0

SYSPROMT

2017

PROPOSAL PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI SIMP3 KOMINFO

CREATIVE SOFTWARE HOUSE: HIGH TECHNOLOGY SPECIALIST

1

1. PENDAHULUAN

Salah satu fungsi Direktorat Penyiaran adalah penyiapan perumusan kebijakan di

bidang penyiaran, serta pelaksanaannya, dimana perijinan lembaga penyiaran

merupakan salah satu proses yang penting, yang langsung bersentuhan dengan

pelayanan terhadap dunia usaha.

Di dalam era perkembangan informasi yang kian cepat ini, minat dunia usaha untuk

berinvestasi di lembaga penyiaran semakin tinggi, sehingga jumlah dari pemohon

ijin penyiaran semakin banyak.

Di lain pihak, meningkatnya pemohon ijin memberikan kompensasi makin

meningkatnya data dan transaksi yang harus ditangani. Kondisi ini membuat banyak

terjadi keterlambatan dan kesalahan dalam pemrosesan dikarenakan sebagian

besar proses masih dilakukan secara manual.

Solusi dari permasalahan dia atas adalah pembangunan Sistem Informasi

(pengaturan orang, data, proses dan teknologi informasi yang saling berinteraksi

untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan data sebagai

sebuah informasi/keluaran yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan sebuah

organisasi pemerintahan). Sistem informasi didalam sebuah organisasi

pemerintahan bertugas untuk menangkap dan mengelola data untuk menghasilkan

informasi yang berguna dan efektif yang mendukung kegiatan organisasi

pemerintahan dan seluruh level manajemen yang menggunakan, pemohon, dan

mitra pemerintahan, Sistem informasi akan didukung teknologi informasi beserta

infrastrukturnya.

2

Gambar 1. Arsitektur Sistem Manajemen Perijinan Penyiaran

Beberapa kondisi yang ada pada manajemen perijinan lembaga penyiaran di atas,

adalah sebagai berikut :

Pada sub sistem komunikasi dan koordinasi terdapat workflow yang kompleks

melibatkan pejabat dan staf kominfo.

Sebagian sub sistem transaksi elektronik interlan KOMINFO masih dilakukan

secara manual.

Pengolahan data dan informasi belum dilakukan secara optimal, efektif dan

efesien menyebabkan timbulnya kendala-kendala administratif dalam

pengambilan keputusan.

Kondisi di atas, ditambah dengan banyaknya data, dokumen dan transaksi pemohon

ijin yang harus ditangani tentu saja menyebabkan sebagian proses perijinan dan

manajemen data secara manual yang sekarang berjalan, sudah tidak

memungkinkan lagi karena menimbulkan berbagai persoalan-persoalan seperti :

Sulitnya berkoordinasi dan berkomunikasi dengan pihak-pihak terkait baik

secara internal (dengan daerah misalnya.

Arsitektur Sistem

SUBSISTEM 3 Komunikasi & Koordinasi

SUBSISTEM 2 Pengolahan Informasi & Pengambilan Keputusan

Web Conference

/ Video SMS E-mail

SUBSISTEM 1 Transaksi Elektronik

Sub Sistem Pengolahan

Informasi dan

Pengambilan

Keputusan

Sub Sistem Komun

ikasi dan

Koordinasi

Sub Sistem Transaksi Elektronik

Sub Sistem

Sub Sistem

Sub Sistem

3

Legalisasi dan tranformasi dokumen/nota dinas dari meja ke meja yang

menimbulkan ketidakefisienan dan kesalahan.

Manajemen dokumen yang belum optimal mengakibatkan proses pelaporan

dan pencarian dokumen menjadi tidak efektif dan efisien.

Pengelolaan administrasi keuangan terkait pembayaran permohonan ijin masih

belum mampu menyajikan laporan yang cepat dan akurat.

Persoalan-persoalan di atas memunculkan kebutuhan perbaikan terhadap proses

administrasi dan manajemen perijinan yang berlaku sekarang ini dalam bentuk

implementasi suatu sistem informasi yang menunjang proses perijinan tersebut dari

hulu ke hilir.

