SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL (SI-PI)

SISTEM INFORMASI ORGANISASI DAN STRATEGI

Dosen :

Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

Oleh :

YOHANES AGUNG NUGROHO

55516120049

FAKULTAS MAGISTER AKUNTANSI

UNIVERSITAS MERCU BUANA MERUYA

JAKARTA

2017

2

A. Organisasi dan Sistem Informasi Sistem informasi dan organisasi memiliki hubungan yang saling terkait satu sama lain. Sistem

informasi harus selalu disesuaikan dengan organisasi. Organisasi harus mampu mengoptimalkan

sistem informasi sehingga mendapatkan keuntungan dari teknologi-teknologi yang ada. Interaksi

antara teknologi informasi dan organisasi sanat dipengaruhi oleh faktor mediasi, yaitu

lingkungan, kultur, struktur, prosedur baku, proses bisnis, politik, keputusan manajemen, dan

peluang. Manajer harus mampu memahami sistem informasi, karena sangat akan mempengaruhi

kehidupan organisasi. Manajer perlu memilih sistem apa dan bagaimana yang akan dibangun

didalam organisasi.

Organisasi (definisi teknis) adalah struktur sosial formal yang stabil yang memiliki sumber-

sumber berasal dari lingkungan untuk diproses sehingga menghasilkan output. Organisasi

(definisi bhavioral) adalah sekumpulan hak, hak khusus, kewajiban, dan tanggung jawab yang

harus diseimbangkan selama periode tertentu melalui konflik dan resolusi konflik. Organisasi

(perusahaan) menransformasi input-input ini menjadi produk dan jasa didalam fungsi produksi.

Produk dan jasa kemudian dikonsumsi oleh lingkungan dan dikembalikan lagi sebagai input.

Sebuah organisasi kelangsungan kegiatannya akan lebih stabil dibandingkan sebuah kelompok.

Ciri-ciri Organisasi : 1. Rutinitas dan Proses Produksi

Semua organisasi tersusun dari rutinitas dan perilaku individu, kumpulan yang membentuk

proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis membentuk perusahaan untuk memproduksi barang

dan untuk merubah guna mencapai tingkat kinerja organisasi yang tinggi.

2. Politik Organisasi

Orang-orang yang memiliki sudut pandang yang berbeda mengenai sumber daya,

penghargaan, dan hukuman yang diberikan kepada baik karyawan maupun manajer di dalam

setiap organisasi.

3. Budaya Organisasi

Adalah seperangkat asumsi proses bisnis dalam menciptakan nilai dengan kekuatan pengikat

yang kuat yang menghambat konflik politik dan mendorong yang sama, perjanjian pada

prosedur, dan praktik yang umum.

4. Lingkungan Organisasi

Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan memberi dan menerima. Lingkungan

membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat mempengaruhi

lingkungannya dan sekaligus memutuskan untuk mengubah lingkungan.

23

5. Struktur Organisasi

Misal birokrasi professional, yaitu organisasi berbasis pengetahuan dimana barang dan jasa

bergantung pada keahlian dan pengetahuan professional. Contohnya seperti firma hukum,

sistem sekolah, rumah sakit.

Definisi teknis dan behavioral dari organisasi tidaklah saling kontradiksi. Sebaliknya, masing-

masing saling melengkapi. Definisi teknis menjelaskan kepada kita bagaimana beribu-ribu

perusahaan dalam pasar yang kompetitif mengkombinasikan modal, tenaga kerja, dan teknologi

informasi, sementara model behavioral membawa kita masuk kedalam masing-masing

perusahaan untuk melihat bagaimana teknologi itu mempengaruhi kerja internal organisasi.

Stuktur Organisasi Semua organisasi memiliki bentuk atau stuktur. Klasifikasi Mintzbegt(1979) menunjukkan

lima jenis struktur organisasi: struktur wirausaha, birokrasi mesin, birokrasi dengan divisi,

birokrasi professional, adhocracy. Pada perusahaan wirausaha kecil anda akan sering

menemukan sistem yang dirancang dengan buruk yang dikembangkan terburu-buru yang sering

melebihi kegunaannya dengan cepat. Pada rerusahaan multidivisi yang besar yang beroperasi

pada rarusan lokasi anda akan sering menemukan bahwa tidak terdapat satu sistem informasi

tunggal yang terintegrasi, tatapi justru setiap divisi memilik perangkat sistem informasinya

sendiri.

Ciri-ciri lain Organisasi Organisasi memiliki tujuan yang menggunakan sarana yang berbeda untuk mencapainya.

Beberapa organisasi memiliki tujuan yang koersif (misalnya sebagai penjara) lainnya memiliki

tujuan manfaat (missal untuk bisnis). Yang lainnya lagi memiliki tujuannormatif (universal,

kelompok religious). Organisasi juga melayani kelompok yang berbeda atau memiliki anggota

yang berbeda,beberapa menguntungkan anggotanya, yang lainnya menguntungkan klien,

pemegang saham atau masyarakat.

1. Fitur-Fitur Umum Organisasi Organisasi mengatur tenaga ahli dalam sebuah struktur hierarki otoritas dimana setiap orang

bertanggung jawab terhadap seseorang dan otoritas terbatas pada tindakan-tindakan tertentu.

Otoritas dan tindakan masih dibatasi lagi oleh aturan-aturan atau prosedur-prosedur abstrak yang

diinterpretasikan dan diterapkan untuk kasus-kasus tertentu. Aturan-aturan ini menciptakan

sistem pengambilan keputusan bersifat netral dan universal, setiap orang diperlakukan sama.

Organisasi berusaha menyewa dan mempromosikan karyawan berdasarkan kualifikasi teknis dan

profesionalisme. Organisme menerapkan prinsip efesiensi, menghasilkan keuntungan sebesar-

besarnya dengan menggunakan usaha seminim mungkin.

Menurut Weber, birokrasi bersifat umum karena merupakan bentuk yang paling efisien dari

organisasi. Para ahli lainnya memberi tambahan atas pendapat Weber, mengidentifikasi fitur-

fitur tambahan dari organisasi. Semua organisasi mengembangkan prosedur standar

pengoperasian, politik, dan kultur.

4

1. Prosedur Standar Pengoperasian

Organisasi yang bertahan selama satu periode waktu tertentu menjadi sangat efisien,

menghasilkan jumlah produk dan jasa terbatas dengan mengikuti aturan-aturan standar. Aturan-

aturan rutinitas standar ini dikumpulkan menjadi aturan-aturan, prosedur, dan praktik-praktik

yang seksama dan rasional yang disebut prosedur standar pengoperasian (PSP) yang akan

dikembangkan untuk dapat mencakup semua situasi yang mungkin dihadapi. Prosedur standar

pengoperasian sangat membantu mempertahankan efisiensi organisasi modern. Perubahan

apapun dalam PSP memerlukan usaha organisasi yang besar.

2. Politik Organisasi

Para anggota organisasi menduduki beragam posisi dengan beragam spesialisasi, perhatian,

dan prespektif. Akibatnya, mereka memiliki sudut pandang berbeda mengenai bagaimana

sumber-sumber, penghargaan, dan hukuman dilaksanakan. Perbedaan-perbedaan ini menjadi

persoalan bagi manajer dan karyawan, dan hasilnya adalah pergolakan politik, persaingan, dan

konflik didalam organisasi. Hambatan politik adalah salah satu dari sekian banyak kesulitan

terbesar untuk membawa perubahan organisasi khususnya perkembangan sistem informasi yang

baru. Hampir semua sistem informasi yang mebawa perubahan-perubahan signifikan mengenai

tujuan yang hendak dicapai perusahaan, prosedur, produktifitas, dan personil berpotensi

menghaus oposisi politis yang serius

3. Kultur Organisasi

Kultur organisasi merupakan kumpulan asumsi fundamental seperti mengenai produk apa

yang harus dihasilkan organisasi, bagaimana prosesnya, dimana, dan untuk siapa. Umumnya

asumsi-asumsi kultural ini seluruhnya diyakini begitu saja dan arang diutarakan secara publik

(Schein,1985). Kultur organisasi merupakan kekuatan besar yang mempersatukan yang

menghambat konflik politik dan membawa pemahaman, persetujuan prosedur, dan praktik-

praktik lainnya. Jika kita semua berbagi asumsi kultural mendasar, maka persetujuan dalam hal-

hal lainnya dapat dimungkinkan. Namun, selain itu kultur organisasi juga menjadi penghalang

besar bagi perubahan khususnya perubahan teknologi. Sebagian besar organisasi akan

melakukan apapun untuk mencegah perubahan asumsi dasar. Setiap perubahan teknologi apapun

akan mengancam asumsi kultural yang sudah umum diterima pada organisasi. Namun demikian,

ada kalanya satu-satunya cara yang bijaksana bagi bagi perusahaan agar selangkah lebih maju

adalah dengan menerapkan teknologi baru yang secara langsung melawan kultur organisasi. Jika

ini terjadi, maka teknologi sering bertahan sementara kultur perlahan-lahan menyesuaikan.

