ANALISA PROSES BISNIS -...

of 30 /30
ANALISA PROSES BISNIS

Embed Size (px)

Transcript of ANALISA PROSES BISNIS -...

ANALISA PROSES BISNIS

MATERI DAN REFERENSI

Mata kuliah Analisa Proses Bisnis ini akan mempelajari mengeneai Manajemen Proses Bisnis, Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management), Peningkatan Proses Bisnis (Business Process Improvement), Manajemen Dokumen, Manajemen Workflow, Seven Tools, Six Sigma dalam Proses Bisnis, serta Benchmarking

MATERI UTAMA

1. Overview Mata Kuliah

2. Manajemen Proses Bisnis

3. Dokumentasi Proses

4. Performance Measurement

5. Manajemen Dokumen

6. Manajemen Workflow

7. Review Materi

Sumber Referensi: The Business Process Management Guide. Ivanka Menken. Handbook on Business Process Management 1. J. Vom Brocke. 2010. Springer

MATERI UTAMA

8. Seven Tools I

9. Seven Tools II

10.Seven Tools III

11.Six Sigma I

12.Six Sigma II

13.Benchmarking

14.Review Materi

Pertemuan 5:

Self AssessmentCredit to. Mahendrawati ER, Ph.D.

1. Konsep Self Assessment

2. Prosedur Self Assessment

3. Interpretasi hasil pengukuran

Outline Materi 1

Konsep Self Assessment

5.1

Konsep

Self assessment: teknik untuk mengevaluasi tingkatkinerja perusahaan dan prosesnya

Kata self menunjukkan bahwa pengukuran dilakukanoleh perusahaan sendiri bukan oleh pihak ketiga di luarperusahaan

Apa yang membedakan self assessment denganpengukuran kinerja biasa??

Process

Documentation

Performance

Measurement

Self assessment

& Performance

Evaluation

Improvement

PlanningImprovement

Self Assessment vsPerformance Measurement

Waktu pengukuran:

Sistem pengukuran biasa dilakukan terus menerus

sementara self assessment dilakukan hanya pada beberapa momen tertentudengan tenggang waktu tertentu antar setiap self assessment

Fokus:

Sistem pengukuran kinerja biasa menyediakan pengukuran rinci untuksebuah proses

Tujuan dari self assessment adalah untuk memberikan gambaran umum danutuh tentang kinerja perusahaan

Self Assessment vsPerformance Measurement

Manfaat:

Data dari sistem pengukuran biasa, lebih banyak digunakan untukjalannya proses sehari-hari dan mengawasi peningkatan.

Hasil self assessment lebih banyak digunakan untuk mendefinisikanarea/bagian peningkatan jangka panjang dan pendukung keputusanstrategis

Jadi, pengukuran dalam self assessment dilakukan dalam level

strategis yang utuh dan menyeluruh dan lebih jarang dilakukan

Langkah melakukan Self Assessment

Untuk melakukan self assessment, proses bisnis sebuahorganisasi harus didokumentasikan

Ukuran kinerja untuk proses tersebut harus ditentukan

Manfaat

Dengan merencanakan untuk melakukan self assessment, organisasi dipaksa untuk melakukan dua langkah awal yang sangat penting tersebut

Self assessment memberikan gambaran kepada manajemententang kebutuhan dan potensi peningkatan

Memungkinkan pengarahan sumber daya peningkatan ke area atau proses yang benar

Prosedur/Sistem Self Assessment

5.2

Ukuran Kinerja dalam SA

Tujuan self assessment adalah memberikan gambarankasar tentang

Proses yang berjalan dengan baik

Proses apa yang harus ditingkatkan

Ukuran kinerja yang digunakan dalam self assessmentharus pada tingkat yang lebih tinggi dan mencakupkeseluruhan proses bisnis

Tantangan

Mendefinisikan proses inti dalam organisasi danmenentukan mana yang harus diikutkan dalam self assessment

Proses harus berperan penting untuk daya saing perusahaan

Jumlah proses yang logis: 10 20

Umumnya meliputi: pengembangan produk, pengiriman, penyediaan jasa, pengadaan dll

Menghubungkan ukuran kinerja dengan proses inti ini

Tantangan

Menghubungkan ukuran kinerja dengan proses inti Diutamakan variasi dari lima macam ukuran yang telah dibahas sebelumnya

Jika salah satu proses dalam self assessment adalah pengembangan produk, makaukuran kinerja yang jelas: jumlah produk yang dikembangkan dalam periode tertentu, biaya untuk mengembangkan sebuah produk standar, dan pengaruh pasar

Menentukan interval waktu pelaksanaan self assessment. Umumnya: sekali dalam 6 bulan bisa naik atau turun tergantung kebutuhan

