Thema : Kontribusi Ilmu Administrasi dalam menghadapi problema krusial aktivitas bisnis di era digital

PENGETAHUAN DAN KETERAMPILAN INVENTARISSebuah pepatah lama mengatakan, "Secara teori, teori dan praktek adalah sama. Dalam prakteknya, mereka jarang berada. "Sepanjang seminar tersebut, peserta menemukan diri mereka berjuang dengan informasi apaprofesional perlu tahu. Meskipun maksud dari seminar tersebut adalah untuk mempertimbangkan "praktis, teknis keterampilan yang semua profesional perpustakaan dan catatan harus harus bekerja dengan ebooks,catatan elektronik, dan bahan-bahan digital lainnya, "9 diskusi sering menyentuh pada dasarpraktisi pengetahuan yang dibutuhkan untuk bisa bekerja dengan bijak.Diskusi-diskusi di seminar tersebut digambarkan bahwa pengetahuan profesional yang berhubungan dengan elektronikcatatan dan publikasi mengambil banyak bentuk, digambarkan dalam bagian dari lingkungan yang lebih besar dan dalambagian dari konteks yang spesifik untuk lapangan. Kami mengacu pada lingkungan yang lebih besar sebagai informasi "ekosistem, "meminjam dari Ecology.10 Davenport Informasi Thomas Davenportmenggambarkan seluruh informasi organisasi lingkungan-bagaimana informasi digunakan,baik untuk menyelesaikan pekerjaan dan sebagai alat kekuasaan, dan cara informasi diatur.PENGETAHUANTopik-topik yang dijelaskan di bawah tidak terdiri dari semua pengetahuan bahwa informasi profesionalmembutuhkan. Sebaliknya mereka menyediakan kerangka kerja untuk pengetahuan baru atau diperluas diperlukan untukberkembang di era digital. Berbekal pengetahuan ini, profesional informasi dapat menjadi pentingkekuatan dalam mengubah ekosistem informasi. Beberapa daerah yang digiling akrab; lain mencerminkanlingkungan kolaboratif di mana profesional informasi beroperasi.EKOSISTEM INFORMASIInformasi banyak bentuk dan digunakan untuk tujuan yang saling berhubungan. Berbagai pasukanpengaruh ini sistem yang kompleks. Dalam beberapa hal, akar dari ekosistem informasi terkini berbohongdalam Revolusi Industri dan munculnya management.11 sistematis Jika informasi profesionalberharap perpustakaan dan program catatan untuk menjadi bagian, dinamis berkembang informasiekosistem, mereka harus memahami lingkungan mereka. Bukan hanya mereka perlu memahami9 Keterampilan Baru untuk Era Digital [home page], online di http://rpm.lib.az.us/newskills/ (diperiksa 25 Mei 2007).Thomas H. Davenport 10, Laurence Prusak dengan, Ekologi Informasi: Menguasai Informasi

dan Pengetahuan Lingkungan(New York dan Oxford: Oxford University Press, 1997). Menurut Davenport, informasi ekologi"Menekankan lingkungan informasi seluruh organisasi. Ini alamat semua nilai-nilai perusahaan dan keyakinan tentanginformasi (budaya); bagaimana orang benar-benar menggunakan informasi dan apa yang mereka lakukan dengan itu (perilaku dan proses kerja);perangkap yang dapat mengganggu berbagi informasi (politik), dan sistem informasi apa yang sudah ditempat (ya, akhirnya, teknologi). "11 Lihat JoAnne Yates, Kontrol Melalui Komunikasi: The Rise Sistem dalam Manajemen Amerika (Baltimore: JohnsHopkins University Press, 1989).2informasi ekosistem pada tingkat makro, mereka juga harus memahami variasi dalam lokal merekalingkungan. Jika mereka mengisolasi diri dalam terpencil, mereka-dan program-akan mereka mandek.Salah satu hal paling penting untuk dipahami adalah bagaimana teknologi telah mengubah informasiekosistem. Jika telegrafi terbentuk banyak sistem pencatatan modern diabad kesembilan belas, Internet telah jelas mengubah konteks publikasi dan catatan.Informasi sekarang tersedia secara luas, dan akses terus berkembang melalui Internet,PDA, dan ponsel. Tidak hanya informasi mana-mana, kuantitas informasi terusuntuk tumbuh secara eksponensial, dan kecepatan transfer informasi terus accelerate.12Metafora dari ekosistem sangat cocok untuk manajer catatan dan arsip,yang telah lama berbicara tentang siklus hidup informasi. Arsip secara tradisional menekankanpentingnya memahami konteks di mana catatan diciptakan dan digunakan oleh catatanpencipta. Oleh karena itu berikut bahwa arsiparis harus sama-sama peduli dengan baik memanfaatkan danmendokumentasikan informasi ini ekosistem.Selama seminar tersebut, diskusi menyentuh pada sejumlah tema yang memperluas pada informasi apa yangprofesional perlu tahu tentang ekosistem informasi.Informasi ArsitekturPeserta sering menggunakan "arsitektur informasi" untuk menggambarkan informasi apa yang lainprofesional berarti ketika berbicara tentang informasi ecosystem.13 Dimana "ekosistem" membawakonotasi dari sesuatu organik yang berevolusi dari waktu ke waktu, "arsitektur" berkonotasisintetis dan sengaja dirancang sesuatu. Ini pergeseran halus dalam arti menunjukkan informasi yangprofesional tidak hanya harus memahami dunia tempat mereka tinggal, tetapi bagaimanamemanipulasi dunia itu. Mereka harus tahu bagaimana potongan-potongan bisa cocok sama untuk membangun sesuatu

berguna. Para peserta juga menggunakan frase "manajemen informasi" dengan arti yang sama.StandarAgar sistem yang berbeda untuk bekerja sama dalam lingkungan teknologi informasi profesional,perlu spesifikasi bersama untuk interoperabilitas. Dalam ekosistem informasi, yangberarti memahami berbagai standar untuk tujuan yang berbeda. Misalnya, metadatastandar yang telah ditetapkan untuk administrasi, deskripsi dan penemuan, dan pelestarianinformasi. Banyak berhubungan dengan standar informasi kemasan dan bertukarinformasi antar sistem. Di sini kita perhatikan bahwa para peserta merasa penting untuk infor-12 Andrea.13 "Struktur dan keterkaitan informasi, terutama dengan mata ke arah menggunakan aturan bisnis, diamatiperilaku pengguna, dan desain antarmuka yang efektif untuk memfasilitasi akses ke informasi "Sebuah Daftar Arsip dan Rekaman.Terminologi (Chicago: Masyarakat arsiparis Amerika, 2005). "Informasi arsitektur" harus dibedakandari "arsitektur sistem" dan "sistem informasi", yang mengacu pada implementasi arsitektur tertentudesain dalam perangkat keras, perangkat lunak, dan prosedur.3profesional mation untuk menyadari standar yang ditetapkan dan berkembang, dan mereka mendiskusikanbetapa sulitnya untuk mengetahui mana yang akan berdampak pada bagaimana mereka melakukan pekerjaan mereka.Sistem Informasi Kearsipan Terbuka (OAIS) 14 adalah model referensi daripada standar formal.Ini berfungsi sebagai kerangka kerja di mana seperangkat standar dapat dikembangkan untukmengatasi berbagai isu yang terkait dengan masalah yang kompleks ini. Dengan demikian, dapat dianggapmodel yang baik bagi ekosistem informasi.Konteks HukumHukum adalah jenis tertentu dari standar, dikodifikasikan oleh undang-undang, peraturan, dan pendapat peradilan. Catatanmanajer dan arsip selalu mengerti bahwa hukum memiliki dampak langsung padayang rekaman yang diperlukan untuk disimpan dan untuk berapa lama, dan pustakawan telah menjadi sangat sensitif terhadapretensi dan penggunaan catatan pelindung dalam terang Patriot Act. Namun, peristiwa akhir-akhir inimembuat aspek hukum pencatatan lebih terlihat. Tidak diragukan lagi bencana Enron dan Sarbanes-Oxley Act telah membuat kepatuhan menjadi topik hangat di Amerika perusahaan.Selanjutnya, baru-baru iniperubahan dalam Peraturan Prosedur Sipil Federal memiliki dampak yang signifikan terhadap pelestarian danpenemuan elektronik records.15 Banyak peserta melihat meningkatnya kesadaran kepatuhan

dan risiko litigasi sebagai gelombang yang profesional informasi bisa naik lebih besar untuk mempengaruhidalam organisasi. Munculnya manajemen hak digital, serta baru-baru ini dan potensirevisi hukum hak cipta, mempengaruhi reproduksi bahan, termasuk penyediaanakses online untuk koleksi. Akhirnya, keputusan terakhir berita acara tentang pencurian identitas meningkatkankekhawatiran untuk melindungi privasi individu, terutama ketika pemasangan arsip dan biografiinformasi di web.Trend SpottingSalah satu tantangan penting yang dihadapi profesional informasi adalah menjaga dengan lajuperubahan. Peserta percaya bahwa profesi perlu memahami tren bercak-kadang-kadang disebut cakrawala pemindaian-sehingga mereka dapat mengantisipasi dan merencanakan perubahan dalam informasiekosistem.Etnografi dan AntropologiEkosistem informasi mencakup lebih dari informasi. Hal ini dihuni oleh pencipta, distributor,konsumen, dan penjaga informasi. Informasi profesional, yang misinyaadalah untuk memilih informasi yang akan disimpan dan untuk mendistribusikan informasi kepada konsumen masa depan,harus tahu sesuatu tentang "pribumi" lainnya dalam ekosistem informasi untuk dapatbekerja secara efektif dan kolaboratif.14Reference Model untuk Sistem Informasi Kearsipan Terbuka (OAIS) (Komite Konsultatif untuk Space Data Systems,2002), online di http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf (diperiksa 25 Mei 2007).15 Lihat "New E-Discovery Aturan Usulan Amandemen," Cabang Ketiga 36, tidak ada. 7 (Juli 2004). Online dihttp://www.uscourts.gov/ttb/july04ttb/ediscovery/index.html (diperiksa 10 Februari 2007).4Kreator adalah kepentingan tertentu. Catatan manajer terutama prihatin dengan penciptayang berfungsi dalam konteks kelembagaan. Arsip tertarik pada mereka pencipta yang sama,tetapi mereka dalam arsip mengumpulkan juga tertarik pada pencipta bekerja secara individual. Pustakawanjuga tertarik pada keduanya. Profesional informasi harus memahami motif pencipta '; yangmereka menciptakan informasi untuk keuntungan (gerak gambar, musik, novel), pelayanan publik, atau kesombongan?Apakah mereka biaya untuk informasi, memperoleh pendapatan melalui iklan atau aliran lain, atau melakukanmereka memberikan secara gratis? Apakah mereka bekerja dengan distributor atau penerbit, yang mengharapkan beberapa macamremunerasi?Konsumen kelompok lain kunci dalam ekosistem informasi. Apa yang mereka inginkan danbutuhkan? Apa yang mereka bersedia membayar untuk? Bagaimana kebutuhan mereka berubah dari waktu ke waktu? Kapan mereka

membutuhkan informasi saat ini? Sejarah informasi? Kapan mereka membutuhkan data mentah dalam catatanversus data yang disintesis dalam publikasi? Apa kekhawatiran mereka untuk dapat dipercayadata? Sementara mencari jawaban atas pertanyaan-pertanyaan, profesional informasi menyadari bahwamengumpulkan informasi tentang pelanggan dan pengguna lain dapat bertentangan dengan masalah privasi catat sebelumnya.Teknologi informasi adalah kelompok penting dalam ekosistem informasi digital. Merekamendukung semua aspek dari penggunaan informasi. Beberapa peserta menunjukkan bahwa banyak referensiuntuk teknologi informasi yang naif. Mereka sering diperlakukan sebagai kelompok monolitik,padahal sebenarnya ada jenis sebanyak teknologi karena ada arsiparis, pustakawan, dan catatanmanajer. Profesional informasi harus mampu membedakan jaringan, sistem, dandatabase administrator. Mereka harus tahu jika mereka membutuhkan keterampilan seorang analis sistem atau programmer.Seseorang benar-benar baik pada dukungan desktop mungkin tidak berguna sebagai web designer. Tidak adateknolog informasi memiliki semua keterampilan teknis.Memahami alam semesta ini membutuhkan keterampilan pengamatan yang profesional informasi dapatbelajar dari antropolog dan etnograf. Antropolog memeriksa kemanusiaan melaluifisik, sosial, ekonomi, politik, dan budaya karakteristik dari waktu ke waktu. Mereka, dan peneliti lainnya,menggunakan etnografi sebagai metode berdasarkan studi lapangan untuk mendeskripsikan sosial manusiafenomena. Pendekatan ini dapat menjelaskan keterkaitan antara individu-individu dan organisasi,dan isu-isu dan peristiwa yang mendasari mereka timbal balik.INFORMASI STUDIJika salah satu elemen dari basis pengetahuan kita ekologi informasi, yang lain adalah informasi studies.16Tidak hanya para profesional informasi perlu memahami konteks lebih besar dari pekerjaan mereka, merekaperlu menguasai disiplin mereka sendiri. Catatan manajer, arsip, dan pustakawan menawarkanperspektif tertentu pada ekosistem informasi. Seperti yang dinyatakan sebelumnya, arsiparis dan informasi lainnyaprofesional harus berjuang untuk menentukan relevansi dari mencoba-dan-benar16 Kami menggunakan istilah ini untuk menggabungkan studi arsip, perpustakaan dan studi informasi, dan manajemen catatan,mengakui bahwa setiap profesi informasi memerlukan pendekatan yang berbeda untuk pendidikan.5prinsip-prinsip pekerjaan mereka di dunia elektronik. Kolokium menegaskan kembali bahwa itu

