Mata Kuliah

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Materi:

HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

(The Nature Of Management Control Systems)

Fakultas/Jurusan

EKONOMI / AKUNTANSI

MODUL : 01

Penyusun:

SABARUDIN MUSLIM

UNIVERSITAS MERCU BUANA

JAKARTA 2009

- 1 -

HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

A. Konsep-Konsep Dasar

Pengendalian

Sebuah organisasi juga harus dikendalikan; yaitu, perangkat harus ada

pada tempatnya untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya dapat tercapai.

Akan tetapi, pengendalian suatu organisasi lebih rumit daripada mengemudikan

sebuah mobil. Kita akan memulai dengan menjelaskan proses pengendalian

dalam sistem yang lebih sederhana.

Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen:

1. Pelacak (detector) atau sensor-sebuah perangkat yang mengukur apa yang

sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2. Penaksir (assessor ) suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari

peristiwa aktual dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau

ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

3. Effector-suatu perangkat (yang sering disebut "feedback") yang mengubah

perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi.

4. Jaringan komunikasi-perangkat yang meneruskan informasi antara detector

dan assessor dan antara assessor dan effector.

Manajemen

Sebuah organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama

untuk mencapai tujuan tertentu bersama (dalam sebuah organisasi bisnis

tujuannya adalah mencapai tingkatan profit yang memuaskan). Organisasi

dipimpin oleh hierarki manajer, dengan Cllief Executive Officer (CEO) pada posisi

puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section), dan subunit

lainnya yang peringkatnya berada di bawahnya dalam diagram organisasi.

Kompleksitas suatu organisasi menentukan jumlah lapis an dalam hierarki.

Seluruh manajer dan CEO keduanya memiliki hubungan atasan dan bawahan;

mereka mengawasi kinerja dari orang-orang yang ada di dalam unitnya, dan

mereka diawasi oleh manajer yang mereka berikan laporan kepadanya.

CEO (atau, dalam beberapa organisasi, sebuah tim manajer senior)

memutuskan keseluruhan strategi yang akan memungkinkan organisasi untuk

mencapai tujuannya. Tunduk kepada persetujuan CEO, para manajer dari ber-

bagai unit bisnis memformulasikan strategi tambahan yang memungkinkan unit

mereka masing-masing untuk memajukan tujuan-tujuan ini. Proses pengendalian

manajemen adalall proses di mana manajer pada seluruh tingkatan memastikan

- 2 -

ballwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang

dimaksudkan.

Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana.

Proses pengendalian yang digunakan oleh manajer mengandung elemen yang

sama seperti pada sistem pengendalian yang lebih sederhana telah digambarkan

di atas: detector, assessor, effector, dan sistem komunikasi. Detector melaporkan

apa yang sedang terjadi atas organisasi; assessor membandingkan informasi ini

dengan keadaan yang diinginkan; effector melakukan tindakan koreksi terhadap

perbedaan yang signifikan antara keadaan aktual dengan keadaan yang

diinginkan untuk diterima, dan sistem komunikasi memberitahukan para manajer

apa yang sedang terjadi dan bagaimana membandingkannya dengan keadaan

yang diinginkan.

Bagaimanapun, terdapat perbedaan yang signifikan antara proses

pengendalian manajemen dengan proses yang lebih sederhana yang

digambarkan sebelumnya:

1. Tidak seperti halnya dengan thermostat atau sistem suhu tubuh, standar

tidaklah ditetapkan terlebih dahulu.

2. Seperti halnya pengendalian mobil (fetapi tidak seperti regulasi pada suhu

tubuh atau ruangan), pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis.

3. Tidak seperti dengan pengendalian sebuah mobil, di mana sebuah fungsi

dilakukan oleh seorang individu, pengendalian manajemen memerlukan

koordinasi antar-individu.

4. Hubungan dari diterimanya kebutuhan bagi tindakan untuk menetapkan

tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin

tidak jelas.

5. Banyak pengendalian manajemen bersifat self control.

Sistem

Sebuah sistem merupakan suatu cara tertentu dan biasanya berulang

untuk melaksanakan suatu atau serangkaian aktivitas. Sejumlah karakteristik

sistem yakni: lebih kurang membentuk ritme tertentu, terkoordinasi, dan

mengulangi serangkaian tahapan tertentu guna mencapai suatu tujuan tertentu.

