ARTIKEL

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

DISUSUN OLEH

MUHAMMAD ALFIQRI ROZEBIE

DOSEN PENGAMPU

PROF. DR. HAPZI, MM

❖ IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

➢ Pendahuluan

Penerapan Sistem Informasi pada sebuah Bisnis secara umum dan Usaha Kecil dan Menengah

khususnya diyakini dapat meningkatkan daya saing dengan cara memberikan nilai tambah pada

produk dan layanan yang dihasilkannya.

Peningkatan daya saing ini sangat diperlukan mengingat tantangan yang muncul akibat

penerapan system perdagangan bebas menuntut setiap bisnis untuk bisa menghasilkan produk dan

layanan yang lebih baik dan lebih murah.

Sistem informasi secara definisi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam

perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi.

Komponen-komponen dalam sebuah sistem informasi antara lain : teknologi informasi, proses

dan prosedur, struktur organisasi, sumber daya manusia, produk, pelanggan, supplier, rekanan dll.

Untuk bisa membuat formulasi strategi implementasi sistem informasi terbaik pada usaha kecil

dan menengah, kita perlu memahami berbagai hal yang menjadi bagian dari sebuah sistem informasi

itu sendiri.

Dari penjelasan di atas jelas terlihat bahwa teknologi informasi hanya merupakan bagian dari

sebuah sistem informasi. Komponen lainnya lebih banyak berhubungan dengan karakteristik dari

sebuah organisasi bisnis.

Saya melihat ada dua faktor utama yang mempengaruhi keberhasilan penerapan sistem

informasi pada usaha kecil dan menengah.

1. Faktor pertama adalah faktor teknologi informasi (faktor eksternal). Di dalamnya mencakup

pemilihan teknologi yang tepat.

2. Faktor kedua adalah faktor internal yang sangat terkait dengan sumber daya manusia dan

organisasi

➢ Definisi Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan

pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang

lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :

✓ Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu

sasaran yang tertentu.

Menurut Robert A. Leitch : sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial

dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-

laporan yang diperlukan.

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan

prosedur sebagai berikut :

✓ Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang

menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan

(When) dikerjakan dan Bagaimana (How) Mengerjakannya.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefiniskan sistem

sebagai berikut ini :

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan

tertentu

Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda

adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau

komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih

banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau

sistem bagian. Sebagai misal, sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem,

yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi

penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.

Kebutuhan akan Sistem InformasiInformasi merupakan hal yang dianggap memiliki tingkat

lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data. Informasi yang diperoleh melalui suatu sistem dan

teknologi merupakan suatu pengetahuan yang akan digunakan untuk pengambilan suatu keputusan.

Pada suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti :

- Perangkat keras (hardware) : mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, server, dan

printer.

- Perangkat lunak (software) atau program : sekumpulan instruksi yang memungkinkan

perangkat keras untuk dapat memproses data.

- Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan

keluaran yang dikehendaki.

- Orang : semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi,

pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.

- Basis data (database) : sekumpulan tabel, hubungan, data grafis, dan lain-lain yang berkaitan

dengan penyimpanan data.

- Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sumber

(resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

Dalam Tahapan Pembangunan Sistem Informasi. Sistem Informasi diperlukan untuk beberapa

tahapan yang satu sama lain saling berkaitan dan merupakan suatu siklus yang tidak pernah

berhenti. Adapaun tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut :

A. Identifikasi

Pemahaman awal perlunya pembuatan sistem informasi dan permintaan formal untuk

mengembangkan sistem informasi

B. Inisiasi dan Perencanaan

Untuk menentukan spesifikasi kebutuhan dan untuk mengetahui bagaimana sistem

informasi dapat membantu penyelesaian permasalahan. Pada tahap ini dibuat keputusan perlunya

dibuat suatu aplikasi atau mengembangkan aplikasi yang sudah ada.

C. Analisis

Melakukan analisis untuk membuat spesifikasi dan mengstrukturkan kebutuhan pengguna

serta menseleksi aplikasi lain yang sudah ada. Pada tahapan ini akan diperoleh spesifikasi fungsional

sistem.

D. Perencanaan Logika

Mendapatkan dan menstrukturkan kebutuhan sistem informasi secara keseluruhan. Pada

tahap ini akan diperoleh spesifikasi rinci data, laporan, tampilan, dan aturan pemrosesan.

E. Perancangan Fisik

Mengembangkan spesifikasi teknologi yang akan digunakan, pada tahap ini akan diperoleh

struktur program dan basisdata, serta perancangan struktur fisik.