1. Fitur-Fitur Khusus Organisasi Walaupun semua organisasi memiliki karakteristik yang umum, namun tidak ada dua

organisasi yang sama persis. Semua organisasi memiliki struktur, sasaran, konstituensi, gaya

kepemimpinan, tugas-tugas, dan lingkungan sekitar yang berbeda.

Tipe-tipe Organisasi Satu hal penting yang membedakan tiap organisasi adalah struktur atau bentuknya. Karakteristik

perbedaan struktur itu ada beragam cara. Mintzberg menggolongkan,lima bentuk dasar

organisasi.

23

Tipe

Organisasi Keterangan Contoh :

Struktur

Usahawan

Perusahaan kecil, baru mulai,

dalam lingkungan yang cepat

berubah. Ia memiliki struktur

sedehana dan dikelola

usahawan yang bertindak

sebagai direktur pelaksana

tunggal.

Bisnis kecil yang

baru mulai

Birokrasi

Mesin

Birokrasi besar yang ada

dilingkungan yang lambat

berubah, menghasilkan

barang-barang produksi

standar. Didominasi oleh tim

dan pengambilan keputusan

tersentralisasi.

Perusahaan

pabrikan berskala

menengah

Birokrasi

Divisional

Kombinasi dari beragam

birokrasi mesin, masing-

masing menghasilkan produk

dan layanan yang berbeda,

semua dikendalikan dari

kantor pusat.

General motor

yang memiliki

anak perusahaan

sejumlah 500

Birokrasi

Profesional

Organisasi berbasis

pengetahuan dimana bentuk

barang-barang produksi dan

jasa tergantng pada keahlian

dan pengetahuan para

profesional. Didominasi oleh

kepala departemen dengan

otoritas sentralisasi yang

lemah.

Perusahaan

Hukum, Sistem

sekolah

Adhokrasi

Organisasi ―satan tugas‖ yang

harus merespons lingkungan

yang berubah dengan pesat.

Terdiri dari sejumlah besar

kelompok spesialis yang

terorganisasi kedalam tim

multidispliner jangka pendek

dan memiliki kelemahan

manajemen pusat.

Perusahaan

konsultan seperti

Rand

Coorporation

6

Organisasi dan Lingkungan Organisasi terletak didalam lingkungan. Disana organisasi mengambil sumber-sumber dan

menyediakan barang-barang dan jasake lingkungan. Organisasi dan lingkungan memiliki

hubungan timbal balik. Pada satu sisi, organisasi terbuka dan tergantung pada lingkungan sosial

dan fisik disekitarnya. Tanpa sumber daya keuangan dan manusia, tidak mungkin ada organisasi.

Organisasi harus merespons legislatif dan aturan-aturan main yang dikeuarkan oleh

pemerintahan, termasuk segala aksi yang dilakukan pelanggan dan pesaing.

Disisi lain, organisasi yang berasal dari aliansi bisa mempengaruhi proses politik dan dan

penerimaan konsumen terhadap produk-produk mereka. Lingkungan biasanya berubah secara

lebih cepat dari pada organisasi. Alasan utama atas kegagalan organisasi adalah ketidakmampuan

untuk mengadaptasi perubahan lingkungan yang cepat dan kurangnya sumber daya .

Jadi secara garis besar . Fitur umum organisasi terdiri dari :

Struktur Formal

Prosedur Standar Pengoperasian (PSP)

Politik

Kultur

Konstituensi

Fungsi

Kepemimpinan

Tugas-tugas

Teknologi

Proses bisnis

Fitur khusus organisasi terdiri dari :

Tipe organisasi

Lingkungan

Tujuan

Kekuasaan

1. Perubahan Ssitem Informasi dalam Organisasi Sistem informasi mejadi alat integral, online, interaktif yang erat kaitannya dengan tiap menit

operasi dan pengambilan keputusan pada organisasi besar.

Infrastruktur Teknologi Informasi dan Layanan Teknologi Informasi Satu cara agar organisasi bisa mempengaruhi bagaimana teknologi informasi digunakan

adalah melalui keputusan-keputusan mengenai konfigurasi teknis dan organisasional dari sistem.

Cara lain organisasi mempengaruhi teknologi informasi adalah melalui keputusan-keputusan

mengenai siap yang akan mendesain, membangun, dan memelihara infrastruktur TI organisasi.

Keputusan-keputusan ini menentukan bagaimana layanan teknologi informasi di kirim. Unit atau

fungsi organisasi formal yang bertanggung jawab untuk layanan tenologi disebut departemen

sistem informasi. Departemen sistem informasi bertanggung jawab untuk memelihara perangkat

lunak, perangkat keras, penyimpanan data, dan jaringan yang menyusun infrastruktuk

perusahaan.

Departemen sistem informasi terdiri dari para ahli, seperti programer, analisis sistem,

pemimpin proyek, dan manajer sistem informasi. Programer adalah ahli teknis terlatih yang

membuat kode-kode instruksi perangkat lunak untuk komputer. Analis sistem bertugas

menyusun link-link utama antar kelompok sistem informasi dan kelompok-kelompok lainnya

dari organisasi. Merupakan tugas analis sistem untuk menerjemahkan masalah-masalah bisnis

dan persyaratannya untuk meenjadi prasyarat informasi dan sistem.

23

Manajer sistem informasi adalah pemimpin tim yang terdiri dari programer dan analis,

manajer proyek, manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, dan kepala kelompok sistem

kantor. Ia juga bertindak sebagai manajer untuk pengoperasian komputer dan staf pengetri data.

Juga para ahli luar, seperti penjual perangkat lunak dan konsultan sering berpartisipasi dalam

operasi harian dan perencanaan jangka panjang sistem informasi.

Dibanyak perusahaan, departemen sistem informasi dikepalai oleh seorang chief

information officer (CIO). Ia tergolong manajemen senior yang bertugas memperluas

pemanfaatan teknologi informas didalam perusahaan. End user adalah perwakilan diluar

kelompok sistem informasi sebagai objek sasaran pengembangan aplikasi. End user atau

pengguna akhir memainkan peran yang semakin besar dalam perancangan dan pengembangan

sistem informasi.

A. Dampak implementasi sistem informasi bagi organisasi :

- Dampak Ekonomi

Ukuran perusahaan biasanya berkembang untuk mengurangi biaya transaksi. Teknologi

informasi secara potensial mengurangi biaya pada ukuran tertentu, membuka kemungkinan

pertumbuhan pendapatan tanpa menambah ukuran, atau bahkan pertumbuhan pendapatan yang

disertai ukuran yang menyusut.

- Dampak Organisasi dan Perilaku

a) Teknologi Informasi atau TI meratakan organisasi, yaitu perataan hierarki dengan

memperluas distribusi informasi untuk memberikan kekuatan kepada karyawan tingkat

rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen

b) Organisasi pascaindustri, yaitu wewenang semakin bergantung kepada pengetahuan dan

kompetensi, dan tidak hanya pada posisi formal.

c) Memahami penolakan organisasi terhadap perubahan. Terdapat beberapa cara untuk

memvisualisasikan penolakan organisasi yang saling berhubungan untuk membawa

perubahan dengan mengubah teknologi, tugas, struktur, dan orang-orang secara

bersamaan.

Internet dan Organisasi

Internet meningkatkan aksesibiltas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan

untuk organisasi, dan untuk mengurangi biaya transaksi dan keagenan yang dihadapi kebanyakan

organisasi.

Implikasi Rancangan dan Pemahaman Sistem Informasi

Faktor organisasi utama yang harus dipertimbangkan saat merencanakan sistem baru adalah

sebagai berikut :

Lingkungan dimana organisasi berfungsi Struktur organisasi : hierarki, spesialisasi, rutinitas,

proses bisnis Budaya dan politik organisasi Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan Kelompok

kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem dan sikap dari karyawan yang akan

menggunakan system Jenis tugas, keputusan dan proses bisnis dimana sistem info dirancang

untuk membantunya.

Bagaimana Sistem Informasi Mempengaruhi Organisasi Dan Perusahaan Bisnis

Sistem informasi telah menjadi tak terpisahkan, online, alat-alat interaktif sangat terlibat di

menit-menit ke-operasi dan pengambilan keputusan organisasi besar.

