Penerapan Teknologi Workflow Pada Sistem Penerbitan Surat...

Penerapan Teknologi Workflow

Pada Sistem Penerbitan Surat Keputusan

Pengangkatan Pegawai UKSW

Artikel Ilmiah

Peneliti :

Agus Wuryanto (672008200)

Kristoko Dwi Hartomo, M.Kom.

Magdalena A. Ineke Pakereng, M.Kom.

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

Desember 2014

i




Artikel Ilmiah

Diajukan kepada


Untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer

Peneliti :

Agus Wuryanto (672008200)

Kristoko Dwi Hartomo, M.Kom.

Magdalena A. Ineke Pakereng, M.Kom.

Program Studi Teknik Informatika



Salatiga

Desember 2014

vi




1)

Agus Wuryanto 2)

Kristoko Dwi Hartomo 3)

Magdalena A. Ineke Pakereng Fakultas Teknologi Informasi


Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia

Email: 1)

[email protected],2)

[email protected], 3)

[email protected]

Abstract Satya Wacana Christian University (SWCU) Human Resource Departement

when published the issuance of Decree Hiring still use manual way, namely by doing the

writing of the decree every time company need to use Microsoft Word, this is problematic

in terms of delay in making the Decree Hiring, so will impact on Payroll System for the

employee. Based on that, we need a system that can assist in the process of making the

Decree Hiring automatically and informative. System generated in this study, was built

using existing workflow technology on Microsoft Sharepoint 2010. The results of the

study conducted shows that the workflow technology, the resulting system can display

information quickly with the notification received by the user

Keywords: Issuance of Decision Systems, Microsoft Sharepoint 2010, Workflow

Technology

Abstrak Personalia Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) dalam penerbitan Surat

Keputusan Pengangkatan Pegawai masih menggunakan cara manual, yaitu dengan

melakukan penulisan Surat Keputusan tersebut setiap waktu dibutuhkan, dengan

menggunakan Microsoft Word. Hal ini menimbulkan masalah dalam hal keterlambatan

pada proses pembuatan Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai sehingga berdampak

pada Sistem Penggajian bagi pegawai yang bersangkutan. Berdasarkan hal tersebut,

dibutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu dalam proses pembuatan Surat

Keputusan Pengangkatan Pegawai secara otomatis dan informatif. Sistem yang dihasilkan

dalam penelitian ini, dibangun dengan menggunakan teknologi workflow yang terdapat

pada Microsoft Sharepoint 2010. Hasil dari penelitian yang dilakukan menunjukkan

bahwa dengan teknologi workflow, sistem yang dihasilkan dapat menampilkan informasi

secara cepat melalui notifikasi yang dikirimkan pada user.

Kata Kunci: Sistem Penerbitan Surat Keputusan, Microsoft Sharepoint 2010, Teknologi

Workflow

1)

Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas

Kristen Satya Wacana 2)

Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana 3)

Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana

mailto:[email protected],2)[email protected]

mailto:[email protected]

1

1. Pendahuluan

Teknologi yang berkembang di era sekarang ini menuntut setiap orang untuk

selalu mengikutinya, sehingga tidak ketinggalan jaman. Begitu juga dalam

perkembangannya, Universitas Kristen Satya Wacana sebagai lembaga perguruan

tinggi swasta terkemuka di Jawa Tengah selalu meningkatkan teknologi yang

digunakan dalam menjalankan proses belajar mengajar termasuk dalam sistem

administrasi personalianya.

Proses penerbitan Surat Keputusan (SK) Pengangkatan Pegawai di UKSW,

pada saat ini masih menggunakan cara manual yang dibuat oleh staff personalia,

dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word, sehingga data SK yang ada masih

berada di komputer masing-masing pembuat SK tersebut, dalam arti bahwa data

SK tersebut belum terpusat. Pada prakteknya, pembuatan SK Pengangkatan

Pegawai ini masih menunggu usulan dari unit kerja masing-masing, dan

menunggu persetujuan dari Kepala Unit, Pembantu Rektor, Rektor dan Ketua

YPTKSW, sehingga hal ini membutuhkan waktu yang panjang dalam penerbitan

SK tersebut. Karena waktu yang lama dalam proses penerbitan SK maka

berdampak pula pada terlambatnya penggajian bagi pegawai yang bersangkutan.

