Teori pengawasan

FUNGSI PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN MANAJEMENT

A. Pengertian pengawasan

Beberapa pengertian pengawasan telah dikemukakan oleh banyak penulis dibidang manajemen diantaranya Schermerhorn(2002),stoner,freeman dan Gilbert(2000)serta Mockler. Menurut Schermerhorn pengawasan didefinisikan sebagai proses dalam menetapkan kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang ditetapkan. Sedangkan menurut stoner,freeman dan Gilbert pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan standart kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan. Mendesain system informasi umpan balik,membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan standart yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tersebut,dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumberdaya perusahaan dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

B. Tujuan dari fungsi pengawasan

Griffin(2000) menjelaskan bahwaterdapat empat tujuan dari fungsi pengawasan keempat tujuan tersebut yaitu:

1. Adaptasi Lingkungan

Tujuannya adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi dilingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan eksternal. Sebagai contoh, ketika teknologi informasi dan computer belum secanggih saat ini, kualifikasi minimum tenaga kerja disebuah perusahaan mungkin hanya dibatasi hanya kemampuan mengetik, atau kualifikasi pendidikan minimum . namun saat ini ketika hamppir seluruh perusahaan menggunakan computer sebagai ujung tombak kegiatannya, maka kualifikasi minimum untuk tenaga kerja menjadi berubah. Saat ini, seseorang yang ingin bekerja diperusahaan tertentu sudah dipersyaratkan untuk memiliki kemampuan dalam mengoperasikan computer. Dalam hal ini, perusahaan perlu menyesuaikan diri dalam hal penggunaan tenaga kerjanya. Jadi kesimpulannya bahwa pengawasan dan pengendalian perlu dilakukan agar perusahaan tetap bias beradaptasi terus dengan perubahan lingkungan. Dengan demikian, fungsi pengawasan tidak hanya untuk memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang telah ditetapkan,akan tetapi,juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan,karena sangat memungkinkan perusahaan juga mengubah rencana perusahaan disebabkan terjadinya berbagai perubahan di lingkungan yang dihadapi perusahaan.

2. Meminimalkan Kegagalan

Tujuannya adalah untuk meminimumkan kegagalan.ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi.

3. Meminimumkan Biaya

Tujuannya adalah untuk meminimumkan biaya.

4. Mengantisipasi dari organisasi

C. Lagkah langkah dalam proses pengawasan

1. Penetapan standart dan Metode penilaian kerja

Maksudnya, tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis atau perusahaan sebaiknya ditetapkan dengan jelas dan lengkap pada saat perencanaan dilakukan.

2. Penilaian kerja

Adalah upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan semula( sebuah proses yang berkelanjutan dan terus menerus).

3. Membandingkan kinerja dengan standar

Membandingkan tingkat penjualan yang diperoleh dengan standar yang telah ditetapkan.

4. Pengambilan tindakan koreksi

Melalui perbandingan antara kinerja dengan standar, maka akan diperoleh informasi dari proses pengawasan jika kinerja berada adibawah standar berarti perusahaan mendapatkan masalah, maka perusahaan perlu melakukan pengendalian(mencari solusi).

D. Fungsi pengawasan dalam praktik

1. Pengawasan berdasarkan proses kegiatan.

Pengawasan terbagi menjadi tiga :

a. Pengawasan awal

Pengawasan ini dilakukan biasanya untuk memastikan apakah seluruh factor input produksi telah sesuai dengan standar atau tidak.

b. Pengawasan proses

Merupakan pengawasan yang dilakukan pada saat sebuah proses tengah berlangsung ketika seluruh factor input produksi telah sesuai dengan standar( berjalan sesuai rencana).

c. Pengawasan akhir

Untuk memastikan bahwa hasil yang diperoleh pada saat pengerjaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan di awal dan proses yang telah dikerjakan.

2. Pengawasan Internal dan Eksternal

- Pengawasan internal adalah pengawasan yang dilakukan secara mandiri oleh setiap pekerja terhadap tugas yang dibebankan terhadapnya.

- Pengawasan eksternal adalah pengawasan yang dilakukan terhadap seseorang atau bagian oleh orang lain atau oleh bagian diluar bagian yang diawasi( bagian yang lebih tinggi)

3. Pengawasan Berdasarkan Fungsi Operasional dalam Manajemen

- Pengawasan di bagian SDM

Pengawasan ini untuk memastikan bahwa seluruh SDM yang dimiliki oleh perusahaan telah sesuai dengan tugas yang telah diberikan kepada mereka.

- Pengawasan di Bagian Informasi

Bertugas untuk memastikan apakah setiap informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan setiap saat dapat tersedia ataukah tidak.

- Pengawasan di Bagian Keuangan

Kegiatan yang menyangkut penyediaan sumber-sumber dana perusahaan dan kegitan-kegiatan yang menyangkut alokasi dani dana-dana tersebut.

E. Pengawasan Dan Pengendalian Organisasi

Menurut Schermerhorn pengawasan adalah sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.

- Tujuan dari Fungsi Pengawasan

Griffin (2000) menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari fungsi pengawasan yaitu:

1. Adaptasi lingkungan

Agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi dilingkungan perusahaan,baik lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan eksternal.

