2. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Konsep Sistem Informasi

Sistem Informasi mempunyai arti yang begitu luas dan berbeda satu

dengan yang lainnya. Dilihat dari susunan katanya Sistem Informasi dapat dibagi

menjadi dua kata, yaitu: Sistem dan Informasi.

Sistem merupakan sekumpulan elemen yang disatukan dengan maksud

yang sama demi mencapai sebuah tujuan. Melalui definisi ini sistem dapat

diartikan sebagai suatu kumpulan proses, cara-cara, aturan-aturan dan prosedur-

prosedur yang saling berhubungan dan dilakukan untuk suatu tujuan atau sasaran

tertentu.

Informasi dapat diartikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk

yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerima dan menggunakannya.

Informasi menggambarkan suatu kejadian nyata yang digunakan dalam proses

pengambilan keputusan. Dalam penjelasan lain Informasi adalah suatu data yang

telah menjadi sesuatu yang penting, berguna serta dapat disampaikan kepada

pihak penerima untuk pengambilan keputusan. Melalui penjelasan-penjelasan

diatas dapat diambil kesimpulan bahwa data tidak akan ada artinya jika data

tersebut belum diolah menjadi sebuah informasi meski beberapa pihak sudah bisa

mendapat keuntungan dari data tanpa mengolahnya terlebih dahulu.

Dari penjelasan-penjelasan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa

Sistem Informasi merupakan sekumpulan elemen atau prosedur-prosedur kerja

yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi yang dapat membantu

dalam proses pengambilan keputusan atau yang biasa disebut “Problem Solving”.

Sistem Informasi Manajemen adalah merupakan salah satu penerapan

sistem informasi yang mengarah pada proses dan operasi manajemen. Sebuah

sistem informasi baru bisa disebut sistem informasi manajemen bila memiliki

sebuah basis data sederhana yang disertai dengan kemampuan mengambil data

dan satu atau dua model perencanaan atau pengambilan keputusan. Pada

umumnya sistem informasi manajemen dipusatkan pada organisasi internal bukan

diluar organisasi dan menyediakan fungsi perencanaan, pengontrolan dan

5

6

pengambilan keputusan pada tingkat manajemen. Fungsional sistem informasi

manajemen biasanya dituangkan ke dalam bentuk laporan aktivitas pada manajer

yang berkepentingan dalam periode tertentu.

Sistem informasi manajemen dibagi menjadi dua subsistem penghasil

informasi. Kedua subsistem tersebut adalah:

• Software pembuat laporan

Software pembuat laporan merupakan program yang menghasilkan

laporan, baik berupa laporan periodik maupun laporan khusus. Laporan

periodik merupakan laporan yang disiapkan setiap periode tertentu dan

laporan khusus disiapkan hanya jika terjadi kejadian khusus saja.

• Model matematika

Model matematika merupakan abstraksi dari sesuatu. Model mewakili

sesuatu objek atau aktivitas dan digunakan untuk menggambarkan suatu

masalah yang ingin dipecahkan. Rumus ataupun persamaan matematika

adalah model matematika. Model matematika biasanya digunakan untuk

melakukan perhitungan yang terjadi di dalam lingkungan perusahaan.

Dalam divisi pemasaran, model matematika digunakan untuk menghitung

penjualan.

2.2. Basis Data

Sistem informasi manajemen tidak dapat dipisahkan dari basis data.

Secara umum, basis data dapat diartikan sebagai suatu kumpulan data yang saling

berhubungan satu sama lainnya. Pengertian ini kemudian diperdalam oleh

beberapa ahli menjadi beberapa pengertian. Ada yang mendefinisikan basis data

sebagai sistem berkas terpadu yang dirancang untuk meminimalkan pengulangan

data, dan definisi yang lain mengatakan basis data sebagai sistem terkomputerisasi

dengan tujuan utama memelihara informasi dan membuat informasi tersebut

tersedia kapanpun dibutuhkan.

Basis data memiliki karakteristik sebagai berikut:

• Basis data dipakai untuk mempresentasikan aspek-aspek dari dunia nyata.

• Memiliki sekumpulan data yang teratur dan memiliki arti jelas, data

sembarangan tidak boleh disebut basis data.

7

• Basis data didesain, dibuat dan diisi dengan data untuk suatu tujuan

tertentu dan pemakai tertentu.

