LANDASAN TEORI Konsep Dasar Sistem Manajemen Mutu ISO...

22

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Konsep Dasar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000

1. Pengertian Mutu

Mutu merupakan faktor dasar yang mempengaruhi pilihan

konsumen untuk berbagai jenis produk dan jasa yang berkembang pesat

dewasa ini. Sistem mutu adalah sesuatu yang disetujui bersama, struktur

kerja operasi keseluruhan perusahaan dan pabrik, terdokumentasi dalam

prosedur-prosedur manajerial dan teknik terpadu yang efektif, untuk

membimbing tindakan-tindakan terkoordinasi dari orang, mesin, dan

informasi di perusahaan dan pabrik tersebut melalui cara yang terbaik dan

paling praktis untuk menjamin kepuasan pelanggan akan mutu dan biaya

mutu yang ekonomis.

Dipandang dari sisi produsen, ternyata pengertian mutu lebih rumit,

karena menyangkut berbagai segi sebagai berikut : merancang (to design).

memproduksi (to produce), mengirimkan (menyerahkan), barang kepada

konsumen (to deliver), pelayanan pada konsumen (consumers service),dan

digunakannya barang (jasa) tersebut oleh konsumen. Jadi tampaknya

pengertian mutu dipandang dari sisi produsen harus dikaitkan dengan

berbagai segi tersebut diatas yang melingkupi suatu manajemen mutu atau

management of quality.

23

Ditinjau dari produsen definisi mutu adalah keadaan fisik, fungsi,

dan sifat suatu produk bersangkutan yang dapat memenuhi selera dan

kebutuhan konsumen dengan memuaskan sesuai niali uang yang telah

dikeluarkan.

Mengelola sekolah dengan pendekatan manajemen mutu berarti

pengelolaan sekolah berorientasi pada upaya meningkatkan mutu

pendidikan secara terus-menerus dan berkesinambungan.

Tentang mutu, orang dapat memandangnya dari satu sisi pengertian

atau dapat pula memandang dari banyak sisi pengertian, yaitu antara lain

dengan memandang arti mutu dari sisi selera pelanggan, sisi kehandalan

hasil produk, sisi kebermanfaatan, sisi daya tarik tampilan, sisi

pembiayaan, ataupun memandang dari banyak sisi secara terpadu (total).

Secara umum, dapat disimpulkan bahwa :

• Mutu mencakup usaha memenuhi atau melebihi harapan

pelanggan

• Mutu mencakup produk, jasa manusia, proses, dan lingkungan

Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah (misalnya apa

yang dianggap sudah memenuhi mutu sekarang mungkin

menjadi kurang bermutu di masa datang)

Dalam mendefinisikan mutu ada beberapa pendapat yang berbeda,

seperti pendapat dari lima pakar mutu seperti yang tertulis di bawah ini:

• Mutu adalah kecocokan penggunaan produk untuk memenuhi

kebutuhan dan kepuasan pelanggan (J.M. Juran)

24

• Mutu adalah kesesuaian dengan persyaratan atau spesifikasi

(Crosby)

• Mutu adalah kesesuaian dengan kebutuhan pasar (Deming)

• Mutu adalah kepuasan pelanggan sepenuhnya (Feigenbaum)

• Mutu adalah kondisi dinamis yang berhubungan dengan

produk, manusia/tenaga kerja, proses dan tugas, serta

lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan konsumen

(Garvin)

• Mutu adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik yang

inheren dalam memenuhi persyaratan (ISO 9000:2000)

2. Dimensi Mutu

Mutu mempunyai sembilan dimensi yang berbeda. Menurut Dale

H. Besterfield (1999:6), sembilan dimensi tersebut adalah:

Sifat khas mutu suatu produk yang andal harus mempunyai multi

dimensi karena harus memberi kepuasan dan nilai manfaat yang besar bagi

konsumen dengan melalui berbagai cara. Oleh karena itu, sebaiknya setiap

produk harus mempunyai ukuran yang mudah dihitung (misalnya berat,

isi, luas dan diameter) agar mudah dicari konsumen sesuai dengan

kebutuhannya.

25

Tabel 2.1

Sembilan Dimensi Mutu Menurut Dale H. Besterfield (1999:6)

D

a

v

i

d

G

a

r

v

David Garvin (1999:22) dalam bukunya Managing Quality, menjelaskan

lima pendekatan utama terhadap mutu:

a. Transcendent: mutu tidak dapat dijelaskan, tetapi dapat dikenali jika dilihat Contohnya, mutu seorang artis tidak dapat dilihat sampai ia pentas.

b. Product-based: mutu didasarkan pada keunikan atribut. c. Manufacturing-based: mutu didefinisikan sebagai kesesuaian

produk atau jasa dengan persyaratan yang telah ditentukan d. User-based mutu “terletak di mata pelihatnya” atau “qualify

lies in the eyes of the beholder”. Mutu didefinisikan sebagai kemampuan untuk memenuhi persyaratan dan harapan pelanggan.

e. Value-based: mutu sebagai kombinasi terbaik antara harga dan keistimewaan.

Dimensi Arti dan Contoh

Performance / Kinerja Karakteristik utama produk, seperti kecerahan pada gambar

Features / Kelebihan Karakteristik sekunder, ciri yang ditambahkan seperti remote control Conformance /

Kesesuaian kerja Memenuhi spesifikasi atau standar industri, kecakapan kerja

Reliability / Keandalan Konsistensi kerja terhadap waktu, waktu rata-rata kegagalan unit

Curability / Ketahanan Ketahanan berguna termasuk repair

Serviceability / Mampu rawat

Pemecahan masalah dan komplain, kemudahan perbaikan

Response / Respon Hubungan manusia ke manusia, seperti keramahan penjual

Aesthetic / Keindahan Karakteristik sensorik, seperti cat eksterior

Reputation / Reputasi Kinerja dan intangible lain di masa lalu, seperti mendapat peringkat nomor satu

26

Didasari oleh konsep yang dikemukakan oleh Yoseph S.Martinice

tentang dimensi mutu suatu barang produk maka dapat dikemukakan di

sini beberapa dimensi mutu sekolah atau kriteria-kriteria mutu sekolah

sebagai berikut:

Dimensi Mutu Barang Produk (Yoseph S.Martinice)

Dimensi Mutu Sekolah

Bermanfaat, tepat, sesuai fungsinya.

Sekolah melaksanakan kegiatan sesuai fungsinya sebagai lembaga pendidikan.

Memiliki keistimewaan. Bermanfaat, tepat, sesuai fungsinya.

Handal, tahan lama / tidak cepat rusak


Memiliki kemudahan dalam penggunaan/ pemakaian.


Penampilannya manarik. Bermanfaat, tepat, sesuai fungsinya.

Mengesankan Profil sekolah mengesankan, favorit.

3. Pengertian Manajemen Mutu Terpadu

Manajemen Mutu Terpadu atau Total Quality Management (TQM)

juga dikenal sebagai TQC adalah aplikasi prinsip-prinsip mutu pada semua

bagian perusahaan. Teknik TQM terbukti dapat menjamin ketahanan

perusahaan dalam kompetisi kelas dunia. Dari kata pembentuknya, dapat

diartikan sebagai:

• Total : Keseluruhan

• Quality : Derajat / tingkat keunggulan suatu produk atau jasa

• Management : Tindakan, seni, atau cara penanganan,

pengendalian, pengarahan, dan sebagainya.

Maka, TQM berarti seni menangani suatu badan usaha atau

perusahaan secara keseluruhan untuk mencapai keunggulan. Poin yang

27

terpenting dari TQM adalah lakukan kepada orang lain apa yang Anda

harapkan orang lain untuk Anda.

Manajemen Mutu Terpadu mempersyaratkan enam konsep dasar:

a. Kepemimpinan

Manajemen harus berkomitmen dan terlibat untuk

menyediakan dukungan organisasi dari atas ke bawah dalam

jangka panjang.

b. Kepuasan Pelanggan

Kunci kesuksesan program TQM adalah fokus pada kepuasan

pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal. Langkah

yang tepat untuk permulaan adalah memuaskan pelanggan

internal. Suara pelanggan harus didengarkan, desain mutu dan

pencegahan cacat juga harus ditekankan.

c. Pemberdayaan dan Keterlibatan Karyawan

Mutu adalah tanggung jawab seluruh karyawan dalam

organisasi. Diharapkan adanya keterlibatan dan pemanfaatan

seluruh tenaga kerja secara efektif, dimana orang-orang tidak

hanya datang ke tempat kerja untuk bekerja tetapi juga

memikirkan bagaimana meningkatkan pekerjaan mereka.

d. Perbaikan Proses Berkelanjutan

Harus ada perbaikan proses yang berkelanjutan. Proyek

peningkatan mutu seperti pengiriman tepat waktu, efisiensi

pesanan masuk, tingkat kesalahan penagihan, kepuasan

28

pelanggan, waktu siklus, pengurangan cacat, dan manajemen

pemasok, merupakan awal yang bagus.

e. Kemitraan dengan Pemasok

Fokus kemitraan dengan pemasok ini lebih pada biaya mutu

dan biaya siklus hidup daripada kepada harga.

f. Ukuran Kinerja

Pengukuran kinerja seperti waktu setup, persen cacat,

ketidakhadiran, dan kepuasan pelanggan perlu ditentukan

untuk setiap area fungsional.

Tabel 2.2

Perbandingan Keadaan Sebelum dengan Setelah TQM Diterapkan

Elemen Mutu Kondisi Sebelumnya TQM

Definisi Product-Oriented Customer-Oriented

Prioritas Kedua, dibandingkan service dan biaya

Pertama, dibandingkan service dan biaya

Keputusan Jangka Pendek Jangka Panjang

Penekanan Pencaran/deteksi Pencegahan

Kesalahan Operasi Sistem

Tanggung Jawab

Quality Control Setiap Orang

Pemecahan Masalah

Manajer Tim

Pengadaan Biaya Biaya siklus hidup, kemitraan

Peran Manajer Merencanakan, menugaskan, mengendalikan dan mengimplementasikan

Mendelegasikan, melatih, memfasilitasi dan membimbing

29

Tujuan TQM adalah menghasilkan produk bermutu, meningkatkan

produktivitas, dan menurunkan harga. Penerapan TQM membutuhkan

perubahan budaya. Perubahan ini penting dan tidak akan tercapai dalam

waktu singkat. Organisasi yang kecil akan jauh lebih mudah

bertransformasi daripada organisasi yang besar. Tabel di bawah ini

menunjukkan perbandingan antara keadaan sebelum dengan setelah TQM

diterapkan sesuai menurut Dale H. Besterfield (1999:3).

4. Pengertian Sistem Manajemen Mutu

Menurut Nasution (2001:25)

Sistem manajemen mutu adalah salah satu elemen dalam organisasi Manajemen Mutu Terpadu. Sistem manajemen mutu menggambarkan suatu sistem dengan prosedur terdokumentasi dan terkendali untuk memastikan bahwa produk tidak sesuai tidak dilepaskan ke pelanggan.

Sedangkan Menurut PPPG Teknologi Bandung (2003:35)

Sistem manajemen mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam mutu Untuk memimpin dan mengoperasikan organisasi perlu dilakukan

pengelolaan yang sistematis dan dengan cara yang dapat dibuktikan.

Kesuksesan organisasi didapatkan dari adanya penerapan dan

pemeliharaan sistem manajemen mutu dengan melakukan peningkatan

berkesinambungan kinerja organisasi yang efektif dan efisien.

30

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem

manajemen mutu mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan

praktek-praktek manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi

kebutuhan pelanggan dan pasar. Juga dapat dirangkum menjadi struktur

organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk

menerapkan manajemen mutu.

Terdapat beberapa karakteristik umum dari sistem manajemen

mutu:

- Sistem manajemen mutu mencakup suatu lingkup yang luas dari

aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Mutu dapat

didefinisikan melalui lima pendekatan utama: (1) transcendent

quality, yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan, (2)

product-based quality, yaitu suatu atribut produk yang

memenuhi mutu, (3) manufacturing-based quality, yaitu

kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar, dan (5)

value-based quality, yaitu derajat keunggulan pada tingkat harga

yang kompetitif.

- Sistem manajemen mutu berfokus pada konsistensi dari proses

kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi

terhadap standar-standar kerja.

- Sistem manajemen mutu berlandaskan pada pencegahan

kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi

kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak

31

sistem manajemen mutu tidak akan efektif 100% pada

pencegahan semata, sehingga sistem manajemen mutu juga

harus berlandaskan pada tindakan korektif dengan hal ini, sistem

manajemen mutu merupakan suatu closed loop system yang

mencakup deteksi, umpan balik, dan koreksi. Bagaimanapun

proporsi terbesar (lebih dari 85%) harus diarahkan pada

pencegahan kesalahan sejak tahap awal.

- Sistem manajemen mutu mencakup elemen-elemen: tujuan

(objectives), pelanggan (customers), hasil-hasil (outputs),

proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok

(suppliers), dan pengukuran untuk umpan-balik dan umpan maju

(measurements for feedback and feedforward). Dalam akronim

bahasa Inggris dapat disingkat menjadi: SIPO-COM – Supplier,

Inputs, Processes, Outputs, Customers, Objectives and

Measurements.

Penerapan sistem manajemen mutu akan sangat efektif apabila

setiap bagian dari organisasi memahami fungsi, tanggung jawab, dan

keterkaitannya dengan bagian lain dalam sistem tersebut. Sebagai

gambaran mengenai sistem manajemen mutu, manual mutu/pedoman mutu

harus mencakup kebijakan mutu, penjelasan mengenai organisasi, hal yang

dikecualikan, interaksi proses, garis besar prosedur mutu, dan referensi

silang panduan mutu dengan dokumen lain yang lebih detail.

32

Dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu, organisasi harus

membuat, mendokumentasikan, menerapkan, dan memelihara sistem

manajemen mutu dan melakukan peningkatan berkesinambungan secara

efektif sesuai dengan persyaratan standar internasional ini. Identifikasi dan

pengelolaan proses juga harus dilakukan untuk memastikan persyaratan

yang sesuai telah terpenuhi.

5. ISO 9001:2000

a. Pengertian ISO 9001:2000

ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem

manajemen kualitas. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-

persyaratan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem

manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi

akan memberikan produk (barang dan / atau jasa) yang memenuhi

persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan

ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, di mana

organisasi yang dikontrak itu bertanggung jawab untuk menjamin

kualitas dari produk-produk tertentu, atau merupakan kebutuhan dari

pasar tertentu, sebagaimana ditentukan oleh organisasi.

