DESAIN STRUKTUR ORGANISASI DAN PEKERJAAN

Pendahuluan

Lingkungan organisasi saat ini telah mengalami perubahan

yang sangat cepat dan penuh dengan ketidakpastian. Perubahan-

perubahan tersebut dapat berwujud perkembangan teknologi dan

informasi, kondisi ekonomi dan politik, perubahan kualitas

dan sikap karyawan, meningkatnya tanggung jawab sosial

organisasi dan sebagainya. Hal ini menuntut adanya

penyesuaian-penyesuaian desain organisasi di masa mendatang.

Pengelolaan perubahan secara efektif tidak hanya diperlukan

bagi kelangsungan hidup organisasi saja tetapi juga sebagai

suatu tantangan pengembangan ke depan.

Ditengah ketidakpastian yang meningkat saat ini,

nampaknya bahwa adaptabilitas organisasi semakin menjadi

perhatian penting bagi banyak pemerhati dan praktisi bisnis

karena kenyataan menunjukkan bahwa organisasi bisnis umur

hidupnya sangat singkat. Salah satu penyebab singkatnya umur

hidup dari organisasi ini adalah karena mereka tidak belajar

untuk mengadaptasikan dirinya dengan permintaan perubahan

lingkungan. Banyak diantara mereka yang mengecewakan

pelanggan pada akhirnya mengalami kematian karena kehilangan

pasar atau ditolak oleh komunitas dan lingkungan dimana

organisasi berada. Hal ini mengandung makna bahwa organisasi

yang tidak mampu memahami lingkungan dimana ia berada akan

senantiasa mengalami ketertinggalan, dan hanya bertindak

sebagai pengikut saja, sehingga tidak pernah menjadi pemain

terbaik dalam lingkungan bisnis yang kompetitif.

Menghadapi situasi yang seperti ini perusahaan harus

lebih proaktif dan agresif dalam menyikapi berbagai perubahan

lingkungan yang terjadi. Perusahaan perlu mengorganisasikan

dirinya untuk belajar dan beradaptasi secara cepat dengan

perubahan lingkungan, termasuk di dalamnya SDM sebagai kunci

sukses organisasi itu sendiri. Organisasi harus mempunyai

komitmen untuk mengembangkan individu dengan meningkatkan

keahlian, kemampuan dan ketrampilan melalui berbagai proses

belajar. Dengan meningkatnya pengetahuan (knowledge) sebagai

hasil dari organisasi dan individu yang belajar ini, maka

pentingnya team base work akan berkembang dan menjadi tumpuan

bagi organisasi. Individu akan lebih memahami kapan mereka

bekerja sendiri dan kapan mereka bekerja sama dengan orang

lain serta bangga dengan prestasi kerja yang dicapai.

Hal ini berarti bahwa kebutuhan untuk melakukan perubahan

dan perbaikan dalam setiap aspek organisasi sudah merupakan

suatu tuntutan nyata. Organisasi harus mampu mengembangkan

kapasitasnya untuk mempelajari tentang sistem, tata nilai,

norma-norma maupun perilaku dan cara kerja baru sehingga

unsur-unsur tersebut dapat ditransformasikan ke dalam

kehidupan organisasi yang lebih mampu menjawab setiap

tantangan yang ada.

Tulisan ini bertujuan untuk menyajikan beberapa konsep

tentang bentuk organisasi masa depan dan desain pekerjaan

sebagai kerangka berpikir untuk mencapai keunggulan bersaing.

Organisasi Masa Masa Depan

Organisasi masa depan akan cenderung berbentuk datar

(flat) dan ramping (lean). Bentuk organisasi tradisional yang

hirarkhis akan digantikan dengan bentuk jaringan (network)