adalah penting untukmemiliki landasan inti yang kuat dalam studi informasi. Prinsip-prinsip disiplin memungkinkan kita untukmenerapkan keterampilan bijaksana.Sementara prinsip-prinsip inti dan fungsi arsip tetap, praktek berubah. Pergeseran ini berartiyang profesional informasi harus reconceptualize banyak prinsip yang berfungsi sebagai dasarpraktek tradisional. Menghormati asal adalah prinsip arsip inti, digunakan untuk memfasilitasiakses dan untuk menunjukkan keaslian. Namun, kemudahan yang catatan dapat disalindan didistribusikan, ditambah dengan fluiditas organisasi, membuatnya sulit untuk memastikan bahwa catatandari satu sumber belum dicampur dengan orang lain. Arsiparis telah mengandalkanurutan asli untuk melestarikan konteks dan memfasilitasi deskripsi, tetapi bahwa model-berdasarkan spesifikpenataan fisik-tidak berarti dalam lingkungan teknis di mana pencipta dapat mengambildan mengurutkan catatan menggunakan query yang berbeda kembali hasil yang berbeda.Apa arti dari"Asli" dalam lingkungan di mana informasi yang virtual dan bisa eksis di beberapa, yang identikeksemplar, masing-masing dapat dikonfirmasi? 17Bahkan pertanyaan yang sangat perpustakaan dan arsip mengambil tahanan dari catatan adalah untuk debate.18Cara-cara di mana kita melaksanakan fungsi akuisisi, penilaian,, penyimpanan pelestarian deskripsi,,dan akses semua berkembang.Profesional informasi juga harus menguji kembali asumsi mereka tentang materi yang jatuhdalam tanggung jawab mereka. Banyak dari konsep-konsep inti profesional berkaitan dengan isi catatan,dan cara-cara yang profesional informasi mengelola dan memelihara konten.Beberapa konsep berhubungan lebih ke operator konten yang. Dalam dunia praktisi analogpeduli dengan masalah format yang cukup dasar: kertas dan film, lembaran tunggal dan volume terikat, besaritem. Dalam dunia digital sejumlah isu Format (dijelaskan di bawah) tetap pentingkarena berbagai kemungkinan dan keterkaitan yang kompleks antara perangkat lunak,perangkat keras, dan media penyimpanan. Isu-isu ini meningkatkan kekhawatiran tentang banyak konsep inti diyang profesional informasi telah diandalkan.Mengaburkan batas antara publikasi dan catatan. Semua tiga profesi informasi mewarisilama perdebatan mengenai apa yang dianggap publikasi, dan apa yang dianggap merekam.Mungkin salah satu hal yang paling penting bahwa informasi profesional harus dapat dilakukan diera digital adalah untuk memahami bagaimana publikasi istilah, catatan, dokumen, dan informasi tumpang tindih,bagaimana mereka digunakan dalam masyarakat yang berbeda, dan di mana perbedaan dalam terminologiyang relevan. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa informasi yang berguna

ditangkap dalam bentuk yang dapatdikelola oleh repositori.17 Lihat David M. Levy, "mana Waldo? Refleksi pada Salinan dan Keaslian di Lingkungan Digital, "dalam Keasliandi Lingkungan Digital (Dewan Sumber Daya Perpustakaan dan Informasi, 2000). Online dihttp://www.clir.org/pubs/reports/pub92/levy.html.18 David A. Wallace, "Teori dan Praktik Kustodian di Lingkungan Elektronik," Sasa Newsletter 2002:1 (Januari-Maret 2002). Online di http://www.archives.org.za/nletter/nletter2002-1.PDF.6Konteks penciptaan dan penggunaan. Dalam istilah arsip, cara-cara di mana catatan diciptakan dan digunakanoleh pencipta catatan merupakan faktor penting dalam menentukan nilai jangka panjang.Dalam dunia analog,catatan yang biasanya tetap dalam bentuk pada saat penciptaan. Dalam dunia digital, penciptaan dan penggunaanproses cairan, salah satu yang lebih sulit untuk menentukan dan mengevaluasi.Pendekatan siklus hidup. Dalam manajemen catatan, catatan melewati serangkaian tahapan dari ciptaanuntuk disposisi. Arsiparis dapat mengidentifikasi catatan untuk retensi permanen pada tahap awal, ataumereka mungkin tidak memiliki peran awal dalam proses penilaian. Transfer tahanan terjadi ketika catatantidak lagi digunakan oleh pencipta catatan. Dalam dunia digital, tahanan tidak pernah bisa berubah,dan tanpa masukan arsip, catatan penting tidak mungkin bertahan tahap aktif pemeliharaandan digunakan. Hal ini menjadi penting bagi para arsiparis untuk terlibat ketika catatan sistem yang dibuat danpemeliharaan keputusan dibuat.Kerangka pengaturan. Arsiparis bergantung pada konsep inti yang asalnya dan ketertiban asli untukmembuat keputusan pada pengaturan. Deskripsi bahan didasarkan pada intelektual dan fisikAgregasi bahwa hasil dari keputusan-keputusan pengaturan. Pengaturan catatan digital tidak dapatterjadi dalam cara yang sama, mungkin melewati pertanyaan dari pesanan awal. Bahkan asalkurang aman ketika catatan penciptaan adalah bersama dalam suatu sistem elektronik.Integritas catatan. Integritas melibatkan kedua keaslian dan reliabilitas. Glosari SAA mendefinisikanotentisitas sebagai "kualitas yang asli, tidak palsu, dan bebas dari gangguan,dan biasanya disimpulkan dari bukti internal dan eksternal, termasuk karakteristik fisik,struktur, isi, dan konteks. "Keandalan memperkuat konsep dari 'catatankepercayaan. Atribut-atribut ini lebih sulit untuk memastikan dalam dunia digital, di mana bersamasistem memungkinkan manipulasi yang mudah catatan. Selain itu, menjaga rantai sering

mungkin, meningkatkan ancaman terhadap integritas catatan.Intelektual kontrol. Profesional informasi telah berkembang praktik deskriptif yang memanfaatkanteknik otomatis untuk kontrol bibliografi. Munculnya OPACs dan lainnyasistem online (misalnya, hirarkis, deskripsi agregat; standar) telah menyebabkan arsiparis untuk mengadopsistandar, banyak yang datang dari dunia perpustakaan. Deskripsi arsip didasarkan pada hirarkistingkat kontrol dan agregat, bukan barang-tingkat, deskripsi. Dalam dunia digital,hirarki sering menghilang, dan item-tingkat metadata mendominasi. Intelektual kendali sehinggamengikuti kursus yang sangat berbeda.Fisik kontrol. Dalam dunia analog, arsiparis terpisah kontrol intelektual dari kontrol fisik.Catatan Analog hanya bisa di satu tempat, dalam satu sistem pengarsipan, sementara bantu menemukan dapat merujukcatatan dengan cara yang lebih fleksibel. Arsiparis mempertemukan intelektual item yangsecara fisik terpisah. Dalam dunia digital, kendali fisik berhubungan lebih untuk isu-isu pelestariandan penyimpanan, sebagai catatan kurangnya kehadiran fisik yang sama seperti yang mereka lakukan sebelumnya.Menyimpulkan hubungan antara format digital dan analog. Profesional informasi selaluberurusan dengan masalah reformatting. Catatan tekstual yang microfilmed; barang rapuh yang photo7disalin; foto berdua negatif dan cetakan. Dalam dunia digital, mungkin ada hanya catatandalam bentuk elektronik, atau mereka mungkin mewakili digitalisasi bahan analog untuk tujuanpelestarian atau akses meningkat. Seri catatan yang sama mungkin ada di atas kertas untuk satu kalirentang, dan elektronik yang lain. Profesional informasi harus mengembangkan sistem yangcukup fleksibel untuk mencakup berbagai kemungkinan.Pasca-custodialism. Beberapa pertanyaan arsiparis jika arsip akan memiliki keterampilan dan sumber daya untuk menjagakoleksi sangat beragam catatan elektronik yang mengandalkan pada kombinasi berbagaiperangkat keras dan perangkat lunak. Pasca custodialism pertanyaan asumsi bahwa catatan akanditransfer ke arsip, menunjukkan bahwa arsiparis tidak perlu keahlian teknis untuk mendukungcatatan dipelihara pada sistem eksternal.Praktek-praktek terbaik. Dalam semua masalah ini, profesional informasi perlu mengembangkan praktek-praktek terbaik.Apa yang berbeda di dunia digital adalah kecepatan di mana praktek-praktek harus berkembang dan perlunyauntuk kolaborasi dan komunikasi.Documentary BENTUK DI LINGKUNGAN VIRTUALMungkin yang paling signifikan faktor pendorong dalam transformasi profesi informasiadalah kenyataan sederhana bahwa hal yang sangat profesi berubah dari analog ke sinyal digital,dari fisik ke format virtual. Meskipun transformasi ini dimulai jauh lalu-Hollerith kartu

dikembangkan pada abad kesembilan belas, seperti juga Edison lilin silinder dan gerak gambar-sebagian besar informasi terus diproduksi di atas kertas sampai akhir abad kedua puluh.Pergeseran dari format kertas dan analog berarti bahwa profesional informasi harus belajartentang sifat bahan yang digunakan untuk menyimpan informasi. Dalam beberapa kasus, format mayaparalel dengan fisik, misalnya, kata surat diproses hampir identik dalam intelektualbentuk dengan pendahulunya kertas. Namun, profesional informasi juga harus belajar tentangbentuk yang sama sekali baru. Sebagai contoh, sistem informasi geografis lebih dari satu set peta;itu adalah database yang dapat menanggapi permintaan berdasarkan pada ruang dan waktu. Seperti Petrus Wilkerson dicatat,"Kami tidak hanya ingin cepat kertas, namun data dianalisis." 19Dalam dunia maya, mungkin tidak ada "catatan" secara tradisional dipahami. Beberapa sistem mungkintidak memperbaiki informasi, dengan hasil bahwa informasi yang terus berubah. Kecuali sistemdirancang untuk memperbaiki informasi sehingga seseorang dapat yakin belum diubah dari waktu ke waktu,sistem akan berisi tidak ada catatan yang dapat diandalkan di masa lalu. Misalnya, informasi geografissistem tidak dapat menyimpan data historis; kecuali sistem dapat memutar kembali update, tidak dapat menunjukkantampilan sebelumnya. Ketika informasi terus berubah, catatan profesional mungkin inginbekerja dengan pencipta catatan untuk menangkap snapshot periodik database. Jika menjaga perangkat lunakdiperlukan untuk membuat informasi yang prohibitively kompleks atau mahal, mungkin19 Perekam itu catatan dari seminar tersebut.8mungkin untuk mengekspor laporan yang dipilih atau dataset informasi tetap dan perangkat lunak-netral datasetuntuk analisis masa depan.Sepanjang diskusi, peserta menekankan pentingnya pemahaman yang esensialatribut dari record. Dalam era digital, profesional informasi perlu pemahaman yang kayateori pencatatan dan publikasi sehingga mereka memahami mengapa sebanyakbagaimana pekerjaan mereka. Sebagai salah satu peserta mencatat "Kita harus tahu apa-apa untuk kalah, kita harusmengetahui inti dari apa yang kita dapat dan ingin disimpan, termasuk data, metadata, format, dansaat merekam. "Peserta disebutkan banyak format intelektual dan virtual yang berbeda dengan yang informasiprofesional harus akrab, meski-mengejutkan-ada diskusi terbatas dari emailluar kasus Dymalski dan Kirkpatrick study.20 Peserta tidak memiliki waktu untuk menentukanyang format semua informasi yang profesional harus memahami, sebagai lawan merekaformat yang sesuai untuk spesialisasi. Dalam banyak hal, diskusi ini melaju lebih besarkesimpulan bahwa tidak semua profesional informasi akan memerlukan keterampilan yang

sama, tidak semua akan membutuhkantingkat keahlian yang sama.Format Data dan Jenis FileInformasi digital dapat diatur dalam sejumlah kategori tingkat tinggi, yang tidaksaling eksklusif. Informasi ini dapat dalam format karakter atau biner, mantan manusiadibaca dan kemudian bermakna hanya dengan mesin. Format baik dapat digunakan untuk samatujuan. WordStar, misalnya, menyimpan dokumen dalam format karakter, dan teks, diselingidengan kode sesekali digunakan untuk memformat, bisa dibaca menggunakan teks ASCII sederhanaeditor. Microsoft Word menyimpan teks dan format dokumen dalam kode biner; membukafile dalam editor sederhana mengungkapkan urutan byte yang tampaknya acak, meskipun yang akan datangversi Word akan menyimpan dokumen dan format sebagai data karakter.Format data dapat dikategorikan dalam hal jenis file yang digunakan untuk membuat atau menyimpan informasi.Peserta merasa bahwa profesional informasi setidaknya harus mampu mengidentifikasi yang paling umumJenis file, seperti doc,.. xls,. mdb, dan. pdf (Microsoft Word, Excel, Access, danPowerPoint); rtf (Rich Text Format);. Wpd (WordPerfect);. Pdf (Adobe Acrobat).. Gambarfile dapat jpg,.. JP2, jpx,.. gif,. tiff atau tif, dan file suara termasuk. avi.. dan wav. File databasejenis termasuk mdb (Access)., DBF dengan dbm (dBase).., dan ODB (Format Open Database)..Para profesional informasi lebih mengerti tentang cara di mana dokumen dikodekan,lebih baik mereka akan dapat memastikan bahwa dokumen-dokumen akan dipertahankan dengan cara yangyang melindungi keaslian dan integritas mereka. Para peserta merasa bahwa semua arsiparis harus memahamiJenis file yang umum, seperti yang disebutkan di atas, meskipun arsiparis yang bekerjaerat dengan format tertentu mungkin akan membutuhkan pengetahuan yang lebih canggih dari khusus20 "Satu Mencoba County Pindah dari 0 ke Digital dalam Waktu Rekam."9file yang relevan untuk memformat jenis. Secara khusus, profesional informasi harus tahu kapan harusmerekomendasikan satu format di atas yang lain untuk jangka panjang pelestarian.DatabaseSatu kategori khusus penyimpanan data layak perhatian khusus karena pentingnya,digunakan secara luas, dan kompleksitas. Database berisi "informasi yang diakses dan diperbaruimelalui perangkat lunak (sistem manajemen database) yang sudah terorganisir, terstruktur, dandisimpan sehingga dapat dimanipulasi dan diekstraksi untuk berbagai keperluan "21.Database relasional menyimpan informasi dalam file flat, setiap baris catatan terpisah dan setiap kolomdigunakan untuk bidang yang berbeda dalam catatan. Kolom mungkin sudah ditetapkan lebar

