Makalah Komunikasi Bisnis dan Penulisan Laporan

Oleh:

Annisa Farhha Azwar                            C1B011120Elisabet Hutauruk                                  C1B011139Erlina Kristiani                                      C1B011129Frengki Oktavianus Siringoringo         C1B011117Hani Fauziah                                           C1B011111Marianti Mahdalena                              C1B011130M. Arief Prasetyo                                   C1B011134M. Dwi Fadlu Rahman                          C1B011125Tia Syaedati                                            C1B011144

  

Manajemen  2011

Dosen Pengampu : Sigit Indrawijaya, SE, M.Si

Fakultas EkonomiUniversitas Jambi

2013

 Kata Pengantar

Puji dan syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkah dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik.Makalah ini kami

sampaikan kepada Dosen Pengampu mata kuliah Komunikasi Bisnis sebagai salah satu syarat kelulusan mata kuliah ini.

Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam penulisan makalah ini.Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan masukan yang membangun dalam penulisan makalah selanjutnya.Kami berharap makalah ini memberikan manfaat bagi pembaca.

Penulis

DAFTAR ISIBab I PendauhuluanLatar Belakang......................................................................................................... 5Rumusan Masalah................................................................................................... 5Tujuan....................................................................................................................... 6Manfaat..................................................................................................................... 6Bab II PembahasanKomunikasi Bisnis.................................................................................................... 7Komunikasi Verbal.................................................................................................... 7Komunikasi Nonverbal.............................................................................................. 8Pola Komunikasi........................................................................................................ 8Hambatan Komunikasi Bisnis.................................................................................... 9Mengatasi Hambatan Komunikasi Bisnis.................................................................. 9Komunikasi yang Efektif Dalam Bisnis................................................................. 10Komunikasi Tertulis................................................................................................ 10Keuntungan dan Kerugian Komunikasi Tertulis........................................................ 11Fungsi Komunikasi Tertulis....................................................................................... 11Prinsip-Prinsip Komunikasi tertulis............................................................................ 12Penulisan Laporan................................................................................................... 12Fungsi Laporan.......................................................................................................... 12Macam-Macam Laporan............................................................................................ 13Perbedaan Antara Laporan Formal dan Nonformal................................................... 16Sistematika Laporan................................................................................................... 17Laporan Bisnis........................................................................................................... 18Bab III Kesimpulan................................................................................................. 21Daftar Pustaka......................................................................................................... 22

  

BAB IPENDAHULUAN

1.1.            Latar BelakangKomunikasi merupakan hal yang penting dalam kehidupan sehari-hari , komunikasi

yang baik sangat penting bagi efektivitas kelompok atau organisasi apapun. Riset yang ada mengidentifikasikan bahwa komunikasi yang buruk paling sering dijadikan sumber-sumber konflik antar personal. Karena individu menghabiskan hamper 70 persen dari waktu mereka untuk berkomunikasi. Menulis, membaca, mendengar, berbicara adalah hal yang masuk akal untuk menyimpulkan bahwa satu dari kekuatan terbesar yang merintangi kinerja kelompok yang berhasil adalah kurangnya komunikasi yang efektif.

Sebuah ide betapapun hebatnya, tidak akan berguna sampai dapat disampaikan dan dipahami oleh orang lain. Komunikasi yang sempurna, jika hal itu memang ada, muncul ketika suatu pemikiran atau sebuah ide tersampaikan sedemikian rupa sehingga gambaran mental yang didapat oleh sipenerima sama dengan di gambarkan sipengirimnya.

Didalam sebuah bisnis, komunikasi merupakan hal yang fundamental dimana kesalahan di dalam komunikasi bisa berakibat fatal seperti kehilangan tender. Komunikasi juga menjadi perhatian penting pada penulisan laporan yang ada dalam sebuah bisnis.Karena laporan dalam aktivitas bisnis berguna dalam penyampaian informasi yang terkait dengan tujuan dari suatu perusahaan atau organisasi.Sehingga penulisan laporan yang sesuai yakni yang baik dan benar akan mempengaruhi kinerja perusahaan atau organisasi. Hal inilah yang kemudian menarik dikaji lebih lanjut bagaimana membuat sebuah laporan yang efektif dalam komunikasi bisnis.

1.2.            Rumusan MasalahTerkait dengan peran komunikasi bisnis dalam penulisan sebuah laporan maka

masalah yang dikaji sebagai berikut :1.      Apa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis ?2.      Bagaimana komunikasi yang efektif di dalam bisnis ?3.      Apa yang dimaksud dengan komunikasi tertulis ?4.      Bagaimana sistematika komunikasi tertulis khususnya dalam penulisan laporan ?