Berdasarkan masalah tersebut, diperlukan sistem yang berbasis web, yang dapat

membantu proses pembuatan penerbitan SK Pengangkatan Pegawai, yang dimulai

dari usulan melalui unit, persetujuan kepala unit, wakil rektor, rektor, persetujuan

Ketua Yayasan Perguruan Tinggi UKSW, yang dibangun dengan menggunakan

teknologi Workflow.

Sistem informasi dalam penelitian ini dikembangkan dengan menggunakan

teknologi Workflow [1]. Penerapan teknologi workflow dalam sistem informasi

menyebabkan setiap user dan stake holder dapat memantau proses usulan

pengangkatan kepegawaiannya, karena dalam teknologi ini memungkinkan setiap

aktifitas usulan, persetujuan dan penerbitan SK dapat dipantau oleh user yang

terkait dengan sistem ini.

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dilakukan penelitian yang

membahas tentang “Penerapan Teknologi Workflow Pada Sistem Penerbitan Surat

Keputusan Pengangkatan Pegawai UKSW”, yang bertujuan menghasilkan sistem

informasi yang cepat dan informatif, dan diharapkan dapat membantu bagian

Personalia dalam melakukan proses penerbitan SK Pengangkatan Pegawai

UKSW.

2. Tinjauan Pustaka

Pada penelitian terdahulu yang dikembangkan oleh Abdullah (2001)

tentang Sistem Edaran Surat Online berbasis web menggunakan bahasa

pemrograman PHP, penelitian tersebut menghasilkan sistem informasi yang

menekankan pendistribusian surat edaran secara online [3], dan juga penelitian

Pengembangan Sistem Alur Kerja Dokumen (Workflow) Prosedur Pengajuan

Proposal Skripsi Dengan Alfresco Enterprise Content Managemen (ECM) (Studi

Kasus : Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta, yang menghasilkan

2

sistem informasi dengan sistem alur kerja (workflow) yang diterapkan pada proses

pengajuan proposal skripsi [4].

Berdasarkan penelitian-penelitian yang telah dilakukan mengenai sistem

informasi, dan pengunaan teknologi workflow, maka dilakukan penelitian yang

membahas tentang sistem informasi penerbitan SK pengangkatan pegawai

UKSW, dengan menggunakan Teknologi Workflow. Sistem informasi penerbitan

SK pengangkatan pegawai UKSW dikembangkan dalam bentuk website dengan

memanfaatkan teknologi Workflow yang terdapat pada Microsoft Sharepoint 2010

dengan bahasa pemrograman ASP.Net [5] , dengan tujuan menghasilkan sistem

informasi yang cepat dan informatif, dan diharapkan dapat membantu bagian

Personalia dalam melakukan proses penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan

Pegawai UKSW. Sistem yang dihasilkan juga memberikan kemudahan akses bagi

user terkait, karena data yang diolah terpusat, dan tidak perlu dilakukan proses

instalasi pada komputer user. Penelitian ini diimplementasikan pada Bagian

Personalia di Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.

Penelitian yang dilakukan membahas tentang sistem penerbitan Surat

Keputusan Pengangkatan Pegawai. Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai

adalah suatu surat keputusan dari pihak yang berwenang menerbitkannya, untuk

keperluan legalitas hukum atas diangkatnya seorang pegawai dalam suatu badan

usaha.

