PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN KOPEGTEL YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh :

Danie Yanuar

07.02.6744

Kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2010

DESIGNING A SET OF SALARY SYSTEM FOR KOPEGTEL YOGYAKARTA STAFF

PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN KOPEGTEL YOGYAKARTA

Danie Yanuar

Jurusan Manajemen Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Yogyakarta Kopegtel payroll system is a combination of manual systems and

simple computer systems. This of storing data using Microsoft Excel because it does not

have the personnel database, which it slows down the process, inefficient and enlarge

human error.

Based on the background of these problems, then in the final preparation of the

design and payroll system using Visual Basic 6.0 as programming language and interface

design, and SQL Server as data storage.

Problem definition of this thesis is the only employee payroll and employee data.

Data collection methods used were direct surve Kopegtel Yogyakarta and literature.

Keyword : System, Payroll, Kopegtel Yogyakarta

1. Pendahuluan

Kehidupan manusia pada masa sekarang ini tidak terlepas dari informasi, apapun

profesinya, dan informasi senantiasa membuka hal – hal yang baru dan utama dalam era

globalisasi, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi merupakan suatu hal yang

sangat cepat perkembangannya dari tahun ke tahun. Teknologi komputer salah satunya,

memiliki banyak kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan serta efisiensi dalam

pengolahan data dibandingkan sistem manual. Pengolahan data menjadi informasi inilah

yang dijadikan sebagai salah satu kelebihan dari komputer.

Salah satu kebutuhan yang sangat besar dalam penyajian informasi sekarang ini

adalah kebutuhan akan sistem informasi yang sering dipakai oleh masyarakat umum,

perusahaan, dan instansi – instansi negara. Salah satu contohnya sistem penggajian

karyawan.

Dalam permasalahan ini sistem penggajian karyawan yang sebelumnya

menggunakan sistem manual dan sistem komputer sederhana, sehingga memperlambat

proses penggajian, tidak efisien dan memperbesar kesalahan manusia.

Dengan melihat keadaan ini, mendorong penulis untuk melakukan penelitian

tentang penggajian karyawan yang akan dilanjutkan untuk pembuatan tugas akhir yang

akan diberi judul ”Perancangan Sistem Penggajian Karyawan KOPEGTEL Yogyakarta”,

maka diharapkan dapat mempercepat dan melancarkan proses penggajian dengan

meminimalkan kesalahan yang ada.

2. Dasar Teori 2.1 Pengertian Sistem

Sistem dapat didefinisikan menjadi dua pendekatan, pendekatan pertama akan

lebih menekankan pada pendekatan prosedur dan pendekatan kedua menekankan

pada komponen. Menurut Jerri Fitz Gerald, pendekatan yang menekankan pada

prosedur yaitu:

“Suatu sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.1

Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen yaitu:

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai

suatu tujuan tertentu”.2

1 Jogiyanto HM.Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (Yogyakarta.Andy Offset.1990). 1-2. 2 Ibid.

Sistem dalam manajemen sering diartikan sebagai kumpulan elemen-elemen

yang saling berinteraksi dan bertanggung jawab mentransformasi atau memproses

masukan untuk menghasilkan suatu keluaran yang dapat digunakan dalam

mengambil keputusan oleh seorang manager atau lembaga, sehingga keputusan

yang diambil tersebut merupakan keputusan yang dapat dipertanggung jawabkan

kebaikan maupun keburukan dan diharapkan keputusan tersebut memberi nilai bagi

pengguna.

2.2 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah agar menjadi lebih bermanfaat bagi

pemakainya, khususnya dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.

Komponen terpenting dalam informasi adalah data, antara data dan informasi

memiliki perbedaan, data belum memiliki suatu nilai, sedangkan informasi sudah

memiliki nilai, sedangkan nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat

dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif

dibandingkan dengan biaya pendapatannya

2.3 Pengertian Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam

pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem atau disebut

processing system. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.Laitch dan k.Roscoe

Davis sebagai berikut :

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari statu organisasi dan menyediakan pihak

luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.3

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam

organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua

tingkatan manajemen. Menurut Barry E.Cushing sistem informasi manajemen yaitu :

“Kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam statu organisasi,

bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan

3 Jogiyanto HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (Yogyakarta.Andy Offset.1990). 11.

informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan

perencanaan dan pengolahan”.4

2.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Penggajian Pembayaran atas jasa kerja pegawai dibagi menjadi dua golongan yaitu gaji dan

upah. Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang diberikan kepada

pegawai yang dilakukan setiap bulan , sedangkan upah merupakan imbalan yang

diterima pekerja atas jasa yang diberikannya dalam proses memproduksi barang

atau jasa di perusahaan. Dengan demikian pengusaha dan pekerja mempunyai

kepentingan langsung mengenai sistem dan kondisi pengupahan disetiap

perusahaan.

2.6 Konsep Basis Data Database didefinisikan sebagai suatu kumpulan file-file yang saling berelasi

sehingga membentuk suatu bangunan data. Relasi tersebut ditunjukkan dengan key

kunci dari tiap file yang ada. Dalam suatu file terdapat record-record sejenis, besar

dan bentuk merupakan kumpulan entity yang seragam. Satu record terdiri dari field-

field yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu

pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. Isi field merupakan judul

dari kelompok entity tersebut.

2.7 Visual Basic Microsoft visual basic 6.0 merupakan bahasa pemograman yang cukup populer

dan mudah untuk dipelajari. Anda dapat membuat laporan dengan aplikasi GUI

(Graphical user Interface) atau program yang memungkinkan pemakai komputer

berkomunikasi dengan komputer tersebut dengan menggunakan modus grafik atau

gambar.