atau dibatasi oleh khususkarakter. Data dapat disimpan dalam beberapa tabel terkait atau dalam string berurutan, dengan menggunakantag, pembatas, dan sebuah direktori internal untuk mengidentifikasi bidang. Teknologi database lain (untukMisalnya, ISAM, XML, sistem berorientasi objek) menyimpan informasi yang berbeda.Kenyataan bahwahampir setiap database mengatur informasi dengan cara yang berbeda berarti informasi yangprofesional tidak hanya harus akrab dengan konsep umum dari database, mereka harusdapat memahami sesuatu dari struktur internal data. Dalam banyak kasus, databaseakan memiliki dokumentasi yang menyertainya, meskipun database harus divalidasiterhadap dokumentasi yang untuk memastikan itu akurat. Dalam skenario terburuk, saat yang pentingdatabase telah ada dokumentasi, profesional informasi harus mempertimbangkan arkeologi digitaluntuk menggali dan merekonstruksi informasi tentang database.Profesional informasi harus memahami perbedaan antara informasi yang dinamis dancatatan, yang menurut definisi berisi informasi yang telah diperbaiki dalam waktu.Meskipun databasemungkin mengandung pandangan standar dari data (record) dan laporan (pilihan catatan),mereka dapat dilihat dalam berbagai cara. Kemampuan untuk menghasilkan catatan dan laporan yang berbedadari yang digunakan oleh pencipta database menawarkan kesempatan besar untuk analisa lebih lanjut,tetapi juga memunculkan pertanyaan penting tentang keaslian dari apa pelindung adalah melihat: apakah itutampilan dibuat dalam perjalanan bisnis (merekam) atau sesuatu yang diciptakan kemudian?Bahasa MarkupDiskusi format data dapat menjadi kurang signifikan sebagai industri teknologi tampaknyabergerak menuju standar tunggal, Extensible Markup Language (XML). XML biasanya menyimpantekstual informasi sebagai data karakter tag bila memungkinkan, meskipun non-tekstual data,seperti gambar atau suara, disimpan sebagai data biner tag. Peserta percaya bahwa XML adalah menjadilingua franca era digital dan bahwa semua informasi yang profesional memerlukan setidaknyadasar pengetahuan tentang standar itu. Ada kemungkinan bahwa sebagian besar profesional informasiperlu fasih dalam dasar XML, serta standar yang terkait, seperti ExtensibleKeterangan skema (XSD), dan Extensible Stylesheet Mentransformasi Bahasa (XSLT), untuk namabeberapa.21 Sebuah Istilah Terminologi Arsip dan Rekaman.10Profesional informasi juga mungkin perlu mengetahui sesuatu tentang bahasa markup lainnya,

sepertisebagai Hypertext Markup Language (HTML), sekarang sebagian besar merupakan subset dari XML, dan Standard GeneralizedMarkup Language (SGML).MediaFloppy disk, sekarang sebagian besar usang, hanya dapat dibaca dengan menggunakan sulit-untuk-menemukan drive. Compact discakan segera menemui nasib yang sama. Tape datang dalam lusinan format, dan cara di mana informasitelah direkam pada pita tergantung pada sejumlah faktor, termasuk perangkat kerasdan sistem operasi. Profesional informasi harus akrab dengan berbagaimedia yang digunakan untuk menyimpan informasi digital. Profesional informasi harus mempertimbangkan apakah artinya,signifikansi, atau nilai dari media yang menyimpan bitstream asli. Apakah ada fisiklabel yang perlu dipertahankan untuk konteks? Apakah ada nilai intrinsik di media? (Lihat jugaPelestarian, di bawah.)KETERAMPILANKeterampilan yang muncul dari diskusi pada kolokium jatuh ke dalam tiga kategori besar:keterampilan manajemen, keterampilan teknis, dan soft skill. Keterampilan ini dibingkai dalam kontekspengetahuan profesional yang relevan. Mereka adalah alat yang profesional informasi digunakan berdasarkanpengetahuan teoritis khusus untuk profesi mereka. Tanpa bahwa pengetahuan membimbing, seorang individubertindak sebagai teknisi, bukan profesional.KETERAMPILAN MANAJEMENProfesional informasi memerlukan berbagai keterampilan untuk mengelola operasi yang sedang berlangsung darisukses organisasi, mulai dari fasilitas fiskal, dari perencanaan hingga evaluasi. Ini adalahdaerah yang menimbulkan diskusi yang cukup besar. Jika manajer mengawasi, daripada langsungmelaksanakan tugas tertentu, berapa banyak pengetahuan teknis yang mereka butuhkan untuk memiliki? Apakah cukupuntuk memiliki seseorang pada staf yang memiliki pengetahuan itu? Konsensus adalah bahwa, di kebanyakankasus, manajer tidak membutuhkan tingkat keahlian teknis yang diperlukan untuk staf khusus. Namun,manajer tidak dapat melepaskan diri dari tanggung jawab, mereka perlu memahami luaskonsep dan aplikasi dalam rangka untuk merencanakan dan mengevaluasi secara efektif.Semua profesional informasiharus mengambil tanggung jawab untuk belajar cukup tentang informasi digital untuk melakukan pekerjaan mereka.Dalam era digital profesional informasi harus akrab dengan teknologi dalam kepemilikan mereka,

tetapi mereka juga harus mampu menggunakan teknologi untuk melakukan pekerjaan mereka secara lebih efektif. Kartukatalog dan indeks memiliki cara tertentu untuk katalog online dan database; bentuk kertas sekaranglayar entri data. Menemukan bantu adalah kata diproses, bukan diketik, dan sebaiknya ditandaidengan menggunakan EAD.11Pada akhirnya, profesional informasi harus mampu ulang proses bisnis mereka sendiridan pencatatan untuk mengambil keuntungan penuh dari manfaat teknologi. Untuk melakukan itu, mereka perludapat menerapkan keterampilan yang sama untuk pekerjaan mereka sendiri, bukan untuk koleksi mereka. Mengotomasikegiatan kuratorial dan alur kerja dalam repositori adalah tugas kompleks. Peserta diakuiyang profesional informasi yang tidak diharapkan akan teknologi profesional. Meskipun demikian,mereka merasa bahwa profesional informasi yang dibutuhkan pemahaman yang cukup dari proses yang akanmampu mengelola proses yang efektif dan untuk memastikan bahwa programmer (pada staf atau kontraktor)sedang membuat pilihan yang bijak. Peserta sering menyatakan perlu berbicara dengan masyarakat lainnya,dan profesional informasi lebih lanjut yang akrab dengan desain sistem, akan lebih mudah untukmereka untuk mengartikulasikan kebutuhan repositori itu.Informasi profesional, terutama di manajemen, akan terus membutuhkan administrasi,manajemen proyek, dan keterampilan evaluasi. Peserta mengidentifikasi sejumlah keterampilan dalamdaerah-daerah yang memerlukan pengetahuan teknis atau keterampilan untuk sukses.Profesional informasi akan terus mengembangkan anggaran, serta merencanakan dan memprioritaskan pekerjaan,tetapi mengingat biaya tinggi dan kompleksitas sistem informasi, kemampuan untuk melakukan biaya-manfaatanalisis sangat penting. Demikian pula, banyak informasi profesional menegosiasikan kontrak,tetapi mereka perlu menulis spesifikasi yang jelas untuk bekerja dan menentukan apakah proposal vendor adalahwajar dan masuk akal keuangan. Setelah kontrak dimulai, informasi profesionalharus mampu mengevaluasi kinerja menggunakan analisis kualitatif dan kuantitatif untuk efektifkontrol kualitas. Untuk mendapatkan catatan pencipta untuk mematuhi manajemen catatan atau arsipprogram di tingkat organisasi, profesional informasi harus mampu menulis yang efektifkebijakan dan prosedur.Proses mungkin salah satu daerah yang paling menantang bagi para profesional informasi. Membantu repositoridan staf pindah dari bekerja dengan format fisik ke format digital membutuhkan

jumlah keterampilan baru. Banyak profesional informasi tidak pernah pergi melalui seperti yang signifikanperubahan dalam cara mereka bekerja. Peserta menyarankan sejumlah keterampilan yang dapat membantu,termasuk manajemen proyek, manajemen perubahan, rekayasa ulang proses bisnis dan prosesperbaikan, dan analisis alur kerja. Salah satu keterampilan kunci adalah mengelola ekspektasi, staf danpelanggan, serta manajemen.KETERAMPILAN TEKNISKeterampilan teknis adalah mereka landasan pendidikan atau pengalaman yang membutuhkan dalam fungsi itu ataukegiatan. Ini kontras dengan keterampilan manajemen dan lembut, yang lebih mengandalkan kemampuan untukberkomunikasi dan mengkoordinasikan kegiatan tersebut. Bagi sebagian besar peserta seminar, teknisketerampilan yang didefinisikan secara luas, mulai dari komputer yang berhubungan dengan kegiatan untuk arsip yang lebih tradisionalfungsi penilaian dan seleksi. Jelas, tidak ada satu orang akan memiliki setarakeahlian di semua bidang. Namun, dalam repositori, semua bidang membutuhkan perhatian.12Misalnya, arsip foto biasanya menulis nomor identifikasi yang unik pada cetakan;sama, arsip digital mungkin menetapkan nama file unik untuk catatan elektronik. Ketika bekerjadengan ribuan file, tugas ini dapat dilakukan jauh lebih cepat menggunakan script sederhana darisecara manual mengubah nama file.Kemampuan untuk mengembangkan sistem rumah-tumbuh, terintegrasi yang mengotomatisasi setiap aktivitas dalamrepositori ini tentunya melebihi apa seorang profesional informasi diharapkan dapat melakukan.Namun, banyak kegiatan menghasilkan catatan yang relatif sederhana yang cocok untuk desktopsistem database seperti Microsoft Access atau OpenOffice Basis. Sementara banyak peserta merasaprofesional informasi tidak perlu tingkat kemampuan IT, hampir semua merasa bahwa kemampuan untukmengambil keuntungan penuh dari alat kantor desktop (pengolah kata, spreadsheet, database) akanmemungkinkan para profesional informasi untuk bekerja lebih efisien. Dasar pengetahuan tentang desktop kantoralat dapat berfungsi sebagai landasan untuk bekerja dengan programmer profesional.Diskusi peserta kebutuhan bagi para profesional informasi untuk memiliki programdan sistem keterampilan sangat bersemangat. Lebih dari sedikit yang merasa bahwa hal itu penting untuk informasiprofesional untuk memiliki keterampilan ini, 22 sementara yang lain-mungkin mayoritas-tidak setuju.

Pada akhirnya, kelompok itu datang ke realisasi bahwa tidak semua profesional informasi akan memerlukansama pengetahuan atau tingkat yang sama keahlian dalam keterampilan teknis. Manajer perlu tahucukup untuk merencanakan dan mengawasi proyek-proyek, misalnya, mereka harus memahami bagaimana bergerak keaplikasi open source bisa memerlukan tambahan staf TI untuk menjaga perangkat lunak, dan merekaperlu untuk dapat menilai apakah program yang dibangun di sekitar aplikasi tertentu dapat dipertahankan.Praktisi yang bekerja langsung dengan material digital mungkin akan membutuhkan setidaknyadasar pengetahuan tentang pemrograman (kemampuan untuk menulis skrip sederhana, jika tidak pada tingkatdiperlukan untuk mengembangkan aplikasi skala besar). Misalnya, pemilahan dan penyaringan daftar file dalamdirektori, mencari string teks tertentu dalam kelompok besar file, memindahkan file dari satu lokasilain, atau bekerja dengan record dalam database dapat dilakukan dengan beberapa baris kode dalamPerl, Java, atau Visual Basic. Jika profesional informasi dapat melakukan tugas-tugas sederhana menggunakan script sederhana,mereka tidak perlu menunggu programmer profesional.22 Sebagai contoh, keyakinan Pearce-Musa 'yang arsiparis harus memperoleh TI keterampilan yang diperlukan untuk beradaptasi dengan era digital adalahkekuatan pendorong di belakang kolokium ini. Lihat "Sebuah Jembatan ke Masa Depan," kunci pada Society of arsiparis Southwest,Mei 2005 (online di http://www.lib.az.us/diggovt/presentations/Bridge.pdf, diperiksa 18 Februari 2007). "Para AnginPerubahan: Blown to Bits, "alamat kepresidenan masuk, Masyarakat arsiparis Amerika, 2005 (online dihttp://members.cox.net/pearce-moses/Papers/WindsOfChange2005.pdf, diperiksa 18 Februari 2007). "Janus di Cyberspace:Threshold arsip di Era Digital, "disajikan pada Rapat Bersama Masyarakat AmerikaArsiparis, Asosiasi Nasional Pemerintah Arsip dan Administrator Records, dan Dewan NegaraArsip di Washington, DC, Agustus 2006 (online di http://members.cox.net/pearce-moses/Papers/Janus_abridgedPdf,. Diperiksa 18 Februari 2007).13MANAJEMEN ARSIPCatatan profesional yang lebih aktif terlibat dengan penciptaan catatan dari pustakawan,meskipun kabur batas-batas profesional mengurangi perbedaan ini. Meskipun catatanmanajer dan arsip berbagi tujuan melindungi informasi nilai abadi, catatanmanajer fokus pada catatan selama hidup aktif dan tidak aktif sementara arsip fokus pada mereka