Sistem yang dihasilkan dalam penelitian ini, dibangun dengan

memanfaatkan teknologi Workflow pada Microsoft Sharepoint 2010 [1]. Workflow

merupakan sebuah proses kerja dalam suatu aktifitas. Teknologi Workflow

digunakan untuk menjalankan suatu proses bisnis secara elektronik, dimana di

dalamnya terdapat proses/fungsi yang menjalankan tugas-tugas ke bagian terkait

untuk dikerjakan [2]. Teknologi Workflow adalah salah satu teknologi yang ada

pada fitur Microsoft Sharepoint yang berguna untuk memberikan dokumentasi

alur kerja dan dapat memberikan notifikasi kepada user melalui proses kerja yang

sedang berjalan pada sebuah aplikasi di dalam lingkungan kerja Microsoft

Sharepoint. Keunggulan teknologi Workflow ini adalah: 1) Dapat

mendokumentasikan proses kerja yang sedang berjalan pada suatu proses kerja

dalam sebuah aplikasi; 2) Memudahkan pihak-pihak terkait dalam menelusuri

proses kerja dalam sebuah aplikasi; dan 3) Mudah dipelajari. Workflow dalam

Microsoft Sharepoint mudah untuk dipahami dan diimplementasikan.

Faktor keamanan sistem ini menggunakan sistem login ke dalam sistem

dengan lebih dahulu mendaftarkan user ke dalam server Active Directory yang

kemudian didaftarkan juga melalui sistem yang ada pada Microsoft Sharepoint

2010. Pada segi keamanan, database user tersimpan di dalam server active

directory yang terpisah yang kemudian akan disinkronisasikan dengan fitur

keamanan yang terdapat pada Microsoft Sharepoint 2010.

3

Gambar 1 Workflow Dalam Microsoft Sharepoint

Gambar 1 menunjukkan alur kerja suatu proses persetujuan dokumen di

mana dimulai dengan permohonan persetujuan, apabila dokumen disetujui maka

sistem akan melakukan pemberitahuan melalui email bahwa dokumen disetujui

dan sebaliknya bila dokumen ditolak maka sistem akan memberikan

pemberitahuan melalui email kalau dokumen ditolak.

3. Metode dan Perancangan Sistem

Penelitian yang dilakukan, diselesaikan melalui tahapan penelitian yang

terbagi dalam empat tahapan, yaitu: (1) Analisis kebutuhan dan pengumpulan

data; (2) Perancangan sistem, meliputi perancangan proses menggunakan diagram

UML, dan perancangan teknologi workflow dalam sistem; (3) Implementasi

Sistem; dan (4) Pengujian sistem, dan analisis hasil pengujian.

Gambar 2 Tahapan Penelitian Tahapan penelitian pada Gambar 2, dijelaskan sebagai berikut. Tahap

pertama: analisis kebutuhan dan pengumpulan data dilakukan dengan observasi

4

dan wawancara. Kebutuhan sistem didefinisikan sebagai berikut: (1)

Dibutuhkannya sebuah sistem untuk melakukan permohonan usulan

pengangkatan calon pegawai menjadi pegawai UKSW yang digunakan secara

online oleh unit; (2) Dibutuhkannya sebuah sistem untuk melakukan permohonan

pengangkatan pegawai UKSW menjadi Pegawai Yayasan Perguruan Tinggi

UKSW yang digunakan secara online oleh unit; (3) Dibutuhkannya sistem yang

dapat melakukan persetujuan usulan pengangkatan pegawai baik calon pegawai

ataupun pegawai yayasan yang digunakan secara online oleh Kepala Unit,

Pembantu Rektor, Rektor, dan Ketua Yayasan; (4) Dibutuhkannya sistem yang

dapat menampilkan progress proses usulan pengangkatan pegawai; (5)

Dibutuhkannya sistem yang dapat memberikan notifikasi kepada pihak terkait

dengan penerbitan surat keputusan pengangkatan pegawai; (6) Dibutuhkannya SK

Pengangkatan Pegawai yang dikeluarkan secara otomatis sebagai hasil akhir

output dari sistem. Berdasarkan hasil observasi tersebut, maka dihasilkan

gambaran proses bisnis penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW.