8

Selama dekade terakhir, sistem informasi telah fundamental mengubah ekonomi organisasi dan

sangat meningkatkan kemungkinan untuk mengatur pekerjaan. Teori dan konsep dari ekonomi

dan sosiologi membantu kita memahami perubahan yang dibawa oleh TI.

Teori yang berbasis di sosiologi organisasi yang kompleks juga menyediakan beberapa

pemahaman tentang bagaimana dan mengapa perusahaan berubah dengan penerapan aplikasi TI

baru.

IT Meratakan Organisati :

Peneliti perilaku telah berteori bahwa teknologi informasi memfasilitasi perataan hierarki

dengan memperluas distribusi informasi untuk memberdayakan karyawan tingkat rendah dan

meningkatkan efisiensi manajemen (lihat Gambar 3-8). IT mendorong hak pengambilan

keputusan yang lebih rendah dalam organisasi karena karyawan tingkat bawah menerima

informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan tanpa pengawasan. Sistem

informasi dapat mengurangi jumlah tingkatan dalam suatu organisasi dengan menyediakan

manajer dengan informasi untuk mengawasi sejumlah besar pekerja dan dengan memberikan

lebih banyak otoritas pengambilan keputusan karyawan tingkat bawah.

Peran Sistem Informasi dalam perusahaan

Sistem informasi mempunyai 3 tugas utama dalam sebuah perusahaa, yaitu

1. Mendukung kegiatan-kegiatan usaha/operasional

2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen

3. Mendukung persaingan keuntungan strategis

Teknologi Informasi merupakan faktor yang sangat mendukung dalam penerapan sistem

informasi yang merupakan suatu solusi organisasi dan manajemen untuk memecahkan

permasalahan manajemen yang timbul. Menuju era globalisasi para pimpinan organisasi dalam

pengambilan keputusan (decision making) tertentu untuk pengembangan solusi yang baru

maupun perubahannya akan digantikan oleh peranan Sistem Informasi yang didukung oleh

Teknologi Informasi yang tepat guna. Salah satu modal yang harus ditingkatkan untuk

menghadapi hal tersebut adalah efektifitas pemanfaatan teknologi informasi.

Maka dapat disimpulkan bahwa untuk mempertahankan kelangsungan hidup suatu organisasi,

harus disadari bahwa lingkungan usaha akan selalu berubah, termasuk teknologi informasi yang

juga mengalami perkembangan. Kehadiran teknologi informasi memberikan manfaat bagi

perusahaan, seperti meringankan aktivitas bisnis yang kompleks serta menghasilkan informasi

yang dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji dalam rangka

perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan manajemen. Selain itu efisiensi operasi

perusahaan dan kinerja perusahaan juga dapat ditingkatkan. Akibatnya perusahaan dapat tetap

bertahan dalam era informasi serta mampu menghadapi persaingan pasar global. Selain

menghasilkan manfaat, perkembangan teknologi informasi juga dapat menimbulkan beberapa

dampak negatif bagi perusahaan, seperti tertutupnya kesempatan kerja, timbulnya resistance to

change serta timbulnya kejahatan-kejahatan teknologi informasi yang dapat merugikan

perusahaan.

23

B. Model rantai nilai guna membantu aktivitas bisnis dalam mengidentifikasi peluang

untuk aplikasi sistem informasi strategis :

Internet dan Organisasi

Internet, secara khusus World Wide Web, memiliki dampak yang penting bagi relasi

antara perusahaan dan entitas-entitas eksternalnya, bahkan antara perusahaan dengan proses

bisnis internalnya. Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi

dan pengetahuan untuk organisasi. Intinya, Internet mampu secara dramatis menekan biaya

transaksi dan agensi. Misalnya, perusahaan perantara dan bank di New York sekarang mampu

―mengirim‖ manual prsedur internalnya kepada karyawannya pada jarak yang jauh dengan

mempostingnya di website perusahaan, sehinggu menghemat biaya distribusi. Para tenaga penjua

bisa mengetaui informasi harga produk dengan cepat melalui web atau menerima instruksi dari

manajemen via e-mail.

Bisnis secara cepat membangun kembali sebagian proses bisnis intinya melalui teknologi

Internet dan menjadikan teknologi ini sebagai komponen pokok bagi infrastruktur teknologi

informasi (TI). Jika jaringan lebih dimanfaatkan secara efisien, hasilnya adalah proses bisnis

lebih mudah dilakukan, karyawan yang dibutuhan lebih sedikit, dan organisasi menjadi lebih

ramping daripada dimasa lalu.

Manajer, Pengambilan Keputusan, dan Sistem Informasi

Peran Manajer Dalam Organisasi

Manajer memainkan pran didalam organisasi.Tanggung jawabnya meliputi pengambilan

keputusan, membuat laporan, menghadiri pertemuan, mengatur perayaan-perayaan. Menuru

Henri Fayol fungsi klasik dari manajer yaitu perencanaan, pengorganisasian, koordinasi,

pengambilan keputusan, dan kontrol. Penjelasan aktivitas manajemen ini mendominasi

pemikiran mengenai manajemen dalam jangka waktu yang lama, dan sampai sekarang pun masih

tetap populer. Model behavioral menyatakan bahwa perilaku aktual manajer kurang sistematis,

lebih informal, kurang reflektif, lebih reaktif, lain dengan yang diindikasikan oleh model klasik.

Para peneliti mengetaui bahwa perilaku manajerial nyatanya memiliki 5 atribut yang

sangat berbeda dari deskripsi klasik: pertama, manajer menjalankan 600 aktivitas yang berbeda

tiap hari tanpa ada jeda. Kedua, aktivitas manajerial terfragmentasi, sebagian besar aktivtas

berlangsung selama kurang dari 9 menit, dan hanya 10 persen aktivitas berlangsung selama 1

jam. Ketiga, manajer lebih suka menerima infomasi dari spekulasi, anggapan orang lain, gosip

yang beredar, dan tak terencana sebelumnya. (informasi yang tercetak didalam kertas sering

dianggap ketinggalan zaman). Keempat, mereka lebih suka bentuk komunikaso secara oral

ketimbang tertulis karena lebih fleksibel, hanya memerlukan sedikit usaha. Dan lebih cepat

direspon. Kelima, manajer memberi prioritas utama untuk memelihara sekumpulan daftar kontak

personal yang beragam serta kompleks yang bertindak sebagai sistem informasi informal dan

membantu mereka untuk menjalankan agenda-agendanya dan sasaran jangka pendek dan jangka

panjang.

Dengan menganalisis perilaku manajer dari hari ke hari, Mintzberg menemukan bahwa ada

10 peran manajerial. Peran manajeria adalah akivitas yang harus dijalankan manajer didalam

sebuah organisasi. Mintzberg mengatakan peran-peran manajerial ini terbagi ke dalam 3 kategori

yaitu interpersonal, informational, dan decisional.

Peran interpersonal. Manajer bertindak sebagai figur kepala untuk organisasi sewaktu

merepresentasi perusahaannya kedunia luar dan menjalankan tugas-tugas simbolis seperti

memberi penghargaan kepada karyawan. Manajer bertindak sebagai pemimpin yang memotivasi,

memberi saran, dan mendukung bawahannya.

10

Manajer juga bertindak sebagai penghubung antara beragam level organisasi, didalam tiap level

ini, mereka menjadi penghubung antara para anggota tim manajemen.

Peran informational. Manajer bertindak sebagai pusat nadi organisasi, menerima

informasi yang paling up to date, konkrit dan mendistribusikannya kepada pihak-pihak terkait.

Manajer menjadi penyebar informasi dan pembicara untuk organisasinya.

Peran decisional. Manajer membuat keputusan. Mereka bertindak sebagai pengusaha dengan

menginisiasi tiap bentuk aktivitas baru, mereka menangani kesulitan-kesulitan yang muncul

diorganisasi, mereka mengalokasikan sumber-sumber kepada staf yang membutuhkan,

menegosiasikan konlik dan menjadi mediator antara kelompok-kelompok yang berkonflik

didalam organisasi.

Peran Perilaku Sistem Pendukung

Peran Interpersonal

Figur kepala——————————- Tidak ada

Pemimpin—————interpersonal– Tidak ada

Perantara———————————–

Sistem komunikasi

elektronik

Peran Informational

Pusat nadi———————————-

Sistem informasi

manajemen, SPP

Penyebar—————–Pemrosesan– Sistem kantor, surat

Pembicara—————–imformasi—

Kantor dan sistem

profesional,

work station

Peran decisional

Pemilik usaha————Pengambilan- Tidak ada

Pengendali kesulitan—-Keputusan— Tidak ada

Alokator sumber————————– Sistem SPK

Negosiator——————————— Tidak ada

Manajer dan Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan sering menjadi peran manajer yang sangat menantang. Sistem

informasi telah membantu manajer untuk mengkomunikasikan dan mendistribusikan informasi,

namun hanya memberi bantuan terbatas untuk pengambilan keputusan manajemen. Karena

pengambilan keputusan merupakan wilayah yang terutama dirancang untuk memperngaruhi

keseluruhan proses bisnis.