1.3.      TujuanAdapun tujuan dari penulisan makalah ini dapat dikemukakan sebagai berikut :1. Memahami definisi serta jenis dan hambatan yang ada pada komunikasi bisnis.2. Mengetahui komunikasi yang efektif dalam menjalankan bisnis.3. Memahamami komunikasi tertulis mulai dari fungsi hingga prinsipnya.4. Mengetahui struktur dan sistematika berbagai penulisan laporan yang baik dan benar.

1.4.      Manfaat            Manfaat dalam penulisan makalah tentang Komunikasi Bisnis dan Penulisan Laporan yakni :

1.      Membantu penulis laporan untuk memahami Komunikasi bisnis yang efektif dalam menjalankan bisnis

2.      Membantu penulis laporan untuk mengetahui prosedur yang benar dalam penulisan laporan3.      Meminimalisir kesalahan yang terjadi dalam penulisan laporan

BAB IIPEMBAHASAN

2.1.      Komunikasi BisnisSecara etimologi komunikasi berasal dari bahasa Latin ”communis” (bersama),

sedangkan menurut kamus, komunikasi meliputi ungkapan-ungkapan seperti berbagi informasi atau pengetahuan, memberi gagasan atau bertukar pikiran, informasi, atau sejenisnya dengan tulisan atau ucapan. Definisi lain terbatas pada situasi stimulus-response. Pesan dengan sengaja disampaikan untuk mendapatkan respon,seperti pertanyaan yang diajukan memerlukan jawaban, instruksi yang diberikan perlu diikuti, atau penyajian iklan untuk stimulan agar orang membeli suatu produk.Menurut William C. Himstreet dan wayne murlin Baty, komunikasi berarti suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim digunakan) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun dengan prilaku atau tindakan.

Sedangkan Bisnis dalam Kamus Bahasa Indonesia diartikan sebagai perniagaan, perdagangan ataupun dagang.Jadi secara sederhana dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, yang mencakup komunikasi verbal dan nonverbal.

2.1.1.   Komunikasi VerbalKomunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazimdigunakan

untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lainmelalui lisan ataupun tulisan. Bentuk komunikasi ini memiliki struktur yangteratur dan terorganisasi dengan baik. Contoh komunikasi verbal dalamdunia bisnis antara lain :

a.       Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayaranb.      Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lainc.       Berdiskusi dalam suatu tim kerjad.      Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/manajer linie.       Melakukan presentasi bisnis dengan para investor

Dengan komunikasi verbal diharapkan orang dapatmemahami apa yang disampaikan oleh si pengirimpesan baik dalam bentuk mendengarkan informasi yangdisampaikan secara lisan maupun tulisan. Komunikasibisnis yang efektif sangat tergantung pada keterampilanseseorang dalam mengirim maupun menerima pesan.Secara umum untuk mengirim pesan bisnis seseorangdapat menggunakan lisan (30 %) dan tulisan (9 %).Sedangkan untuk menerima pesan bisnis orang seringmenggunakan pendengaran / mendengar (45 %) danbacaan / membaca (16 %).

2.1.2.   Komunikasi Nonverbal

            Komunikasi nonverbal adalah salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam menyampaikan pesan dengan menggunakan gerak tubuh / bahasa tubuh. Contoh komunikasi nonverbal antara lain :

a.       Mengerutkan dahi tanda seseorang sedang berpikirb.      Tersenyum dan berjabat tangan sebagai cerminan rasa senang, simpati dan penghormatan

kepada relasi bisnisc.       menganggukkan kepala isyarat tanda setuju dengan pendapat rekan bisnis

Komunikasi nonverbal sangat penting karena memilikipengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal,isyarat komunikasi nonverbal sangat pentinguntuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang.Keunggulan komunikasi nonverbal adalah reabilitasnya,hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggiterhadap kebenaran pesan yang disampaikan.Denganisyarat nonverbal seseorang dapat mendeteksikecurangan ataupun menegaskan kejujuran informasiyang diterimanya.

