MANAGEMENT OF PROJECT PROCUREMENT

By CHARLES L. HUSTON

Tugas 4 : Ringkasan Bab 17

Nama : Isma Kania Muthmainah

NPM : 0906555815

Dosen Pengajar : Prof.Dr.Ir.Krishna Mochtar,Msc.

PROGRAM MAGISTER

DEPARTEMEN TEKNIK SIPIL

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS INDONESIA

2014

BAB 17 : Bid Proposal

Faktor-faktor yang harus menjadi pertimbangan oleh manajer dalam mengevaluasi

kemampuan penawar dalam memenuhi persyaratan RFP, yaitu :

1. Kesamaan pekerjaan teknis. Bila pekerjaan teknis mirip dengan pekerjaan

teknis proyek sebelumnya maka penawar seharusnya menggunakan personel

yang sama. Jika pekerjaan teknisnya tidak sama maka penawar mengevaluasi

jenis tambahan personel dan kemampuan manufaktur yang mungkin melakukan

pekerjaan;

2. Beban kerja saat ini. Hal ini perlu dipertimbangkan mengingat beban kerja saat

ini dapat menghambat sumber daya yang ada meskipun pekerjaan teknisnya

mirip dengan yang sebelumnya.

3. Biaya proposal. Banyak proposal lelang memakan banyak biaya dalam

mempersiapkannya. Penawar harus mengevaluasi probabilitas mendapatkan

kontrak terhadap risiko pengeluaran biaya persiapan proposal RFP.

Organisasi Tim Proposal Lelang

Sejak penyusunan proposal penawaran proyek, memiliki seorang Manajer

Proyek yang bertugas mempersiapkan proposal lelang mempunyai keuntungan karena

adanya orang yang bertanggung jawab dalam mempersiapkan komitmen teknis dan

manajemen juga implementasi dari komitmen tersebut.

Persiapan Jadwal Proposal Lelang

Jadwal menunjukkan grup yang memiliki tanggung jawab utama dalam

menyelesaikan kegiatan-kegiatan untuk sebuah penawar.

BAGIAN TEKNIS

RFP terdiri dari dua tipe teknikal spesifikasi, yaitu :

1. Spesifikasi Detail dan Gambar

Penawar memiliki dua perhatian utama dalam meninjau ulang spesifikasi

detail dan gambar yang termasuk dalam RFP. Perhatian pertama adalah jumlah

pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan kontrak karena

memengaruhi biaya tenaga kerja dan material serta jadwal untuk menyelesaikan

pekerjaan. Perhatian kedua adalah kerumitan proyek. Kerumitan proyek yang

didefinisikan dalam dokumen teknis berpengaruh langsung terhadap kualitas,

biaya, dan waktu yang akan dilaksanakan oleh penawar.

2. Spesifikasi Kinerja

Spesifikasi kinerja memerlukan jumlah substansial dari desain pekerjaan

oleh penawar untuk menyerahkan proposal. RFP dengan spesifikasi kinerja

menentukan bahwa penawar menyerahkan informasi teknis dengan proposal

mereka yang menjelaskan bagaimana penawar bermaksud dalam memenuhi

persyaratan spesifikasi kinerja.

BAGIAN KUALITAS

Kemampuan penawar dalam mengendalikan kualitas dari pekerjaan teknis

yang telah didefinisikan dalam RFP merupakan faktor penting untuk owner

mengevaluasi proposal lelang. Di bawah ini akan dijelaskan persyaratan kualitas yang

menjadi pertimbangan untuk penawar dalam kontrak engineered material and

equipment, engineering, dan konstruksi.

Engineered Materials and Equipment Contracts

Mayoritas supplier dari engineered materials and equipment memiliki

program kualitas tersendiri yang mereka gunakan dalam kualitas manufaktur material

and equipment. Supplier meninjau persyaratan kualitas di dalam RFP dengan program

kualitas yang mereka punya untuk menentukan jika program mereka telah sesuai

dengan persyaratan RFP. Merupakan suatu strategi buruk bila penawar

mengasumsikan owner tidak akan melaksanakan persyaratan kualitas tertentu dalam

RFP. Persyaratan kualitas ini dapat meningkatkan program kualitas supplier yang

berakibat meningkatnya biaya yang lebih tinggi untuk supplier.