23

Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan strategis menentukan sasaran-sasaran jangka panjang, smber-

sumber, dan kebijakan organisasi. Pengambilan keputusan untuk kontrol manajemen secara

prinsip memberi perhatian pada bagaimana sumber-sumber digunakan secara efektif dan efisien,

dan bagaimana unit-unit operasional menjalankan tugasnya. Pengambilan keputusan kontrol

operasional menentukan bagaimana melaksanakan tugas-tugas khusus yang berasal dari

manajemen madya. Pengambilan keputusan level-pengetahuan berhubungan dengan

pengevaluasian gagasan-gagasan baru untuk menciptakan produk dan layanan, cara-cara untuk

mengkomunikasikan pengetahuan baru, dan cara-cara untuk mendistribusikan informasi

keseluruh organisasi.

Didalam tiap level pengambilan keputusan ini, para peneliti menggolongkan keputusan

menjadi keputusan terstruktur dan keputusan tidak testruktur. Keputusan tidak terstruktur adalah

keputusan-keputusan yang memerlukan evaluasi, pengertian, dan pertimbangan terhadap definisi

masalah. Tiap keputusan yang dihasilkan selalu baru, penting, dan besifat non-rutin, dan tidak

perlu kesepakatan prosedural dalam membuat (Corry dan Scott-Morton, 1971). Keputusan

terstruktur, kebalikannya, adalah keputusan-keputusan yang bersifat rutin dan berulang-ulang,

dan memerlukan prosedur baku untuk menanganinya supaya lebih praktis. Ada juga keputusan

yang bersifat semi terstruktur, yaitu hanya bagian tertentu dari masalah yang memiliki jawaban

yang jelas sesuai dengan prosedur tertentu, sedangkan bagian lainnya masih belum jelas

penyelesaiannya.

Tingkatan Pengambilan Keputusan

Proses pengambilan keputusan mengandung beberapa aktivitas yang saling berbeda. Simon

(1960) menggambarkan 4 tingkat dalam pengambilan keputusan yaitu kecerdasan, perancangan

atau desain, pilihan, dan penerapan. Kecerdasan terdiri dari pengidentifikasian dan pemahaman

masalah-masalah yang muncul didalam organisasi mengenai mengapa masalah itu muncul,

dimana, dan apa saja akibatnya. Sistem tradisional SIM yang menawarkan variasi rincian

informasi dapat membantu mengidentifikasikan masalah, khususnya jika sistem yang

bersangkutan memberi beberapa alternatif pemecahan masalah sebagai outputnya.

12

Selama melakukan perancangan atau desain solusi atas masalah individu merancang

kemungkinan solusi atas masalah. Sistem SPK yang sederhana ideal untuk tingkat pengambilan

keputusan ini karena mampu menjalankan model-model sederhana, bisa dikembangkan dengan

cepat, dan bisa dioperasikan dengan data yang terbatas.

Pilihan terdiri penentuan dari beraganm solusi alternatif. Di sisi para pengambil keputusan

memerlukan sistem SPK yang lebih kompleks untuk mengembangkan data ekstensif yang lebi

banyak pada beragam alternatif dan model-model kompleks atau atau alat bantu analisis data

untuk mengkakulasi semua eban, konsekuensi, dan peluang.

Selama melakukan implementasi, ketika keputusan dijalankan, manajer dapat menggunakan

sistem pelaporan yang bisa mengerjakan laporan-laporan rutin untuk kemajuan solusi tertentu.

Model-Model Pengambilan Keputusan

Ada beberapa model yang berusaha menggambarkan bagaimana orang-orang membuat

keputusan. Sebagian model ini fokus kepada pengambilan keputusan individual, sebagian lagi

fokus kepada pengambilan keputusan dalam kelompok.

Model-model pengambilan keputusan individual mengasumsikan bahwa manusia adalah

rasional. Model rasional dari perilaku manusia terbentuk berdasarkan gagasan bahwa orang-

orang menjalankan semacam kalkulasi pemaksimalan nilai, kalkulasi rasio, kalkulasi konsisten.

Menurut model ini, seorang individu mengidentifikasi sasaran, tujuan dan semua prioritas

tindakan alternatif berdasarkan kontribusinya terhadap sasaran tersebut, kemudian memilih satu

yang paling memberi kontribusi atas sasaran tujuan itu.

Kritik untuk model ini menunjukan bahwa nyatanya orang tidak bisa mengkhususkan

semua alternatif, dan sebagian besar individu tidak memiliki satu sasaran sehingga tidak mampu

menyusun semua prioritas alternatif dan konsekuensi. Sebagian besar keputusan bersifat

kompleks sehingga mengkalkulasi pilihan. (bahkan jika dilakukan dengan komputer) hampir

tidak dimungkinkan. Daripada mencari di semua alternatif, orang cenderung memilih alternatif

pertama yang tersedia yang membawanya kepada sasaran tersebut. Dalam mengambil kebijakan,

orang memili kebijakan yang hampir serupa dengan kebijakan yang diambil sebelumnya

(Lindbom, 1959). Akhirnya, sebagian ahli menganggap bahwa pengambilan keputusan

merupakan proses berkesinambungan dimana keputusan final selalu dimodifikasi.

23

Penelitia lain menyimpulkan bahwa manusia berbeda dalam hal bagaimana mereka

memaksimalkan nilai dan dalam hal rujukan yang digunakan untuk menginterpretasikan

informasi dan membuat pilihan. Tversky dan kahneman menunjukan bahwa manusia memiliki

prasangka-prasangka yang bisa mendistorsi pengambilan keputusan. Orang-orang bisa

termanipulasi utnuk memilih salah satu alternatif hanya dengan mengubah kerangka rujukannya.

Model kognitif menggambarkan disposisi kepribadian yang mendasar terhadap perlakuan

atas informasi, alternatif pilihan, dan evaluasi konsekuensi. Pembuat keputusan sistematis

mendekati permasalahan dengan cara menstrukturisasi masalah berdasarkan beberapa metode

formal. Mereka mengevaluasi dan mengumpulkan informasi berdasarkan metode terstrukturnya.

Para pembuat keputusan intuitif mendekati permasalahan dengan beragam metode, menggunaka

cara trial and error untuk mencari solusi. Tidak ada satupun metode yang lebih superior daripada

yang lainnya dan masing-masing metode bisa menguntungkan untuk situasi tertentu. Sementara

masalah terstruktur dengan pokok-pokok yang sudah jelas bisa ditangani dengan ―berfikir

dahulu‖ berdasarkan langkah-langkah logis, masalah lainnya memerlukan solusi kreatif yang

baru melalui intuisi atau mencoba beberapa bentuk tindakan tersebut sesuai sebagai solusi

(Mintzberg dan Westley, 2001).

Setiap pengambilan keputusan dilakukan oleh satu individu, tetapi oleh kelompok atau

organisasi keseluruhan. Pengambilan keputusan model organisasional memperhitungkan

karakteristik politik dan struktural dari organisasi. Model-model birokratik, politis, dan bahkan

model-model ―keranjang sampah‖ telah diajukan untuk menggambarkan bagaimana

pengambilan keputusan terjadi didalam organisasi.

Menurut pengambilan keputusan model birokratis tujuan terpenting organisasi adalanh

memelihara organisasi itu sendiri. Tujuan utama lainnya adalah merduksihal-hal lain yang

kurang diperlukan. Kebijakan cenderung meningkat dan hanya sedikit berbeda dari masa lalu.

Hal ini karena masuknya kebijakan radikal melibatkan sekian banyak hal yang kurang

diperlukan. Model ini menunjukan organisasi secara umum bukan sebagai ―pemilihan‖ atau

―keputusan‖ dalam arti rasional; tetapi menurut model-model birokratis, lebih kepada apapun

yang dilakukan organisasi merupakan hasil dari prosedur standar pengoperasian yang dijalankan

secara aktif.

Organisasi jagang mengubah prosedur standar karena memerlukan pula perubahan

personil dan menimbulkan risiko. Walaupun manajemen senior dan pemimpin diberi tugas untuk

memimpin organisasi, namun mereka secara eektif terperangkap oleh solusi standar organisasi.