ISO 9001:2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak

menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk

33

(barang dan / atau jasa). Tidak ada kriteria penerimaan produk dalam

ISO 9001:2000, sehingga kita tidak dapat menginspeksi suatu produk

terhadap standar-standar produk. ISO 9001:2000 hanya merupakan

standar sistem manajemen kualitas. Dengan demikian apabila ada

perusahaan yang mengiklankan bahwa produknya telah memenuhi

standar internasional, itu merupakan hal yang salah dan keliru, karena

seyogianya manajemen perusahaan hanya boleh menyatakan bahwa

sistem manajemen kualitasnya yang telah memenuhi standar

internasional bukan produk berstandar internasional, karena tidak ada

kriteria pengujian prdouk dalam ISO 9001:2000. bagaimanapun

diharapkan meskipun tidak selalu, bahwa produk yang dihasilkan dari

suatu sistem manajemen kualitas internasional akan berkualitas baik

(standar).

Persyaratan-persyaratan dan rekomendasi dalam ISO 9001:2000

diterapkan pada manajemen organisasi yang memasok produk, sehingga

akan mempengaruhi bagaimana produk itu didesain, diproduksi, dirakit,

ditawarkan, dan lain-lain.

6. Pengenalan ISO

ISO berasal dari bahasa Yunani yang berarti sama atau seragam

atau standar. ISO (International Organization for Standardization)

merupakan suatu lembaga federasi dunia badan-badan standar nasional

(badan anggota ISO) yang pertama kali didirikan pada 1947, di Jenewa,

Swiss.

34

Perlu diketahui bahwa ISO memiliki beberapa definisi sebagai

berikut:

a. ISO adalah suatu organisasi internasional yang berwenang

menerbitkan standar

b. ISO bukan merupakan standar untuk kualitas produk tetapi

standar sistem kualitas dan kestabilannya

c. ISO merupakan suatu standar sistem kualitas yang diakui oleh

semua negara

d. ISO adalah suatu pengakuan yang diberikan bagi perusahaan

yang telah dapat memenuhi persyaratan minimum yang

ditetapkan

b. Prinsip Dasar ISO 9001:2000

Delapan prinsip manajemen mutu pada sistem manajemen mutu

ISO 9001:2000 dipergunakan oleh Top Manajemen untuk memimpin

organisasi kearah perbaikan kinerja. Delapan prinsip manajemen mutu

tersebut adalah :

Contoh sederhana dari standar ISO adalah ukuran kertas (A3, legal,

A4, folio, dll), ukuran kecepatan film (ASA 100, ASA 200, dll), ukuran

kekentalan oli (SAE 40, SAE 60).

ISO bertujuan untuk:

a. Membuat berbagai standar internasional

b. Menyebarluaskan standar-standar tersebut

c. Mempromosikannya untuk dilaksanakan

35

Badan ini intinya bertujuan untuk mengharmonisasi standar-

standar nasional masing-masing negara dan menjadikannya menjadi satu

standar internasional.

Fungsi dari standar ISO, yaitu:

a. Sebagai fondasi dari kegiatan perbaikan yang kontinu untuk

kepuasan pelanggan

b. Sistem dokumentasi yang benar dari perusahaan

c. Cara yang jelas dan sistematik dari manajemen kualitas

d. Mendapatkan stabilitas dan konsistensi dalam kegiatan dan

sistem

e. Kerangka kerja yang bagus untuk perbaikan kualitas

f. Praktek manajemen yang lebih efektif dengan otoritas dan

tanggung jawab yang jelas dari orang yang berkaitan dengan

kualitas proses dan produk

g. Dapat melakukan segala sesuatu dengan benar setiap saat

h. Untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, kualitas, dan

kemampuan berkompetisi dari perusahaan

i. ISO untuk melakukan bisnis pada kelas dunia

ISO mengembangkan sekumpulan standar untuk industri-industri

manufaktur, perdagangan, dan komunikasi. Standar Internasional ISO

9000 dipersiapkan oleh Komite Teknik ISO/TC 176, Manajemen Mutu

dan Pemastian Mutu. Seri ISO 9000 pertama kali dipublikasikan pada

tahun 1987, direvisi pada tahun 1994 dan 2000.

36

Seri ISO 9000:1987 (edisi pertama) mencakup beberapa seri

berikut:

a. ISO 8402, Mutu - Perbendaharaan Kata

b. ISO 9001, Sistem Mutu - Model untuk Jaminan Mutu dalam

Desain/Pengembangan, Produksi, Instalasi, dan Pelayanan

c. ISO 9002, Sistem Mutu - Model untuk Jaminan Mutu dalam

Produksi dan Instalasi, dan Pelayanan

d. ISO 9003, Sistem Mutu - Model untuk Jaminan Mutu dalam

Inspeksi dan Pengujian Akhir

e. ISO 9004, Manajemen Mutu dan Elemen-elemen Sistem Mutu

- Petunjuk

Seri ISO 9000:1994 (edisi kedua) mencakup beberapa seri berikut:

a. ISO 8402, Manajemen Mutu dan Standar Jaminan Mutu -

Perbendaharaan Kata

b. ISO 9000-1, Manajemen Mutu dan Standar Jaminan Mutu -

Bagian 1: Petunjuk untuk Pemilihan dan Penggunaan

c. ISO 9000-2, Manajemen Mutu dan Standar Jaminan Mutu -

Bagian 2: Petunjuk untuk aplikasi ISO 9001 , ISO 9002, dan

ISO 9003

d. ISO 9000-3, Manajemen Mutu dan Standar Jaminan Mutu -

Bagian 3: Petunjuk untuk aplikasi ISO 9001: 1994 pada

Pengembangan, Pengadaan, dan Pemeliharaan untuk

Perangkat Lunak (Software)

37

e. ISO 9000-4, Manajemen Mutu dan Standar Jaminan Mutu -

Bagian 4: Petunjuk untuk Manajemen Program Keandalan

(Dependability Program Management)

f. ISO 9001, Sistem Mutu - Model untuk Jaminan Mutu dalam

Desain/pengembangan, Produksi, Instalasi, dan Pelayanan

g. ISO 9002, Sistem Mutu - Model untuk Jaminan Mutu dalam

Produksi dan Instalasi, dan Pelayanan

h. ISO 9003, Sistem Mutu - Model untuk Jaminan Mutu dalam

Inspeksi dari Pengujian Akhir

i. ISO 9004-1, Manajemen Mutu dan Elemen-elemen Sistem

Mutu - Bagian 1: Petunjuk Untuk Penjelasan Elemen sistem

j. ISO 9004-2, Manajemen Mutu dan Elemen-elemen Sistem

Mutu - Bagian 2: Petunjuk Untuk Pelayanan

k. ISO 9004-3, Manajemen Mutu dan Elemen-elemen Sistem

Mutu - Bagian 3: Petunjuk untuk Material yang Diproses

l. ISO 9004-4, Manajemen Mutu dan Elemen-elemen Sistem

Mutu - Bagian 4: Petunjuk untuk Perbaikan Mutu

m. ISO 9004-5, Manajemen Mutu dan Elemen-elemen Sistem

Mutu -Bagian 5 : Petunjuk untuk Rencana-rencana Mutu

n. ISO 9004-6, Manajemen Mutu dan Elemen-eiernen Sistem

Mutu - Bagian 6: Petunjuk untuk Mutu dalam Manajemen

Proyek

38

o. ISO 9004-7, Manajemen Mutu dan Elemen-elemen Sistem

Mutu - Bagian 7: Petunjuk untuk Manajemen Konfigurasi

p. ISO 1001 1-1, Petunjuk untuk Audit Sistem Mutu- Bagian 1 :

Auditing

q. ISO 10011-2, Petunjuk untuk Audit Sistem Mutu- Bagian 2:

Kriteria Kualifikasi untuk Auditor Sistem Mutu

r. ISO 1001 1-3, Petunjuk untuk Audit Sistem Mutu- Bagian 3:

Manajemen Program Audit

s. ISO 1001 2-1, Persyaratan Jaminan Mutu untuk Pengukuran

Peralatan - Bagian 1 : Sistem Konfigurasi Metrologikal untuk

Pengukuran Peralatan

t. ISO 10013, Petunjuk untuk Mengembangkan Manual Mutu

Seri ISO 9000:2000 (edisi ketiga) mencakup beberapa seri berikut:

a. ISO 9000, Manajemen Mutu dan Standar Jaminan Mutu -

Konsep dan Perbendaharaan Kata

b. ISO 9001 , Sistem Manajemen Mutu - Persyaratan

c. ISO 9004, Petunjuk Sistem Manajemen Mutu untuk Perbaikan

Kinerja

d. ISO 19011, Petunjuk untuk Audit Kualitas dan Sistem

Manajemen

Sejak pertama kali dikeluarkan standar-standar ISO 9000 pada

tahun 1987, Komisi Teknik 176 (TC 176) menetapkan siklus peninjauan

ulang setiap lima tahun guna menjamin bahwa standar-standar ISO 9000

39

akan menjadi up date dan relevan untuk organisasi. Dan dengan

diterbitkannya ISO 9001:2000, berarti membatalkan dan menggantikan

edisi kedua (ISO 9001:1994) bersama dengan ISO 9002:1994 dan ISO

9003:1994. ISO 9000 versi tahun 2000 mencakup beberapa seri yaitu:

a. ISO 9000:2000 mengenai sistem manajemen mutu, konsep,

dan arti masalah

b. ISO 9001:2000 mengenai persyaratan sistem manajemen mutu

c. ISO 9004:2000 mengenai pedoman peningkatan kinerja sistem

manajemen mutu.

d. ISO 10011:2000 mengenai pedoman audit sistem manajemen

mutu.

ISO 9000:2000 merupakan standar sistem manajemen mutu bukan

standar produk. Standar ini menitikberatkan pada sistem dan proses yang

memberikan kepastian konsistensi mutu produk. Dari keempat seri di atas,

ISO 9001:2000 merupakan seri yang paling sering ingin dicapai oleh

perusahaan, sedangkan seri yang lainnya hanya melengkapi. Isi dari ISO

9000:2000:

a. Ruang Lingkup (Scope)

b. Referensi Standar (Normative Reference)

c. Istilah dan Definisi (Terms and definitions)

d. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu (Quality management

systems Requirements)

e. Tanggungjawab Manajemen (Management responsibility)

40

f. Manajemen Sumber Daya (Resource management)

g. Realisasi Produk (Product Realization)

h. Penilaian, Analisis dan Perbaikan (Measurement, analysis and

improvement)

2. Prinsip 1. Fokus Pada Pelanggan

Organisasi tergantung pada pelanggan mereka dan karena

itu harus mengerti akan kebutuhan mereka baik yang sekarang

maupun di masa datang, harus memenuhi permintaan/persyaratan

pelanggan, dan berjuang untuk melebihi harapan pelanggan. Pihak

manajemen diharuskan menunjukan komitmen pada

pengembangan, implementasi, dan perbaikan dari sistem

manajemen kualitas dengan tujuan untuk dapat memenuhi

kebutuhan konsumen, selain itu standard ini juga menuntut

komumkasi dan pengukuran kepuasan konsumen. Yang termasuk

didalamnya antara lain adalah:

- Memperhatikan persyaratan pelanggan yang tidak

dispesifikasi.

- Komunikasi dengan pelanggan.

- Mengawasi kepuasan pelanggan.

Manfaat pokok yang didapat organisasi bila menerapkan

fokus pada pelanggan ini adalah:

41

- Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar, yang

diperoleh melalui tanggapan yang cepat dan fleksibel

terhadap kesempatan pasar.

- Meningkatkan efektivitas penggunaan sumber-sumber

daya organisasi menuju peningkatan kepuasan

pelanggan.

- Meningkatkan loyalitas pelanggan yang akan memimpin

pada percepatan pengembangan bisnis melalui

pengulangan transaksi-transaksi.

3. Prinsip 2. Kepemimpinan

Pemimpin organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah

dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara

lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara

penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Manfaat-manfaat

pokok apabila organisasi menerapkan prinsip kepemimpinan ini,

adalah:

- Orang-orang akan memahami dan termotivasi menuju

sasaran dan tujuan organisasi.

- Aktivitas-aktivitas akan dievaluasi, disesuaikan dan

diterapkan dalam satu kesatuan cara.

- Meminimumkan kesalahan komunikasi di antara tingkat-

tingkat dalam organisasi

42

4. Prinsip 3. Pelibatan Orang

Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat

penting dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh

akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan secara optimal

untuk manfaat organisasi.

Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan

prinsip keterlibatan orang ini adalah:

- Orang-orang dalam organisasi menjadi termotivasi,

memberikan komitmen dan terlibat.

- Menumbuhkembangkan inovasi dan kreativitas dalam

mencapai tujuan-tujuan organisasi.

- Orang-orang menjadi tanggung jawab terhadap kinerja

mereka.

- Orang-orang menjadi giat berpartisipasi dalam

peningkatan terus-menerus.

5. Prinsip 4. Pendekatan Proses

Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih

efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan

dikelola sebagai suatu proses. Keunggulan pendekatan proses

adalah kendali terus-menerus yang diberikannya terhadap

hubungan antara proses sendiri-sendiri dalam sistem proses, seperti

juga terhadap gabungan dan interaksinya. Manfaat-manfaat pokok

43

apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan proses ini

adalah:

- Biaya menjadi lebih rendah dan waktu siklus menjadi

lebih pendek, melalui efektifivitas penggunaan sumber-

sumber daya

- Hasil-hasil menjadi meningkat, konsisten, dan dapat

diperkirakan

- Kesempatan peningkatan menjadi prioritas dan terfokus

Gambar 2.1

Model Proses Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 (Vincent Gaspersz,

2006:3)

Perbaikan Berkesinambungan Sistem Manajemen Mutu

Pelanggan

Syarat

Tanggung Jawab Manajemen

Manajemen Sumber Daya

Pengukuran, Analisis, dan

Perbaikan

Realisasi Produk

Masukan Produk

Kepuasan

Pelanggan

Keluaran

44

Gambar 2.1 menggambarkan hubungan proses yang

disajikan dalam klausul 4 sampai klausul 8. Gambar ini

menunjukkan metodologi PDCA dapat dipakai dalam semua

proses. PDCA dalam hal ini secara singkat diuraikan sebagai

berikut:

Plan : Tetapkan tujuan dan proses yang diperlukan

untuk menyerahkan hasil sesuai dengan

persyaratan pelanggan dan kebutuhan

organisasi

Do : Terapkan prosesnya

Check : Pantau dan ukur proses dan produk terhadap

kebijakan tujuan dan persyaratan bagi produk

dan laporkan hasilnya

Act : Lakukan tindakan untuk perbaikan

berkelanjutan dari peri kerja proses

6. Prinsip 5. Pendekatan Sistem Pada Manajemen

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan, dari

proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan

memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi

dalam mencapai tujuannya. Manfaat-manfaat pokok apabila

organisasi menerapkan prinsip pendekatan sistem pada manajemen

ini adalah:

45

- Integrasi dan kesesuaian dari proses-proses yang akan

paling baik mencapai hasil-hasil yang diinginkan

- Kemampuan memfokuskan pada proses-proses kunci

- Memberikan kepercayaan kepada pihak yang

berkepentingan terhadap konsistensi, efektivitas dan

efisiensi dari organisasi

7. Prinsip 6: Perbaikan Berkelanjutan

Peningkatan terus-menerus dari kinerja organisasi secara

keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi.

