Manajemen Mutu Terpadu Untuk Perguruan Tinggi
description
Transcript of Manajemen Mutu Terpadu Untuk Perguruan Tinggi
-
Manajemen Mutu Terpadu
untuk Perguruan Tinggi
T.M.A. Ari Samadhi
Prodi Teknik Industri, ITB
Bimbingan Teknis Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi bagi Pimpinan
Perguruan Tinggi Swasta di Lingkungan Kopertis IV, 2014
-
Hasil pembelajaran
Setelah menyelesaikan bagian ini diharapkan peserta bimbingan teknis
mampu:
Memahami konsep manajemen mutu terpadu untuk perguruan tinggi
Menjelaskan komponen-komponen majemen mutu terpadu pada perguruan tinggi
Melakukan langkah awal pengembangan sistem penjaminan mutu di perguruan tinggi
-
Agenda
Bagian 1: Konsep mutu untuk perguruan tinggi
Bagian 2: Pengertian dan kerangka kerja manajemen mutu terpadu di perguruan tinggi
Bagian 3: Implementasi manajemen mutu terpadu di perguruan tinggi
-
Pendahuluan
Manajemen Mutu Terpadu (MMT) = Total Quality Management (TQM)
Metode, sistem untuk mengelola mutu pada suatu industri (perusahaan)
Diadopsi secara luas pada berbagai macam organisasi; termasuk perguruan tinggi
Bagaimana membangun MMT di perguruan tinggi ?
-
KONSEP MUTU UNTUK
PERGURUAN TINGGI
Bagian 1
-
Pengertian mutu
Excellent
Conformance to standards/threshold
Fitness for purpose
Added value
Value for money
Satisfaction of the customers
-
Harapan pelanggan
Mahasiswa menginginkan
fasilitas pembelajaran
yang baik; dosen yang
baik
Orang tua berkepentingan
anaknya dapat berkarir
dengan baik
Industri berkepentingan
memperoleh lulusan
dengan kompetensi yang
sesuai
Dosen ingin proses
pembelajaran yang
memudahkannya mengajar
-
Pelanggan perguruan tinggi
Konsepsi
mengenai
pendidikan
Perbedaan
pendekatan
dalam mutu
Perbedaan
dalam ukuran
keluaran
-
Konsepsi
pendidikan tinggi
Pelanggan Ukuran keluaran
Penghasil SDM Industri,
Pemakai
lulusan, Negara
Waktu tunggu memperoleh
pekerjaan pertama; gaji; dll
Penghasil pengetahuan
baru
Komunitas
keilmuan
Jumlah paten; publikasi
hasil penelitian; dll
Lingkungan
pembelajaran
Mahasiswa,
Orang tua
mahasiswa
Lama penyelesaian studi,
rasio dosen-mahasiswa, dll
Tempat untuk
memperluas
kesempatan hidup
Masyarakat,
Negara
Jumlah mahasiswa paruh
waktu, jumlah mahasiswa
usia lanjut, dll.