2. Meminimumkan kegagalan

3. Pengawasan di pemasaran

Kegiatan dibagian pemasaran sebagaimana dikemukakan oleh Berkowitz, dkk. (2000) pada dasarnya menyangkut bagaimana perusahaan mampu mengidentifikasi apa sebenarnya yang diinginkan dan dibutuhkan oleh pelanggan atau konsumen, dan dengan cara bagaimana perusahaan dapat memuaskannya.

Kegiatan identifikasi keinginan pelanggan dilakukan perusahaan melalui kegiatan berupa penelitian dasar (market research) yang selain berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai pelanggan, juga untuk mengetahui karakteristik produk yang diinginkan pelanggan, sehingga perusahaan mendapatkan informasi yang sangat berharga untuk dapat dihasilkan dalam kegiatan perusahaan. Dengan penelitian pasar ini, perusahaan dapat meminimalkan kegagalan yang mungkin diakibatkan oleh ketidaksesuaian produk yang ditawarkan perusahaan dengan apa yang diinginkan oleh konsumen. Selain itu pula perusahaan dapat mengetahui pelanggan yang potensial sekaligus juga mungkin pesaing potensial untuk produk yang sejenis.

Kegiatan pemasaran yang menyangkut dengan cara bagaimana perusahaan dapat memuaskan pelanggan, dimulai dengan kegiatan persuasive dari perusahaan untuk mendekati pelanggan dan menyampaikan informasi mengenai perusahaan melalui promosi yang efektif (effective promotion), memastikan pelanggan dapat memperoleh produk perusahaan dengan kualitas dan harga yang sesuai (suitable product and price) serta dilokasi yang mudah dijangkau oleh pelanggan (accessable place). Keempat factor tersebut, yaitu promotion, product, price dan place dalam pemasaran dinamakan sebagai bauran pemasaran (marketing-mix) yang secara taktis perlu dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan bahwa produk yang ditawarkan dapat diterima oleh pelanggan secara memuaskan. Untuk perusahaan yang bergerak di bidang jasa, keempat bauran pemasaaran ini masih perlu ditambahkan lagi dengan tiga unsure lainnya, yaitu orang-orang yang menyampaikan jasa (people)-apakah menarik, memiliki keahlian, ramah, dan sebagainya, juga apakah terdapat factor pendukung fisik seperti ruang tunggu bagi klinik, kursi yang nyaman bagi bisnis transportasi, dan lain-lain bagi kelancaran bisnis jasa tersebut (physical factors), serta apakah proses penyediaan jasa oleh perusahaan (processdari mulai order yang dilakukan pelanggan hingga penyediaan jasa oleh perusahaan memuaskan pelanggan ataukah tidak.

Berdasarkan kerangka pemasaran di atas, kegiatan pemasaran bahkan bukan sekadar bagaimana mengidentifikasi dan memuaskan pelanggan, akan tetapi bagaimana menciptakan nilai perusahaan dimata pelanggan. Jika perusahaan kita telah dinilai baik oleh pelanggan, maka pelanggan akan menempatkan perusahaan kita sebagai prioritas utama mereka dalam melakukan kegiatan konsumsi. Sebaliknya, apabila perusahaan kita dinilai buruk oleh pelanggan, maka jangan berharap bahwa kegiatan bisnis akan dilakukan perusahaan dapat memberikan hasil yang memuaskan. Oleh karena pentingnya kegiatan pemasaran ini, maka dapat dikatakan bahwa seluruh pihak yang terlibat dalam kegiatan internal perusahaan perlu memahami aspek penting dari pemasaran. Pemasaran tidak hanya bagaimana menjual produk yang kita bisniskan, akan tetapi merupakan keseluruhan proses bisnis yang dijalankan perusahaan, dari mulai melakukan identifikasi pelanggan hingga bagaimana memuaskan palanggan melalui proses penciptaan nilai yang baik dari perusahaan dimata pelanggan.

Fungsi pengawasan dan pengendalian dibagian pemasaran oleh karenanya menyangkut apakah perusahaan telah secara tepat melakukan identifikasi pelanggannya? Apakah, misalnya, segmen pasar yang dilakukan perusahaan telah tepat? Salah satu gejala apakah segmen pasar yang dilakukan telah tepat atau tidak dapat dilihat dari misalnya minimnya tingkat penjualan. Selain segmen yang kurang tepat, minimnya tingkat penjualan juga dapat disebabkan bahwa harga yang ditawarkan perusahaan mungkin tidak sesuai (terlampau mahal), kualitas produk yang tidak baik, dan lain sebagainya. Atau juga mungkin pelanggan tidak begitu mengetahui mengenai produk yang ditawarkan oleh perusahaan (kurangnya promosi). Fungsi pengawasan dalam kegiatan pemasaran pada dasarnya adalah untuk memastikan bahwa factor-faktor pendukung keberhasilan pemasaran dapat terus diketahui dan dilakukan. Jika promosi dinilai kurang, barangkali perusahaan perlu melakukan langkah pengendalian berupa peningkatan promosi. Jika kualitas produk dinilai tidak sesuai dengan keinginan pelanggan, barangkali perusahaan perlu merekomendasikan bagian produksi untuk memperbaiki kualitas produk, dan lain sebagainya.