2. MAKSUD DAN TUJUAN

Tujuan dari sistem informasi Administrasi dan Manajemen Pelayanan Perijinan

Penyiaran ini adalah :

Mempercepat waktu proses perijinan, dengan mempercepat proses

pemasukan dan pencarian informasi. Hal ini dimungkinkan karena dengan

suatu sistem informasi, proses penyebaran dan pencarian akan menjadi sangat

cepat.

Mengurangi resiko tingkat kesalahan dalam pemrosesan data dan informasi,

karena beberapa prosedur dan pengecekan akan dilakukan oleh sistem.

Memberikan berbagai data untuk dianalisa oleh pimpinan guna memberikan

informasi untuk pengambilan keputusan dan kebijakan.

Mencerminkan transparansi proses perijinan lembaga penyiaran bagi semua

pihak yang terlibat.

3. SASARAN / KELUARAN

Sasaran dari program implementasi sistem informasi ini adalah :

A. Terimplementasinya Sistem Informasi

Adanya suatu sistem informasi yang memungkinkan :

Manajemen data digital untuk mempercepat proses pencarian dan

menghasilkan laporan yang dinamis.

4

Sistem workflow yang menyebabkan proses persetujuan dan pemberian

catatan dapat dilakukan melalui sistem sehingga mengurangi terjadinya

aliran dokumen cetak dari meja ke meja untuk mempercepat proses

persetujuan.

Pengelolaan dan pelaporan data keuangan pembayaran terkait perijinan

lebih akurat dan transparan.

B. Siapnya Sumber Daya Manusia

Adanya suatu proses transfer pengetahuan dalam bentuk pelatihan dan

pendampingan; sehingga sistem informasi dapat digunakan oleh semua pihak

secara maksimal.

C. Tersedianya Infrastruktur Pendukung

Adanya suatu instalasi fisik (peralatan) pendukung agar sistem informasi

berjalan dengan baik : server, jaringan, software sistem operasi, database, dan

sebagainya.

4. RUANG LINGKUP

Kondisi Saat Ini

Sistem informasi akan digunakan di kantor cabang dan user pemohon perijinan

online.

Untuk tahap 2 terdapat sekitar 2000 data lembaga penyiaran yang akan

ditampung oleh sistem informasi tersebut masuk ke database SIMP3.

Kebutuhan Fungsionalitas Sistem

Berbasis Portal (Web) dengan fitur SSO (Single Sign-On) yang mempunyai

kemampuan personalisasi yang sesuai dengan kewenangan pengguna.

Mempunyai fungsi pencarian yang mudah digunakan.

Mempunyai menu pekerjaan yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan, agar

setiap pengguna dapat dengan mudah mengetahui apa yang harus dikerjakan,

kemudian dapat secara otomatis menampilkan checklist detail dari pekerjaan

yang dipilih.

5

Mempunyai fasilitas otomasi alur kerja (Workflow) yang dapat dibakukan dan

disesuaikan dengan alur kerja yang ada, yang juga mengakomodasi fungsi dan

kegiatan disposisi. Bila perlu ada perubahan pada alur kerja, workflow dapat

disesuaikan tanpa melakukan pemrograman ulang.

Dapat menampilkan pekerjaan dalam bentuk daftar pekerjaan sesuai dengan

urutan waktu yang seharusnya, dan dapat dikelompokkan berdasarkan

beberapa kategori yang disesuaikan dengan kebutuhan.

Mampu melakukan perhitungan sederhana untuk menghitung biaya retribusi

yang disesuaikan dengan pekerjaan yang dipilih.

Mempunyai fungsi perhitungan semi manual, yang memudahkan perhitungan-

perhitungan dari rumus yang sudah baku, namun masih membutuhkan input

dari pengguna aplikasi sebelum perhitungan dilakukan.

Fungsi sistem keuangan terkait pembayaran pemohon ijin sampai dengan

pelaporan sederhana.

Kebutuhan Aplikasi

Modul nota dinas elektronik : nota dinas paperless yang mendukung tanda

tangan digital (dengan feature : otomasi nomor nota, memo keluar internal

digital, memo masuk dan disposisi digital, memo persetujuan yang mendukung

tanda tangan digital).

