Perusahaan Animika yang bergerak dalam bidang elektronika telah mempekerjakan seorang auditor untuk meninjau pengendalian internal perusahaan tersebut dalam hal pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan pengadaan bahan baku. Auditor mengamati hal berikut: Bahan baku yang sebagian besar terdiri atas komponen elektronik yang harganya mahal disimpan dalam gudang terkunci. Pegawai gudang termasuk supervisor dan empat pegawai, semua terlatih, kompeten, dan cukup terikat. Bahan baku yang dikeluarkan dari gudang hanya berdasarkan lisan maupun tulisan otorisasi oleh seorang supervisor produksi. Tidak ada catatan persediaan perpetual yang disimpan. Maka, pegawai gudang tidak membuat catatan untuk barang diterima atau dikeluarkan. Untuk memberikan kompensasi, pegawai gudang melakukan penghitungan persediaan fisik setiap bulan. Setelah perhitungan fisik, supervisor gudang mengecek jumlah bahan apakah jumlah bahan sudah sesuai dengan permintaan. Apabila jumlah bahan kurang maka supervisor gudang melakukan pemesanan ulang pembelian barang tersebut. Supervisor gudang menginput nomor kode bahan yang dibutuhkan ke dalam daftar bahan permintaan yang dikirim ke bagian akuntansi . Bagian akuntansi mempersiapkan pesanan pembelian untuk setiap item pada daftar dan mail ke pemasok baahan yang sudah menjadi vendor perusahaan tersebut. Para pegawai gudang menerima barang yang dipesan untuk memenuhi jumlah kekurangan barang, pada saat kedatangan barang mereka menghitung semua item dan memverifikasi bahwa jumlah barang telah sesuai dengan kuantitas pada bill of lading.Pertanyaan :1. Jelaskan kelemahan yang ada dalam siklus pengeluaran Perusahaan Animika ini ?2. Coba saudara berikan prosedur pengendalian yang bagus untuk mengatasi kelemahan pada siklus pengeluaran perusahaan animika tersebut!3. Bagaimana menurut anda apabila prosedur pengendalian diimplementasikan dalam sistem ERP yang terintegrasi dengan menggunakan perkembangan terbaru di bidang Teknologi Informasi dan diterapkan pada kasus ini?

KelemahanRekomendasi untuk perbaikan

1.Bahan baku dapat dihapus dari gudang setelah ada otorisasi lisan dari salah satu mandor produksi.Bahan baku yang harus dihapus dari gudang hanya boleh berdasarkan otorisasi tertulis dari mandor produksi yang berwenang.

Bentuk otorisasi harus yang bernomor urut tercetak agar mencegah penggunaan formulir berganda, serta mencantumkan daftar jumlah bahan dan nomor produksi bahan tersebut, dan ditandatangani dan diberi tanggal serta di beri cap sebagai tanda pengesahan.

2. Pada kenyataannya Perusahaan Animika untuk jumlah persediaan fisik bulanan tidak mengkompensasi kurangnya sistem persediaan perpetual.Kuantitas yang ada pada akhir satu bulan mungkin tidak cukup untuk bertahan sampai hitungan bulan depan. . Apabila perusahaan telah mengambil langkah untuk memasukkan ke rekening, dalam membentuk tingkat pemesanan ulang, maka itu akan membawa dampak terlalu besar terhadap investasi dalam persediaan.Sebuah sistem persediaan perpetual harus dibentuk di bawah kendali orang lain selain pemilik perusahaan. Sistem ini harus mencakup jumlah dan nilai-nilai untuk setiap item bahan baku.

Total nilai persediaan setiap catatan perpetual harus disetujui ke buku besar pada interval yang wajar.

Ketika penghitungan fisik diambil, mereka harus memibandingkan dengan catatan perpetual. Di mana perbedaan terjadi, mereka harus diselidiki. Jika catatan lamanya berada dalam kesalahan mereka harus disesuaikan.

Pengendalian harus dilakukan melalui persediaan lama dari bahan disimpan.

