Merancang dan mengelola klinik Dokter KeluargaRina Amelia

PendahuluanSeperti apa sebenarnya Klinik DK?Mari kita sepakatiSesuai dengan keadaan kita Yang jelas memungkinkan penerapan prinsip-prinsip kedokteran keluarga

Apakah harus besar dan megah?Boleh jadi ya atau tidak

Lalu apa pedomannya?Dapat dijabarkan dari definisi, kompetensi, wawasan, tugas, wewenang dan kewajiban, serta SKN

Profil pelayanan DKPrimer/kontak pertamaPersonalKomprehensifKontinuKoordinatif/kolaboratifPreventifKeluargaKomunitas

Klinik DKKelas A (Ideal)24 jamKedaruratan dan kejadian luar biasaPelayanan rawat jalanPelayanan rawat inap sehariBedah minorKonselingPreventif dan promotifKunjungan ke- dan perawatan di rumah pasien Pemeriksaan penunjangPenyediaan obatPendidikan, riset, dan pengembangan

Klinik DKKelas B (Optimum)24 jamKedaruratan dan kejadian luar biasaPelayanan rawat jalanPelayanan rawat inap sehariBedah minorKonselingPreventif dan promotifKunjungan ke- dan perawatan di rumah pasien Pemeriksaan penunjangPenyediaan obatPendidikan, riset, dan pengembangan

Klinik DK Kelas C (minimum)24 jamKedaruratan dan kejadian luar biasaPelayanan rawat jalanPelayanan rawat inap sehariBedah minorKonselingPreventif dan promotifKunjungan ke- dan perawatan di rumah pasien Pemeriksaan penunjangPenyediaan obatPendidikan, riset, dan pengembangan

Langkah awalSangat menentukanVisi dan misi klinikKaji kelayakanProfil konsumenSituasi lingkunganSumber daya manusiaSumber danaProfesionalisme

Langkah awalSegi legalPerizinanPersyaratanAkreditasi Etika

Langkah awalSegi medisCakupan pelayananSDMPasokan BHP (bahan habis pakai)Epidemiologi

Langkah awalSegi saranaBangunanTelekomunikasiListrikSumber air bersihTransportasiKondisi geografis Pengolah limbah

Langkah awalSegi sosialLatar belakang budaya Peta demografiBudayaPekerjaanPendidikanDistribusi usia

Langkah awalSegi finansialPerkirakan titik impasBisnis berlandaskan profesionalismeBerkembang karena profesionalismeMenguntungan semua pihakTransparansi

Langkah awalKesejawatanKerjasama profesionalKebersamaanSaling menghormati, membantu, mengingatkan, dan mengontrolTransparansi

Perekrutan, seleksi, dan penugasan

PendahuluanKemajuan klinik bergantung pada harmoni kerjasama internal dan eksternalKerjasama internal yang harmonis menuntut kejelasan tugas, parameter penilai, dan transparansiSuasana kerja yang kondusif meningkatkan kinerja stafMengetengahkan kiat perekrutan, seleksi, dan penugasanDalam praktik tidak selalu mudah

Perekrutan, seleksi, dan penugasanTingkat dan jenis pendidikanWawancaraRekomendasiKontrak kerja yang jelasRincian tugas dan wewenang Mekanisme kontrol Doctor as Manager

PerekrutanAnalisis dan deskripsi pekerjaan yang akan diselengarakanDeskripsikan orang yang tepat utnuk pekerjaan ituRencanakan pariwara

Analisis pekerjaanBenarkan ada lowongan kerja?Apakah ada pegawai yang keluar/mengundurkan diri?Apakah ada pekerjaan baru yang harus diselesaikan?Apakah ada peningkatan volume pekerjaan?Apakah lowongan pekerjaan itu harus diisi?Dapatkan praktik jalan jika dibiarkan kosong?Dapatkan karyawan lainnya dimanfaatkan?Dapatkan pos yang kosong itu dimasukkan ke bagian lain?

