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ADM. GENERAL

Unidad Temática Nº 6 Toma de Decisiones

Cr Moris Cuneo

Profesor agregado

Cap 6 RobbinsCap 15 Robbins pag 379 y 380Apuntes clase

2007

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Toma de Decisiones

DIRECCION

PLANIFICACION

ORGANIZACION

CONTROLCOORDINACION

INFORMACION

INFORMACION

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

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DECISIONES Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACION• Cuales son los objetivos de la organización• que estrategias son la mejores para alcanzar los objetivos

ORGANIZACION• cual es el ámbito de control adecuado

• cual es el grado adecuado de centralizaciónDIRECCION

• cual es el estilo de dirección mas adecuadoCONTROL

• que actividades deben ser controladas• que tipo de sistema de información es necesario para la

organización

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• Tomar buenas decisiones es algo que todo gerente se esfuerza por lograr , ya que la calidad de las decisiones administrativas influye poderosamente en el éxito o fracaso de una organización

• Examinaremos el concepto de toma de decisiones y la forma en que los gerentes toman decisiones

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TIPOS DE DECISIONES

1. POR EL GRADO DE REPETITIVIDAD

♦ PROGRAMADAS ( REITERATIVAS , RUTINARIAS , PROCEDIMIENTO DE CÓMO ACTUAR .

TECNICAS = HABITOS Y PROCEDIMIENTOS ( DE CÓMO DEBE DE ACTUARSE )

♦ NO PROGRAMADAS ( NUEVAS, NO ESTRUCTURADAS E IMPORTANTES , NO EXISTE UN PROCEDIMIENTO.

TECNICAS : CRITERIO, INTUICION, ADIESTRAMIENTO

2.POR EL GRADO DE INFORMACION DISPONIBLE

♦ CERTEZA : SABEMOS QUE SUCEDERA

♦ RIESGO : CONOCEMOS LA PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

♦ INCERTIDUMBRE : IGNORAMOS LAS PROBABILIDADES Y LOS RESULTADOS POSIBLES ( INFLUYE LA PSICOLOGIA DEL TOMADOR DE DECISIONES )

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3.POR EL HORIZONTE DE LA DECISION

♦ TACTICAS ( Rutinas )

♦ ESTRATEGICAS ( Gerenciales )

4.POR SUS EFECTOS SOBRE EL PROBLEMA

• ACCION PROVISIONAL O INTERINASE BUSCA REDUCIR EL IMPACTO DEL PROBLEMA MIENTRAS SE BUSCA UNA

DECISION DEFINITIVA

♦ ACCIONES ADAPTATIVASEN LUGAR DE CORREGIR LA ANOMALIA SE VIVE CON ELLA

♦ ACCIONES CORRECTORASSE ELIMINA LA CAUSA DEL PROBLEMA

♦ ACCIONES PREVENTIVASINTENTA REDUCIR LA OCURRENCIA DEL SUCESO ELIMINANDO SUS CAUSAS

♦ ACCIONES PRECAUTORIAS O CONTINGENTEINTENTA REDUCIR EL IMPACTO DEL SUCESO PARA EL CASO QUE SE

VUELVA REPETIR

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Evaluacion de la eficacia de la decision

HpImplementacion de la alternativa

IbmHp

Compaq

Selección de una alternativa

IbmHp

Compaq

Analisis de alternativas

IbmHp

Compaq

Desarrollo de alternativas

Precio 10Modelo 6Garantia 8

Asignacion de ponderaciones a los criterios

♦Precio♦Modelo♦garantia

Identificacion de los criterios de decision

Necesito un PCIdentificacionDe un problema

PROCESO : Racional de toma de Decisiones

A

c

t

o

objeto

acción

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ADM. GENERAL5. ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS ( evaluación )