F. Implementasi

Pembuatan program dan basisdata, melakukan instal dan menguji sistem. Pada tahapan ini

akan diperoleh program aplikasi dan dokumentasi.

G. Pemeliharaan

Melakukan pemantauan kegunaan dan fungsi sistem, serta melakukan audit sistem secara

periodik.

➢ Kelebihan dan kelemahan Sistem Informasi

• Kelebihan

- Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah, akurat dan

cepat

- Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah

diakses

- Meningkatkan efektivitas dan efesiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam

suatu tempat atau pada beberapa lokasi

• Kelemahan

- Biaya lebih mahal

- Kurangnya tenaga ahli di bidang Sistem Informasi

- Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai Sistem Informasi

➢ Karakteristik Sistem

A. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling

bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem

dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun

kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem

mempunyai sifatsifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi

proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem

yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan

mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut

tidak tercapai.

B. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem

dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem

tersebut.

C. Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat

juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi

dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang

merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup

dari sistem.

D. Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem

lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem

ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk

subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat

berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

E. Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa

masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input

adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi

yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah

maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal

input untuk diolah menjadi informasi.

F. Keluaran (Output) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran

yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain

atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran

yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang

dibutuhkan.

G. Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan

menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-

bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data

transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh

manajemen.

H. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai

sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali

masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan

berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goalbiasanya

dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih

sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah

goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan

bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung

dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran

(objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

➢ Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara

fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara

manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem

komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia

(human made system)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.

Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh

manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut

dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem

informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang

berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan system tak tentu

(probabilistic system)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi

diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat

diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat

dipastikan berdasarkan program program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang

kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan

lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak

diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-

benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-

benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan

lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar

atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan

luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang

baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan

bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut

sistem terbuka. Sebuah sistem pemanas atau pendingin ruangan, contohnya, mendapatkan input-

nya dari perusahaan listrik, dan menyediakan panas/dinginnya bagi ruangan yang ditempatinya.

Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan

lingkungannya adalah sistem tertutup. Sebagai contohnya, sistem tertutup hanya terdapat pada

situasi laboratorium yang dikontrol ketat.

➢ Prinsip Pengembangan Sistem Informasi

Sewaktu Anda melakukan proses pengembangan sistem, beberapa prinsip harus tidak boleh

dilupakan. Prinsip-prinsip ini adalah sebagai berikut ini:

1) Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem

ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang diperlukan oleh

manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip ini harus selalu diingat.

2) Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.

Sistem informasi yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit,

apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.

Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya dengan

investasi modal lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi modal harus

mempertimbangkan 7 hal berikut ini:

1. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi

Bila alternatif yang ada diabaikan dan sudah terlanjur menanamkan dana ke suatu

proyek investasi tertentu, maka investor akan kehilangan kesempatan untuk menanamkan

dananya ke investasi yang lain. Ekonom menyebut hal ini dengan istilah biaya kesempatan

(opportunity cost). Misalnya Anda mempunyai dana sebesar Rp X,- dan bila di investasikan

ke proyek A akan mendapatkan keuntungan sebesar Rp A,-, maka Rp A,- ini yang disebut

dengan opportunity cost. Bila Anda tidak menginvestasikan dana Anda sebesar Rp X.-

tersebut ke proyek A, tetapi ke proyek B, maka proyek B harus memberikan hasil lebih besar

dari opportunity cost yang hilang akibat tidak diinvestasikan ke proyek A. oleh karena itu

dari beberapa alternatip investasi yang ada harus di investigasi untuk menentukan alternatip

yang terbaik atau yang paling menguntungkan.

2. Investasi yang terbaik harus bernilai.

Belum tentu alternatip terbaik merupakan investasi yang menguntungkan. Investasi

terbaik ini memang menguntungkan dibandingkan dengan alternatip yang lainnnya, tetapi

untuk investasi terbaik ini sendiri harus juga diukur. Investasi ini baru dikatakan

menguntungkan bila bernilai yang artinya manfaat (benefit) atau hasil baliknya lebih besar

dari biaya untuk memperolehnya (cost). Cost-benefit analysis atau cost-effectiveness

analysis dapat digunakan untuk menentukan apakah proyek investasi tersebut bernilai atau

tidak.

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik.

Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem,

baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya.

Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini

harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan

terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan. Terdidik disini bukan berarti harus secara

formal duduk di perguruan tinggi, tetapi dapat dilakukan secara latihan kerja (on the job

training). Analis sistem harus mempunyai pendidikan terhadap masalah yang dihadapinya.

Tidaklah mungkin seorang analis sistem akan mengembangkan suatu sistem informasi bisnis

tanpa mempunyai pengetahuan sedikitpun tentang bisnis atau akan mengembangkan sistem

informasi akuntansi tanpa mengetahui pengetahuan sedikitpun tentang akuntansi dan

teknologi komputer. Bagaimana mungkin nantinya analis sistem ini akan berkomunikasi

dengan manajemen dan programmer yang akan membuat programnya. Demikian juga

dengan pemakai sistem harus merupakan orang yang terdidik tentang sistem ini dan dapat

dilakukan dengan memberikan on-the-job training kepada mereka tentang cara

menggunakan sistem yang diterapkan.

4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.

Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan

melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya.

Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik, maka

proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. Untuk maksud ini

sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus dibuat terlebih dahulu skedul

kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas pekerjaan yang akan

dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem dapat dilakukan dan selesai dengan

berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan. Siklus atau Daur Hidup

Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle atau SDLC) umumnya menunjukkan

tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas kerja yang harus dilakukan. Beberapa methodology

pengembangan sistem juga menyediakan lebih terinci konsep kerja yang harus dilakukan

dalam proses pengembangan sistem.

5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah

sedemikian. Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan

langkah-langkah yang harus dilakukan secara bersama-sama. Ingatlah waktu adalah uang.

Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahapan yang

harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua output

harus dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan perancangan file, tetapi

dapat dilakukan secara serentak, yaitu sewaktu proses pengadaan hardware.

6. Jangan takut membatalkan proyek.

Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang

sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang

harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu, dimana suatu proyek

terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus

dilakukan dengan tegas. Keraguan untuk terus melanjutkan proyek yang tidak layak lagi

karena sudah terserapnya dana kedalam proyek ini hanya akan memubang dana yang sia-

sia. Ekonomi menyebut dana yang sudah terserap ini dengan istilah sunk cost dan sunk cost

ini tidak relevan untuk digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, karena biaya ini

sudahtidak dapat ditarik kembali. Jika proyek yang tidak layak masih terus dilanjutkan lagi,

maka dana berikutnya yang terserap akan sia-sia.

7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.

Kegagalan untuk membuat suatu dokumentasi kerja adalah salah satu hal yang

sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analis sistem. Banyak analis

sistem yang membicarakan pentingnya dokumentasi. Mereka membuat dokumentasi hasil

dari analisis setelah mereka selesai mengembangkan sistemnya dan bahkan ada yang tidak

membuat dokumentasi ini. Dokumentasi ini seharusnya dibuat pada waktu proses dari

pengembangan sistem itu sendiri masih dalam proses, karena dokumentasi ini dapat

dihasilkan dari hasil kerja tiap-tiap langkah di pengemangan sistem. Dokumentasi yang

dibuat dan dikumpulkan selama proses dari pengembangan sistem dapat digunakan untuk

bahan komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem dan dapat digunakan untuk

mendorong keterlibatan pemakai sistem.

➢ Tahap Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase

1. Fase Perencanaan Sistem

Dalam fase perencanaan sistem :

- Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem

informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan

pemakai informasi.

- Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek

dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.

- Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk

mendukung pengembangan sistem.

Selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan :

- faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan

kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan

digunakan,

- faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan

pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk

setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk

menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang

tertinggi.

- Kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat

dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi

yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.

- Kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup

untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.

Kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang

sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk

melaksanakan kewajibannya secara legal.

- Kelayakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan keahlian

pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan

atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian.

- Kelayakan rencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah

beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan.

- Produktivitas mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang

tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan

biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan

rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.

- Diferensiasi mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan

produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan

pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan

meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih

cepat, dan biaya yang lebih rendah.

- Manajemen melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi

untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan

membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporan-

laporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.

2. Fase Analisis Sistem

Dalam fase ini :

- Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan

hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi

masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem;

ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi

yang berpotensi.

- Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan

analisis sistem.

- Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk

suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem.

Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan

untuk mengembangkan suatu sistem baru.

- Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem

mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang

bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan

kebutuhan pemakai.

- Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak

diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk

memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.