Peningkatan terus-menerus didefinisikan sebagai suatu proses yang

berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas dan

efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari

organisasi itu.

Peningkatan terus-menerus membutuhkan langkah-langkah

konsolidasi yang progresif, menanggapi perkembangan

kebutuhan dan ekspektasi pelanggan, dan akan menjamin suatu

evolusi dinamik dari sistem manajemen kualitas.

Gambar 2.2

Perbaikan Berkelanjutan

QMS

P A D C

Total Customer

Satisfaction

46

8. Prinsip 7: Pendekatan Fakta dalam Pengambilan Keputusan

Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan

pada analisa data dan informasi. Analisa tersebut berguna untuk

mencari dan menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga

masalah-masalah kualitas dapat terselesaikan secara efektif dan

efisien.Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan

prinsip pendekatan fakta dalam pembuatan keputusan adalah:

- Keputusan-keputusan berdasarkan informasi yang akurat

- Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan

efektivitas dari keputusan melalui referensi terhadap

catatan-catatan faktual

- Meningkatkan kemampuan untuk meninjau ulang serta

mengubah opini dan keputusan-keputusan

9. Prinsip 8: Kemitraan dengan Pemasok yang Saling Menguntungkan

Suatu organisasi dan pemasok adalah saling tergantung dan

hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan

kemampuan bersama dan menciptakan nilai tambah. Manfaat-

manfaat apabila organisasi menerapkan prinsip kemitraan dengan

pemasok yang saling menguntungkan adalah:

- Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi

kedua pihak

- Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk

menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan dan

47

ekspektasi pelanggan Mengoptimumkan biaya dan

penggunaan sumber-sumber daya

Hubungan antara delapan prinsip manajemen mutu dengan

ISO 9001:2000 dapat dilihat pada table 2.3

Tabel 2.3

Hubungan Antara Delapan Prinsip Manajemen Mutu Dengan ISO

9001:2000

DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN

MUTU ISO 9001:2000

Fokus pada pelanggan

5.1 Komitmen Manajemen 5.2 Fokus Terhadap Pelanggan 5.5.2 Wakil Manajemen 5.6.2 Masukan Tinjauan 5.6.3 Keluaran Tinjauan 6.1 Penyediaan Sumber Daya 7.2 Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan 7.5.4 Kepemilikan Pelanggan 8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.4 Analisa Data 8.5.1 Peningkatan Berkesinambungan 8.5.2 Tindakan Perbaikan

Kepemimpinan 5 Tanggung Jawab Manajemen 6 Manajemen Sumber Daya 8.5 Peningkatan

Keterlibatan Personil

5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang 5.5.2 Komunikasi Internal 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran, dan Pelatihan 6.4 Wakil Manajemen 8.5.2 Tindakan Perbaikan 8.5.3 Tindakan Pencegahan

Pendekatan Proses

4.1 Persyaratan Umum 5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang 6.1 Penyediaan Sumber Daya 7 Realisasi Produk

48

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen

4 Sistem Manajemen Mutu 5 Tanggung Jawab Manajemen 6 Manajemen Sumber Daya' 7 Realisasi Produk 8 Pengukuran, Analisa, dan Perbaikan

Peningkatan Berkesinambungan

4.1 Persyaratan Umum 5.1 Komitmen Manajemen 5.3 Kebijakan Mutu 5.5.2 Wakil Manajemen 5.6 Tinjauan Manajemen 6.1 Penyediaan Sumber Daya 8.1 Umum 8.5 Peningkatan

Pendekatan Faktual dalam Pembuatan Keputusan

5.6 Tinjauan Manajemen 8 Pengukuran, Analisa, dan Perbaikan

Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan

7.4 Pembelian

c. Persyaratan Standar dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000

Persyaratan-persyaratan dalam ISO 9001:2000 lebih sederhana dan

lebih fleksibel daripada ISO 9001:1994. Perubahan penting dalam standar

ISO 9001:2000, antara lain:

a. Struktur berorientasi pada proses dan rangkaiannya lebih logis.

b. Proses perbaikan berkelanjutan merupakan bagian penting

untuk meningkatkan sistem manajemen mutu pada organisasi.

c. Menekankan komitmen manajemen puncak untuk

mengembangkan dan memperbaiki sistem manajemen mutu

dan menetapkan tujuan yang dapat diukur pada semua tingkat

dan fungsi yang sesuai.

49

d. Adanya konsep “perkecualian yang diijinkan” (permissible

exclusion), memberikan kemungkinan organisasi untuk

mengeluarkan lausul yang tidak dapat diterapkan.

e. Adanya syarat bagi organisasi untuk memantau informasi

kepuasan dan ketidakpuasan pelanggan sebagai ukuran kinerja

sistem.

f. Berkurangnya jumlah dokumen yang diwajibkan

g. Perubahan istilah untuk mempermudah interpretasi.

h. Sesuai dengan struktur sistem manajemen lingkungan ISO

14000.

i. Mengacu pada delapan prinsip manajemen mutu.

j. Mempertimbangkan manfaat dan kebutuhan pihak yang

berkepentingan.

Karena sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 merupakan sistem

manajemen mutu yang berfokus pada proses dan pelanggan, maka

pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan standar dari ISO 9001:2000

ini akan membantu organisasi dalam menetapkan dan mengembangkan

sistem manajemen mutu secara sistematik untuk memenuhi kepuasan

pelanggan (customers’ satisfaction) dan peningkatan proses terus-menerus

(continuous process improvement).

Interpretasi terhadap persyaratan standar ISO 9001:2000 ini

dilakukan berdasarkan pemahaman serta pengalaman seorang penulis

(Vincent Gaspersz) ketika menerapkan sistem manajemen mutu 9001:2000

50

pada beberapa perusahaan industri di Indonesia. Interpretasi persyaratan

standar ISO 9001:2000 didasarkan pada paper ISO 9001:2000, yang

dikeluarkan oleh lembaga ISO.

Klausul-klausul ISO 9001:2000 yang penting dan yang harus

diperhatikan oleh manajemen organisasi akan dibahas berikut ini, sedangkan

klausul-klausul yang hanya bersifat informasi tidak akan dibahas. Di bawah

ini ditunjukkan struktur klausul-klausul yang terpenting dan yang harus

diperhatikan dalam ISO 9001:2000.

Tabel 2.4

Struktur Klausul-klausul Dalam ISO 9001:2000 (Vincent

Gaspersz, 2006:7)

Bagian Keterangan 1 Ruang Lingkup

1.1 Umum 1.2 Aplikasi

2 Referensi Normatif

3 Istilah dan Definisi

4 Sistem Manajemen Mutu 4.1 Peryaratan Umum 4.2 Persyaratan Dokumentasi 4.2.1 Umum 4.2.2 Manual Mutu 4.2.3 Pengendalian Dokumen 4.2.4 Pengendalian Rekaman

5 Tanggung Jawab Manajemen 5.1 Komitmen Manajemen 5.2 Fokus Pelanggan 5.3 Kebijakan Mutu 5.4 Perencanaan Mutu 5.4.1 Sasaran Mutu 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu 5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

51

5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang 5.5.2 Wakil Manajemen 5.5.3 Komunikasi Internal 5.6 Tinjauan Manajemen 5.6.1 Umum 5.6.2 Masukan untuk tinjauan manajemen 5.6.3 Keluaran dan tinjauan manajemen

6 Pengelolaan Sumber Daya 6.1 Ketersediaan sumber daya 6.2 Sumber daya manusia 6.2.1 Umum 6.2.2 Kompetensi, kepedulian dan pelatihan 6.3 Instruktur 6.4 Lingkungan kerja

7 Realisasi Produk 7.1 Perencanaan realisasi produk 7.2 Proses yang berkaitan dengan pelanggan 7.2.1 Persyaratan yang berkaitan dengan produk 7.2.2 Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk 7.2.3 Komunikasi Pelanggan 7.3 Desain dan pengembangan 7.3.1 Perencanaan desain dan pengembangan 7.3.2 Masukan desain dan pengembangan 7.3.3 Keluaran desain dan pengembangan 7.3.4 Tinjauan desain dan pengembangan 7.3.5 Verifikasi desain dan pengembangan 7.3.6 Validasi desain dan pengembangan 7.3.7 Pengendalian perubahan desain dan pengembangan 7.4 Pembelian 7.5 Produk dan penyediaan jasa 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa 7.5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasa 7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur 7.5.4 Milik pelanggan 7.5.5 Preservasi Produk 7.6 Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran

8 Pengukuran analisis perbaikan 8.1 Umum 8.2 Pemantauan dan pengukuran 8.2.1 Kepuasan pelanggan 8.2.2 Audit internal 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses 8.2.4 Pemantauan pengukuran produk

52

8.3 Pengendalian produk tidak sesuai 8.4 Analisis data 8.5 Perbaikan 8.5.1 Perbaikan berkesinambungan 8.5.2 Tindakan Korektif 8.5.3 Tindakan pencegahan

7. Struktur Klausul-klausul Dalam ISO 9001:2000

Klausul 1. RUANG LINGKUP

Klausul 1.1 Umum

Ruang lingkup dari ISO 9001:2000 telah dikembangkan atau

diperluas. Dalam hal ini persyaratan-persyaratan standar telah menekankan

untuk memenuhi kepuasan pelanggan melalui efektivitas dari aplikasi

sistem mutu, termasuk proses-proses untuk peningkatan terus-menerus dan

jaminan kesesuaian.

Klausul 1.2 Aplikasi

Klausul ini merupakan klausul baru dan merupakan suatu deskripsi

umum tentang aplikasi dari Standar Internasional ISO 9001:2000. Apabila

ada persyaratan-persyaratan dari Standar Internasional ISO 9001:2000 yang

tidak dapat diterapkan karena keadaan organisasi dan produknya, maka

persyaratan itu dapat dipertimbangkan untuk dikeluarkan. Bagaimanapun

juga, persyaratan-persyaratan yang tidak dapat diterapkan itu hanya dibatasi

pada persyaratan-persyaratan dalam Klausul 7 (Realisasi Produk), dan harus

dibuktikan bahwa persyaratan yang tidak dapat diterapkan itu tidak akan

mempengaruhi kemampuan organisasi, atau tanggung jawabny, untuk

memberikan produk yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan peraturan-

53

peraturan yang dapat diterapkan. Jika ditemukan ada persyaratan-

persyaratan di luar Klausul 7 (Realisasi Produk) yang tidak diterapkan,

maka sistem manajemen mutu dari organisasi itu dianggap tidak memenuhi

persyaratan-persyaratan Standar Internasional ISO 9001:2000.

Klausul 2. REFERENSI NORMATIF

Klausul ini hanya memutar referensi-referensi dari ISO 9001:2000,

dan karena itu tidak perlu dibicarakan di sini.

Klausul 3. ISTILAH DAN DEFINISI

Klausul ini menyatakan bahwa istilah dan definisi-definisi yang

diberikan dalam ISO 9001:2000 (Quality management systems –

Fundamentals and vocabulary), diterapkan pada ISO 9001:2000. Istilah

“organisasi” menggantikan istilah “pemasok”, yang digunakan dalam ISO

9001:1994, dan mengacu pada unit di mana Standar Internasional ISO

9001:2000 ini diterapkan. Demikian pula, istilah “pemasok” menggantikan

istilah “subkontraktor”. Istilah produk dalam Standar Internasional ISO

9001:2000 dapat berarti barang dan / atau jasa (good and / or service).

Klausul 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU

Klausul 4.1 Persyaratan Umum

Klausul ini lebih menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan

terus-menerus (continual improvement). Manajemen organisasi harus

menetapkan langkah-langkah untuk implementasi sistem manajemen mutu

ISO 9001:2000 dan kebutuhan peningkatan terus-menerus, melalui:

54

a. Mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk sistem

manajemen mutu, dan aplikasinya pada keseluruhan organisasi,

b. Menetapkan sekuens dan interaksi dari proses-proses ini,

c. Menetapkan kriteria dan metode-metode yang dibutuhkan untuk

menjamin efektivitas operasional dan pengendalian proses di

atas,

d. Menjamin ketersediaan sumber-sumber daya dan informasi yang

diperlukan guna mendukung operasional dan pemantauan dari

proses-proses ini,

e. Mengukur, memantau dan menganalisis proses-proses ini, dan

f. Menerapkan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mencapai

hasil-hasil yang direncanakan dan peningkatan terus-menerus

dari proses-proses ini.

Klausul 4.2 Persyaratan Dokumentasi

Klausal 4.2.1 Umum

Klausal ini menyatakan bahwa sistem manajemen mutu

membutuhkan dokumentasi. Dokumentasi merupakan proses untuk

menghasilkan dokumen-dokumen, di mana dokumen dalam ISO 900:2000

didefinisikan sebagai informasi dan medium pendukungnya.

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup:

a. Pernyataan tertulis tentang kebijakan mutu dan tujuan mutu

b. Manual (buku panduan) mutu. manual mutu merupakan

dokumen yang menspesifikasikan sistem manajemen mutu dari

55

suatu organisasi. Spesifikasi di sini didefinisikan sebagai

dokumen yang menyatakan persyaratan-persyaratan.

c. Prosedur-prosedur tertulis yang dibutuhkan oleh Standar

Internasional ISO 9001:2000. Prosedur didefinisikan sebgai cara

yang dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau

suatu proses. Prosedur dapat didokumentasikan atau tidak.

Beberapa prosedur tertulis standar yang dibutuhkan oleh ISO

9001:2000 adalah: pengendalian dokumen (4.2.3), pengendalian

catatan mutu (4.2.4), audit internal (8.2.2), pengendalian produk

nonkonformans (8.3), tindakan korektif (8.5.2), dan tindakan

preventif (8.5.3).

d. Dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi agar

menjamin efektivitas perencanaan, operasional dan

pengendalian proses-proses, termasuk proses-proses di luar

organisasi (outsource), apabila proses itu mempengaruhi mutu

produk sesuai persyaratan yang ditetapkan.

e. Catatan-catatan yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO

9001:2000. Catatan didefinisikan sebagai dokumen yang

menyataka hasil-hasil yang dicapai atau memberikan bukti dari

aktivitas yang dilakukan. Catatan-catatan yang diperlukan oleh

ISO 9001:2000 akan dibahas kemudian (lihat Klausul 4.2.4).

56

Klausal 4.2.2 Manual Mutu

Klausul ini telah dikembangkan dan mencakup persyaratan untuk

suatu organisasi menspesifikasikan dan mempertimbangkan persyaratan

yang tidak dapat diterapkan dalam Manual Mutu dari organisasi itu (lihat

Klausul 1.2 dari ISO 9001:2000). Manual mutu harus merupakan suatu

deskripsi dari sekuens dan interaksi proses-proses yang tercakup dalam

sistem manajemen mutu. manual mutu juga harus menjadi referensi

terhadap prosedur-prosedur sistem manajemen mutu dan outline dari

struktur pendokumentasian yang digunakan dalam sistem manajemen mutu.