Suatu basis data bisa berskala kecil maupun sangat besar dengan

kompleksitas yang bervariasi. Untuk mengenal database secara lebih detail, perlu

diketahui komponen-komponen dasar pembentuk database, yaitu:

• Entity

Suatu bentuk dari orang, tempat, kejadian atau konsep dari suatu informasi

yang dijadikan suatu data bagi basis data yang digunakan.

• Atribut

Data apa saja yang terdapat dalam suatu entity.

• Data Value

Data sebenarnya atau informasi yang terdapat dalam setiap atribut.

• Record

Kumpulan data atau informasi yang terdapat dalam atribut-atribut yang

menginformasikan suatu entity secara detail.

• File

Kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen sama, atribut

yang sama namun berbeda data value-nya.

2.2.1. Database Management System (DBMS)

Database Management System (DBMS) adalah suau kumpulan basis

data yang saling berhubungan atau berelasi satu sama lain dan suatu bentuk

program untuk mengakses basis data tersebut. DBMS terdiri dari beberapa basis

data dan satu atau lebih program pengelola yang berguna pengolahan data yang

ada seperti untuk menambah data, menghapus data, mengambil data dan

memperbaharui data-data yang ada.

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, basis data adalah sekelompok

kumpulan data yang saling berelasi, yang mana dapat disimpan, diproses,

dimanipulasi dan digunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Relasi

tersebut biasanya ditujukan dengan bagian-bagian penting dari tiap-tiap file yang

ada. Dalam setiap perancangan dan pembuatan suatu sistem basis data yang baik

diperlukan suatu prinsip mendasar yang sangat penting, yaitu: efisiensi dan

8

ketepatan. Suatu basis data dibuat untuk menangani kumpulan data yang bersifat

kompleks supaya menjadi lebih ringkas tanpa menghilangkan karakteristik data.

Karakter suatu Database Management System adalah:

• Mampu untuk mengatur atau mengurus data dalam jumlah yang sangat

banyak.

• Memiliki fasilitas untuk mengakses data yang sangat banyak tersebut

secara efisien.

• Memiliki fasilitas untuk mengakses data yang sangat banyak tersebut

secara concurrent.

• Memiliki fasilitas untuk mengakses data yang sangat banyak tersebut

secara aman.

Adapun komponen utama DBMS dapat dibagi menjadi:

• Perangkat keras (hardware)

Berupa komputer beserta komponen di dalamnya seperti processor,

memory, hard disk. Komponen inilah yang digunakan untuk menyimpan

basis data dan untuk melakukan pemrosesan data.

• Data

Merupakan seluruh fakta yang diperlukan oleh pihak-pihak tertentu dan

dapat dinyatakan dengan suatu nilai baik berupa angka, karakter, simbol

dan sebagainya.

• Perangkat lunak (software)

Software terletak di antara basis data dan pengguna dan berfungsi untuk

melayani permintaan pengguna. Software terdiri atas interface yang

berfungsi sebagai interaksi antara basis data dengan pengguna. Interface

ini biasanya berbentuk tampilan beberapa form yang user-friendly

sehingga memudahkan pengguna dalam memakai software.

• Pengguna (user)

User bisa diperankan oleh siapa saja yang menggunakan program aplikasi

komputer untuk memenuhi kebutuhannya.

9

2.2.2. Desain Basis Data

Proses desain dari basis data adalah bagian penting dalam suatu

pengembangan sistem informasi. Dalam suatu sistem informasi, basis data adalah

komponen paling berpengaruh pada performa sistem. Tahap-tahap pengembangan

suatu sistem adalah sebagai berikut:

• Problem definition

• Feasibility study

• Analysis

• Design

• Implementation

• Maintenance

Beberapa istilah dalam database:

• Record

Dikenal juga dengna istilah row atau tuple. Suatu record berisi informasi

tentang item tertentu.

• Field

Dikenal juga dengan istilah column atau attributes. Suatu field berisi

sebagian informasi dari suatu record.

• Table

File yang digunakan untuk menyimpan data yang berhubungan. Suatu

table memiliki beberapa record. Dimana tiap record dibagi menjadi

beberapa field. Tiap baris memiliki jumlah kolom yang sama.