-
Mahasiswa pelanggan utama
Pendidikan tinggi merupakan proses menambahkan pengetahuan, ketrampilan
dan sikap (knowledge, skill, attitude) baru
kepada mahasiswa
Perguruan tinggi bertugas menyediakan lingkungan belajar yang memungkinkan
proses pembelajaran efektif dan efisien
-
Pendekatan pengelolaan mutu
Pengendalian Mutu pengelolaan dilakukan
dengan memeriksa apakah produk telah memenuhi
spesifikasi (standard) atau tidak
Penjaminan Mutu: pengelolaan dilakukan
sebelum dan selama proses berjalan untuk mencegah kesalahan dalam proses terjadi pada kesempatan
pertama
Manajemen Mutu Terpadu: pengelolaan penjaminan mutu yang disertai usaha perbaikan terus menerus
untuk kepuasan pelanggan
-
Mengapa perlu penjaminan mutu
Motif moral: perguruan tinggi harus memberikan pendidikan terbaik
Profesionalisme dosen: komitmen dosen adalah membelajarkan sesuai kebutuhan dan
kemampuan mahasiswa
Motif persaingan: perguruan tinggi yang tidak bonafid tidak laku
Akuntabilitas: perguruan tinggi bagian dari masyarakat dan harus mempertanggun-
jawabkan semua kegiatannya
-
PENGERTIAN DAN KERANGKA KERJA
MANAJEMEN MUTU TERPADU DI
PERGURUAN TINGGI
Bagian 2
-
Manajemen Mutu terpadu (MMT)
Terpadu: semua pihak dan
semua aspek di dalam
organisasi terlibat dalam
proses perbaikan mutu
berkelanjutan
Mutu dipengaruhi oleh semua aspek atau tahapan
dalam setiap proses yang ada pada organisasi
Mutu bukan hanya tanggung jawab manajemen
-
Konsep kunci MMT
MMT
Fokus pada
kepuasan pelanggan
Manajemen
berdasarkan fakta
Perbaikan
berkelanjutan
Melibatkan semua
pihak dalam organisasi
-
Kerangka kerja MMT di perguruan tinggi
Visi, tujuan dan strategi
organisasi
Misi
Faktor keber- hasilan kritis
dan KPI
Proses Inti
1. Sistem Strategik
Analisis proses
Evaluasi diri (Gap Analysis)
2. Sistem QA
Benchmarking
Definisikan kesempatan perbaikan
Pengembangan Orang
Tentukan prioritas
Visualisasi proses ideal
Re- engineering
Perbaikan terus-menerus
Pengukuran kemajuan
Program pendidikan, Pelatihan dan
pengembangan
3. Sistem Monev
-
Sistem strategik
1. Mengembangkan visi dan misi:
Visi menjelaskan arah masa depan yang mencerminkan keunggulan perguruan tinggi
Misi menegaskan apa yang akan dicapai dalam pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat serta hal-hal lain
2. Mengembangkan misi ke dalam critical success factors
3. Mendefinisikan core processes
4. Menentukan key performance outcomes beserta indicators yang akan dipakai
-
Ilustrasi
Visi: Menjadi perguruan tinggi nasional terkemuka
Misi: Menghasilkan lulusan yang unggul
Critical success factors:
Kurikulum pendidikan, dosen, sistem pembelajaran, fasilitas akademik
Core process:
Proses pembelajaran
Key performance indicators:
Jumlah mahasiswa dengan IPK > 3.25
Persentase mahasiswa lulus tepat waktu
-
Sistem QA
Menggambarkan proses secara rinci (process mapping)
Mengembangkan penjaminan agar proses dijalankan dengan baik secara konsisten
-
Proses dalam perguruan tinggi
Manajemen
Program
Pembelajaran
Manajemen
Program
Penelitian
Manajemen
Program
Abdimas
Manajemen
jasa dukungan
akademik
Manajemen
kegiatan
mahasiswa
Manajemen
SDM
Manajemen
sumber daya
dan
asset
Governance
umum
-
Ilustrasi
Pengelolaan perkuliahan (bagian dari manajemen program pembelajaran:
Penyiapan SAP
Pemilihan dosen pengajar
Penyiapan ruang kuliah
Dll.
Prosedur standar dibuat dan dipergunakan serta dicermati keberhasilannya mencapai performansi yang ditetapkan
-
Sistem monev Monitoring dan evaluation
adalah untuk perbaikan terus-
menerus
Dilakukan dengan membandingkan capaian
dengan standard
Dikembangkan sistem pengumpulan data dan
pembuatan laporan
Juga diperlukan audit internal
-
IMPLEMENTASI MANAJEMEN MUTU
TERPADU DI PERGURUAN TINGGI
Bagian 3
-
Perhatikan standard 2 pada
akreditasi institusi Penjaminan mutu perguruan tinggi adalah
proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga semua pemangku kepentingan memperoleh kepuasan.
Sistem penjaminan mutu perguruan tinggi mencakup pengelolaan masukan, proses, keluaran, dampak, umpan, dan balikan untuk menjamin mutu penyelenggaraan akademik.