3. Fase Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual

Arti Perancangan Sistem

- Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem

- Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional

- Persiapan untuk rancang bangun implementasi

- Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

- Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa

atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu

kesatuan yang utuh dan berfungsi

- Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan

Tujuan Perancangan Sistem

- Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem

- Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang

lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang

terlibat

Sasaran Perancangan Sistem

- Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan

- Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan

Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi,

pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan

oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan

oleh komputer

- Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-

masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi,

simponan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang,

perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern

Dalam fase ini :

- dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan

pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif

perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk

memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka.

- pada fase ini analis sistem mulai merancang proses dengan meng-

identifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh

sistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya,perancang sistem

membuat sketsa form atau tampilan yang mereka

harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada

kertas atau pada tampilan komputer.

- Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan

secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang

output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang.

Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan,

dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat

penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan file-

file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana

data diproses untuk menghasilkan output.

4. Fase Evaluasi dan Seleksi Sistem

Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk

keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini

nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem

dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi

sistem.

Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase

perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua

altenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat

dibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan

akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan

rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan

detailnya.

5. Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional

Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk

perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang

dan dijelaskan secara detail.

Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu

dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh

pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input

baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan

didokumentasikan.

Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk

mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan

secara online atau batch. Macam-macam model dikembangkan untuk

mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing

pemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang

dikembangkan.

Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali

yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman

dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan

berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam

komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi.

Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan.

Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi

untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu

kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang

lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi

peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya.

Meskipun sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponen

rancangan sistem, review terhadap rancangan sistem secara detail harus

dilakukan kembali secara menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem dan

personel manajemen, sedangkan profesional sistem mungkin tidak terlibat

dalam kegiatan ini.

Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan

error dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error

dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi

sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang

tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai

dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem

menandatangani laporan perancangan secara detail.

6. Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem

Pada fase ini :

- sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.

- Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi

sistem baru.

laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu

1) rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and

Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan

2) penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah

laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan

implementasi sistem, seperti :

− pengembangan perangkat lunak

− Persiapan lokasi peletakkan sistem

− Instalasi peralatan yang digunakan

− Pengujian Sistem

− Pelatihan untuk para pemakai sistem

− Persiapan dokumentasi

➢ Outsourcing Sebagai Solusi Alternatif

outsourcing adalah sebuah proses dimana terjadi pengalihan pekerjaan kepada pihak ketiga.

Perusahaan melakukan outsourcing dengan beberapa tujuan sbb :

1. Meningkatkan fokus bisnis

Usaha kecil menengah akan lebih berfokus pada core bisnis nya

2. Meningkatkan daya saing karena peningkatan skill IT vendor outsourcing.

Sementara outsourcing provider akan menghususkan diri dalam membangun beberapa skil

unggulan dalam sistem dan teknologi informasi pada saat yang bersamaan usaha kecil menengah

yang menggunakan jasa mereka akan mendapatkan keuntungan karena akan selalu terupdate dalam

hal teknologi

3. Membagi resiko biaya operasional dan investasi.

JIka usaha kecil menengah melakukan semuanya sendiri, maka mereka juga harus mengatur

resiko terhadap biaya operasional dan investasi, dengan mengalihkan sebagian proses, hal ini secara

otomatis telah membagi resiko biaya operasional dan investasi

Berikut ini beberapa hal yang mungkin bisa dilakukan dalam rangka mengalihkan sebagian proses

dan pengadaan yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi :

1) Melakukan kontrak sewa terhadap perangkat teknologi informasi seperti PC, Server, Printer dll

2) Jika memungkinkan menggunakan layanan sistem informasi yang bersifat “hosted”, atau dikelola

oleh pihak ketiga. Walaupun pada saat ini penyedia jasa “hosted solution” ini masih terbatas pada

layanan tertentu seperti web hosting, email hosting atau layanan pelanggan / crm.

Untuk menghindari kegagalan atau kekecewaan dalam proses outsourcing, sebuah

perjanjian atau kontrak kerja yang baik perlu dibuat antara usaha kecil menengah dan vendor

outsourcing.

Dokumen Service Level Agreement (SLA) perlu dibuat dengan cukup lengkap untuk

menghindari adanya perselisihan dikemudian hari. Secara umum SLA ini berisi layanan apa saja yan

diberikan penyedia jasa outsorcing yang dijanjikan.

Referensi

http://firdausbinabbas.blogspot.co.id/2012/11/artikel-implementasi-sistem-informasi.html

http://harmonic-ach.blogspot.co.id/2010/03/sistem-informasi-is-adalah-kombinasi.html