yang lebih memberdayakan kerja sama kelompok. Organisasi

tidak lagi bersifat hirarkhis, dan menekankan pada pencarian

calon karyawan yang cocok dengan pekerjaan yang sedang lowong

dalam organisasi (sesuai dengan orientasi pekerjaan pada

analisis pekerjaan) karena asumsi ini tidak lagi dapat

menjawab tantangan lingkungan yang semakin kompetitif saat

ini. Walaupun pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skill) dan

kemampuan (ability) merupakan persoalan penting namun apabila

hanya didasarkan pada pekerjaan (job), maka relevansi

penilaian pada saat dilakukan proses seleksi dengan tuntutan

pekerjaan di masa mendatang akan menjadi usang. Untuk itulah

maka dewasa ini bentuk organisasi di masa depan akan

cenderung berbentuk datar (flat) dan ramping (lean).Dengan

adanya organisasi yang bersifat datar ini, individu akan

memperoleh informasi dengan mudah dan tidak hanya tergantung

pada pimpinan saja. Pengembangan karir akan lebih didasarkan

pada berbagai bentuk tugas-tugas ketimbang urutan posisi

jabatan yang bertingkat-tingkat. Dalam konteks ini individu

akan bekerja pada organisasi yang bersifat kluster, dimana

individu tidak lagi terikat secara kaku dengan tingkatan

manajemen yang hirarkhis. Agar organisasi yang demikian

berhasil, ada 4 konsidisi yang dibutuhkan organisasi yaitu :

Mission, competency, information dan Culture. Kejelasan misi

merupakan prasyarat bagi keberhasilan suatu organisasi dalam

bentuk apapun sedangkan aspek kompetensi memfokuskan pada

pengembangan kompetensi SDM sebagai faktor penentu

organisasi.

Adaptabilitas organisasi ini dapat dicapai dengan

menggunakan informasi sebagai basis strategis yang

diintegrasikan melalui tiga arena kegiatan yang saling

terkait yaitu : 1) Arena membuat pemahaman (sense making),

dimana informasi diproses dengan menginterpretasikan berita-

berita dan pesan-pesan tentang perubahan lingkungan. Disini

para anggota organisasi dapat memilih informasi yang relevan

dengan kebutuhan organisasi. Membentuk kemungkinan-

kemungkinan atau kesempatan untuk melakukan perubahan dan

tindakan perbaikan dengan melihat pada pengalaman masa lalu.

Langkah selanjutnya adalah saling menukar informasi diantara

anggota organisasi (sharing information) yang pada akhirnya

melahirkan suatu interpretasi yang sama. 2) Arena penciptaan

pengetahuan (knowledge creation), yaitu bagaimana pengetahuan-

pengetahuan yang ada, baik yang dimiliki oleh masing-masing

individu maupun kelompok diterapkan untuk menghasilkan

pengetahuan baru. Hal ini dapat dilakukan melalui transfer

pengetahuan dan sharing informasi antar anggota organisasi

maupun dengan pihak luar seperti perusahaan lain yang sudah

maju melalui proses belajar sambil bekerja (learning-by doing),

atau bisa juga dengan pelanggan, pemasok dan distributor

sebagai faktor kunci dari keberhasilan perusahaan.

Pengetahuan-pengetahuan tersebut kemudian ditularkan atau

dikomunikasikan kepada anggota atau kelompok organisasi

sehingga melahirkan pengetahuan yang baru bagi organisasi

untuk menjalankan tugas-tugasnya dengan baik. 3) Arena

pengambilan keputusan (decision making), ketika organisasi

telah memahami dan memiliki pengetahuan untuk bertindak, maka

organisasi diharuskan untuk melakukan pilihan terhadap

kapabilitas yang tersedia, dan komit terhadap keputusan yang

diambil serta strategi yang ditetapkan. Keputusan tersebut

tentunya didasarkan atas apa yang para anggota ketahui dan

yakini sehingga dalam implementasinya tidak mengalami

hambatan karena keputusan yang dibuat berdasarkan pada

komitmen bersama.

Agar informasi di atas dapat berjalan dengan lancar

kesemua level organisasi, perlu diupayakan agar batas-batas

organisasi sedapat mungkin diminimalkan. Ada empat tipe batas

organisasi yang perlu dikaji yaitu : 1) Batas vertikal, yaitu

antar level atau tingkatan orang-orang dalam di dalam

organisasi, biasanya dapat dilihat dari struktur

organisasinya. 2) Batas horisontal, yaitu antar fungsi dengan

departemen. 3) Batas eksternal, yaitu antara organisasi

dengan pemasok, pelanggan dan pembuat aturan. 4) Batas

geografis, yaitu antar negara, budaya dan pasar.

