7. hapzi ali, sistem informasi operasional (operational information system), ut

Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMAProf.(MSI), Dr.(DMB), Ir.(M.Inf.), BSc.(Kom), Pre-MSc.(Com), MM.(MSDM), CMA.(AAPM).

CopyRight @2016

Magister Management

UNIVERSITAS TERBUKA

1. Manajemen Produk/Operasional

Fungsi : Production and Operation Management (POM)

• Terdapat pada semua level di organisasi

• Pada level tertinggi/level strategik meliputi :

– Strategi Operasional

– Perencanaan Kapasitas

– Perencanaan Kapasitas

– Perencanaan fasilitas dan lokasi

– Perencanaan teknologi dan pembiayaan,

– Perencaaan Output dan Proses.

– Computer Integrated Manufacturing (CIM)

– Penggnaan Robot

– Sistem Manufaktur Fleksibel

– Peramalan Jangka Panjang


• Pada level Menengah/level Managerial meliputi :

– Inventory Management

– Material Requirement Planning

– Manufacturing Resource Planning

– Project Management

– TQM

– Computer Aided Manufacturing (CAM)

• Level Oprasional :

– Manajemen bahan baku

– Analisis Biaya

– Pengendalian Kualitas


A. Proses Operasional

Proses transformasi input menjadi output


• Arus transaksi perubahan input menjadi output pada gambar

7.1 dpt diuraikan Sbb:

1. Pelanggan menempatkan order keperusahaan melalui

proses order penjualan.

2. Proses order penjualan mengirim order pelanggan tsb

kegudang (persedian barang). Dokumen ini akan

menguraikan barang yg dipesan pelanggan, kapan dan

kemana pengiriman dilakukan.

3. Order penjualan tsb mungkin memerlukan order produksi

bila persediaan yg dipesan tidak ada atau tidak mencukupi,

baru setelahnya dilakukan pengiriman ke pemesan.


4. Setelah pesanan dikirim ke pelanggan, pengirim mengirim

copy order penjualan ke bagian penagihan untuk

dibuatkan faktur tagihan dan nantinya diberikan ke

pelanggan bersangkutan.

5. Sementara itu informasi atas faktur tagihan yg dibuat akan

diinformasikan ke file transaksi piutang, menambah besar

piutang perusahaan.

6. Informasi dari file transaksi piutang digunakan untuk

mengupdate master file buku besar (GL) piutang.

7. Pelanggan melakukan pembayaran atas tagihan yg

diterimanya. Informasi ini masuk ke file transaksi piutang,

selanjutnya informasi tsb digunakan untuk mengupdate

master file buku besar (GL) piutang.


8. Bila saat terdapat order produksi , persedian bahan tidak

ada atau tidak mencukupi maka dibuat order pembelian ke

vendor melalui proses order pembelian.

9. Atas order pembelian yg dibuat, vendor mengirim

pesanan tsb. Setealah diperiksa oleh bagian penerimaan,

barang diserahkan ke gudang bahan, diteruskan kebagian

manufaktur untuk diproses menjadi barang jadi yg

nantinya dikirim ke pelanggan.

10. Atas barang yg diterima di vendor, jg diterima

tagihannya. Informasi tagihan ini dimasukkan dalam file

transaksi utang untuk menambah besar utang. Demikian

pula informasi atas barang yg diterima masuk ke file

transaksi persediaan.


11. Informasi dari file transaksi utang digunakan untuk

mengupdate master file buku besar (GL) utang. Informasi

dari file transaksi persedian digunakan untuk mengupdate

master file buku besar (GL) persediaan.

12. Pembayaran dilakukan ke vendor. Informasi ini masuk ke

file transaksi utang , mengurangi besar utang perusahaan.

Selanjutnya , informasi tsb digunakan untuk mengupdate

master file buku besar (GL) utang.

13. Dlm melakukan proses produksi juga dibutuhkan

pembayaran upah dan gaji berkaitan dg proses produksi,

informasi pembayaran upah dan gaji masuk file transaksi

penggajian, selanjutnya informasi2 tsb digunakan untuk

mengupdate file buku besar (GL)


14. Selain pemakaian bahan dan pembayaran upah dan gaji ,

berkaitan dg proses produksi , dibebankan penyusutan

aktiva tetap yg digunakan dlm proses produksi untuk

mengalokasikan konstribusi nilai aktiva tetap yg

bersangkutan. Informasi ini jg masuk ke GL

15. Dari aplikasi GL dapat disusun laporan keungan periodik.


Teknologi Pemasok Lingkungan Ekonomi internasional

Input

•Modal

•Material

•Peralatan

•Fasillitas

•Supples

•Tenaga kerja

•Pengetahuan

•Waktu

•Energi

Output :