Tentu saja sebagian organisasi melakukan perubahan, mereka menemukan cara-cara baru dalam

berperilaku, dan bisa dipimpin.Namun, semua perubahan itu membutuhkan waktu yang lama.

Dalam pengambilan keputusan model politis, yang dikerjakan oleh organisasi merupakan hasil

tawar-menawar politik antara para pemimpin dan kelompok-kelompok yang terlibat. Organisasi

tidak memiliki keputusan yang berasal dari ―pilihan‖ untuk memecahkan ―permasalahan‖.

Keputusan berasal dari kesepakatan atau kompromi yang menghasilkan konflik, munculnya

pengendali-pengendali utama, perbedaan minat, kekuatan yang berbeda, dan kebingungan

politik.

Teori pengambilan keputusan yang disebut model ―keranjang sampah‖, menyatakan bahwa

organisasi tidaklah rasional. Pengambilan keputusan bersifat insidental dan merupakan produk

dari aliran solusi, masalah, dan situasi yang digabungkan secara acak. Model ini bisa

menjelaskan mengapa organisasi kadang kala menerapkan solusi yang tidak sesuai untuk

masalah yang dihadapi.

14

Implikasi untuk Perancangan dan Pemahaman Sistem Informasi

Agar mampu memberikan manfaat, sistem informasi harus dibangun dengan suatu

pemahaman yang jelas atas organisasi tempat sistem itu diterapkan dan bagaimana sistem

informasi secara tepat memberi konstribusi untuk pengambilan keputusan manajerial.

Dalam pengalaman kami, faktor-faktor sentral pada organisasi yang perlu

dipertimbangkan dalam merencanakan sistem adalah :

Lingkungan dimana organisasi harus berfungsi Struktur organisasi : hierarki, spesialisasi, dan

prosedur standar pengoperasian Kultur dan politik organisasi Tipe organisasi dan gaya

kepemimpinannya Kelompok-kelompok utama terkait yang mempengaruhi sistem dan perilaku

para pekerja yang akan menggunakan sistem itu Jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis yang

akan dibantu oleh sistem informasi Sistem harus dibangun untuk mendukung pengambilan

keputusan kelompok dan organisasi.

Para perancang sistem informasi harus mendesain sistem yang memiliki karakteristik

berikut :

Fleksibel dan memberi banyak pilihan untuk menangani data dan mengevaluasi sistem

Mampu mendukung beragam gaya, keterampilan, dan pengetahuan juga mampu melacak banyak

alternatif dan konsekuensi Sensitif atau birokrasi organisasi dan ketentuan-ketentuan politik

Sistem Informasi dan Strategi Bisnis Tipe sistem informasi tertentu sangat penting bagi

kesejahteraan dan kelangsungan hidup jangka panjang suatu perusahaan. Sistem tersebut, yang

merupaka alat ampuh untuk tetap terdepan dalam persaingan, disebut sistem informasi srategis.

Apa yang Dimaksudkan dengan Sistem Informasi Strategi?

Sistem informasi stategis mengubah sasaran, pengoperasian, produk, jasa atau relasi

lingkungan organisasi untuk memperkuat posisi dalam persaingan dagang. Sistem yang mampu

memberi efek seperti ini mampu mengubah bisnis organisasi.

Sistem informasi strategis harus dibedakan dengan sistem level-strategis untuk manajr senior

yang fokus pada permasalahan pengambilan keputusan jangka panjang. Sistem informasi

strategis bisa digunakan disemua level pada satu organisasi, dengan jangkauan yang lebih luas

dan lebih dalam ketimbang sistem lainnya sebagaimana sudah dijelaskan. Sistem informasi

strategis secara intens mengubah cara suatu perusahaan menjalankan bisnisnya. Organisasi perlu

mengubah proses pengoperasian internal dan relasinya dengan pelanggan serta pemasok

sehingga memperoleh keuntungan dari teknologi sistem informasi yang baru.

Model-model tradisional sedang dimodifikasi untuk mengakomondasi dampak dari

perusahaan digital dan alur informasi yang baru. Sebelum lahirnya perusahaan digital, strategi

bisnis menekankan persaingan head to head terhadap perusahaan lainnya pada pasar yang sama.

Saat ini, penekanan tersebut semakin meningkat dalam hal eksplorasi, identifikasi, dan

penguasaan wilayah pasar; juga dalam hal pemahaman rantai nilai pelanggan secara lebih baik;

dan belajar lebih cepat dan mendalam ketimbang pesaing lain.

Umumnya tidak ada sistem strategis tunggal, namun ada sejumlah sistem yang beroperasi pada

beragam level dari strategi bisnis, perusahaan, dan industri. Untuk tiap level pada strategi bisnis,

terdapat pemanfaatan strategis dari sistem. Dan untuk tiap level strategi bisnis, terdapat model

yang sesuai yang digunakan untuk analisis.

Strategi Level-Bisnis dan Model Rantai Nilai

Pada level bisnis dari strategi, pertanyaan pokoknya adalah, ―Bagaimana kita berkompetisi

dalam pasar tertentu ini?‖ Yang menjadi obyek untuk pasar mungkin saja bolam lampu, televisi

kabel, atau perkakas bangunan.

23

Strategi yang paling umum untuk level ini adalah : (1) menjadi penghasil produk dengan biaya

yang rendah, (2) mendiferensiasikan produk dan jasa, dan atau (3) mengubah lingkup persaingan

baik dengan cara memperluas pasar sampai ke pasar global maupun dengan mempersempit

pasar-yaitu fokus hanya pada wilayah yang tidak terjangkau dengan baik oleh pesaing lain.

Perusahaan digital memberi kemampuan baru untuk mendukung level strategi dengan cara

mengelola rantai persediaan, membangun sistem ―nikmati dan beri tanggapan‖ bagi pelanggan.,

dan memanfaatkan fungsi web dalam melakukan distribusi produk-produk baru dan jasa ke

pasar.

Mendongkrak Teknologi dalam Rantai Nilai

Pada level bisnis, alat bantu analisis yang paling umum adalah analisis rantai nilai. Model rantai

nilai memberi pehatian pada aktivitas khusus dimanastrategi kompetitif bisa diterapkan dengan

paling baik (Porter, 1985) dan dimana sistem informasi paling memiliki dampak strategis. Model

rantai nilai mengidentifikasi poin-poin pengaruh yang khusus dan penting dimaa perusahaan

dapat memanfaatkan teknoligi informasi secara paling efektif untuk memperluas posisi

kompetitifnya. Tepatnya, dimanakah keuntungan terbesa dari sistem informasi strategis bisa

diperoleh –aktivitas khusus apa yang bisa digunakan untuk menciptakan produk dan jasa baru,

memperluas penetrasi pasar, mengikat pelanggan dan pemasok, dan menekan biaya oprasional?

Model ini memandang perusahaan sebagai rangkaian atau ―rantai‖ dari aktivitas dasar yang

menambah nilai bagi produk dan jasa perusahaan. Aktivitas ini bisa dikategorikan baik sebagai

aktivitas primer maupun aktivitas pendukung.

Aktivitas primer adalah aktivitas yang paling berhubungan secara langsng dengan produksi

dan distribusi produk dan jasa perusahaan, yang menciptakan nilai untuk pelanggan. Aktivitas

primer mencakup logistik inboud, pengoperasian, logistik outbound, penjualan dan pemasaran,

dan jasa. Logistik inbound meliputi penerimaan dan penyimpanan bahan-bahan material untk

produksi. Pengoperasian bertugas mentransformasi input-input menjadi produk jadi. Logistik

outbound meliputi penyimpanan dan pendistribusian produk jadi. Penjualan dan pemasaran

meliputi promosi dan penjualan produk-produk perusahaan. Aktivitas jasa meliputi pemeliharaan

dan perbaikan atas produk dan jasa perusahaan. Aktivitas pendukung memungkinkan proses

pengiriman barang pada aktivitas primer dapat dijalankan. Aktivitas pendukung terdiri dari

infrastruktur organissi (administrasi dan manajemen), sumber daya manusia (rekrutmen

karyawan, kontrak karyawan, dan pelatihan), teknologi (perbaikan dan proses produksi), dan

pengadaan (pembelian barang-barang sebagai input produksi).

Organisasi memiliki keunggulan kompetitif jika mampu menyediakan lebih banyak nilai kepada

pelanggannya, atau jika memberi nilai yang sama dengan harga yang lebih rendah. Sistem

informasi dapat memiliki dampak strategis jika ia mampu membantu perusahaan untuk

menyediakan produk dan jasa dengan harga lebih murah daripada pesaingnya tetapi memiliki

nilai yang lebih baik. Aktivitas yang memberi nilai kepada produk dan jasa tergantung pada fitur

dari setiap perusahaan tertentu.