Microsoft visual basic 6.0 menyediakan fasilitas-fasilitas yang memungkinkan

untuk menyusun sebuah program dengan memasang obyek-obyek grafis dalam

sebuah form. Microsoft visual basic 6.0 berawal dari bahasa pemograman basic,

karena bahasa basic cukup mudah dipelajari dan populer maka hampir setiap

programmer menguasai ini.

2.8 Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server adalah produk aplikasi database yang dikeluarkan oleh

Microsoft. SQL Server dapat digunakan pada pembuatan aplikasi kecil sampai

dengan aplikasi yang besar sekalipun.

4 Jogiyanto HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (Yogyakarta.Andy Offset.1990). 14.

3. Gambaran Umum Objek Penelitian

Kopegtel Yogyakarta adalah sebuah badan hukum berbentuk koperasi yang

beranggotakan pegawai aktif dan pensiunan PT.Telkom Datel Yogyakarta yang terdaftar

sebagai anggota. KOPEGTEL Yogyakarta dibentuk berdasarkan rapat pembentukan

pada tanggal 21 Maret 1984 dan kemudian didaftarkan di Kanwil Departemen Koperasi

D.I Yogyakarta pada tanggal 5 Mei 1984 dengan mendapat ijin pengesahan Badan

Hukum Nomor : 1329/BH/XI. Pada saat pendirian perkumpulan ini bernama Koperasi

Negeri Kantor Daerah Telepon dan Transmisi Yogyakarta disingkat KPN “Kopegtel”, yang

beralamat di Jl Yos Sudarso No. 9 Gondokusuman Yogyakarta.

4. Pembahasan 4.1 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dilakukan untuk memberikan gambaran umum kepada

pengguna mengenai rancangan dari sistem baru yang diusulkan kepada perusahaan.

Dengan tujuan agar perusahaan mendapatkan gambaran yang jelas mengenai

sistem yang akan dibuat. Rancangan ini berupa komponen-komponen yang terkait

dalam sistem. Rancangan sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :

4.1.1 Flowchart

Buat lapora

Buat lapora

Buat lapora

Laporan

Laporan

Laporan

Laporan

Buat lapora

jab pega tunjan poto gajiu

Pengolahan

Pengolahan

Pengolahan

Pengolahan

Pengolahan

Jaba Pega Tunja Poto pengg

Data jabat

Data pega

Data tunja

Data poto

Data gaji

Unit

Pengolaha

Dat

4.1.2 Data Flow Diagram

data unit data jabatan data pegawai data tunjangan data potongan data gaji unit jabatan pegawai tunjangan potongan gaji data unit data jabatan data pegawai data tunjangan data potongan data gaji lap.gaji lap. pegawai lap. Tunjangan lap.potongan slip gaji

Pimpinan Pegawai

Buat laporan pegawai

Buat lap.tunjanagn

Buat lap.potongan

Buat laporan gaji

Pengolh data ajabatan

Pengolh data pegawai

Pengolh data tunjang

Pengol data potong

Pengol data gaji

Pengolh data unit

Admin

4.2 Perancangan Database

Potongan

Kd_pot *

NIK **

Pot_jamsostek

Pot_uang

Pot_barang

Pot_motor

Pot_BRI

Karyawan NIK *

Kd_unit **

Kd_jab **

Nama

Tmp_lahir

Tgl_lahir

Alamat

Gender

Gol_darah

Agama

Pendidikan

Status

Jml_anak

No_jamsos

Tunjangan Kd_tunj *

NIK **

Tunj_person

Tunj_position

Tunj_performa

ncy

Tunj_pulsa

Tunj_pendidik

an

Tunj_cuti

Tunj kelahiran

Gaji

Kd_gaji *

Tanggal

NIK **

Hari_krj

Hadir

Kd_tunj **

Gaji_kot

Kd_pot **

Pajak

Jabatan

Kd_jab *

Jabatan

Unit

Kd_unit *

Unit krj

4.3 Manual Program

4.3.1 Menu Utama

4.3.2 Form Data Unit

4.3.3 Form Data Jabatan

4.3.4 Form Data Karyawan

4.3.5 Form Data Tunjangan

4.3.6 Form Data Potongan

4.3.7 Form Gaji

4.3.8 Laporan Rekap Karyawan

4.3.9 Laporan Slip Gaji

4.3.10 Laporan Rekap Gaji

PENUTUP

4.4 Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan dapat dilihat bahwa penggolahan data untuk

menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan sistem manual

sangat tidak efektif dan efisien.

Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya

dengan software aplikasi Visual Basic 6.0 dapat menghasilkan informasi yang

berkualitas dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Karena

sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan terutama dalam hal

pengolahan data

4.5 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas dan pertimbangan bagi Kopegtel Yogyakarta

dalam pengolahan data penggajian maka penulis menyarankan hal-hal sebagai

berikut :

a. Untuk menghindari kesalahan dan kurang efektifnya penanganan data

yang ada, selayaknya pengolahan data penggajian di Kopegtel Yogyakarta

dirubah sebagaimana pada pengolahan data yang diusulkan oleh penulis.

b. Memudahkan bagian keuangan dalam membuat laporan.

Daftar Pustaka Arief, M. Rudyanto. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL, PT Elex

Media Komputindo. Jakarta. 2006.

Hm,Jogiyanto. Analisis Dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstuktur Teori Dan

Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset. Yogyakarta. 1990.

Kusrini dan Koniyo, Andri. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi

dengan Visual Basic dan SQL Server, Andi Offset. Yogyakarta. 2007.

Sunyoto, Andi. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Andi

Offset. Yogyakarta. 2007.

Utami, Ema dan Sukrisno. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database

dengan SQL Server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic, Andi. Yogyakarta.

2005.