díaz
Matrícula AL02745480
Tabla de contenido
Planteamiento del Problema....................................2
Objetivo General...............................................3
Objetivos Específicos..........................................3
Alcance........................................................3
Justificación..................................................3
Marco Teórico..................................................4
Cultura Organizacional.........................................8
Figura 1 Desarrollo cultura. (Robert A.Cooke)..................9
Estrategias Corporativas......................................10
Figura 2 Estrategia corporativa..............................11
Ética Administrativa..........................................13
Objetivos del Código de Ética empresa OXXO....................13
Valores de empresa OXXO.......................................13
Normas Éticas Específicas.....................................14
Internacionalización..........................................15
Diseño Organizacional.........................................15
Figura 3 Organigrama de departamentalización..................18
Dirección y Administración de los empleados en la empresa OXXO.
..............................................................18
Figura 4 Organigrama de operaciones OXXO......................19
Comunicación..................................................20
Solución......................................................20
Figura 5 Obtención de datos...................................22
Figura 6 Tabla de recolección de datos........................23
Figura 7 Diagrama de Ishikawa.................................24
Propuesta de mejora...........................................25
Figura 8 Tabla de acciones de mejoras.........................25
Conclusión....................................................26
Introspectiva del proyecto....................................26
Referencias...................................................28
Chicos la lista de figuras se pone al final. Después de referencias. Son como anexos.
Introducción
La presente investigación está enfocada al análisis de la
administración del sistema de control de inventarios de artículos
de consumo interno de la Cadena Comercial OXXO S.A de C.V. plaza
Cd. Juárez, con la finalidad de que mediante un profundo análisis
de su proceso administrativo de inventarios, lograr un mejor
control y a su vez una reducción de costos mensual en los
artículos utilizados para otorgar un mejor servicio a los
clientes.
Como se puede ver este tema es muy complejo ya que se tiene que
incluir la logística en algunos casos ya que sus principales
temas a tratar son los problemas de inventarios que tienen las
empresas.
Este proyecto está enfocado a los artículos de consumo interno de
OXXO los cuales generan un gasto mensual, que está sobre pasando
el presupuesto dedicado a la adquisición de este articulo. Esta
propuesta es con el objetivo de mejorar el proceso de inventario
de esta cadena comercial dedicada hace 36 años a suministrar
productos básicos para el hogar y servicios que facilitan la vida
de sus clientes.
Con esta propuesta se espera que el excedente de inventarios
disminuya, lo cual sería de gran beneficio económico para la
cadena OXXO. Esto se llevará a cabo mediante una gestión de
inventarios que no tendrá ninguna repercusión económica para la
1
cadena ya que la persona o personas encargadas a realizar dicho
proceso son trabajadores vigentes en la empresa.
El proyecto se presenta mediante una investigación del proceso
interno, las dimensiones de la investigación, planteamiento del
problema los objetivos y el marco teórico, todo esto enfocado a
respetar los máximos y mínimos, siguiendo las políticas y
procedimientos ya existentes.
Planteamiento del Problema
Actualmente en Cadena Comercial OXXO Plaza Cd. Juárez el
gasto promedio por tienda de consumo interno es 2.9 por lo que se
considera importante atacar este problema con la mejora o
creación de un proceso en donde intervengan la personas
implicadas para lograr una mejor administración que según Robbins
& Coulter (2010) es la coordinación de las actividades de trabajo
de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras
personas y a través de ellas; de ésta manera se pretende reducir
costos y optimizar inventarios.
El consumo interno en Cadena Comercial OXXO plaza a nivel
nacional, es un rubro muy importante ya que está conformado por
artículos necesarios para poder brindar un servicio de calidad a
2
sus clientes, los cuales son bolsa de camiseta, rollo de papel
para impresora, porta vasos, servilletas y filtro para café.
Por lo mencionado anteriormente se requiere tener una buena
administración y lograr un control eficiente de dichos artículos
y que sea eficaz para lograr la meta plasmada en la planeación
anual de la compañía.
Para lograr lo planteado es necesario analizar las variables de
frecuencia de la realización de pre-inventarios del rubro,
verificar si hay una persona asignada a esta tarea, con qué
frecuencia se realiza y que proceso hace para la reposición de
las unidades faltantes.
El principal problema con el que se cuenta es que dichos
artículos de consumo interno tiene valor de $0 en sistema por lo
que a la hora de tener el inventario físico mensual si se captura
que no tiene existencias la tienda, cuando en realidad si hay, el
sistema de reposición le enviará la constante que tiene
alimentada dicho artículo ocasionando sobre inventario e
impactando al gasto mensual de cada sucursal.
Objetivo General
Diseñar un nuevo proceso de inventario y agregarlo al
proceso ya existente dentro de la empresa OXXO para poder reducir
los gastos de inventarios de materia prima, la cual OXXO utiliza
para dar un mejor servicio a sus clientes.
3
Objetivos Específicos
Realizar un análisis de las políticas y procedimientos
para conocer cuál es el problema sobre la realización del
inventario interno de la empresa OXXO.
Diseñar el nuevo proceso, que permitirá la reducción de
costos de inventarios.
Implementación y evaluación del nuevo proceso propuesto.
Realizar un nuevo análisis para verificar la eficacia del
proceso agregado.
Controlar la integración del proceso.
Alcance
Por medio de un análisis exhaustivo de las políticas y
procesos de inventario actuales de las tiendas OXXO Plaza Cd.
Juárez, se podrá presentar un nuevo diseño de proceso de
inventario de los artículos de consumo interno, el cual permita
administrar de una forma más eficiente los artículos que
conforman el rubro y así de esta forma poder tener un mejor
control de inventario interno.
