PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI
Transcript of PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI
1
PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU
PERGURUAN TINGGI
PROSESAUDIT
2Persiapan
penugasan
3 SurveiPenda-huluan
4 Penyusunan
Audit Program
5 Pengujianlapangan
6 Pengembangan
temuan
9Evaluasi
8Monitoring
tindak lanjut
7 Pelaporanhasil audit
1Seleksiauditee
I. Seleksi Auditee
4
LANGKAH-LANGKAH PEMILIHAN AUDITEE
Identifikasi audit universe
Pilih auditee (tetapkan jadwal
audit)
Tetapkan Faktor Risiko & Skala
Score & Ranking auditee berdsrkan
risiko
5
Langkah # 1IDENTIFIKASI AUDITEE
Langkah # 1IDENTIFIKASI AUDITEE
audit universe
auditable units
6
Langkah # 2Tetapkan Faktor Risiko dan Skala
Langkah # 2Tetapkan Faktor Risiko dan Skala
LOKASI TOTAL NILAI UANG KOMPLEKSITAS
KEGIATAN KONDISI INTERNAL
CONTROL
PERHATIAN PIMPINAN SIKLUS KEGIATAN/
TRANSAKSI AUDIT YANG LALU KETERSEDIAAN STAF
AUDIT
Skala Faktor RisikoRisk factor & Nilai Score Risk factor & Nilai Score
Anggaran yang dikelola Pergantian Pimpinan Unit (turnover atau mutasi)
Diatas Rp. 50 Milyar 5 Sedang (4-6 tahun sekali) 1
25 milyar – 50 milyar rp. 4 Sedang-jarang (7-8 tahun sekali) 3
5 milyar – 25 milyar rp 3 Sedang-sering (2-3 tahun sekali) 3
1 milyar – 5 milyar rp 2 Jarang (diatas 8 tahun sekali) 5
Dibawah 1 milyar 1 Sering (dibawah satu tahun sekali) 5
Audit sebelumnya Kondisi Internal Control
Kurang dari 12 bulan yang lalu 1 Baik sekali (tidak ada catatan penting) 1
1 tahun – 2 tahun yang lalu 2 Baik (kurang dari 2 catatan penting) 2
2 tahun – 3 tahun yang lalu 3 Sedang (3-5 catatan penting) 3
3 tahun – 4 tahun yang lalu 4 Jelek (5-7 catatan penting) 4
Lebih dari 4 tahun yang lalu 5 Jelek sekali (lebih dari 7 catatan penting) 5
8
Langkah # 3Score dan ranking auditee
berdasarkan risiko
Langkah # 3Score dan ranking auditee
berdasarkan risiko
Asess dan score setiap unit audit
9
Langkah # 4Pilih auditee (tetapkan jadwal)
Langkah # 4Pilih auditee (tetapkan jadwal)
Kriteria: Audit sebagian: cut off Audit seluruh universe: Risiko u/ menetukan frekuensi Risiko u/ menentukan durasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan
1. Pemetaan risiko2. Sediakan slot untuk audit khusus3. Bisa digunakan instrumen BAN PT
11
LANGKAH AWAL PENUGASAN AUDIT KEGIATAN :
TUJUAN & RUANG LINGKUPLATAR BELAKANG INFORMASI
TIM YANG DITUGASKANKOMUNIKASI AWAL
PENYIAPAN SURAT TUGAS
2. PERSIAPAN PENUGASAN2. PERSIAPAN PENUGASAN
1. Jumlah Auditor ganjil (3-5 orang)2. Ketua tim berdasarkan kemampuan dan
pengalaman3. Audit mutu internal akademik dan non akademik
dapat berasal dari dosen atau non dosen4. Jika SDM kurang kompetensinya dapat melakukan
outsourching5. Bisa menggunakan narasumber/ahli6. Surat tugas dari pimpinan tertinggi7. Pelajari auditi sebelum pertemuan pendahuluan8. Siapkan program dan jadwal audit tentative
Kiat-kiat
13
3. SURVEI PENDAHULUAN
KESAN AWAL
KERJASAMA YANG BAIK
Pertemuan Pembukaan
• Dipimpin oleh ketua tim auditor.• Memperkenalkan tim audit kepada auditi.• Melakukan kajiulang tujuan dan lingkup audit.• Melakukan kajiulang metode dan prosedur audit.• Meminta persetujuan jadwal audit.• Memastikan jalur komunikasi dengan pemandu
dari teraudit.
• Mengkonfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas.
• Mengkonfirmasi kerahasiaan.• Mengkonfirmasi pertemuan penutupan.
• Mengklasifikasi setiap masalah yang mungkin timbul.
PROGRAM/JADWAL AUDIT
Tanggal dan jam pertemuan yang pasti.Disepakati oleh Auditor dan Teraudit.Tempat/lokasi audit.Topik/unsur audit.Tujuan dan lingkup audit.Sumber informasi/fasilitas/bahan yang diperlukan.
1. Berkomunikasi dengan auditi sebelumnya2. Informasikan kebutuhan dokumen sebelum datang3. Pimpinan pertemuan seharusnya ketua tim auditor4. Auditor jangan terlalu banyak bicara (siapkan
pembagian tugas sebelumnya)5. Usahakan kesepakatan terutama tujuan,
ruanglingkup dan jadwal6. Informasikan kebutuhan sarana dan prasarana
yang dibutuhkan (ruang, meja, dll) dan pemandu atau pendamping
18
4. PENYUSUNAN AUDIT PROGRAM
• Prosedur audit = analisis & langkah untuk mengumpulkan dan menguji informasi
• Tujuan:Pengumpulan informasiMenguji kecukupan dan efektivitas
internal controlMenilai kegiatan yang direview
Kiat-kiat1. Kumpulkan kriteria seperti Kebijakan, peraturan,
SOP, dll selengkap mungkin 2. Kumpulkan informasi dokumen laporan atau
pelaksanaan kegiatan selengkap mungkin3. Evaluasi dulu dokumen laporan atau pelaksanaan
kegiatan kemudian bandingkan dengan kriteria4. Revisi program audit5. Buatkan daftar pengecekan yang sistimatis
20
5. PENGUJIAN LAPANGAN• Menguji Kecukupan dan Eefekvitas
Pengendalian• Menerapkan audit program• Tujuan pengujian:
Kecukupan/efektivitasDampak (risiko)Sebab
Kiat-kiat1. Sebelum berkunjung sepakati jadwal, orang yg
ingin ditemui dan dokumen yang ingin digali lebih dalam.
2. Datang tepat waktu3. Terapkan speak with data4. Libatkan auditi dalam menganalisa dan menguji
kondisi yang terjadi
22
6. PENGEMBANGAN TEMUAN DAN REKOMENDASI6. PENGEMBANGAN TEMUAN DAN REKOMENDASI
• Apa yang ditemukan• Sama dengan auditeeKondisi
• Standar/ekspektasi/aturan• Yang ada atau dikembangkanKriteria
• Dampak atau risiko jika dibiarkan• Potensi maupun realisedAkibat
• Disain• ImplementasiSebab
• Saran perbaikan eliminir sebab• Jangan restate kriteriaRekomendasi
KeTidakSesuaian(KTS)
Observasi(OB)
KeTidakSesuaian(KTS)
Observasi(OB)
KTS
KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu produk/pelayanan.
KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen.
KTS yang mengancam sertifikasi atau akreditasi. KTS yang merupakan ancaman terhadap kegiatan
atau para pelaksana dalam organisasi. KTS yang menyebabkan potensi pidana atau
perdata
Contoh KTS
Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang diperlukan untuk meninjau kontrak atau perancangan.
Laporan audit internal dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut.
Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidak dikalibrasi secara mutakhir.
Perubahan pokok prosedur/perencanaan yang dilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan.
Berpotensi pindana (tipikor/kerugian negara) Berpotensi perdata (gugatan ganti rugi)
OB
Observasi (OB) adalah KTS yg ringan dan hal hal yg bersifat anjuran serta yg bersifat positip
KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu.
KTS yang mudah diralat. KTS yang tidak menghambat sertifikasi atau
akreditasi. Kesesuaian yg bersifat positip dan belum ada
ditempat lain Kepatutan yg disepakati dengan auditi
Contoh KTS Ringan
Instrumen yang tidak memuat tanggalkalibrasi.
Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapisudah termuat dalam laporan tindakan koreksiaudit internal.
Catatan yang kurang lengkap dari kajiulangkontrak atau rancangan.
Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatanpengalaman pelatihan.
Tindakan yang diambil untuk meniadakanakar penyebab ketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan sehingga dapat mencegah pengulangan hal-hal di atas untuk mengarah pada peningkatan mutusecara berkelanjutan.
TINDAKAN KOREKSI (Tindak Lanjut)
Tugas-tugas Auditor
Mengidentifikasi KTS (mengapa terdapat ketidaksesuaian dengan standar yang diacu).
Menjelaskan dan mendiskusikan KTS kepada auditi
Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS dan penanggungjawabnya
Tugas-tugas Auditi
Memahami KTS dan rekomendasi rinci. Menimbang seberapa berat KTS dan
tindak lanjut serta tanggal penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian).
Melaksanakan tindakan tindak lanjut
Kiat-kiat1. Diskusikan rekomendasi dengan auditi 2. Rekomendasi seharusnya tajam dan tidak kualitatif3. Temuan sebaiknya di presentasikan di depan auditi
sebelum dilaporkan ke pimpinan 4. Temuan harus dikomentari auditi dan
ditandatangani5. Tindak lanjut bukan tanggungjawab auditor6. Semua pelaksanaan audit di catat dalam form
standar untuk menjadi KKA di lampiran
7. PELAPORAN
Dokumentasi & komunikasi hasil audit Produk dari penugasan audit Temuan dan rekomendasi Ditandatangani oleh auditor yang telah
bersertifikat
Laporan hasil audit sebaiknya terdiri dari :
1. Cover yang dibuat menarik 2. Ringkasan eksekutif (2-3 lembar) 3. Pendahuluan 4. Daftar isi, table, gambar dan lampiran 5. Gambaran umum auditi 6. Hasil Audit yang berisikan temuan berupa kondisi,
kriteria, akibat, sebab rekomendasi dan tindak lanjut yang diharapkan dari auditi.
7. Kesimpulan berupa jawaban atas tujuan audit yang dilakukan.
8. Lampiran yang terdiri dari seluruh kertas kerja audit dan dokumen pendukung lainnya.
Kiat-kiat1. Mulai membuat laporan dari awal pelaksanaan audit 2. Catatan temuan, kriteria, sebab, akibat dan
rekomendasi dalam KKA sebaiknya tulisan bahasa laporan
3. Bila audit belum selesai untuk kebutuhan yang mendesak atau permintaan pimpinan bisa dibuat laporan sementara (lisan maupun tulisan)
35
8. MONITORING TINDAK LANJUT8. MONITORING TINDAK LANJUT
BAGAIMANA IMPLEMENTASI DARI REKOMENDASI
- Tanggung jawab auditor
INDIKATOR KEBERHASILAN AUDIT
Tindak lanjut Audit
Auditor memeriksa apakah tindak lanjut dan pencegahan yang dilakukan oleh teraudit sudah mencukupi dan efisien.
.
Kiat-kiat1. Monitor tindak lanjut bila tidak sesuai diluruskan 2. Bila tidak dilaksanakan juga ada kemungkinan
rekomendasinya kurang tepat sasaran
38
9. EVALUASI AUDIT
EFEKTIVITAS & EFISIENSI AUDIT PENDEKATAN AUDIT PERAN PENTING AUDITOR
Sebuah perubahan akan terjadi jika Visi, Skills, Insentif, Sumberdaya dan rencana tindak (action plan) tersedia.
• tanpa visi akan terjadi kekacauan, • tanpa skill akan terjadi kecemasan, • tanpa insentif akan terjadi penolakan, • tanpa sumberdaya akan terjadi frustasi, • Tanpa action plan akan terjadi kegagalan.
(Palmer, et all 2006).
Sehebat apapun suatu sistem atau sehebat apapun suatu alat, jika sdm pengelola sistem dan alat tersebut tidak kompeten dantidak bermoral maka semuanya tidak ada artinya. (W.A. Ridwan, 2000)
Sejauh apapun kita telah melangkah, namun ternyatasalah arah maka berbaliklah (R. Kasali, 2006)
40
?QUESTIONS