1.IDENTIFICACION DE UN PROBLEMA

2. IDENTIFIC. CRITERIOS DE DECISION( aquellos objetivos que deben cumplir las alternativas )

en base a que decido

3. ASIGNACIÓN DE PONDERACIONESA LOS CRITERIOS ( objetivos )

4. DESARROLLO DE ALTERNATIVAS

6. SELECCION DE UNA ALTERNATIVA

7. IMPLEMENTACION DE LA ALTERNATIVA

8 EVALUACIÓN DE LA EFICACIADE LA DECISION

EL PROCESO de Toma de decisionesEL PROCESO de Toma de decisiones

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1. Problemas¿ Cuando estoy frente a un Problema ? :

• Algo no funciona , como debiera y queremos encontrar la causa

• Un problema es un desvió respecto a una norma , cuya causa desconocemos y nos interesa conocer

Norma Norma

DesvioPasado Presente

Realidad

¿ Causa ?

ejemplos: nivel de ventas del producto A disminuyeMaquina B se detiene en forma imprevista

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Como priorizar Problemas

1. Listar los problemas

• Problemas de ventas• Baja moral en planta

2. Separar : expresar en forma mas especifica

• Baja del 15 % en el producto x• Ausentismo excesivo en el sector mantenimiento

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3. Priorizar : ( GUT ) cual es el problema prioritario , que debemos ocuparnos en primer termino

GRAVEDAD : (importancia) es el daño o beneficio que puede ocasionar la situación , se valora en Alta, Media o Baja

URGENCIA : se compara el tiempo necesario para resolver la situación , VS el tiempo disponible , se valora en Alta , Mediao Baja.

TENDENCIA : el patrón de crecimiento de la situación y se valora en Alta ( crece ) , Media ( permanece ) o baja (disminuye )

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Priorizarbaja de ventas producto x

ausentismo en mantenimiento

2BMA

1AAA

OrdenTendencia UrgenciaGravedad

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ADM. GENERAL5. ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS ( evaluación )

1.IDENTIFICACION DE UN PROBLEMA

2. IDENTIFIC. CRITERIOS DE DECISION( aquellos objetivos que deben cumplir las alternativas )

en base a que decido

3. ASIGNACIÓN DE PONDERACIONESA LOS CRITERIOS ( objetivos )

4. DESARROLLO DE ALTERNATIVAS

6. SELECCION DE UNA ALTERNATIVA

7. IMPLEMENTACION DE LA ALTERNATIVA

8 EVALUACIÓN DE LA EFICACIADE LA DECISION

EL PROCESO de Toma de decisionesEL PROCESO de Toma de decisiones

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Etapas del proceso decisorio

•Definir el problema

•Desarrollarposibles causas

•Probar las causas

•EstablecerObjetivos 2-3

•Consideraralternativas 4

•Considerar consecuencias

Adversas 5

Elegir alternativa6

Anticiparproblemas

Potenciales 7

Usar accionespreventivas

Preparar Acciones

Contingentes

Definir responsables

Controlar 8

Análisis de Problemas Análisis de Decisiones Análisis de Problemas Potenciales

Encontrar la CAUSA

Elegir un curso de

ACCIONImplementar el PLAN

Etapa 1 Etapa 2 a 6 Etapa 7 a 8

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PROBLEMADESVIACION QUE ES

DEBERIA SER

2. PROBLEMAQUE ES NO ESDONDE ES NO ESCUANDO ES NO ESCUANTO ES NO ES

1. IDENTIFICACION DE UN PROBLEMA

Desviación ♦Respecto al pasado♦Al plan♦Desempeño de los competidores

♦Política de la empresa•Fecha limite♦cuan grave y urgente♦quejas

3.Características distintivasrasgo que diferencia

ES del NO ES

CAUSA del ES

1. Enunciar el problema

Que objeto o sujeto tiene problemasque defecto conducta inadecuada

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Características de un problema

RecursosSuficientes

para hacer algo

Presión para actuar

Conciencia de La discrepancia

problema

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2. IDENTIF. DE CRITERIOS DE DECISIÓN ( en base a que voy a decidir )

Aquellos objetivos o criterios que deben cumplir las alternativas o las decisiones elegidas

CLASIFICAR LOS OBJETIVOS SEGÚN SU IMPORTANCIA

Se deben dividir en :