Dengan demikian, Manual Mutu harus memperhatikan hal-hal

berikut:

a. Ruang lingkup dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000.

b. Hal-hal yang berkaitan dengan Klausul 7 (Realisasi Produk)

yang dikeluarkan berdasarkan pertimbangan karena tidak dapat

ditetapkan dalam organisasi.

c. Prosedur-prosedur tertulis atau referensi-referensi yang terkait

dengan prosedur-prosedur itu.

d. Deskripsi dari sekuens dan interaksi dari proses yang tercakup

dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, berkaitan

dengan relevansi terhadap aktivitas organisasi, cakupannya,

kompleksitas operasional dan kompetensi personil .

57

Klausal 4.2.3 Pengendalian Dokumen

Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan

memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua dokumen yang

dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Dokumentasi harus dapat

dibaca, revisi harus dikendalikan dan dapat diidentifikasi dengan segera,

dipelihara dalam susunan yang teratur dan dipertahankan untuk suatu

periode waktu yang ditentukan. Prosedur dan tanggung jawab harus

ditetapkan dan dipelihara berkaitan dengan pembuatan dan modifikasi dari

berbagai jenis dokumen.

Prosedur tertulis untuk pengendalian dokumen harus memperhatikan

hal-hal berikut:

a. Persetujuan kesesuaian dokumen sebelum diterbitkan.

b. Peninjauan ulang, pembaharuan apabila diperlukan, dan

persetujuan ulang dokumen-dokumen.

c. Identfikiasi status revisi dari dokumen-dokumen.

d. Menjamin bahwa versi yang relevan dari dokumen yang

diterapkan itu tersedia pada tempat-tempat yang diperlukan.

e. Menjamin bahwa dokumen-dokumen itu dapat dibaca,

teridentifikasi dan mudah untuk ditemukan kembali.

f. Menjamin bahwa dokumen-dokumen yang berasal dari eksternal

adalah teridentifikasi dan pendistribusiannya terkendali.

58

g. Mencegah penggunaan dokumen-dokumen yang usang atau

tepat untuk dokumen-dokumen itu apabila masih dipertahankan

untuk suatu maksud tertentu.

Klausal 4.2.4 Pengendalian Catatan Mutu

Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan

memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua catatan mutu yang

dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Prosedur tertulis itu harus

menetapkan untuk kperluan identifikasi, penyimpanan, pengambilan

kembali, pemeliharaan dan disposisi dari catatan-catatan mutu. Catatan

mutu diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap persyaratan-

persyaratan dan efektivitas operasional dari Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2000.

Beberapa catatan mutu yang dibutuhkan oleh Standar Internasional

ISO 9001:2000, adalah:

- Hasil-hasil peninjauan ulang manajemen (5.6.1).

- Hasil-hasil dari pendidikan dan pelatihan, keterampilan dan

pengalaman, kompetensi personil (6.2.2).

- Bukti-bukti bahwa realisasi proses dan produk yang dihasilkan

telah memenuhi persyaratan (7.1d).

- Hasil-hasil dari peninjauan ulang persyaratan-persyaratan yang

terkait dengan produk dan tindak lanjut tindakan-tindakan dari

hasil peninjauan ulang (7.2.2).

59

- Hasil-hasil dari input desain dan pengembangan yang terkait

dengan persyaratan produk (7.3.2).

- Hasil-hasil peninjauan ulang desain dan pengembangan beserta

tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.4).

- Hasil-hasil verifikasi desain dan pengembangan beserta tindakan-

tindakan yang diperlukan (7.3.5).

- Hasil-hasil validasi desain dan pengembangan beserta tindakan-

tindakan yang diperlukan (7.3.6)

- Hasil-hasil peninjauan ulang perubahan desain dan

pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.7).

- Hasil-hasil evaluasi pemasok beserta tindak lanjut yang

diperlukan berdasarkan hasil evaluasi itu (7.4.1).

- Apabila diperlukan oleh organisasi guna menunjukkan bahwa

validasi dari proses yang menghasilkan output tidak dapat

diverifikasi oleh subsekuens pemantauan atau pengukuran (7.5.2).

- Identifikasi unik dari produk, apabila kemampuan telusur

(traceability) produk itu diperlukan (7.5.3).

- Barang-barang milik pelanggan yang hilang, rusak atau lainnya

yang ditemukan menjadi tidak sesuai untuk penggunaan (7.5.4).

- Kriteria-kriteria dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau

verifikasi peralatan pengukuran apabila tidak ada standar

pengukuran nasional atau internasional (7.6a).

60

- Validasi dari hasil-hasil pengukuran terdahulu apabila peralatan

pengukuran yang ditemukan tidak sesuai dengan persyaratan

(7.6).

- Hasil-hasil audit internal beserta tindak lanjut yang dilaksanakan

berdasarkan hasil audit internal itu (8.2.2).

- Pernyataan dari orang yang berwenang mengeluarkan atau

meluluskan produk (8.2.4).

- Keadaan dari ketidaksesuaian produk beserta tindakan-tindakan

yang diambil, termasuk konsesi atau kelonggaran yang diperoleh

(8.3).

- Hasil-hasil dari tindakan korektif (8.5.2).

- Hasil-hasil dari tindakan pencegahan (8.5.3).

Klausul 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

Klausul 5.1 Komitmen Manajemen

Klausul ini menekankan pada komitmen manajemen puncak (top

management commitment). Manajemen organisasi harus memberikan

komitmen menuju pengembangan dan peningkatan Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2000 melalui hal-hal berikut:

a. Memiliki kesadaran yang cukup terhadap persyaratan-persyaratan

dan peraturan-peraturan yang ada serta diterapkan pada lingkup

organisasi dari produk yang ditawarkan.

61

b. Memulai atau mengajukan tindakan/ukuran-ukuran serta

mengkomunikasikanny ke seluruh organisasi tentang pentingnya

memenuhi kebutuhan pelanggan.

c. Menetapkan Kebijakan Mutu (Quality Policy) dan tujuan mutu

(Quality Objectives).

d. Meninjau ulang persyaratan-persyaratan sumber daya, memiliki

ukuran-ukuran dan data serta pada saat yang sama menyediakan

sumber-sumber daya guna mencapai tujuan-tujuan mutu.

e. Memberikan bukti bahwa telah menerapkan prinsip-prinsip

manajemen mutu. Prinsip-prinsip manajemen mutu berdasarkan

ISO 9001:2000 yang perlu diperhatikan, akan dibahas kemudian.

f. Melakukan peninjauan ulang manajemen (Management Review)

pada sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

Klausul 5.2 Fokus Pelanggan

Klausul ini memaksa atau menguatkan keterlibatan manajemen

puncak dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan. Manajemen puncak harus

menjamin bahwa kebutuhan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan

tujuan peningkatan kepuasan pelanggan. Manajemen organisasi harus

memiliki metodologi yang mencermin bahwa kebutuhan-kebutuhan dan

ekspektasi pelanggan telah ditetapkan melalui sistem manajemen mutu ISO

9001:2000 dan dikonversikan ke dalam persyaratan-persyaratan serta sesuai

dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan. Demikian pula

tanggung jawab yang terkait dengan produk, termasuk persyaratan-

62

persyaratan hukum dan peraturan-peraturan telah diidentifikasi dan ukuran-

ukuran telah ditetapkan untuk memenuhi kepuasan pelanggan.

Klausul 5.3 Kebijakan Mutu

Klausul ini telah dikembangkan agar menjamin bahwa manajemen

puncak menetapkan kebijakan untuk mutu. Kebijakan mutu yang

dirumuskan harus memberikan perhatian utama pada komitmen manajemen

untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan meningkatkan terus-menerus

efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 serta memberikan

suatu kerangka kerja untuk penetapan dan peninjauan ulang tujuan-tujuan

mutu.

Manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut agar

memenuhi persyaratan dalam Klausul 5.3 tentang Kebijakan Mutu.

a. Memiliki Kebijakan Mutu dari organisasi.

b. Kebijakan Mutu itu ditandatangani oleh manajemen puncak.

c. Kebijakan Mutu itu sesuai dengan tujuan dari organisasi.

d. Kebijakan Mutu itu mencakup pernyataan komitmen untuk

memenuhi persyaratan-persyaratan, kepuasan pelanggan dan

peningkatan terus-menerus.

e. Kebijakan Mutu itu dikomunikasikan dan dipahami pada tingkat

yang tepat dalam organisasi melalui ukuran-ukuran yang sesuai.

f. Menetapkan mekanisme untuk meninjau ulang kesesuaian

kebijakan mutu.

g. Mengendalikan Kebijakan Mutu (4.2.3).

63

Klausul 5.4 Perencanaan

Klausul 5.4.1 Tujuan Mutu

Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus

menetapkan tujuan-tujuan mutu, pada fungsi dan tingkat (level) yang

relevan di dalam organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2000. Tujuan-tujuan mutu harus dapat diukur dan konsisten dengan

Kebijakan Mutu untuk peningkatan terus-menerus. Penulis menyarankan

untuk menggunakan konsep SMART (Spesific, Measureable, Achieveable,

Result-oriented, Timely) ketika menetapkan tujuan-tujuan mutu, yang

berarti: tujuan-tujuan mutu harus ditetapkan secara:

- Spesifik (Bukan bersifat umum)

- Dapat diukur

- Dapat dicapai

- Berorientasi pada pencapaian hasil

- Tepat waktu untuk mencapai tujuan itu (ada batas waktu yang

jelas untuk pencapaian tujuan mutu itu).

Klausul 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Klausul ini diperbaiki untuk kejelasan dan menjamin bahwa

manajemen perubahan telah dimasukkan dalam perencanaan. Manajemen

puncak harus menjamin bahwa perencanaan sistem manajemen mutu

dilakukan agar memenuhi persyaratan yang diberikan dalam Klausul 4.1,

tujuan-tujuan mutu, dan integritas dari Sistem Manajemen Mutu ISO

64

9001:2000 tetap terpelihara apabila perubahan-perubahan pada sistem

manajemen mutu itu direncanakan dan dilaksanakan.

Perencanaan mutu harus konsisten dengan semua persyaratan lain

dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dan didokumentasikan dalam

suatu format yang sesuai dengan praktek pengoperasian organisasi. Penulis

menyarankan untuk menggunakan konsep RHUMBA (Realistic,

Humanistic, Understandable, Measureable, Behavioral, Attainable) ketika

merencanakan mutu organisasi, yang berarti: perencanaan mutu harus

bersifat.

- Realistic – ambisius yang menantang (bukan angan-angan)

- Humanistic – memperhatikan aspek sumber daya manusia

- Dapat dipahami oleh seluruh anggota organisasi

- Memiliki ukuran-ukuran (indikator pengukuran) yang jelas

- Dapat ditindaklanjuti sampai pada rencana tindakan (action plan)

menggunakan 5W-2H (What, Where, When, Who, Why, How,

How-much)

- Dapat dicapai apabila rencana itu dilaksanakan

Organisasi harus memberikan pertimbangan pada isu-isu berikut,

secara tepat, ketika melakukan perencanaan Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2000, agar mampu memenuhi persyaratan-persyaratan yang

dispesifikasikan:

a. Tujuan-tujuan mutu dan rencana-rencana mutu,

65

b. Alokasi sumber-sumber daya spesifik, tanggung jawab dan

wewenang yang dibutuhkan,

c. Proses-proses yang merupakan praktek pengoperasian organisasi

dan prosedur-prosedur beserta instruksi-instruksi tertulis spesifik

mana yang ditetapkan, termasuk mempertimbangkan proses-

proses dari persyaratan-persyaratan dalam Klausal 7 (Realisasi

Produk) dari ISO 9001:2000 yang dikeluarkan karena tidak dapat

diterapkan dalam organisasi (Klausul 1.2 dari ISO 9001:2000),

d. Identifikasi dan akuisi (tambahan) dari setiap peralatan, sumber-

sumber daya dan keterampilan yang mungkin dibutuhkan,

e. Identifikasi dari verifikasi (pengujian) yang sesuai pada tahap-

tahap yang tepat selama realisasi dan penyerahan produk agar

memenuhi kebutuhan pelanggan,

f. Klarifikasi (penjelasan atau uraian) dari standar-standar

penerimaan untuk semua persyaratan mutu, termasuk

pertimbangan-pertimbangan subyektif yang ada,

g. Keperluan untuk dan penyiapan catatan-catatan mutu, dan

h. Peningkatan terus-menerus dari sistem manajemen mutu.

Klausul 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

Klausul 5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang


memperhatikan hal-hal berikut:

66

a. Mengidentifikasi fungsi-fungsi dan hubungan keterkaitannya

guna memudahkan pencapaian efektivitas sistem manajemen

mutu.

b. Mendefinisikan komposisi dari manajemen organisasi.

c. Membuat struktur organisasi yang secara tegas dan jelas

mengidentifikasi berbagai hubungan keterkaitan fungsional.

d. Mendefinisikan tanggung jawab dan wewenang serta

mengkomunikasikan kepada mereka yang terlibat dalam

opersaional dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000.

Klausul 5.5.2 Wakil Manajemen

Klausal ini secara tegas menyatakan bahwa manajemen puncak

harus mengangkat secara formal seorang anggota manajemen, yang bebas

dari tanggung jawab lain, serta memiliki wewenang yang didefinisikan

secara tegas dan jelas, untuk menjamin efektivitas dari Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2000.

Dengan demikian, seorang Wakil Manajemen harus memiliki

tanggung jawab dan wewenang yang meliputi:

a. Jaminan bahwa proses-proses dari Sistem Manajemen Mutu

ditetapkan dan dipelihara.

b. Laporan kepada manajemen tentang kinerja dari Sistem

Manajemen Mutu, termasuk kebutuhan-kebutuhan untuk

peningkatan.

67

c. Promosi kesadaran tentang usaha-usaha memenuhi kebutuhan

pelanggan ke seluruh organisasi.

Klausul 5.5.3 Komunikasi Internal

Klausul ini merupakan klausul baru yang menyatakan bahwa

manajemen puncak harus menjamin bahwa proses komunikasi yang tepat

ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi itu berkaitan dengan

upaya-upaya pencapaian efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2000.

Klausul 5.6 Peninjauan Ulang Manajemen

Klausul 5.6.1 Umum

Klausul ini menyatakan bahwa manajemen puncak harus meninjau

ulang Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 serta menetapkan dan

merencanakan agar menjamin keberlangsungan kesesuaian, kelengkapan,

dan efektivitas dari sistem manajemen mutu.

Klausul 5.6.2 Input Peninjauan Ulang

Klausul ini menyatakan bahwa bahwa input peninjauan ulang

manajemen harus meliputi kinerja sekarang dan kesempatan untuk

peningkatan terus-menerus yang berkaitan dengan:

a. Hasil-hasil audit,

b. Umpan-balik pelanggan,

c. Kinerja proses dan kesesuaian produk,

d. Status dari tindakan korektif dan preventif,

e. Tindak lanjut dari peninjauan ulang manajemen yang lalu,

68

f. Perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem

Manajemen Mutu.