Justificación
La finalidad de esta investigación para la tienda de
conveniencia OXXO Plaza Cd. Juárez, es con el propósito de que
por medio de nuevas políticas de inventario interno en cada una
de las sucursales, pueda reducir sus costos y en esta forma la
empresa no sobre pasara los limites de gastos en los artículos
4
que se utilizan para poder brindar un mejor servicio a sus
clientes.
La propuesta trata de un nuevo proceso el cual le permita una
nueva forma de llevar el inventario interno en cada una de las
tienda de la empresa OXXO Plaza Cd. Juárez, pues el sobre
inventario y el no tener un control interno correcto está
causando que no se logre la meta de la planeación anual de la
empresa.
Por lo tanto esta propuesta es con la finalidad de mejoras al
sistema de inventario interno actual mediante nuevas políticas o
reglas las cuales pueden permitir reducir los costos de
inventario actual y de esta forma se pueda respetar los límites
del presupuesto disponible.
Marco Teórico
Cadena Comercial OXXO forma parte del Grupo FEMSA, empresa
creada por mexicanos, cuyo origen se remonta a 1890. FEMSA es una
empresa líder que participa en la industria de bebidas, a través
de Coca-Cola FEMSA, el embotellador independiente más grande de
productos Coca-Cola en el mundo en términos de volumen de venta;
en comercio al detalle a través de OXXO.
OXXO nace originalmente en Monterrey en 1978 como un canal de
venta directamente al público de las marcas de cerveza que
produce FEMSA, su negocio históricamente más distintivo. La idea
era bastante buena: en lugar de darle negocio a la tienda de la
5
esquina en donde la venta de cerveza es alta, ponemos nuestro
propio estanquillo de barrio para distribuir directamente la
cerveza y, de paso, convertirse en una tienda -llamada ´de
conveniencia´- vendiendo productos de consumo relacionados.
Con esa pretensión nace la cadena de tiendas OXXO. Pero también
con la intención de atajar a su competencia en el mercado de la
cerveza y penetrar a los barrios y colonias de las ciudades en
donde se consume más cerveza. OXXO es producto de una estrategia
de distribución de cerveza. Y así comenzó a funcionar.
Sin embargo el negocio de OXXO creció más allá de lo previsto por
sus creadores, los propios directivos de FEMSA. La división
comercio dentro del grupo FEMSA -que es OXXO- vio venir la
explosión de tiendas comerciales de formato diverso en todo el
país. Desde la agresiva penetración del gigante mundial de
supermercados Wal Mart, con tiendas cada vez más pequeñas para
atacar ciudades medias en México, hasta el boom inmobiliario que
multiplicó en pocos años el número de centros comerciales en las
grandes y medianas ciudades del país. OXXO se subió, entonces, en
esa oleada a tal grado que hoy en día ya es el enemigo a vencer
en su segmento de tiendas.
OXXO es la más grande y rentable cadena de tiendas de
conveniencia en América Latina. Actualmente con más de 12,200
tiendas estratégicamente ubicadas en México y Colombia, OXXO es
el comercializador más importante de productos Coca-Cola y
cerveza en el país.
6
OXXO se está convirtiendo en parte del estilo de vida de muchas
personas que viven cerca de las tiendas. El concepto comercial de
OXXO está diseñado para satisfacer las necesidades de los
consumidores, ofreciéndoles una serie de conveniencias como
cercanía, horario de 24 horas en muchos de los casos, fácil
acceso, rapidez y comodidad de compra, así como la facilidad de
pagar los recibos de servicios domésticos en las tiendas.
A lo largo de la historia el comercio ha sido la principal
fuente de mantenimiento del hombre. Primeramente con el
trueque de mercancías, y hoy en día, se hace mediante el
intercambio de divisas internacionales que sellan las
tendencias mundiales. Sin embargo, todo ello marca una mayor
exigencia en los negocios traducidos en eficiencia y
satisfacción total del cliente, obligándolo también a
implementar metodologías que hagan eficaces los procesos,
para elevar la producción al máximo, con un mínimo de
recursos. (Paredes, C., 2008)
El comercio ha evolucionado constantemente desde la aparición
del trueque, pasando por la creación de monedas y billetes para
el mejoramiento de su desempeño, hasta llegar a lo que son ventas
por internet hoy en día. Esta evolución ha dado paso a la
creación de comercio eficiente y eficaz en diferentes formas.
Dada la evolución del comercio, los métodos de entrada y salida
del inventario han cambiado. Hoy en día se manejan una variedad
más amplia de artículos que ayudan a la venta.
7
Por tal motivo se ha propuesto una estrategia de inventario con
el propósito de mejorar la toma de decisiones en base a la
administración del inventario interno, donde se le dará al
proceso un enfoque administrativo el cual no es más que “el uso
de técnicas cuantitativas que permitirán mejorar la toma de
decisiones, es decir, este enfoque es conocido el algunas
empresas como ciencia de la administración” (Robbins y Coulter,
2010). Este autor explica también que “un enfoque cuantitativo es
la aplicación estadística, de modelos de optimización y
información y que son técnicas utilizadas por los gerentes para
mejorar las decisiones de asignación de recursos. Para esto se
hace un análisis de los programas de ruta critica que ayuda a los
gerentes a determinar los niveles óptimos de inventario” (Robbins
y Coulter, 2010.)
En este caso esta explicación a que las tiendas OXXO Plaza Cd.
Juárez, optimice el inventario de los artículos de consumo
interno y mejoren los gastos mensuales en base al presupuesto
asignado.