- 3 -

Batas-batas Pengendalian Manajemen

Dalam bagian ini, kita mendefinisikan pengendalian manajemen dan

membedakannya dari dua sistem atau kegiatan-lainnya yang juga memerlukan

perencanaan dan pengendalian: formulasi strategi dan pengendalian tugas.

Kesalahan serius dapat terjadi jika pdnsip dan generalisasi yang hanya berlaku

Pada suatu sistem diterapkan pada lainnya.

Sebagaimana yang akan Anda lihat, pengendalian manajemen terletak

antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalam beberapa hal. Formulasi

strategi paling tidak tersistematis di antara ketiganya; pengendalian tugas

merupakan yang paling tersistematis; dan pengendalian manajemen terletak di

antaranya. Formulasi strategi berfokuskan Pada jangka panjang, pengendalian

tugas berfokus pada kegiatan jangka pendek, dan pengendalian manajemen

terletak di antaranya. Formulasi strategi memperkirakan hal-hal yang terlampau

umum untuk masa mendatang, pengendalian tugas menggunakan data akurat

yang terjadi, dan pengendalian manajemen terletak di antaranya. Masing-masing

kegiatan meliputi perencanaan dan pengendalian; tetapi dengan penekanan yang

berbeda untuk masing-masing kegiatan. Proses perencanaan dalam formulasi

strategi merupakan hal yang lebih penting, proses pengendalian merupakan hat

yang lebih penting dalam pengendalian tugas, dan dalam pengendalian

manajemen perencanaan dan pengendalian merupakan hal yang sama

pentingnya.

Hubungan dari sistem kegiatan ini dengan yang lainnya ditunjukkan dalam

Gambar 1-2. Dalam bagian berikut kita mendefinisikan pengendalian manajemen,

formulasi strategi, dan pengendalian tugas dalam detail yang lebih besar dan lebih

jauh menggambarkan perbedaan di antara mereka.

- 4 -

Formulasi Strategi

AKTIVITAS

Pengendalian Manajemen

Pengendalian Tugas

Tujuan, strategi, dan kebijakan

Penerapan Strategi

Kinerja yang efisien dan efektif dari tugas individual

SIFAT AKHIR PRODUK

Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan proses di mana para manajer

mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi

organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan di bawah ini.

Pengendalian manajemen terdiri atas bermacam kegiatan, di antaranya:

- Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.

- Mengkoordinasikan kegiatan dari beberapa bagian organisasi.

- Mengkomunikasikan informasi.

- Mengevaluasi informasi.

- Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika perlu.

- Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

Pengendalian manajemen tidak memerlukan tindakan yang berhubungan

dengan perencanaan yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran belanja

(budget). Perencanaan seperti itu didasarkan pada keadaan yang dipercaya ada

pada saat diformulasikan. Jika keadaan ini telah berubah pada saat penerapan,

tindakan yang diarahkan dalam perencanaan mungkin tidak akan dilaksanakan

lebih lama lagi. Pengendalian manajemen ikut serta mengantisipasi keadaan

masa depan untuk memastikan tujuan organisasi dapat dicapai. Jika seorahg

manajer menemukan pendekatan yang lebih baik -yang kemungkinan lebih baik

dari rencana yang ditetapkan sebelumnya untuk mencapai tujuan organisasi-

sistem pengendalian manajemen seharusnya tidak merintangi penerapannya.

Dengan kala lain, menyesuaikan diri dengan anggaran tidaklah terlalu baik, dan

tidak menyesuaikan diri dari anggaran tidaklah buruk.

Keselarasan Tujuan (Goal Congruence). Meskipun sistematis, proses

pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis; lebih dari itu, proses ini meliputi

interaksi antarindividu, di mana tidak dapat digambarkan dalam cara mekanis.

Para manajer memiliki tujuan pribadi sebagaimana halnya dengan tujuan

organisasi. Masalah pengendalian yang terutama adalah bagaimana mempenga-

ruhi mereka dalam bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka sedemikian

rupa sekaligus dapat membantu pencapaian tujuan organisasi. Keselarasan

tujuan berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota

organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. Sistem

- 5 -

pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip

keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi.

