Nama : Yasmin Al-Hakim (43215010281) // Akuntansi

Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen – UAS

Dosen Pengampu : Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

1. PENDAHULUAN

Perpustakaan adalah suatu ruang terdapat buku-buku yang disusun

berdasarkan sistem tertentu untuk digunakan sebagai media mencari ilmu dan

wawasan setiap orang. Seiring dengan bertambahnya waktu maka ilmu pengetahuan

juga berkembang dengan pesat sehingga inventaris buku pada perpustakaan juga akan

semakin bertambah, begitu pula dengan anggota perpustakaan yang secara linier juga

akan bertambah.

Maka diperlukan suatu sistem informasi yang dapat menampung dan

mengakses semua data-data tersebut secara cepat dan tepat.Sebagai solusinya, data-

data tersebut dibuat komputerisasi dengan menggunakan sistem informasi

perpustakaan yang data-datanya dapat dimasukkan ke dalam database sehingga

memudahkan pengguna perpustakaan dalam mencari informasi buku yang diinginkan

dan pendataan buku-buku yang dilakukan semuanya dengan komputerisasi.

System informasi Perpustakaan dikembangkan dari pemikiran dasar

bagaimana kita melakukan otomatisasiterhadap berbagai business process dalam suatu

perpustakaan. System Informasi Perpustakaaan (SIPERPUS) merupakan sebuah

system yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi,

manajement, dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan.System

Informasi pada Perpustakaan merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk

mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, catalog, data anggota/peminjam,

transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan.

Keseluruhannya bekerja secara sistemitis sehingga dapat memperbaiki

administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghansilkan bentuk bentuk

laporan yang efektif dan berguna bagi menajemen perpustakaan.

Seiring perkembangan jaman yang berdampak pada semakin berkembangnya

teknologi, perpustakaan tentu dituntut untuk dapat beradaptasi dengan perkembangan

tersebut. Salah satu elemen penting dalam perkembangan perpustakaan yaitu sistem

informasi yang dituntut untuk berjalan dengan cepaat dan tepat.

Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan

atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi

kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka

[1]. Pepustakaan sebagai salah satu bagian dari tempat pendidikan mempunyai

peranan yang sangat penting untuk menambah wawasan dan pengetahuan pelajar.

Bermacam-macam sumber informasi ilmiah, buku-buku, literatur dari segala jenis

media perpustakaan, mampu disebarluaskan dengan sistem tertentu.

Pelajar seharusnya mampu memanfaatkan perpustakaan dengan sebaik-

baiknya mengingat ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini terus berkembang dengan

sangat cepat, sehingga dibutuhkan pula sumber daya manusia yang mampu menguasai

tentang semua hal tidak hanya pada bidang tertentu tetapi di segala bidang.

Fokus utama dalam kegiatan perpustakaan adalah pengguna. Kegiatan yang

dimulai dari collecting, processing, distributing dan preserving dilakukan semata-mata

untuk memberikan kepuasan kepada pengguna. Berbagai permasalahan seringkali

timbul dalam pengelolaan perpustakaan, misalnya dengan meningkatnya atau

penambahan koleksi bahan pustaka maka diperlukan proses pendataan yang efektif

serta efisien terutama dalam memberikan informasi yang berkaitan dengan bahan

pustaka yang ada, katalog buku yang baik yang akan memudahkan dalam hal

pencarian buku yang diperlukan.

Selain itu terbatasnya jumlah petugas pelayanan perpustakan dan juga tenaga-

tenaga yang profesional dan berkualitas maupun pengembangan sistem pelayanan dan

pengolahan data, pemanfaatan sumber daya komputer masih belum optimal, yakni

hanya digunakan untuk pembuatan identitas buku (label buku) sehingga kurang dapat

memaksimalkan manfaat sumber daya komputer yang ada

2. TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu

1. Karakteristik/Sifat Sistem :

a. Komponen sistem (components)

b. Batas Sistem (boundary)

c. Lingkungan Luar Sistem (environments)

d. Penghubung (interface)

e. Masukan (input)

f. Keluaran (output)

g. Pengolah (process)

h. Sasaran(objectives)

i. Tujuan (goal)

2. Klasifikasi Sistem:

a. Sistem abstrak dan sistem fisik

b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

c. Sistem tertentu dan sistem tak tentu

d. Sistem tertutup dan sistem terbuka

2. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan

lebih berarti bagi yang menerimanya.