Selama ini batas-batas tersebut digunakan untuk membatasi

tugas, orang dan proses dan tempat, namun dalam organisasi

masa mendatang batas-batas tersebut semaksimal mungkin

dikurangi. Terpisah-pisahnya sistem, yang diwujudkan dengan

terpisahnya manusia dalam pekerjaan, orientasi dan tujuan dan

terpisahnya proses dan tempat serta tidak adanya hubungan

jangka panjang dengan pemasok dan pelanggan sebagai implikasi

dari paradigma spesialisasi dan birokrasi yang diterapkan

pada organisasi masa lalu nampaknya sudah tidak dapat

menjawab lagi tuntutan perubahan lingkungan saat ini. Memang

patut diakui bahwa batasan-batasan seperti ini mampu

menghentar organisasi masa lalu kepada suatu keberhasilan dan

kesuksesan karena lingkungan pada saat itu bersifat stabil

(stable environment), namun tidak akan berhasil bila diterapkan

dalam lingkungan yang berubah dengan sangat cepat dan penuh

dengan ketidakpastian.

Organisasi perlu menyadari bahwa pergerakan dan arus

perubahan yang terjadi dalam lingkungan bisnis saat ini sudah

semakin pesat, dimana pada saat ini kita sedang dan akan

memasuki era dunia tanpa batas (boderless world). Dunia tanpa

batas ini ditandai dengan semakin terfokusnya masalah dalam 5

C yang strategik yaitu : 1) customer, 2) company, 3)

competetion, 4) currency dan 5) Country. Jika masalah ini tidak

diantisipasi dengan baik maka suatu organisasi bahkan negara

akan tergilas dalam derasnya arus globalisasi.

Keadaan ini memaksa setiap organisasi untuk mencari

pendekatan baru dalam mengelola sumber daya manusianya (SDM).

Beberapa isu strategi yang muncul pada dekade belakangan ini

yaitu downsizing, reengineering human resources, managing HR diversity,

bahkan boundaryless yang menekankan pada integrasi dan inovasi

karyawan yang meningkat. Kesemuanya ini bertujuan untuk

membuat organisasi menjadi lebih ramping, lebih fleksibel

serta lebih efektif dan efisien dalam menanggapi perubahan.

Selain masalah-masalah internal yang muncul dalam aspek

manajerial, organisasi juga menghadapi masalah utama dengan

pelanggan dan pemasok. Perusahaan semakin dituntut untuk

menciptakan relasi yang baik dengan pelanggan melalui

komunikasi dan interaksi sehingga muncul kedekatan antara

perusahaan dengan pelanggan. Perusahaan perlu memahami

kebutuhan dan keinginan dari pelanggan, kemudian menyesuaikan

layanan (service) yang dimiliki dengan kebutuhan (needs) dan

keinginan (wants) dan harapan (expectations) dari pelanggan.

Memberikan informasi yang selengkap-lengkapnya tentang produk

yang ditawarkan kepada konsumen dan memiliki infrastruktur

yang dapat mengakomodir layanan tersebut. Berfokus pada

pelanggan disini mengandung makna bahwa perusahaan tidak

sekedar memberikan apa yang sesuai dengan kebutuhan dan

keinginan pelanggan saja tetapi memenuhi secara nyata apa

yang diinginkan dan dibutuhkan oleh pelanggan. Disisi lain

perusahaan juga perlu melakukan kolaborasi dengan supplier

untuk menyediakan kebutuhan pelanggan pada waktu, jumlah dan

tempat yang tepat. Perusahaan yang sanggup mendapatkan

pemasok yang berkualitas mempunyai kesempatan baik untuk

memenangkan persaingan dengan mutu produk yang baik, dan pada

gilirannya akan memuaskan pelanggan. Intinya bahwa perusahaan

harus bisa menciptakan hubungan jangka panjang yang

menguntungkan dengan pemasok dan pelanggan, tampil beda dan

segar serta mempunyai keunikan tersendiri dibanding

pesaingnya.

Menghadapi lingkungan yang berubah dengan cepat dan penuh

dengan ketidakpastian saat ini, apa yang harus organisasi

lakukan ? Organisasi sebagai layaknya mahluk hidup harus

bertahan hidup dan berkembang dengan baik, harus mampu

mengadaptasikan dirinya dengan lingkungan dimana ia berada

kalau tidak mahluk hidup (organisasi) tersebut akan mati.

Dikatakan demikian karena pada dasarnya hampir semua

perubahan lingkungan eksternal tidak dapat dikendalikan oleh

organisasi.

Tantangan untuk melakukan perubahan dan penyesuaian-

penyesuaian desain organisasi pada saat ini sudah tidak dapat

ditunda lagi. Untuk mencapai keunggulan bersaing yang

berkelanjutan (Competitive adventage), organisasi harus bisa

mendesain ulang struktur, proses, teknologi dan manusianya.

