1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang

begitu pesat dengan datangnya berbagai alat telekomunikasi atau alat penghubung

yang canggih seperti telepon, telepon pintar (smartphone), televisi, radio, surat

elektronik (e-mail), internet dan sebagainya. Sedangkan kedudukan surat atau

komunikasi tertulis masih memegang peranan penting di dalam kehidupan

masyarakat yang tidak dapat dilupakan keberadaannya.

Surat masih digunakan hingga saat ini karena masih memiliki kelebihan

dibandingkan dengan alat komunikasi lainnya, yaitu surat lebih praktis, efektif dan

ekonomis. Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga sebagai pengingat,

bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, jaminan

keamanan dan alat promosi. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan

disampaikan kepada seseorang maupun organisasi sesuai dengan sumber aslinya,

sehingga informasi di dalam surat bersifat jelas, akurat dan sewaktu-waktu dapat

menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.

Prosedur penanganan surat yang berkaitan dan berhubungan dengan aktivitas

organisasi atau lembaga baik pemerintah maupun swasta tentu tidak lepas dari

aktivitas surat menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar. Prosedur penanganan

surat masuk meliputi aktivitas penerimaan surat, penyortiran surat, pengagendaan

2

surat, pendisposisian surat, pemberian rekomendasi kepala kantor, pendistribusian

surat sampai dengan penyimpanan surat. Sedangkan prosedur penanganan surat

keluar meliputi aktivitas pembuatan konsep surat, persetujuan konsep surat,

pengetikan surat, pemberian nomor surat, pengagendaan surat sampai dengan

pengiriman surat.

Berdasarkan penjabaran diatas dapat diketahui mengenai pentingnya peranan

surat menyurat dalam suatu organisasi atau instansi serta cara penanganannya, maka

penulis tertarik mengambil judul untuk penulisan Tugas Akhir ini yaitu “Prosedur

Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Sumber Daya

Manusia PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000”.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka perumusan masalah dalam

penelitian ini, adalah:

1. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk pada PT Pos Indonesia (Persero)

Kantor Pos Jakarta Selatan 12000?

2. Bagaimana prosedur penanganan surat keluar pada PT Pos Indonesia (Persero)

Kantor Pos Jakarta Selatan 12000?

3. Apa saja kendala-kendala yang dihadapi terkait dengan penanganan surat masuk

dan surat keluar pada Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)

Kantor Pos Jakarta Selatan 12000?

3

1.3. Tujuan dan Manfaat

Tujuan penulis dalam menyusun dan melaksanakan penulisan Tugas Akhir

ini, adalah:

1. Untuk mengetahui prosedur penanganan surat masuk pada PT Pos Indonesia

(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.

2. Untuk mengetahui prosedur penanganan surat keluar pada PT Pos Indonesia

(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.

3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi terkait dengan penanganan surat

masuk dan surat keluar pada bagian sumber daya manusia PT Pos Indonesia

(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.

Sedangkan manfaat dari penyusunan dan penulisan tugas akhir ini, adalah:.

1. Bagi penulis

Untuk meningkatkan pemahaman penulis tentang prosedur penanganan surat

masuk dan surat keluar pada bagian sumber daya manusia PT Pos Indonesia

(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.

2. Bagi perusahaan

Dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi perusahaan dan bahan

pertimbangan dalam prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada

bagian sumber daya manusia PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Jakarta

Selatan 12000.

4

3. Bagi pembaca

Untuk memberikan pengetahuan sebagai bahan tambahan informasi tentang

penanganan surat dan referensi bacaan khususnya bagi mahasiswa yang akan

menyusun tugas akhir.

1.4. Metode Pengumpulan Data

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode

pengumpulan data, diantaranya:

1. Metode Observasi

Dalam tahap observasi ini penulis melakukan pengamatan pada bagian Sumber

Daya Manusia (SDM) PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan

12000 mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar. Sehingga penulis

mengetahui dengan jelas bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat

keluar pada bagian sumber daya manusia PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos

Jakarta Selatan 12000.

2. Metode Wawancara

Selain mengamati langsung, penulis juga dapat bertanya kepada karyawan divisi

Sumber Daya Manusia (SDM) mengenai prosedur penanganan surat masuk dan

surat keluar yang sudah ada di perusahaan tersebut. Serta bagaimana cara

perusahaan mencatat, mendistribusikan, menyimpan, dan mengirim surat sehingga

sesuai dengan prosedur yang sudah berlaku. Penulis melakukan wawancara sesuai

dengan kebutuhan data yang penulis inginkan.

5

3. Metode Dokumentasi

Metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang

berupa catatan, gambar, tabel, agenda, dan sebagainya. Dalam hal ini dokumen

yang digunakan berasal dari dokumen instansi terkait yaitu berupa catatan,

gambar, tabel, agenda dan struktur organisasi perusahaan.

4. Metode Studi Pustaka

Metode Studi Pustaka dilakukan berdasarkan teknik pengumpulan data-data

dengan cara mencari referensi buku-buku ilmiah yang berkaitan dengan

penyelesaian penulisan laporan Tugas Akhir ini.

1.5. Ruang Lingkup

Dalam ruang lingkup penulisan laporan Tugas Akhir ini membahas tentang

prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian sumber daya

manusia PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000 yang

meliputi penerimaan surat, penyortiran surat, pencatatan atau mengagendakan

surat, pendisposisian surat, pendistribusian surat dan penyimpanan surat. Serta

prosedur penanganan surat keluar meliputi pembuatan konsep surat, pengetikan

surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan surat dan

pengiriman surat. Kegiatan penelitian dilakukan pada periode 1 Mei 2016 sampai

dengan 31 Mei 2016, sedangkan data yang diperoleh adalah data pada periode tiga

bulan terakhir yaitu Maret 2016 sampai dengan Mei 2016.

6

1.6. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini

terdiri dari beberapa bab dan sub bab, adalah:

Bab I PENDAHULUAN

Pada bab ini terdiri dari latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan

manfaat, metode pengumpulan data, ruang lingkup, dan sistematika

penulisan.

Bab II LANDASAN TEORI

Pada bab ini menjelaskan tentang pengertian prosedur, pengertian

penanganan surat, pengertian surat, fungsi surat, tujuan surat, macam

surat, bahasa surat, bentuk tubuh surat dan fungsi bentuk tubuh surat.

Bab III PEMBAHASAN

Pada bab ini membahas tentang tinjauan umum organisasi yang terdiri

dari sejarah dan perkembangan organisasi, visi dan misi organisasi,

struktur dan tata kerja organisasi dan hasil penelitian.

Bab IV PENUTUP

Pada bab ini penulis membahas mengenai kesimpulan dari

pembahasan hasil penelitian laporan Tugas Akhir dan saran-saran yang

bermanfaat.