2.1.3.   Pola KomunikasiSecara umum pola komunikasi (patterns ofCommunications) dapat dibedakan menjadi

dua, yaitu:a.      Komunikasi formal

Komunikasi ini mengikuti garis hirarki atau jabatan yang ada dalam suatu organisasi. Terdapat tiga arah komunikasi formal :

         Komunikasi dari atas ke bawah (Downward), seperti pengambil keputusan ke karyawan. Contoh : Kebijakan, rencana, strategi, instruksi dan prosedur

         Komunikasi dari bawah ke atas (Upward), seperti pekerja kepada pimpinan.  Contoh : laporan kerja, dan usulan perbaikan

         Komunikasi Horizontal, seperti karyawan/level yang sama. Contoh : Meeting, e-mail, dan memo

b.      Saluran komunikasi informal (Informal Communications Channel)Komunikasi informal dilakukan berdasarkan hubungan sosial, karyawan sering bersosialisasi saat makan siang, istirahat atau pulang kantor.Jika dalam suatu organisasi banyak informasi yang beredar melalui informal artinya komunikasi formal tidak efektif.Keuntungan dari komunikasi informal yakni informasinya lebih cepat dan efektif serta bisa mengekspresikan pendapat tanpa ragu-ragu.

2.1.4.   Hambatan Komunikasi Bisnis            Dalam menjalankan suatu bisnis tentunya organisasi akan menemukan kendala atau hambatan dalam pencapaian tujuan terutama dalam melakukan komunikasi, seperti :

a)      Iklim komunikasi tertutup, karyawan sedikit mengetahui tentang perusahaan, informasi dikuasasi oleh pemimpin.

b)      Struktur organisasi yang besar dan berjenjang, distorsi, penyampaian tertunda, persepsi berbeda.

c)      Filtering, pesan dirubah, diperpendek atau diperpanjang.d)     Tidak percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi  atau diperlakukan dengan tidak adil.e)      Rivalitas antar karyawan, saling merahasiakan informasi yang bisa menguntungkan orang

lain.f)       Status dan power.

2.1.5.   Mengatasi Hambatan Komunikasi Bisnis

            Dari hambatan yang ditemui oleh suatu organisasi dalam melakukan komunikasi maka terdapat beberapa cara untuk mengatasi hambatan tersebut, yakni :

a)      Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawanb)      Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepatc)      Mempromosikan komunikasi horisontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide.d)     Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembange)      Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan

2.2.      Komunikasi yang Efektif Dalam BisnisPeran penting kemampuanberkomunikasi yang harusdimiliki oleh pelaku bisnis dalam

dunia bisnis yakni kemampuankomunikasi baik secara verbal maupun non verbal, lisan maupuntulisan, simbolik maupun interaksimerupakan hal penting yang harus dimiliki oleh pelaku bisnis.Bahkan dari beberapa survei, kemampuankomunikasi merupakan elemenpenting yang menjadi persyaratanutama dalam kepribadian yangharus dimiliki pelaku bisnis.

Komunikasi yang efektifmerupakan sarana yang pentinguntuk memperoleh kesuksesandalam suatu perusahaan.Inimembantu menaikkan kepuasankerja, produktivitas, dankeuntungan.Komunikasi yangefektif adalah nyawa dari setiaporganisasi dan suatu kuncikesuksesan dalam bisnis.Secarainternal, komunikasi yang baikadalah mampu menjaga manajemen dalam menjaga stabilitasnya, dapatmemotivasi karyawannya, dapatmengetahui perkembanganperusahaan dengan baik, karyawandapat memahami kebijakanperusahaan dengan baik, dll.Sedangkan secaraeksternal,komunikasi yang baik mampumenjaga citra perusahaan di matalingkungannya, mampu memberikankontribusi positif bagilingkungannya atas isu-isu yangdikembangkan, mampu menjagahubungan baik dengan mitra kerja,supplier, dan masyarakat sekitaryang pada akhirnya mampumemberikan kontribusi positif bagiperusahaan.

Kemampuan komunikasi juganilai mutlak bagi kesuksesanseorang individu, baik ia seorangpelaku bisnis maupun tidak.Bagaimana seseorang berinteraksidengan orang lain, bagaimanaseseorang ‘menampilkan’kemampuannya, bagaimanaseseorang berperan secara aktifdalam masyarakat, semuakeberhasilan bergantung padakemampuan seseorang dalamberkomunikasi.