Engineering Contracts

Engineering contractor menyiapkan dokumen desain yang meliputi spesifikasi

dan gambar untuk menetapkan persyaratan teknis group lain di dalam proyek.

Implementasi yang tepat dari persyaratan teknis adalah tujuan utama setiap program

kualitas dari sebuah group di proyek. Tingkat detail yang disediakan oleh engineering

contractor dalam dokumen desain memengaruhi biaya dan jadwal dalam kontrak

engineering. Peninjauan kembali oleh grup independen juga memengaruhi secara

langsung biaya dan jadwal dari kontrak engineering.

Construction Contracts

Banyak contruction contractors tidak mempunyai program kualitas yang

formal. Jika persyaratan kualitas di dalam RFP menetapkan penawar harus

menyerahkan tipe spesifik program kualitas, penawar mungkin mengembangkan

program sebagai bagian dari pekerjaan di dalam proposal. Penawar untuk fixed dan

unit price construction contracts berhati-hati meninjau persyaratan kualitas di RFP

untuk menentukan dampak kepada mereka di atas biaya dan schedule kontrak

pekerjaan.

BAGIAN JADWAL

Jadwal dari durasi pekerjaan akan berdampak pada perekrutan supplier dan

kontraktor. Bagian aktivitas yang mengikuti performa penawar dalam mempersiapkan

bagian jadwal dari proposal penawaran mereka dan dampak dari persyaratan jadwal

pada bagian biaya dari proposal mereka. Kegiatan yang dilakukan penawar dalam

mempersiapkan jadwal adalah :

Required Schedulee Section

Banyak RFP tidak menyediakan kebutuhan tanggal penyelesaian untuk

sejumlah besar kegiatan pekerjaan suppliers atau kontraktor. RFP tertentu hanya

berisikan satu tanggal untuk penyelesaian kontrak. Ini adalah tanggung jawab

penawar untuk mengembangkan detail schedule kontrak kegiatan pekerjaan untuk

memperkuat bahwa pekerjaan dapat diselesaikan berdasarkan persyaratan schedule

didalam RFP.

Schedule Program Requirements

RFP dapat memuat persyaratan tipe program schedule yang supplier atau

kontraktor gunakan. Persyaratan ini dapat menyajikan beberapa problem kepada

penawar. Jika penawar tidak biasa menggunakan tipe sistem schedule yang di

tetapkan di RFP, penawar harus mengeluarkan waktu dan biaya yang dibutuhkan

untuk mengembangkan sistem schedule yang telah di tentukan.

BAGIAN MANAJEMEN LAINNYA

Kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan penawar dalam persiapan merespon

area manajemen lainnya adalah:

Organization and Staffing Requirements

Kebanyakan RFP meminta adanya informasi mengenai organisasi yang

digunakan untuk melaksanakan pekerjaan dalam proposalnya. Owner biasanya tidak

mau berkoordinasi antar grup yang bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu, namun

owner lebih memilih berurusan dengan satu orang yang bertanggung jawab dalam

mengatur seluruh grup.

Owner Furnished Items

Kebanyakan RFP menyatakan bahwa owner akan menyediakan barang-

barang untuk kontraktor di lokasi proyek seperti ruangan kantor. Penawar harus

mengevaluasi apakah barang-barang tersebut cukup atau tidak untuk menjalankan

pekerjaan. Dalam proposal perlu dicantumkan berapa kebutuhan ruang kantor dan

kapan waktu penggunaannya.

Safety Requirements

Salah satu elemen penting yang menjadi evaluasi proposal lelang adalah

program keselamatan penawar. Dalam RFP perlu dicantumkan persyaratan

keselamatan spesifik termasuk persyaratan keselamatan yang ada dalam proposal.