Perangkat bagi Penerapan Strategi. Sistem pengendalian manajemen mem-

bantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan stratejiknya.

Sehingga, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan

strategi.

Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer

yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Seperti

yang ditunjukkan pada Gambar 1-3, strategi juga diimplementasikan dalam

struktur organisasi, manajemen sumber daya manusia, dan kebudayaannya.

Struktur organisasi menetapkan peranannya, hubungan pelaporan, dan

divisi yang bertanggung jawab alas pengambilan keputusan dalam organisasi.

Manajemen SDM melakukan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan pemecatan

karyawan serta untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang

diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Kebudayaan berarti

seperangkat keyakinan bersama, sikap, dan norma-norma yang secara eksplisit

maupun implisit membimbing tindakan manajer.

Tekanan Finansial dan Nonfinansial. Sistem pengendalian manajemen meliputi

ukuran kinerja jinansial dan nonfinansial. Oimensi finansial memfokuskan pada

moneter "yang menekankan" pada-net income, return on equity, dan lainnya;

tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial-mutu

produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan

motivasi kerja karyawan.

- 6 -

Pengendalian Manajemen

Kebudayaan

Struktur Organisasi

Manajemen SDM

Strategi Kinerja

Mekanisme Penerapan

Bantuan dalam Pengembangan Strategi Baru. Peranan utama pengendalian

manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih.

Dalam industri yang tunduk pada perubahan lingkungan yang cepat,

bagaimanapun, manajemen mengendalikan informasi, terutama yang bersifat

nonfinansial, dapat juga menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru.

Fungsi ini, digambarkan dalam Gambar 1-4, yang diartikan sebagai pengendalian

interaktif. Pengendalian interaktif mengundang perhatian manajemen untuk

pengembangan-keduanya negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar; dan

keluhan pelanggan) dan positif (misalnya pembukaan pasar baru sebagai hasil

penghapusan peraturan pemerintah)-yang menunjukkan perlu adanya inisiatif

strategi yang baru. Pengendalian interaktif merupakan bagian yang tak

terpisahkan dari sistem pengendalian manajemen.

Perumusan Strategi

Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan

strategi untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Dalam buku ini, kita menggunakan

istilah tujuan untuk menggambarkan tujuan keseluruhan dari sebuah organisasi,

dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah-langkah khusus untuk

mencapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan.

Bagi beberapa perusahaan, mencapai tingkat ROI (return on investment)

memuaskan merupakan tujuan yang penting; bagi perusahaan lainnya,

memperluas pangsa pasar merupakan hal yang sama pentingnya. Organisasi

nirlaba juga memiliki tujuan; yang secara umum, mereka mencoba memberikan

pelayanan semaksimum mungkin dengan dana yang tersedia. Dalam proses

formulasi strategi, tujuan organisasi biasanya diambil dari yang sudah ada,

meskipun sesekali waktu pemikiran strategis dapat memfokuskan pada tujuan

mereka sendiri.

- 7 -

Pengendalian Hari ini

Strategi Masa Depan

Strategi merupakan perencanaan yang besar, perencanaan yang penting.

Mereka menetapkan secara umum ke arah mana organisasi bergerak yang

diinginkan manajemen senior. Sebuah keputusan dari pabrik mobil untuk

memproduksi dan menjual mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis.

Kebutuhan untuk memformulasikan strategi biasanya timbul dalam

merespons ancaman yang diterima (misalnya, serangan dari pesaing, pergeseran

cita rasa konsumen, peraturan pemerintah yang baru) atau adanya kesempatan

(misalnya, inovasi teknologi, persepsi yang baru dari perilaku pelanggan, atau

pengembangan aplikasi baru dari produk yang sudah ada). Seorang CEO yang

baril, terutama yang berasal dari luar perusahaan, biasanya merasakan adanya

ancaman dan kesempatan berbeda dari yang dirasakan pendahulunya. Sehingga,

perubahan dalam strategi sering terjadi ketika ada pergantian CEO yang baru.

Perbedaan antara Formulasi Strategi dari Pengendalian Manajemen.

Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; pengen-

dalian manajemen adalah proses pengimplementasian strategi tersebut. Dari titik

awal rancangan sistem, perbedaan yang terpenting antara formulasi strategi dan

pengendalian manajemen adalah formulasi strategi pada dasarnya tidak tersiste-

matis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu

yang tetap: sehingga keputusan stratejik mungkin dibuat pada saat kapan pun.