-
Elemen penilaian standard 2 terkait
sistem penjaminan mutu Keberadaan manual mutu.
Implementasi penjaminan mutu.
Monitoring dan evaluasi hasil penjaminan mutu minimal di bidang pendidikan,
penelitian, pelayanan/pelayanan/pengabdian
kepada masyarakat, aset, sarana prasarana,
keuangan, manajemen.
-
Elemen penilaian standard 2 terkait
penjaminan mutu pada akreditasi prodi
Pada borang institusi (fakultas):
Keberadaan dan efektivitas unit pelaksana penjaminan mutu
Memiliki standard mutu
Pada borang prodi:
Pelaksanaan penjaminan mutu di prodi
Penjaringan umpan balik dan tindak lanjutnya
-
Apa yang diperlukan
Terbentuknya Sistem Penjaminan Mutu internal (SPMI)
Ada organisasi yang mengelola penjaminan mutu dengan tata kelolanya
Tersedia manual mutu institusi:
Memiliki kebijakan mutu
Mempunyai standard sasaran-sasaran mutu
Tersedia prosedur operasi standard
-
Organisasi penjaminan mutu
Dibentuk mulai dari tingkat universitas sampai program studi
Pada tingkat universitas dibentuk sebagai unit terpisah langsung di bawah rektor; dengan tugas:
merancang tata kelola penjaminan mutu
merumuskan kebijakan mutu
menentukan sasaran-sasaran mutu
mengelola, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan penjaminan mutu
membuat laporan-laporan terkait hasil-hasil pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat universitas
-
Organisasi penjaminan mutu
Pada tingkat fakultas juga dibentuk unit penjaminan mutu yang berada di bawah dekan.
Tugas utama dari organisasi ini:
menjabarkan kebijakan mutu di tingkat fakultas
menentukan sasaran-sasaran mutu di tingkat fakultas
menyusun prosedur operasi standard
mengelola, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat fakultas
Membuat laporan-laporan terkait hasil-hasil pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat fakultas
-
Organisasi penjaminan mutu
Pada tingkat program studi organisasi penjaminan mutu berupa tim kerja yang menjalankan proses penjaminan mutu harian (terutama pelaksanaan perkuliahan).
Tugas utama tim kerja: menyusun prosedur operasi standard di tingkat program studi
dan instruksi-instruksi kerja serta formulir-formulir yang digunakan untuk pelaksanaan penjaminan mutu
menentukan sasaran-sasaran mutu di tingkat program studi
melaksanakan penjaminan mutu termasuk evaluasi dan pelaksanaannya
melakukan perbaikan berkelanjutan pada masalah yang dijumpai
membuat laporan-laporan berkaitan dengan hasil-hasil pelaksanaan penjaminan mutu.
-
Kebijakan mutu
Kebijakan mutu merupakan pernyataan yang jelas dari institusi tentang komitmen dalam menjamin mutu
Sangat penting untuk perguruan tinggi memilikinya.
Untuk perguruan tinggi yang ingin menggunakan ISO 9000 menjadi persyaratan yang harus dibuat
Ilustrasi:
Menjadi kebijakan universitas untuk memberikan proses pembelajaran dan pelayanan akademik terbaik untuk
membentuk kompetensi lulusan yang diperlukan industri
-
Kebijakan mutu
Kebijakan mutu diselaraskan dengan visi, misi dan tujuan institusi
Kebijakan mutu menjadi dasar penyusunan perangkat-perangkat dan
program-program aksi lain yang
diperlukan untuk sebuah sistem
penjaminan mutu internal
-
Sasaran mutu
Sasaran mutu
Tingkatan mutu yang
ingin dicapai
Cerminan milestone kemajuan
Bagian dari evaluasi
berkelanjutan
-
Prinsip dasar penyusunan
Gunakan rumusan strategi untuk mewujudkan visi-misi-tujuan sebagai dasar
Terjemahkan strategi menjadi ukuran-ukuran kunci yang dapat diukur
Buat sasaran-sasaran berdasarkan ukuran-ukuran kunci (key measures)
Lakukan analsis dan perbaikan-perbaikan pengelolaan dengan hasil pengukuran
-
Key measures
Dikembangkan oleh manajemen puncak
Bisa diukur dan terdefinisi dengan jelas
Mencerminkan keberhasilan atau kegagalan organisasi
Mencakup semua aspek fungsional organisasi
Menjadi dasar untuk penyusunan sasaran mutu
Sebaiknya dibuat tidak terlalu banyak untuk memudahkan fokus organisasi (biasanya 4-10
ukuran kunci)
-
Ilustrasi
Strategi: meningkatkan relevansi program pendidikan
Ukuran kunci :
Penyerapan lulusan oleh lapangan kerja
-
Penyusunan sasaran mutu
Dipilih dan dikembangkan oleh yang memiliki proses
Terkait ukuran kunci
Ada sinkronisasi dengan proses-proses lain sehingga tidak menyebabkan sub-optimal
Perlunya koordinasi dalam keseluruhan organisasi
Bersifat terukur dan terdefinisi dengan jelas
Mengukur apa ? Terkait ukuran kunci apa?