3. Bahan baku yang dibeli pada tingkat pemesanan ulang yang telah ditentukan dan dalam jumlah yang telah ditentukan. Sejak tingkat produksi mungkin sering bervariasi sepanjang tahun, jumlah yang dipesan mungkin terlalu kecil atau terlalu besar untuk kebutuhan produksi saat ini.Permintaan untuk pembelian bahan baku harus berasal dari departemen manajemen Produksi dan didasarkan pada jadwal produksi dan jumlah yang tersedia di catatan perpetual.

4. Bagian Akuntansi mempunyai dua fungsi yaitu dalam pembelian dan pembayaran tagihan.

Ini merupakan pemisahan fungsi tugas yang tidak kompatibel.Fungsi pembelian harus terpusat di departemen yang terpisah.

Pada saat pemesanan pembelian bahan formulir yang digunakan bernomor urut tercetak agar tidak terjadi foemulir berganda dan berasal dari dan dikendalikan oleh departemen ini.

Salinan pesanan pembelian harus dikirim ke bagian akuntansi dan diterima departemen pembelian (dengan kuantitas yang dipesan sesuai pada lembar yang dikirim ke penerima).

5.Bahan baku selalu dibeli dari vendor yang sama.Departemen pembelian harus mendapatkan tawaran yang kompetitif pada semua pembelian di atas jumlah tertentu.

6. Tidak semua departemen mendapatkan laporan.

Untuk pemisahan tugas yang tepat ,individu bertanggung jawab untuk menerima harus terpisah dari gudang pegawai .Sebuah departemen yang menerima harus ditetapkan. Pegawai di departemen ini harus menghitung atau mempertimbangkan semua barang diterima dan menyiapkan laporan sesuai nomor urut penerima.

Sebuah salinan laporan penerimaan harus disertai persediaan ketika akan dipindahkan ke penyimpanan dan ditandatangani oleh staf persediaan.

Salinan ditandatangani oleh pegawai penyimpanan harus diinputkan ke Account Payable untuk menunjukkan bahwa barang telah diterima dan ditempatkan ke dalam persediaan.

7.Tidak ada pemeriksaan barang yang diterima. Dengan harga yang tinggi komponen elektronik biasanya harus memenuhi spesifikasi tertentu, mereka harus diuji sesuai standard perusahaan tersebutSetelah menerima barang harus segera diperiksa untuk standar kualitas yang diberlakukan oleh perusahaan

Jawaban nomor 3.prosedur pengendalian diimplementasikan dalam sistem ERP yang terintegrasi dengan menggunakan perkembangan terbaru di bidang Teknologi Informasi dan diterapkan pada kasus ini adalah sebagai berikut :

Sistem dapat dikonfigurasi untuk membatasi akses, hanya untuk informasi yang dibutuhkan dalam melakukan fungsi-fungsi yang ditugaskan. Misalnya, karyawan dermaga menerima tidak akan dapat membuat pesanan pembelian, atau melihat kuantitas memerintahkan.

Sistem secara otomatis dapat menetapkan nomor untuk semua dokumen dan melacak mereka untuk mengidentifikasi perintah terisi. pemeriksaan urut secara otomatis dapat dilakukan pada semua dokumen elektronik ditetapkan nomor oleh sistem.

Penghapusan persediaan dari gudang dapat didokumentasikan, dengan cara karyawan yang menghapus persediaan menggesek Kartu ID ke mesin detector (atau secara manual dengan memasukkan user ID dan password melalui terminal).

Sistem secara otomatis dapat mempertahankan catatan persediaan perpetual. penghitungan fisik periodik persediaan akan terus diperlukan, namun, dan setiap perbedaan dengan jumlah yang dicatat diselidiki.

Perusahaan harus mengadopsi baik MRP atau persediaan JIT untuk meningkatkan efisiensi memesan persediaan.

Tanda tangan digital dan perangko waktu digital dapat digunakan untuk memverifikasi keaslian semua dokumen elektronik.

EDI dan internet dapat digunakan untuk meminta dan menerima tawaran yang kompetitif.

Pemasok harus diminta untuk bar code atau RFID-tag semua item sehingga penerima dapat menggunakan IT untuk check-in semua pengiriman.

Komentar oleh inspektur harus dimasukkan melalui terminal on-line.