catatan yang telah disisihkan untuk pelestarian permanen. Selanjutnya, catatan manajerbiasanya bekerja dalam konteks institusional, sementara arsiparis dapat bekerja dengan dokumen pribadiserta kelembagaan records.23 Sering individu yang sama memakai kedua topi.Banyak keterampilan yang diperlukan untuk program manajemen arsip yang sukses berhubungan dengan kemampuanuntuk bekerja dengan baik dengan orang-individu yang membuat dan mengelola catatan selama aktif merekadan tidak aktif kehidupan. Meskipun ini bukan keterampilan teknis, mereka sering muncul selamakolokium, cukup sering untuk menjamin diskusi yang terpisah kemudian dalam laporan ini.Peserta mengidentifikasi sejumlah keterampilan yang harus dilakukan sebelum kehancuran atau transfer kesuatu arsip.Sistem Analisis dan Design24Profesional informasi harus memahami aktivitas atau alur kerja agar berhasilmengotomatisasi itu. Salah satu pelajaran pertama dari mengotomatisasi proyek adalah menemukan inkonsistensi,asumsi, dan langkah-langkah tidak berdokumen dalam sebuah sistem manual.Peserta merasa analisis sistem adalah penting untuk memungkinkan catatan profesional untuk terlibat dalamspesifikasi untuk sistem pencatatan elektronik, apakah sistem yang akan dibeliatau kustom dibangun. Kegagalan untuk memiliki catatan profesional di meja bisa berarti bahwakonsep pencatatan kritis mungkin diabaikan, sehingga sistem yang tidak memilikidipercaya catatan (seperti "catatan" dengan konten yang dapat secara tidak sengaja diubah), yangtidak bisa melakukan fungsi-fungsi manajemen bahkan dasar catatan (seperti menghapus catatan), atautidak bisa ekspor catatan menjadi sistem masa depan atau sebuah arsip elektronik yang terpisah.Seringkali catatan pencipta ingin saran pada sistem manajemen dokumen tertentu, juga dijelaskansebagai konten manajemen, kontrol versi, pencitraan, atau e-mail sistem manajemen.Sistemketerampilan analisis akan membantu catatan profesional memberikan bimbingan.Peserta merasa bahwa sistem design25 keterampilan berada di luar bidang profesional informasi,meskipun keakraban dengan keterampilan yang diinginkan.23 Tak perlu dikatakan, pernyataan ini sangat menyederhanakan dua profesi.24 "Analisis peran dari sistem yang diusulkan dan identifikasi satu set persyaratan bahwa sistem harusbertemu, dan dengan demikian titik awal untuk desain sistem "Kamus Computing, 4th ed..(Oxford University Press, 1996),491.25 "Kegiatan melanjutkan dari serangkaian diidentifikasi persyaratan untuk sistem untuk desain

yang memenuhi persyaratan.Perbedaan kadang-kadang diambil antara desain tingkat tinggi atau arsitektur, yang berkaitan dengan14Proses Bisnis Reengineering26Sebuah proyek otomatisasi dapat menjadi kesempatan yang baik untuk meningkatkan dan memodernisasi sistem manual.Untuk mencapai seperti proyek, profesional informasi harus mampu mengambil holistikmelihat kegiatan repositori, dan mengembangkan alur kerja halus yang menghilangkan berlebihanlangkah dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Pada saat yang sama, pengetahuan ini akan memungkinkanprofesional informasi untuk berpartisipasi dalam rekayasa ulang proses bisnis yang lebih besar dalam organisasiuntuk memastikan bahwa kebutuhan mereka terpenuhi.Pemodelan dan PrototypingKemampuan untuk model proses abstrak, seperti accessioning atau migrasi pelestarian,melalui deskripsi atau diagram, adalah keterampilan yang berharga untuk analisis sistem dan proses bisnisrekayasa ulang. Prototyping model untuk menguji dan menyempurnakan itu adalah sama berharga.Klasifikasi dan MetadataPeserta mencatat bahwa sistem yang dirancang untuk mendukung manajemen catatan dan arsip sangatmeningkatkan kualitas program-program. Klasifikasi dan metadata adalah dua elemen kunci darisistem tersebut. Catatan yang benar diklasifikasikan dalam kelompok dapat diperlakukan sebagai agregat. Catatandengan metadata yang tepat dapat dikelola dan diambil jauh lebih efektif, dan dapatakan bermigrasi dan diperiksa untuk integritas lebih mudah. Peserta mencatat profesional informasiharus menjadi ahli di kedua daerah.Advokasi dan PenjangkauanUntuk dapat berpartisipasi secara efektif dalam diskusi ini, catatan profesional harus mampuberkomunikasi persyaratan catatan dan untuk menjelaskan bagaimana persyaratan masuk ke yang lebih besarsistem. Meskipun advokasi dan outreach adalah umumnya "lunak" keterampilan (dan akan dibahas kemudiandalam bagian), mendapatkan dukungan untuk program manajemen arsip sangat bergantung padaketerampilan yang mereka disebutkan di sini juga.Keterampilan khusus melibatkan orang-orang kunci mengidentifikasi, menemukan pesan yang tepat untuk audiens yang berbeda,dan negosiasi kebijakan. Peserta juga menunjukkan perubahan management27 sebagai

keterampilan yang berguna. Dalamkasus ini, catatan profesional harus siap untuk mengatasi masalah peningkatan efisiensidan efektivitas, menunjuk ke bagaimana rekayasa ulang proses pencatatan dapat menghemat waktu danuang dengan menghilangkan duplikat informasi. Para profesional informasi yang lebih baik dapat membantu tetapkomponen sistem dan peran dan hubungan timbal balik, dan desain rinci, yang berkaitan denganstruktur internal dan operasi komponen individu. "Kamus Computing, 490.26 "Redesigning cara kegiatan dalam sebuah organisasi (proses bisnis) yang dilakukan untuk meningkatkan efisiensi danmengurangi biaya "Sebuah Istilah Terminologi Arsip dan Rekaman..27 "Direncanakan, sistematis perubahan terhadap misi didirikan, tujuan, kebijakan, tugas, atau prosedur dalam suatu organisasi.Manajemen perubahan biasanya merujuk ke proses yang disengaja yang dilakukan oleh manajemen sebagai respon terhadapinternal perlu. Namun, juga dapat mencakup strategi untuk menanggapi peristiwa eksternal "Sebuah Daftar Arsip. DanTerminologi catatan.15kabel pencipta beradaptasi dengan alur kerja baru yang mendukung manajemen catatan, semakin besar kemungkinankeberhasilan program catatan.Dalam beberapa konteks, manajemen risiko dan kepatuhan hukum dapat menjadi kunci, dan menekankannilai catatan untuk melindungi organisasi dalam kasus litigasi atau audit sering kali merupakan pendekatan yang efektif.Beberapa peserta menunjuk ke Universitas Pittsburgh proyek untuk mengidentifikasiperintah untuk pencatatan sebagai pengetahuan inti untuk membawa ini discussions.28 khalayak laindapat menemukan seperti pesan mengancam.Mengelola EkspektasiPada saat yang sama, catatan profesional harus mampu mengelola ekspektasi. Banyak catatanpencipta mencari solusi yang sederhana, dan catatan profesional harus mampu menjelaskan apa teknologibisa dan tidak bisa lakukan. Sebagai contoh, banyak orang ingin masa retensi tunggal untuk semua email,gagal untuk mengenali bahwa isi e-mail adalah faktor pendorong, dan litigasi yang memegangmemperumit masalah ini.SELEKSI DAN PENILAIANPertanyaan mendasar wajah profesional informasi mengenai bagaimana nilai informasitelah berubah di era digital. Apakah transformasi dari kertas ke format digital mengubahkonten dalam cara yang mempengaruhi nilai catatan '? Bagaimana memiliki kuantitas jauh meningkat informasi

mengubah proses penilaian? Mengingat kecepatan di mana catatan diciptakan, banyakdapat mengandung kesalahan yang mempengaruhi kehandalan mereka, dan proliferasi cepat dari dokumen menimbulkanmasalah duplikasi dan kontrol versi.Peserta mencatat bahwa profesional informasi akan tetap secara aktif terlibat dalam pemilihan danpenilaian. Tugas-tugas ini tidak dapat didelegasikan kepada pencipta catatan.Sementara catatan pencipta mungkindapat memainkan peran, profesional informasi yang pada akhirnya bertanggung jawab atas koleksi dan,jika tidak ada yang lain, harus mengaudit apa catatan pencipta mentransfer ke repositori.Satu pesertakelembagaan repositori digunakan sebagai contoh di mana model pencipta catatanpengarsipan materi mereka hampir tidak sesukses seperti yang telah diharapkan.Analisis FungsionalPeserta dianggap analisis fungsional, "suatu teknik yang menetapkan prioritas untuk menilai danpengolahan bahan kantor didasarkan pada kepentingan relatif dari fungsi kantor melakukandalam sebuah organisasi, "29 satu pendekatan yang dapat berguna dalam menilai jumlah besarcatatan. Dalam banyak hal, analisis fungsional adalah pendekatan strategis untuk mengumpulkan (meskipun dalambeberapa konteks, triase mungkin metafora lebih tepat). Mengingat jumlah besarinformasi dan sumber daya yang terbatas untuk menilai catatan-catatan, catatan profesional harus28 Lihat Wendy Duff, "Memanfaatkan Kekuatan Waran," Amerika Pengarsip 61, tidak ada. 1 (Musim Semi 1998): 88-105.29 Sebuah Istilah Terminologi Arsip dan Rekaman.16berkonsentrasi pada yang paling penting, dengan pengertian bahwa catatan kurang penting dapathilang. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa "kepentingan" berkorelasi dengan hirarki organisasi danfungsi tombol. Jadi, dalam konteks negara, penekanan akan ditempatkan pada catatan seorang gubernur sebelumorang-orang dari komisi tukang cukur ', atau dalam departemen administrasi, kebijakan sebelumnyarumah tangga dokumen.Computer Assisted PenilaianHal ini mengejutkan bahwa ada diskusi sedikit potensi penggunaan kecerdasan buatan dikolokium, meskipun beberapa pencatatan elektronik komersial dan manajemen dokumensistem menawarkan fungsi ini. Sebuah beberapa peserta menyebutkan penggunaan bahasa alamprosesor dan sistem berbasis aturan, yang mungkin dipandang sebagai referensi tidak langsung terhadap penggunaan

AI. Ide-ide ini mungkin tidak datang karena hanya beberapa peserta memiliki pengalaman menggunakanalat ini, menunjukkan bahwa daerah ini menangis keluar untuk penelitian untuk mengadaptasi keterampilan dari komputasilinguistik dan community30 hukum untuk catatan manajemen dan arsip.Survei Rekaman ElektronikKetika bekerja dengan catatan kertas, manajer arsip dan arsiparis sering disurvei catatan olehpergi ke kamar file, kantor, ruang bawah tanah, dan lingkungan buruk, clipboard di tangan, membuatinspeksi visual. Kegiatan setara dalam era digital mungkin untuk login ke sistem danmelintasi sistem file. Setidaknya beberapa peserta merasa pengetahuan tentang sistem operasi dansistem file mereka akan menjadi keterampilan yang berguna. Namun, yang lain merasa pendekatan semacam akanhanya terbatas keberhasilan dalam era digital. Beberapa sistem administrator akan memberikan catatan profesionalterbatas akses ke sistem sehingga mereka dapat melihat-lihat. Selain itu, nama filemungkin bukan indikasi yang baik dari konten. Dan ukuran dan kompleksitas sistem file, bahkandi organisasi kecil, membuat hal ini tidak praktis dengan penggunaan perangkat lunak khusus.Salah satu pendekatan terbaik mungkin mewawancarai individu yang membuat dan menggunakan catatan.Di sini, analisa bisnis proses adalah keterampilan yang mendukung, memberikan catatan profesional kemampuan untukmengajukan pertanyaan yang tepat. Pada saat yang sama, peserta menyadari bahwa pendekatan ini juga memilikiketerbatasan, dalam medium untuk organisasi besar, itu tidak mungkin bahwa catatan manajer dapat memenuhisemua pencipta rekor. Sebaliknya, mereka harus menetapkan prioritas, dan makro penilaian dan fungsionalanalisis dapat membantu mengidentifikasi orang-orang itu adalah yang paling penting untuk wawancara.Penjadwalan dan Catatan DisposisiPada akhirnya, keputusan penilaian harus didokumentasikan dalam beberapa mode.Dalam lingkungan institusional,jadwal rekaman yang biasanya digunakan untuk menunjukkan apakah catatan rutin harusdihancurkan atau ditransfer ke arsip. Peserta mencatat bahwa jadwal rekam dapat membantu meningkatkankesadaran retensi informasi digital di seluruh organisasi. Peserta juga30 Sebagai contoh, Konferensi Sedona telah mengembangkan konsep dokumen yang menggambarkan penggunaan mesin pencari dalamdokumen penemuan dan produksi. "Praktik Terbaik Komentar tentang Penggunaan Retrieval Cari dan InformasiMetode dalam E-Discovery "komunikasi pribadi dengan penulis;. Laporan belum dirilis ke publik.17