Bagaimana diukur ? Apa dimensinya ?
Sumber data ?
Siapa yang mengumpulkan data ? Seberapa sering ?
-
Persyaratan sasaran mutu
Penetapan target harus sesuai kemampuan proses
Obyektif berdasarkan kemampuan yang ada
Realistis untuk dicapai
Penetapan target harus menunjukkan proses perbaikan atau kemajuan organisasi dalam
kerangka waktu tertentu
Diketahui oleh semua pihak yang terkait dan menjadi milik bersama
-
Ilustrasi
Menyambung contoh sebelumnya:
Rata-rata waktu tunggu memperoleh pekerjaan pertama
Persentase lulusan bekerja pada bidangnya
Rata-rata gaji pertama
-
Komponen sasaran mutu
Komponen Target
Kualitas
Pernyataan kaitan key measures
Metric
Target Pemilik
Flow downs
-
Ilustrasi
Metric Target Pemilik
Persentase mahasiswa lulus tepat waktu (8 semester)
85% Ketua Program Studi X
Key Measure: Efisiensi
proses pembelajaran
-
Flow down dan perbaikan proses
Flow down: menjelaskan kaitan
dengan target yang
mendukungnya
Bisa dirunut sampai individu
Terkait dengan proses
-
Penentuan sasaran mutu
Secara periodik direview
Kebutuhan-kebutuhan di masa yang akan datang
Hasil pencapaian dari evaluasi
Performansi proses
Tingkat kepuasan pelanggan
-
Kelompok sasaran mutu
Dinyatakan dalam kelompok:
Input
Proses
Output
Outcomes
Impact
-
Sasaran mutu dan akreditasi BAN PT
Untuk memudahkan pekerjaan, butir-butir yang dievaluasi BAN PT dalam akreditasi prodi maupun institusi dapat dijadikan acuan
Dengan demikian proses pengumpulan data bisa dilakukan lebih efisien
Institusi bisa menambahkan sasaran-sasaran yang bersifat spesifik institusional
-
Manual mutu
Kebijakan dan sasaran-sasaran mutu didokumentasikan dalam manual mutu
Di samping itu manual mutu memuat:
Siapa dan bagaimana sasaran mutu ditetapkan
Bagaimana melakukan monitoring dan evaluasi pencapaian sasaran mutu; siapa yang melakukan
Bagaimana menentukan kegiatan-kegiatan perbaikan dan inovasi untuk mengatasi masalah sesuai hasil evaluasi
Dokumen-dokumen dan laporan-laporan untuk melaksanakan semua proses penjaminan mutu
Siklus pelaksanaan penjaminan mutu
Bagaimana melakukan audit mutu; siapa yang melakukan
-
Prosedur operasi standard
Menjelaskan proses-proses bisnis yang dijalankan dalam perguruan tinggi
Menjelaskan bagaimana hasil diperoleh
Hasil yang bermutu di samping memenuhi persyaratan juga konsisten
Diperlukan standarisasi proses sehingga selalu diikuti dan dilaksanakan sesuai
standard tersebut
-
Prosedur operasi standard
Pembuatan prosedur operasi standard yang baik harus memiliki:
Kejelasan supplier, input, output dan customer dari setiap proses
Pendefinisian dari tujuan dari proses yang memberikan gambaran manfaat atau kegunaan yang diperoleh oleh
prodi/fakultas/universitas
Pemilik proses
Sumber daya, peralatan yang digunakan untuk menjalankan proses
Setiap proses dinyatakan dalam kata kerja atau kalimat kerja
-
Pelaksanaan penjaminan mutu
Direncanakan dengan baik kapan dan bagaimana penjaminan mutu dilakukan.