Klausul 5.6.3 Output Peninjauan Ulang

Klausul ini menyatakan bahwa output peninjauan ulang manajemen

harus mencakup tindakan-tindakan yang berkaitan dengan:

a. Peningkatan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 beserta

proses-prosesnya,

b. Peningkatan produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan.

c. Sumber-sumber daya yang diperlukan.

Klausul 6 MANAJEMEN SUMBER DAYA

Klausul 6.1 Penyediaan Sumber Daya

Klausul ini menyatakan bahwa suatu organisasi harus menetapkan

dan memberikan sumber-sumber daya yang diperlukan secara tepat untuk

menerapkan dan mempertahankan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000

serta meningkatan efektivitasnya terus-menerus, dan meningkatkan

kepuasan pelanggan.

Klausul 6.2 Sumber Daya Manusia

Klausul 6.2.1 Umum

Klausul ini menyatakan bahwa personil yang bertanggung jawab

dalam melaksanakan tugas harus didefinisikan dalam Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2000 serta memiliki kompetensi yang berkaitan dengan

pendidikan yang relevan, pelatihan, keterampilan, pengalaman.

69

Klausul 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan

Ruang lingkup dari klausul ini telah dikembangkan sehingga

mencakup tidak hanya kebutuhan pelatihan, tetapi juga kompetensi dan

kesadaran. Manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut:

a. Mengidentifikasi dan menetapkan kebutuhan kompetensi untuk

personil yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi

mutu produk,

b. Memberikan pelatihan atau tindakan lain yang diambil untuk

memenuhi kebutuhan kompetensi itu serta melakukan evaluasi

efektivitas dari tindakan yang dilakukan itu,

c. Menjamin bahwa karyawannya sadar akan relevansi serta

pentingnya aktivitas mereka dan bagaimana mereka

berkontribusi pada pencapaian tujuan-tujuan mutu,

d. Memelihara catatan-catatan pendidikan, pelatihan, keterampilan

dan pengalmaan kerja dari personil (6.2.2.).

Klausul 6.3 Infrastruktur


menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan

untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastruktur

mencakup:

a. Bangunan, ruang kerja dan fasilitas yang sesuai,

b. Perlatan proses (perangkat keras dan perangkat lunak),

c. Pelayanan pendukung (seperti transportasi dan komunikasi).

70

Klausul 6.4 Lingkungan Kerja

Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus mendefinisikan

lingkungan kerja yang sesuai serta menetapkan dan mengelola lingkungan

kerja itu untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.

Klausul 7 REALISASI PRODUK

Klausul 7.1 Perencanaan Realisasi Produk

Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menjamin bahwa

proses realisasi produk berada di bawah pengendalian, agar memenuhi

persyaratan produk. Manajemen organisasi harus memperhatikan beberapa

aspek berikut:

a. Menetapkan hal-hal secara tepat dalam perencanaan proses untuk

realisasi produk:

- Tujuan mutu untuk produk,

- Kebutuhan menetapkan proses-proses dan dokumentasi serta

memberikan sumber-sumber daya dan fasilitas yang spesifik

terhadap produk,

- Aktivitas-aktivitas verifikasi dan validasi serta kriteria untuk

penerimaan produk,

- Catatan-catatan yang diperlukan agar memberikan keyakinan

akan kesesuaian dari proses-proses dan produk yang

dihasilkan.

b. Merencanakan agar realisasi produk konsisten dengan persyaratn-

persyaratan lain dari Sistem Manajamen Mutu ISO 9001:2000,

71

serta telah didokumentasikan dalam bentuk yang sesuai dengan

metode-metode operasional yang digunakan oleh organisasi.

c. Memperhatikan apabila ada persyaratan-persyaratan dalam

Klausul 7 (Realisasi Produk) dari ISO 9001:2000 yang tidak

dapat ditetapkan oleh organisasi dan telah dipertimbangkan untuk

dikeluarkan (tidak diterapkan), maka persyaratan itu telah

dinyatakan dan didefinisikan dalam Manual Mutu (4.2.2).

Klausul 7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan

Klausul 7.2.1 Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan Produk

Di bawah klausul ini, tiga persyaratan baru telah ditambahkan dalam

proses penetnuan kebutuhan pelanggan. Persyaratan-persyaratan baru itu,

adalah:

a. Persyaratan-persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan,

tetapi dianggap perlu untuk dispesifikasikan atau ditetapkan

dalam penggunaan, seperti: ketersediaan, penyerahan, petunjuk

penggunaan produk, dukungan teknikal, dll.

b. Persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang

terkait dengan produk.

c. Persyaratan tambahan lain yang ditentukan oleh organisasi.

Klausul 7.2.2 Peninjauan Ulang Persyaratan yang Terkait dengan

Pelanggan


melakukan hal-hal berikut:

72

a. Meninjau ulang persyaratan dari pelanggan dan persyatan lain

yang ditentukan oleh organisasi sebelum memberikan komitmen

untuk menawarkan produk,

b. Menetapkan tahap-tahap peninjauan ulan (seperti pengajuan

tender, penerimaan kontrak atau pesanan),

c. Menjamin bahwa proses peninjauan ulang memperhatikan hal-hal

berikut:

- Persyaratan produk telah didefinisikan secara tepat,

- Dalam hal pelangganan memberikan persyaratan berbentuk

pernyataan tidak tertulis, persyaratan itu telah

dikonfirmasikan sebelum penerimaan persyaratan itu, dan

seyogianya persyaratan itu dicatat,

- Persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari

persyaratan-persyaratan terdahulu yang dispesifikasikan

(misalnya dalam tender) telah diselesaikan kembali.

- Organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi

persyaratan yang didefinisikan.

d. Menjamin bahwa proses peninjauan ulang terhadap perubahan

persyaratan-persyaratan produk telah dilakukan dan disadari oleh

personil yang relevan dalam organisasi,

e. Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil peninjauan ulang

dan tindak lanjut yang berkaitan.

73

Klausul 7.2.3 Komunikasi Pelanggan

Klausul ini merupakan persyaratan baru. Organisasi harus

menetapkan dan menerapkan peraturan-peraturan yang efektif untuk

mengkomunikasikan dengan pelanggan. Komunikasi dengan pelanggan

harus berkaitan dengan:

a. Informasi produk

b. Pencarian informasi, kontrak atau penanganan pesanan termasuk

tambahan-tambahan persyaratan yang ada

c. Umpan balik dari pelanggan, termasuk keluhan-keluhan

pelanggan

Klausul 7.3 Desain dan Pengembangan

Klausul 7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan


memperhatikan hal-hal berikut:

a. Merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan

produk,

b. Menetapkan perencanaan desain dan pengembangan yang

memperhatikan:

- Tahap-tahap proses desain dan pengembangan,

- Aktivitas-aktivitas peninjauan ulang, verifikasi dan validasi

yang tepat pada setiap tahap desain dan pengembangan,

- Tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan aktivitas

desain dan pengembangan.

74

c. Mengelola keterkaitan antara kelompok-kelompok yang berbeda

yang terlibat dalam aktivitas desain dan pengembangan, agar

menjamin efektivitas komunikasi dan kejelasan tanggung jawab,

d. Memperbaharui output dari aktivitas perencanaan desain dan

pengembangan itu, demikian pula kemajuannya.

Klausul 7.3.2 Input Desain dan Pengembangan

Klausul ini mengharuskan manajemen organisasi untuk melakukan

hal-hal berikut:

a. Mendefinisikan, mendokumentasikan, dan meninjau ulang

secara tepat terhadap input yang berkaitan dengan persyaratan

produk,

b. Memberikan perhatian utama pada aspek berikut:

- Persyaratan-persyaratan fungsional dan kinerja,

- Persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang dapat

diterapkan,

- Informasi relevan yang diturunkan dari desain dan

pengembangan produk serupa terdahulu,

- Persyaratan lain yang penting untuk desain dan

pengembangan,

- Mengidentifikasi dan menyelesaikan kembali semua

ketidaklengkapan, ketidakjelasan atau persyaratan-

persyaratan yang saling bertentangan selama peninjauan

ulang.

75

Klausul 7.3.3 Output Desain dan Pengembangan

Menurut klausul ini, output dari proses desain dan pengembangan

harus didokuemntasikan dandinyatakan dalam suatu cara yang

memungkinkan untuk verifikasi (pengujian) terhadap persyaratan input

desain dan pengembangan yang relevan.

Output desain dan pengembangan harus:

a. Memenuhi persyaratan-persyaratan input desain dan

pengembangan,

b. Memberikan informasi yang tepat untuk pengoperasian produksi

dan pelayanan,

c. Memiliki kriteria penerimaan (acceptance criteri) produk,

d. Mendefinisikan karakteristik produk yang penting berkaitan

dengan keselamatan atau keamanan dan penggunaan yang tepat

dari produk.

Dokumen-dokumen output desain dan pengembangan harus menjadi

subyek terhadap peninjauan ulang dan persetujuan terlebih dahulu sebelum

dikeluarkan atau diterbitkan untuk penggunaan.

Klausul 7.3.4 Peninjauan Ulang Desain dan Pengembangan

Menurut klausul ini, peninjauan ulang desain dan pengembangan

harus sistematik dalam menjamin kesesuaian dengan persyaratan input

desain dan pengembangan.

Proses peninjauan ulang harus memperhatikan:

76

- Kesesuaian dari output desain dan pengembangan terhadap

persyaratan input desain dan pengembangan,

- Area masalah dan kelemahan potensial,

- Setiap kekurangan atau kelemahan yang teridentifikasi dalam

setup proyek atau operasi dari proses desain dan pengembangan,

- Tindakan-tindakan yang diperlukan sebagai suatu hasil dan

peninjauan ulang,

Personil yang terlibat dalam proses peninjauan ulang desain dan

pengembangan, harus merupakan wakil-wakil dari semua fungsi yang

berkaitan dengan tahap-tahap desain dan pengembangan yang sedang

ditinjau ulang itu. Catatan-catatan dari peninjauan ulang desain dan

pengembangan beserta tindakan yang mengikutinya (follow up actions)

harus dipelihara.

Klausul 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan

Menurut klausul ini, pada tahap-tahap yang tepat dari desain dan

pengembangan, verifikasi harus dilakukan untuk menjamin bahwa output

desain dan pengembangan itu memenuhi persyaratan input desain dan

pengembangan. Hasil-hasil verifikasi desain dan pengembangan beserta

tindak lanjut yang sesuai harus dicatat dan disimpan.

Sebagai catatan tambahan dalam melakukan peninjauan ulang desain

dan pengembangan, verifikasi desain dan pengembangan boleh

memasukkan aktivitas-aktivitas seperti:

77

- Membandingkan desain dan pengembangan baru dengan desain

dan pengembangan serupa yang telah terbukti baik jika tersedia,

- Melakukan uji-uji dan demonstrasi,

- Melakukan metode-metode analisis alternatif,

- Meninjau ulang dokumen-dokumen pada tahap desain dan

pengembangan sebelum dikeluarkan atau diterbitkan.

Klausul 7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan

Menurut klausul ini, validasi desain dan pengembangan harus

dilakukan untuk menjamin bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan

persyaratan-persyaratan penggunaan dari produk itu. Pada dasarnya validasi

desain dan pengembangan diperlukan untuk menegaskan bahwa produk akhir

yang dihasilkan adalah mampu memenuhi kebutuhan pelanggan di bawah

kondisi-kondisi yang diantisipasi. Apabila memungkinkan, maka validasi itu

harus didefinisikan, direncanakan dan diselesaikan sebelum penyerahan

produk. Hasil-hasil validasi desain dan pengembangan harus dicatat dan

didokumentasikan.

Apabila tidak memungkinkan untuk dilakukan validasi secara penuh,

maka validasi sebagian (partial validation) dari output desain atau

pengembangan diperlukan untuk memberikan jaminan tentang kesesuaian

penggunaannnya dalam produksi, konstruksi atau penyerahan.

Validasi sebagian boleh menggunakan metode-metode seperti:

- Meninjau ulang stakeholders lain yang terlibat,

- Studi pemodelan dan simulasi,

78

- Percobaan produksi, konstruksi atau penyerahan yang berkaitan

dengan aspek-aspek kunci dari produk.

Klausul 7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan

Klausul ini sekarang menuntut organisasi untuk menentukan dampak

dari perubahan-perubahan pada komponen utama dan produk yang telah

diserahkan. Perubahan-perubahan desain dan pengembangan harus ditinjau

ulang, diverifikasi, divalidasi, dan disetujui sebelum implementasi. Hasil-

hasil dari peninjauan ulang perubahan-perubahan desain dan pengembangan

beserta tindak lanjut yang sesuai harus dicatat dan didokumentasikan.

Klausul 7.4 Pembelian

Klausul 7.4.1 Proses Pembelian

Menurut klausul ini, manajemen organisasi harus melakukan hal-hal

berikut:

a. Mengendalikan proses pembeliannya agar menjamin produk yang

dibeli sesuai dengan persyaratan,

b. Mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kemampuan

mereka menawarkan produk berkaitan dengan persyaratan-

persyaratan organisasi,

c. Mendefinisikan kriteria untuk pemilihan dan evaluasi periodik

terhadap pemasok,

d. Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil dari evaluasi

pemasok dan tindak lanjut yang sesuai.

79

Klausul 7.4.2 Informasi Pembelian

Menurut klausul ini, organisasi harus mendefinisikan hal-hal pokok

dan penting dalam dokumen pembelian. Dokumen pembelian harus berisi

informasi yang secara jelas menjabarkan produk yang dibeli, persyaratan-

persyaratan untuk persetujuan atau kualifikasi dari produk, prosedur,

peralatan, personil , dan proses. Organisasi harus meninjau ulang dan

menyetujui dokumen-dokumen pembelian untuk kesesuaian terhadap

persyaratan-persyaratan yang ditetapkan sebelum dikeluarkan atau diterbitkan

untuk dipergunakan.

Klausul 7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli

Menurut klausul ini, organisasi harus mengidentifikasi dan

menerapkan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk verifikasi produk-

produk yang dibeli, serta menspesifikasikan peraturan verifikasi yang

diinginkan (melalui organisasi atau pelanggan) dan metode pengeluaran

produk.

Klausul 7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan

Klausul 7.5.1 Ketentuan Pengendalian Produksi dan Pelayanan

Menurut klausul ini, organisasi harus mengendalikan produksi dan

pelayanan melalui:

a. Menyediakan informasi yang menspesifikasikan karakteristik dari

produk,

b. Apabila diperlukan, menyediakan instruksi-instruksi kerja,

80

c. Menggunakan dan memelihara peralatan yang sesuai untuk

produksi dan pelayanan,

d. Menyediakan dan menggunakan peralatan pengukuran dan

pemantauan,

e. Menerapkan aktivitas pemantauan,

f. Menerapkan proses-proses yang didefinisikan untuk pengeluaran

produk, penyerahan dan aktivitas setelah penyerahan apabila

diterapkan.