4. Pengawasan di Bagian Operasi atau Produksi

Kegiatan dalam bagian operasi atau produksi adalah mencakup dari mulai kegiatan mendesain, mengoperasikan, hingga mengawasi apakah system produksi atau system operasi tertentu mampu menghasilkan barang atau jasa tertentu ataukah tidak, dari berbagai factor produksi yang dimiliki oleh perusahaan. Factor produksi ini sebagaimana diterangkan dalam bab-bab awal menyangkut sumber-sumber daya fisik, keuangan, hingga keahlian dari sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Kegiatan sebagaimana diterangkan dalam bab-bab awal menyangkut sumber-sumber daya fisik, keuangan, hingga keahlian dari sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Kegiatan di bagian produksi/operasi inilah yang dilakukan oleh manajemen operasi atau manajemen produksi. Saat ini, istilah manajemen operasi lebih banyak digunakan karena mencakup kegiatan yang bersifat barang maupun jasa, dibandingkan manajemen produksi yang tendensinya hanya terbatas kepada kegiatan menghasilkan barang di perusahaan-perusahaan manufaktur.

Ada beberapa alasan mengapa bagian operasi atau produksi dari perusahaan perlu dipahami, dan bagi perusahaan perlu mendapatkan pengawasan secara khusus :

a. Produksi merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang utama, yaitu dalam menyediakan barang atau jasa yang diinginkan oleh konsumen. Kegagalan bagian produksi atau operasi dalam menyediakan barang atau jasa yang diinginkan oleh perusahaan (apakah kualitas tidak sesuai, spesifikasinya tidak sesuai, dan lain sebagainya) akan menyebabkan konsumen tidak puas, dan berikutnya akan mengurangi pendapatan perusahaan.

b. Kegiatan produksi cenderung mengarah keseluruhan penggunaan sumber daya yang dimiliki oelh perusahaan. Bagaimana orang-orang akan ditugaskan, keuangan perusahaan dipergunakan, sumber daya fisik dialokasikan, dapat dikatakan sangat tergantung dari kegiatan produksi ni.

c. Dikarenakan secara garis besar jenis produk dapat dibagi dua, yaitu barang dan jasa, maka fungsi manajemen untuk kedua jenis produk tersebut dapat dikatakan memiliki beberapa perbedaan, terutama dalam hal identifikasi dan penggunaan factor input dalam proses produksinya

d. Kegiatan produksinya atau operasi dalam beberapa hal sangat terkait dengan berbagai persoalan yang terjadi dimasyarakat, seperti persoalan lingkungan (limbah dan polusi), inflasi (kenaikan harga), dan penyerapan tenaga kerja.

Secara garis besar, Griffin (2000) menggambarkan bahwa manajemen operasi atau produksi adalah kegiatan yang menyangkut dari mulai bagaimana rencana produksi dirumuskan hingga produk akhir yang dihasilkan sampai ketangan konsumen. Kegiatan dihasilkan dari sebuah system produksi tertentu, akan tetapi dari mulai penentuan lokasi kegiatan perusahaan (plant-location), desain lokasi perusahaan (plant-layout), hingga output produksi dihasilkan, bahkan hingga ke pengiriman barang kelokasi-lokasi dimana pelanggan akan mendapatkan produk yang diinginkannya.

Karena luasnya kegiatan produksi atau operasi dari perusahaan, maka pengawasan dan pengendalian perusahaan dibagian produksi atau operasi dari perusahaan sangat luas pula. Perusahaan perlu melakukan pengawasan dan pengendalian apakah lokasi yang ditempati perusahaan telah memenuhi syarat keterjangkauan (accessibilities) misalnya. Keterjangkauan yang dimaksud adalah keterjangkauan lokasi perusahaan dengan sarana transportasi, keterjangkauan lokasi perusahaan dengan pemasok, dengan pelanggan, dan lain sebagainya. Perusahaan juga perlu mengawasi dan mengendalikan apakah desain lokasi perusahaan telah cukup sesuai untuk mengefisienkan biaya perusahaan ataukah tidak. Perusahaan juga perlu mengawasi dan mengendalikan apakah sumber daya manusia perusahaan yang ditugaskan dalam kegiatan produksi atau operasi telah sesuai dari segi kuantitas, kualitas, hingga konsistensi pekerjaannya. Perusahaan juga perlu mengawasi dan mengendalikan apakah sumber daya fisik lainnya seperti mesin-mesin, bahan-bahan produksi, dan lain sebagainya mencukupi ataukah tidak. Perusahaan juga perlu mengawasi apakah proses pergudangan barang-barang input produksi hingga output produk yang dihasilkan terjaga dengan baik ataukah tidak, dan lain sebagainya.

Oleh karena luasnya kegiatan produksi atau operasi perusahaan, penulis akan membahas secara terpisah manajemen operasi/produksi dari perusahaan serta factor-faktor apa saja yang terkait dengan kelancaran produksi atau operasi dari perusahaan dalam bab selanjutnya dari buku ini.