mencatat tantangan yang berkaitan dengan disposisi penjadwalan dan catatan dengan database dan digital lainnyaformat. Peserta menyarankan bahwa catatan profesional harus mengetahui teknik untuk mengamankanpenghancuran catatan dan data untuk melindungi informasi rahasia, setara digitalmerobek-robek dan macerating.AKUISISIProfesional informasi akan terus membangun koleksi. Dalam era digital, koleksi merekamungkin termasuk kepemilikan virtual, dokumen yang tidak dimiliki oleh repositori tetapi diwakilimelalui link ke sumber daya eksternal. Idealnya, arsip akan mengambil kepemilikan catatan sehinggamereka dapat memastikan pelestarian mereka dalam lingkungan, yang dikelola secara profesional berbasis standardengan basis sumber daya yang berkelanjutan. Pada kenyataannya, beberapa arsip tidak akan memiliki sumber daya untuk melakukan itudan mungkin bergantung pada kesepakatan dengan pencipta catatan atau orang lain untuk menyimpan catatan. Para postcustodialteori arsip menyarankan satu pendekatan, sementara repositori digital yang terpercaya menunjukkananother.31, 32DigitalisasiPeserta membahas peran digitalisasi di era digital. Arsip digital dapat memperolehkelas ini catatan elektronik ketika pencipta merekam menggunakan pencitraan digital daripada mikrofilm.Demikian pula, dapat mendigitalkan koleksi repositori mereka, meskipun peserta jelas dibedakanpenggunaan teknologi ini untuk akses meningkat dari penggunaan digital imaging sebagai pelestarian suatuteknik.Beberapa peserta merasa digitalisasi adalah keluar dari ruang lingkup, ingin fokus pada lahir-digital catatan;sekali merekam adalah digital, itu tidak signifikan berbeda dari catatan digital lainnya.Namun,mayoritas merasa bahwa untuk profesional informasi mendatang di masa depan perlumemahami digitalisasi. Banyak catatan pencipta mendigitalkan kertas catatan, dan profesional informasiharus mampu memberikan bimbingan pencipta rekor pada praktek terbaik dan kontrol kualitas untukmemastikan bahwa informasi tersebut masih dapat diakses setelah digitalisasi. Informasi profesionaljuga dapat mendigitalkan kepemilikan analog mereka dan harus menerapkan praktek-praktek terbaik yang sama dan kontrol kualitasmekanisme.Transfer FileDi luar teori apa untuk memperoleh, catatan profesional harus mempertimbangkan mekanisme

yang sangatakuisisi. Arsiparis dapat menggunakan berbagai teknologi untuk mentransfer arsip digital.Di beberapacontoh, mereka mungkin menggunakan media eksternal seperti hard drive portabel (untuk jumlah terbatasdata, lebih tepat untuk catatan pribadi seseorang) atau tape. Untuk sistem yang besar, mereka31 David Bearman dan Margaret Hedstrom, "Reinventing Arsip Records Elektronik: Pelayanan AlternatifPilihan, "Strategi Manajemen Data Elektronik Program, Arsip dan Museum Informatika Laporan 18, ed.Margaret Hedstrom (Pittsburgh: Arsip dan Museum Informatika, 1993), 82-98.32 "Digital Repositori Terpercaya: Atribut dan Tanggung Jawab: Sebuah Laporan RLG-OCLC" (RLG, Mei 2002). Online dihttp://www.rlg.org/legacy/longterm/repositories.pdf (diperiksa 12 Februari 2007).18harus tahu berbagai protokol untuk mengirimkan file melalui internet, seperti ftp atau rcp.Selanjutnya,profesional informasi perlu pemahaman yang kuat tentang praktek jaringan dan keamanan terbaiktahu bagaimana bernegosiasi bukaan di firewall dan melindungi catatan rahasia dari hacker.PengesahanDalam rangka untuk dapat menunjukkan keaslian catatan, profesional informasi perlumenyatakan integritas mereka. Apakah catatan tidak sengaja diubah selama proses transfer?Apakah semua catatan yang diterima? Menurut Linda Henry dari Pusat Data Elektronikdi Arsip Nasional dan Administrasi Records, validasi (verifikasi juga disebut) mencakup"Membandingkan catatan elektronik. . . diterima dengan deskripsi dari catatan yanglembaga yang diberikan "Mengacu artikelnya dengan Tom selatan, dia melanjutkan," Setelah mengakuisisi.data dari lembaga federal, proses Pusat termasuk menyalin pelestarian danfile verifikasi data sebelum membuat mereka tersedia untuk digunakan. Bagian verifikasi iniproses tidak menilai kualitas dari data. Sebaliknya, itu adalah proses membandingkan kontencatatan yang diterima dari agen federal untuk deskripsi catatan-catatan yang diwakili olehcatatan tata letak dan kode yang disediakan oleh lembaga yang selama transfer catatan-catatan. Karenaarsiparis tidak melakukan penelitian analitis namun melestarikan catatan untuk digunakan oleh orang lain, mereka tidakmengandalkan verifikasi dengan menggunakan penelitian secara luas "33. Dalam konteks XML catatan, validasitermasuk memverifikasi bahwa dokumen tersebut terbentuk dengan baik (struktur dokumen sudah benar)dan sesuai dengan definisi jenis dokumen atau skema. Validasi dapat berlangsung sebagai bagian dariakuisisi atau lambat dalam pengolahan.Middleware

Middleware dirancang untuk mengotomatisasi proses bisnis dengan menerapkan aturan-aturan dalam perangkat lunak.Akuisisi adalah kesempatan sempurna untuk aplikasi middleware seperti yang dirancang untuk menengahi"Pertukaran informasi antara dua aplikasi atau antara aplikasi dan jaringan,"34 dalam hal ini, pertukaran dari sistem pencipta rekor untuk sistem arsip ',biasanya melalui jaringan. Sebagai contoh, akuisisi alur kerja mungkin mulai saat agendeposito catatan pada ftp server repositori itu. Middleware lalu mengambil catatan,mengubah mereka dari format asli mereka pada satu dirancang untuk penyimpanan jangka panjang catatan,memberikan administrasi, penemuan, dan metadata pelestarian menggunakan berbagai rutinitas,entri untuk menciptakan catatan dalam daftar aksesi, dan kemudian deposito catatan dalam"Digital tumpukan." Middleware dapat digunakan untuk memvalidasi catatan.Vendor perangkat lunak sering menjual middleware sebagai alat yang "pekerja pengetahuan" dapat digunakan tanpasignifikan pengetahuan tentang teknologi yang mendasari. Banyak paket memiliki antarmuka pengguna grafisdimaksudkan untuk menyembunyikan kode yang drive sistem. Bahkan, konfigurasi middleware untuk33 Pribadi korespondensi dengan Linda Henry dari Pusat Data Elektronik di Arsip Nasional dan RekamanAdministrasi, 26 Januari 2007. Dia mengutip artikelnya dengan Tom selatan, "arsiparis dan Melek statistik"di Dari Signifikansi ... A Journal topikal dari Asosiasi Pengguna Data Umum: Melek statistik 1, tidak ada. 1 (1999),: 31-34.34 Sebuah Istilah Terminologi Arsip dan Rekaman. IBM WebSphere dan Microsoft BizTalk adalah contoh dari middlewareaplikasi.19memfasilitasi transfer, pemrosesan, dan penyimpanan publikasi elektronik dan catatan kemungkinan akan membutuhkanbeberapa pengetahuan pemrograman, terutama ketika alur kerja termasuk cukup majutransformasi untuk mempersiapkan catatan untuk penyimpanan jangka panjang dan menganalisis isi record untukmenciptakan metadata penemuan. Repositori yang lebih besar mungkin dapat menyewa seorang programmer dengan middlewareketerampilan, profesional informasi tetapi di toko-toko yang lebih kecil mungkin perlu belajar cukuppemrograman (sering scripting relatif sederhana) untuk mengambil keuntungan dari alat middleware.Pemanenan Publikasi WebMiddleware mengasumsikan transaksi dinegosiasikan antara pencipta catatan dan repositori.Namun, perpustakaan dan arsip yang ingin mengumpulkan publikasi dari web perlu lain

Model. Mendapatkan publikasi web adalah sebuah konvensi informal; penerbit posting informasi,dan terserah ke repositori untuk mendapatkan it.35 Sejumlah perpustakaan dan arsip menggunakan laba-labasoftware seperti wget dan Heritrix untuk memanen situs untuk memperoleh informasi yang diposting di website.36 Seperti dicatat di atas, profesional informasi tidak selalu diharapkan memiliki keterampilanuntuk menulis program yang menggunakan laba-laba mereka, tetapi mereka harus mampu mengembangkan spesifikasi perangkat lunak,menggunakan dan mengkonfigurasi aplikasi yang dihasilkan, dan mengevaluasi apakah aplikasiberoperasi sebagai diantisipasi.PENGOLAHANBatas-batas antara akuisisi, pengolahan, dan fungsi berikutnya sering kaburketika bekerja dengan arsip digital. Sebagai contoh, Margaret Adams mencatat "Karena catatan digitalbukan obyek nyata, layanan referensi informasi benar-benar tergantung padakontrol intelektual dan produk lainnya pengolahan arsip "37.35 Praktek pemanenan publikasi web memberikan contoh yang baik dari kompleksitas ekosistem informasi.Meskipun penyedia informasi dapat membuat dokumen tersedia secara bebas di web, ada yang sahperbedaan pendapat apakah perpustakaan dan arsip dapat menambahkannya ke koleksi mereka dan menyediakan akses kemereka salinan berdasarkan ketentuan undang-undang hak cipta di Amerika Serikat (gunakan terutama yang adil sebagaimana didefinisikan dalam 17USC 107 dan pembebasan untuk perpustakaan dan arsip untuk pengawetan bahan berhak cipta di 17 USC 108). ParaPerpustakaan Kongres Infrastruktur Informasi Digital Nasional dan Program Pelestarian (NDIIPP) dan ASKantor Hak Cipta adalah mensponsori Pasal 108 Kelompok Studi untuk mengeksplorasi isu-isu ini dalam konteks pencipta catatan,distributor, perpustakaan dan arsip, dan pelindung.36 Perpustakaan Negara Illinois dikontrak dengan Larry S. Jackson dari University of Illinois di Urbana-Champaign untukmengembangkan perangkat lunak berbasis pada laba-laba open source wget bawah hibah IMLS. Lihat "Proyek Elektronik GSLIS Arsip"di http://www.isrl.uiuc.edu/pep/ (diperiksa 18 Februari 2007). Internet Archive di http://www.archive.org/(Diperiksa 18 Februari 2007) telah panen hampir seluruh web selama bertahun-tahun.Baru-baru ini mulai menawarkanArsip-Ini sebagai layanan komersial yang sedang digunakan oleh beberapa perpustakaan negara untuk menangkap lembaga negarapublikasi di web. Lihat http://www.archive-it.org/ (diperiksa 18 Februari 2007). California Perpustakaan Digital

Web-di-Risiko proyek, yang didanai di bawah Perpustakaan Kongres Infrastruktur Informasi Digital Nasional dan PelestarianProgram hibah (http://www.cdlib.org/inside/projects/preservation/webatrisk/, diperiksa 18 Februari 2007) danUniversity of Illinois di Proyek Depository Urbana-Champaign yang ECHO (http://www.ndiipp.uiuc.edu/, diperiksa 18Februari 2007) adalah dua proyek lainnya yang berfokus pada panen dokumen dari situs web.37 "Layanan Referensi Arsip untuk Digital Catatan: Pengalaman dengan Akses ke Database Kearsipan (AAD) Alat,"Studi Kasus 9.20PengaturanPerpustakaan dan profesional catatan umumnya mengambil pendekatan yang sangat berbeda untuk pengaturan.Pustakawan biasanya mengklasifikasikan bahan dari berbagai sumber oleh subjek ke dalam sistem tunggal,membawa bahan-bahan terkait bersama-sama untuk akses nyaman. Para Desimal Dewey Sistem danPerpustakaan Jadwal Kongres dua skema umum digunakan untuk mengklasifikasikan dokumen.Catatan manajer dan arsip biasanya tidak mereorganisasi catatan, tetapi meninggalkan mereka dalam merekaasli ketertiban. Praktek ini didasarkan, sebagian, pada gagasan bahwa pencipta catatan terorganisirfile untuk memudahkan pencarian mereka, dan asal mengamati dan ketertiban asli mempertahankanbukti bahwa struktur dan fungsi.Profesional informasi harus reconceptualize apa artinya untuk mengatur koleksi mereka dalamera digital. Apakah ada nilai dalam pengelompokan dokumen bersama dalam lingkungan virtual? Apakahurutan asli memiliki makna dalam database yang query menggunakan banyak kriteria yang berbeda jenis?Mengklasifikasikan suatu pekerjaan yang kompleks di bawah satu konsep adalah pembatasan yang melekat ketika bekerja dengandokumen fisik, tapi mudah diatasi dengan menggunakan metadata dalam banyak kategori yang mengarah kedokumen virtual yang sama. Setidaknya dalam konteks kelembagaan, pengaturan pekerjaan nyatamungkin melibatkan bekerja dengan pencipta catatan untuk memastikan catatan diklasifikasikan dengan benar ketika merekadiciptakan.Namun, mengingat bahwa tujuan awal adalah klasifikasi untuk memfasilitasi akses, seseorang harusbertanya-tanya mengapa catatan pencipta akan menghabiskan waktu menyortir catatan untuk

kecepatan pengambilan saatsistem operasi dan database dapat melakukan pencarian teks lengkap untuk cepat menemukan catatan yang diinginkan. DalamBahkan, jika sebuah record misfiled atau pengguna tidak dapat mengingat kategori yang benar, klasifikasi dapatlebih halangan daripada membantu. Namun, pencarian teks lengkap tidak selalu efisien atau sukses dalam mengambilinformasi yang diinginkan. Pendekatan tradisional dengan klasifikasi dapat digantikan olehpenilaian dan analisis makro fungsional untuk membantu mengelola jumlah besar catatan.Deskripsi"Memiliki seseorang pernah mendengar mendefinisikan ilmu informasi sebagai 'kepustakawanan dipraktekkan oleh laki-laki,'Mr Gorman menyimpulkan dengan mendefinisikan metadata sebagai "'katalogisasi dilakukan oleh pria kurang informasi." 38Meskipun bernas dan jenaka, kenyataannya adalah bahwa pendekatan tradisional untuk katalogisasi terbatasdi terbaik dan tidak relevan paling buruk. Stewart Weibel mengembangkan Dublin Core, sebagian, sebagaipendekatan yang disederhanakan deskripsi yang tidak memerlukan catalogers profesional, dan BersamaKomite Pengarah Revisi Anglo-Amerika Aturan Katalogisasi adalah meninggalkan gelar itu untuk38 "Masa Depan Anglo-Amerika Aturan Katalogisasi," Seni Perpustakaan Masyarakat Amerika Utara Konferensi Tahunan 27,Vancouver, BC, 27 Maret 1999. Sherman Clarke, moderator panel. Tersedia online dihttp://www.arlisna.org/news/conferences/1999/proceedings/aacr2.htm (diperiksa 18 Februari 2007). Dikutip dalam Daftar Istilah Adari Terminologi Arsip dan Rekaman.21sebuah pekerjaan baru dimaksudkan untuk mengatasi tantangan era digital, RDA: Deskripsi Sumber Daya danAccess.39Deskripsi memiliki dua tujuan, kontrol fisik dan intelektual. Profesional informasi perluinventarisasi kepemilikan mereka sehingga mereka dapat mengelola bahan. Pada saat yang sama, pelangganmembutuhkan alat untuk membantu mereka menemukan informasi yang relevan dengan penelitian mereka. Pertanyaannya adalah, "Bagaimanaini akan dicapai di era digital "Jika ada keterampilan mendasar untuk deskripsi? bahwa informasiprofesional perlu di era digital, itu adalah kemampuan untuk menemukan cara-cara baru untuk memenuhidua gol."Keterangan" sering berkonotasi bibliografi proses formal yang digunakan di lingkungan analog.Dalam lingkungan digital, paralel adalah "metadata." Para peserta mengakui bahwa dua