•Barang

•Jasa

Umpan

Balik

Monitoring

Proses:

Transformasi

•Pengubahan

•Transportasi

•Penyimpanan

•Pemeriksaan

Data Data Data

Tindakan Tindakan

Peraturan pemerintahPelanggan Pesaing lingkungan

Proses manufaktur dan interaksinya dengan proses lain


B. Supply Chain Management

• Supply chain management (SCM) dibedakan antara supply

chain langsung ke konsumen dan supply chain yg meliputi

pedagang besar dan eceran.

• Tujuan SCM adalah mendukung arus barang dan material dari

supplier melewatai operasi produksi dan logistik ke konsumen

• SCM merencanakan dan mengontrol arus tsb, untuk

mempersingkat waktu menuju pasar, mengurangi tingkat

persediaan, menurunkan biaya secara keseluruhan dan

meningkatkan layanan dan kepuasaan konsumen.

PemasokPerusahaan

ManufakturDistribusi Pengecer KonsumenTransfer Transfer TransferTransfer

Optimasi Supply

Arus Kas

Arus Informasi

Supply chain management


C. In House Logistic dan Material Management

• Manajemen logistik berkaitan dg aktivitas

pemesanan, pembelian, penerimaan (inbound

logistics), pemakaian/pengeluaran (outbound

logistics).

• Berikut merupakan kaitan logistik dengan manajemen

persediaan :


Manajemen persediaan

• Manajemen persedian menentukan persediaan yg disimpan

untuk memperoleh total biaya yg terkait (biaya penyimpanan,

pemesanan dan kehabisan persediaan) minimal.

• Sistem informasi dapat menelusuri tingkat persediaan setiap

item yg ingin di kontrol oleh manajemen.

• Pd saat persediaan berada pada titik pemesanan kembali,

secara otomatis komputer membuat order pembelian.

• Order ditransfer secara elektronik baik ke vendor maupun ke

departmen manufaktur bila pengadaan persediaan telah

dilakukan di perusahaan.


Pengendalian Kualitas (Quality control)

• Quality control systems yg berdiri sendiri (stand alone system)

atau merupakan bagian dari total quality management (TQM)

menyediakan informasi tentang kualitas persediaan bahan

baku dan penolong yg datang, dlm proses atau setengah jadi

dan barang jadi.

• Sistem ini menghasilkan catatan semua hasil inspeksi dan juga

membandingkan hasil sesungguhnya dengan standarnya


D. Perencanaan Produksi

Berikut adlh contoh2 perencanaan produksi yg telah didukung IT:

Material Requirement Planning (MRP)

• MRP adalah software yg memfasilitasi perencanaan

pembelian atau produksi bahan penolong, perakitan atau

bahan baku.

• MRP berbasis komputer sebab rumitnya hubungan

dibanyak produk dan komponennya, dan kebutuhan untuk

merubah rencana setiap waktu yg tanggal pengiriman atau

jumlah kuantitas yg dipesan diubah.

• MRP hanya berkaitan dg jadwal produksi dan persediaan


MRP II (Material Resource Palnning)

• MRP II adalah sistem komputer yg terpadu yg

menghubungkan MRP biasa ke area fungsional (lebih

terpadu bila menggunakan enterprise resource

planning/ERP)

• MRP II menentukan biaya bahan dan arus kas yg

diperlukan untuk membayar bahan tsb.

• Selain itu jg menaksir biaya tenaga kerja, peralatan,

perbaikan peralatan dan energi.


Just in Time System

• Sistem MRP secara konseptual berkaitan dg konsep just in

time (JIT)

• JIT meminimalisi semua pemborosan, secara terus menerus

memperbaiki proses dan sistem, dan memelihara semua

pekerja.

• JIT terdiri dari :

1. Persedian sedikit

2. Tingkat produksi tetap

3. Pemeliharaan dan perbaikan cepat

4. Peyetelan cepat

5. Pekerja multi fungsi terlatih,


6. Vendor berjumlah sedikit namun dapat dipertanggung jawabkan

7. Bahan dan pekerjaan berkualitas tinggi

8. Semangat kerja sama

9. Lingkungan pemecahan masalah

10. Perbaikan dan inovasi berkesinambungan

11. Pull system untuk memindahkan barang

• System JIT sering dikaitkan dg sistem manajemen proyek

berkomputer.