Isu penting yang berkembang saat ini yaitu struktur

organisasi masa lalu yang memiliki struktur vertikal dan

tinggi dianggap sudah tidak layak lagi untuk mengakomodir

kecepatan perubahan lingkungan saat ini. Organisasi seperti

ini cenderung tidak efisien dan bekerja lambat karena

keputusan yang diambil harus melalui mata rantai yang

panjang. Organisasi ini juga cenderung menimbulkan biaya yang

mahal dan tuntutan untuk menjadi organisasi yang fleksibel

menjadi sulit tercapai.

Menyadari akan hal tersebut, dewasa ini telah muncul

bentuk organisasi baru dengan struktur yang lebih datar,

hirarki yang lebih pendek, dengan orang-orang yang lebih

sedikit dengan tujuan untuk membuat organisasi lebih

fleksibel, lebih lincah dan lebih efisien dalam menangani

perubahan. Hingga muncul istilah downsising, yaitu dengan

jalan memangkas atau memotong bagian-bagian organisasi yang

dianggap menjadi beban atau membengkaknya biaya dalam

organisasi. Delayering, dengan tujuan meningkatkan jangkauan

kendali manajemen, dan Flattening, yaitu yaitu suatu cara untuk

membuat struktur organisasi menjadi lebih pendek, lebih

horisontal. Hal ini biasanya dilakukan dengan memangkas atau

mengurangi level dalam struktur organisasi.

Ada tujuh elemen kunci yang perlu diperhatikan dalam

organisasi yang berbentuk datar tersebut adalah sebagai

berikut :

1. Mengatur pada proses, namun bukan pada tugas, menciptakan

struktur sekitar fungsi atau departemen membangun 3 sampai

5 proses dasar, dengan tujuan kinerja yang spesifik.

2. Hirarki yang lebih datar, yaitu mengurangi supervisi,

menggabung berbagai tugas, mengurangi kesalahan kerja untuk

menambah nilai dan memotong aktivitas dimana setiap proses

menjadi minimum.

3. Menggunakan kelompok untuk mengatur semuanya, yaitu

membentuk tim sebagai fondasi utama dalam organisasi.

4. Membiarkan pelanggan mengatur kinerja, yaitu membuat

pelanggan puas, tidak berdasar pada persediaan atau

keuntungan. Keuntungan akan meningkat jika pelanggan puas.

5. Penghargaan terhadap kinerja kelompok, yaitu merubah

penilaian dan sistim pembayaran untuk memberikan

penghargaan terhadap hasil kerja kelompok, bukan hanya pada

kinerja individu. Mengembangkan karyawan dengan berbagai

keahlian bukan hanya satu keahlian dan memberi penghargaan

untuk hal itu.

6. Memaksimalkan pemasok (supplier) dan kontak dengan pelanggan

(Costumer), yaitu pekerja berhubungan secara langsung secara

reguler dengan pelanggan dan supplier. Bertambahnya

supplier dan pelanggan menunjukkan kinerja kelompok dari

segi pelayanan.

7. Menginformasikan dan mengatur semua pekerja, yaitu

informasi berjalan dengan lancar dari pimpinan sampai

bawahan. Pimpinan mengajak karyawan untuk menggunakan hal

ini untu meningkatkan kinerja mereka dan membuat keputusan

sendiri.

Sedangkan untuk menciptakan organisasi yang horisontal,

ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan :

1. Identifikasi tujuan strategic.

2. Analisis kunci keunggulan kompetitif untuk mencapai

tujuan.

3. Temukan proses dasar, fokuskan pada hal penting untuk

menyelesaikan tujuan.

4. Organisasi disekitar proses, tidak hanya fungsi. Setiap

proses harus berhubungan dengan dengan tugas untuk membuat

produk atau jasa bagi pelanggan (customer).

5. Mengurangi semua aktivitas yang salah untuk menambah nilai

atau kontribusi kepada tujuan.

6. Mengurangi fungsi dan staf departemen untuk

meminimisasikan perlindungan hukum.

7. Mengangkat manajer atau kelompok sebagai pemilik pada

setiap proses dasar.

8. Menciptakan kelompok yang memiliki berbagai keahlian untuk

menjalankan setiap proses.

9. Mengatur kinerja yang spesifik untuk setiap proses

10.Memberi otonomi kepada pekerja dengan kekuasaan dan

informasi untuk mencapai tujuan.