Rantai nilai perusahaan bisa dihubungkan ke rantai nilai mitraya yang lain, termasuk

pemasok, distributor dan pelanggan. Perusahaan bisa mencapai keuntungan strategis dengan

memberi nilai, tidak hanya melalui proses rantai nilai internal, tetapi juga melalui hubungan erat

yang efisien dengan mitra nilai indurstrinya.

Jaringan yang beroperasi secara digitaldibanyak perusahaan independen bisa dimanfaatkan tidak

hanya untuk membeli barang-barang persediaan, tetapi juga untuk berkoordinasi dengan erat

mengenai produk. Teknologi internet memungkinkan perluasan rantai nilai sehingga bisa

mengikat semua pemasok, mitra bisnis da pelanggan dalam satu value web.

16

Value web merupakan kumpulan perusahaan independen yang menggunakan teknologi

internet untuk mengkoordinasi rantai nilai untuk secara kolektif menghasilkan produk atau jasa

bagi pasar. Value web lebih bersifat dikendalikan oleh konsumen dan berjalan secara kurang

linier daripada rantai nilai tradisional. Value web berfungsi seperti ekosistem bisnis yang

dinamis, mensinkronisasi proses bisnis dari pelanggan, pemasok, mitra dagang diantaara

beragam perusahaan didalam suatu industri atau bisnis terkait. Value web bersifat fleksibel dan

adaptif terhadap perubahan persediaan dan permintaan. Relasi bisa dibangun atau diputuskan

sebagai respons atau perubahan kondisi pasar. Perusahaan bisa memanfaatkan value web untuk

mempertahankan relasi dengan banyak pelanggan yang telah lama terjalin, atau untuk merespon

cepat transaksi pelanggan secara individual. Perusahaan bisa mempercepat waktu peluncuran

produk ke pasar dan ke pelanggan dengan mengoptimasi relasi value web dalam hal

pengambilan keputusan mengenai siapa yang bisa mengantarkan produk atau jasa yang

diperlukan dengan harga dan lokasi yang tepat.

Bisnis harus mengusahakan perkembangan sistem informasi strategis baik untuk

aktivitas rantai nilai inteernal maupun eksternalyang paling memberi nilai lebih. Rantai nilai dan

value web tidaklah statis. Dari waktu ke waktu keduanya selalu didesain kembali agar selalu

mengikui perubahan dalam lapangan persaingan (Fine dkk, 2002). Perusahaan perlu

mengorganisasi dan membentuk kembali sistemnya untuk membuka jalan bagi sumber-sumber

nilai yang baru.

Produk dan Jasa Sistem Informasi

Perusahaan bisa memanfaatkan sistem informasi untuk umenciptakan produk dan jasa

baru yang unik yang bisa dengan mudah dibedakan dari produk pesaingnya. Sistem informasi

strategis untuk diferensiasi produk dapat mencegah salah repons, yaitu seakan-akan perusahaan

yang memiliki produk dan jasa yang berbeda tidak perlu lagi dalam hal basis biaya.

Sebagian besar prouk dan jasa berbasis teknologi informasi ini diciptakan oleh institusi

finansial. City bank mengembangkan anjungan tunai mandiri (ATM) dan kartu debit di tahun

1977. City Bank pada satu waktu menjadi bank terbesar di Amerika Serikat. ATM City bank

sangat berhasil sehingga para pesainnya ikut-ikutan membuat juga sistem ATM mereka. City

Bank, Wells Pargo Bank dan yang lainnya terus berinovasi dalam memberi layanan online

elektronic banking sehingga pelanggan bisa melakukan sebagian besar transaksi perbankan

melalui komputernya dirumah yang terhubung jaringa internet.

Bank-bank tersebut, akhir-akhir ini telah meluncurkan kumpulan jasa rekening yang

memungkinkan pelanggan mengetahui semua rekeningnya, termasuk kartu kredit, deposito,

online travel reward,dan bahkan mengetahui semua rekening miliknya dibank lainnya, dari satu

sumber online. Sebagian perusahaan seperti Net Bank memanfaatkan web untuk menciptakan

virtual bank yang menawarkan layanan perbankan kompleks tanpa perlu ada cabang-cabang

bank secara fisik.

Sistem reservasi terkomputerisasi seperti perusahaan penerbangan Amerika SABRE pada

mulanya merupakan sistem tradisional yang melakukan diferensiasi produk untuk urusan jasa

penerbangan dan perjalanan. Kemudian, sistem tradisionalnya dikembangkan sehingga

pelanggan bisa memesan secara langsung trayek penerbangan, hotel, sewa mobil melalui web-

tidak perlu melalui agen-agen perjalananatau intermediari yang lain.

Sistem yang Fokus pada Ceruk Pasar

23

Bisnis dapat menciptakan ceruk pasar baru dengan cara mengidentifikasi target tertentu

atas produk atau jasa yang mampu menanggapi secara paling baik selera pelanggan. Melalui

diferensiasi terfokus, perusahaan dapat menciptakan produk dan jasa khusus bagi target pasar

ceruk ini secara lebih baik ketimbang pesaingnya.

Sistem informasi dapat memberi perusahaan keuntungan kompetitif dengan menyediakan

data untuk menyusun teknik pemasaran dan penjualan yang tepat. Sistem seperti ini

memperlakukan informasi yang ada sebagai sumber yang bisa ―ditambang‖ oleh perusahaan

untuk meningkatkan perusahaan untuk menganalisis dengan baik pola pembelian konsumen,

seleranya, dan pilihannya sehingga periklanan dan promosi pemasaran secara efisien mencapai

puncak pada target pasar yang lebih kecil.

Data berasal dari suatu sumber tertentu, misalnya transaksi kartu kredit, data demografis,

data pembelian dari menindaian barcode pada kounter di supermarket atau toko-toko retail, dan

data yang terkumpul sewaktu orang berinteraksi pada website. Perangkat lunak yang canggih

bisa menemukan pola dalam kumpulan besar data sepeti ini, kemudian menarik kesimpulan

berdasarkan pola-pola itu yang bisa membantu serta menuntun pengambilan keputusan. Analis

data seperti ini menampilkan model pemasaran one to one dimana pesan-pesan personal tercipta

berdasarkan pilihan-pilihan individual.

Biaya yang diperlukan untuk mendapatkan pelanggan baru diperkirakan lima kali dari

biaya untuk mempertahankan pelanggan yang sudah ada. Melalui pengujian secara teliti terhadap

transaksi pembelian dan aktivitas pelanggan, perusahaan dapat mengidentifikasi pelanggan mana

yang paling menguntungkan dan semakin banyak memenangkan bisnis mereka. Sejalan dengan

itu, perusahaan bisa menggunakan data-data tersebut untuk mengidentifikasi pelanggan yang

kurang menguntungkan. Perusahaan yang terampil memanfaatkan data pelanggan akan fokus

kepada identifikasi pelanggan mana yang paling berharga dan akan mengguaan data dari beagam

sumber untuk memahami kebutuan mereka (Reinartz dan Kumar, 2002; Davenport, Harris, dan

Kohli, 2001; Clemons dan Weber, 1994).

Manajemen Rantai Persediaan dan Sistem Respons Pelanggan Efisien

Perusahaan digital memiliki kemampuan mencakup wilayah sampai diluar sistem

strategi tradisional untuk memperoleh keuntungan dari link secara digital ke organisasi lainnya.

Strategi level bisnis yang ampuh yang tersedia pada perusahaan digital terdiri dari link-link

rantai ilai vendor dan pemasok ke rantai nilai perusahaan. Integrasi rantai nilai bisa dijalankan

lebih jauh lagi dengan menghubungkan rantai nilai pelanggan ke rantai nilai perusahaan melalui

sebuah ―sistem respons pelanggan efisien.‖ Perusahaan yang memanfaatkan sistem untuk

berhubungan dengan pelanggan dan pemasoknya bisa mereduksi biaya inventorinya sementara

merepons dengan cepat permintaan pelanggan.

Dengan menjaga agar tetap rendah dan rak-rak persediaan tetap terisi dengan

menggunakan sistem pengisian kembali inventori, Sistem manajemen rantai persediaan tidak

hana menekanbiaya inventori, namun juga dapat mengantarkan barang atau jasa dengan cepat

kepada pelanggan. Manajemen rantai persediaan dengan demikian bisa digunakan untuk

menciptakan sistem respons pelanggan yang efisien yang mampu menanggapi permintaan

pelanggan secara lebih efisien.Sistem respons pelanggan yang efisien secara langsung

menghubungkan kembali perilaku konsumen ke distribusi, produksi, dan rantai persediaan.