saling melengkapi tetapi tidak identik. Deskripsi umumnya memerlukan pembentukan sebuah "pengganti"untuk catatan, dan sifat pengganti yang telah berkembang secara dramatis. Hari inideskripsi mengacu pada pendekatan sistematis untuk mendokumentasikan kepemilikan dengan mata untuk akses, danmencakup standar deskriptif, seperti Anglo-Amerika Aturan Katalogisasi (AACR) atau MenjelaskanArchives: Sebuah Standar Isi (DAC); 40 standar arsitektur data untuk menyimpan dan bertukardeskripsi, seperti MARC, dan standar nilai data untuk kosa kata terkontrol, sepertiPerpustakaan Kongres Pos Subyek. Berbagai standar ini berfungsi untuk struktur metadatatentang koleksi.Arsip diadopsi EAD dan DAC di masa lalu yang relatif baru untuk mendukung otomatis mencaribantu. Beberapa peserta melihat standar-standar sebagai terkait erat dengan model intelektual catatanberdasarkan koleksi catatan kertas, meskipun banyak peserta di seminar tersebut menyatakanmereka keyakinan bahwa kemampuan untuk menciptakan alat bantu temu EAD untuk catatan digital akan tetap menjadi pentingketerampilan.Namun, arsiparis sekarang dapat mengandalkan jenis lain deskripsi untuk mempertahankan kontrol atas danmenyediakan akses ke kepemilikan mereka. Sebagai contoh, arsiparis sering dihadapkan dengan creatorgeneratedmetadata menerima dengan catatan. Data ini akan bervariasi dari seri ke seri, dan Arsiparisharus memahami bagaimana untuk mengintegrasikan dengan metadata repositori ditambahkan pada agarpara pengunjung dapat menggunakan deskripsi untuk mengidentifikasi dan memilih bahan untuk meninjau. Mengotomasiproses akuisisi juga dapat menghasilkan database yang menyediakan kontrol fisik untuk setiapitem yang ditransfer ke repositori, mencatat ketika diterima, sumber akuisisi, dansejumlah rincian lainnya. Selain itu, komputer dapat melakukan pencarian teks lengkap dokumen,dan relevansi algoritma peringkat telah membuktikan bahwa pengambilan kata kunci sering sangatefektif. Studi kasus yang disajikan oleh Elizabeth Yakel dan Polly Reynolds menggambarkan novelpenggunaan teknologi untuk "meledak mencari bantuan," untuk sepenuhnya memikirkan kembali asumsi-asumsi di DAC39 Lihat "RDA: Deskripsi Sumber Daya dan Akses" online di http://www.collectionscanada.ca/jsc/rda.html # draft(Diperiksa 20 Februari 2007).40 Masyarakat arsiparis Amerika, 2004.22dan EAD. Studi kasus mereka juga dimasukkan konsep Web 2.0, mendorong pelanggan menggunakan

temuan bantuan untuk berpartisipasi dalam proses deskriptif dengan menyumbangkan informasi.Hal ini jelas bahwa profesional informasi perlu tahu bagaimana menggunakan komputer untuk meningkatkandeskriptif proses. Itu berarti lebih dari keterampilan teknis, untuk menggunakan komputer secara efektif, arsiparisharus memiliki pengetahuan teoritis dari prinsip-prinsip deskripsi dan akses untuk memastikanbahwa mereka mengembangkan sistem yang mencapai ujung-ujung. Pada saat yang sama, mereka juga perlu tahucukup tentang teknologi untuk menemukan cara-cara inovatif untuk menggunakan teknologi untuk mencapai tujuan tanpahanya menciptakan proses manual.Mengingat kekuatan mengotomatisasi pengambilan, pekerjaan nyata deskripsi dapat menyediakan pelanggandengan informasi tidak melekat dalam catatan: konteks. Informasi profesional, terutama catatanprofesional, dapat menghabiskan sedikit waktu menggambarkan catatan. Sebaliknya, mereka mungkin menulisadministrasi dan catatan sejarah lingkup sehingga pengunjung dapat memahami apa yang mereka caripada dan mempersempit pencarian mereka untuk koleksi lebih tepat atau seri.Deskripsi dalam dunia digital akan membutuhkan suatu kombinasi dari pendekatan tradisional dan inovatifaplikasi baru. Penerapan teknologi tidak satu-satunya pendekatan yang layak. Tidak semuadokumen meminjamkan diri untuk pencarian teks lengkap. Baik gambar maupun musik nonvocal memiliki teksuntuk indeks. Memberikan akses selalu mensyaratkan baik deskripsi bahasa alami dan dikendalikanakses. Ketepatan pengambilan teks sering meningkatkan ketika sebuah cataloger memberikandikontrol kosakata untuk konsep yang mungkin tidak melekat dalam teks dokumen.Sementaraprofesional informasi yang sekarang mungkin berpikir metadata daripada katalogisasi, ketergantungan pada DublinInti tidak cukup. Dublin Core merupakan set yang sangat terbatas elemen metadata ditujukan untuk penemuan.Jika Terbuka Arsip Sistem Informasi telah mengajarkan apa pun profesi, yang jangka panjangpelestarian dokumen digital membutuhkan jauh lebih kaya set elemen metadata, danelemen-elemen metadata alamat yang jauh lebih dari penemuan.Perumahan: Wadah dan PenyimpananProfesional informasi dihadapkan dengan dua pertanyaan mendasar. Pertama, mereka harus menentukanapa jenis wadah yang digunakan untuk menyimpan catatan digital, di mana format untuk merangkumbitstream. Kedua, mereka harus menentukan bagaimana dan di mana untuk menyimpan wadah tersebut. Informasiprofesional menghadapi paralel kasar dengan kertas; jenis folder dan kotak untuk wadah?

dan apa jenis rak dan lingkungan untuk menyimpan folder dan kotak?Memilih wadah yang tepat mungkin memiliki dampak signifikan pada isi dan keaslianinformasi digital. Memindai dokumen berwarna dalam hitam-dan-putih mungkin menghemat ruang penyimpanan, tetapiada potensi untuk kehilangan makna yang ditunjukkan oleh warna. Konversi spreadsheet ke PDFdapat menangkap isi mudah terlihat, namun rumus yang mendasari akan hilang. Memilihwadah yang tepat untuk menyimpan catatan digital juga terkait erat dengan pelestarian.Tantangannya adalah untukmenemukan format yang dapat dibaca dan diberikan panjang ke masa depan, lama setelah perangkat lunak yang digunakan untukmembuat catatan telah menjadi usang. Profesional informasi harus mampu menilaijangka panjang implikasi dari memilih satu format di atas yang lain.23Peserta membuat referensi sering ke XML sebagai standar saat ini pilihan untuk wadah.Sebuah beberapa peserta mengingatkan kelompok bahwa untuk semua manfaatnya, XML akan-seperti semua format-akhirnya menjadi usang, dan bahwa profesional informasi harus mencoba untuk berpikir melampauicakrawala. Peserta juga menyebutkan PDF-A. Mereka membahas pentingnya pemahamankedua format gambar, serta standar untuk digitalisasi dokumen untuk memastikan bahwa yang dihasilkangambar yang cukup berkualitas.Pilihan format, seperti semua tugas, membutuhkan keterampilan yang diinformasikan oleh aplikasi kreatifpengetahuan. Catatan digital tidak dapat disimpan hanya dalam satu format; catatan akan disimpan ke dalamFormat aslinya, asli untuk membantu memastikan kemampuan untuk menunjukkan otentisitas, serta dalamplain-teks rendering untuk mendukung pengindeksan teks lengkap dan sebagai versi-jalan terakhir pelestarian.Pada akhirnya, pilihan format risiko dihitung, dan tidak mungkin untuk memprediksi masa depan.Semakin seseorang memahami tujuan akhir dari penyimpanan dan satu teknik yang lebih akrabdengan, lebih banyak pilihan untuk mengevaluasi sebagai yang terbaik.Peserta mencatat bahwa menyimpan arsip digital menimbulkan pertanyaan mendasar yang telah diperdebatkandalam literatur profesional, "Apakah repositori mengambil tahanan dari catatan elektronik, atauakan tetap dengan catatan pencipta dalam lingkungan pasca-penahanan? "Peserta merasa bahwajawabannya akan berbeda, tergantung pada sifat dari repositori dan sifat spesifikcatatan seri. Namun, jawabannya mengandaikan bahwa perpustakaan dan arsip harus disiapkanuntuk mengambil hak asuh beberapa catatan dan publikasi.

Untuk melakukan hal ini, peserta merasa bahwa informasi profesional bertanggung jawab untuk menyimpan catatan akanperlu tahu cukup banyak tentang hardware. Pada awalnya, mungkin tampak bahwa keterampilan dan pengetahuandengan mudah dapat didelegasikan kepada seseorang dengan keahlian teknis. Bahkan, pesertamengakui bahwa teknologi sering berpikir tentang penyimpanan data yang sangat berbeda dari arsiparis.Kata sangat "arsip" menunjukkan perbedaan dalam masyarakat. Dimana teknologimenggunakan kata berarti penyimpanan offline, dengan asumsi bahwa "diarsipkan" catatan nilai terbatas karenamereka jarang jika pernah digunakan dan akan dihapus dalam beberapa tahun, pustakawan, arsiparis, dancatatan manajer memahami bahwa catatan ini luar biasa penting dan harusterus tanpa batas.Profesional informasi perlu pemahaman yang komparatif sifat penyimpanan fisikmedia, seperti tape, disk magnetik, dan media optik. Mereka perlu memahami perangkat kerasdigunakan untuk membaca media tersebut. Dan, mereka perlu mengetahui bagaimana sistem-sistem yang melekat pada masing-masinglain dan ke jaringan. Pada akhirnya, mereka membutuhkan pemahaman menyeluruh dari arsitekturdari jaringan penyimpanan.Peserta merasa penting bagi profesional informasi untuk dapat mengevaluasi seberapa baikteknologi yang berbeda memenuhi kebutuhan mereka. Bagaimana kuat adalah sistem?Bagaimana menjamin dan melindungiintegritas data? Bagaimana alamat pemulihan data, tetapi dalam hal hardwarekegagalan dan bencana lingkungan? Apa kapasitas maksimum dari sistem dan apa yang akandilakukan saat kapasitas yang dicapai?24Profesional informasi juga perlu memahami sesuatu tentang software yang digunakan untuk mengelolasistem ini penyimpanan. Peserta menyebutkan sejumlah sistem yang berbeda, termasukmanajemen dokumen, sistem manajemen konten, dan penggunaan operasi dasarsistem file sistem, seperti Windows 'FAT32 dan NTFS, atau Unix dan Linux NFS, xfs, danext3fs. Peserta menyebutkan sejumlah sistem open source, termasuk DSpace, Fedora,LOCKSS, dan sistem Sumber Daya Penyimpanan Broker.Peserta mengakui bahwa sistem penyimpanan dapat sangat kompleks, terutama karenaukuran sistem tumbuh luar server atau dua. Dalam repositori kecil dengan teknis yang terbatasdukungan, profesional informasi harus mengetahui beberapa pemeliharaan sistem dasar, seperti bagaimanauntuk membuat cadangan sistem dan memverifikasi integritas cadangan. Peserta merasa bahwa sebagian besar sistemcepat akan tumbuh dalam kompleksitas dan memerlukan sistem administrasi profesional.Namun,

setelah sistem dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari repositori, pemeliharaan bisadikontrak.Dalam skenario terbaik, data akan disimpan dalam sebuah lingkungan terdistribusi untuk menangani pemulihan bencana.Yang menuntut keterampilan untuk mengelola sistem yang lebih kompleks, serta memberikan keamanan.Peserta menunjuk pentingnya informasi yang dapat dipercaya system41 yang memungkinkanrepositori untuk menunjukkan kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk melindungi informasi darikorupsi (baik melalui degradasi atau serangan) dan menciptakan jalur audit yang memastikan kebijakan-kebijakandan prosedur diikuti.PELESTARIANPelestarian Digital telah menerima perhatian yang signifikan karena sifat fana digitalbahan dan usang pesat teknologi informasi. Melestarikan bahan digitalmenimbulkan masalah yang sama dengan tantangan melestarikan media tradisional, termasuk keamanan,lingkungan, dan perencanaan bencana. Namun, masalah melestarikan media digital yanglebih cepat dan menekan. Satu mungkin menemukan huruf a kakek dan foto-foto dalamloteng dan masih dapat membacanya, tetapi generasi mendatang akan dapat membaca e-mail dan digitalsnapshot pada disk, thumb drive, dan chip memori?Lebih sering daripada tidak, profesional informasi akan membantu mengembangkan kebijakan dan prosedur untukmenerapkan langkah-langkah pelestarian dan kemudian verifikasi kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur.Di toko-toko kecil, profesional informasi dapat bertanggung jawab untuk pekerjaan pemeliharaan,termasuk membuat dan memverifikasi backup, mengelola media, dan mengubah password. Dalam semuatoko, profesional informasi mungkin menemukan bahwa mereka membutuhkan kemampuan IT yang sangat praktis untuk bekerja denganformat usang, dan kontraktor menemukan akrab dengan teknologi usang mungkin sulit diterbaik.41 Terpercaya Buku Pegangan Sistem Informasi (St Paulus: Minnesota Historical Society, 2002), online dihttp://www.mnhs.org/preserve/records/tis/docs (diperiksa 17 November 2007).25KeaslianMengingat kemudahan yang dokumen digital dapat diubah tanpa ada indikasi mudah terlihatperubahan-melalui tindakan berbahaya atau tidak disengaja, atau melalui kerusakan-profesional informasi harus membayar perhatian khusus untuk melindungi integritas digital merekakepemilikan.