Klausul 7.5.2 Validasi dari Proses untuk Pengoperasian Produksi dan

Pelayanan

Menurut klausul ini, organisasi harus menetapkan peraturan-peraturan

untuk validasi proses, yang meliputi hal-hal berikut apabila diterapkan:

a. Kriteria yang didefinisikan untuk peninjauan ulang dan persetujuan

dari proses-proses,

b. Persetujuan peralatan dan kualifikasi personil ,

c. Penggunaan prosedur dan metode yang dispesifikan,

d. Kebutuhan untuk catatan-catatan,

e. Validasi ulang

Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur (Traceability)

Menurut klausul ini, organisasi harus melakukan hal-hal berikut:

a. Mengidentifikasi produk, apabila diterapkan, melalui cara-cara

yang tepat sepanjang proses-proses produksi dan pelayanan,

81

b. Mengidentifikasi status dari produk yang berhubungan dengan

pengukuran dan pemantauan,

c. Mengendalikan dan mencatat identifikasi yang unik dari produk,

jika kemampuan telusur (traceability) merupakan suatu persyaratan

yang diterapkan.

Klausul 7.5.4 Hak Milik Pelanggan


a. Menetapkan proses-proses untuk memelihara hak milik pelanggan

apabila itu berada di bawah pengendalian organisasi atau sedang

digunakan oleh organisasi,

b. Memperhatikan proses-proses yang ditetapkan berkaitan dengan

hak milik pelanggan, untuk keperluan verifikasi, proteksi dan

pemeliharaan,

c. Menjamin bahwa kejadian yang terkait dengan hak milik pelanggan

seperti: kehilangan, kerusakan, atau hal lain yang ditemukan tidak

sesuai untuk penggunaan, itu dicatat dan dilaporkan kepada

pelanggan.

Klausul 7.5.5 Penjagaan/Pemeliharaan Produk


a. Menetapkan metode dan pengendalian agar menjaga kesesuaian

produk dengan persyaratan pelanggan selama pemrosesan internal

dan penyerahan sampai tujuan yang diinginkan,

82

b. Metode dan pengendalian yang ditetapkan harus mencakup

identifikasi, penyimpanan, penanganan, proteksi, dan pengepakan,

c. Jika dapat diterapkan, maka pengendalian itu diperluas sampai

pada komponen utama dari produk.

Klausul 7.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan


a. Mengidentifikasi pengukuran-pengukuran yang dibuat beserta

peralatan-peralatan pengukuran dan pemantauan yang diperlukan

untuk menjamin kesesuaian produk terhadap persyaratan yang

dispesifikasikan,

b. Menggunakan dan mengendalikan peraltan pengukuran dan

pemantauan, agar menjamin bahwa kapabilitas pengukuran

konsisten dengan persyaratan pengukuran,

c. Apabila dapat diterapkan, maka alat-alat pengukuran dan

pemantauan itu harus:

e. Dikalibrasi dan disesuaikan secara periodik atau sebelum

dipergunakan, terhadap alat-alat yang memiliki standar nasional

atau internasional, dalam hal tidak ada standar kalibrasi yang

sesuai, maka landasan yang digunakan untuk kalibrasi itu harus

dicatat dan didokumentasikan,

f. Dijaga dari penyesuaian-penyesuaian yang dapat mengakibatkan

kalibrasi menjadi tidak sah,

83

g. Dijaga dari kerusakan dan penurunan keandalan (kemerosotan)

selama penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan,

h. Memiliki catatan tentang hasil-hasil kalibrasi,

i. Memiliki validitas dari hasil-hasil terdahulu yang dinilai ulang, jika

ada peralatan pengukuran dan pemantauan itu ditemukan bahwa

waktu kalibrasi telah lewat atau jatuh tempo serta melakukan

tindakan korektif.

j. Melakukan validasi terhadap perangkat lunak (softwares) yang

digunakan untuk pengukuran dan pemantauan terhadap persyaratan

yang dispesifikasikan.

Klausul 8`PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN

Klausul 8.1 Umum

Menurut klausul ini, organisasi harus menetapkan rencana-rencana

dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan

peningkatan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian dari produk,

menjamin kesesuaian dari sistem manajemen mutu, dan meningkatkan terus-

menerus efektivitas dari sistem manajemen mutu. hal ini dapat dicapai

melalui penentuan metode-metode yang dapat diterapkan, termasuk teknik-

teknik statistika, dan lainnya.

84

Klausul 8.2 Pengukuran dan Pemantauan

Klausul 8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Menurut klausul ini, organisasi harus memantau informasi yang

berkaitan dengan persepsi pelanggan agar mengetahui apakah organisasi telah

memenuhi kebutuhan pelanggan.

Klausul 8.2.2 Audit Internal

Menurut klausul ini, organisasi harus melaksanakan audit terhadap

sistem manajemen mutu, agar menjamin bahwa sistem manajemen mut telah

sesuai dengan persyaratan-persyaratan serta telah diimplementasikan dan

dipelihara secara efektif.

Kesesuaian dan efektivitas dari sistem manajemen mutu merupakan

tanggung jawab manajemen, bagaimanapun implementasi yang efektif dari

persyaratan-persyaratan dalam Standar Internasional ISO 9001:2000, harus

diuji lebih sering daripada hanya mengandalkan peninjauan ulang oleh

manajemen.

Program audit internal organisasi, termasuk setiap jadwal harus

berdasarkan pada status dan kepentingan dari akativitas yang diaudit, hasil-

hasil audit terdahulu, dan ukuran-ukuran sistem yang lain.

Program audit internal harus mencakup hal-hal berikut agar sesuai:

a. Perencanaan dan penjadualan aktivitas-aktivitas spesifik dan area

yang diaudit, juga berdasarkan pada input lain termasuk perubahan-

perubahan organisasional, umpan balik, pelanggan termasuk

85

keluhan-keluhan pelanggan, laporan-laporan nonkonformans, dan

survei,

b. Penugasan personil , bebas dari tanggung jawab langsung terhadap

aktivitas yang diaudit, dengan kualifikasi yang tepat untuk

melakukan audit,

c. Suatu dafatar periksa yang digunakan guna memberikan landasan

yang konsisten untuk proses audit. Daftar periksa audit (audit

checklist) telah disusun oleh Penulis, dan akan diberikan pada

lampiran 2 dari buku ini,

d. Menindaklanjuti (follow up) hasil-hasil dari audit terdahulu,

e. Laporan audit berisi hasil-hasil audit.

Laporan audit internal harus mencakup:

a. Aktivitas dan area yang diaudit,

b. Ketidaksesuaian atua kekurangan-kekurangan yang ditemukan,

c. Tindakan korektif yang diambil sebagai hasil dari audit sistem

mutu terdahulu yang menemukan ketidaksesuaian,

d. Kesempatan-kesempatan untuk peningkatan (improvement).

Klausul 8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses

Menurut klausul ini, organisasi harus menetapkan metode-metode

yang sesuai untuk pengukuran dan pemantauan dari proses-proses realisasi

produk yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, serta metode-

metode ini harus menunjukkan kemampuan dari proses untuk mencapai hasil-

hasil yang direncanakan.

86

Klausul 8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk

Menurut klausul ini, organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut:

a. Menetapkan tahap-tahap yang tepat untuk mengukur dan

memantau karakteristik produk,

b. Memiliki bukti-bukti yang mengkonfirmasikan bahwa karkateristik

produk memenuhi persyaratan untuk produk itu,

c. Memiliki bukti-bukti kesesuaian dengan kriteria penerimaan yang

didokumentasikan,

d. Mejamin bahwa catatan-catatan pengukuran dan pemantauan

menunjukkan kewenangan personil yang bertanggung jawab untuk

mengeluarkan atau meluluskan produk,

e. Menjamin bahwa produk akan diserahkan kepada pelanggan,

apabila semua aktivitas yang dispesifikasikan telah diselesaikan

secara memuaskan, kecuali hal-hal lain yang disetujui oleh

pelanggan.

Klausul 8.3 Pengendalian Produk Nonkonformans

Menurut klausul ini, organisasi harus memperhatikan aspek-aspek

berikut:

a. Menetapkan prosedur tertulis yang mendefinisikan proses-proses

yang dilibatkan dalam pengendalian nonkonformans

(ketidaksesuaian),

87

b. Menjamin bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan,

diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah dari penggunaan

yang tidak diinginkan atau penyerahan,

c. Produk non-konformans yang diperbaiki ulang, maka hasil

perbaikan ulang itu diverifikasi kembali agar menjamin kesesuaian,

d. Menjamin bahwa tindakan yang tepat dilakukan, berkaitan dengan

konsekuensi dari ketidaksesuaian itu, apabila produk

nonkonformans itu diketahui setelah penyerahan atau setelah

dimulainya penggunaan produk itu oleh pihak-pihak yang

berkepentingan,

e. Apabila ditentukan, melaporkan untuk memperoleh konsesi

(kelonggaran-kelonggaran) kepada pelanggan, pengguna akhir,

lembaga hukum atau lembaga lainnya berkaitan dengan perbaikan

yang diajukan dari produk yang tidak sesuai itu.

Klausul 8.4 Analisis Data

Sebagai penambahan terhadap persyaratan teknik-teknik statistika

dalam ISO 9001:1994, maka klausul 8.4 dalam ISO 9001:2000,

memfokuskan perhatian pada analisis data yang tepat sebagai satu alat untuk

menentukan di mana peningkatan terus-menerus dari sistem manajemen mutu

dapat dilakukan. Organisasi harus menganalisis data untuk memberikan

informasi tentang: (1) kepuasan pelanggan, (2) kesesuaian terhadap

persyaratan produk, (3) karakteristik dan kecendrungan dari proses-proses

88

dan produk, termasuk kesempatan untuk tindakan preventif, dan (4) pemasok-

pemasok.

Klausul 8.5 Peningkatan

Klausul 8.5.1 Peningkatan Terus-menerus

Menurut klausul ini, organisasi harus meningkatkan terus-menerus

efektivitas dari sistem manajemen mutu melalui penggunaan kebajikan mutu,

tujuan-tujuan mutu, hasl-hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan

preventif, dan peninjauan ulang manajemen. Manajemen puncak harus

menunjukkan bukti bahwa terlibat secara intensif dalam upaya peningkatan

terus-menerus.

Klausul 8.5.2 Tindakan Korektif

Menurut klausul ini, organisasi harus menetapkan prosedur tertulis

untuk melakukan tindakan korektif dengan persyaratan-persyaratan yang

didefinisikan untuk:

a. Mengidentifikasi ketidaksesuaian, termasuk keluhan pelanggan,

b. Menentukan penyebab-penyebab dari ketidaksesuaian itu,

c. Mengevaluasi kebutuhan untuk mengambil tindakan agar

menjamin bahwa ketidaksesuaian itu tidak akan terjadi (terulang)

lagi,

d. Menentukan dan menerapkan tindakan korektif yang diperlukan,

e. Mencatat hasil-hasil dari tindakan korektif yang dilakukan,

f. Meninjau ulang tindakan korektif yang dilakukan.

89

Klausul 8.5.3 Tindakan Preventif

Menurut klausul ini, organisasi harus menetapkan prosedur tertulis

untuk melakukan tindakan preventif dengan persyaratan-persyaratan yang

didefinisikan untuk:

a. Mengidentifikasi ketidaksesuaian potensial dan penyebab-

penyebabnya,

b. Menentukan dan menjamin implementasi dari tindakan preventif

yang diperlukan,

c. Mencatat hasil-hasil dari tindakan preventif yang dilakukan,

d. Meninjau ulang tindakan preventif yang dilakukan.

Tabel 2.5

Ringkasan Perbandingan ISO 9001:2000 dengan ISO 9001:1994

Perbedaan ISO 9001:2000 ISO 9001:1994 Keberadaan Standar Sistem Manajemen

Mutu ISO tunggal yang menggantikan ISO

9001:1994, ISO 9002:1994, dan ISO 9003:1994

Bukan standar Sistem Manajemen Mutu ISO

tunggal, selevel dengan ISO

9002:1994 dan ISO 9003:1994

Struktur 5 bagian klausul 20 elemen klausul Pendekatan Pendekatan proses Pendekatan klausul Penekanan Lebih customer-oriented.

Lebih detil disbandingkan ISO 9001:1994

Juga berorientasi pada pemenuhan

kebutuhan pelanggan dan kepuasan

pelanggan, namun tidak detil

Fleksibilitas Memungkinkan perkecualian terbatas pada

persyaratan dalam klausul 7

Tidak memungkinkan perkecualian

90

Perbaikan berkelanjutan

Ditekankan secara eksplisit Ditekankan secara implicit

Consistent pair

Dengan ISO 9004:2000 -

Persesuaian dengan Sistem Manajemen Lain

Dengan ISO 9004:2000 -

Istilah dan definisi

Pemasok -> Organisasi -> Pelanggan

Substraktor -> Organisasi ->

Pelanggan

8. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000

Bagi organisasi yang berkeinginan untuk menerapkan sistem

manajemen mutu ISO 9001:2000, sekaligus ingin memperoleh sertifikat

ISO 9001:2000, dapat mengikuti langkah-langkah berikut (Vincent

Gasperz, 2006:18):

1. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak.

Implementasi dari sistem manajemen mutu membutuhkan

kommitmen dari manajemen organisasi dan semua standar sistem

manajemen mutu membutuhkan komitmen ini agar dapat

didokumentasikan yang biasanya dalam bentuk Pernyataan

Kebijakan mutu Organisasi, yang berikutnya diikuti oleh sikap dan

perilaku manajemen yang konsisten dalam menerapkan prosedur-

prosedur kerja.

2. Membentuk komite pengarah (steering commitee) atau koordinator

ISO.

91

Komite ini memantau proses agar sesuai dengan persyaratan

standar dalam sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Komite

juga berfungsi mengangkat atau menunjuk satu atau lebih auditor

internal. Komite ini menjadi tim yang memberi nasihat pada

Management Representative mengenai bagaimana mendesain dan

menerapkan sistem. Management Representative, pada gilirannya,

memberi nasihat pada Steering Committe mengenai aspek teknis

dart standar dan status penerapan.

3. Mempelajari persyaratan-persyaratan standar dari sistem

manajemen mutu ISO 9001:2000.

Persyaratan standar ini meliputi pasal 4: Sistem Manajemen Mutu,

pasal 5: Tanggungjawab Manajemen, pasal 6: Manajemen Sumber

Daya, pasal 7: Realisasi Produk, dan pasal 8: Pengukuran, Analisa

dan Perbaikan. Memahami persyaratan sistem manajemen mutu

ISO 9001:2000 adalah kunci sukses menuju keberhasilan dari

proses dokumentasi dan implementasi.