• Domain

Dipakai untuk mempresentasikan isi dari field yang diijinkan. Misal: field

jenis produk dalam table memiliki dua domain yaitu tabloid dan majalah.

Setiap field dalam suatu table pasti memiliki domain. Banyak field yang

bisa memiliki domain yang sama, sistem database bisa mendeteksi

pengisian data yang salah pada saat mencari atau mengisi data.

• Primary key

Dipakai untuk mengidentifikasikan suatu record ke dalam suatu table.

Primary key juga sering disebut sebagai Alternate keys atau Candidate

keys.

10

• Foreign key

Jika suatu Primary key dari suatu table dipakai sebagai non-Primary key

field dari table lain.

2.3. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi dari sebuah sistem

secara grafis yang digambarkan dengan sejumlah simbol tertentu untuk

menunjukkan perpindahan data dalam proses-proses suatu sistem.

Dalam hal ini DFD menunjukkan perpindahan dan perubahan data dalam

suatu sistem. Meskipun memiliki nama DFD, namun penekanan pada DFD lebih

pada prosesnya, bahkan DFD merupakan salah satu alat permodelan proses dari

sistem yang paling sering digunakan.

Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD hanya terdiri dari empat

macam yaitu proses, arus data (data flow), simpanan data (data strorage) dan

kesatuan luar (external entity). Berikut uraian singkat mengenai empat macam

simbol yang ada:

• Proses

Simbol yang mengubah suatu data dari suatu bentuk menjadi bentuk yang

lain. Atau dengan kata lain, proses menerima input data dan mengeluarkan

output data lain yang telah diproses. Simbol dari proses dalam DFD ada

beberapa model, dapat dilihat pada gambar 2.1. Adalah contoh proses

DFD pada program Power Designer.

Gambar 2.1. Contoh simbol Proses

• Arus data (data flow)

Aliran yang menunjukkan perpindahan data dari satu bagian ke bagian

yang lain dalam sebuah sistem. Data flow dalam DFD disimbolkan dengan

11

tanda panah yang diberi keterangan yang menunjukkan data apa yang

mengalir.

Gambar 2.2. Contoh simbol Data Flow

• Simpanan data (data storage)

Tempat menyimpan data dalam suatu sistem, baik secara manual maupun

secara otomatis. Simpanan data digunakan jika suatu proses perlu

menggunakan data tersebut lagi di lain waktu. Simbol dari data storage

ada bermacam-macam, dapat dilihat pada gambar 2.3. merupakan contoh

yang digunakkan pada Power Designer.

Gambar 2.3. Contoh simbol Data Storage

• Kesatuan luar (external entity)

Seseorang, sekelompok orang, sebuah departemen di dalam maupun diluar

organisasi atau sebuah sistem lain yang memberikan input untuk sistem

yang ada atau menerima output dari sistem yang ada. External entity juga

disebut terminator, karena merupakan batas dari sebua sistem. Simbol dari

external entity ada beberapa macam, pada gambar 2.4. Dapat kita lihat

simbol yang digunakan pada Power Designer.

Gambar 2.4. Contoh simbol External Entity

12

Dalam membuat DFD ada yang namanya Context Diagram. Context

Diagram adalah yang menunjukkan batas-batas dari sebuah sistem informasi,

yaitu top level view dari sebuah sistem. Untuk menggambar context diagram,

hanya diperlukan satu proses saja yang mengambarkan keseluruhan proses dari

sistem tersebut dan beberapa external entity disekelilingnya yang berhubungan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan DFD:

• Dalam DFD tidak dibedakan antara data dan informasi, semua dianggap

data.

• Nama proses dalam context diagram harus sama dengan nama sistem

tersebut.

• Setiap DFD harus muat dalam satu halaman.

• Setiap simbol harus diberi nama yang unik, namun harus konstan atau

tidak boleh berubah jika berpindah ke level berikutnya.

• Hindari garis yang berpotongan jika mungkin.

• DFD pasti selalu mempunyai output.

• Setiap proses dalam DFD harus mempunyai output dan input.

• Suatu kesatuan luar hanya boleh mempunyai input atau output, tapi tidak

boleh kedua-duanya.

• Setiap data storage hanya boleh menerima input dari proses dan juga

memberikan output ke proses saja.