Arsiparis, yang sering diminta untuk mengesahkan catatan, sangat prihatin tentang kemampuan untukmenunjukkan keaslian dan integritas catatan. Untuk melakukan itu, profesional informasiharus mampu membuktikan keaslian bahan dipindahkan ke perawatan mereka, dan mereka harus mampumenentukan apakah bahan yang diubah selama transmisi. Mereka juga harus mampu menunjukkanbahwa bahan-bahan tidak diubah saat dalam tahanan mereka. Peserta merasa bahwaprofesional informasi harus akrab dengan teknologi hashing dan tanda tangan digital,dua teknik yang biasa digunakan untuk memastikan bahwa rekaman tidak berubah.Mereka juga harus tahucara membuat atau menentukan alat audit dan proses untuk mendukung validasi dari bahan.Melindungi KoleksiCatatan digital memiliki persyaratan penyimpanan mirip dengan media tradisional, peralatan dan mediamembutuhkan iklim lingkungan yang terkendali. Catatan digital mungkin kurang rentan terhadap hama,mereka juga tunduk pada virus secara online. Memperkenalkan catatan, tunggal terkontaminasi dapat mengakibatkancatatan lain yang terinfeksi. Virus scanning adalah keterampilan penting untuk melindungi arsip digital.Profesional informasi juga harus memastikan bahwa sistem tersebut aman. Mereka harus menilai apakahhanya individu yang berwenang memiliki akses fisik dan jaringan yang sesuai ke sistem.Semua profesional informasi perlu untuk dapat mengembangkan dan mempertahankan rencana bencana yang menggabungkanrepositori itu teknis infrastruktur dan koleksi digital. Minimal, yangberarti memiliki efektif, prosedur cadangan diuji yang mencakup menyimpan salinan offsite berlebihan.Sebuah rencana sepenuhnya dikembangkan juga akan mencakup prosedur untuk kelangsungan bisnis dan pemulihan yangakan memungkinkan repositori untuk membawa koleksi digital kembali online secepat mungkin dandengan kerugian sedikit atau tidak ada informasi.Menjaga Dokumen HidupRepositori harus menemukan cara untuk me-refresh sinyal digital dari waktu ke waktu untuk mencegah kehilangan bit. Merekaharus mampu membaca format usang, seperti 8, 5 ¼, dan 3 ½ inci disket koleksi mereka.Harus tahu bagaimana mengatasi tantangan paket perangkat lunak yang berbeda yang menyandikan datadalam format yang berbeda; Word tidak mungkin dapat membaca atau XyWrite WordStar. Software format,bahkan untuk aplikasi yang sama, perubahan dari waktu ke waktu, Word 2003, misalnya, secara radikal berbeda

dari Word 2007.Peserta mengidentifikasi sejumlah keterampilan untuk menjaga dokumen hidup, termasuk media menyegarkanuntuk menjaga sinyal dari memudar, serta media dan migrasi perangkat lunak format untuk kontra usangteknologi. Sejumlah peserta juga disebutkan emulasi sebagai pelestarian suatu26strategi. Menjaga dokumen hidup efektif, terutama ketika migrasi dari satu perangkat lunakteknologi untuk yang lain, mungkin memerlukan pengetahuan tentang manipulasi data dan transformasi.Peserta menyebutkan sejumlah standar yang profesional informasi harus akrabdengan, termasuk PREMIS42 dan METS.43 Para peserta juga disebut JHOVE, alat untuk mengidentifikasijenis biner dari objek digital, seperti aplikasi menciptakan dan versi yangformat.44 PRONOM45 adalah proyek serupa, seperti Format Digital global Registry.46Sebagai perangkat lunak dan perubahan perangkat keras dari waktu ke waktu, cara di mana catatan yang diberikan jugaperubahan. Sebuah dokumen yang dibuat pada satu komputer mungkin terlihat berbeda ketika ditampilkan pada yang lainkomputer. Dalam banyak kasus perbedaan mungkin sepele, misalnya, makna dari sebuah dokumentidak berbeda jika diberikan di Times New Roman atau Arial. Namun, perubahan dalam format(Daftar bullet, warna, atau margin) secara signifikan dapat mengurangi kegunaan dari catatan. Presentasibukan masalah baru. Profesional informasi telah diterima mikrofilm sebagai suatu yang tak ternilaipelestarian alat, bahkan jika itu tidak sempurna. Kebanyakan proyek mikrofilm menggunakan film monokromatik,dengan hasil warna yang hilang. Seringkali, film ini kontras tinggi, sehingga sulit untuk dibaca pensilcatatan di margin. Profesional informasi membutuhkan keterampilan untuk menilai dampak perubahan dalampresentasi.Walaupun peserta semua percaya bahwa strategi terbaik untuk melestarikan bahan digital adalah untukberpartisipasi dalam desain sistem pencatatan elektronik, mereka menyadari bahwa tidak akan selalumungkin. Mengingat bahwa langka, format usang dapat bertahan terutama di repositori dengankoleksi sejarah, teknologi informasi yang paling yang bekerja dengan format saat ini tidak akanakrab dengan bahan-bahan. Dalam beberapa kasus, profesional informasi akan harus terlibatdalam arkeologi digital ketika mereka menerima dokumen dalam format usang.Pengetahuan tentang komputermungkin forensik keterampilan sangat berharga. Akibatnya, mungkin ada permintaan untukbaru spesialisasi dalam profesi informasi dan konservasi.

REFERENSI DAN AKSESBekerja dengan pelanggan dapat secara radikal berbeda di era digital. Tidak diragukan lagi akan banyak pelangganterus mengunjungi perpustakaan dan arsip untuk melakukan penelitian secara pribadi.Lainnya akan menghubungi pustakawanatau arsip untuk bantuan, baik melalui e-mail atau layanan chatting interaktif. Tapi banyakpelanggan akan menemukan dan mengambil bahan-bahan pada mereka sendiri tanpa pernah berkomunikasi dengan informasi yangprofesional. Dalam banyak hal, ini akses disintermediated terdengar sangat mirip dengan42 Strategi Implementasi Pelestarian Metadata. Lihat http://www.loc.gov/standards/premis/ (diperiksa 1 April2007).43 Metadata Encoding dan Standar Transmisi. Lihat http://www.loc.gov/standards/mets/ (diperiksa 1 April 2007).44 JSTOR / Harvard Lingkungan Obyek Validasi. Lihat http://hul.harvard.edu/jhove/ (diperiksa 1 April 2007).45 http://www.nationalarchives.gov.uk/pronom/46 Dikelola oleh Perpustakaan Universitas Harvard. Lihat http://hul.harvard.edu/gdfr/ (diperiksa 29 Juli 2007).27pelanggan fantasi telah bermimpi selama bertahun-tahun, untuk mengoceh melalui tumpukan mana mereka akan menemukan apaapa yang mereka cari tanpa meninggalkan kenyamanan rumah atau kantor.Memahami referensi dan akses dalam lingkungan digital memerlukan pendekatan dari keduapengguna dan perspektif profesional informasi itu. Pengguna harus dapat menemukan informasi,dan mereka harus mampu memahami apa yang mereka temukan. Arsiparis perlu memahamiyang pengguna mereka serta bagaimana mereka berusaha untuk mengakses informasi.Kebutuhan PenggunaKenyataannya adalah bahwa pelanggan yang paling membutuhkan bantuan untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan. Seringkali yang mereka butuhkanmembantu framing dan fokus pertanyaan-pertanyaan mereka. Mereka mungkin mencari informasi dalam tidaktempat, ketika informasi dapat ditemukan lebih mudah di tempat lain. Peserta umumnya diasumsikanbahwa pelanggan akan mengakses arsip-arsip melalui web. Untuk melakukan itu, informasiprofesional perlu tahu sesuatu tentang mengembangkan halaman web menggunakan bahasa markupseperti HTML, XML, dan TEI.47 itu langsung menunjuk kebutuhan untuk memahami manusiaantarmuka komputer dan keterampilan terkait mengembangkan website yang mudah digunakan danpengujian untuk kegunaan. Kegunaan yang meliputi tidak hanya desain, tetapi juga organisasi informasidi situs.

Dan, pelanggan sering mengalami kesulitan menilai kualitas informasi. Sebuah bagian dari solusimungkin untuk mengembangkan alat swalayan benar-benar efektif, untuk mengembangkan antarmuka yang mengarah ke pelanggantempat yang tepat melalui serangkaian pertanyaan referensi untuk memenuhi kebutuhan pelindung diantisipasi.Arsip Tanggung JawabUntuk memberikan layanan referensi yang efektif, profesional informasi perlu mengetahui sesuatu tentangpelanggan mereka, dan kemampuan untuk melakukan studi pengguna merupakan keterampilan penting untuk membantu mendapatkan bahwapengetahuan. Mereka juga harus memahami bagaimana untuk tambang informasi yang mereka sudah memiliki sekitarpengguna, seperti log akses di server web. Mendapatkan informasi tentang pelanggan terutamapenting ketika bekerja di web; repositori mungkin dapat menjangkau pemirsa yang sama sekali baru dengankebutuhan yang berbeda secara radikal dari pelanggan yang mengunjungi repositori secara pribadi. Repositori mungkin menemukanmereka membutuhkan seperangkat alat akses untuk audiens yang berbeda.Pada saat yang sama, peserta mengakui bahwa profesional informasi perlu untuk mengambil keuntunganalat untuk meningkatkan pencarian, berdasarkan pemahaman perilaku mencari informasi dari merekapengguna dan sifat perubahan kepemilikan mereka. Sumber arsip tidak lagi terbatas padafisik koleksi dengan hirarki dikenali. Arsip menyediakan akses ke berbagaisumber daya, termasuk database, indeks, dan pameran virtual. Bantuan menemukan tradisional adalah luar biasaalat untuk menavigasi koleksi fisik, dan peserta umumnya merasa arsiparis harusmenjadi akrab dengan standar EAD deskriptif dan lainnya. Namun, pelanggan telah menemukan tradisi-47 Teks Encoding Initiative. Konsorsium TEI telah mengembangkan pedoman untuk markup teks-teks linguistik dan sastra.Lihat http://www.tei-c.org/ (diperiksa 1 April 2007).28internasional hirarki arsip frustasi dan sulit untuk memahami tanpa mediasi profesional.Dan pendekatan tunggal tidak akan menyediakan akses yang efektif ke semua kepemilikan.Para peneliti telah menjadi terbiasa dengan Google, yang menampilkan informasi yang mereka butuhkan,sering pada upaya pertama. Peserta mengakui bahwa menggunakan Google untuk mencari internet untukjawaban cepat secara fundamental berbeda dari penelitian yang dilakukan di perpustakaan, tetapi mereka juga mengakuibahwa Google menetapkan harapan pelanggan 'untuk pencarian. Akibatnya, banyak peserta merasa

itu penting bagi profesional informasi untuk belajar tentang mesin pencari sehingga mereka bisamenerapkan alat untuk koleksi mereka sendiri. Mereka juga perlu belajar tentang bagaimana komersialperingkat hasil pencarian mesin sehingga dapat mengekspos repositori koleksi mereka menggunakan teknik untukmeningkatkan bagaimana bahan mereka peringkat.Informasi profesional harus akrab dengan tren yang muncul di dunia Amazoogle48 untukmengubah akses ke materi. Mereka perlu menemukan dan belajar bagaimana menggunakan teknologi barudan mengambil keuntungan dari filosofi dari Web 2.0. Beth Yakel dan studi kasus Polly Reynolds 'melihat penggunaan perangkat lunak rujukan dan partisipasi pelindung untuk meningkatkan temuan arsipaid.49 Sementara gagasan penyadapan dunia relawan menarik, peserta menyuarakan keprihatinantentang keandalan informasi yang diberikan oleh kontributor yang tidak diketahui di web.Arsip memiliki reputasi untuk otentik, informasi yang dapat dipercaya, dan memungkinkan individu untuk postinginformasi yang belum diperiksa dapat merusak reputasi bahwa ketika pengguna mencoba untuk "benar"catatan. Seperti yang dinyatakan sebelumnya, pelanggan memiliki kesulitan menilai kualitas informasi, dandata termasuk luar itu dibuat atau diperiksa oleh arsip menimbulkan masalah lain.Pada akhirnya, sampai semuanya online (jika pernah), pelanggan mungkin akan perlu diingatkan bahwa "itusemua di Internet "adalah sebuah mitos. Profesional informasi akan memprioritaskan bahan untuk digitalisasiuntuk masa mendatang, meninggalkan lingkungan online yang mencakup suatu kumpulankepemilikan digital, lahir-digital catatan, dan deskripsi digital. Pembaca akan menuntut cepatdan transparan akses ke semua sumber daya tersebut.Batas AksesPeserta mengangkat sejumlah kekhawatiran tentang membuat koleksi mereka banyak tersedia diInternet. Hak cipta dan hak pengelolaannya pembatasan yang jelas di mana bahan repositoridapat memposting secara online. Pada saat yang sama, catatan banyak mengandung rahasia atau sensitifinformasi yang harus dilindungi. Repositori juga harus berhati-hati untuk melindungi identitaspelanggan menggunakan koleksi secara online.48 diciptakan oleh Lorcan Dempsey dari OCLC.49 "The Next Generation Mencari Bantuan: The Polar Bear Ekspedisi Koleksi Digital: Sebuah Studi Kasus di Referensi danAkses ke Bahan Digital, "Studi Kasus 8.29LEMBUT KETERAMPILAN