4. Melakukan pelatihan (training) terhadap semua anggota organisasi.

Semua tenaga kerja dalam organisasi harus familiar dengan ISO

9000 dan mengapa perusahaan menginginkan registrasi. Manajer-

manajer, supervisor-supervisor, dan anggota-anggota. organisasi

sangat menentukan keberhasilan implementasi sistem manajemen

mutu ISO 9001:2000. Karena itu mereka harus benar-benar

mengerti tentang sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

92

Pemahaman ini dapat diperoleh melalui serangkaian pelatihan

tentang sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

5. Memulai peninjauan ulang terhadap manajemen (manajemen

review).

Pimpinan organisasi harus mendelegasikan tanggung jawab mutu

dari organisasi itu kepada wakil manajemen (management

representative). Tinjauan ulang manajemen harus dimulai dengan

memfokuskan pada persyaratan-persyaratan standar sistem

manajemen kualitas ISO 9001:2000.

6. Identifikasi kebijakan kualitas, prosedur-prosedur, instruksi-

instruksi yang dibutuhkan yang dituangkan dalam dokumen-

dokumen tertulis.

Dokumentasi dalam ISO 9000 terdiri dari empat level:

a. Manual sistem kualitas (level I)

Memuat kebijakan dan mutu. memberikan gambaran mengenai

proses-proses di dalam perusahaan serta menjelaskan bagaimana

perusahaan memenuhi standar setiap elemen ISO 9000.

b. Prosedur-prosedur (level II)

Dokumentasi rencana dan implementasi strategi mutu.

Ditetapkan oleh departemen yang membuat aturan dan instruksi

umum kegiatan-kegiatan tertentu.

c. Instruksi-instruksi (level III)

93

lnstruksi kerja terinci menjelaskan langkah demi langkah

bagaimana tugas harus diselesaikan.

d. Rekaman Mutu (level IV).

Rekaman mutu merupakan suatu bukti objektif bahwa sistem

mutu diterapkan dan diperagakan untuk membuktikan

efektivitasnya. Rekaman merupakan suatu dokumen yang

permanen. Rekaman harus diverifikasi keabsahannya, mudah

diperoleh dan disimpan selama periode tertentu, dilindungi dari

kerusakan, dan dicegah hilang atau cacat selama penyimpanan.

7. Implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000.

Sekali sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dibangun, maka

sistem manajemen kualitas yang ada selama ini harus dimodifikasi,

dan dokumentasi pendukung dibuat sehingga implementasi menjadi

sukses.

8. Memulai audit sistem manajemen kualitas perusahaan.

Audit sistem manajemen kualitas diperlukan untuk menjamin

bahwa dokumentasi dan penerapan sesuai dengan persyaratan

standar dan menunjukan keefektifan sistem manajemen kualitas.

9. Memilih registrar.

Setelah manajemen yakin dan percaya bahwa sistem manajemen

kualitas telah memenuhi persyaratan standar sistem manajemen

kualitas ISO 9001:2000, maka manajemen perlu memilih registrar

untuk mulai melakukan penilaian. Registrar akan menilai

94

dokumen-dokumen seperti manual mutu, prosedur-prosedur,

instruksi-instruksi dan formulir-formulir yang berkaitan dengan

persyaratan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Dalam

memilih registrar harus dilakukan secara hati-hati dengan

memperhatikan bonafiditas dari registrar tersebut. karena tidak

sermua sertifikat ISO 9001:2000 yang dikeluarkan oleh registrar

diakui oleh Badan Akreditasi Nasional (National Accreditation

Body). Kita juga harus memilih registrar yang memahami tentang

usaha yang kita jalankan dan kita merasa bisa bekerja sama

dengannya karena registrar tersebut akan menjadi partner bisnis

kita dalam jangka waktu yang lama.

10. Registrasi

Jika sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 yang

diimplementasikan dalam organisasi dianggap telah sesuai dengan

persyaratan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000, dan

dinyatakan lulus dalam penilaian, kepada organisasi itu akan

diberikan sertifikat ISO 9001:2000. Masa berlaku sertifikat ISO

9001:2000 yang dikeluarkan registrar melalui lembaga registrasi

yang terakreditasi pada umumnya adalan tiga tahun.

Langkah-Iangkah implementasi di atas hanya merupakan panduan

yang dapat diterapkan secara tidak urut dan dapat juga untuk

diterapkan secara bersamaan sesuai dengan kondisi organisasi.

95

Proses implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9000

ditunjukan dalam gambar di bawah ini:

Gambar 2.3 Diagram Alir Proses Implementasi Sistem Manajemen Kualitas

ISO 9001:2000 (Vincent Gaspersz, 2006:25)

Pelatihan ISO 9000

Dokumentasi Sistem Kualitas ISO 9000

Implementasi Sistem Kualitas ISO 9000

Audit Internal

Tidak Perbaikan

Ya

Aplikasi Ke Lembaga Registrasi

Angka Kecukupan

Tidak Perbaikan

Ya

A

Ya

Apakah Sesuai dengan ISO 9000

Evaluasi Kesesuaian

Audit Ulang Sebagian


Perbaikan Tidak

Apakah Sesuai dengan ISO 9000 Banyak

Mayor

Ya

Rekomendasi Oleh Tim Evaluasi

Pemberian Sertifikat ISO 9000 Oleh Lembaga Registrasi

Pemantauan Setiap 6 Bulan


Sertifikasi ISO diteruskan

Permohonan Memperbaharui Sertifikasi ISO 9000 setelah masa

berlaku 3 Tahun

A

Perbaikan

Tidak Sertifikat ISO 9000

ditangguhkan

Kunjungan Lapangan


Tidak

Sertifikat ISO 9000 dicabut

96

9. Manfaat Penerapan Sistem Manjamen Mutu ISO 9001:2000

Masih sedikitnya organisasi di Indonesia yang mendapatkan

sertifikat ISO menunjukkan masih lemahnya kesadaran organisasi akan

pentingnya ISO 9000. Honoris Perdana Industry merupakan perusahaan

yang mendapatkan sertifikat ISO pada bulan Desember 1999 menunjukkan

perubahan yang signifikan pada organisasinya.

Honoris merasakan kondisi yang berat sebelum menerapkan ISO,

seperti tugas dan wewenang yang kurang jelas dan tumpang tindih. tidak

ada kriteria penilaian hasil kerja yang telah dilakukan tiap personil, kurang

dilakukannya tindakan pencegahan untuk permasalahan yang timbul yang

disebabkan karena tindakan perbaikan yang hanya dilakukan jika terjadi

masalah yang mengakibatkan terhambatnya proses produksi. Juga tidak

adanya standarisasi dalam penyimpanan dan panggunaan dokumen di

setiap departemen. Dengan menggunakan ISO 9000, kondisi tersebut dapat

diubah ke arah yang lebih baik.

Ada banyak alasan mengapa suatu organisasi

mengimplementasikan sistem manajemen mutu sesuai dengan standar ISO.

Alasan utama adalah pelanggan utama mereka menuntut atau karena

kompetitor utama mereka telah atau sedang mendaftar. Alasan lain adalah

untuk melakukan perbaikan proses atau sistem yang diperlukan dan

keinginan untuk dapat bersaing secara global. Ketika banyak dan lebih

banyak lagi organisasi mendaftar untuk mendapatkan sertifikat ISO,

mereka meminta subkontraktor atau pemasok mereka mendaftar juga, ini

97

menciptakan efek bola salju. Ada beberapa manfaat yang memotivasi

organisasi untuk menerapkan sistem manajemen mutu sesuai standar ISO.

Menurut Zulfadhli (2004:12) sebuah organisasi atau perusahaan

yang menerapkan ISO 9001:2000 akan memperoleh sedikitnya tujuh

manfaat:

1. Dokumentasi mutu yang lebih baik. ISO 9001 memberikan

pedoman dalam mengelola sistem dokumentasi agar dokumen-

dokumen yang dibuat oieh suatu perusahaan bersifat efektif

dan efisien. Setiap organisasi menentukan tingkat dokumentasi

yang dibutuhkan dan media yang digunakan.

2. Pengendalian mutu secara sistematik. Dalam ISO 9001

pengendalian mutu harus dimulai dari masing-masing proses

yang terdapat dalam perusahaan. Setiap proses adalah input

bagi proses sesudahnya dan sekaligus merupakan output dari

prosessebelumnya. Karena proses proses tersebut saling

berinteraksi satu sarna lain dalam satu sistem, maka

pengendalian mutu yang baik pada setiap proses tentunya

secara keseluruhan akan menghasilkan suatu pengenda1ian

mutu secara sistematik.

3. Koordinasi yang lebih baik. Adanya kesamaan persepsi untuk

menghasilkan output yang memenuhi persyaratan dan

kebutuhan akan adanya satu sistem yang mendukung

pencapaian hal tersebut, mendorong terjadinya kegiatan

98

koordinasi an.tar proses da1am sistem tersebut. ISO 9001

merancang suatu sistem manajemen mutu yang mengarahkan

proses-proses dalam suatu perusahaan agar melakukan

koordinasi yang lebih baik.

4. Deteksi awal ketidaksesuaian. Setiap proses selalu melakukan

pemeriksaan terhadap output dari proses lain (sebelumnya),

maka diharapkan setiap ketidaksesuaian yang terjadi dapat

segera dikenali, diperbaiki dan dicegah agar tidak berulang

kembali.

5. Konsistensi mutu yang lebih baik. Jika semua unsur yang

membentuk sistem manajemen mutu melakukan upaya terus

menerus untuk memperbaiki kinerja dengan berdasar kepada

pedoman dan prosedur yang telah di dokumentasikan, maka

akan dihasilkan konsistensi pengendalian mutu yang lebih

baik. Kepercayaan pelanggan bertambah. Suatu perusahaan

yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 dengan

baik, akan memberikan rasa aman terhadap pelanggan

produk/pelayanannya, dan pada akhirnya meningkatkan

kepercayaan. Kepercayaan tersebut timbul karena pelanggan

melihat bahwa kegiatan pemenuhan persyaratan-

persyaratannya dikelola secara baik dan memadai.

6. Disiplin dalam pencatatan mutu bertambah. ISO 9001

mensyaratkan adanya pengelolaan sistem pencatatan mutu

99

yang baik. Setiap catatan harus jelas, mudah dibaca, dapat

diidentifikasi dan diperoleh kembali dengan mudah. Dengan

adanya persyaratan tersebut maka perusahaan yang

menerapkan ISO 9001 akan membuat suatu prosedur

pencatatan mutu termasuk pengendalian ya, yang menciptakan

kedisiplinan dalam pencatatan mutu.

7. Lebih banyak kesempatan untuk peningkatan. Pada akhirnya

penerapan ISO 9001 akan memberikan peluang-peluang bagi

peningkatan kinerja perusahaan yang diperoleh dari sistem

dokumentasi yang baik, pengendalian mutu secara sistematik,

koordinasi antar proses dalam sistem dan disiplin dalam

pencatatan. Sehingga setiap ketidaksesuaian dapat dideteksi

lebih awal untuk diperbaiki dan dicegah agar tidak berulang

kembali. Sedangkan potensi-potensi munculnya

ketidaksesuaian yang belum terjadi akan dapat dikenali,

kemudian dicegah agar tidak terjadi.

Sedangkan Menurut Vincent Gaspersz (2006:17) manfaat dari

penerapan ISO 9001:2000 untuk perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui

jaminan kualitas yang terorganisasi dan sistematik. Proses

dokumentasi dalam ISO 9001:2000 menunjukkan bahwa

kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dengan

kualitas telah direncanakan dengan baik.

100

2. Meningkatkan kualitas dan produktivitas dari manajemen

melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem

pengendalian yang lebih konsisten serta pengurangan dan

pencegahan pemborosan karena operasi internal lebih baik.

3. Meningkatkan kesadaran kualitas perusahaan.

4. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh

karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur

dan instruksi-nstruksi yang terdefenisi secara baik.

5. Terjadi perubahan positif dalam hal kualitas dari anggota

organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk

mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000 yang umumnya

hanya berlaku selama tiga tahun.

B. Konsep Dasar Kinerja

1. Pengertian Kinerja

Kinerja adalah sebuah kata dalam bahasa Indonesia dari kata dasar

"kerja" yang menterjemahkan kata dari bahasa asing prestasi. Bisa pula

berarti hasil kerja.

Pengertian kinerja di sekolah merupakan jawaban dari berhasil atau

tidaknya tujuan sekolah yang telah ditetapkan. Kinerja merupakan suatu

kondisi yang harus diketahui dan dikonfirmasikan kepada pihak tertentu

untuk mengetahui tingkat pencapaian hasil suatu sekolah dihubungkan

101

dengan visi yang diemban suatu sekolah serta mengetahui dampak positif

dan negatif dari suatu kebijakan operasional.

Pemimpin di setiap sekolah sering tidak memperhatikan hal

tersebut, kecuali sudah amat buruk atau segala sesuatu jadi serba salah.

Terlalu sering kepala sekolah sebagai manajer tidak mengetahui betapa

buruknya kinerja segenap personil sekolah telah merosot sehingga sekolah

menghadapi krisis yang serius. Kesan-kesan buruk sekolah yang

mendalam berakibat dan mengabaikan tanda-tanda peringatan adanya

kinerja yang merosot.

Dalam mendefinisikan kinerja ada beberapa pendapat yang berbeda

yang tertulis di bawah ini:

• Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang

dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya

sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya

(Anwar Prabu Mangkunegara, 2000:67)

• Kinerja seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan,

usaha dan kesempatan yang dapat dinilai dari hasil kerjanya

(Ambar Teguh Sulistiyani, 2003:223)

• Kinerja (prestasi kerja) adalah suatu hasil kerja yang dicapai

seseorang dalam melaksanakan tugas tugas yang dibebankan

kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman dan

kesungguhan serta waktu (Maluyu S.P. Hasibuan, 2001:34)

102

• Kinerja adalah pelaksanaan fungsi-fungsi yang dituntut dari

seseorang, kinerja adalah suatu perbuatan, suatu prestasi, suatu

pameran umum ketrampikan (John Whitmore, 1997:104)

• Kinerja adalah menilai bagaimana seseorang telah bekerja

dibandingkan dengan target yang telah ditentukan (Barry

Cushway, 2002:1998)

• Kinerja adalah merupakan perilaku yang nyata yang

ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan

oleh karyawan sesuai dengan perannya dalam perusahaan

(Menurut Veizal Rivai, 2004:309)

• Kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak

dilakukan karyawan (Robert L. Mathis dan John H. Jackson

Terjamahaan Jimmy Sadeli dan Bayu Prawira, 2001:78)

• Kinerja adalah pelaksanaan fungsi-fungsi yang dituntut dari

seorang atau suatu perbuatan, suatu prestasi, suatu pameran

umum keterampilan (John Witmore dalam Coaching for

Perfomance, 1997:104)

• Mink (1993:76) mengemukakan pendapatnya bahwa individu

yang memiliki kinerja yang tinggi memiliki beberapa

karakteristik, yaitu diantaranya: (a) berorientasi pada prestasi,

(b) memiliki percaya diri, (c) berperngendalian diri, (d)

kompetensi.

