Definisi Internal Control & Internal Audit

Internal Control Internal Audit

Suatu kontrol system yang dirancangdidalam suatu rangkaian proses transksasidan dikoordinasikan untuk mencapai tujuanperusahaan, meliputi struktur organisasi, SOP/MI, job des, budget, jenjang approval, peraturan perusahaan dll.

Bagian (orang) yang melakukanpemeriksaan atas bukti-bukti tranksasi, yang mana bagian ini adalah independen dankompeten untuk menentukan tingkatkesesuaian antara pelaksanaan dengankriteria yang telah ditetapkan. Sebagai suatudasar untuk memberikanbantuan/rekomendasi yang konstruktif danprospektif kepada manajemen

Tujuan:

Menjaga harta kekayaan perusahaan

Akurasi data akuntansi

Efektifitas dan efisiensi kegiatanoperasional

Kepatuhan terhadap kebijakanmanajemen

Tujuan:1. Mereview kepatuhan pelaksanaan SOP

dan segala kebijakan perusahaan,2. Mereview pelaksanaan internal kontrol,3. Meyakinkan pihak yg berkepentingan

(Stake holder) bahwa perusahaandalam kondisi yang baik.

JENIS-JENIS AUDIT

AUDIT INTERNAL AUDIT EKSTERNAL

Internal Audit Adira

BDI

Team audit HR (dari Divisi HRD)

Audit dari kantor akuntan publik -KPMG

Audit Pajak

Audit Bank Indonesia

Audit PPATK

Masing-masing team audit tersebut mempunyai spesifikasi

dan tujuan yang berbeda, namun cara kerja hampir sama.

STRUKTUR ORGANISASIPresident Director

Internal audit Div. Head

Reguler Audit Dept. Head

Reguler Audit Sect. Head

Reguler Audit Staff

QA & Dev. Audit Dept.

Head

QA & Dev. Audit

Sect.Head

QA & Audit Staff

MIS & Desk Audit Sect.

Head

MIS & Desk Audit Staff

Internal Audit Support Staff

Investigation Dept. Head

Investigation Sect. Head

Investigation Staff

Per 1 Maret 2012

Jabatan Nama

Internal Audit Div. Head Ingrid Sri Komala Dewi

Reguler Audit Dept. Head Tongam Tovendi Sihite; Dani Rachman; RillyAsril

QA & Dev. Audit Dept. Head -

Investigation Dept. Head Tutuk Andiartika

Reguler Audit Sect Head Erik Oktario; Kries Prihantoro; Eka Ratnawati

MIS & Desk Audit Sect. Head Supriyadi

Investigation Sect. Head -

NAMA & JABATAN

FOKUS KERJA AUDIT

Memeriksa dan atau menganalisa:

efektifitas dan efisiensi penerapanan kebijakan perusahaan,

efektifitas dan efisiensi proses kerja/operasional dicabang,

sumber penyebab tidak tercapainya strategy objectiveperusahaan,

kepatuhan terhadap SOP dan menganalisa sumber penyebabterhadap penyimpangan yang terjadi (compliance).

INTERNAL AUDIT CHARTER

Memberikan keyakinan yang independen dan obyektif serta memberikan jasa konsultasi kepada Dewan Komisaris dan manajemen untuk meningkatkan nilai dan memperbaiki operasional perusahaan, dengan cara mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian internal dan proses tata kelola perusahaan.

MISI INTERNAL AUDIT:

1. Mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko signifikan dan memberikankontribusi terhadap pengelolaan risiko dan system pengendalian intern,

2. Memelihara pengendalian intern yang efektif dengan cara mengevaluasikecukupan, efisiensi dan efektivitas pengendalian tersebut,

3. Menilai dan memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkanproses governance (proses tata kelola),

4. Membantu memperbaiki dan memperkuat lingkungan pengendalian diAdira Finance untuk mencegah terjadinya fraud,

5. Memberikan pandangan yang independent kepada Dewan Komisarisdan manajemen terhadap kecukupan pengendalian internal dankepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur,

6. Menyediakan jasa konsultasi yang memberikan nilai tambah danmemperbaiki kegiatan operasional perusahaan

INTERNAL AUDIT CHARTER

FUNGSI/PERAN INTERNAL AUDIT:

Ruang Lingkup:• Mencakup seluruh kegiatan operasional perusahaan, menilai apakah manajemen

risiko, control dan tata kelola dari organisasi yang didesain dan dilakukan oleh manajemen adalah memadai dan berfungsi dengan baik.

Kewenangan: 1. Akses yang tidak terbatas ke semua fungsi, pencatatan, kekayaan dan personel.2. Memiliki akses yang penuh dan bebas ke Dewan Komisaris melalui Komite Audit3. Mengalokasikan sumber daya, frekuensi, memilih subyek, menentukan ruang

lingkup pekerjaan, dan menerapkan teknik yang dibutuhkan untuk mencapaitujuan audit

4. Mendapatkan bantuan personel yang dibutuhkan dari unit-unit organisasi dimanamereka melaksanakan audit

5. Melakukan koordinasi kegiatannya dengan auditor eksternal6. Tidak berwenang untuk melakukan kegiatan operasional7. Tidak berwewenang menginisiasi dan menyetujui transaksi akunting.