Manajemen proyek

• Proyek adalah usaha yg terdiri dari banyak aktivitas yg

terkait, biaya besar, dan berjangka berminggu-minggu

hingga bertahun-tahun

• Karakteristik proyek :

1. Umumnya proyek adalah pekerjaan unik dan pesertanya

memiliki sedikit pengalaman pada area proyek

2. Ketidakpastian waktu penyelesaian

3. Terjadinya interaksi yg luas diantara peserta

4. Beresiko tinggi tetapi potensial profit tinggi

• Manajemen proyek didukung tools seperti program evaluation and

review technique (PERT) dan Critical path model (CPM)


E. Automatic Design Work dan Manufacturing

• Computer –Aided Design (CAD), adalah sistem yg

memungkinkan gambar dikonstruksi pada layar komputer dan

selanjutnya disimpan, dimanipulasi, dan diperbaharui secara

elektronik

• Computer –Aided Engineering (CAE), biasa digunakan oleh

perancang untuk menganalisis rancangan untuk menentukan

apakah sesuai yg diperkirakannya atau tidak.

• Computer-Aided Manufacturing (CAM), merupakan tehnik

berbantuan komputer yg memfasilitasi perencanaan,

operasional, dan pengendalian fasilitas produksi


F. Computer Integrated Manufacturing (CIM)

• CIM adalah konsep tentang implementasi berbagai sistem

komputer yg terpadu dalam otomasi pabrik

• CIM memiliki 3 tujuan dasar :

1. Penyederhanaan semua teknologi dan tehnik manufaktur

2. Otomasi proses manufaktur dg memadukan banyak

teknologi informasi yg meliputi System, JIT, MRP, CAD,

dan group Technology

3. Integrasi dan koordinasi melalui hardware dan software

komputer dari semua aspek rancangan, manufaktur dan

fungsi terkait


• Keunggulan utama dari CIM adalah kelengkapan dan

fleksibilitas

• Tanpa CIM mungking perlu investasi besar dalam mengubah

sistem informasi ke proses baru yg sesuai

2. Model Sistem Informasi Manufaktur

Model SI Manufaktur terdiri dari :

Sub Sistem Input dan Database

Sub Sistem Input : akuntansi, engineering industrial &

Intelijen Manufaktur.

Sub Sistem Output : Subsistem produksi, persdiaan, kualitas,

biaya.

Pemakaian output tdk terbatas pada unit organisasi bidang

manufaktur saja, melainkan bidang lain juga..

A. Model Sistem Manufaktur : gbr. 74, hal 7.16


• Model sistem informasi manufaktur terdiri dari subsistem

input dan subsistem outputyg dihubungkan dg database.

• Subsistem input terdiri dari sistem informasi akuntansi,

subsistem engineering industri dan subsistem intelijen

manufaktur, subsistem output terdiri dari subsistem produksi,

subsistem persediaan, subsistem kualitas dan subsistem biaya.

• Sistem informasi akuntansi mengumpulkan data internal yg

menggambarkan operasional manufaktur dan data lingkungan

yg menggambarkan transaksi perusahaan dg pemasok.

• Subsistem engineering industrial terdiri dari proyek

pengumpulan data spesial, lebih banyak dari internal dari pada

data lingkungan .


• Subsistem intelijen manufaktur mengumpulkan data dari

lingkungan

• Output yg dihasilkan subsistem input berupa data yang

dikelompokkan ke dalam file masing2 dimasukkan ke dalam

database sistem informasi manufaktur

• Pada saat pemakai membutuhkan informasi tentang proses

produksi, aktivitas produksi kualitas material dan biaya untuk

mengambil keputusan, data diakses dari database untuk diolah

menjadi informasi.

• Subsistem produksi mengukur dimensi yg berbeda atas proses

produksi, subsistem persediaan mengukur volume aktivitas

produksi.


• Subsistem kualitas mengukur kualitas material yg

ditransformasi

• Subsistem biaya mengukur biaya yg terjadi dlm proses

produksi

B. Subsistem Input

Sistem Informasi Akuntansi

• Tugas pengumpulan data yg menggambarkan operasional

produksi dilakukan dg menggunakan terminal

pengumpulan data.

• Pegawai bagian produksi memasukkan data kedalam

terminal menggunakan kombinasi machine-readeble

media, keyboard dan peralatan pointing.


• Media yg umum digunakan dg barcode agar dapat dibaca

secara optikal.

• Setelah dibaca, data ditransmisikan ke komputer pusat

untuk memperbaharui database.