F. MEMPERTAHANKAN FUNGSI PENGAWASAN

Jika disimpulkan, tidak disangsikan lagi bahwa fungsi pengawasan dan pengendalian merupakan fungsi penting dalam manajemen organisasi, khususnya manajemen organisasi perusahaan. Selain untuk memastikan bahwa tujuan dari organisasi perusahaan dapat tercapai, fungsi pengawasan dan pengendalian perlu dilakukan agar perusahaan senantiasa dapat menyesuaikan diri dengan berbagai perubahan yang dihadapi oleh perusahaan.

Pertanyaan terakhir yang harus dijawab sehubungan dengan fungsi pengawasan dan pengendalian ini adalah, dengan cara bagaimana fungsi pengawasan ini dapat di pertahankan. Bagaimana agar konsistensi dalam fungsi pengawasan dapat diwujudkan? Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan telah menerapkan sebuah fungsi pengawasan tertentu terhadap para pegawainya sehingga para pegawainya dapat bekerja secara produktif, apa yang dapat menjamin bahwa produktivitas pekerja tersebut tetap berjalan terus? Apa pula yang dapat menjamin bahwa fungsi pengawasan yang dijalankan dapat berjalan secara terus menerus?

Secara garis besar, Dessler (2004) mengemukakan bahwa terdapat dua pendekatan dalam mempertahankan fungsi pengawasan (maintaining controlling function). Kedua pendekatan tersebut terdiri dari sitem pengawasan tradisional (traditional control system) dan sitem pengawasan yang berdasarkan komitmen (commitment-based control system).

1. System Pengawasan Tradisional

System pengawasan tradisional adalah upaya atau system untuk mempertahankan fungsi pengawasan melalui prosedur dan kegiatan yang melibatkan penentuan standard dan berbagai upaya untuk mencapai standar tersebut. Jika standar tidak tercapai, maka kinerja dianggap tidak tercapai dengan baik. Umumnya, system pengawasan tradisional melibatkan kegiatan monitoring yang bersifat eksternal. Kinerja pegawai akan diawasi oleh atasan para pegawai. Kinerja keuangan akan diawasi oleh orang-orang yang berada di luar bagian keuangan yang bertugas untuk melakukan pengawasan dan penilaian terhadap kinerja keuangan, seperti auditor misalnya. Terdapat tiga pendekatan dalam system pengawasan tradisional, yaitu pengawasan diagnostic (diagnostic control), pengawasan berdasarkan batasan-batasan (boundary control), dan pengawasan interaktif (interactive control).

2. PENGAWASAN DIAGNOSTIK.

Pengawasan diagnostic adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer dimana setelah standar ditetapkan, manajer melakukan pengawasan dan penilaian apakah standar telah dicapai ditetapkan, manajer melakukan pengawasan dan penilaian apakah standar telah dicapai ataukah belum. Sekiranya belum tercapai, maka manajer kemudian berkewenangan untuk melakukan diagnosa atas factor-faktor yang menyebabkan standar belum tercapai untuk kemudian mengambil keputusan yang terkait dengan upaya untuk pencapaian standar sesuai dengan yang semestinya.

3. PENGAWASAN BERDASARKAN BATASAN-BATASAN.

Pengawasan berdasarkan batasan-batasan adalah pengwasan yang dilakukan melalui penetapan aturan atau prosedur yang dengan aturan dan prosedur tersebut keseluruhan anggota dan pihak yang terkait dengan perusahaan akan menyesuaikan diri dengan aturan dan prosedur tersebut dalam menjalankan seluruh aktivitas yang terkait dengan perusahaan. Aturan tersebut dapat berupa prosedur operasi standar, kode etik para perkerja, dan lain sebagainya.

4. PENGAWASAN INTERAKTIF.

Pengawasan interaktif adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer yang secara interaktif dan terus-menerus melakukan komunikasi dengan pegawai secara personal mengenai berbagai hal yang terkait dengan pekerjaan yang dilakukan. Dengan komunikasi personal dan dilakukan secara interaktif ini, manajer dapat mengetahui apakah jalannya perusahaan telah mencapai standar yang diinginkan atau belum. Sering kali pendekatan interaktif ini lebih efektif untuk sumber daya manusia di perusahaan yang terdiri dari orang-orang yang sangat menginginkan untuk didekati secara personal daripada melalui birokrasi, prosedur, maupun aturan-aturan. Hal ini disebabkan, manajer secara interaktif memosisikan dirinya berbaur dengan keseluruhan anggota organisai, sehingga anggota oraganisasi lebih dapat secara leluasa bekerja dengan cara yang terbaik karena tidak memiliki hambatan komunikasi dengan atasanya.