Lebih jauh lagi, analisis bagi usulan strategi berbeda dengan sifat strategi.

Analisis strategi meliputi penilaian, dan nilai yang digunakan dalam proses

biasanya estimasi secara kasar. Kebalikannya, proses pengendalian manajemen

meliputi serangkaian langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan

menurut banyak sedikitnya waktu yang tersedia, dan dengan estimasi yang dapat

diandalkan.

Analisis strategi yang diusulkan biasanya secara relatif melibatkan sedikit

orang-si penggagas, staf pusat, dan manajemen senior. Sebaliknya, proses

pengendalian manajemen melibatkan manajer dan stafnya pada seluruh level

dalam organisasi.

Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik

dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Pengendalian tugas merupakan transaction-oriented-yaitu, melibatkan

kinerja tugas individual menurut aturan yang dibuat dalam proses pengendalian

- 8 -

manajemen. Pengendalian tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturan-

aturan ini diikuti; sebuah fungsi yang dalam beberapa kasus tidak selalu mem-

butuhkan kehadiran sentuhan manusia. Perangkat mesin yang terkendali secara

berurutan, komputer pengendali proses, dan robot merupakan perangkat

pengendali tugas yang bersifat mekanis. Fungsi mereka, yang melibatkan

manusia hanya jika bukti belakangan ini tidak mahal atau lebih dapat diandalkan;

hal ini hanya terjadi jika peristiwa yang tidak biasa begitu seringnya sehingga

pemrograman sebuah komputer dengan aturan tersebut yang digunakan untuk

mengatasi peristiwa ini tidak dapat bermanfaat.

Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat scientific; sehingga,

keputusan optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa

kembali kondisi di luar kendali kepada keadaan yang diinginkan, yang diprediksi-

kan berada dalam batasan yang dapat diterima. Sebagai contoh, aturan jumlah

pesanan yang ekonomis menjelaskan jumlah dan waktu pesanan pembelian.

Pengendalian tugas adalah fokus dari ilmu manajemen dan teknik riset operasi.

Sebagian besar informasi dalam sebuah organisasi merupakan informasi

pengendalian tugas: jumlah pesanan item oleh pelanggan, berat material, dan

jumlah unit komponen yang digunakan dalam manufaktur produk, jumlah jam kerja

karyawan, dan jumlah kas yang dikeluarkan. Banyak kegiatan sentral organisasi--

termasuk pengadaan barang, penjadwalan, masukan pesanan, logistik, pengen-

dalian mutu, dan manajemen kas--merupakan sistem pengendalian tugas.

Beberapa di antaranya, yang bersifat mekanis, dapat menjadi sangat rumit.

Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen.

Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian mana-

jemen adalah banyak sistem pengendalian tugas yang bersifat scientific. Secara

definisi, pengendalian manajemen meliputi perilaku para manajer, dan hal ini tidak

dapat dinyatokon melalui persamaan-persamaan. Kesalahan serius yang mungkin

dibuat adalah jika prinsip-prinsip yang dikembangkan oleh ilmuwan manajemen

bagi situasi pengendalian tugas juga diterapkan pada situasi pengendalian

manajemen. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan

manajer lainnya; dalam pengendalian tugas, manusia tidak terIibat secara kese-

luruhan (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang terotomatisasi), atau

interaksi antara seorang manajer dan yang bukan manajer.

Dalam pengendalian manajemen fokus terIetak pada unit organisasional;

dalam pengendalian tugas fokus terIetak Pada tugas spesifik dilakukan oleh unit-

- 9 -

unit organisasional ini (misalnya, Pekerjaan Manufaktur No. 59268, atau pesanan

100 unit Barang No. 3642).

Pengendalian manajemen memperhatikan secara luas aktivitas para

manajer yang memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis

secara umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu,

yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak adanya pertimbangan untuk

melaksanakannya.

Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen

Revolusi informasi dimulai dengan penemuan telepon oleh Alexander Graham Bell

Pada akhir abad ke-19. Bagi konsumen, telepon menyediakan manfaat yang

signifikan-kemudahan akan waktu/kesempatan yang ada. Orang tidak perlu

berIama-lama untuk memperoleh informasi tentang suatu produk, mengetahui

ketersediaannya, atau penempatan suatu pesanan. Pesatnya revolusi informasi

dipercepat dengan penemuan komputer, memperoleh momentum yang besar

tahun 1990-an dengan hadirnya Internet.

Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon, yaitu:

- Akses secara mudah dan cepat. Pada situs Internet, sejumlah besar data dapat

dikirimkan pada setiap orang, di mana pun di dunia ini dalam hitungan detik.

- Komunikasi multi-target. Internet memiliki jangkauan yang sangat luas; satu

situs dapat menjangkau jutaan orang.

- Komunikasi berbiaya rendah. Sebuah bisnis yang menggunakan operator

telepon yang menjembataninya dengan pelanggan harus membayar gaji dari

pegawai telepon, panggilan bebas pulsa ("800"), dan gedung/bangunan untuk

mendukung fungsi pelayanan pelanggan. Komunikasi dengan pelanggan melalui

Internet bertujuan untuk menghindari munculnya selumh biaya ini.

- Kemampuan menampilkan citra tertentu. Tidak seperti telepon, dengan situs

membuat konsumen dapat melihat produk yang sedang ditawarkan untuk dijual.

- Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu. Bisa jadi manfaat yang paling

dramatis dari situs adalah bahwa pelanggan adalah pada yang sebenarnya.

Konsumen memegang kendali dan dapat menggunakan situs selama 24 jam

sehari pada waktu yang mereka sukai tanpa diinterupsi atau terlalu dipengaruhi

oleh sales representatives atau telemarketers.

Pengaruh Internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Apa

yang kemudian telah menjadi pengaruh Internet atas pengendalian manajemen

dalam sebuah organisasi? Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi,

- 10 -

dan organisasi memerlukan sebuah infrastruktur untuk memproses informasi

tersebut. Internet menyediakan infrastruktur tersebut, membuat pemrosesan

informasi menjadi lebih mudah dan lebih cepat, dengan kesalahan yang lebih

sedikit. Pada situs, seorang manajer dapat mengumpulkan data dalam jumlah

yang amat besar, menyimpannya, menganalisisnya dengan format yang berbeda,

dan mengirimnya ke setiap orang dalam organisasi. Para manajer juga meng-

gunakan informasi ini untuk mengubah laporannya secara pribadi.

Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan

informasi yang efisien dan efektif; tetapi Internet tidak dapat menggantikan proses

fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan oleh

penerapan strategi melalui pengendaIian manajemen secara esensial merupakan

sebuah proses sosial, sehingga tidak dapat diotomasikan secara penuh. Keter-

sediaan akses data secara elektronis kepada data base memberikan kontribusi

keeil pada judgement yang diperIukan untuk mendesain dan mengoperasikan

suatu sistem pengendaIian yang optimal. Judgement tersebut meliputi:

1. Memahami tingkat keutamaan yang relatif dari keanekaragaman, dan ter-

kadang berbeda, tujuan yang mendorong individu untuk bertindak, misalnya,

prestasi pribadi dibandingkan prestasi bersama, peneiptaan nilai bagi pelang-

gan dan pemegang saham daripada diri sendiri, dan sebagainya.

2. Penyelarasan tujuan beragam individu dengan organisasi.

3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan depar-

temen-departemen yang akan dinilai.

4. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk kese-

luruhan organisasi.

5. Menjelaskan variabel kunci untuk diukur dalam penilaian suatu kontribusi indi-

vidual terhadap tujuan organisasi.

6. Mengevaluasi kinerja aktual relatif terhadap ukuran standar dan pembuatan

kesimpulan tentang bagaimana kinerja manajer.

7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif.

8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat.

9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.

Secara ringkas, meskipun Internet telah sangat meningkatkan pemrosesan

informasi, elemen fundamental dari pengendalian manajemen-informasi apa yang

dikumpulkan dan bagaimana menggunakannya--pada dasarnya menyangkut

keprilakuan dan oleh karenanya tidak dapat tergantikan dengan pendekatan

formula semata.

- 11 -

DAFTAR PUSTAKA

Robert N. Anthony and Vijay Govindarajan, Prentice Hall., 2005

- 12 -