Analisis pekerjaanApakah ada perubahan tata kerja sehingga memerlukan staf baru?Bagaimana menentukan pekerjaan yang perlu disikapi?Cermati daftar tilik yang adaDiskusikan dengan pimpinan dan staf lainAmati staf yang mengerjakan perkerjaan ituPertimbangkan cara terbaik untuk mencapai tujuan yang sekarang belum terwujud

Analisis pekerjaanApa manfaat perkerjaan itu?Apa yang akan dikerjakan?Apa hasil yang diharapkan?Kapan harus dikerjakan?Di mana akan dikerjakan?Bagaimana cara mengerjakannya?Baku kinerja seperti apa yang diinginkan?

Analisis pekerjaanKepada siapa dipertanggungjawabkan?Subordinat?Uang?Alat-alat praktik?Informasi rahasia?Menentukan tata-kerja administrari klinik dan praktik?Menentukan tujuan dan sasaran?

Analisis pekerjaanKeterkaitan pekerjaan dalam sistemMitra kerja?Pimpinan?Staf yang lain?Pihak pemerintah daerah?Organisasi (kooperasi) klinik?Lainnya?

Analisis pekerjaanBagaimana cara pekerjaan ini:Penggajianya?Persyaratannya?Bagian yang paling menarik dan menantang?Bagian yang paling tidak menyenangkan

PenugasanRincian pekerjaanSesederhana mungkinJangan berlebihanYakinkan tidak tumpang-tindihJangan kacaukan pekerjaan yang keahlianHindari diskriminasi

PenugasanRincian pekerjaan (lanjut)Nama pekerjaanPosisi dalam tata kerjaTujuan utama pekerjaan ybs.Tugas dan kewajiban utamaCara mengambil keputusan dan mencari bantuanLingkungan kerja yang akan dihadapi

PenugasanPenilaianPerjelas tujuanBuat daftar tilik untuk nilai diriTentukan batas waktuTentukan target yang hendak dicapai

Peningkatan kemampuan dan pengembangan staf

PendahuluanPerlu untuk mengembangkan KDKSalah satu cara untuk memenangkan persainganBermanfaat bagi klinik dan stafBerfungsi juga sebagai Motivasi dan pengikat SDMHarus jelas batasan, prosedur dan konsekuensi pemberian fasilitas ini bagi pemberi kerja dan karyawanHarus disusun secara berkala dan terencana baik menyangkut jadual, maupun biayaTidak selalu harus mengikuti program diluar KDK

Manfaat untuk klinikMengurangi masa penyesuaianMeningkatan kinerjaMengurangi supervisiMengurangi pergantian pekerjaan karena puasMemperoleh orang yang tepat untuk pekerjaan yang sesuai

Manfaat untuk karyawanMerasa yakin dan aman dalam bekerjaMeningkatkan kemungkinan kenaikan pangkat dan atau gajiMeningkakan kepuasan bekerjaMeningkatkan kemungkinan penularan keterampilan

Peningkatan Kemampuan & Pengembangan StafBentuk: Kursus, pelatihan, pendidikan formal, dllBentuk Lain: Selia Bestari (peer review) di antara sesama staf (medis dan non-medis)Pengaturan: Bisa dibuat perjanjian tersendiriProses: berdasarkan permintaan karyawan atau kebutuhan KDK

Untuk tenaga medisPKB (pendidikan kedokteran berkelanjutan) Seminar, Simposium, Lokakarya, dllPeer Review: Pembahasan kasus secara EBMKursus singkat untuk satu ketrampilan tertentu (ATLS, ACLS, EKG, Kepemimpinan, dll)Pendidikan formal (S2 Aktuaria, S2 Kesehatan Kerja, dll)

Untuk paramedisKursus keperawatanPeer Review: Diskusi kelompok membahas satu masalah (rutin)Kursus Manajemen pengelolaan keperawatan di klinik (asuhan keperawatan,dll)Pendidikan formal seperti Akademi Keperawatan, Akademi Kebidanan, dll

Untuk tenaga non-medisKursus penggunaan alat tertentuKursus Manajemen laboratorium, Pemeriksaan Kesehatan Berkala, dllPendidikan Formal seperti Akademi Penata Rontgen, AKK, dllKursus perpajakan, dll