5. Sistem Pengawasan yang Berdasarkan Komitmen

Berbeda dengan pendekatan trandisional dalam system pengawasan, pendekatan yang berdasarkan komitmen lebih menekankan fungsi pengawasan dari sisi internal dari pada eksternal. Sehubungan dengan hal tersebut, fungsi pengawasan yang berdasarkan komitmen mendasarkan system pengawasan kepada kesadaran dari setiap individu atau pekerja akan apa yang terbaik yang seharusnya ditunjukkan oleh mereka dalam setiap pekerjaan yang mereka lakukan. Pengawasan lebih ditekankan oleh factor internal dari setiap individu pekerja. Introspeksi diri dalam hal ini lebih dominant dalam menjalankan fungsi pengawasan daripada pengawasan eksternal. Sekalipun pada praktiknya pendekatan ini cukup sulit untuk dilakukan, akan tetapi introspeksi diri atau pengawasan mandiri oleh setiap individu diyakini akan mampu mempertahankan system pengawasan mandiri oleh setiap individu diyakini akan mampu mempertahankan system pengawasan dalam jangka panjang, dikarenakan para pegawai akan terbiasa dengan budaya kerja yang produktif dan independent sehingga berbagai standar kinerja perusahaan akan diupayakan untuk dicapai oleh para pegawai bukan karena sebuah keterpaksaan, akan tetapi karena adanya kesadaran bahwa perusahaan merupakan milik para pegawai yang harus diperbaiki secara terus-menerus sehingga dapat menjadi yang terbaik. Berbagai pendekatan bisa dilakukan dalam membangun system pengawasan yang berdasarkan komitmen ini, diantaranya dengan menerapkan suatu system keyakinan tertentu dalam budaya kerja perusahaan atau juga melalui berbagai upaya yang memaksa pegawai untuk membiasakan diri dengan tanggung jawab dan intropeksi diri, diantaranya mungkin dengan pemberian kepercayaan dan kewenangan dalam berbagai jenis aktivitas yang diberikan kepada para pegawai. Dengan adanya upaya pembiasaan para pegawai. Dengan adanya upaya pembiasaan para pegawai untuk bertanggung jawab atas kepercayaan dan kewenangan dalam berbagai aktifitas, diharapkan para pegawai akan terbiasa untuk berinisiatif, inovatif, tanggung jawab, sekaligus juga melakukan koreksi terhadap diri sendiri atau introspeksi diri sekiranya ada berbagai penyimpangan yang mungkin dilakukannya.

BAB III

PENUTUP

Dari penjelasan makalah diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa:

- Fungsi Pengawasan sebagai proses dalam menetapkan kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang ditetapkan.

- tujuan dan fungsi pengawasan meliputi:

1. adaptasi lingkungan

2. Meminimalkan Kegagalan

3. Meminimumkan Biaya

4. Mengantisipasi dari organisasi

Fungsi pengawasan dalam praktik

- Pengawasan berdasarkan proses kegiatan.

Pengawasan terbagi menjadi tiga :

a. Pengawasan awal

b. Pengawasan proses

c. Pengawasan akhir

Sistem Pengendalian Manajemen

Posted on Agustus 28, 2008 by lintong nababan

Sistem Pengendalian Manajemen

1. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science). Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang dianggap baik berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini dianggap baik berarti mampu mengejawantahkan / menerjemahkan antara lain :

b. Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan secara efisien, efektif, dan produktif.

c. Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.

d. Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.

Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.

8

Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih mengarah ke berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan organisasi terpenuhi. Jadi sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan pada berbagai bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi mempunyai komponen sama, yaitu :

a. W = Work (Pekerjaan)

b. E = Employe (Tenaga Kerja)

c. R = Relationship (Hubungan)

d. E = Environment (Lingkungan)

Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan sebagai pengetahuan teoritis-praktis. Karena itu dalam SPM akan lebih mudah mencernanya kalau dalam mempelajarinya senantiasa membayangkan dan mengakitkannya dengan perilaku manusia dalam kehidupan organisasi / perusahaan.

Beberapa definisi sistem pengendalian manajemen : Edy Sukarno menyatakan :

Sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem terintegrasi antara proses, strategi, pemrograman, penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban, yang hakikatnya untuk membantu orang dalam menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal.

Sedangkan Anthony and Govindarajan dalam bukunya Management Control System mengungkapkan :

Management control is the process by which managers influence other members of the organization to implement the organizations strategies.

Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :

a. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources) yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar.

b. Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.

c. Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.

Oleh sebab itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbangan-pertimbangan psikologis lebih dominan. Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama manajer harus memutuskan, apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk mencapainya, lewat keputusan ini akan diketahui seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan-kebijakan yagn dapat menuntut arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan tersebut. Setelah keputusan-keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.

Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

a. Fungsi Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.

Pengendalian biaya yang efektif akan tergantung pada komunikasi yang baik antara informasi akuntansi dengan manajemen. Dengan membuat laporan prestasi kerja, controller memberikan saran kepada berbagai tingkat manajemen mengenai tindakan perbaikan yang diperlukan dalam suatu kegiatan. Laporan bisa berbentuk pernyataan langsung ataupun tertulis dari kontroller kepada tingkat manajemen perusahaan yang berisikan laporan penyimpangan dari rencana yang telah ditentukan, sesuai dengan prinsip manajemen berdasarkan penyimpangan. Laporan ini selain laporan penyimpangan rencana (jika ada) juga memberikan laporan prestasi kerja yang telah dicapai oleh para pekerja.

b. Sistem Pengendalian Manajemen Mempunyai Unsur-Unsur :

1) Detektor

2) Selektor

3) Efektor

4) Komunikator

Unsur-unsur ini satu sama lain saling berhubungan dan membentuk suatu proses kerja. Proses yang terjadi berawal ketika detektor mencari informasi tentang aktivitas. Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun informasi, yang menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu aktivitas.

Setelah informasi diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya dibandingkan dengan standar atau patokan berupa kriteria mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh perlunya pembenaran.