Gambar 3 Proses Bisnis Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW

Gambar 3 menunjukkan bahwa proses penerbitan SK pengangkatan

pegawai UKSW dimulai dari usulan unit/fakultas yang kemudian disetujui oleh

kepala unit/fakultas, usulan tersebut kemudian dibawa ke dalam rapat pimpinan

UKSW untuk kemudian dilakukan persetujuan oleh Pembantu Rektor 1, jika

usulan tersebut untuk pegawai akademik, dan dilakukan persetujuan oleh

Pembantu Rektor 2, jika usulan tersebut untuk pegawai non akademik. Apabila

persetujuan dinyatakan disetujui maka Rektor melakukan persetujuan untuk

kemudian diterbitkannya SK pengangkatan pegawai oleh personalia UKSW.

Berdasarkan proses bisnis sistem sebelumnya pada Gambar 3, dapat dilihat

adanya kelemahan pada sistem yang lama, dimana proses penerbitan SK

pengangkatan pegawai dilakukan secara manual dengan mengirimkan surat usulan

tersebut ke setiap pejabat dengan menunggu surat balasan dari hasil usulan

tersebut, hal ini menyebabkan adanya keterlambatan dalam proses penerbitan SK

pengangkatan pegawai.

5

Untuk mengatasi kelemahan yang terjadi dalam sistem yang sudah ada,

maka dirancang proses yang dapat mengakomodasi keperluan dan meminimalisasi

waktu proses penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW.

Gambar 4 Proses Bisnis Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW

Dengan Teknologi Workflow

Gambar 4 menunjukkan proses bisnis penerbitan SK pengangkatan

pegawai UKSW dengan teknologi workflow, dijelaskan sebagai berikut. Proses

dimulai dari usulan Unit/Fakultas melalui sistem berbasis web, setelah usulan

dilakukan maka sistem akan memberikan peringatan melalui email ke Kepala

Unit/Fakultas untuk melakukan validasi persetujuan penerbitan SK pengangkatan

pegawai. Setelah Kepala Unit/Fakultas melakukan validasi persetujuan maka

secara otomatis sistem akan memberikan peringatan melalui email ke Pembantu

Rektor 1 untuk jenis pegawai akademik, dan memberikan peringatan melalui

email ke Pembantu Rektor 2 untuk jenis pegawai non akademik. Setelah

Pembantu Rektor 1 atau Pembantu Rektor 2 mendapatkan peringatan usulan

penerbitan SK, maka diadakan Rapat Pimpinan untuk menentukan persetujuan

penerbitan SK pengangkatan pegawai. Berdasarkan hasil rapat pimpinan maka

dilakukan validasi persetujuan oleh Pembantu Rektor 1 dan Pembantu Rektor 2,

setelah validasi dilakukan maka sistem akan memberikan peringatan melalui

email ke Rektor, setelah itu Rektor akan melakukan validasi persetujuan

penerbitan surat keputusan dan sistem akan memberikan peringatan melalui email

ke personalia untuk dilakukan penerbitan surat keputusan pengangkatan pegawai.

Berdasarkan hasil analisis dan observasi tersebut, maka perlu adanya

database yang menampung semua informasi tersebut. Tahap kedua: merancang

proses dengan menggunakan diagram UML, dan merancang alur kerja sistem

menggunakan teknologi workflow. Pada tahap ini sistem dikembangkan dalam

bentuk web, dengan memanfaatkan teknologi ASP.Net dan Workflow Microsoft

Sharepoint 2010; Tahap ketiga: yaitu mengimplementasikan hasil perancangan

aplikasi; Tahap keempat : yaitu menguji sistem dengan menggunakan blackbox

testing serta user acceptance testing (UAT).

Perancangan proses dalam sistem penerbitan SK pengangkatan pegawai

UKSW yang dibangun, dilakukan menggunakan diagram UML, yaitu use case

diagram, activity diagram, sequence diagram, class diagram, dan deployment

diagram.