Penawar perlu meninjau apakah program keselamatan yang ada dalam proposal telah

memenuhi yang ada dalam persyaratan RFP.

Environmental Requirements

RFP mendefinisikan persyaratan lingkungan spesifik yang ada dalam

pekerjaan. Persyaratan lingkungan yang telah dipenuhi biasanya berhubungan dengan

perizinan.

BAGIAN KOMERSIAL

Persyaratan komersial tertentu dalam RFP menghasilkan biaya tambahan

untuk supplier dan kontraktor. Di bawah ini akan dijelaskan kegiatan yang dilakukan

penawar dalam mempertimbangkan hal komersial yang ada dalam RFP.

Bidder’s Commercial Terms

Penawar tertentu biasanya mendefinisikan hal-hal komersialnya dalam

proposal sebagai respon RFP karena kerumitan hal-hal komersial. Namun terkadang

owner tidak mau menggunakan istilah komersial yang dibentuk penawar.

Liability Requirements

Klausa dalam RFP yang mendefinisikan keterbatasan tanggung jawab

supplier atau kontraktor untuk permasalahan kinerja dapat memengaruhi tanggung

jawab finansial yang signifikan. Peningkatan biaya dan keterlambatan akibat

permasalahan kinerja kontraktor dan supplier dapat menjadi hal yang substansial.

Cost of Commercial Requirements

Persyaratan komersial tertentu dalam RFP mengakibatkan biaya tambahan

untuk supplier dan kontraktor. Penawar mengevaluasi persyaratan komersial untuk

menentukan akibat terhadap biaya yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan.

BAGIAN HARGA

Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan penawar dalam mempersiapkan harga

yang ada dalam proposal adalah:

Kontrak Fixed Price, Unit Price, dan Target Price

Detail dalam memberikan harga oleh penawar mungkin tidak terlalu

signifikan. Owner biasanya tertarik pada harga total untuk pekerjaan yang diminta.

Detail yang ada berupa:

1. Contract Scope of Work

Tingkat detail dalam penawar mengestimasi dipengaruhi oleh faktor

kecukupan estimasi yang termasuk seluruh pekerjaan dalam RFP dan kecukupan

untuk mempersiapkan anggaran yang dapat dibandingkan dengan biaya aktual;

2. Productivity and Hours

Biasanya personel yang bekerja telah bekerja pada proyek sebelumnya maka

dapat diketahui produktivitasnya. Jam yang diperlukan untuk menyelesaikan

proyek ditentukan oleh jumlah dan kerumitan proyek;

3. Labor and Material Cost

Setelah penawar mengestimasi jumlah jam pekerja yang disyaratkan untuk

melaksanakan pekerjaan kontrak, langkah selanjutnya adalah menghitung biaya

upah berdasarkan jumlah jam pekerja;

4. Equipment Cost

Penawar bertanggung jawab untuk menentukan jenis peralatan yang

digunakan untuk melaksanakan pekerjaan kontrak dan durasi untuk

menggunakan peralatan. Biaya peralatan termasuk di dalam harga kontrak;

5. Risk Analysis

Terdapat beberapa faktor yang dapat memengaruhi estimasi biaya, seperti:

• Merendahkan jumlah pekerjaan;

• Merendahkan kerumitan pekerjaan;

• Merendahkan peningkatan upah;

• Merendahkan harga material;

• Merendahkan jumlah dan jenis peralatan.

6. Overhead and Profit

Terdapat biaya yang sulit untuk diestimasi dan tidak tercantum di penjelasan

di atas. Biaya tersebut seringkali diestimasi sebagai persentase biaya langsung.

Reimbursable Contracts

JOINT VENTURE PROPOSALS

Keuntungan joint venture proposal adalah perusahaan diperbolehkan untuk

mengombinasi sumber daya finansial dan manajemen untuk memenuhi persyaratan

kontrak.