Los inventarios han existido desde tiempos inmemorables.
Pueblos de la antigüedad almacenaban grandes cantidades de
alimentos para satisfacer sus necesidades de la gente en
época de sequia. Los inventarios existen porque son una
forma de evitar problemas por escasez. En una empresa, el
objetivo de los inventarios es proveer los materiales
necesarios en el momento indicado. (Meléndez, V., 2013 p.1)
8
A diferencia de esos pueblos y tiempos, hoy en día se satisfacen
otro tipo de necesidades y no necesariamente para épocas de
sequia. Actualmente las empresas buscan almacenar productos por
tiempo determinado para posteriormente venderlos o usarlos como
parte de la venta. Es necesario especificar que no todo
inventario está sujeto a venta, tal como sucede en el caso en
curso. Los artículos que la empresa OXXO utiliza que no son
asignados para venta también están sujetos a un inventario, tales
como servilletas usadas para acompañar los vikingos, café y
nachos, etc.
Estas servilletas no están a la venta pero son parte de la venta.
Para citar otro ejemplo más se usaran los rollos de papel que son
usados para las impresoras térmicas.
Como lo indica (Meléndez, V. 2013, p.2) “La mayoría de las
empresas tienen la necesidad de cumplir a tiempo con una demanda,
para tal efecto con frecuencia mantienen en existencia sus
productos, dando origen a los inventarios”. El problema con la
cadena OXXO no es que mantengan con frecuencia en inventario sus
productos de venta indirecta. El dilema se suscita cuando el
distribuidor se le hace saber que en inventario ya no hay rollos
para las impresoras, por citar un ejemplo, y en realidad si
existen, lo cual provoca un exceso de unidades en inventario,
generando así un gasto de más, de lo que pudo haber sido de
menos.
9
Al percatarse de esta situación, se toma la decisión de
“implementar chequeos rutinarios y consistentes, documentar los
puntos en el proceso de desarrollo y del inventario, verificar la
integridad de los datos, correcciones y complementaciones,
Identificar y reducir errores, maximizar la consistencia dentro
de la preparación del inventario y los procesos de documentación”
(Montufar, P., 2004).
“Es necesario reducir el número de errores técnicos y de
procedimiento o procesos en el inventario. Un error de
procedimiento es ocasionado por la carencia de gestión clara y
efectiva esto no se limita a: un entrenamiento inadecuado del
personal sino también a la planificación inadecuada” (Montufar,
P., 2004). Se observa entonces, que aunque OXXO no tenga personal
bien entrenado, es preponderante observar que la planificación no
ha sido la adecuada. Como lo explica Robbins, C. (2010):
Los objetivos (metas) son los resultados o propósitos deseados. Éstos guían las
decisiones de la administración y forman los criterios contra los cuales se miden
los resultados. Es por esto que con frecuencia se les conoce como las bases de la
planeación. Es necesario que conozca el objetivo deseado o resultado antes de
poder establecer planes para lograrlo. Los planes son documentos que describen
cómo se lograrán los objetivos. Por lo general incluyen asignaciones de recursos,
programas y otras acciones necesarias para cumplir con los objetivos. Cuando
los gerentes planean, desarrollan tanto objetivos como planes (p.146)
Es importante que la compañía OXXO Plaza Cd. Juárez, declare
objetivos claros y precisos como establecer cantidades, fechas,
10
personal y resultados específicos de acuerdo a los nuevos métodos
de control interno de inventarios. No sería una exageración de
acuerdo a los pasos del método de control de calidad mencionado
por Montufar, P. (2004) que se recurriera a una revisión semanal
en vez de mensual. Tampoco estaría de más crear un documento que
contenga los pasos exactos de cómo debe hacerse el nuevo
inventario interno y documentar tal proceso.
Cultura Organizacional
La cultura organizacional es una idea en el campo de los
estudios de las organizaciones y de gestión que describe la
psicología, las actitudes, experiencias, creencias y valores
(personales y culturales) de una organización. Se ha definido
como la colección específica de las normas y valores que son
compartidos por personas y grupos en una organización y que
controlan la forma en que interactúan entre sí dentro de la
organización y con el exterior.
Así la cultura organizacional se manifiesta en:
Las formas en que la organización lleva a cabo sus
actividades, trata a sus empleados, clientes y la comunidad
en general.
El grado en que se permite la autonomía y la libertad en la
toma de decisiones, el desarrollo de nuevas ideas, y la
expresión personal.
11
Cómo se ejercita el poder y como fluye la información a
través de su jerarquía.
La fuerza del compromiso de los empleados hacia los
objetivos colectivos.
Figura 1 Desarrollo cultura. (Robert A.Cooke).
El grupo FEMSA a través de la cadena comercial OXXO ha logrado su
crecimiento gracias a una fuerte cultura organizacional, donde
los empleados son tratados con respeto, se apoyan entre ellos y
mantienen un buen ambiente laboral.
El contenido y fuerza de la cultura de una organización influye
en su ambiente y en el comportamiento ético de sus miembros. Si
la cultura es fuerte y mantiene estándares éticos elevados, debe
tener una positiva y poderosa influencia sobre el comportamiento
del personal. (Robbins y Coulter, 2010).
12
Según Robbins y Coulter (2010) todas las organizaciones tienen
culturas, pero no todas las culturas influyen en el
comportamiento y acciones de los empleados. Las culturas fuertes
tienen mayor influencia sobre los empleados.