6

Gambar 5 Use Case Diagram Sistem

Gambar 5 menunjukkan use case diagram sistem, yang terdiri dari 7 aktor

yaitu Staff Unit, Kepala Unit, Pembantu Rektor 1, Pembantu Rektor 2, Rektor,

Ketua Yayasan dan Staff Personalia. Staff Unit memiliki peran dalam melakukan

input data pegawai baru, melakukan usulan pengangkatan pegawai, dan melihat

progress status usulan SK. Kepala Unit memiliki peran untuk melakukan validasi

persetujuan pengangkatan pegawai dan melihat progress status usulan

pengangkatan pegawai. Pembantu Rektor 1 memiliki peran untuk melakukan

validasi persetujuan pengangkatan pegawai akademik. Pembantu Rektor 2

memiliki peran untuk melakukan validasi persetujuan pengangkatan pegawai non

akademik. Rektor memiliki peran melakukan validasi persetujuan pengangkatan

pegawai non akademik dan akademik. Ketua Yayasan memiliki peran melakukan

validasi persetujuan pengangkatan pegawai non akademik dan akademik. Staff

Personalia memiliki peran melihat progress data usulan pengangkatan pegawai,

menerbitkan SK pengangkatan pegawai sesuai data status usulan yang siap untuk

diterbitkan SK-nya, dan mencetak SK pengangkatan pegawai.

7

Gambar 6 Activity Diagram Sistem Informasi Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW

Gambar 6 menunjukkan activity diagram untuk proses penerbitan SK

pengangkatan pegawai. Proses diawali dengan staff Unit/Fakultas melakukan

login sesuai unitnya masing-masing, kemudian melakukan usulan pengangkatan

pegawai, jika jenis usulan untuk pegawai baru, maka staff Unit/Fakultas

melakukan input data pegawai baru, jika jenis usulan untuk pengangkatan

pegawai menjadi pegawai kontrak yayasan, maka data diambil dari database

personalia. Kemudian staff Unit/Fakultas melakukan input usulan SK

pengangkatan. Setelah itu kepala Unit/Fakultas melakukan login sesuai unit

masing-masing, kemudian melakukan validasi sebagai persetujuan, sistem akan

melakukan penyimpanan data dan memberikan notifikasi berupa email ke

Pembantu Rektor 1 jika jenis pegawai adalah pegawai akademik, jika jenis

pegawai non akademik, maka sistem akan memberikan notifikasi ke email

Pembantu Rektor 2. Setelah itu Pembantu Rektor 1 atau Pembantu Rektor 2

melakukan login ke dalam sistem, untuk melakukan validasi persetujuan usulan

SK yang telah disetujui Kepala Unit/Fakultas, setelah itu sistem akan menyimpan

data dan memberikan notifikasi berupa email ke Rektor, kemudian Rektor

melakukan login dan memberikan persetujuan usulan SK pengangkatan pegawai.

Setelah itu sistem akan melakukan penyimpanan data dan melakukan notifikasi

email ke staff personalia untuk diterbitkannya SK pengangkatan pegawai dan

mencetaknya apabila yang disetujui adalah usulan untuk pengangkatan pegawai

baru, jika yang disetujui untuk pegawai kontrak yayasan, maka sistem akan

melakukan notifikasi email ke Ketua Yayasan. Kemudian Ketua Yayasan

melakukan login dan melakukan persetujuan untuk usulan SK pengangkatan

pegawai kontrak yayasan, setelah itu sistem akan menyimpan data dan

memberikan notifikasi ke staff personalia untuk dapat diterbitkan SK

pengangkatan pegawai dan mencetaknya.

8

Gambar 7 Sequence Diagram Sistem Informasi Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW

Gambar 7 menunjukkan alur pengiriman pesan antar komponen dalam

sistem, dalam bentuk sequence diagram. Proses dimulai dari bagian view, yaitu

halaman yang diakses oleh pengguna, kemudian data berupa data usulan SK

dikirimkan ke controller. Oleh controller data diolah dalam bentuk obyek SK,

kemudian dikirimkan ke model SK. Oleh model SK, obyek tersebut disimpan ke

dalam tabel Usulan SK di database.