Proses perbaikan dilaksanakan oleh efektif, sehingga penyimpanan-penyimpanan diubah agar kegiatan kembali mengikuti kriteria yang telah ditetapkan. Begitulah proses pengendalian manajemen, dinamis dan berkelanjutan.

c. Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses :

1) Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

2) Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

3) Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.

4) Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :

1) Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.

2) Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan datang.

3) Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realistis.

4) Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.

B. Pengertian, Pembagian, Fungsi dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern.

1. Pengertian Pengendalian Intern

Kebutuhan terhadap struktur pengendalian intern sangat dirasakan pada suatu keadaan dimana pimpinan karena keterbatasannya tidak sanggup lagi secara langsung mengendalikan segala kegiatan yang terjadi dalam perusahaan. Keadaan seperti ini biasanya disebabkan karena ruang lingkup perusahaan sebagai suatu kesatuan ekonomi sudah meluas sedemikian rupa sehingga struktur organisasi perusahaan menjadi kompleks dan melebar ke segala arah.

Pengendalian intern merupakan suatu istilah yang semakin banyak digunakan dalam berbagai variasi kepentingan. Dalam perkembangannya pengendalian intern mempunyai beberapa pengertian, diantaranya menurut Bambang Hartadi (1990 : 121) membedakan pengertian pengendalian intern dalam arti sempit dan luas sebagai berikut :

Dalam arti sempit, istilah pengendalian intern sama dengan pengertian internal check yang merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi yang didalamnya sudah termasuk prosedur-prosedur akuntansi dan operasional.

Sedangkan dalam arti luas

Pengendalian intern dapat dipandang sebagai sistem sosial yang mempunyai wawasan atau makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan. Sistem tersebut terdiri dair kebijakan, teknik, prosedur, alat-alat fisik, dokumentasi, orang-orang yang berinteraksi satu sama lain diarahkan untuk :

1. Melindungi harta

2. Menjamin terhadap terjadinya hutang yang tidak layak

3. Menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi

4. Dapat diperolehnya operasi yang efisien

5. Menjamin ditaatinya kebijakan perusahaan.

Pengendalian intern di atas sesuai dengan pengertian yang dimuat dalam Statement on Auditing Procedure dengan definisi sebagai berikut :

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.

Menurut Wilson dan Campbell (1991 : 123) pengendalian intern dalam arti yang luas meliputi pengendalian yang bersifat akuntansi adalah :

Pengendalian akuntansi (accounting control) mencakup rencana organisasi dan semua metode dan prosedur yang terutama mencakup pengamanan harta perusahaan serta keterandalan (eliability) dari catatan-catatan keuangan. Pada umumnya ia meliputi pengendalian seperti misalnya sistem kewenangan dan persetujuan, pemisahan tugas-tugas yang berhubungan dengan pembukuan dan laporan-laporan akuntansi dari tugas-tugas yang berhubungan dengan asuransi atau perlindungan / pemeliharaan harga, pengamanan fisik dari harga dan pemeriksaan intern.

Wilson dan Compbell (1991 : 124), yang bersifat administratif adalah :

Pengendalian administratif (administrative control) terdiri dari rencana organisasi dan semua metode dan prosedur yang terutama berhubungan dengan efisiensi operasi dan ketaatan pada kebijaksanaan manajemen dan biasanya hanya berhubungan secara tidak langsung dengan catatan finansial. Pada umumnya ia meliputi pengendalian-pengendalian seperti misalnya analisa statistik, time and motion studies, laporan pelaksanaan, program latihan pegawai dan pengendalian kualitas.

Dengan demikian pengendalian intern adalah semua cara yang diambil untuk memastikan pimpinan dalam menempuh jalannya operasi perusahaan di mana segala sesuatunya harus berjalan sebagaimana mestinya dan harus disesuaikan dengan ketentuan serta kebijaksanaan yang telah ditetapkan pimpinan, oleh karena itu menjadi tanggung jawab pimpinanlah untuk mengadakan suatu sistem pengendalian intern yang baik.

2. Pembagian Pengendalian Intern

Apabila kita memperhatikan secara seksama pengertian dari pengendalian intern yang dikemukakan di atas, maka akan terlihat bahwa pengendalian intern disini dibagi atas 2 bagian, yakni :

a. Suatu pengendalian yang berhubungan langsung dengan maslaah pengamanan harta perusahaan dan dapat diandalkannya catatan-catatan keuangan. Yang termasuk dalam pengendalian ini adalah :

1) Sistem pemberian wewenang, yaitu mencakup apakah transaksi-transaksi telah sesuai dengan persetujuan atau wewenang yang telah ditetapkan, baik yang bersifat umum maupun yang bersifat khusus.

2) Sistem pencatatan (akuntansi) yang berkenaan dengan apakah transaksi-transaksi yang dilakukan telah dicatat sedemikian rupa, sehingga :

a) Memungkinkan dibuat ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang lazim atau kriteria lain yang sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut.

b) Menekankan pertanggungjawaban atas harta perusahaan.

3) Pemisahan fungsi antara tugas-tugas opersional terutama yang berhubungan dengan tugas-tugas pencatatan, pengawasan physic atas harta perusahaan.