Meskipun seminar tersebut dimaksudkan untuk mengidentifikasi keterampilan teknis yang profesional informasiperlu di era digital, peserta terus kembali ke lain, "lunak" keterampilan yang jugadiperlukan. Lebih sering daripada tidak, profesional informasi yang dibutuhkan keterampilan ini ketika bekerjadengan bahan tradisional. Namun, mereka sering mengambil keterampilan pentingnya peningkatan dalam digitallingkungan atau harus digunakan dalam konteks yang berbeda.KETERAMPILAN DAN SIKAP PRIBADISering kali, kesuksesan dalam bekerja dengan bahan digital sepertinya kurang terkait dengan satu set keterampilan tertentu.Sebaliknya, situasi menuntut sikap tertentu. Seharusnya tidak mengherankan bahwa banyak pesertamerasa bahwa kreativitas dan kemauan untuk mengambil risiko lebih penting daripadapengetahuan atau keterampilan. Profesi ini di tepi sebuah perbatasan yang tidak diketahui, bukan tempat untuklemah hati. Sebagai Elizabeth Adkins diamati, "Orang tidak ingin berurusan dengan yang tidak diketahuikarena tidak ada peta jalan "50.Berpikir di luar kotakKarena bekerja dengan bahan digital tuntutan inovasi, profesional informasi tidak dapat melanjutkanuntuk bekerja dengan cara yang sama mereka selalu bekerja. Tuntutan kerja profesional bijaksanakeputusan harus dibuat untuk memandu keadaan tertentu dari pekerjaan di tangan.Namun,perubahan dalam proses kerja permintaan "berpikir meta." Peserta mengidentifikasi sejumlahgaya berpikir yang akan membantu profesional informasi sukses di era digital.Berpikir abstrak dan konseptual menyarankan cara untuk menyederhanakan masalah adalah untuk bergerak kembali darispesifik, dalam rangka untuk melihat hutan untuk pohon. Profesional informasi harus mampumenemukan paralel, dapat dikaitkan dengan praktik terbaik catatan nyata diterjemahkan ke dunia maya?Dapatkah pendekatan untuk mengelola satu jenis catatan diterapkan untuk jenis lain dari catatan?Analitis dan sistematis berpikir menunjukkan kemampuan untuk memecah masalah menjadi spesifiklangkah dan urutan, untuk memahami bagaimana langkah-langkah berhubungan satu sama lain. Berpikir di luarkotak tuntutan intuisi dan penilaian. Ini akan sering mustahil untuk mengetahui pendekatan mana yangyang terbaik. Tidak mungkin untuk memprediksi masa depan, untuk mengetahui yang "benar" jalan untuk mengambil. Tapi sejauhmungkin, profesional informasi perlu indra keenam untuk membimbing mereka.Sikap

Selain keterampilan khusus untuk memahami proses, sikap yang tepat dapat membantu profesional informasidi era digital. Bagaimana mereka melihat tantangan bekerja dengan informasi digitalsangat penting. Perubahan yang cepat dalam teknologi dan praktik terbaik menuntut fleksibilitas dan adaptabil-50 Perekam itu catatan.30dasarkan. Mengingat saat ini dan mendatang ambiguitas dari ekosistem informasi, informasiprofesional perlu menemukan keseimbangan antara penyelidikan lanjutan dan tindakan tegas, merekatidak dapat membiarkan yang sempurna menjadi musuh mungkin.Peserta merasa bahwa profesional informasi harus mengakui batas-batas pengetahuan mereka.Mereka harus berkomitmen untuk melanjutkan pendidikan untuk tetap berlanjut.Kreativitas dan Pemecahan MasalahDaripada melihat ancaman, profesional informasi harus melihat peluang. Alih-alih menjadifrustrasi dengan tidak diketahui, mereka harus merasakan kesempatan untuk menjadi kreatif. Informasi profesionalharus berkomitmen untuk inovasi, untuk menemukan solusi baru dan lebih baik untuk masalah kompleksbahan digital. Secara khusus, kreativitas yang perlu diarahkan untuk mencapai hasil praktis,termasuk mengadaptasi solusi yang ada dan menemukan pendekatan baru untuk situasi baru.KETERAMPILAN KOMUNIKASISepanjang kolokium, para peserta menyatakan keyakinannya bahwa informasi profesionaltidak bisa memecahkan masalah informasi digital saja. Banyak profesi sepotongteka-teki, termasuk teknologi informasi, pencipta catatan, dan lain-lain dalam ekosistem informasi.Ini akan mengambil semua profesi bekerja sama untuk memecahkan masalah ini.Komunikasi adalah bagian penting dari bekerja dengan kelompok lain. Komunikasi yang efektif adalahtidak berarti sebuah keterampilan baru. Profesional informasi selalu dibutuhkan untuk dapat berkomunikasimelintasi batas-batas budaya dan profesional. Jika ada perbedaan di era digital,adalah bahwa mereka harus mampu berbicara dengan kelompok-kelompok bahkan lebih dan mereka harus mampu berbicara dalam istilah yangteknologi mengerti.Advokasi dan PenjangkauanSalah satu tema konstan di seluruh diskusi adalah pentingnya manajemen catatan memastikandan arsip fungsi adalah bagian dari spesifikasi informasi elektronik dansistem pencatatan. Untuk mencapai tujuan ini, peserta tahu advokasi sangat penting.Informasiprofesional tidak akan diundang untuk berpartisipasi dalam proses desain kecuali merekamerancang sistem informasi profesional memahami mengapa memiliki saham dalam proses dannilai catatan dan memiliki sesuatu untuk berkontribusi.

Profesional informasi membutuhkan keterampilan untuk mengembangkan program penjangkauan yang efektif targethak individu: keterampilan yang berkomunikasi mengapa mereka perlu menjadi bagian dari proses ini, danwaktunya untuk memastikan mereka di meja di awal proses. Pesan harus dinyatakandalam istilah yang memotivasi para pemangku kepentingan lainnya. Nilai historis dapat memotivasiprofesional informasi untuk melestarikan informasi, tetapi suatu analisis biaya-manfaat yang efektif akanjauh lebih berarti bagi mereka dalam bisnis dan TI sisi organisasi.31KolaborasiMengingat jumlah kelompok dalam ekosistem informasi dan sifat yang saling tergantungpekerjaan mereka, profesional informasi dapat mengambil peran kepemimpinan jika mereka memiliki keterampilan yang kuat dalammembangun jaringan kolaborasi di berbagai disiplin ilmu. Para peserta diakuikebutuhan untuk manajer arsip, arsip, dan pustakawan bekerja sama, tetapi mereka juga diakuibahwa orang-orang profesional yang dibutuhkan untuk bekerja lebih erat dengan disiplin jauh. Merekamungkin perlu untuk mengambil peran penerjemah, membantu kelompok yang berbeda dengan motivasi yang berbeda dannilai-nilai saling memahami. Profesional informasi dapat mengambil manfaat dari pelayanan sebagai conveners,fasilitator, dan pembangun tim.Tim BuildingPeserta diidentifikasi membangun tim sebagai keterampilan khusus yang profesional informasi yang dibutuhkan.Mereka juga mencatat bahwa informasi profesional harus rela untuk "berbagi rumput," untuk mengakuibahwa, dalam beberapa kasus, orang lain mungkin berada dalam posisi yang lebih baik untuk melakukan sesuatu secara tradisional diidentifikasidengan disiplin mereka sendiri.HubunganDalam banyak hal, komunikasi yang efektif dan kolaborasi lebih dari berbagi informasi. Iniberarti membangun hubungan yang baik yang melampaui tugas di tangan. Hal ini tidak realistis untuk mengharapkanbahwa semua kolaborator akan menjadi teman, tetapi profesional informasi dapat berusaha untuk membangun yang positif,mendukung hubungan kerja.Kecuali seseorang tahu kepentingan orang lain, tidak mungkin dia akan berpikir untuk memasukkanyang lain ketika bekerja pada sebuah proyek yang menarik. Jika profesional informasi ingin menjaditermasuk dalam diskusi proyek teknologi, mereka harus menemukan cara untuk membiarkan

mereka yang bekerja padaproyek teknologi tahu kepentingan mereka. Seringkali orang-orang yang tidak dalam teknologi, namunbertanggung jawab untuk program tertentu. Pada saat dibawa TI untuk melaksanakan proyek,mungkin terlalu terlambat untuk menangani masalah-masalah pencatatan.Membangun hubungan berarti lebih dari pengenalan yang sederhana. Ini lebih dari pemahamaninformasi profesional kepentingan. Ini adalah hubungan pribadi. Individu mungkin tidak berpikirpencatatan atau perpustakaan, tetapi mereka mungkin berpikir tentang manajer catatan atau pustakawan.Mengelola PerubahanAkhirnya, peserta menyadari bahwa jika profesional informasi ingin menjadi pemimpin yang suksesdi zaman yang cepat berubah seperti itu, mereka harus membantu orang di sekitar mereka mengatasi dengan yang baru dan asing.Mereka harus membantu mengelola perubahan.

33REFLEKSIMaksud dari seminar conveners adalah untuk membangun konsensus di set tertentu keterampilan bahwainformasi profesional akan perlu untuk menjadi sukses dalam lingkungan digital. Hasilseminar tersebut menegaskan bahwa arsiparis tentu bukan kelompok monolitik. Peserta mengemukakanketerampilan yang berbeda berdasarkan satu set yang sangat berbeda dari lingkungan.Arsip datang sehinggaberbagai ukuran dan rasa, dan konsistensi bahkan tidak ada dalam kategori tertentu dari repositori,seperti perguruan tinggi dan universitas arsip. Upaya individu cenderung kurangnya koordinasi.Jadi, bukannya menampilkan daftar pengetahuan dan keterampilan, kami menawarkan pembahasanberbagai topik dan isu yang profesional informasi akan membahas dalam pekerjaan mereka, meskipuntingkat dan tingkat akan sangat bervariasi antar lembaga. Selain itu, menjadi jelas bahwadaerah penting termasuk baik teknis (keras) keterampilan dan fasilitatif (lunak) keterampilan. Dramatis Satukonsekuensi dari teknologi adalah penghapusan dinding arsip. Tidak ada lagi yang arsiparisberoperasi dalam isolasi.Kita harus mengakui bahwa bergerak maju memerlukan penerimaan perbedaan-perbedaan kita. Pelajarantentang arsip elektronik yang diambil dari repositori pemerintah tidak akan selalu berlaku untuklebih kecil, swasta repositori. Pada tingkat pemerintah negara bagian, misalnya, arsiparis bekerja dengandipilih kunci mitra untuk mengembangkan standar dan pedoman yang membentuk bagian dari teknologi negara

infrastruktur undang-undang, menekankan dan kebijakan. Pekerjaan ini tidak akan memungkinkan arsip dalamkecil manuskrip repositori untuk berurusan dengan surat-surat pribadi dari seorang penyair terkenal.Konsensus di antara para peserta lebih terfokus pada kebutuhan kita berbagi daripada keterampilan tertentukita harus memiliki. Persamaan ini harus membentuk putaran berikutnya diskusi.EvaluasiCleary kita perlu investigasi lebih lanjut dan analisis. Studi kasus merupakan proyek di berbagaitahap penyelesaian. Jadi, presenter tidak bisa selalu menawarkan set data yang obyektif dan kesimpulan.Proyek yang diselesaikan dengan hasil yang didokumentasikan akan membantu orang lain beradaptasi pendekatan untuksituasi yang berbeda. Proyek yang diselesaikan juga dapat menyoroti keterampilan yang ada atau tidak adanyamempengaruhi keberhasilan suatu proyek tertentu.Komunikasi KeterampilanSepanjang kolokium para peserta diidentifikasi komunikasi sebagai penting untuk bekerjadalam lingkungan apapun. Dalam pengertian yang lebih luas, komunikasi sangat penting jika kita ingin belajar dariapa rekan kami lakukan. Seminar tersebut adalah contoh utama dari sebuah kesempatan untuk pemaparanuntuk berbagai proyek, perspektif, dan pendapat, dan untuk presenter studi kasus untukmendapatkan perspektif dari komentar orang lain.34KolaborasiKomunikasi harus mengarah pada kolaborasi. Sebagai batas menjadi lebih kabur, kolaborasitelah menjadi keterampilan lain dihargai dalam lembaga-lembaga. Pada tingkat makro, peserta menyadaribahwa kami mendapatkan keuntungan dari inisiatif kolaboratif yang dapat mengambil keuntungan dari kemampuan orang lain.Dalam setiap studi kasus, kebutuhan untuk kolaborasi jelas.Para kolokium Keterampilan Baru tidak mungkin telah menghasilkan sebuah set keterampilan. Di belakang, yangkolokium menunjukkan tidak ada keahlian tunggal akan cocok untuk semua pekerjaan, meskipun mengidentifikasi segudang masalahprofesional informasi hadapi dalam pekerjaan mereka di lingkungan elektronik. Kami telah memindahkandiskusi ke depan dan mengidentifikasi jenis pertanyaan yang profesional informasi harus bertanya.Sekarang kita harus mulai menjawab pertanyaan dengan berkolaborasi dalam organisasi dandi antara mereka, mengevaluasi keberhasilan dan kegagalan dari pekerjaan itu, dan mengkomunikasikan hasilnyadari mereka studi kasus secara teratur. Segera, kesamaan yang cukup akan muncul yang akan

memungkinkanidentifikasi praktek terbaik dan standar yang mewakili pemikiran terbaik dariinformasi profesi, dan solusi dunia nyata untuk konstituen kita