SISTEM INFROMASI & PENGENDALIAN INTERNAL (SI - PI)

TENTANG

SIKLUS PROSES BISNIS REVIEW ATAS PROSES BISNIS UTAMA DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR

Dosen:

Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

Dibuat oleh :

Yohana Premavari (55516120056)

MAGISTER AKUNTANSI

PROGRAM PASCASARJANA (S2)

UNIVERSITAS MERCU BUANA

JAKARTA

2017

Executive Summary Siklus proses bisnis Review atas proses bisnis utama dalam perusahaan manufaktur Proses Bisnis Proses bisnis adalah satu set aktivitas yang terkait secara logis yang menentukan bagaimana pekerjaan-pekerjaan tertentu dilakukan. Proses bisnis juga merepresentasikan cara unik suatu organisasi mengkoordinasikan pekerjaan Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). 1. Siklus produksi: Aktivitas produksi pada umumnya adalah aktivitas mengubah bahan baku menjadi bahan jadi. Hal ini hanya terjadi pada perusahaan manufaktur (industri). Siklus produksi memiliki rangkaian aktivitas yang di selenggarakan secara bertahap. Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi : a. Perancangan Produk b. Perencanaan dan Penjadwalan c. Operasi Produksi d. Akuntansi Biaya

Perancangan Produk (Aktivitas 1)

• Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk. • Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi

permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

Perencanaan dan Penjadwalan (aktivitas 2)

• Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan. • Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup

efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Operasi Produksi (Aktivitas 3)

• Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.

• Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi

produksinya :

1. Bahan baku yang digunakan 2. Jam tenaga kerja yang digunakan 3. Operasi mesin yang dilakukan 4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi

Akuntansi Biaya (Aktivitas 4)

• Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.

• Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

1. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi

2. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.

3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

Apakah ancaman-ancamannya ?

Transaksi yang tidak diotorisasi Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap Kesalahan pencatatan dan posting Kehilangan data Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas

Apakah prosedur pengendalian itu ?

Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan Otorisasi produksi Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan

produksi yang kosong Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva moda

2. Siklus HRD atau manajemen SDM: Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus manajement SDM ? 1. Perbarui File Induk Penggajian 2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak 3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran 4. Mempersiapkan Penggajian 5. Membayar Gaji 6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan 7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)

• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)

• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.

• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)

• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.

• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.

• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja.. • Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

• Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.

Membayar Gaji (Aktivitas 5)

• Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.

• Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)

• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung

• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.

• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)

• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

3. Siklus pendapatan: Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. • Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus

pendapatan ? 1 Entri pesanan penjualan 2 Pengiriman 3 Penagihan dan Piutang Usaha 4 Penagihan Kas

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:

Entri Pesanan Penjualan Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: 1. Mengambil pesanan dari pelanggan 2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan 3. Memeriksa ketersediaan persediaan

Pengiriman Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap: 1. Mengambil dan mengepak pesanan 2. Mengirim pesanan tersebut

Penagihan dan Piutang Usaha Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan: 1. Penagihan ke para pelanggan 2. Memelihara data piutang usaha

Penagihan Kas Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan: 1. Menangani kiriman uang pelanggan 2. Menyimpannya ke bank 4. Siklus buku besar dan pelaporan Siklus buku besar umum dan pelaporan keuangan, menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting. Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan : 1. Mengumpulkan data transaksi 2. Memproses arus masuk transaksi 3. Menyimpan data transaksi 4. Melakukan pengendalian akunting 5. Menyediakan laporan keuangan 6. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi

Sumber Data dan Masukan Sistem buku umum menerima masukan dari berbagai macam sumber. Sumber-sumber masukan buku besar umum adalah transaksi-transaksi keuangan yang secara tradisional telah dimasukkan ke dalam buku besar umum, yaitu : • Tranaksi tidak rutin yang terjadi selama periode akunting. • Transaksi penyesuaian akhir periode yang : (a) berulang dan (b) tidak berulang. • Transaksi balikan (Reversing transaction). Bentuk-Bentuk Masukan • Sistem Manual . Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual. • Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan

pada sistem manual. Arus dan Pemrosesan Data Dalam sistem tradisional, data transaksi mengalir ke dalam jurnal (baik jurnal khusus maupun jurnal umum), kemudian dibukukan ke buku besar pembantu, dan akhir dibukukan ke buku pembantu dan akhirnya dibukukan ke buku besar umum. Dalam sistem berdasarkan komputer, data transaksi dimasukkan ke dari formulir dan untuk sementara disimpan di pita magnetik atau dipiringan magnetik. Data Base Data base yang menyangkut sistem buku besar umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi, dan arsip riwayat. Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan. Walaupun kandungan dan juga komposisi persisnya akan berbeda untuk setiap perusahaan arsip-arsip berikut cukup mewakili : 1. Arsip Induk Buku Besar Umum 2. Arsip Riwayat Buku Besar Umum 3. Arsip Induk Pusat Tanggungjawab 4. Arsip Induk Anggaran 5. Arsip Format Lapangan Keuangan 6. Arsip Lembar Jurnal Berjalan 7. Arsip Riwayat Lembar Jurnal.

Pengendalian Akunting Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi. 5. Siklus Pengeluaran Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi Siklus pengeluaran (Menurut Marshall B Roomney) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam sistem pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran: 1.Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis 2.Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan 3.Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi Pembelian Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :

a. Gudang/Bagian Lain b. Pembelian c. Penerimaan d. Hutang Dagang e. Kasir/Pembayaran

a. Gudang

Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan

menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.

b. Pembelian Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.

c. Bagian Penerimaan

Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.

d. Bagian Hutang Dagang

Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.

e. Bagian Kasir

Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE Pengumpulan data Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang. Untuk bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang perlu. Untuk bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.

Pemrosesan awal data Semua data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi. Pemrosesan lanjut Jika semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu. Update data Dalam pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file transaksi. Untuk dok. PR, PR yang telah disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data pada field “barang sedang dipesan”). Untuk Laporan Penerimaan di update ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok), dan file inventori (untuk menambahkan jumlah persediaan).

Pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur pengendalian yang dispesifikasikan dalam SAS 78, yaitu:

AKTIVITAS PENGENDALIAN

SISTEM PEMROSESAN PEMBELIAN

SISTEM PENGELUARAN KAS

Otorisasi Transaksi Pengendalian persediaan Bagian utang usaha mengotorisasi pembayaran

Pemisahan Pekerjaan Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian pembelian dan penyimpanan persediaa. Buku besar utang usaha terpisah dari buku besar

Pisahkan bagian buku besar pembantu utang usaha, pengeluaran kas, dan buku besar

Supervisi Buku besar utang usaha terpisah dari buku besar. Bagian penerimaan

Pisahkan bagian buku besar pembantu utang usaha, pengeluaran kas dan buku besar.

Buku pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pembelian, file laporan penerimaan.

File voucher utang, buku pembanyu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar.

Catatan Akuntansi Buku pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pemmbelian,

File voucher utang, buku pembantu utang usaha, jurnal pengeluaran kas,

file pesanan pembelian, file laporan penerimaan

akun kas di buku besar.

Akses Keamanan fisik aktiva. Batasi akses hanya ke catatan akuntansi di atas

Keamanan yang memadai atas kas. Batasi akses ke berbagai catatan akuntansi diatas

Verifikasi independen Bagian utang dengan merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum proses tersebut.

Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler

Ancaman utama (Major Threats)

Ancaman utama (Major Threats) adalah ancaman yang kemungkinan terjadinya tinggi dan dampaknya besar. Untuk ancaman utama ini, diperlukan beberapa planning yang harus dilakukan institusi untuk mengantisipasi.

Ancaman - ancaman atas SIA yang dihadapi perusahaan 1. Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena

bencana alam dan politik, seperti : Kebakaran atau panas yang berlebihan Banjir, gempa bumi Badai angin, dan perang

2. Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak

berfungsinya peralatan, seperti : Kegagalan hardware Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem

operasi, gangguan dan fluktuasi listrik. Serta kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi.

3. Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti :

Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia Kesalahan tidak disengaja karen teledor Kehilangan atau salah meletakkan Kesalahan logika Sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan

4. Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti :

sabotase

Penipuan komputer Penggelapan

Beberapa ancaman (threats) lainnya adalah : 1. Merekrut karyawan yang tidak kualified Hiring of unqualified 2. Pelanggaran hukum oleh karyawan (Violation of employment law) 3. Perubahan yang tidak diotorisasi opada file induk pembayaran (master payroll

file) 4. Ketidakakuratan data waktu (Inaccurate time data) 5. Ketidakakuratan proses pembayaran 6. Pencurian atau kecurangan pendistribusian pembayaran 7. Kehilangan atau tidak terotorisasi data pembayaran 8. Performansi jelek

Mengapa ancaman-ancaman SIA meningkat?

Peningkatan jumlah sistem klien/server memiliki arti bahwa informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak baik.

Oleh karena LAN dan sistem klien/server mendistribusikan data ke banyak pemakai, mereka lebih sulit dikendalikan daripada sistem komputer utama yang terpusat.

WAN memberikan pelanggan dan pemasok akses ke sistem dan data mereka satu sama lain, yang menimbulkan kekhawatiran dalam hal kerahasiaan.

Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut ini :

1. Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika 2. Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi 3. Struktur organisasional 4. Badan audit dewan komisaris 5. Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab 6. Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia 7. Pengaruh-pengaruh eksternal

AKTIVITAS PENGENDALIAN Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer.

Aktivitas yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation) atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat

Aktivitas yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.

Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi:

1. Membandingkan anggaran dan nilai aktual

2. Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan tindakan korektif

3. Review atas kinerja fungsional atau area tertentu

Aktivitas Pengendalian Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :

1. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai 2. Pemisahan tugas 3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai 4. Penjagaan aset dan catatan yang memadai 5. Pemeriksaan independen atas kinerja

Aktivitas pengendalian dapat berupa: Pengendalian pengolahan informasi mencakup:

Otorisasi semestinya terhadap transaksi Dokumen dan catatan Pengecekan independen Pemisahan tugas Pengendalian fisik Review terhadap kinerja

PENGENDALIAN UMUM Meliputi:

Pengendalian organisasi. Pengendalian dokumentasi. Pengendalian akuntabilitas aktiva. Pengendalian praktik manajemen. Pengendalian operasi pusat informasi

Pengendalian otorisasi Pengendalian akses

PENGENDALIAN ORGANISASI Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selain melalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring.

Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti dipisahkan dari karyawan yang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu transaksi dan karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.

Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan memproses data. Oleh karena itu sistem informasi mesti independen dari semua departemen yang menggunakan data dan informasi tersebut. Departemen pengguna adalah departemen yang memiliki tanggung jawab untuk menginisiasi dan mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistem mesti dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.

PENGENDALIAN DOKUMENTASI Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi.

Dokumentasi yang diperlukan meliputi:

Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan keamanan sistem.

Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file (termasuk kamus data), format output sistem, dan deskripsi input output sistem.

Dokumentasi program. Dokumentasi data Dokumentasi operasi Dokumentasi untuk pengguna.

PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan) Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas

aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian. Penggunaan log dan register Review oleh pihak independent

PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru). PENGENDALIAN APLIKASI Meliputi:

Pengendalian otorisasi, Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam

layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.

Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.

Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.

Major threat dalam aktivitas bisnis untuk pengendalian internal dan bagaimana implementasinya pada perusahaan.

Major Threat dalam aktivitas bisnis untuk pengendalian internal yang terjadi pada perusahaan ditempat saya bekerja adalah

1. Risiko kredit

Resiko Kredit : merupakan risiko utama karena perusahaan bergerak dalam bidang pembiayaan konsumen, yang mana perusahaan menawarkan jasa kredit bagi masyarakat yang hendak memiliki kendaraan bermotor. Secara langsung, perusahaan menghadapi risiko seandainya konsumen tidak mampu memenuhi kewajibannya dalam melunasi kredit sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati antara konsumen dengan perusahaan. Langkah – langkah / penerapannnya diperusahaan agar resiko kredit ini dapat diminimalisir :

1. Perusahaan secara berkala melakukan identifikasi dan pengukuran risiko kredit berdasarkan indikator-indikator yang relevan terhadap perusahaan serta selalu mengembangkan indikator pengukuran risiko kredit sehingga risiko kredit dapat terukur lebihtajam dan akurat.