Peralatan Medis dan Non-medis

PendahuluanKelengkapan peralatan dapat meningkatkan: Gairah kerjaDaya saingKepuasan pasienMutu pelayananCakupan pelayananKinerja klinikProfil klinikLengkapi sesuai dengan kebutuhanMemenuhi kebutuhan penerapan prinsip pelayanan DK

Peralatan medisRutinKhususPenunjangKedaruratan

Peralatan MedisRutinTermometerTensimeterPengukur berat dan tinggi badanStetoskopPenekan lidahSenter/lampu kepalaSpekulum hidung

Peralatan medisKhusus:OtoskopOptalmoskopGlukometer

Peralatan medisPenunjang:Laboratorium klinik EKGUSGPemeriksa visusPemeriksa buta warnaRonsen

Peralatan medisKedaruratanOksigen + regulatorSemprit dari berbagai ukuranJarum suntik dari berbagai ukuranPerangkat infus

Peralatan non-medisBangunanRekam medisRuanganUntuk kegiatan medisUntuk kegiatan non-medisSarana komunikasiSarana administrasi

Perencanaan, efisiensi, dan investasi

PendahuluanPerencanaan klinik termasuk perencanaan pembiayaan, efisiensi dana, dan investasiEfisiensi perlu ditingkatkan untuk meperoleh hasil maksimal dengan biaya minimal yang mungkinPerencanaan dan efisiensi itu merupakan upaya investasi jangka panjangPerlu disikapi secara proporsional dan konsisten

BatasanPerencanaan berarti memperhitungkan semua pengeluaran dan pemasukan untuk masa ke depan berdasarkan data sekarang atau data hasil studi kelayakanEfisiensi mengandung arti pembiayaan efektif yang berarti upaya rasionalisasi biaya dengan tujuan agar dengan biaya yang tersedia dapat dicapai hasil maksimal yang mungkinInvestasi berati penanaman modal dalam hal ini termasuk dana, sumber daya manusia, dan kualitas pelayanan

TujuanKDK mampu melakukan analisis biaya yang rasional dengan tidak mengorbankan mutu layanan kedokteranKDK mampu bersaing karena dapat melihat kondisi klien dari sudut pandang klienKDK mampu menyelenggarakan pelayanan yang efektif yang akan memberi keuntungan jangka panjang

LangkahKDK membuat inventarisasi jenis layanan yang dapat dilakukan di kliniknyaBuat prioritas layanan yang dominan (mis 10 besar)Usahakan membuat SOP untuk layanan yang tersedia dimulai dengan layanan prioritas (layanan terbanyak) termasuk prosedur administrasi

LangkahSosialisasikan SOP ke semua staf yang terlibat di KDKBakukan SOP dan sampaikan pada pihak yang akan bekerjasama, SOP yang dimiliki KDK sebagai acuan pelayananSenantiasa lakukan analisis layanan dibandingkan dengan SOP yang telah dibuat

LangkahLakukan tindak lanjut bila ditemukan ada layanan yang tidak tepat atau tidak efisienSenantiasa komunikasikan hasil analisis kepada seluruh staf yang terlibat di KDKBila perlu libatkan mereka dalam melakukan analisis sesuai bidangnya

ParameterParameter yang dapat digunakan al:Utilisasi (jumlah kunjungan dibagi jumlah populasi)Unit Biaya (unit cost) yaitu jumlah biaya dibagi jumlah kunjunganFrekuensi Kunjungan (jumlah kunjungan dibagi insiden/kunjungan baru)Bila kunjungan melebihi 15% atau kurang dari 10% populasi yang menjadi tanggungan asuransi harus segera dilakukan audit medis untuk mencari penyebabnya

UtilisasiUtilisasi di atas angka rata-rata perlu dilihat kualitas pelayanan dan gambaran populasi yang dikelolaUtilisasi dibawah rata-rata juga harus dilakukan evaluasi, karena bisa terjadi klien tidak suka menggunakan KDK kita dan selanjutnya akan direkomendasikan ke Bapel atau Asuradur untuk tidak menggunakan KDK kita lagi.