Gambar 1. Siklus Informasi

3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan

• Komponen Sistem Informasi

o Blok Masukan

o Blok Model

o Blok Keluaran

o Blok Teknologi

o Blok Basis Data

o Blok Kendali

4. Pengertian Analisa Sistem

Analisa sistem adalah panguraian dari suatu sistem informasi yang utuh

kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan

mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-

hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat

diusulkan perbaikan-perbaikan

5. Pengertian Perpustakaan

Dalam arti tradisional, perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah.

Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan

lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh

sebuah kota atau institusi, serta dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak

mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.

Tetapi, dengan koleksi dan penemuan media baru selain buku untuk

menyimpan informasi, banyak perpustakaan kini juga merupakan tempat

penyimpanan dan/atau akses ke map, cetak atau hasil seni lainnya, mikrofilm,

mikrofiche, tape audio, CD, LP, tape video dan DVD. Selain itu, perpustakaan juga

menyediakan fasilitas umum untuk mengakses gudang data CD-ROM dan internet.

Perpustakaan dapat juga diartikan sebagai kumpulan informasi yang bersifat

ilmu pengetahuan, hiburan, rekreasi, dan ibadah yang merupakan kebutuhan hakiki

manusia.

Oleh karena itu perpustakaan modern telah didefinisikan kembali sebagai

tempat untuk mengakses informasi dalam format apa pun, apakah informasi itu

disimpan dalam gedung perpustakaan tersebut ataupun tidak. Dalam perpustakaan

modern ini selain kumpulan buku tercetak, sebagian buku dan koleksinya ada dalam

perpustakaan digital (dalam bentuk data yang bisa diakses lewat jaringan komputer).

6. Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan

Sistem Informasi Perpustakaan adalahsebuah perangkat lunak berbasis WEB

dan barcode scanner yang bermanfaat untuk membantu pengelola perpustakaan dalam

melaksanakan tugasnya, misalnya melakukan pencatatan peminjaman dan

pengembalian buku, katalogisasi, pencatan kegiatan sirkulasi buku, pembuatan

laporan, kartu anggota dan sebagainya. Selain itu, dapat pula digunakan oleh anggota

perpustakaan dan pengguna umum untuk mencari buku dengan kategori tertentu,

melakukan pemesanan buku, dan melihat data peminjamannya serta besar dendanya

(jika ada)

7. Istilah dalam Perpustakaan

1. Klasifikasi

Penggolongan buku-buku dan bahan-bahan pustaka lainnya menurut sistem

tertentu dangan tujuan agar buku- buku mudah ditemukan apabila diperlukan

dan supaya buku-buku tersebut dapat disimpan kembali dengan mudah.

2. Katalogisasi

Merupakan proses mengolah buku (termasuk majalah berjilid, atlas dan lain-

lain) mulai dari buku diterima sampai buku disimpan dalam rak dan kartu-

kartunya disusun dalam katalog perpustakaan.

3. Labelisasi

Pencantuman nomor penempatan (call number) yang ditempatkan pada

punggung buku.

4. Filling

Suatu metode mengurutkan atau menyusun catatan-catatan yang akan

digunakan pada suatu waktu dengan tepat dan cepat.

5. Shelving

Penempatan atau penyusunan buku di rak buku sehingga apabila diperlukan

dapat ditemikan dengan mudah dan cepat

3. METODE PENELITIAN

Bahan penelitian yang digunakan dalam proses penelitian ini antara lain data

perpustakaan yang meliputi data keanggotaan, buku, transaksi peminjaman dan

pengembalian buku yang dapat mendeteksi terhadap pelaksanaan peraturan

perpustakaan seperti penerapan denda yang berkaitan dengan peminjaman dan

pengembalian buku serta pemberian surat bebas perpustakaan.

Untuk menghasilkan sistem informasi perpustakaan ini dilakukan beberapa

tahapan pekerjaan yang dimulai dari analisa masalah, analisa kebutuhan dan desain

sistem.

1. Manfaat Sistem Informasi Perpustakaan

Manfaat dari perancangan sistem informasi perpustakaan ini antara lain :

a. Untuk mengurangi kesulitan-kesulitan yang terjadi khususnya

dalam proses pengelolaan data dan dalam pembuatan laporan

dalam operasional kegiatan perpustakaan.

b. Untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada para pengguna

perpustakaan.