11.Megubah pelatihan, penilaian, pembayaran, dan sistim

pembiayaan untuk mendukung struktur baru dan menghubungkan

hal ini dengan kepuasan konsumen.

Untuk melihat tentang bagaimana strategi dan visi

ditransformasikan kedalam program-program yang ada dalam

setiap tingkatan organisasi serta peran kepemimpinan dalam

proses transformasi tersebut, maka pendekatan yang digunakan

disini berdasarkan konsep dari Gouillert dan Kelly (1995)

yang mencakup 4 Kategori yang disebut “4R” yaitu, Reframe,

Restructure, Revitalize, dan Renewal.

1. Reframing

Pendekatan reframing merupakan suatu pergeseran konsepsi

organisasi tentang bagaimana suatu organisasi bisa mencapai

tujuannya. Dimensi reframing ini ada terdiri dari tiga

unsur penting (1) mencapai mobilisasi (achieve

mobilization), (2) menciptakan visi (create vision) dan (3)

membangun sistem pengukuran (build a meassurement system).

Mencapai mobilisasi merupakan suatu proses yang

mendorong tumbuhnya energi mental yang dibutuhkan untuk

memfasilitasi proses transformasi. Mobilisasi ini mencakup

usaha-usaha untuk menumbuhkan motivasi dan komitmen mulai

dari tingkat individu, tim dan organisasi secara

keseluruhan.

Menciptakan visi organisasi akan mempersiapkan arah

organisasi ke masa depan, sedangkan mobilisasi menciptakan

potensi yang mendorong ke arah pencapaian tujuan.

Visi yang baik harus dapat memberikan energi baru bagi

individu, menciptakan makna dalam kehidupan individu dan

menetapkan strandar dari keberhasilan serta menciptakan

jembatan antara keadaan saat ini dan masa depan. Visi bukan

sekedar retorika belaka tetapi mempunyai kejelasan arah

dan tujuan sehingga dapat dikembangkan secara lebih lanjut

ke dalam strategi serta dituangkan dalam proses

pelaksanaan. Melalui cara ini setiap organisasi dapat

mengembangkan kiat-kiat untuk merealisasikan visi yang

telah ditetapkan.

Membangun sistem pengukuran merupakan suatu langkah

lanjutan dalam organisasi. Pimpinan harus menterjemahkan

visi kedalam seperangkat ukuran-ukuran dan target serta

mendefinsisikan tindakan-tindakan yang dibutuhkan untuk

mencapai target yang telah ditetapkan. Sistem pengukuran

ini mencakup aspek manajemen kinerja. Untuk itu dibutuhkan

komitmen bersama dari pimpinan dan personil organisasi

untuk memahami dan mewujudkannya dalam proses pelaksanaan.

2. Restrukturisasi

Restrtukturisasi berkaitan dengan bentuk organisasi dan

tingkat kompetisi yang dapat dicapai. Dalam melakukan

restrukturisasi, organisasi yang berbentuk ramping dan

datar menjadi pertimbangan utama. Restrukturisasi pada

dasarnya merupakan pembenahan atau perombakan mendasar

terhadap seluruh mata rantai bisnis perusahaan dengan

tujuan untuk mencapai daya saing yang tinggi. Dengan kata

lain restrukturisasi menyangkut seluruh fungsi manajemen

dalam perusahaan (fungsi operasi, keuangan, pemasaran dan

manajemen sumber daya manusianya). Apa pun bentuk

restrukturisasi yang dilakukan, baik di bidang operasi,

pemasaran, keuangan dan sebagainya sudah pasti akan

mempengaruhi aspek sumber daya manusianya, dalam hal ini

karyawan perusahaan, karena pada dasarnya restrukturisasi

cenderung mengarah pada terbentuknya organisasi yang

ramping dengan jenjang kendali yang pendek sehingga

operasionalnya semakin efisien dan fleksibel.

Restrukturisasi merupakan domain, dimana pengurangan

karyawan makin meningkat dan kesulitan budaya makin besar.

Kadang-kadang pemberhentian dan kegelisahan pegawai

merupakan efek samping yang tidak dapat dihindari.

3. Revitalisasi

Sistem revitalisasi merupakan usaha mendorong

pertumbuhan dengan mengkaitkan keseluruhan organisasi

dengan lingkungannya. Revitalisasi ini membedakan

transformasi dari semata-mata melakukan “down-sizing”. Sistem

revitalisasi terdiri dari 3 komponen penting yaitu (1)

achieve market focus, (2) invent new business dan (3) change the rules

through information technology.