9

Gambar 8 Class Diagram Sistem

Gambar 8 menunjukkan class diagram sistem, dimana demi kebutuhan

sistem yang aman maka diperlukan pemisahan resource User Interface,

Controller, dan database.

Gambar 9 Deployment Diagram Sistem

10

Gambar 9 menunjukkan model deployment diagram sistem yang akan

diimplementasikan ke dalam server, dijelaskan sebagai berikut. Aplikasi yang

dibangun diletakkan pada server MS Sharepoint Server, kemudian untuk

component library dari aplikasi yang merupakan controller dari sistem diletakkan

pada Component Server, dan untuk menampung data dari hasil sistem yang

dibangun akan diletakkan pada Database Server.

Gambar 10 Rancangan Penerapan Teknologi Workflow dalam Sistem

Gambar 10 menunjukkan rancangan penerapan teknologi workflow dalam

sistem, terdiri dari 4 (empat) jenis SK dengan status kepegawaian yang berbeda.

Sebagai contoh dapat dijelaskan sebagai berikut. Jika ada usulan jenis SK dengan

jenis SK untuk pengangkatan pegawai UKSW dengan status pegawai non

akademik, maka diperlukan persetujuan dari Kepala Unit, Pembantu Rektor 2, dan

Rektor, dan dilanjutkan proses notifikasi dari setiap proses validasi sampai ke

dalam proses penerbitan SK pengangkatan pegawai, dan jika status pengangkatan

pegawai yayasan maka diperlukan persetujuan dari Ketua Yayasan untuk dapat

diterbitkannya SK pengangkatan pegawai.

4. Hasil dan Pembahasan

Sistem Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai yang dihasilkan terbagi

menjadi dua kelompok, yaitu sistem penerbitan SK pengangkatan calon pegawai

baru menjadi pegawai UKSW, dan penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW

menjadi pegawai Yayasan Perguruan Tinggi UKSW. Sistem penerbitan SK

pengangkatan pegawai ini, memiliki keunggulan sebagai berikut: (1) Dengan

teknologi workflow, usulan yang dikirim dan diterima oleh level manajemen di

atasnya, dapat diketahui secara langsung melalui notifikasi email yang dikirim

secara berkala setiap kali update status usulan dilakukan; (2) Unit dapat

melakukan pengusulan pegawai baru melalui sistem yang berjalan secara online;

(3) Mengurangi biaya sumber daya manusia; (4) Efisiensi dalam waktu

dibandingkan usulan yang dilakukan melalui pengiriman surat atau email; (5)

Aktifitas status usulan dapat dipantau oleh pihak-pihak terkait; (6) Data dapat

11

digunakan untuk perangkat lunak lainnya; (7) Dengan terpangkasnya waktu

berakibat juga tidak terlambatnya bagian penggajian pegawai dalam memenuhi

hak-hak pegawai yang bersangkutan; dan (8) Semua kegiatan mulai dari usulan

sampai terbitnya SK dapat terdokumentasi secara baik.

Tools dan teknologi yang digunakan untuk membangun sistem informasi

penerbitan SK pengangkatan pegawai, adalah Microsoft Sharepoint 2010 dengan

bahasa pemrograman ASP.Net dan database Microsoft SQL Server 2008.

Pemilihan teknologi ini dikarenakan untuk mempermudah penggunaan teknologi

workflow yang akan diimplementasikan dalam sistem informasi ini, dimana

teknologi workflow sudah terintegrasi dengan Microsoft Sharepoint 2010.

Rancangan penerapan teknologi workflow dalam sistem pada Gambar 10, menjadi

dasar pembuatan workflow ke dalam Microsoft Sharepoint 2010, seperti yang

ditunjukkan pada Gambar 11 a, b, c dan d.