2. Fungsi Penerapan teknologi informasi perpustakaan

a. Sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Biasanya

disebut juga dengan Automasi Perpustakaan. Bidang pekerjaan

yang biasanya diintegrasikan antara lain pengadaan, inventarisasi,

katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik

dan sebagainya.

b. Sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan

menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam bentuk

Teknologi Informasi. Biasanya dikenal dengan istilah Perpustakaan

Digital.

3. Tujuan Sistem Informasi Perpustakaan

Tujuan dari penggunaan sistem informasi pada perpustakaan adalah agar dapat

diakses dari mana saja tanpa dibatasi oleh jarak dan waktu, cepat dan akurat dalam

melakukan sistem barcode pada sirkulasi, dibangun menggunakan open source

sehingga tanpa perlu menggunakan lisensi dan bersifat gratis, data disimpan secara

terpusat pada server sehingga setiap orang dapat menggunakan informasi yang sama,

proses update data lebih lebih praktis, dan pembuatan laporan dapat dibuat dengan

lebih cepat sehingga mempercepat dalam pengambilan keputusan.

1. HASIL DAN PEMBAHASAN

a. Context Diagram Sistem Informasi Perpustakaan

Context diagram merupakan gambaran umum dari sistem informasi

perpustakaan yang terdiri dari beberapa terminator yang berperan sebagai penyedia

data bagi kebutuhan sistem dan pengguna informasi yang dihasilkan oleh sistem.

Secara detail dapat dijelaskan pada gambar :

b. Dekomposisi Sistem Informasi Perpustakaan

Dekomposisi sistem merupakan satu hal yang penting dalam perancangan

sistem informasi akuntansi suatu perusahaan. Dekomposisis sistem adalah memecah

sistem menjadi sub sistem. Dekomposisi sistem ini mempermudah analis dan

perancang sistem untuk melihat dan mengevaluasi sistem perusahaan yang rumit dan

kompleks.

c. DFDLevel 0 Sistem Informasi Perpustakaan

Data Flow Diagram atau sering disingkat DFD adalah perangkat-perangkat

analisis dan perancangan yang terstruktur sehingga memungkinkan peng-analis sistem

memahami sistem dan subsistem secara visual sebagai suatu rangkaian aliran data

yang saling berkaitan.

o Entitas biasanya diberi nama dengan kata benda.

o Aliran data merupakan perpindahan data dari satu titik ke titik yang

lain (penggambarannya dengan cara kepala tanda panah mengarah ke

tujuan datanya.

o Proses biasanya selalu menunjukkan suatu perubahan data dan

terjadinya proses transformasi data.

o Penyimpanan Data (data store) diberi nama dengan kata benda, sesuai

dengan data yang disimpan didalamnya.

Didalam DFD terdapat 3 level, yaitu :

1. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat

mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem.

Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor

0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram

konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem.

Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak

sederhana untuk diciptakan.

2. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar yang

mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan

pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram

ini memuat penyimpanan data.

3. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa

yang ada dalam diagram Nol.

d. DFD Level 1 Pendataan Sistem Informasi Perpustakaan

e. DFD Level 2 Pengembalian Sistem Informasi Perpustakaan

f. DFD Level 1 Transaksi Sistem Informasi Perpustakaan

g. DFD Level 1 Laporan Sistem Informasi Perpustakaan

h. Relasi Tabel Sistem Informasi Perpustakaan

Relasi adalah hubungan antara tabel yang mempresentasikan hubungan antar

objek di dunia nyata. Relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel

dengan lainnya yang mempresentasikan hubungan antar objek di dunia nyata dan

berfungsi untuk mengatur mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat

dibentuk dapat mencakup 3 macam hubungan

KELEMAHAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

Kelemahan-kelemahan Sistem Informasi dalam Perpustakaan antara lain dapat

berupa:

1. Membutuhkan biaya yang besar biaya besar tersebut adalah untuk membeli

PC (personal computer), untuk sewa teknisi ataupekerja yang

dapatmembuatdanmengoperasikan di awal, yang tentunya pekerja tersebut

adalah ahli dalam bidangnya, dan memakan gaji yang lebih di banding pekerja

sebelumnya.