Los empleados de la Cadena comercial OXXO han ido aprendiendo de
la cultura de la organización a través de su historia, donde los
directivos del grupo FEMSA han compartido con ellos historias de
éxito desde sus inicios como empresa líder en la industria de
bebidas así como los han hecho participes de los logros
obtenidos.
Esta empresa cuenta con una historia de éxito muy fuerte como lo
es la innovación, ya que de ser una empresa enfocada en la
industria de bebidas fue extendiéndose gracias a la visión que
tuvieron sus directivos hasta colocarse en la más grande y
rentable cadena de tiendas de conveniencia en América Latina
contando actualmente con más de 12,200 tiendas estratégicamente
ubicadas en México y Colombia, así mismo siendo el
comercializador más importante de productos de Coca-Cola y
cerveza en el país.
La cadena comercial OXXO es una organización que está muy
enfocada en sus clientes, en buscar las mejores técnicas de
ventas para satisfacer sus necesidades. Mediante diferentes
estudios de mercado han sabido cómo convertirse en parte del
estilo de vida de muchas personas que viven cerca de las tiendas.
Su concepto comercial es muy bueno, ya que les ofrece una serie
13
de conveniencias como cercanía, horario extendido, fácil acceso,
rapidez, comodidad de compra y facilidad para realizar los pagos
de servicios domésticos en sus diferentes sucursales.
Estrategias Corporativas
Las empresas que actúan de manera estratégica son aquellas que se
adaptan a la evolución de los mercados adelantándose a sus
exigencias, creándoles necesidades futuras. Muchos son los
autores que definen la estrategia, como Strategor (1995 p.3), el
cual establece que la estrategia es “elegir las áreas de negocios
en las que la empresa intenta presentarse y asignar los recursos
de modo que esta se mantenga y se desarrolle en éstas áreas de
negocio”.
En la actualidad, tanto los retos como las oportunidades que
enfrentan las empresas de cualquier tamaño son mayores que nunca,
por ello la importancia de la dirección estratégica. Para
sobrevivir y prosperar en el nuevo milenio, las empresas deben
construir y sostener una ventaja competitiva. (Fred, R. David,
2003)
Robbins y Coulter (2010) definen la administración estratégica
como un proceso que involucra la planeación estratégica, la
implementación y la evaluación, menciona también que una
estrategia corporativa es donde se especifica en cuales negocios
entrara la compañía y que es lo que desea hacer con dichos
negocios. Se basa en la misión y en los objetivos de la
14
organización y las funciones que desempeñara cada unidad de
negocio de la organización.
Dentro de las estrategias organizacionales existen diferentes
tipos, corporativas, competitivas y funcionales.
Figura 2 Estrategia corporativa.
En el caso de la Cadena comercial OXXO, esta tiene una fuerte
estrategia organizacional partiendo de una misión donde se
especifica cuál es el propósito de la empresa, analiza y decide
en que negocios desea estar. Su misión "Satisfacer las necesidades
cotidianas de nuestros clientes de una manera amable, rápida, práctica y confiable;
creando Valor Económico y Humano en la Sociedad (Consumidores, Colaboradores,
Proveedores y Accionistas), desarrollando redes replicables de negocios de comercio al
detalle”.
La empresa es operada con una visión de largo plazo, su meta es
generar consistentemente un crecimiento rentable y fortalecer su
15
posición como una de las empresas de consumo líderes en América
Latina.
Con base a lo anterior, la estrategia de la Cadena comercial OXXO
consiste en;
Desarrollar sus negocios de una manera rentable, que permita
maximizar el valor para sus accionistas.
Fortalecer los recursos financieros y humanos para
incrementar el valor de sus marcas, aprovechar las
oportunidades de mercado, crear nuevas oportunidades, así
como estimular y satisfacer la demanda de los consumidores.
Y capitalizar las sinergias y fortalezas existentes dentro
de su estructura corporativa.
De esta forma, su esquema de negocios busca brindar un mejor
servicio a los consumidores y clientes, generar valor para sus
accionistas y contribuir al desarrollo de las comunidades a las
cuales sirven.
Contando con una visión a largo plazo, el grupo FEMSA se enfocó
en desarrollar una estrategia de crecimiento, que de acuerdo a
Robbins y Coulter (2010) esta estrategia se utiliza cuando una
organización desea expandir el número de mercados a los que sirve
o los productos que oferta, ya sea a través de sus negocios
actuales o a través de negocios nuevos.
16
El grupo FEMSA a través de la Cadena comercial OXXO decide
ampliar su mercado nacional mediante la introducción de productos
de consumo básicos así como agregando diferentes servicios
enfocados a facilitar o simplificar la vida de sus Clientes. Así
mismo se enfocó en ampliarse al mercado de América Latina.
Para lograr este crecimiento y obtener ventajas competitivas, la
dirección de la empresa tuvo que crear estrategias, políticas
internas y externas para competir en el mercado, transformando a
la administración en una dirección estratégica enfocada en el
logro de objetivos a través de un ciclo de mejora constante y
dinámica, así mediante resultados eficientes y eficaces y a
través de la aplicación de políticas estratégicas relacionadas
con el producto, clientes y proveedores, canales de distribución,
etc. se logra una ventaja competitiva.
Un artículo de CNNExpansion.com menciona que tras la alianza
estratégica entre FEMSA y Heineken, la firma regiomontana dedico su
tiempo a explotar sus negocios de embotelladoras y la cadena de tiendas
Oxxo, abriendo la posibilidad para que éstas lleguen a mercados como el
brasileño. "FEMSA ahora no sólo se enfoca en el crecimiento vía aperturas,
sino en elevar el ticket promedio en cada tienda, con lo que buscará
implementar más ventajas competitivas en el servicio que ofrece
(superando los 700,000 pesos por tienda al mes)", de acuerdo con Ixe.