2.3.      Komunikasi TertulisKomunikasi tertulis merupakan salah satu bentuk komunikasi yangsering digunakan

dalam bisnis, seperti komunikasi melalui surat-menyurat, pembuatan memo, laporan, iklan di surat kabar dan lain-lain. Untuk menolong kita dalam berkomunikasi secara baik, ada beberapa prinsip-prinsip yang harus diperhatikan, yaitu :

         Lengkap         Ringkas         Pertimbangan         Konkrit         Jelas         Sopan         Benar

2.3.1.   Keuntungan dan Kerugian Komunikasi TertulisAdapun keuntungan dari komunikasi tertulis,yaitu :

         Adanya dokumen tertulis         Sebagai bukti penerimaan dan pengiriman

         Dapat meyampaikan ide yang rumit         Memberikan analisa, evaluasi dan ringkasan         menyebarkan informasi kepada khalayak ramai         Dapat menegaskan, menafsirkan dan menjelaskan komunikasi lisan         Membentuk dasar kontrak atau perjanjian

Sedangkan kerugian dari komunikasi tertulis, yaitu :         Memakan waktu lama untuk membuatnya         Memakan biaya yang mahal         Komunikasi tertulis cenderung lebih formal         Dapat menimbulkan masalah karena salah penafsiran         Susah untuk mendapatkan umpan balik segera         Bentuk dan isi surat tidak dapat diubah bila telahdikirimkan         Bila penulisan kurang baik maka akan membingungkansi pembaca

2.3.2.   Fungsi Komunikasi Tertulis            Adapun fungsi dari komunikasi tertulis yaitu :

         Sebagai tanda bukti tertulis yang otentik, misalnya; surat perjanjian         Alat pengingat/berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yangtelah diarsipkan         Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digalikembali untuk mengetahui

perkembangan masa lampau         Jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan         Pedoman atau dasar bertindak, misalnya surat keputusan, suratperintah, surat pengangkatan         lebih efisien dari komunikasi melalui telepon, bila jarak antaraperusahaan dan langganan

jauh sekali2.3.3.   Prinsip-Prinsip Komunikasi Tertulis            Dalam melakukan komunikasi tertulis, terdapat prinsip-prinsip yang bisa dijadikan acuan seperti :

1)      Attention, yaitu penulisan surat bisnis harus dapat menarikperhatian publik2)      Interest, yaitu penulisan harus dapat menarik minat publik3)      Desire, yaitu bahwa tulisan tersebut menimbulkan keinginan public untuk membeli4)      Action, yaitu bahwa ahirnya publik / mitra bisnis jadi membeliproduk kita

2.4.      Penulisan Laporan

2.4.1.   Fungsi Laporan        Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam

hal ini adalah atasan yang memberikan tugas / perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan.Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanya. 

Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi:Fungsi informatif, Laporan ialah karya tulis ilmiah yang dibuat oleh seseorang atau

sekelompok orang yang yang berhubungan secara struktural atau kedinasan setelah melaksanakan tugas yang telah diberikan. Laporan juga merupakan suatu jenis dokumen yang menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang diselidiki dalam bentuk fakta-fakta yang dapat diarahkan kepada pemikiran serta tindakan yang akan diambil, hal-hal yang esensil, dan hal-hal pokok yang berkaitan dengan tujuannya.

1)      laporan digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya.

2)      Fungsi pertanggung jawaban, laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.

3)      Fungsi pengawasan, dengan membaca laporan seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.

4)      Fungsi pengambilan keputusan, Laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri.

2.4.2.   Macam-Macam LaporanMacam-macam laporan menurut bentuknya sebagai berikut :

a)      Laporan berbentuk formulirUntuk menulis laporan model ini biasanya telah disiapkan blangko daftar isian yang diarahkan kepada tujuan yang akan dicapai. Laporan tersebut bersifat rutin dan seringkali berbentuk angka-angka.

b)      Laporan berbentuk suratSurat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak yang lain (Caca Sudarsa dkk., 1991:3). Fungsi utama surat (Finoza, 1991) adalah sebagai alat komunikasi tulis. Karena tertulis, surat dapat pula berfungsi sebagai:

         Tanda bukti tertulis          Alat pengingat         Pedoman untuk bertindak         Keterangan keamanan         Duta/wakil organisasi          Dokumen historis dari suatu kegiatan

Kriteria surat yang baik dengan ciri umum surat yaitu :1)      Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis, dan warnasesuai dengan surat

yang akan ditulis;2)      Menggunakan bentuk surat yang standar;3)      Menggunakan bahasa yang baku;4)      Menggunakan gaya bahasa yang lugas;5)      Menggunakan bahasa yang jelas;6)      Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat;7)      Menyajikan fakta yang benar dan lengkap8)      Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai di dalam suratmenyurat;9)      Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat

Disamping kesembilan aspek teknis diatas, agarmenjadi penulis surat yang baik, para koresponden harus memenuhi sejumlah persyaratan lagi yaitu :