Fokus pada pasar merupakan usaha untuk menghubungkan

pola pikir organisasi secara keseluruhan kepada

lingkungannya. Dengan memusatkan perhatian kepada pelanggan

diharapkan dapat membawa pertumbuhan bagi organisasi.

Berfokus pada pelanggan tidak sekedar memberikan perhatian

kepada pelanggan atau sekedar memberikan apa yang diminta

oleh pelanggan tetapi bagaimana memberikan nilai tambah

kepada pelanggan (customer value).

Strategi menemukan bisnis baru merupakan strategi untuk

membangun kemampuan perusahaan melalui berbagai pendekatan

seperti kemitraan (partnership), merger dan akuisisi.

Dengan menyatupadukan kompetensi, kemampuan dan budaya yang

ada diharapkan dapat tercipta kekuatan baru yang

menghasilkan manfaat yang lebih besar kepada pelanggan dan

membawa kehidupan baru bagi organisasi.

Pendekatan merubah aturan melalui teknologi informasi

merupakan usaha memanfaatkan teknologi sebagai dasar untuk

mencari jalan baru menghadapi kompetisi. Teknologi tersebut

dapat diibaratkan sebagai sistem saraf yang menghubungkan

seluruh bagian-bagian yang ada pada tubuh manusia sehingga

dapat memberikan bagi gejala yang dihadapi oleh masing-

masing bagian organ tubuh manusia. Begitupun dalam

organisasi, teknologi dapat menghubungkan berbagai unit

organisasi sehingga dapat mengintegrasikan informasi dan

proses pengambilan keputusan. Dengan adanya teknologi

diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan mempercepat

arus informasi dilingkungan organisasi.

4. Renewal System

Stregi pembaharuan organisasi berkaitan dengan dengan

unsur SDM yang mempercepat proses transformasi dan spirit

organisasi. Pembaharuan organisasi menyangkut investasi SDM

sehingga SDM organisasi mempunyai kemampuan baru untuk

menunjang tercapainya tujuan organisasi. Strategi ini

merupakan kekuatan yang penting dalam dimensi transformasi

organisasi. Dalam strategi pembaharuan, ada 3 (tiga) unsur

penting yang perlu dilihat : (1) menciptakan struktur

reward, (2) membangun individu belajar dan (3) pengembangan

organisasi.

Sistem kompensasi hendaknya lebih mempertimbangkan

faktor resiko dalam pekerjaan, kinerja manajemen dan lebih

mendorong individu organisasi untuk mengkaitkan masa depan

mereka dengan transformasi organisasi sehingga mampu

meningkatkan semangat kerja, produktivitas dan kinerja

organisasi secara keseluruhan. Unsur kedua dari renewal

system yaitu adalah membangun individu yang belajar. Disini

organisasi harus mempunyai komitmen untuk mengembangkan

individu dengan meningkatkan keahlian, kemampuan dan

ketrampilan melalui berbagai proses belajar. Terciptanya

organisasi pembelajaran dikarenakan adanya individu yang

belajar. Seperi yang dikemukakan oleh Peter Senge (1990)

bahwa tidak ada organisasi pembelajaran tanpa adanya

individu yang belajar. Pengertian ini mengandung makna

bahwa di dalam mewujudkan organisasi pembelajaran, sangat

diperlukan adanya individu yang belajar. Dengan demikian

individu tersebut perlu difasilitasi oleh iklim dan

budaya organisasi yang meningkatkan tumbuhnya individu yang

belajar dan kelompok belajar menuju organisasi yang

belajar. Unsur ketiga adalah pengembangan organisasi,

Perusahaan perlu mengorganisasikan dirinya untuk belajar

sehingga mampu beradaptasi secara cepat dengan perubahan

lingkungan yang terjadi diluar organisasi. Melalui

strategi ini, organisasi dituntut untuk mengembangkan SDM

yang dapat berpikir secara independen dan bekerja secara

interaktif. Memahami bagaimana bekerja sendiri dan kapan

bekerja dengan orang lain serta bangga atas prestasi

bersama yang dicapai.