17
Ética Administrativa
El Código de Ética de la Cadena comercial Oxxo es uno de los
medios que apoya sustancialmente un sentido de respeto,
honestidad e integridad, estos valores constituyen una parte
esencial de su cultura Corporativa y confirma la apropiada
administración de sus negocios.
Dicho código cubre todas las áreas de conducta profesional y se
aplica a todos los empleados, incluso al Director General,
Director de Finanzas y Director de Información Financiera. Todos
los empleados deben firmar una declaración indicando el pleno
conocimiento de estas políticas y el apego a las mismas.
Este documento contiene las normas y procedimientos para la
conducta empresarial, tales como empleo, salud y seguridad,
conflictos de intereses, propiedad intelectual y protección de
información confidencial; con lineamientos de acuerdo a leyes y
regulaciones de trabajo y cultura corporativa.
Objetivos del Código de Ética empresa OXXO
Dar a conocer a los consejeros, directivos y empleados de la
organización, sus obligaciones de carácter ético hacia la
empresa, inversionistas, clientes, acreedores, proveedores,
competidores, autoridades, medio ambiente y comunidad.
Establecer criterios básicos para normar el comportamiento
ético de todas las personas que laboran en la organización.
18
Compartir los valores éticos con las personas interesadas en
conocer la empresa.
Señalar el procedimiento para sancionar a quienes cometen
faltas en contra de su Código de Ética de Negocios.
Valores de empresa OXXO
1. Respeto y desarrollo integral de colaboradores
Impulsamos el respeto y desarrollo integral del
colaborador y su familia, a fin de que tengan Acceso a
mejores oportunidades, propiciando con ello su
crecimiento económico, profesional y social.
2. Integridad y austeridad
Actuamos de manera honesta, responsable y con apego a
los principios éticos, siendo conscientes del impacto
de nuestras acciones y decisiones.
Somos prudentes en nuestro comportamiento y en el uso
de los recursos de la empresa
3. Pasión por el servicio al cliente
Estamos enfocados en identificar y satisfacer las
necesidades de nuestros clientes, buscando siempre su
preferencia a través de soluciones innovadoras.
4. Creación de valor social
19
Contribuimos en transformar positivamente nuestras
comunidades, a través de la creación simultanea de
valor económico, social y ambiental.
Normas Éticas Específicas
La cadena comercial OXXO contiene también normas Éticas
específicas enfocadas a:
Relación con Clientes
Competencia
Relación con Proveedores
Publicidad y Mercadotecnia
Relación con Auditores
Anticorrupción
Medio Ambiente
Relación con la comunidad
Seguridad y salud en el trabajo
Conflicto de Intereses
Manejo de Información
Internacionalización
En el año de 2009 OXXO se convierte en una empresa global al
incursionar con sus unidades de negocio en el mercado colombiano.
20
En una empresa global la administración y todas las decisiones
están centralizadas en el país de origen. Este tipo de
actividades hace que la empresa origen sea la que desarrolle
todos los puntos clave a ejecutar en la organización y por lo
tanto, los países en los que se encuentra, solamente se encargan
de operar, sin tomar alguna decisión. (Robbins y Coulter, 2010)
La firma se concentra en una mayor expansión de la tienda en
México y en el fortalecimiento del negocio en Colombia, pero a
largo plazo también contempla su ingreso a otros mercados como
Venezuela y Panamá.
Diseño Organizacional
Después de terminar de planear objetivos, metas y estrategias.
Es necesario que estos planes sean bien administrados al personal
de la compañía. Es decir, dependiendo del plan que se haya
elaborado, es momento de asignar quien hará lo propio para
cristalizar dichas actividades. Para esto, es necesario tener una
estructura jerárquica que exprese los títulos y departamentos
estratégicamente distribuidos para que, el o los individuos en
tales secciones, cumplan de acuerdo a sus habilidades y aptitudes
lo asignado en la etapa de planeación.
Las compañías adoptan estructuras organizacionales dependiendo
del entorno en el que se desenvuelva la compañía. Robbins y
Coulter (2010) explican que existen seis tipos de estructuras:
simple, funcional, divisional, de equipo, matricial y de
proyectos, y sin límites. La compañía cuya organización será
21
analizada en este caso es Cadena Comercial OXXO plaza Ciudad
Juárez. Como se puede observar en la figura 1.1, OXXO cuenta con
una estructura organizacional funcional porque agrupa los puestos
de acuerdo a funciones. Robbins y Coulter (2010) lo explican así
“una estructura funcional es un diseño organizacional que agrupa
especialidades ocupacionales similares o relacionadas. Podemos
considerar esta estructura como una departamentalización
funcional aplicada a toda una organización” (p.193). Robbins y
Coulter (2010) señalan que una de las debilidades de este tipo de
estructuras es “los especialistas funcionales se aíslan y tienen
poco conocimiento de lo que otras unidades hacen (p.193)”. Y,
justamente es lo que sucede en el caso de OXXO; se tienen 2
especialistas funcionales. El primero es el encargado de tienda
(quien hace el pre inventario y registra pre merma), en segundo
lugar está el asesor de tienda (realiza el proceso de merma para
reposición de los artículos). Adecuando lo dicho por Robbins, el
asesor de tienda no tiene conocimiento de que el encargado de
tienda por ahorrar tiempo y esfuerzo no está elaborando
exitosamente el pre inventario, desencadenando el siguiente
escenario: si existe una constante en inventario de 50 rollos de
impresora térmicos y el encargado de tienda por ahorrar tiempo y
esfuerzo marca 0 (que implica que todos los rollos se han
terminado) , el asesor tendrá que dar salida a otros 50, esto
provocara sobre inventario ya que en realidad existían 25, o la
cantidad que en realidad existiere, causando un costo adicional,
provocando así pérdidas millonarias a lo largo de los años. El
22
responsable por parte del proceso de pre inventario es el líder
de tienda ya que este actúa como intermediario entre los
encargados y el asesor. Hay un error de comunicación de
información entre el encargado, quien hace el pre inventario, y
el asesor, quien registra la merma, ya que, como se comentó, las
cantidades tomadas por el encargado y las registradas por el
asesor no son las mismas. Se propone que el nuevo proceso de
registro de inventarios sea el siguiente:
1. Encargado realiza pre inventario y lo notifica al líder.
2. Líder revisa que las cantidades registradas por el encargado
coincidan con las reales un día antes de que el asesor
visite la tienda.
3. Asesor visita tienda y realiza proceso de merma con
cantidades reales sin provocar desabasto o sobre inventario.
Se descubre que la organización estructural de OXXO es la
adecuada, pero no existen los filtros entre cada departamento que
monitoreen las actividades correspondientes entre sí. Añadir un
filtro entre encargado y asesor representa un cambio en la
estructura organizacional.
Para Robbins y Coulter (2010)
Si no fuera por el cambio, el trabajo de un gerente sería
relativamente sencillo. La planeación sería simple, ya que el
futuro no sería diferente al presente. El problema de un
diseño organizacional eficaz también estaría resuelto, ya que
23
el entorno no sería incierto y no habría necesidad de
rediseñar la estructura. Del mismo modo, la toma de decisiones
sería drásticamente racionalizada, ya que el resultado de cada
alternativa podría predecirse casi con precisión determinada.
Pero esto no es lo que sucede. El cambio es una realidad
organizacional. Las organizaciones enfrentan el cambio porque
los factores externos e internos generan la necesidad de
cambiar. (p. 259)
Se enfatiza entonces, que el cambio es un proceso que no termina
y OXXO tiene la necesidad de cambiar debido a que se quiere
optimizar el inventario de los artículos de consumo interno y
mejoren los gastos mensuales en base al presupuesto asignado.
Aunado al cambio viene la innovación. Robbins y Coulter (2010)
explican “la innovación es un proceso de cambio, experimentación,
transformación y revolución, y es un aspecto clave de la
actividad emprendedora (p.446)”. Se hace énfasis en innovar la
administración de inventarios debido a sus muy positivos
resultados en la organización. Para OXXO se busca como resultado
de innovar:
Pre inventarios exactos
Merma exacta
Comunicación constante y verídica entre líder, asesor y
encargados.
Mantener la constante en un nivel adecuado para evitar
desabasto o sobre inventario
24
Ser reconocidos como una empresa cuyos procesos de
replenishment son excelentes.
Figura 3 Organigrama de departamentalización
Los encargados de tienda hacen un pre-inventario de consumo
interno semanalmente, ellos detectan la diferencia que se tiene
contra el inventario requerido, el asesor hace proceso de merma
que consiste en darle salida de la tienda a los artículos
mencionados para que estos se repongan en la siguiente visita del
centro de distribución el proceso a fondo de merma e inventarios
lo audita el departamento administrativo, dicho proceso se
describe como llevar la estadística del gasto de estos artículos
lo cual lo reporta él . Por último, esta estadística se reporta a
Mercadeo para que haga la compra correspondiente.
Dirección y Administración de los empleados en la empresa OXXO.
OXXO es una empresa socialmente responsable, tal y como
expresan Robbins y Coulter (2010) es un negocio que hace cosas
que mejoran a una sociedad y va mas allá de sus obligaciones
legales y económicas. Su estructura organizacional esta
especificada en el siguiente organigrama (Ver figura…) en donde
25
están formado los departamentos para agrupar cada puesto (Robbins
y Coulter, 2010)
Figura 4 Organigrama de operaciones OXXO
La empresa OXXO tiene correctamente distribuido cada uno de sus
puestos, desde el nivel más alto hasta el más bajo, y de esta
manera es como lleva a cabo todas sus funciones de una forma más
eficiente y eficaz, (Robbins y Coulter, 2010).
La empresa OXXO motiva a cada uno de sus colaboradores para que
estos estén más comprometidos con la organización por medio de
incentivos tal como los menciona (Robbins y Coulter, 2010). Los
líderes y encargados son motivados por medio de comisiones por
ventas mensuales.26
Otra forma de motivar a los empleados es por medio de reuniones
anuales de líderes, empleados de tiendas estos son: los
encargados de turno, cajeros y re-surtidores quienes también
asisten a este evento, las posadas navideñas, concursos del día
del amor y la amistad, día de las madres, día del niño, concurso
de venta por parte de los proveedores y los torneos de futbol.
En este tipo de motivación no solo entra la teoría de la misma,
si no, que también tiene lugar la teoría del refuerzo ya que este
“Comportamiento se da en función de la consecuencia” (Robbins y
Coulter, 2010). Esto sucede cuando el empleado va más allá de las
metas ya que está motivado por algo más que su trabajo y por ende
se está desforzando para poder alcanzar los objetivos propios.
Por lo tanto debemos considerar que este tipo de motivación no
puede llevar al logro de los objetivos de este proyecto ya que la
administración de inventarios son una parte fundamental para la
organización “ya que sin ellos no hay ventas” (Ojeda, 2012). El
principal objetivo de los inventarios es la rotación de los
mismos tan pronto como sea posible con el propósito de no perder
ventas por falta de inventarios (Lawrence & Nuñez, 2003, p.