1)      Mengetahui prosedur surat menyurat secara umum;2)      Menguasai pemakaian bahasa tulis dengan baik;3)      Mengetahui seluk-beluk permasalahan yang akanditulis;4)      Mengetahui posisi hubungan antara pengirim danpenerima surat

c)      Laporan berbentuk memorandum (memo)Memorandum atau Memoranda (selanjutnya di sebutmemo atau memos), adalah suatu formulir yangdigunakan untuk menyampaikan pesan

internal baikpesan resmi ataupun pesan pribadi dalam sebuahperusahaan.Biasanya pesan yang disampaikandengan menggunakan memo bersifat informalsehingga dapat digunakan tulisan tangan. Bahasamemo berbeda dengan bahasa surat, yakni ringkasdan to the point. 

 d)     Laporan berbentuk naskah

Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.

2.4.3.   Perbedaan Antara Laporan Formal dan Laporan non-Formal            Laporan formal adalah laporan yang dapat memenuhi persyaratan  serta nada yang bersifat impersonal dan juga materinya disajikan dalam suatu pola yang berstruktur seperti yang terdapat dalam buku-buku. Apabila ada beberapa persyaratan satu yang tidak terpenuhi maka laporan tersebut dinamakan semi-formal, sedangkan laporan yang tidak terpenuhi semua persyaratannya disebut laporan non-formal.Pedoman untuk menentukan sifat laporan seperti :

         Halaman judul         Terdapat surat penyerahan         Memiliki daftar isi         Terdapat ikhtisar yang mengawali laporan         Memiliki Pendahuluan         Kesimpulan dan saran         Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda         Menggunakan nada resmi, bersifat impersonal         Disertai pula table dan angka-angka(bila diperlukan)         Biasanya didokumentasikan secara khusus

2.4.4.   Sistematika LaporanDalam setiap Laporan lengkap yang lengkap harus  dapat menjawab semua

pertanyaan mengenai :  apa (What), mengapa (Why), siapa (Who), dimana  (Where), kapan (When), bagaiman (How).Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerimaan  laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut:

1)      PendahuluanPada pendahuluan disebutkan tentang:

         Latar belakang kegiatan.         Dasar hukum kegiatan.         Apa maksud dan tujuan kegiatan.         Ruang lingkup isi laporan.

2)      Isi LaporanPada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan anatara lain :

         Jenis Kegiatan.         Tempat dan waktu kegiatan.         Petugas kegiatan         Persiapan dan rencana kegiatan         Peserta kegiatan.         Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta /

datanya).         Kesulitan dan hambatan.

         Hasil kegiatan         Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

3)      PenutupPada kegiatan ini ditulis dengan ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.

2.4.5.   Laporan BisnisLaporan bisnis adalah presentasiyang direncanakan, berimbang,objektif, berisi fakta-

fakta bisnisyang spesifik dan bertujuanpenting.Laporan ke atas, ditujukankepada para Penyelia dan PenentuKebijakan.Secara horisontal, untukpemegang saham, pelanggan, masyarakat dan barangkali kepadaPemerintah.Sedangkan ke bawah,ditujukan bagi para pekerja.Berisi tentang kejadian, kondisi-kondisi,kualitas, kemajuan, hasilpenyelidikan atau penafsiran dan kesimpulan.Pembuat laporan bolehmembantu penerima agar memahami situasi bisnis yang penting, guna penyelesaian tugas teknis atau operasional atau merencanakan prosedur, memecahkan masalah, danmembuat keputusan eksekutif.

Ada enam langkah penting dalam membuat laporan bisnis, tentangtujuan penulisan laporan, pembaca laporan, pengumpulan idetermasuk fakta dalam laporan, penafsiran, dan organisasi.

1)      Gambarkan masalah dan tujuanLangkah perencanaan pertama untuk meneliti masalah melibatkan dan mengenal tujuan laporan.Tujuan utama laporan bisnisseringkali membantu penerimamemecahkan masalah dan/ataumembuat keputusan. Dalam laporan lain, masalah bisa terkait dengan investasi dan suatu pilihan antara metoda-metoda, mesin- mesin, atau kebijakan-kebijakan.

2)      Pertimbangkan siapa yang menerima laporanMembayangkan siapa pembaca laporan dan kebutuhannya adalahlangkah sangat penting di dalam penulisan laporan bisnis.Jika laporan anda ditujukan untuk penyelia departemen, dapat menggunakan istilah teknik dan singkatan yang digunakan di dalam bidang Anda. Tetapi jika disalurkan ke departemen lain atau jika untuk seseorang di luar perusahaan atau ke stakeholder, bahasa yang digunakan harus umum dengan penjelasan.