103

Berdasarkaan pengertian di atas, penulis menarik kesimpulan

bahwa kinerja merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja

(output) individu maupun kelompok dalam suatu aktifitas tertentu yang

diakibatkan oleh kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari

proses belajar serta keinginan untuk berprestasi.

2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja

Jika kinerja adalah kuantitas dan kualitas pekerjaan yang

diselesaikan oleh individu, maka kinerja merupakan output pelaksanaan

tugas. Kinerja mempunyai hubungan yang erat dengan masalah

produktivitas, karena merupakan indikator dalam menentukan bagaimana

usaha untuk mencapai tingkat produktivitas yang tinggi dalam suatu

organisasi.

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja personil sekolah,

mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja bagi kepala sekolah

dapat digunakan untuk menentukan pendekatan kepada personil sekolah

dalam meningkatkan kinerja personil sekolah di sekolah tersebut.

Para pimpinan sekolah sangat menyadari adanya perbedaan kinerja

antara satu personil dengan personil lainnya yang berada di bawah

pengawasannya. Walaupun para personil sekolah bekerja pada tempat

yang sama namun produktifitas mereka tidaklah sama. Secara garis besar

perbedaan kinerja ini disebabkan oleh dua faktor (As'ad, 1991:49), yaitu :

faktor individu dan situasi kerja.

104

Menurut Gibson, et al (dalam Srimulyo, 1999:39), ada tiga

perangkat variabel yang mempengaruhi perilaku dan prestasi kerja atau

kinerja, yaitu:

1. Variabel individual, terdiri dari:

a. Kemampuan dan ketrampilan: mental dan fisik. b. Latar belakang: keluarga, tingkat sosial, penggajian. c. Demografis: umur, asal-usul, jenis kelamin.

2. Variabel organisasional, terdiri dari:

a. Sumberdaya. b. Kepemimpinan. c. Imbalan. d. Struktur. e. Desain pekerjaan.

3. Variabel psikologis, terdiri dari:

a. Persepsi. b. Sikap. c. Kepribadian. d. Belajar. e. Motivasi.

Menurut Tiffin dan Me. Cormick (dalam Srimulyo, 1999:40) ada

dua variabel yang dapat mempengaruhi kinerja, yaitu:

1. Variabel individual, meliputi:

a. Sikap. b. Karakteristik. c. Sifat-sifat fisik minat dan motivasi. d. Pengalaman. e. Umur. f. Jenis kelamin. g. Pendidikan. h. Serta faktor individual lainnya.

105

2. Variabel organisasi, meliputi:

a. Faktor fisik dan pekerjaan, terdiri dari: metode kerja, kondisi dan desain perlengkapan kerja, penataan ruang dan lingkungan fisik (penyinaran,temperatur, dan fentilasi).

b. Faktor sosial dan organisasi, meliputi: peraturan-peraturan organisasi.

Sutemeister (dalam Srimulyo, 1999:40-41) mengemukakan

pendapatnya, bahwa kinerja dipengaruhi oleh dua faktor, yaitu:

1. Faktor Kemampuan

a. Pengetahuan: pendidikan, pengalaman, latihan dan minat. b. Ketrampilan: kecakapan dan kepribadian.

2. Faktor Motivasi

a. Kondisi sosial: organisasi formal dan informal, kepemimpinan.

b. Serikat kerja kebutuhan individu : fisiologis, sosial dan egoistik.

c. Kondisi fisik : lingkungan kerja.

3. Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja (performance appraisal) pada dasarnya

merupakan faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara

efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik

atas sumber daya manusia yang ada dalam organisasi. Penilaian kinerja

individu sangat bermanfaat bagi dinamika pertumbuhan organisasi secara

keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka dapat diketahui kondisi

sebenarnya tentang bagaimana kinerja karyawan.

106

Berikut ini pengertian penilaian kinerja menurut beberapa ahli:

1. Bernardin dan Russel (1993:379) “A way of measuring the

contribution of individuals to their organization”. Penilaian

kinerja adalah cara mengukur konstribusi individu ( karyawan)

kepada organisasi tempat mereka bekerja.

2. Bambang Wahyudi (2002:101) “penilaian kinerja adalah suatu

evaluasi yang dilakukan secara periodik dan sistematis tentang

prestasi kerja / jabatan seorang tenaga kerja, termasuk potensi

pengembangannya”.

3. Cascio (1992:267) “penilaian kinerja adalah sebuah gambaran

atau deskripsi yang sistematis tentang kekuatan dan kelemahan

yang terkait dari seseorang atau suatu kelompok”.

4. Henry Simamora (338:2004 ) “penilaian kinerja adalah proses

yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan

kerja individu karyawan”.

Penilaian kinerja personil sekolah dapat ditempuh dengan berbagai

metode seperti di bawah ini sesuai pendapat Tim Dosen Adpen FIP UPI

(2003:107):

1. Rating Scale, yaitu penilaian atas prestasi kerja personil yang

didasarkan pada skala tertentu misalnya sangat baik, baik,

sedang, jelek, sangat jelek.

107

2. Weighted performance checklist yaitu penilaian atas prestasi

kerja personil yang didasarkan pada kirteria tertentu dengan

menggunakan bobot penilaian.

3. Crictical incident method, yaitu metode penilaian yang

didasarkan atas perilaku-perilaku sangat baik (peristiwa-

peristiwa kritis) dari seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan.

4. Test dan observation yaitu penilaian prestasi kerja didasarkan

atas tes pengetahuan dan keterampilan dan atau melalui

observasi.

5. Rank method yaitu penilaian yang dilakukan untuk menentukan

siapa yang lebih baik dengan menempatkan setiap personil

dalam urutan terbaik hingga terburuk.

6. Forced distribution yaitu penilaian atas personil yang kemudian

dikategorisasikan dalam kategori yang berbeda.

7. Self appraisals yaitu penilaian oleh diri sendiri dimaksudkan

untuk mempelajari pengembangan diri dan sebagainya.

4. Tujuan Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja personil sekolah merupakan usaha yang

dilakukan untuk mengetahui seberapa baik performa seorang personil

sekolah dalam melaksanakan tugas pekerjaannya dan seberapa besar

potensinya untuk berkembang. Performa ini dapat mencakup prestasi

kerja, cara kerja yang pribadi. Sedangkan potensinya untuk berkembang

mencakup kreativitas dan kemampuan mengembangkan karir.

108

Menurut Syafarudin Alwi (200:187) secara teoritis tujuan penilaian

dikategorikan sebagai suatu yang bersifat evaluation dan development.

Yang bersifat evaluation harus menyelesaikan:

1. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar pemberian kompensasi

2. Hasil penilaian digunakan sebagai staffing decision

3. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar meengevaluasi sistem

seleksi.

Sedangkan yang bersifat development harus menyelesaikan:

1. Prestasi riil yang dicapai individu.

2. Kelemahan - kelemahan individu yang menghambat kinerja.

3. Prestasi - pestasi yang dikembangkan.

Kontribusi hasil-hasil penilaian merupakan suatu yang sangat

bermanfaat bagi perencanaan kebijakan di sekolah. Adapun secara

terperinci manfaat penilaian kinerja bagi sekolah adalah:

1. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi personil sekolah.

2. Perbaikan kinerja personil sekolah.

3. Kebutuhan latihan dan pengembangan personil sekolah.

4. Pengambilan keputusan dalam hal penempatan promosi, mutasi,

pemecatan, pemberhentian dan perencanaan personil baru.

5. Untuk kepentingan penelitian personil sekolah.

6. Membantu diagnosis terhadap kesalahan desain personil

sekolah.

109

C. PENGARUH PENERAPAN SISTEM MANAJAMEN MUTU ISO

9001:2000 TERHADAP KINERJA PERSONIL SEKOLAH

Sistem manajemen kualitas yang memenuhi persyaratan standar ISO

9001:2000 menjamin posisi pasar yang stabil, peningkatan terus-menerus,

dan pengembangan dalam hal kualitas. Hal tersebut dapat dicapai melalui

perencanaan, pemeliharaan, dan peningkatan berkelanjutan dari semua proses

yang berdampak pada peningkatan profit, efektivitas dan kepuasan

pelanggan.

Menurut Frans S.Sunito, standar manajemen mutu ISO 9000 itu unik,

karena merupakan satu-satunya standar yang mengatur proses, bukan hasil

akhir. Oleh karena itu standar ini dapat diterapkan secara luas dalam semua

bidang usaha, termasuk bidang pendidikan (Sunito, 1997:32).

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di Sekolah akan

mendorong personil sekolah yang ada di sekolah untuk bekerja lebih baik dan

lebih bersemangat untuk meningkatkan kinerjanya supaya mutu sekolah dapat

tercermin melalui sertifikat ISO yang didapat oleh pihak sekolah. Kobe

(1997:62) mengungkapkan bahwa “penerapan Sistem Manajemen Mutu

berstandar ISO 9001 dan dengan sistem kerja yang konsisten, maka secara

alamiah masing-masing karyawan melakukan perbaikan terus menerus baik

metode kerja maupun sikap mentalnya menjadi lebih disiplin dan terarah ”.

Hal itu juga senada dengan pendapat Zulfadhli (2004:12) yang

mengungkapkan bahwa: “ Salah satu manfaat dalam menerapkan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada organisasi / perusahaan adalah Lebih

110

banyak kesempatan untuk peningkatan. Pada akhirnya penerapan ISO 9001

akan memberikan peluang-peluang bagi peningkatan kinerja perusahaan yang

diperoleh dari sistem dokumentasi yang baik, pengendalian mutu secara

sistematik, koordinasi antar proses dalam sistem dan disiplin dalam

pencatatan. Sehingga setiap ketidaksesuaian dapat dideteksi lebih awal untuk

diperbaiki dan dicegah agar tidak berulang kembali. Sedangkan potensi-

potensi munculnya ketidaksesuaian yang belum terjadi akan dapat dikenali,

kemudian dicegah agar tidak terjadi ”.

Sistem manajemen mutu merupakan salah satu elemen dalam

organisasi Manajemen Mutu Terpadu. Sistem manajemen mutu

menggambarkan suatu sistem dengan prosedur terdokumentasi dan terkendali

untuk memastikan bahwa produk tidak sesuai tidak dilepaskan ke pelanggan.

Kinerja personil sekolah merupakan hasil kerja yang dapat dilihat

dalam segala aktifitas kerja yang dilakukan di sekolah baik secara kuantitas

maupun kualitas.

Menurut Lawson (2004), sejumlah area dalam implementasi TQM

sebagaimana tertuang dalam klausul-klausul ISO 9001:2000 yang secara

signifikan akan mempengaruhi terbentuknya budaya kualitas, diantaranya

adalah: keterlibatan manajemen puncak, fokus pada konsumen, komunikasi,

manajemen sumber daya manusia, lingkungan kerja dan manajemen,

pengukuran, analisis, dan peningkatan.

Juga menurut Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidikan

dan Pengembangan dan Pemberdaayaan Pendidik dan Personil sekolah

111

Bidang Otomotif dan Elektronika Malang (dalam buku panduan mengenal

sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, 2007:2) bahwa: “Setiap personil

memiliki tanggung jawab, wewenang dan kompetensi yang jelas di bidang

tugasnya dalam melaksanakan aktifitas di organisasi”.

Berdasarkan pendapat tersebut, maka penerapan suatu sistem mutu

ISO 9001:2000 tentunya akan membawa dampak positif bagi sekolah, yaitu

meningkatkan dan menjamin mutu dari produk atau layanan yang dihasilkan

sehingga pada akhirnya akan meningkatkan tingkat kepuasan siswa dan orang

tua siswa sebagai konsumen terhadap produk atau layanan yang sekolah

sediakan. Mutu suatu produk/layanan dapat dijamin karena sistem secara

otomatis akan berusaha mengontrol dan mencegah setiap potensi timbulnya

ketidaksesuaian atau penyimpangan pada seluruh tahapan yang ada. Hal ini

juga akan berpengaruh positif terhadap kinerja Sekolah yaitu akan

terhindarnya pemborosan anggaran, meminimalisasi biaya-biaya, memotivasi

personil sekolah untuk menujukkan hasil kerjanya baik kuantitas maupun

kualitas yang selalu optimal demi mempertahankan sertifikat ISO yang telah

diperoleh.

Dari beberapa pendapat di atas, maka meningkatnya kinerja personil

sekolah di sekolah dapat dipengaruhi oleh adanya penerapan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Hal itu dapat dilihat dari pedoman mutu

SMK Negeri 8 Bandung (2008:10-11) yang menegaskan bahwa

Semua orang yang bekerja mempengaruhi mutu, termasuk untuk keperluan rekruitmen personil baru, harus memenuhi kompetensi yang sesuai dengan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang ditetapkan. Setiap orang dinilai kompetensinya terhadap

112

persyaratan tersebut. Bila kompetensi orang belum terpenuhi maka SMK Negeri 8 Bandung memberikan pelatihan yang diperlukan atau tindakan lain yang sesuai.

Dalam upaya penerapan sistem manajemen ini secara efektif, maka

dituntut adanya suatu kemampuan untuk mengidentifikasi dan mengelola

seluruh proses kerja yang saling berhubungan dan berinteraksi baik secara

intern maupun ekstern. Selain itu, perlunya kemampuan dalam meningkatkan

secara terus menerus efektivitas dari proses sistem manajemen mutu,

sehingga dapat memberikan hasil yang maksimal sesuai dengan tujuan dan

sasaran mutu yang telah ditetapkan. Oleh karena itu perlu adanya suatu

program berkesinambungan yang perlu didukung oleh semua personil yang

terlibat dalam penerapan sistem ini.

Penerapan sistem manajemen mutu di Sekolah akan sangat efektif

apabila setiap bagian dari organisasi memahami fungsi, tanggung jawab, dan

keterkaitannya dengan bagian lain dalam sistem tersebut. Sebagai gambaran

mengenai sistem manajemen mutu, manual mutu/pedoman mutu harus

mencakup kebijakan mutu, penjelasan mengenai organisasi, hal yang

dikecualikan, interaksi proses, garis besar prosedur mutu, dan referensi silang

panduan mutu dengan dokumen lain yang lebih detail.

Berdasarkan uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa kinerja

personil sekolah dapat dipengaruhi oleh adanya penerapan sistem manajemen

mutu ISO 9001:2000 di sekolah. Sistem manajemen mutu ISO 9001:2000

berlaku secara menyeluruh dalam Sekolah dan mempengaruhi berbagai

proses yang ada dalam tubuh Sekolah. Tanggung jawab mutu suatu produk

113

merupakan tanggung jawab seluruh anggota organisasi, sehingga dalam

Sekolah tanggung jawab mutu tidak hanya terletak pada pimpinan atas, tetapi

juga pada personil sekolah di sekolah yang berhubungan langsung terhadap

produk / pelayanan yang dihasilkan.

LANDASAN TEORI Konsep Dasar Sistem Manajemen Mutu ISO...

Documents

Transcript of LANDASAN TEORI Konsep Dasar Sistem Manajemen Mutu ISO...