2. Hanya PC yang terinstal yang dapat digunakansemakinbanyak PC yang

terinstal maka akan semakin memudahkan pencarian, dan tentu saja

membutuhkan PC lebih serta biaya lebih.

3. Pengguna yang Awamketika PC telah di install maka Perpustakaan juga harus

dapat mensosialisasikan penggunaan media atau system informasi tersebut.

Karena tidak semua pengunjung melekteknologi.

KELEBIHAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

Kelebihannya ada pada menu-menu yang biasadisediakan oleh Sistem Informasi

Perpustakaan antara lain:

• Buku : Berisi pengolahan buku, antara lain pencatatan, katalogisasi buku baru,

mengedit, mencari buku, dll

• Jurnal : Berisi pengolahan jurnal dan paper, mengisi data baru, mengedit dll

• Skripsi : Berisi pengolahan skripsi, antara lain mengisi data baru, mengedit

mencari, dll

• Keanggotaan : Untuk melakukan registrasi anggota

• Peminjaman : Untuk melakukan transaksi peminjaman buku

• Pengembalian : Untuk melakukan transaksi pengembalian buku

• Pencarian : Berisi operasi pencarian yang meliputi pencarian buku, paper,

skripsi, dan anggota

• Laporan: Berisi tentang informasi transaksi peminjaman dan pengembalian

• Pilihan : Berisi tentang pengaturan yang akan diterapkan dalam Sistem

Informasi Perpustakaan ini dan juga untuk mem-backup database.

• Password: Berisi tentang penggantian password

• Pengunjung: Digunakan untuk mencatat pengunjung

5. KESIMPULAN DAN SARAN

Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan terhadap sistem

informasi perpustakaan maka didapat suatu kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem informasi perpustakaan yang dibuat dapat digunakan untuk

memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait mengenai bahan

pustaka yang dimiliki beserta kondisinya secara akurat dan lengkap

serta perkembangan bahan pustaka yang dimiliki.

2. Proses yang yang dilakukan antara lain pendataan buku, pendataan

anggota, pencarian bahan pustaka, cetak kartu anggota, cetak surat

keterangan bebas perpustakaan, cetak labelisasi buku, transaksi

peminjaman maupun transaksi pengembalian buku perpustakaan

beserta penerapan denda.

3. Informasi yang dihasilkan meliputi laporan koleksi bahan pustaka,

laporan data anggota, laporan transaksi peminjaman dan pengembalian

serta laporan penerimaan denda.

DAFTAR PUSTAKA

Damayani N.A., 2005. “Interpersonal Skill dalam pelayanan perpustkaan”.Jurnal

Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol. 1, No. 1.

Jogiyanto. 2001. Analisis dan desain, Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogjakarta: Andi Offset.

Kadir Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Pohan. 1997. Pengantar Perancangan Sistem. Jakarta: Erlangga.

Sumardji, P, 1998. Perpustakaan Organisasi dan Tata kerjanya. Yoyakarta: Kanisius.

Wikipedia, 2017. https://id.wikipedia.org/wiki/Perpustakaan, (Diakses pada

Selasa, 12 Desember 2017, jam 13:12 dengan lokasi Kedaung, Tangerang

Selatan)

Anonim, 2014. https://erlisbudiarti.wordpress.com/2014/03/27/537/comment-page-1/,

(Diakses pada Selasa, 12 Desember 2017, jam 13:12 dengan lokasi Kedaung,

Tangerang Selatan)

Anonim, 2017.

https://2.bp.blogspot.com/Zc09wg7TlUc/Vx4r6k6FoGI/AAAAAAAAAuQ/e

XavyF1M8-cz-

DJxb0L71mq6RqzxeJ0jwCLcB/s1600/siklus%2Binformasi.png, (Diakses

pada Selasa, 12 Desember 2017, jam 13:12 dengan lokasi Kedaung,

Tangerang Selatan)

Fajar, 2014.. https://jurnal.umk.ac.id/index.php/simet/article/viewFile/132/136,

(Diakses pada Selasa, 12 Desember 2017, jam 13:12 dengan lokasi Kedaung,

Tangerang Selatan)

Anonim, 2017. https://7enius.wordpress.com/2012/03/11/pengertian-fungsi-dan-

contoh-dari-data-flow-diagramdfd/, (Diakses pada Selasa, 12 Desember 2017,

jam 13:12 dengan lokasi Kedaung, Tangerang Selatan)