501).
Comunicación
El rápido crecimiento de Cadena Comercial OXXO ha sido
gracias a una buena planeación en donde intervienen todos y cada
unos de los departamentos interrelacionados entre sí.
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“Planeación es la definición de los objetivos de la organización,
establecimientos de estrategias para lograr dichos objetivos y
desarrollo de planes para integrar y coordinar actividades de
trabajo”. (Robbins y Coulter, 2010 p. 145)
Las decisiones más importantes en la compañía se han llevado a
cabo teniendo siempre presente la misión y visión de la empresa
a través de planes estratégicos de acuerdo con Robbins y Coulter
(2010) son planes que se aplican a toda la organización y
establecen sus objetivos generales.
Solución
Para dar una propuesta de solución a éste problema se
considera necesario determinar primeramente acciones de
contingencia para detener temporalmente el área de oportunidad,
las cuales son las siguientes:
Establecer control del consumo interno definiendo un
catalogo de productos y comunicarlo a líderes de tienda
para su estricto apego
Validar resistencia de bolsas de camiseta para determinar si
es la adecuada
Monitorear y corregir desviaciones generando el reporte de
merma realizada semanal de productos de consumo interno y
compartir a Asesor de tienda.
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Compartir reporte de constantes de productos de consumo
interno surtidos por el centro de distribución (CEDIS), y
validar aplicación de constantes en tienda para no generar
sobre inventario.
Concentrar excedentes de consumo interno y redistribuir de
acuerdo a necesidades.
Definición de los tipos de datos, fuente, necesarios para conocer
la situación actual del área de oportunidad detectada, que nos
permitan identificar el 80/20 para lograr la eficacia y
eficiencia en el proyecto.
Figura 5 Obtención de datos.
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Obtención de datos
DATOS
¿Qué?
FUENTE Y MUESTRA
¿Cómo? ¿QUIÉN?
Gasto por tienda de
concepto de consumo
interno
Reporte mensual de la plaza a
nivel tienda
Administrativo
$ de merma realizados
por tienda, por
concepto de consumo
interno
Reporte mensual de la plaza a
nivel tienda
Administrativo
Reporte de Constantes
por tienda por cada
producto que
pertenezca al concepto
de consumo interno
Reporte de constantes a nivel
tienda
Mercadeo
% aplicación de merma
en tiendas, sobre
concepto de consumo
interno
Reporte mensual de la plaza a
nivel tienda
Administrativo
Calibre y rendimiento
de productos de
consumo interno
Análisis de calidad de productos
de consumo interno
Mercadeo /
Operaciones
30
Recolección de datos
Figura 6 Tabla de recolección de datosDATOS FUENTE DE DATOS RESULTADOS
Gasto por tienda de
concepto de consumo
interno
Reporte mensual de
la plaza a nivel
tienda
El resultado promedio por tienda
que es de xxx (artículos surtidos
por Cedis bolsa de camiseta,
rollos para etiqueta y POS,
filtro para café, portavasos,
servilletas) nos servirá como
referencia para poder determinar
las variaciones en función de
tráfico y venta.
$ de merma
realizados por
tienda, por
concepto de consumo
interno
Reporte mensual de
la plaza a nivel
tienda
El reporte obtenido de BI no
muestra información de artículos
de consumo interno puesto que el
precio de venta es de cero pesos.
Reporte de
Constantes por
tienda por cada
producto que
pertenezca al
concepto de consumo
interno
Reporte de
constantes a nivel
tienda
El reporte nos sirvió para
analizar el nivel de consumo por
tienda chica, mediana y grande
con lo cual se analizara y
ajustara a la necesidad de cada
tienda
% aplicación de
merma en tiendas,
sobre concepto de
consumo interno
Reporte mensual de
la plaza a nivel
tienda
El reporte nos sirvió para dar
visibilidad al AC del stock que
se tiene en cada una de sus
tienda y de esta forma poder
realizar la merma semanal y
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asegurar el stock de los
productos
Calibre y
rendimiento de
productos de
consumo interno
Análisis de calidad
de productos de
consumo interno
Esta información se está
analizando en base a calibre y
rendimientos teóricos para
determinar si la calidad del
producto es la adecuada para el
manejo de nuestros productos
Para el análisis de Causa Raíz, la plaza decide trabajar mediante
el Diagrama de Ishikawa. En el diagrama se identificaron las
variables que se relacionan directamente con la problemática
actual: "Elevado Gasto de Consumo Interno", en donde a su vez en
estas, se identifican las causas que generan la problemática
actual.
Asesor Tienda
Tienda
Colaboradores del Equipo de Tienda
Calidad de Surtido y Productos
Impacto en Plaza
Diagrama de Ishikawa (Gutiérrez & De la Vara, 2004)
32
Figura 7 Diagrama de Ishikawa
Propuesta de mejora
Para estas causas, se realizarán acciones de mejora que se
deberán implementar en plaza OXXO Cd. Juárez
Acciones De Mejora
ACCIONES DE MEJORA RESPONSIBLE
Generar Plan de Acción por tienda cuyo monto este
por arriba del promedio vs Año anterior, según
estado de Resultados (excepto tiendas nuevas).Asesor Tienda
Realizar Aseguramiento de Merma de Consumo Interno Asesor Tienda
33
Semanal: 1. Subir al ATA selectivo frecuente de
merma de consumo interno (crear tarea para Líder)
El auditor de inventarios no deberá de realizar
ajustes de artículos de consumo interno, solo se
deberá de poner lo que este en el Kardex (sistema),
al momento del inventario físico tienda.