1. Se deben especificar todos los objetivos necesarios que deben cumplir imprescindiblemente la alternativa a elegir

• ¿CUÁLES SON OBJETIVOS NECESARIOS U OBLIGATORIOS ?LIMITES QUE NO SE PUEDEN VIOLAR POR NINGUNA ALTERNATIVA

2. y todos los objetivos deseados , no imprescindibles que se desea cumpla esa alternativa

• ¿CUÁLES SON OBJETIVOS DESEADOS? VENTAJAS Y DESVENTAJAS RELATIVAS

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3. ASIGNACIÓN DE PONDERACIONES A LOS CRITERIOS DE DECISIÓN

•¿CUÁL ES EL VALOR RELATIVO DE CADA CRITERIO DESEADO?

•NO TODOS LOS CRITERIOS SON IGUALMENTE IMPORTANTES ( PRIORIDAD)•PONDERACIÓN 10 a 1.•El criterio mas importante 10

4. DESARROLLO DE ALTERNATIVAS

¿CUÁLES SON LOS POSIBLES CURSOS DE ACCION?

• Preparar una lista de las alternativas viables•SOLO SE MENCIONAN NO SE EVALUAN EN ESTE MOMENTO

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5. ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS

COMPARAR ALTERNATIVAS CON LOS OBJETIVOS Necesarios ( ETAPA 2 ) Y CON LA PONDERACION DE C/ U de los DESEADOS ( ETAPA 3 )

¿CUMPLE CADA ALTERNATIVA CON OBJETIVOS NECESARIOS? “PASA / NO PASA”

¿CUÁL ES EL GRADO DE DESEMPEÑO DE LAS ALTERNATIVAS EN RELACION CON CADA OBJETIVO DESEADO? CALIFICACIÓN ESCALA 10 a 1.

•¿CUÁL ES LA CALIFICACIÓN PONDERADA DE C/U?CADA ALTERNATIVA ( EVALUACION X PONDERACION )

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6. SELECCION DE UNA ALTERNATIVA•CALIFICACION MAS ALTA ? •CONSECUENCIA DE C / U•¿ si hiciera esto que podría salir mal , que resultado tendría ?

•DESEMPEÑO TOTAL DE CADA ALTERNATIVA

•Toda alternativa tiene riesgos , hay que evaluarlos teniendo en cuenta su PROBABILIDAD de OCURRENCIA ( IMPACTO ) Y su GRAVEDAD

probabilidad gravedadBaja alta media

•ELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA MEJOR BALANCEADA

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7. IMPLEMENTACION

•LA DECISION SE TOMO , PERO PUEDE FRACASAR SI NO SE IMPLEMENTA BIEN •PONER EN PRACTICA LA DECISION•COMUNICACIÓN DE LA DECISIÓN A LAS PERSONAS AFECTADAS•LOGRAR COMPROMISO CON LA PUESTA EN PRACTICA. •Planificación , organización y dirección

8. EVALUACION DE LA EFICACIA DE LA DECISION

¿ SE RESOLVIO EL PROBLEMA ?¿Fue correcta la definición del problema ?¿Se cometieron errores en la evaluación de las distintas

alternativas ?¿ se eligió la alternativa apropiada , pero se implemento mal ?•Control

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3. Como prevenir o limitar problemas potenciales

Mirar hacia el futuro previendo problemasTomando medidas preventivas o contingentes

• En problemas que ya ocurrieron la causa es una , en problemas potenciales pueden ser múltiples

• Se deben tomar acciones preventivas que tratan de evitar o disminuir la ocurrencia de las causas de un problema potencial

• A pesar de lo anterior puede ocurrir el problema potencial , para ello se deben tomar acciones que minimicen el problema , cuando este se de ( contingentes )

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3. Como prevenir o limitar problemas potenciales

Algo puede salir mal en una decisión a implementar y queremos prevenir su ocurrencia o minimizar sus efectos

Decisión futuroen marcha deseado

Presente futuro probable

Posibles Causa Desvió posible

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Instalación de un tanque de combustible