• Terminal yg digunakan untuk menyediakan data yg

menggambarkan perkerjaan produksi disebut job reporting

(laporan pekerjaan)


Subsistem Enginering Industri

• Keahlian teknik industri (industrial engineer/IE) adalah

menyangkut rancangan dan operasioanal sistem fisik tetapi

juga dikenal dalam sistem konseptual.

• IE dapat menjadi anggota tim proyek yg menggambarkan

sistem pengumpulan data dan setiap subsistem output.

• Bagian terpenting dari IE adalah menetapkan standar

produksi.

Subsistem Intelijen Manufaktur

• Subsistem intelijen manufaktur menyangkut informasi

personel dan informasi pemasok.


C. Database

• Data yg digunakan subsistem output berasal dari database

• Sebagian data dalam database merupakan data yang khusus digunakan

dalam fungsi produksi/operasional, sebagian lainnya digunakan

bersama2 dg area fungsional lainnya

D. Subsistem output

• Subsistem produksi, jadwal produksi menentukan kapan proses

produksi dilakukan. Program dlm subsistem produksi membuat jadwal

produksi.

• Subsistem persediaan, dg menggunakan ilmu manajemen persediaan ,

memungkinkan perusahaan mencapai keunggulan bersaing yg awet

berupa pengurangan biaya persediaan.


• Subsistem Kualitas,

kerangka semua kualitas aktivitas perusahaan disajikan

TQM.

Dasar dari TQM adalah bahwa : kualitas didefenisikan

pelanggan ; kualitas diraih manajemen; dan kualitas

adalah menjadi tanggung jawab perusahaan.

3 elemen utama TQM adalah filosofi , graphicak tools

dan statistical tools

• Subsistem biaya, subsistem biaya berisi program yg

menyiapkan baik laporan periodik maupun laporan khusus.

Laporan periodik dapat dicetak dan dibagiakan, atau

disimpan dalam database utnuk pencarian kemudian.


E. Pemakai Sistem Informasi Manufaktur

• Pemakai sistem informasi manufaktur adalah personal atau

pihak yg diberi wewenang perusahaan untuk dapat mengakses

informasi dari sistem ini.

• Informasi yg diperoleh personal tersebut digunakan sebagai

dasar dalam pengambilan keputusan yg menjadi wewenangnya

• Pemakai sistem informasi manufaktur meliputi personal pada

lingkup atau fungsi produksi serta maupun pihak yg diluar

produksi


PemakaiSubsistem

Persediaan Kualitas Produksi Biaya

Wk. Direktur Produksi x x x x

Eksekutif lainnya x x x x

Superintendent produksi x x x x

Manajer PPC x x

Manajer engineering x x x

Manajer QC x

Direktur pembelian x x x

Manajer pengendalian persediaan x

Manajer lainnya x x x x

Pemakai sistem infromasi manufaktur

Wassalamu ‘alaikum, wr, wb

34

email : [email protected]

Kepustakaan

1. Ali, Hapzi, & Tonny Wangdra, 2010. Techopreneurship, Dalam Perspektif

Bisnis Online, Baduose Media Jakarta

2. Ali, Hapzi, Tonny Wangdra , 2010. Sistem Informasi Bisnis “SI-Bis” Dalam Prospektif Keunggulan Kompetitif, Baduose Media Jakarta.

3. Ali, Hapzi, 2010. Membangun Citra Perbankan Melalui IT & CRM untuk

Meningkatkan Loyalitas Nasabah, Hasta Cipta Mandiri Yogyakarta

4. Ali, Hapzi Ali, 2009. Sistem Informasi Manajemen, Berbasis Teknologi

Informasi, Hasta Cipta Mandiri Yogyakarta

5. Ali, Hapzi Ali, 2008. Pengenalan Komputer, Tuntunan Praktis untuk

Pemula, Hasta Cipta Mandiri Yogyakarta

6. Debby Ratna Daniel, 2005. Wiwik Supratiwi, Sistem Informasi Manajemen,

Universitas Terbuka JakartaMcLeoad, Jr., Raymond & Gearge P. Schell.

Management Infromation System. (terjemahan), Jakarta : PT. INDEKS,

2007. Edisi 10, 2008

7. Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, Sistem Informasi Manajemen,

Mengelola Perusahaan Global, Jakarta, Salemba Emappt, Edisi 12, 2008

7. hapzi ali, sistem informasi operasional (operational information system), ut

Marketing

Transcript of 7. hapzi ali, sistem informasi operasional (operational information system), ut