Auditor de
Inventarios
Realizar Focus Group con Líderes de tienda, para
obtener concientización, y poder definir acciones
de mejora continua sobre el uso de productos de
consumo interno.
Administrativo,
operaciones y
mercadeo
Gestionar negociación con proveedores para
implementación de bolsas, canastillas, etc.,
reciclables.Mercadeo
Impulsar campaña a través de comunicados
electrónicos de ofrecer bolsa de camiseta, en las
compras del cliente para concientización de su uso.Operaciones
Figura 8 Tabla de acciones de mejoras
Este proceso de mejora del inventario de artículos de consumo
interno OXXO plaza ciudad Juárez tendrá un gran beneficio
económico mensual para la empresa, debido a que actualmente se
tiene un gasto mensual de 2.9 miles de pesos promedio por tienda
y con esta propuesta se espera que se logre un promedio por
tienda de 2.5.
Dicho proceso será dado a conocer a través de una comunicación
formal, siguiendo el organigrama que rige al departamento de
operaciones.
34
Robbins (2010, p. 323) “La comunicación formal es aquella que
tiene lugar por los acuerdos de trabajo organizacionales
prescritos. Por ejemplo, cuando un gerente le pide a un empleado
que complete una tarea, ésa es comunicación formal; también lo es
cuando un empleado le comunica un gerente le pide a un empleado
que complete una tarea, ésa es comunicación formal; también lo es
cuando un empleado le comunica un problema a su gerente”.
Conclusión
Se observó que los empleados de tienda no se preocupan por
brindar utilidades a la empresa ya que según este análisis, se
descubrió que no le daban importancia a administrar y controlar
los artículos de consumo interno. A causa de esto, se procede a
implementar un nuevo proceso mediante el cual quedan claros los
roles y funciones de cada uno de los colaboradores de tienda,
asignando tareas claras, específicas y con la frecuencia correcta
validadas por el líder de la tienda.
Una de las debilidades que este proyecto muestra es una
resistencia al cambio natural ya que hace un tiempo considerable
no se hacía un análisis para modificar dicho proceso de
inventario.
Por último, la parte más importante de este proyecto es que se
visualiza como un proyecto altamente efectivo y fácil de
implementar ya que se realizó mediante una estructura detallada y
fundamentada en los conocimientos adquiridos durante este curso
tales como: planeación, organización, dirección y control.
35
Introspectiva del proyecto
Este proyecto nos dio la oportunidad de poner en práctica
los temas vistos en clase y refirmar conceptos que nos ayudarán
en nuestra vida laboral. Nos dimos cuenta que es muy importante
realizar un análisis exhaustivo del área de oportunidad a mejorar
para lograr una buena estructura de la solución al problema, en
donde se describan todos los factores que intervienen y que al
momento de leerlo alguna persona ajena a la situación, sea fácil
su comprensión; con esto perseguimos que cualquier rol de la
estructura organizacional lo entienda y se concientice para que
contribuya al desarrollo y crecimiento de la compañía.
Lo más destacado del curso fue el que poco a poco fuimos
adquiriendo el hábito de la investigación y con esto acrecentamos
nuestro conocimiento y capacidad de análisis; discerniendo ideas,
respetando opiniones y modificando las propias. El curso fue muy
dinámico y con ejemplos muy prácticos llevándonos a reflexionar
nuestras experiencias.
1 Rúbrica Evidencia 2
Criterio Puntosobtenidos
Explicación
Aspectos Generales
2 puntos
2 Cumple con los siguientes requisitos: nombre, matrícula, nombredel profesor, nombre del curso, módulo, actividad, fecha, título del trabajo.
Presentación y 4
36
formato. Uso adecuadoAPA.
4 puntos
Editado en computadora, con calidad en la impresión y paginación. La información recopilada tiene relación con el tema, es relevante y actualizada. Las fuentes son confiables y contribuyen al desarrollo del tema. Inclusión apropiada de bibliografía, utilizando el formato APA.
Ortografía y redacción
4 puntos
4 Presenta entre 1 y 5 errores ortográficos. La presentación de las ideas es clara ytiene lógica.
Desarrollo del proyecto
30 puntos
30
El alumno realiza una investigación profunda y detallada donde contempla todos los temas del cursos e investiga su aplicación real dentro de la empresaexplicando de manera detallada y clara de qué manera se realiza o bien si estahace falta y las consecuencias negativas/positivas de cada tópico visto en el curso. Busca brindar la mayor cantidad de información posible y lo relaciona a través de muchos ejemplos con lo visto en el curso
Propuesta de soluciónal caso
30 puntos
30 El alumno realiza una investigaciónprofunda y detallada donde contempla todos los temas del cursos e investiga su aplicación real dentro de la empresa explicando de manera detallada y clara de qué manera se realiza o bien si esta hace falta y las consecuencias negativas/positivas de cada tópico visto en el curso. Busca brindar la mayor cantidad de información posible y lo relaciona a través de muchos ejemplos con lo visto en el curso.
Conclusiones y Reflexión de Aprendizaje.
20 puntos
20 Se presenta una clara y profunda evaluación del proyecto mencionando y analizando las fuerzas y debilidades del mismo
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Referencias Bibliográficas
10
10 Utilizas correctamente al menos 5 bibliografías, de fuentes confiables como la Biblioteca digital, para apoyartu marco teórico e ideas y se encuentran debidamente indicadas en formato APA.
Total 100 Excelente!
Referencias
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http://ir.femsa.com/mx/code_ethics.cfm
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