3)      Tentukan ideSingkatnya langkah ketiga tentang ide-ide umum dan topik utama yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan laporan.Pada beberapa laporan, perumusan formula yang diinginkan (bahkan yang penting) sebagai dasar untuk menentukan informasi yang diperlukan dan lalu mencatat judul topik maupun garis besar dalam kerangka yang bersifat sementara.

4)      Kumpulkan keperluan materi dari sumberUntuk beberapa laporan, mungkin punya semua data. Bagi yang melakukan penelitian sekunder yang diperluas dan/atau penelitian utama,membutuhkan tambahan pemikiran untuk mencari data kemana pun.

5)      Memilih dan menginterpretasikan dataLangkah ke lima ini tergantung kompleksitas riset, seperti yang ditentukan tujuan dan kebutuhan pembaca. Jika sebagian (semua) fakta datang dari kuesioner, anda perlu menyusun kembali dan meneliti data setelah menyusun tabel jawaban.Pertimbangkan lagi logika hipotesis, apakah ide utama asli dan kerangka garis besar.Jadi meninjau kembali, menambahkan, dan menghapus topik-topik yang diperlukan.

6)      Organisasi laporan

Cara menata laporan berhubungan dengan pembaca, tujuan, danpokok masalah.Utamanya dalam mengorganisir ketiga bagian laporan melalui penyusunan induktif dan deduktif. Penyusunan induktif pada dasarnya rencana yang tidak langsung, dengan beberapa pertimbangan:

         Punya penjelasan rinci untukmemahami kesimpulan, pujian dan rekomendasi siapa yang memperjuangkan keputusan.

         Menganggap kesimpulan bertentangan dengan hasil,         Punya sedikit penyimpangan terhadap kesimpulan dan lebih mungkin menerima jika didapat

analisa dari faktor penting,         Perlu membaca seluruh laporan, dan         Menyukai penataan laporan ini.

Kualitas laporan akan menarik untuk disimak dan mudah dipahami apabila ditulis dengan menggunakan kaidah penulisan 7C, yaitu :

1.      Completeness-Kelengkapan2.      Conciseness-Keringkasan3.      Consideration-Pertimbangan4.      Concreteness-Kekonkritan5.      Clarity-Kejelasan6.      Courtesy-Kesopanan7.      Correctness-Kebenaran

BAB IIIKESIMPULAN

Komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain bisamelalui komunikasi verbal dan nonverbal misalnya lisan ataupun tulisan. Sebaiknya bentuk komunikasi yang digunakan memiliki struktur yangteratur dan terorganisasi dengan baik.Karena komunikasi pesan bisnis merupakan gambaran dari pencitraan perusahaan terutama dalam komunikasi tertulis.Komunikasi dalam bisnis mengenai bagaimana penyampaian pesan-pesan bisnis yang berisi informasi perusahaan dapat disampaikan tepat sasaran.

Keberhasilan komunikasi pada suatu perusahaan juga ditunjang oleh pelaku komunikasi. Para anggota organisasi atau perusahaan yang menjalankan komunikasi tertulis harus memahami fungsi dan prinsip dari komunikasi tertulis karena komunikasi tertulis memiliki aturan-aturan baku yang harus dipatuhi. Dalam laporan bisnis yakni setiap presentasiyang direncanakan, berimbang,objektif, berisi fakta-fakta bisnisyang spesifik dan bertujuanpenting. Oleh karena itu penulis laporan harus memahami prosedur dalam pembuatan laporan tertulis karena akan mempengaruhi informasi yang terkandung dalam tujuan penulisan laporan.

DAFTAR PUSTAKAJenis Laporan. 2011. http://www.anakunhas.com . Diakses tanggal 21 Juni 2013Komunikasi Bisnis. 2009. http://komunikasidalambisnis.com . Diakses tanggal 20 Juni 2013Komunikasi Bisnis. http://www.slideshare.net/bandidasmillenix . Diakses tanggal 20 Juni 2013Komunikasi Bisnis yang Efektif.2011. http://myblog26974.wordpress.com . Diakses tanggal 20 Juni 2013Laporan.2011. http://aderiska-pilyang.blogspot.com . Diakses tanggal 21 Juni 2013Laporan.2011. http://rahmaekaputri.blogspot.com . Diakses tanggal 21 Juni 2013