2.4. Entity Relationship Diagram (ERD)

Metode ini dipakai pada jumlah atribut yang banyak. Metode ini

menggambarkan hubungan antar tabel yang ada dalam suatu database. Pertama

kali yang dilakukan adalah membagi database menjadi beberapa tabel yang

disebut object atau entity. Masing-masing entity ini mempunyai beberapa atribut,

yang merupakan bagian dari entity tersebut. Antar entity tersebut dapat

digambarkan suatu hubungan (relationship) yang biasanya dipakai dalam ERD.

ERD digunakan untuk menggambarkan hubungan antar entity.untuk

menghubungkan satu entity dengan entity yang lain digunakan entity key, yaitu

suatu atribut tertentu atau sekelompok atribut tertentu yang bersifat unik, sehingga

dapat digunakan untuk membedakan suatu anggota entity dengan anggota yang

13

lain pada entity yang sama. Selain itu harus ada pula yang disebut relationship

key, yaitu suatu relationship yang digunakan untuk menyatakan hubungan antar

entity key.

ERD ini menggambarkan relasi atau hubungan antar entitas yang ada,

dimana pada setiap macam hubungan terdapat pembagian dua jenis hubungan,

yaitu:

• Obligator

Bila semua anggota dari suatu entity harus berpartisipasi atau memiliki

hubungan dengan entity yang lain. Pada obligatory, foreign key pada suatu

tabel yang diambil dari tabel lain harus diberi nilai atau tidak boleh null

(kosong).

• Non-Obligator

Bila tidah semua anggota dari suatu entity harus berpartisipasi atau

memiliki hubungan dengan entity yang lain. Pada non-obligatory, foreign

key pada suatu tabel yang diambil dari tabel yang lain boleh tidak diberi

nilai atau null (kosong).

Macam-macam hubungan antar entity:

• One to one relationship

Merupakan suatu hubungan dimana satu anggota entity mempunyai

hubungan dengan satu anggota entity pada entity yang berbeda. Pada one

to one relationship juga bisa untuk dua jenis hubungan , yaitu obligatory

dan non-obligatory. Contoh, satu customer hanya memiliki satu kode

customer dan sebaliknya satu kode customer hanya dimiliki oleh satu

customer saja.

Gambar 2.5. One to One Relationship

• One to many relationship

Merupakan suatu hubungan antara suatu anggota entity yang satu dengan

beberapa anggota entity pada entity yang berbeda. Hubungan ini juga bisa

14

untuk dua jenis hubungan, yaitu obligatory dan non-obligatory. Contoh,

sebuah rumah dapat mempunyai beberapa nomor telepon, tetapi setiap

nomor telepon hanya dapat dipunyai oleh sebuah rumah.

Gambar 2.6. One to Many Relationship

• Many to many relationship

Merupakan hubungan antara beberapa anggota entity yang satu dengan

beberapa anggota entity pada entity yang berbeda. Jadi kedua belah pihak

bisa mempunyai hubungan lebih dari satu dengan beberapa anggota entity.

Hubungan ini juga bisa untuk dua jenis hubungan, yaitu obligatory dan

non-obligatory. Contoh, seseorang mempunyai perusahaan lebih dari satu

dan setiap perusahaan dapat dimiliki oleh lebih dari satu orang.

Gambar 2.7. Many to Many Relationship

• Mandatory Relationship

Merupakan hubungan dimana jika entity yang mendapat Mandatory

keadaannya tidak boleh berisi null. Mandatory secara teori memang sama

dengan Obligatory, hanya saja dalam Power Designer dipakai kata

Mandatory. Jadi sebuah entity harus mempunyai hubungan dengan entity

lain. Contoh setiap perusahaan pasti dan harus memiliki karyawan atau

pekerja untuk menjalankan kegiatan perusahaan.

Gambar 2.8. Mandatory Relationship

15

• Dependent Relationship

Merupakan hubungan dimana jika suatu entity isinya tergantung dari entity

lain yang mempunyai hubungan dengan entity tersebut. Jadi entity tersebut

tidak akan mempunyai isi jika entity yang menjadi acuannya tidak diisi.

Contoh seorang bawahan yang melaksanakan perintah atasannya, bawahan

tersebut tidak akan melakukan sesuatu tanpa ada perintah dari atasannya

untuk melakukan sesuatu sesuai dengan apa yang diperintahkannya.

Gambar 2.9. Dependent Relationship