Kenyamanan dan kemudahan menggunakan sistem informasi telah meningkatkan biaya

penggantian (beban biaya yang dikeluarkan untuk beralih dari satu produk ke produk bersaing),

yang menyebabkan pelanggan enggan beralih ke pesaing. Membandingkan metode stockless

inventory dengan metode persediaan tepat waktu dan metode pengiriman tradisional. Pada

metode persediaan tepat waktu, pelanggan dimungkinkan untuk menekan inventorinya dengan

memesan hanya barang-barang yang diperlukan untuk beberapa hari, sedangkan metode

stockless inventory memungkinkan mereka untuk mengeliminir inventori secara keseluruhan.

18

Semua kewajiban inventori diserahkan kepada distributor, yang mengelola alur

persediaan. Metode stockless inventory merupakan alat yang ampuh untuk ―mengunci‖ paara

pelanggan, dengan demikian memberi keuntungan kompetitif kepada pemasok. Sistem informasi

juga bisa meningkatkan biaya penggantian dengan membuat layanan dukungan produk dan

interaksi lainnya dengan pelanggan secara lebih nyaman dan terpercaya (Vandenbosh dan

Dawar, 2002; Chen dan Hitt, 2002).

Manajemen rantai persediaan dan sistem respons pelanggan efisien merupakan dua

contoh bagaimana perusahaan digital bisa menjalankan strategi bisnis yang tidak terdapat di

perusahaan tradisional. Kedua model sistem itu memerlukan investasi infrastruktur teknologi

informasi berbasis jaringan dan perangkat lunak yang sesuai agar data konsumen dan persediaan

mengalir lancar antar beragam organisasi. Kedua model strategi itu memperluas efisiensi dari

perusahaan perseorangan dan ekonomi secara keseluruhan dengan cara mengarahkan visi ke

depan, yaitu ke sistem produksi berdasarkan permintaan, dan semakin melepaskan sistem

ekonomi tradisional berdasarkan informasi cepat pembelian pelanggan.

Strategi Level-Perusahaan dan Teknologi Informasi

Suatu perusahaan bisnis biasanya merupakan kumpulan bisnis. Perusahaan

terorganisasi secara finansial sebagai suat kumpulan unit bisnis strategis, dan keuntungan

perusahaan secara langsung terkait erat dengan kinerja unit bisnis strategis. Sistem informasi bisa

menjalankan kinerja keseluruhan dari unti bisnis ini berdasarkan sinergi dan kompetensi intinya.

Gagasan mengenai kendali sinergis adalah jika beberapa unti bisa digunakan sebagai input bagi

unit lainnya, atau dua organisasi meraup pasar dan keahlian, maka relasi ini dapat menekan biaya

dan menghasilkan keuntungan.

Memperluas Kompetensi Inti

Konsep kedua untuk strategi level-perusahaan adalah gagasan mengenai ―kompetensi

inti‖, alasannya adalah bahwa kinerja semua unit bisnis dapat meningkat sejauh unit bisnis

tersebut mengembangkan, atau menciptakan inti pusat kompetensi Kompetensi inti adalah

aktivitas yang menyebabkan perusahaan menjadi pemimpin kelas dunia. Kompetensi

menyebabkan perusahaan menjadi perancang komponen miniatur di dunia, atau layanan

pengiriman barang terbaik, atau pabrik membuat film terbaik. Singkatnya, kompetemsi inti

bersandar pada; pengetahuan yang dikembangkan bertahun-tahun, dan organisasi penelitian

terpercaya atau orang-orang yang mengikuti literatur dan pengetahuan baru lainnya.

Sistem informasi apapun yang melakukan sharing pengetahuan lintas unit bisnis bisa

memperluas kompetensi. Sistem seperti ini memperluas kompetensi dan membantu karyawan

untuk sadar akan munculnya pengetahuan-pengetahuan baru, juga membantu bisnis untuk

mempengaruhi kompetensi yang sudah ada kepada pasar terkait,

Strategi Level-Industri dan Sistem Informasi: Kekuatan-Kekuatan Kompetitif dan Perekonomian

Jaringan

Perusahaan terdiri dari industri, misalnya industi otomotif, telepon, pemancar televisi,

dan industri produk perhutanan, dan seterusnya. Pertanyaan strategis yang utama untuk level

analis ini adalah, ―Bagaimana dan bilamana kita harus berkompetisi dengan yang lainnya dalam

industri?‖ Oleh karena sebagian besar analis strategis menekankan persaingan, maka keuntungan

besar bila diperoleh dengan cara bekerja sama dengan perusahaan lain pada industri terkait.

Misalnya perusahaan bisa bekerja sama untuk mengembangkan standar baku industri di sejumlah

wilayah, mereka bisa bekerja sama membangun costumer awareness, dan secara kolektif dengan

pemasok untuk menekan biaya-biaya (Shapiro dan Varian, 1999). Tiga konsep utama analisis

strategi pada level industri adalah kemitraan informasi, model kekuatan kompetitif, dan

perekonomian jaringan.

23

Kemitraan Informasi

Perusahaan dapat membentuk kemintraan informasi dan bahkan menghubungkan satu

sama lain sistem informasinya utuk mencapai sinergi yang unik. Didalam kemitraan informasi,

kedua perusahaan yang saling bermitra bisa menggabungkan kekuatan dengan saling berbagi

informasi tanpa secara nyata/fisik bergabung (Konsynski dan MzFarlan, 1990).

Kemitraan seperti ini membantu perusahaan memperoleh akses untuk mendapatkan pelanggan

baru, menciptakan peluang-peluang baru untuk penjualan dan penargetan produk. Perusahaan

yang telah menjadi pesaing tradisional akan menemukan bahwa aliasi seperti itu sangat

menguntungkan kedua belah pihak.

Model Kekuatan Kompetitif

Menurut model kekuatan kompetitif yang dikemukakan oleh Porter, Seperti digambarkan

diatas, Perusahaaan menghadapi sejumlah ancaman dan peluang eksternal : ancaman dari

pemain-pemain baru dipasar, tekanan dari produk atau jasa subtitusi, kekuatan penalaran dari

para pelanggan, kekuatan penawaran dari para pemasok, dan posisi pesaing industri tradisional

(Poter, 1985).

Keuntungan kompetitif bisa diperoleh dengan memperluaskemampuan perusahaan untuk

berhadapan dengan pelanggan, pemasok, produk atau jasa subtitusi, dan pemain-pemain baru

dipasar, yang berpotensi mengubah keseimbangan kekuatan antara perusahaan dan pesaing

lainnya dalam industri terkait.

Suatu contoh kerja sama level-industri bisa ditemukan pada Covisint yang menciptakan pasar

elektronik dimana pabrik-pabrik besar pembuat komponen-komponen kendaraan ikut ambil

bagian didalamnya. Walaupun General Motor, Vord, dan DaimelerChrysler secara agresif

bersaing dalam hal desain , layanan, kualitas, dan harga, mereka bisa meningkatan produktivitas

industri dengan cara bekerja bersama menciptakan rantai persediaan terpadu. Hadirnya sistem

Covisint memungkinkan semua pemanufaktur dan pemasok untuk berdagang melalui satu situs

internet, pemanufaktur tidak perlu membangun sendiri pasar berbasis-web milik mereka.

Dalam era perusahaan digital, model kekuatan kompetitif perlu dimodifikasi. Model tradisional

Porter mengasumsikan lingkungan industri yang relatif statis, batasan-batasan industri relatif

terlihat secara jelas, dan kumpulan pemasok, pesaing dan pelanggan relatif stabil. Namun dewasa

ini perusahaan tidak lagi berpartisipasi dalam satu jenis industri. Sekarang mereka lebih ambil

bagian pada suatu ―Set Industry‖ atau kumpulan industri beragam yang saling berhubungan

sehingga dihadapkan pada beragam pilihan produk dan jasa (lihat gambar dibawah ini).

20

Namun demikian, model kekuatan kompetitif tetap merupakan model yang sah untuk

penganalisisan strategi, bahkan jika memperhitungkan dampak teknologi internet. Teknologi

internet telah mempengaruhi struktur industri dengan memberikan teknologi yang

mempermudah para pesaing untuk berkompetisi dalam hal harga dan para pemain baru pada

pasar. Keuntungan juga makin berkurang karena internet secara dramatis meningkatan informasi

yang tersedia bagi para pelanggan dalam hal perbandingan harga, dengan demikian

meningkatkan kekuatan penawaran mereka. Walaupun internet bisa memberikan keuntungan,

misalnya pengadaan saluran-sauran baru bagi pelanggan konsumen dan efisiensi pengoperasian

baru, namun perusahaan tidak bisa mendapatkan keuntungan kompetitif kecuali mereka

mengintegrasikan fungsi-fungsi internet ke dalam strategi dan operasional mereka

secara keseluruhan.Dalam era internet, kekuatan-kekuatan kompetitif tradisional masih tetap

bekerja, namun persaingan menjadi lebih intens (Porter, 2001).