INTERNAL AUDIT CHARTER

FLOW PROSES AUDIT

1

Persiapan

Pelaksanaan

Internal Audit

2

Pemberitahuan

kunjungan Team

Internal Audit

kepada Auditee

3

Opening Meeting

dengan Auditee

4

Pelaksanaan

Internal Audit

5

Closing Meeting

dengan Auditee

6

Auditee

melengkapi

tanggapan dan

langkah perbaikan

7a

Pembahasan

Rekomendasi

Sanksi

7b

Finalisasi

Rekomendasi

Sanksi

7c

Mendistribusikan

Rekomendasi

Sanksi Final

kepada masing-

masing Auditee

10

Pelaporan kepada

Manajemen

9

Update progress

pelaksanaan

langkah perbaikan

8

Penerbitan dan

pendistribusian

Internal Audit

Report

Final

Keterangan lebih jelas dapat dibaca pada MI-002/PRD/AUDIT/VI/2012.

METODE KERJA REGULER AUDIT

Risk Based Audit,

Sistem sidak,

Opening dan closing meeting,

Memo Konfirmasi,

LHP dan Executif Summary,

Follow up langkah perbaikan,

Rekomendasi sanksi,

Laporan rutin hasil audit kepada manajemen.

RATING AUDIT

Kontrol telah dirancang secara memadai dan dapat

mengantisipasi resiko-resiko utama yang ada, serta

diimplementasikan secara efektif untuk

memberikan jaminan bahwa tujuan yang telah

ditetapkan dapat dicapai

Keterangan

Kontrol telah dirancang secara memadai untuk

mengantisipasi resiko-resiko utama yang ada, tetapi

masih terdapat beberapa kontrol yang

terlewatkan, yang apabila tidak segera diperbaiki

akan menimbulkan kerugian

Kontrol tidak memadai dan tidak beroperasi

secara efektif khususnya pada proses-proses utama

dan beresiko tinggi

Acceptable (Baik) Controls are appropriately designed and

adequate to address key risks and are

operating effectively.

Rating Category Description

Unsatisfactory

(Kurang)

Either controls are inadequate and/or not

operating effectively in key processes and

the resultant risk is high.

Need Improvement

(Cukup)

Controls are appropriately designed to

address key risks but there are some

controls lapses which if not corrected could

cause losses.

MEKANISME KERJA DEPT. INVESTIGASI

Fungsi dan Peran:

Peranan Departemen Investigasi dalam perusahaan adalah untukmelakukan Investigasi khusus terhadap aktifitas/transaksi dalam unitbisnis karena adanya indikasi tindak kecurangan (fraud) atas dasarpermintaan (request) sesuai MI 001/PRD/AUDIT/IV/2012 perihal“Meknisme Kerja Team Investigasi”.

Memberikan kajian penanganan atas setiap kasus Fraud yang dilaporkan(ke AFM) – sesuai MI 001/RIM/PRM/IX/2012 perihal “MekanismePelaporan dan Penanganan Kerugian Operasional (Kejadian Fraud)”).

Sumber Permintaan/Request:

Kadiv/Wakadiv/Kawil/Wakawil,

Whistle Blower,

Reguler Internal Audit,

Quality Process Control,

Unit bisnis (hasil kajia.n)

MEKANISME KERJA DEPT. INVESTIGASI

Global Process Dept. Investigasi

Request

Analisa & hipotesa kasus

Inv

Field Investigation

Meeting Koordinasi

Reporting

Monitoring Tindak lanjut

Request Owner

Dept. AFM

Dept. HRR

Dept. Legal Operation

AFM

Dept. HRR/LO

Whistle Blower

Whistle blower/surat kaleng & Red Notice QPC:

Dept. AFM menganalisa setiap pengaduan kasus fraud

(request/whistle blower/surat kaleng) dan menunjuk tim

yang akan menangani .

Dari laporan tim QPC jika ada hal yang perlu ditindak

lanjut ke proses legal (litigasi) dan masih diperlukan bukti-

bukti pendukung maka Dept. AFM & Dept. LO akan

berkoordinasi dengan Dept Investigasi.

Reguest by email dari Kawill/Wakawil dan

Kadiv/Wakadiv langsung kepada tim Investigasi terkait

tentang suatu penyimpangan prosedur atau item yang

perlu diinvestigasi, dengan menyebutkan secara spesifik

jumlah indikasi penyimpangan yang teridentifikasi,

kronologis kejadian serta dokumen-dokumen pendukung

sebagai bukti telah dilakukan penelusuran awal oleh

wilayah/area/cabang terkait.

Analisa & Hipotesa awal:

a. Analisa 5W + 1H;

b. Potential Loss;

c. Dampak bagi perusahaan (exl. Kerugian materi);

d. Legal Aspek;

e. Urgensi.

Dalam membuat analisa kasus Investigasi melibatkan

tim legal untuk memberikan masukan dari sisi legal

aspek.

Hasil analisa dituangkan dalam Form Analisa Kasus

Investigasi dan diisi rekomendasi penanganan oleh tim

Investigasi (tanda tangan SH dan Kadep Investigasi)

Kunjungan ke lapangan dengan Surat Tugas :

Visit nasabah (kertas kerja berupa Data Base

Kunjungan);

Collect dokumen-dokumen pendukung;

BAPK PIC yang terindikasi terkait kasus.

Proses Review SH dan Kadep Investigasi ke lapangan.

Meeting koordinasi dengan Legal, HRR dan div.

terkait:

Memastikan pelanggaran dari sisi Legal;

Memastikan pelangaran peraturan perusahaan (PP);

Memastikan pelanggaran terhadap prosedur dan

ketentuan perusahaan ;

Report Investigasi ditujukan kepada:

Request Owner;

Dept. AFM;

Dept. HRR;

Dept. Legal Operation.

Monitoring penyelesain Kasus:

Dept. HRR;

Dept. Legal Operation.

Global Process Dept. Investigasi