Problemas potenciales

• Accidentes de operarios• Derrame de combustible• incendio

Acciones preventivas• Cartel “ prohibido fumar “• Entrenamiento del personal

Acciones contingentes• Extinguidores de incendio• Rociadores

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Mudanza ( Problemas potenciales )

1. Personas no autorizadas llegan y se llevan las cosas

A.Preventiva : disponer de guardias en la puertasA.Contingente : confrontar lista con bultos

2. Los de la mudanza no saben donde poner las cosas

A Preventiva : marcar cada habitación con tiza y señalizar

A. Contingente : Tener un ayudante que conozca la distribución

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Una decisión nunca puede tomarse simplemente sumando y restando cifras

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• Se supone que la Toma de Decisiones Administrativas es Racional

• Esto significa que los gerentes hacen selecciones consistentes con el fin de Maximizar Valores , actuando dentro de restricciones especificas

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• ¿ Cual es la mejor forma de describirla situación de toma de decisiones ya la persona que esta a cargo de dicho

proceso?

1. Toma de Decisiones Racional2. Toma de decisiones de Racionalidad

Limitada3. Toma de decisiones intuitivas

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PREMISAS DE LA RACIONALIDAD

• El problema es claro y directo• Hay que alcanzar una sola meta bien definida• Se conocen todas las alternativas y

consecuencias• Las preferencias están claras• Las preferencias son constantes y estables• No hay restricciones de tiempo , ni de costo• La elección final trae el mejor resultado

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1. Toma de Decisiones Racional1. El problema identificado es importante para la

organización2. Todos los criterios han sido definidos ( necesarios

y deseables)3. Todos los criterios ya fueron evaluados (

deseables )4. Se elaboro una lista completa de alternativas5. Todas las alternativas son evaluadas contra los

criterios de decisión6. Se selecciona la alternativa que maximiza los

intereses de la org.7. Todos los miembros aceptan la decisión8. El resultado de la decisión es evaluado

objetivamente en función del problema original

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1.Toma de Decisiones Racional

¿ Que tan realistas son estas suposiciones acerca de la racionalidad ?

• Problema sencillo• Metas claras• Alternativas limitadas• Presiones de tiempo mínimas y costo bajo de

evaluar alternativas• Cultura organizacional que apoye la innovación• Resultados concretos y medibles

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2. Racionalidad Limitada• Hombre económico : maximiza• Hombre administrativo : “ se contenta con …una

solucion bastante buena “

• Hombre económico : mundo real y toda su complejidad

• Hombre administrativo : mundo simplificado

• Como se contenta con llegar a cierto limite y no busca el máximo , puede decidir sin examinar todas las alternativas

• Utiliza un modelo sencillo , que ignora todas las interrelaciones de los factores en juego , que podría paralizarlo

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2. Toma de Decisiones Racionalidad Limitada

1. El problema elegido es visible y refleja los intereses y la formación del gerente

2. Se identifica un conjunto limitado de criterios3. Se construye un modelo sencillo para evaluar los

criterios4. Se elabora una lista limitada de alternativas5. Todas las alternativas son evaluadas contra los

criterios de decisión6. Se selecciona la alternativa mas satisfactoria 7. El poder y la política influyen en la aceptación de

la decisión8. El resultado de la decisión es evaluado en función

de los intereses personales que realizo la evaluación

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Dos puntos de vista sobre el proceso de toma de decisiones

Paso de la toma de decisiones

Racionalidad perfecta

Racionalidad limitada

1. Formulación del

problema

Un problema organizacional importante y propio de la organización es identificado.

Se identifica un problema visible que refleja los intereses y antecedentes del gerente.

2. Identificación de

los criterios de decisión

Todos los criterios son identificados.

Se identifica un conjunto de criterios limitado.

3. Asignación de

ponderaciones a los criterios

Todos los criterios son evaluados y ordenados de acuerdo con su importancia para la meta de la organización.

Se construye un modelo sencillo para evaluar y clasificar los criterios; el interés personal de quien toma la decisiones influye fuertemente en las clasificaciones.