Manajemen SDM Berbasis Kompetensi

Berbicara menyangkut aspek kompetensi, sesungguhnya hal

ini bukanlah merupakan suatu konsep baru. Menurut Organisasi

Industri Psikologi Amerika (Mitrani, Palziel and Fiit, 1992)

mengemukakan bahwa gerakan tentang kompetensi telah dimulai

pada tahun 1960 dan awal 1970. Kompetensi itu sendiri

didefinisikan sebagai karakteristik yang mendasari seseorang

dan berkaitan dengan efektivitas kinerja individu dalam

pekerjaannya. (and underlying characteristic’s of and

individual which is causally related to criterion-referenced

effective and or superior performance in job or situation).

Berdasarkan definisi tersebut, kata “underlying

characteristic’s” mengandung makna bahwa kompetensi merupakan

bagian kepribadian yang mendalam dan melekat kepada seseorang

serta perilaku yang dapat diprediksi pada berbagai keadaan

dan pekerjaan. Sedangkan kata “causally related” berarti

kompetensi adalah sesuatu yang menyebabkan atau memprediksi

kinerja. Selanjutnya kata “criterion-referenced” mengandung

makna bahwa kompetensi sebenarnya memprediksi siapa yang

berkinerja baik dan kurang baik diukur dengan kriteria atau

standar yang digunakan. Misalnya volume produksi dan

penjualan yang dihasilkan.

Menurut Spencer and spencer, (1993) Mitrani et.al (1992)

ada terdapat 5 karakteristik kompetensi yaitu :

1. Motives adalah sesuatu dimana seseorang secara konsisten

berpikir sehingga ia melakukan tindakan.

2. Traits adalah watak yang membuat orang berperilaku atau

bagaimana seseorang merespons sesuatu dengan cara tertentu.

3. Self consept adalah sikap dan nilai-nilai yang dimiliki oleh

seseorang.

4. Knowledge adalah informasi yang dimiliki seseorang untuk

bidang tertentu. Pengetahuan merupakan kompetensi yang

kompleks.

5. Skill adalah kemampuan untuk melaksanakan suatu tugas

tertentu, baik secara fisik maupun mental.

Tingkat kompetensi mempunyai implikasi praktis terhadap

perencanaan sumber daya manusia. Kompetensi pengetahuan

(knowledge competencies) dan keahlian (skill competencies) cenderung

lebih nyata dan relatif berada di permukaan sedangkan self-

concept (konsep diri) dan trait (sifat/watak) dan motif

kompetensi lebih tersembunyi (hidden), dan berada pada titik

sentral kepribadian seseorang.

Menurut Spencer and spencer (1993) kompetensi dapat

dibagi atas 2 kategori yaitu “threshold” dan “ differentiating”.

Menurut kriteria yang digunakan, untuk memprediksi kinerja

suatu pekerjaan, “thershold competencies” adalah

karakteristik utama (pengetahuan dan keahlian dasar) yang

dimiliki oleh seseorang agar dapat melaksanakan suatu

pekerjaan. Sedangkan “differentiating competencies” adalah

faktor-faktor yang membedakan individu yang berkinerja tinggi

dan rendah. Misalnya seorang sales yang bermotivasi tinggi

dapat menetapkan target yang jauh melebihi kinerja rata-rata.

Biasanya yang dilihat disini adalah seseorang yang memiliki

orientasi motivasi yang melebihi apa yang ditetapkan

organisasi.

Untuk menerapkan model kompetensi dan pendekatan yang

terintegrasi dalam manajemen sumber daya manusia, maka unsur-

unsur dalam fungsi manajemen SDM yang perlu diperhatikan

adalah sebagai berikut :

1. Rekruitmen dan seleksi.

Sistem rekruitmen yang berbasis kompetensi biasanya

memusatkan pada metode seleksi yang dapat digunakan calon

dari populasi pelamar yang cukup besar secara cepat dan

efisien.Hal ini memerlukan suatu tantangan khusus karena

membutuhkan ketekunan dan ketelitian untuk menseleksi

karyawan dalam jumlah besar dengan kurun waktu yang pendek.

2. Perencanaan dan rencana suksesi.

Penempatan dan rencana suksesi berbasis kompetensi

berorientasi pada usaha identifikasi calon yang dapat

memberikan nilai tambah pada suatu pekerjaan organisasi.

Metode penilaian atas calon karyawan dapat dilakukan

melalui wawancara perilaku, tes, simulasi melalui

assisement centre, menelah laporan evaluasi kinerja atas

penilaian atasan, teman sejawat dan bawahan.