Perekonomian Jaringan

Konsep strategis ketiga yang juga bermanfaat pada level-industri adalah perekonomian

jaringan. Dalam ekonomi tradisional-perekonomian pabrik dan pertanian-produksi mengalami

penurunan laba. Semakin banyak sumber yang digunakan untuk produksi, semakin rendah

perolehan keuntungannya, sampai tercapai satu titik dimana input-input tambahan tidak lagi

menghasilkan output tambahan. Ini adalah hukum penurunan laba, dan menjadi dasar bagi

sebagian besar perekonomian modern.

Dalam beberapa keadaan, hukum laba tidak berlaku . Misalnya, didalam suatu jaringan,

biaya yang dikeluarkan untuk menambah partisipan lainnya adalah nol, sebaliknya keuntungan

yang diperoleh bisa semakin besar. Semakin banyak jumlah pelanggan pada sistem telepon, atau

internet, semakin besar nilai bagi semua partisipan. Mengoperasikan stasiun pemancar televisi

dengan 1000 pelanggan ketimbang dengan 10 juta pelanggan, bukan lagi hal yang mahal untuk

dilakukan. Dan jumlah komunitas orang-orang yang tergabung semakin bertambah, sebaliknya

biaya penambahan anggota baru tidak diperlukan.

Dari perspektif perekonomian jaringan ini, teknologi informasi bisa berguna secara

strategis. Situs-situs internet dapat dimanfaatkan oleh perusahaan untuk membangun pelanggan

berpola ―komunitas pengguna‖ yang ingin berbagi pengalaman. Hal ini bisa menciptakan

loyalitas pelanggan dan kesenangan, da membangun ikatan unik dengan pelanggan. Ebay, situs

lelang online raksasa dan iVillage, komunitas online untuk wanita adalah contoh hal tersebut.

Kedua bisnis itu didasarkan pada jaringan dari jutaan pengguna dan kedua perusahaan

memanfaatkan web dan alat komunikasi internet untuk membangun komunitas.

23

Memanfaatkan Sistem Demi Keuntungan Kompetitif: Pokok-Pokok Manajemen

Sistem informasi strategis sering mengubah organisasi termasuk produk-produk, jasa,

prosedur pengoperasiannya, mengendalikan organisasi menuju ke pola-pola perilaku yang baru.

Pemanfaatan teknologi untuk mendapatkan keuntungan strategis memerlukan perencanaan dan

pengelolaan yang cermat. Manajer yang berminat dalam hal pemanfaatan sistem informasi untuk

mendapatkan keuntungan kompetitif perlu menjalankan analisis sistem strategis. Bagian Alat

Bantu Manajer diuraikan sejumlah pokok analisis tersebut.

Mengelola Peralihan Strategis

Pengadaptasian dari beragam sistem strategis yang diuraikan pada bab ini umumnya

memerlukan perubahan sasaran bisnis, relasi dengan pelanggan dan pemasok, operasi internal,

dan arsitektur informasi. Perubahan-perubahan sosio-teknis ini, yang mempengaruhi unsur-unsur

sosial dan teknis dari organisasi, bisa dianggap sebagai peralihan strategis-suatu perpindahan

antar level sistem sosio-teknis.

Perubahan-perubahan seperti ini sering mengaburkan batasan-batasan organisasi, baik

eksternal maupun internal. Pemasok dan pelanggan harus terhubung erat dan bisa berbagi

masing-masing kewajiban. Misalnya, dalam sistem inventori stockless dari Baxter diasumsikan

bahwa Baxter memiliki kewajiban untuk mengelola inventori pelanggan (Jonhston dan Vitale,

1988). Manajer perlu merencanakan proses bisnis baru untuk mengkoordinasi aktivitas

perusahaannya dengan pelanggan, pemasok, dan organisasi lainnya.

Teknologi informasi menyediakan alat bantu bagi para manajer untuk menyelesaikan baik peran

baru maupun peran tradisionalnya, memampukan manajer untuk memonitor, merencanakan, dan

memprediksi dengan lebih tepat dan cepat untuk merespons dengan cepat perubahan lingkungan

bisnis. Menemukan cara dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk mencapai keuntungan

kompetitif pada bisnis, perusahaan, dan level-industri merupakan tanggung jawab kunci bagi

manajemen. Sebagai tambahan untuk identifikasi proses bisnis, kompetensi inti, dan hubungan

dengan yang lain didalam industri yang dapat ditingkatkan dengan teknologi informasi, para

manajer harus mengawasi perubahan sosio –teknis yang dibutuhkan untuk menerapkan sistem

strategis.

Masing-masing organisasi mempunyai konstelasi untuk sistem informasi yang berasla

dari interaksinya dengan teknologi informasi. Teknologi informasi zaman ini dapat mendorong

ke arah efisiensi dan perubahan utama organisasi dengan mengurangi iaya-biaya agensi dan

biaya transaksi dan bisa juga menjadi sumber keuntungan kompetitif. Pengembangan sistem

strategis biasanya memerlukan perubahan luas di dalam struktur organisasi, kultur, dan proses

bisnis. Perubahan-perubahan tersebut sering menghadapi perlawanan.

Teknologi informasi menawarkan cara-cara baru untuk mengorganisasi kerja dan

menggunakan informasi yang dapat meningkatkan kekayaan serta mempertahankan

kelangsungan organisasi. Teknologi dapat digunakan untuk membedakan produk yang ada,

menciptakan produk dan jasa yang baru, memelihara kompetensi inti, dan mengurangi biaya

operasional. Pemilihan teknologi yang sesuai untuk strategi kompetitif perusahaan merupakan

keputusan kunci.

Bisnis bisa menggunakan sistem informasi strategis untuk memperkuat posisi di

antara para pesaing. Sistem seperti ini mengubah sasaran oranisasi , proses bisnis, produk, jasa,

atau relasi dengan lingkungan, sehingga membawa kepada bentuk-bentuk perilaku baru. Sistem

informasi bisa digunakan untuk mendukung strategi pada level bisnis, perusahaan, dan industri.

22

Pada strategi level bisnis, sistem informasi bisa digunakan untuk membantu perusahaan menjadi

produser barang berharga murah, membedakan produk dan jasa, atau melayani. Sistem infomasi

juga bisa digunakan utntuk ―mengunci‖ pelanggan dan pemasok menggunakan aplikasi

manajemen rantai persediaan. Analisis rantai nilai berguna pada level bisnis untuk

menggarisbawahi aktivitas tertentu dalam bisnis dimana sistem informasi memperoleh dampak

strategis.

Pada level perusahaan, sistem informasi bisa digunakan untuk memperoleh efisiensi

dengan cara mengikat semua pengoperasian unit bisnis sehingga bisa berfungsi secara

keseluruhan atau dengan cara menyediakan wadah untuk berbagi informasi pengeahuan lintas

bisnis. Pada level industri, sistem bisa memberi keuntungan kompetitif dengan cara

memfasilitasi kerja sama dengan perusahaan lainnya didalam indusri, menciptakan konsorsium

atau komunitas untuk berbagi informasi, tukar-menukar transaksi, atau mengkoordinasi aktivitas.

Moel kekuatan kompetitif, kemitraan informasi, dan perekonomian jaringan adalah konsep-

konsep yang berguna untuk mengidentifikasi peluang-peluan strategis bagi sistem pada level-

industri.

23

DAFTAR PUSTAKA

Hapzi Ali, 2017, Modul perkulihan Sistem Informasi dan Pengendalian Internal, Jakarta. Faishal,

Rahman, 2015, Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi:

https://artshouldeternity.wordpress.com/2012/04/19/pengaruh-teknologi-sistem-informasi-dalam-

organisasi/

www.google.com

http://apr1l-si.comuf.com/komponen.php

https://juansyah.wordpress.com/2013/03/31/pengertian-sistem-informasi

Laudon, Kenneth C; Jane P. Laudon.2005.Sistem Informasi Manajemen :

Mengelola Perusahaan Digital.Penerbit Andi : Yogyakarta

(http://dhanialfitra.wordpress.com/2009/06/17/sistem-informasi-organisasi-dan-strategi/

(http://agusfirnanda.blogspot.com/2011/10/bab-3-sistem-informasi-organisasi-dan.html