Elemen Sistem SA

Proses Bisnis

Ukuran kinerja

Sebuah rencana untuk melakukan analisis

Pelaksanaan

Self assessment harus dilaksanakan sesuai denganrencana

Informasi yang terkumpul (hasil pengukuran) harusdisimpan untuk memungkinkan perbandingansepanjang waktu dan mencari trend dalam kinerja

Berdasarkan self assessment: Tentukan area yang perlu ditingkatkan

Identifikasi kekuatan yang dapat menjadi keunggulan kompetitif

Informasi ini digunakan untuk memprioritaskanarea peningkatan dan rencana aktivitas peningkatanperiode berikutnya

Pemeliharaan & Perubahan

Sistem self assessment harus dipelihara bahkan ditingkatkankemampuannya

Kenapa perlu dilakukan perubahan dalam sistem self assessment?

Mengakomodasi pengalaman yang diperoleh dalam menggunakan self assessment

Perubahan kondisi di sekitar organisasi

Pemeliharaan meliputi:

Penyesuaian bagian dari sistem yang sudah kuno misal: menghilangkan proses yang tidak lagi dilakukan perusahaan

Pengembangan sistem: mengubah fokus pengukuran ke area yang diperkirakan lebih penting di masa yang akan datang

Perubahan vs Stabilitas

Apa permasalahan yang mungkin timbul jika dilakukanperubahan terhadap sistem self assessment?

Jika dilakukan perubahan maka sulit menjagakesinambungan pengukuran

Tanpa ada kesinambungan maka perbandingan denganhasil pengukuran terdahulu menjadi tidak berguna tidak bisa mengidentifikasi trend

Harus dipikirkan sebelum melakukan perubahan!

Interpretasi Hasil Pengukuran

5.3

Mengapa?

Agar self assessment berguna maka hasil pengukuranharus diinterpretasikan

Beberapa alat untuk memprioritaskan usaha peningkatanberdasarkan hasil self assessment adalah:

Trend analysis

Spider chart

Performance matrix

Trend Analysis

Analisis perkembangan tingkat kinerja

Dengan membandingkan hasil pengukuran saat inidengan periode sebelumnyadapat dilihat arahperkembangan

Ukuran yang menunjukkan trend negatif adalah kandidatyang relevan untuk aktivitas peningkatan

Contoh

Kinerja

Hari ini

Waktu

Waktu pengiriman

Jumlah produk baru

Jumlah penawaran yang dimenangkan

Spider Chart

Sebuah tool untuk membandingkan tingkat kinerjasebuah organisasi dengan organisasi lain

Hasil self assessment dapat diinterpretasikan dalamkaitannya dengan perusahaan lain, misalnya: kompetitor

Memberi gambaran seberapa baik kita dibanding competitor

Input: analisis pasar, statistik industri, dll

Contoh Spider Chart

Time to market

Percent new product

Cost per new product

Market share

Quality

Flexibility

Reliability

Brand awareness

Kinerja perusahaan

Kinerja pesaing utama

Kemana usaha peningkatan harus diarahkan?

Performance Matrix

Digunakan untuk menganalisis tidak hanya sebaik apaproses bisnis dilakukan tetapi seberapa penting proses tersebut

Kenapa??

Untuk menghindari perusahaan menghabiskan sumber daya dalammeningkatkan proses yang kinerjanya tidak bagus dan tidakpenting!

Contoh Performance Matrix

Cu

rren

t P

erfo

rm

an

ce

Importance

UnimportantMust be

Improved

Overkill OK

Kriteria Pengujian

Jika organisasi memiliki persepsi yang jelas tentangfaktor-faktor utama daya saing

Criteria testing alat yang berguna untuk secara numerikmenganalisis proses bisnis apa yang memiliki pengaruh paling besar terhadap faktor-faktor kesuksesan

Alat yang tepat untuk mengubah Critical Success Factormenjadi proses bisnis, dan memungkinkan peningkatandilakukan terhadap proses bisnis yang benar-benarberpengaruh terhadap daya saing

Critical Success Factor

A limited number of factors that to a large extent impacts the organizations competitiveness and its performance in the

marketplace

Usually answer the question:

What is it that our customer truly value about our enterprise and help maintain them as customers?

Contoh Kriteria Pengujian

Business Process CSF 1 2 3 4 Skor

Weight 1 3 3 2 Total

Haircut and other services 3 3 0 0 6

Time Planning 1 9 6 0 16

Accepting Reservation 0 9 6 0 15

Recruiting 1 3 9 6 19

Keeping the staff 1 0 9 0 10

Planning additional services 0 0 0 6 6

Purchasing accessories 3 0 0 2 5

terima kasih