4. Desarrollo de alternativas

Se elabora creativamente una lista completa de todas las alternativas

Se identifica un conjunto limitado de alternativas similares

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Dos puntos de vista sobre el proceso de toma de decisiones

Paso de la toma de decisiones

Racionalidad perfecta Racionalidad limitada

5 Análisis de las alternativas

Todas las alternativas son evaluadas en comparación con los criterios de decisión y las ponderaciones; las consecuencias de cada alternativa son conocidas.

A partir de una solución elegida, cada una de las alternativas es evaluada e términos de los criterios de decisión.

6. Selección de un alternativa

Decisión maximizadora: cuando se escoge la que produce el rendimiento económico más alto (en términos de la meta de la organización).

Decisión satisfactoria: la búsqueda continúa hasta encontrar una solución que sea satisfactoria y suficiente, después de lo cual termina la búsqueda.

7 Implementación

de la alternativa

En virtud de que la decisión maximiza las probabilidades de alcanzar una meta única y bien definida, todos los miembros de la organización aceptan la solución.

Diversas consideraciones de política y poder influyen para que la gente acepte la decisión y se comprometa a aplicarla.

8 Evaluación

El resultado de la decisión se evalúa objetivamente en comparación con el problema original.

Las mediciones de los resultados de una decisión rara vez son suficientemente objetivas para eliminar los intereses personales del evaluador; es posible que aumente el uso de recursos destinados a compromisos previos, a pesar de fracasos anteriores y evidencias de que la asignación de

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EXPE-RIENCIA

buen

JUICIOPERSONALacumulado

TOMA DE DECISIONES INTUITIVA

3.El Rol de la Intuición

No es un proceso independiente del análisis racionalEs complementario

El gerente que tuvo experiencia en un tipo particular de problema , es capaz de tomar decisiones en forma rápida , aunque tenga poca

información

El gerente no se basa en un análisis sistemático y completo del problema aplica Experiencia + Juicio

sentimientos

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ASPECTOS DE LA INTUICIÓN

DECISIONES BASADAS EN LA EXPERIENCIADECISIONES BASADAS EN VALORES ÉTICOSDECISIONES POR AFECTOS ( sentimientos y emociones )DECISIONES INTELECTUALES ( conocimientos, capacitación )PROCESOS MENTALES INCONSCIENTES

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TIPOS DE PROBLEMAS Y DECISIONES1. Según la naturaleza del problema

1.1 PROBLEMA BIEN ESTRUCTURADO

• Problema sencillo• PROBLEMA CONOCIDO• INFORMACION COMPLETA

DECISION PROGRAMADA

♦REPETITIVA ( COMPLEJO- SIMPLE )♦RUTINARIA

♦ HAY UN METODO DEFINIDO PARA MANEJARLAS

♦NO EXISTE DESARROLLO DE ALTERNATIVAS

♦DECISIONES POR PRECEDENTE

♦APLICA UN PROCEDIMIENTO , POLITICA , REGLA

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• Procedimiento : es una serie de pasos secuénciales e interrelacionados que aplica un gerente a un problema estructurado

• Regla : es una declaración explicita que indica a un gerente , lo que debe y lo que no debe hacer

• Política : estas proveen guías para encauzar el pensamiento del gerente en una dirección especifica ( requieren interpretación )

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TIPOS DE PROBLEMAS Y DECISIONES

Según la naturaleza del problema

1.2 PROBLEMAS MAL ESTRUCTURADOS

• PROBLEMA INUSUAL O NUEVO•INFORMACION INCOMPLETA

DECISIONES NO PROGRAMADAS♦CARÁCTER UNICO♦NO RECURRENTE♦SOLUCION A MEDIDA♦REALIZAR PROCESO

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TOMA DE DECISIONES

ESTILO DIRECTIVO:• SE CARACTERIZA POR SU POCA TOLERANCIA A LA

AMBIGÜEDAD.• FORMA RACIONAL DE PENSAR.• SON EFICIENTES Y LÓGICOS.• LOS GERENTES DIRECTIVOS TOMAN DECISIONES

RÁPIDAS Y SE CENTRAN En EL CORTO PLAZO.• POR SU PRONTITUD AL TOMAR DECISIONES

CUMPLEN LA FUNCIÓN CON MÍNIMA INFORMACIÓN Y EVALÚAN POCAS ALTERNATIVAS.