Contoh: perkuliahan
Setiap minggu evaluasi kesesuaian materi ajar dengan SAP
Tengah semester evaluasi pelaksanaan perkuliahan sebelum ujian tengah semester
Setiap semester evaluasi kelulusan, IP, pencapaian hasil
pembelajaran, dll
Pada saat wisuda, ketercapaian kompetensi, rata-rata lama kelulusan, dll
-
Perbaikan berkelanjutan
Bagian penting yang menunjukkan bahwa fungsi penjaminan mutu sudah berjalan atau belum
Melakukan evaluasi pencapaian sasaran mutu
Menemukan akar masalah yang menyebabkan ketidaktercapaian sasaran mutu
Mencarikan solusi untuk mengatasi masalah dan menjalankan perbaikan-perbaikan
Melakukan inovasi-inovasi dalam proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat
Memasang sasaran-sasaran baru jika diperlukan
-
Audit mutu
Bagian yang diperlukan juga dalam kerangka manajemen mutu terpadu
Audit dapat dilakukan secara internal untuk memeriksa bagaimana proses
penjaminan mutu dilakukan
Secara eksternal ini yang dilakukan melalui akreditasi prodi maupun institusi
-
Penutup
Penerapan manajemen mutu terpadu di perguruan tinggi menjadi keharusan
Tuntutan akuntabilitas yang merupakan pertanggung-jawaban perguruan tinggi kepada berbagai pihak dapat dipenuhi dengan membangun manajemen mutu terpadu
Diperlukan komitmen pimpinan untuk dapat mnewujudkan dan harus melibatkan semua pihak.
-
LAMPIRAN
-
Contoh sasran mutu
Kelompok Metric Cara Pengukuran
INPUT Rasio dosen mahasiswa Perbandingan dosen tetap dan tidak tetap terhadap jumlah mahasiswa
Rasio dosen berpendidikan S2-S3 terhadap mahasiswa
Rasio luasan ruang kuliah terhadap jumlah mahasiswa
Rasio luasan laboratorium/studio terhadap jumlah mahasiswa
Rasio jumlah koleksi buku referensi terhadap jumlah mahasiswa
-
Kelompok Metric Cara Pengukuran
PROSES Rata-rata IPK mahasiswa pada setiap semester berjalan
Rata-rata lama penyelesaian studi
Persentase mahasiswa selesai tepat waktu
Rata-rata lama penyelesaian Tugas Akhir
Rata-rata tingkat kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan selama satu semester
Rata-rata tingkat kehadiran dosen dalam perkuliahan selama satu semester
Rata-rata jumlah mahasiswa Drop Out
Persentase dosen dengan nilai BAIK pada pembelajaran
Hasil kuesioner mahasiswa pada setiap akhir semester
-
Kelompok Metric Cara Pengukuran
OUTPUT Rata-rata IPK Lulusan
Persentase mahasiswa dengan IPK > 3.0
OUTCOMES Rata-rata waktu tunggu kerja lulusan
Persentase mahasiswa yang memperoleh pekerjaan pertama < 3 bulan
IMPACT Tingkat selektif program studi Rasio antara jumlah calon mahasiswa diterima dengan jumlah calon mendaftar
Jumlah kegiatan on-campus recruitmen
Dalam setahun
Jumlah lulusan yang direkrut melalui on-campus recruitmen
Dalam setahun