4) Sistem pencocokan antara jumlah aktiva / harta perusahaan yang tercatat dalam catatan perusahaan dengan aktiva / harta perusahaan yang ada secara periodik atau pada waktu tertentu dan tindakan-tindakan sewajarnya yang dilakukan jika terjadi perbedaan.

b. Suatu pengendalian yang berhubungan langsung dengan masalah pencapaian tujuan, yaitu masalah efisiensi usaha, efektivitas, kehematan dalam bidang operasional dan ketaatan terhadap kebijakan serta prosedur yang telah ditetapkan, pada umumnya tidak berhubungan langsung dengan catatan keuangan, termasuk dalam pengendalian ini seperti :

1) Prosedur kerja

2) Analisa statistik

3) Pelatihan, mutasi dan rotasi pegawai

4) Rencana cuti dan lain sebagainya.

3. Fungsi Pengendalian Intern

Fungsi pengendalian intern adalah :

a. Mencegah terjadinya penyimpangan, kelalaian dan kelemahan sehingga tidak terjadi kerugian yang diinginkan.

b. Memperbaiki kesalahan dan penyelewengan agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan peborosan-pemborosan.

c. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pegawai yang diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.

d. Mendidik para pegawai untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Pelaksanaan pengendalian intern dalam suatu perusahaan diharapkan dapat mampu mengetahui dan mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan. Meskipun pada akhirnya tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik tetapi hendaknya akibat sampingan yang mungkin timbul dan dapat merugikan perusahaan dapat ditekan sekecil mungkin dan bila mana mungkin dihilangkan.

4. Unsur-Unsur Pengendalian Intern

a. Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu baik bagi perusahaan yang lain. Perbedaan struktur organisasi di antara berbagai hal seperti jenis, luas perusahaan, banyaknya cabang-cabang dan lain-lain.

Suatu dasar yang berguna dalam menyusun struktur organisasi perusahaan adalah pertimbangan bahwa organisasi itu harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya penyusunan-penyusunan tanpa harus adanya perubahan total. Selain itu organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas, dalam arti jangan sampai terjadi adanya overlap fungsi masing-masing bagian. Untuk dapat memenuhi syarat bagi adanya suatu pengawasan yang baik, hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan. Pemsiahan fungsi-fungsi ini diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan.

Contoh-contoh sederhana pemisahan fungsi dalam perusahaan dan adanya penetapan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas adalah sebagai berikut :

1) Seorang kasir yang menerima dan menyimpan uang tidak boleh mengurus administrasi dalam piutang.

2) Kepala gudang yang bertanggung jawab di gudang tidak boleh mengurus administrasi persediaan.

3) Jika ada pegawai yang upahnya harian maka harus ada seorang yang khusus dipisahkan antara yang mencatat absensi, yang membuat daftar gaji, dan membayarnya.

Selanjutnya, tugas-tugas hendaknya dibagi-bagikan antara beberapa pegawai sehingga tidak ada seorangpun yang mengerjakan suatu transaksi dari permulaan sampai akhir. Pada transaksi-transaksi yang penting harus diikutsertakan sedikitnya dua orang dan hasil pekerjaan mereka dipergunakna untuk saling mengecek.

b. Sistem wewenang dan prosedur pembukuan

Untuk dapat mengatasi transaksi-transaksi di dalam perusahaan yang berkenaan dengan data-data finansial yang menyangkut perusahaan, harta, utang, modal dan hasil usaha dlaam suatu periode akuntansi perlu dibuatkan suatu pedoman sistem dan prosedur akuntansi yang didalamnya tercakup klasifikasi rekening. Agar tujuan-tujuan yang hendak dicapai oleh manajer dapat dilaksanakan dengan tepat, maka perlu penyusunan formulir-formulir dan pencatatan-pencatatan yang baik dan tepat.

Adapun syarat-syarat pencatatan atau pembukuan yang baik demi terlaksananya pengawasan intern haruslah memenuhi hal-hal seperti di bawah ini :

1) Pembukuan itu harus secara organitoris terpisah dari tanggung jawab penjagaan.

2) Pembukuan itu harus rencanakan sedemikian rupa sehingga terbentuk dan terpelihara adanya catatan-catatan yanglengkap dan tetap mengenai tanggung jawab dan hasil-hasilnya.

3) Pembukuan tersebut harus selalu menyertai setiap transaksi-transaksi yang terjadi.

4) Pembagian tanggung jawab pembukuan harus mencakup tanggung jawab yang sepenuhnya tentang penyelenggaraanya.

c. Praktek-praktek yang sehat

Yang dimaksud praktek-praktek yang sehat adalah setiap pegawai dalam perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Praktek yang sehat ini harus berlaku untuk ke seluruh prosedur yang ada, sehingga pekejaan suatu bagian akna langsung dicek oleh bagian lainnya. Pekerjaan pengecekkan seperti ini dapat terjadi bila struktur organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas-tugas dan wewenang-wewenang sehingga tidak ada satu bagian pun dalam perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari awal sampai akhir.

d. Pegawai yang cakap

Tingkat kecakapan pegawai dari suatu perusahaan akan sangat mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian intern. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan tidak memenuhi syarat yang diminta, bisa diharapkan bahwa sistem pengawasan intern juga tidak akan berhasil dengan baik.