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TOMA DE DECISIONES

ESTILO ANALÍTICO:

• TOLERANCIA A LA AMBIGÜEDAD • FORMA RACIONAL DE PENSAR.• NECESITAN MÁS INFORMACIÓN Y CONSIDRAN

MÁS ALTERNATIVAS QUE EL ESTILO DIRECTIVO.• SE CARACTERIZAN POR SU CAPACIDAD PARA

ADAPTARSE O ENFRENTAR SITUACIONES ÚNICAS.

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TOMA DE DECISIONES

ESTILO CONCEPTUAL:

• TOLERANCIA A LA AMBIGÜEDAD.• FORMA INTUITIVA DE PENSAR.• BUSCAN MUCHAS ALTERNATIVAS.• SE ENFOCAN EN EL LARGO PLAZO.• SON MUY BUENOS PARA ENCONTRAR

SOLUCIONES CREATIVAS A LOS PROBLEMAS.

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TOMA DE DECISIONES

ESTILO CONDUCTUAL:

• POCA TOLERANCIA A LA AMBIGÜEDAD.• FORMA INTUITIVA DE PENSAR.• TRABAJAN BIEN CON LOS DEMÁS, SE INTERESAN

POR SUS LOGROS Y ACEPTAN SUGERENCIAS.• TRATAN DE EVITAR CONFLICTOS.• LA ACEPTACIÓN DE LOS DEMÁS ES IMPORTANTE

PARA LOS GERENTES CON ESTE ESTILO.

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HAY UN ESTILO DE TOMA DECISIONES MEJOR QUE OTRO?NO, SON SOLO MÉTODOS DIFERENTES.

• CASI TODOS LOS GERENTES TIENE CARACTERÍSTICAS DE MÁS DE UN ESTILO.

• CAMBIAN DE ESTILO DEPENDIENDO DE LA SITUACIÓN.

• LOS EMPLEADOS TAMBIÉN TIENEN DISTINTOS ESTILOS PARA DECIDIR.

TOMA DE DECISIONES

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LOS GERENTES SIGUEN REGLAS PRÁCTICAS, O MÉTODOS HEURÍSTICOS PARA SIMPLIFICAR EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES, QUE MUCHAS VECES LLEVAN A ERRORES:

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Errores y prejuicios comunes en las decisiones gerenciales

• Error del exceso de confianza• Error satisfacción inmediata• Efecto ancla• Prejuicio de percepción selectiva• Prejuicio de confirmación• Error de contextualizacion• Prejuicio de disponibilidad• Error de representación• Error de casualidad• Error de los costos incurridos• Prejuicio egoísta• Error en la percepción retrospectiva

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TOMA DE DECISIONES EN GRUPO

FORTALEZAS DE LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO:

– INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTOS MÁS COMPLETOS

– GENERAN MAS ALTERNATIVAS– DECISIONES DE ALTA CALIDAD– FACILITA LA ACEPTACIÓN MUCHO MAYOR DE

UNA SOLUCIÓN– ACRECIENTAN LA LEGITIMIDAD

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TOMA DE DECISIONES EN GRUPO

DEBILIDADES EN LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO:

– CONSUMEN MÁS CANTIDAD DE TIEMPO– DOMINIO DE LA MINORIA– PRESIONES PARA CONFORMARSE AL GRUPO– LA RESPONSABILIDAD ES AMBIGUA Y SE

DILUYE

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Eficacia y Eficiencia de la Toma de Decisiones en grupo

Eficacia medida :• Precisión G• Rapidez I• Creatividad G• Aceptación G• Eficiencia I• Tamaño del Grupo

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Proceso de tomaDe decisiones

CondicionesCertezaRiesgo

incertidumbre

Problemas ydecisiones

Estruc y progSin estr y no pro

EstilosDirectivoAnalítico

Conceptualconductual

MétodoRacional

Racional limitadointuición

ErroresY prejuicios

Decisión

•Elegir mejor alternativa•Implantar•evaluar