Kementerian Komunikasi dan Informatika bekerja sama dengan

Institut Teknologi BandungInstitut Teknologi Sepuluh November

Universitas Gajah MadaUniversitas Indonesia KEMKOMINFO

SERTIFIKASI KOMPETENSI DASAR - CHIEF INFORMATION OFFICER

“OPTIMALISASI STRATEGI SUMBER DAYA INFORMASI SERA TEKNOLOGI INFORMASI”

Nama Pembicara

Asal Kelompok KeilmuanAsal FakultasAsal Institusi

Alamat email pembicara

Manajemen Perubahan / Proses

KEMKOMINFO

Tujuan Pembelajaran

Menjelaskan peran dan pentingya TIK dalam kehidupan manusia modern dan organisasi.

Menjelaskan perlunya perubahan ke arah penggunaan TIK untuk mengikuti perkembangan kebutuhan manusia dan organisasi.

Menjelaskan pendekatan yang diperlukan dalam melakukan perubahan.

Memperkenalkan framework untuk melakukan perubahan TI

2

KEMKOMINFO

Regulation and Resources

3

Kimber Spradlin, CISA, CISSP, CPA, 2010

Regulatory Sources

Policies

Management ControlsOrganizational Controls Technical Controls

PeoplePeople ProcessProcess TechnologyTechnology

Risk managementRisk managementContingencyContingency

planningplanningIncident responseIncident responsePhysical securityPhysical security

PersonnelPersonnelsecuritysecurity

Certification/verificCertification/verificationation

Access controlAccess controlID &ID &

authenticationauthenticationAuditingAuditing

EncryptionEncryptionIncidentIncident

detectiondetectionNetworkingNetworking

InformationInformationclassificationclassification

CommunicationsCommunicationsAcceptable useAcceptable use

Perimeter securityPerimeter securityIncident responseIncident response

SarbanesNIST HIPAAISO 17799COSOCOBiT

KEMKOMINFO

Masyarakat Berbasis Informasi

Evolusi peradaban manusia: pertanian industri informasi.

Dalam masyarakat yang berbasis informasi, orang banyak menggunakan waktu untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dalam tim atau kelompok kerja serta menghasilkan, menggunakan dan mendistribusikan informasi.

4

KEMKOMINFO

Nilai TIK yang Semakin Meningkat

Perubahan yang demikian cepat pada dekade ini menjadikan TIK komponen vital yang membantu organisasi pada target mencapai tujuannya.

TIK menjadi teknologi yang harus dimiliki organisasi agar dapat menjawab tantangan kebutuhan untuk melakukan perubahan.

Tantangan -tantangan yang dihadapi al: Komputasi yang terhubung dengan baik

Organisasi yang terhubung dengan baik

Globalisasi

Menggunakan TIK untuk keunggulan kompetitif

5

KEMKOMINFO

Interaksi Antar Pelaku

6

KEMKOMINFO

Hirarki dalam Organisasi

7

KEMKOMINFO

Peran Teknologi Informasi

Mendukung proses bisnis

Mendukung pengambilan keputusan

Mendukung keunggulan kompetitif

8

KEMKOMINFO

Mengapa Perlu Perubahan?

(Diskusi)

9

KEMKOMINFO

Target Dampak pada Perubahan TI

Semua perubahan harus terkontrol dan terkelola dengan prosedur yang telah dibuat standar serta meminimalkan interupsi operasi pada organisasi.

10

KEMKOMINFO

Komponen Perubahan

11

Orang Proses

Teknologi

Kinerja

Optimum

Orang Proses

Teknologi

Kinerja

Optimum

KEMKOMINFO

Perlunya Manajemen Perubahan TI

Tekn ologi (TIK) hanya salah satu komponen pada perubahan; implementasi perubahan selalu melibatkan komponen-komponen lain.

Keberhasilan perubahan sering dinilai / dipersepsikan oleh individu yang terdampak akibat perubahan itu Opportunistic – kelompok ini meyakini bahwa perubahan

diperlukan dan berkeinginan untuk mencapai keberhasilan yang lebih baik dengan melakukan perubahan.

Ritualistic – kelompok ini berpandangan bahwa tidak diperlukan perubahan, tidak ingin berubah dari status quo dan akan resisten terhadap perubah anyang mempengaruhi nilai dan pendapatan mereka atau kelompoknya.

12

KEMKOMINFO

Manajemen Perubahan TI vs Manajemen Proyek TI

Proyek TI yang memiliki dampak perubahan yang signifikan terhadap proses / prosedur yang dilakukan manusia seharusnya menyertakan manajemen perubahan TI.

13

KEMKOMINFO

Visi Pimpinan

Pimpinan yang visioner berpandangan jauh ke depan.

Dalam hal penggunaan teknologi, seorang pimpinan yang visioner memiliki visi tentang penggunaan teknologi, utamanya TIK.

Mengikuti perkembangan TIK mutlak perlu bagi seorang pimpinan yang visioner.

Keterbatasan visi (dan pengetahuan mengenai TIK) pimpinan tidak jarang menghambat absorbsi penggunaan TIK dalam memberikan layanan yang lebih baik kepada masyarakat.

14

KEMKOMINFO

General Project Management Approach

Conceptual

Planning

Testing

Implementation

Closure

dimana manajemen perubahan seharusnya direncanakan dan diimplementasikan?