3. Pengembangan karier

Kebutuhan kompetensi untuk pengembangan dan jalur karier

akan menentukan dasar pengembangan karyawan. Karyawan yang

dinilai lemah pada aspek kompetensi tertentu dapat

diarahkan untuk pengembangan kompetensi lainnya sesuai

kemampuan dan bakat yang dimiliki sehingga diharapkan dapat

memperbaiki kinerjanya. Beberapa pilihan pengembangan

kompetensi dapat dilakukan melalui assisement centre, lembaga-

lembaga training, pemberian tugas-tugas pengembangan, mentor

dan sebagainya.

Menghadapi tantangan baru di masa depan dengan bentuk-

bentuk organisasi baru yang akan kita hadapi, ada beberapa

pokok pikiran yang perlu dimiliki oleh eksekutif, manajer dan

karyawan adalah sebagai berikut :

1. Tingkat eksekutif

Pada tingkat eksekutif, diperlukan adanya kompetensi

tentang (1) strategic thinking, (2) change leadership dan

(3) relationship management.

Strategic thinking adalah kompetensi untuk memahami

kecendrungan perubahan lingkungan yang begitu cepat,

melihat peluang pasar, ancaman, kekuatan dan kelemahan

organisasi agar dapat mengidentifikasi “strategic respons”

secara optimum.

Change leadership adalah kompetensi untuk

mengkomunikasikan visi dan strategi perusahaan kepada

karyawan. Pemahaman atas visi organisasi oleh karyawan akan

membangun motivasi dan komitmen sehingga karyawan dapat

bertindak sebagai sponsor inovasi dan “enterpreneurship”,

terutama dalam pengalokasian sumber daya organisasi sebaik

mungkin untuk menuju kepada proses perubahan.

Sedangkan kompetensi relationship management adalah

kemampuan untuk meningkatkan hubungan dan jaringan kerja

dengan negara lain dalam ekonomi global, supplier dan

customer.

2. Tingkat Manajer

Pada tingkat manajer, diperlukan adanya kompetensi

seperti fleksibilitas, change implementation,

interpersonal understanding dan empowering.

Aspek fleksibilitas adalah kemampuan merubah struktur dan

proses manajerial, apabila perubahan organisasi diperlukan

untuk efektivitas pelaksanaan tugas organisasi. Dimensi

interpersonal understanding adalah kemampuan untuk memahami

nilai dari berbagai tipe manusia dengan latar belakang,

budaya, ras, etnis gender yang berbeda. Sedangkan aspek

pemberdayaan (empowerment) adalah kemampuan untuk berbagi

informasi, gagasan dan ide, pengembangan karyawan,

pendelegasian tugas dan tanggungjawab, saran serta umpan

balik. Selanjutnya dimensi team facilitation adalah

kemampuan untuk menyatukan orang untuk bekerja secara

efektif dan portability adalah kemampuan untuk beradaptasi

dan berfungsi secara efektif dengan lingkungan eksternal.

3. Pada tingkat karyawan

Pada tingkat karyawan, diperlukan adanya kualitas

kompetensi seperti fleksibilitas, kompetensi untuk

mengakses informasi, motivasi berprestasi, kemampuan untuk

belajar, motivasi bekerja dibawah tekanan waktu, kolaborasi

dan orientasi pelayanan kepada pelanggan.

Daftar Bacaan

Barney, J.B & Wright, PM, 1998. on Becoming Strategic Partner

: The Role of Human Resource Management, 37 (1) : 31 –

46

Dharma, Surya. 2002. Transformasi Organisasi Menggunakan 4R,

Manajemen Usahawan Indonesia, No 04 Th XXXI April, 22-

27).

Ulrich, Bilello. 1996. Organizational Transformation and

Learning : A Cybernetic Approach to Management. Mc.

Graw Hill, New York, USA.

Lancourt, J. & Savage, C. 1995, Organization Transformation

and The Changing Role of Human Resource Function.

Compesation & Benefit Manajemen, Autumn, ; 42-49

Mitrani, A,Daziel,M, and Fit, D, (1992) Competency Based

Human Resource Manajemen : Value – Driven Strategies

for Recruitment, Development and Reward ; Kogan Page

Limited ; London

Spencer. M. Lyle and Spencer, M, Signe (1993) Competence at

Work ; Models For Superrior Performance, John Wiley &

Son, Inc, New York, USA.

Schuler R.S, 1990. Repositioning the Human Resources Function

Transformation or Demise ? Academy of Management

Executive, 4 (3) 49-60.