Modul permintaan tagihan (invoice) : digitalisasi dokumen online yang

digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh pemohon ijin

(dengan feature : otomasi nomor spp, validasi dan deteksi tanggal jatuh tempo,

dapat mencatat dan memverifikasi data perusahaan dengan validitas tinggi,

dapat memunculkan item tagihan secara dinamis, otomasi kalkulasi jumlah

tagihan, otomasi total tagihan).

Modul sistem keuangan : komputerisasi sistem keuangan yang berhubungan

dengan pembayaran ijin perijinan penyiaran (Feature : pendataan pembayaran

perijinan penyiaran, pencatatan perusahaan pembayar perijinan penyiaran,

pelaporan jumlah penerimaan pembayaran perijinan, pelaporan perusahaan

yang telah/belum membayar tagihan, otomasi status perusahaan belum bayar

menjadi telah bayar).

Modul inventory dan manajemen dokumen digital (e-filling) : pengelolaan

dokumen perijinan secara elektronik dan online sistem (dengan feature :

dapat upload dan download dokumen, dapat mengelompokkan dan pencarian

6

dokumen, dapat pemindaian dan pengenalan data dalam dokumen, support

CMS portal, teknologi (web based) sistem, dapat membuat pelaporan secara

breakdown terhadap data yang penting, dapat melakukan sorting untuk

pengelompokan data dalam DSS).

Modul smart client : aplikasi service (background process) yang dapat

terpasang di komputer client dengan status stand by yang berfungsi untuk

melayani request data atau dokumen dari komputer server.

5. Metodologi Langkah-langkah Solusi & implementasi.

Untuk melaksanakan perencanaan di atas, langkah-langkah yang akan ditempuh

dan merupakan metodologi penerapan Sistem Informasi Perijinan Penyiaran adalah :

7

Gambar 2. Tahapan-tahapan Membangun Sistem Informasi Perijinan Penyiaran

Requirements Definition

Langkah ini adalah langkah awal yang ditujukan untuk mengumpulkan data-data

teknis mengenai sistem yang akan dirancang berdasarkan kebutuhan pengguna.

Metode pengambilan data yang digunakan biasanya adalah wawancara atau angket.

Pada langkah ini, kerja sama dengan pihak KOMINFO merupakan suatu keharusan.

Perancangan Database

Langkah selanjutnya adalah menstrukturkan data-data yang digunakan dalam

Sistem Informasi Perijinan Penyiaranini ke dalam struktur database yang terintegrasi

dan efisien. Pada langkah ini ditentukan jenis dan perkiraan besarnya masing-masing

data yang terlibat. Output dari langkah ini akan sangat mempengaruhi kinerja sistem

dan fleksibilitasnya untuk pengembangan di kemudian hari.Dokumen keluaran dari

langkah ini adalah Pustaka Data dimana di dalamnya dijelaskan dengan detail

deskripsi masing-masing data primer yang digunakan dalam sistem ini.

Perancangan Jaringan Komputer

Dengan mempertimbangkan denah KOMINFO dan penggunaan teknologi PC

maupun server maka langkah ini perlu dilakukan. Langkah ini memperkirakan

kebutuhan infrastruktur jaringan komputer yang akan digunakan. Selain itu, seringkali

rancangan fisik jaringan mempengaruhi rancangan sistem secara keseluruhan

sehingga langkah ini menjadi penting.

Gap Analysis & Report

Data yang terkumpul yang merupakan keinginan KOMINFO kemudian

dibandingkan dengan Sistem Informasi Perijinan Penyiarandan hasil keluarannya

merupakan suatu laporan Gap Analysis antara system software dan keadaan

8

lapangan. Hasil perbedaan ini akan sangat penting karena menjadi landasan

perancangan dan pengembangan system selanjutnya.

Development System

Perbedaan tadi distrukturkan kedalam struktur database Sistem Informasi

Perijinan Penyiaranyang baru agar dapat dihasilkan Sistem Informasi Perijinan

Penyiaranyang terintegrasi dan efisien yang bersesuaian dengan sistim prosedur

yang ada di KOMINFO.