Gambar 11a Penerapan Workflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010

Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Non Akademik UKSW

Gambar 11b Penerapan Workflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010

Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Akademik UKSW

12

Gambar 11c Penerapan Workflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010

Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Non Akademik Yayasan

Gambar 11d Penerapan Workflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010

Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Akademik Yayasan

Gambar 11 bagian a, b, c, dan d, menunjukkan setiap proses yang

dilakukan sistem berdasarkan workflow, sesuai dengan jenis SK yang ditunjukkan

dengan kode 001 untuk jenis SK pegawai non akademik UKSW, kode 002 untuk

jenis SK pegawai akademik UKSW, kode 003 untuk jenis SK pegawai non

akademik yayasan, dan kode 004 untuk jenis SK pegawai akademik yayasan.

Berdasarkan Gambar 11, terlihat bahwa untuk setiap proses validasi persetujuan,

sistem akan mengirimkan notifikasi ke setiap user validator.

Setelah implementasi sistem selesai dilakukan, selanjutnya dilakukan

proses pengujian sistem, yaitu proses untuk menguji fungsi-fungsi pada sistem

yang dihasilkan. Pengujian yang dilakukan dengan metode blackbox

menggunakan parameter user acceptance test.

13

Hasil dari user acceptance test sistem informasi penerbitan SK

pengangkatan pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 10.

Gambar 10 Grafik Hasil Pengujian User Acceptance Test

Grafik hasil pengujian user acceptance test pada Gambar 10,

menerangkan hasil pengujian dari penerimaan sistem penerbitan SK pengangkatan

pegawai, dimana terdapat 5 pertanyaan yang digambarkan pada sumbu x dan nilai

jawaban diskalakan pada sumbu y. Berdasarkan grafik pada Gambar 10,

penerimaan sistem paling rendah pada skala 80, yang berarti sistem dapat diterima

dengan baik oleh user/pengguna.

5. Simpulan

Berdasarkan penelitian, pengujian dan analisis terhadap sistem, maka

dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: (1) Sistem informasi penerbitan SK

pengangkatan pegawai dapat memotong waktu dalam proses usulan sampai

penerbitan SK; (2) Sistem informasi yang telah dirancang dapat merekam dan

mendokumentasikan SK pengangkatan pegawai sehingga dapat digunakan pula

sebagai arsip digital; (3) Sistem informasi yang telah dibangun dapat membantu

proses penerbitan SK pengangkatan pegawai dengan cepat; (4) Dengan

menggunakan teknologi workflow maka dapat dimaksimalkannya sistem

notifikasi bagi user yang terkait dalam sistem penerbitan SK ini; dan (5)

Berdasarkan backbox testing dan user acceptance test, maka dapat disimpulkan

bahwa sistem dapat diterima oleh user untuk dapat diimplementasikan pada

bagian personalia UKSW. Saran untuk pengembangan selanjutnya adalah Sistem

dapat dikembangkan dengan menambah jenis usulan SK yang lain, sehingga

semua penerbitan SK dapat dilakukan melalui sistem secara online.

14

6. Daftar Pustaka

[1]. Collins, M. J., 2010. Office 2010 Workflow (Developing Collaborative

Solution). Apress

[2]. Dun & Bradstreet Software Services, 1993. Workflow Technology. Smart

Stream.

[3]. Abdullah, Z., 2001. Sistem Edaran Surat Online. Politeknik Negeri

Sembilan Malaysia.

[4]. Bahaweres, R. B., 2012. Pengembangan Sistem Alur Kerja Dokumen

(Workflow) Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi Dengan Alfresco

Enterprise Content Managemen (ECM) (Studi Kasus : Program Studi

Teknik Informatika UIN Jakarta). Yang menghasilkan sistem informasi

dengan sistem alur kerja (workflow) yang diterapkan pada proses pengajuan

proposal skripsi. UIN Syarif Hidayatullah

[5]. Microsoft. ASP.Net Overview [Online]. Viewed 2014 August 10.

Available:http://msdn.microsoft.com/en-

us/library/4w3ex9c2(v=vs.140).aspx

Penerapan Teknologi Workflow Pada Sistem Penerbitan Surat...

Documents

Transcript of Penerapan Teknologi Workflow Pada Sistem Penerbitan Surat...