UtilisasiOver utilization bisa disebabkan oleh:Upaya promotif dan preventif tidak dilakukanDiagnosis dan terapi tidak berkualitasPopulasi memang berisiko tinggiUnder utilization bisa disebabkan oleh:Upaya promotif dan preventif berhasil dilakukanPopulasi tidak menyukai KDK karena pelayanannya tidak disukai

Unit Cost (Unit Biaya)Unit cost akan menjadi parameter efisiensi biaya pelayananUnit cost yang terlalu tinggi akan memberatkan klien dan akhirnya membuat KDK tidak kompetitifKDK harus senantiasa memantau unit cost untuk evaluasi

Unit Cost (Unit Biaya)Pembayaran yang FFS cenderung meningkatkan unit cost karena tidak ada keharusan pengendalian biayaPembayaran dengan cara kapitasi akan cenderung mengendalikan unit costKerjasama dengan asuransi atau perusahaan juga turut mengendalikan unit costSecara keseluruhan menjadi saling bergantung dan karenanya harus ada goog will semua pihak

Unit Cost (Unit Biaya)Unit cost yang terlalu tinggi menunjukkan KDK tidak efisien dan harganya tidak kompetitifAnalisis biaya ini harus meliputi biaya tetap dan biaya variabel

RisikoYang dimaksud dengan risiko adalah kemungkinan terjadinya satu kejadian.Risiko untuk KDK adalah prosentase kemungkinan terjadinya satu kasus dari satu populasi (angka kesakitan berkisar sekita 15%)Risiko ini tidak sama untuk setiap populasi, namun harus dibuat pengelompokkan berasarkan usia, jenis kelamin, jenis pekerjaan ,dll

Frekuensi KunjunganFrekuensi kunjungan yang terlalu tinggi apat disebabkan karena tidak bermutunya layanan pengobatanBisa juga disebabkan oleh SOP yang tidak efisien, sehingga pasien harus melakukan kunjungan berulangSebaliknya frekuensi yang terlalu rendah bisa juga disebabkan tidak berulangnya kunjungan ke KDK karena pasien pindah

Manfaat Pendataan RisikoData risiko ini diperlukan untuk data perhitungan biaya baik kapitasi maupun tarif klinikSenantiasa harus dipantau, karena dapat terjadi pergeseran risikoDapat menjadi bahan masukan untuk revisi SOP atau biaya

Metoda Pendataan RisikoDapat dilakukan manual bila jumlah data yang dikumpulkan dan diolah tidak begitu banyakYang ideal secara komputerisasi, karena akan efisien dan efektif dalam pengolahan datanya

Pemeliharaan, penyimpanan, pengamanan, dan inventarisasi sarana

PendahuluanPemeliharaan, penyimpanan, pengamanan, dan iventarisasi sarana klinik sebenarnya dapat disingkat dalam judul manajemen atau pengelolaan sarana klinikBukan hal baru, sudah dilakukan oleh setiap pengelola klinik terutama puskesmasPerlu disiasati agar tercapai efisiensiJuga merupakan investasi dan diperhitungkan dalam perencanaan biaya akibat kerusakan, umur alat, keausan.Memerlukan kiat dan upaya khususDiperlukan SDM yang terlatih

PemeliharaanAlat listrikAlat bukan listrik

PenyimpananSetiap alat mempunyai spesifikasi tempat penyimpananIkuti aturan yang dianjurkan agar dapat digunakan secara efektif dan efisienSimpan secara sistematis sehingga alat dapat dengan mudah ditemukan sekalipun jarang digunakanUntuk bahan yang kedaluwarsa harus disimpan berdasarkan tangal pembelian sehingga yang lama dipakai lebih dahulu

PengamananPengamanan berarti pemeliharaan dan penyimpanan sesuai dengan persyaratan yang dikehendakiTerumama untuk alat listrik harus dijamin tidak terjadi arus imbas misalnya dengan selalau memasang ardeAlat yang sensitif disimpan secara khusus

InventarisasiBerdasarkan KegunaanRuangan tempat sarana beradaTanggal pembelian (terutama obat dan zat kimia)Jumlah pengeluaran dan pemasukan untuk bahan habis pakai