Testing Dan Dokumentasi

Untuk memastikan hasil developt Sistem Informasi Perijinan Penyiaranbebas

kesalahan (error) sesuai dengan user requirement di KOMINFO maka dilakukan

integration testing dengan metode Black Box oleh developer. Selain itu dilakukan pula

dokumentasi internal (penjelasan tiap blok program di dalam system) dan

dokumentasi eksternal yang berupa panduan penggunaan Sistem Informasi Perijinan

Penyiaran untuk digunakan user KOMINFO.

User Testing& Training

Setelah dilakukan penyesuaian di segala aspek maka sistim baru ini tentunya

perlu diuji-coba dengan data asli dari user. Di sini semua kendala yang terjadi

dipertimbangkan. Apabila diperlukan, semua rancangan awal diperbaiki agar

diperoleh hasil yang lebih optimal dan yang terpenting sesuai dengan kebutuhan

KOMINFO. Sekiranya sistem yang baru bisa diterima maka akan dilakukan pelatihan

dengan pola TOT (Train on Trainer)

Implementasi untuk operation

Langkah ini adalah pemasangan Sistem Informasi Perijinan Penyiaranbaru

keseluruh jaringan komputer dan akan dioperasikan agar didapat suatu sistem yang

matang yang dapat menjawab semua tantangan di lapangan.

Pemeliharaan

Tentunya dilakukan agar kesinambungan system tetap terjaga dan berkelanjutan

9

6. Arsitektur Sistem Informasi Perijinan Penyiaran Berbasis Multi Tier

Arsitektur sistem three tier dengan konsep SOA (service oriented architecture) –

support web server dengan tingkat sekuritas yang sangat reliabel dan support

speed/performa tinggi.

Gambar 3. ArsitekturMulti Tier

6. Proyek biaya meliputi:

Pembuatan aplikasi SIMP3 tahun 2012 selama 3 bulan

Garansi 6 (enam) bulan remote desktop system

Dokumentasi dan material deliveri

Pelatihan aplikasi sesuai dengan jadwal yang disepakati selama 2 hari

Termasuk CV (S2 : 1 orang, S1 dan D3 : 7 orang) berbentuk hardcopy untuk 2

perusahaan

Akomodasi dan transportasi ke kantor KOMINFO Jakarta

Training dilakukan di kantor KOMINFO Jakarta

Instalasi sistem untuk kantor KOMINFO Bandung dan Surabaya dilakukan

dengan remote desktop system

1

0

7. Waktu Pengerjaan

Waktu pembangunan dan implementasi Sistem Informasi Perijinan Penyiaran

adalah 4 bulan termasuk didalamnya pendampingan awal (dimulai bulan Maret).

Jadwal Pekerjaan

Jadwal pekerjaan akan dilakukan berdasarkan tahapan yang telah dijelaskan di atas

adalah :

Deskripsi Bln-1 2 3 4

Demo Produk

Gap Analysis

Development/Pe-

rancangan Syst.

Uji coba/Training

awal + Operation

8. Hasil Pekerjaan

Project Deliverables adalah seluruh materi dan hasil pelaksanaan pekerjaan.

Adapun materi dan hasil pelaksanaan pekerjaan yang akan diserahkan adalah:

CD ROM berisi Installer Aplikasi siap pakai

Dokumen-dokumen

o Petunjuk Penggunaan (User Manual)

o Petunjuk Pelatihan (Training Manual)

Laporan

o Laporan Progres dan lampirannnya

o Berita Acara dan Lampirannya

o Laporan lain yang pernah dikeluarkan selama pelaksanaan pekerjaan

Dokumen lain

o dokumen lain yang pernah dikeluarkan selama pelaksanaan pekerjaan

9. Penutup

Dengan berubahnya paradigma KOMINFO menjadi paradigma Manajemen

KOMINFO berbasis IT kini dituntut tidak hanya untuk sosial tetapi harus berazaskan

ekonomi yang dengan kata lain harus menciptakan keuntungan bagi stakeholder. Dengan

demikian KOMINFO harus menjalankan bisnisnya dengan efisien dan efektif serta

1

1

menjunjung tinggi tingkat kepuasaan pelanggan. Hal ini hanya dapat dilakukan dengan

Sistem Informasi Perijinan Penyiaran.