2. Perusahaan senantiasa memantau penerapan kebijakan kredit yang berlaku dan melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan, sesuai dengan kondisi terkini dan akan dihadapi oleh Perusahaan.

3. Perusahaan telah memiliki kebijakan dalam menghadapi risiko ini, yakni dimulai dari proses awal penerimaan aplikasi kredit yang selektif dan ditangani dengan prinsip kehati-hatian, yang mana aplikasi kredit akan melalui proses survei dan analisa kredit untuk kemudian disetujui oleh Komite Kredit.

2. Fraud

Langkah – langkah / penerapannnya diperusahaan agar fraud tidak terjadi diperusahaan Preventive Strategy Memuat perangkat-perangkat dalam rangka mengurangi potensi risiko terjadinya fraud seperti Program Employee & Customer Awareness.

Menetapkan whistle blower mechanism dan fraud hotline Mengadakan Fraud Risk Assessment secara berkala Memiliki unit prinsip mengenal nasabah /PMN(Know Your Customer/KYC) Detection Strategy Memuat perangkat-perangkat dalam rangka mengidentifikasi dan menemukan kejadian fraud

Memiliki Fraud Detection System & Analytics Memiliki surprise audit dan surveillance system mechanism yang menganut

konsep Risk-Based Analysis Mengelola mekanisme pelaporan indikasi atau kejadian fraud serta data base

kejadian fraud.

Investigation & Recovery Strategy Memuat perangkat yang digunakan untuk menggali informasi serta mengambil tindakan memulihkan kerugian akibat fraud.

Adanya prosedur operasional standar untuk mengatur koordinasi antar bagian terkait sehubungan dengan fraud mulai dari deteksi fraud, investigasi, hingga

proses pemberian sanksi, beserta langkah pemantauan tindakan pemulihan atas kerugian yang diakibatkan oleh tindak fraud.

Bagian khusus yang bertanggung jawab dalam penanganan fraud, yaitu:

a. Quality & Process Control (QPC) yang melakukan penyelidikan di lapangan, menerima data sampling atas kriteria-kriteria dengan risiko tinggi; dan

b. Investigation yang berperan dalam melakukan investigasi khusus terhadap aktivitas/transaksi karena adanya indikasi kecurangan

Deterrence Strategy Memuat perangkat yang digunakan menekan tindak fraud sejak dini melalui sosialisasi dan edukasi untuk membangun kultur anti-fraud. Unit Anti-Fraud Management akan selalu memberikan Fraud Awareness Training untuk membantu karyawan mengindikasi tindak fraud yang berbentuk pelatihan formal, beserta Anti-Fraud Campaign berupa e-mail circulation kepada karyawan, Tone of The Top, Postering untuk mengedukasi terkait potensi dan akibat fraud bagi Perusahaan dan karyawan sendiri.

Referensi

Budiman Al Amse, 2016, Manajemen Strategik Analisis SWOT: http://budimanalamse.blogspot.co.id/2016/04/manajemen-strategik-analisis-swot.html, diakses tanggal 27 Mei 2017 pukul 20.30

Amy Humaira, 2010, Pengendalian & Sistem Informasi Akntansi: https://aminahhumairoh.wordpress.com/2010/10/23/pengendalian-sistem-informasi-akuntansi/, diakses tanggal 27 Mei 2017 pukul 20.45

Hapzi Ali, 2015, Modul perkulihan Sistem Informasi dan Pengendalian Internal : Siklus proses bisnis Review atas proses bisnis utama dalam perusahaan manufaktur.

Hidayat, Imam, 2011, Aktivitas dari proses siklus produksi, siklus HRD dan manajemen SDM, siklus pendapatan, siklus penjualan, dan siklus buku besar dan pelaporan : http://imamcubluxhidayat.blogspot.co.id/2011/11/aktivitas-dari-proses-siklus-produksi.html, diakses tanggal 27 Mei 2017 pukul 21.00

Warsidi, 2016, Proses bisnis, sistem informasi, dan kolaborasi: http://www.warsidi.com/2016/02/sistem-informasi-proses-bisnis-kinerja-organisasi-bisnis-sosial-kolaborasi.html, diakses tanggal 28 Mei 2017 pukul 01.00