15

KEMKOMINFO

Siklus Perubahan TI

Establish the case for change

Gain commitment

Plan the change

Implement the change

16

KEMKOMINFO

Gain Commitment

Identifying the scope and impact of the change and the resources and activates needed to implement it. Clear communications

Commitment to the change process

Sponsorship who will champion your goals

Know who the stakeholders are and their motivation

Communications to the stakeholders

Good business case?

17

KEMKOMINFO

Plan the Change

The actual processes of change.

Includes the ability of the change sponsor or champion to drive the change and prevent the processes from stalling. Broken the plan into smaller parts

Identified dependencies

Identify risk factors

Focus on contributors

Established success measures

18

KEMKOMINFO

Implement the Change

Do what you said you were going to do.

Do it in a timely manner.

Monitor results objectively.

19

KEMKOMINFO

Yang Harus Dilakukan dalam Melakukan Perubahan TI

Catat requests for change (RFC)

Buat kategori RFC dan berikan prioritas masing-masing.

Lakukan asesmen terhadap resource yang diperlukan dan dampak perubahan tsb.

RFCs harus disetujui tim penasehat perubahan.

Buat jadwal proses perubahan.

Buat rencana back-out.

Lakukan perubahan dan lakukan review terhadap akibat-akibat perubahan yang dilakukan.

20

KEMKOMINFO

Beberapa Penyebab Kegagalan

Kurang adanya keterlibatan pengguna.

Kurang adanya dukungan manajerial.

Kurang adanya kemampuan SDM.

Kurang adanya sosialisasi tentang perubahan.

21

KEMKOMINFO

Contoh-contoh

Perubahan layanan pembayaran pajak (sebelum dan sesudah dilakukan integrasi data instansi pemerintah dengan perbankan) Bagaimana manajemen perubahan yang harus dilakukan

(dalam hal teknologi, proses, dan SDM nya?

e-KTP: Bagaimana KTP “lama”: bentuk, teknologi, penggunaan,

teknologi pembuatan, teknologi pendukungnya?

Bagaimana dengan e-KTP?

Bagaimana manajemen perubahan yang harus dilakukan (dalam hal teknologi, proses, dan SDM nya?

22

KEMKOMINFO

Peran dan Tanggung Jawab

Pimpinan: Memberikan dukungan pada perubahan dan melakukan monitoring perkembangan proses perubahan.

Kepala Bagian: Merumuskan proses perubahan.

Staf: Melaksanakan proses perubahan.

23

KEMKOMINFO

Tanggung Jawab CIO (1)

Merumuskan strategi TIK Meyakinkan bahwa strategi dan solusi TIK selaras dg

kebutuhan pemerintahan

Merumuskan operasi TIK Meyakinkan bahwa informasi yang diproses dan

didistribusikan adalah akurat, tepat waktu, dan mendukung operasional organisasi.

24

KEMKOMINFO

Tanggung Jawab CIO (2)

Mengelola Perubahan TIK Meyakinkan bahwa manusia secara halus bisa beradaptasi

ke suatu perubahan yang dihasilkan oleh penerapan TIK dalam organisasi

Merumuskan Investasi TIK Meyakinkan bahwa investasi TIK mempunyai nilai efektif-

biaya (Cost-effective dan nilai balik dalam waktu yang cepat.

25

KEMKOMINFO

Framework untuk Perubahan TI

Diperlukan framework untuk melaksanakan perubahan TI agar perubahan dapat berjalan sesuai prosedur yang telah distandarkan.

Contoh: ITIL (Information Technology Infrastructure Library) framework.

26

KEMKOMINFO

Tips Melakukan Perubahan TI (1)

Mutlak perlu komitmen manajemen terhadap perubahan yang akan dilakukan dan komitmen terhadap proses dalam mencapai perubahan tsb.

Jaga agar perubahan merupakan proses yang transparan dan selalu ada ruang untuk diskusi.

Pahami alasan-alasan untuk tiap perubahan dan komunikasikan dengan jelas alasan-alasan ini.

Integrasikan perubahan dalam visi dan strategi organisasi.

27

KEMKOMINFO

Tips Melakukan Perubahan TI (2)

Identifikasikan hal-hal yang dapat menghambat proses perubahan.

Perlu ada kemampuan SDM untuk melakukan perubahan dari awal sampai akhir proses perubahan.

Lakukan monitoring proses perubahan dan segera lakukan penanganan bila ada permasalahan yang timbul.

28

KEMKOMINFO

Tips Melakukan Perubahan TI (3)

persiapkan dan berikan dukungan kepada staf organisasi dan stakeholder lain terhadap perubahan yang akan dilakukan.

Libatkan staf dalam proses perubahan dan mendapat informasi mengenai perubahab yang terjadi selama proses.

Selama perubahan, momentum perubahan harus dijaga agar proses perubahan dapat dilakukan sampai selesai.

Lakukan studi banding ke pihak lain ang pernah melakukan perubahan serupa untuk mendapat pelajaran dari pengalaman mereka.

29

KEMKOMINFO

Referensi

ITIL Change Management (http://www.itlibrary.org/index.php?page=Change_Management)

The Australian Flexible Learning Framework (http://industry.flexiblelearning.net.au/guide/7-2-1_Organisational_change_management_tips.htm)

30

KEMKOMINFO

Akhir dari Modul 5Terima kasih