Untuk mendapatkan pegawai yang cukup cakap harus dimulai sejak penerimaan pegawai baru yaitu melalui tes-tes dan seleksi agar dapat ditentukan apakah yang bersangkutan memenuhi kriteria yang diinginkan.

Dalam proses penilaian pengendalian intern yang berhubungan dengan karyawan, beberapa hal yang diperlukan antara lain :

1) Apakah karyawan tersebut mempunyai pengalaman dan latar belakang pendidikan yang cukup dalam menangani tugasnya.

2) Apakah mereka diawasi secara cukup untuk menjamin pekerjaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

3) Apakah karyawan yang menangani / menyimpan dana atau surat berharga cukup terjaminkan.

Pegawai yang cukup cakap untuk suatu pekerjaan bukan berarti pegawai yang tingkat pendidikannya paling tinggi, sehingga gajinya juga besar, tetapi mungkin dengan pendidikan menengah sudah cukup. Hal-hal ini seperti perlu dipertimbangkan agar dapat diperoleh pegawai yang cukup cakap tetapi juga ekonomis.

e. Pengawasan tambahan

Untuk menjamin pengawasan intern dengan baik selain terpenuhinya keempat unsur di atas, diperlukan beberapa pengawasan tambahan yang terdiri :

1) Laporan

Unsur laporan juga hal yang penting dalam pelaksanaan pengawasan intern yang baik. Laporan ini diserahkan kepada atasan dengan maksud agar atasan dapat mengetahui hasil kegiatan perusahaan. Agar tercapainya pengawasan intern yang memuaskan sangat diperlukan ketelitian baik dalam penyelenggaraan maupun dalam penentuan apa yang harus dilaporkan maka harus diperhatikan faktor-faktor yang dibutuhkan dalam menyusun laporan, yaitu :

a) Tepat waktunya, laporan akan hilang nilainya apabila laporan tidak dilaporkan pada waktunya atau terlambat melaporkannya.

b) Ketelitian, dalam menyusun laporan sangat diperlukan, karena kesalahan dalam membuat laporan akan membuat kerugian dan tidak berguna lagi bagi perusahaan.

c) Berguna, kebanyakan laporan dimaksudkan untuk memperlihatkan hasil salah satu fase dalam proses yang dipimpin oleh seorang pegawai. Oleh karena itu agar laporan tersebut dapat dimanfaatkan dengan baik, maka laporan harus dipisahkan jawabnya yaitu segala sesuatu kegiatan transaksi atau kejadian yang ada.

d) Jelas, laporan-laporan harus memberikan gambaran yang lengkap dan jelas tentang apa-apa yang telah berlangsung. Laporan yang dibuat tentunya setelah berlangsungnya pekerjaan maka laporan harus tepat pada waktunya, teliti, lengkap dan tidak memihak.

2) Standar atau budget

Standar atau budget merupakan alat untuk mengukur realisasi. Dengan adanya standar atau budget maka laporan-laporan itu bisa disusun dengan membandingkan antara realisasi dengan standar atau budgetnya, sehingga dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

3) Staf audit intern

Staf audit intern merupakan bagian atau pegawai dalam perusahaan yang tugasnya melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. Pemeriksaan ini dapat dipergunakan untuk mengetahui apakah pelaksanana kerja itu sesuai atau menyimpang dari yang sudah ditetapkan. Prosedur-prosedur yang telah disusun dengan tujuan untuk mengadakan suatu sistem pengendalian intern, maka dapat mengetahui apakah ketetapan yang sudah ada tersebut dipatuhi atau tidak.

C. Pengendalian Intern Kas

Menurut Bambang Hartadi, yang dimaksud kas adalah : Alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaa.

Menurut Wilson dan Campbell (1991 : 343), menyebutkan tujuan pengelolaan / manajemen kas adalah :

1. Penyediaan kas yang cukup untuk operasi jangka pendek dan jangka panjang.

2. Penggunaan dana perusahaan secara efektif pada setiap waktu.

3. Penetapan tanggung jawab untuk penerimaan kas dan pemberian perlindungan yang cukup sampai dana disimpan.

4. Penyelenggaraan pengendalian untuk menjamin bahwa pembayaran-pembayaran hanya dilakukan untuk tujuan yang sah.

5. Penyelenggaraan catatan-catatan kas yang cukup.

Telah diketahui bahwa sumber penerimaan kas untuk berbagai jenis industri atau perdagangan yang khas adalah :

Penagihan piutang

Penjualan kontan

Penerimaan royalty

Sewa dividen

Dividen

Sedangkan pengeluaran kas dalam perusahaan industri atau perdagangan biasanya terdiri dari :

Gaji tetap

Gaji perjam

Bahan baku

Pajak

Biaya perjalanan

Biaya operasi yang lain

Bunga

Pembelian peralatan

Pengendalian Intern Atas Penerimaan Kas

Dalam organisasi perusahaan pada umumnya dijumpai banyak jenis transaksi kas yang biasa atau rutin.

Beberaepa sumber yang khas adalah :

a. Penerimaan melalui pos

b. Penjualan kontan

c. Penjualan kredit

Dengan tidak mempersoalkan sumber kasnya, basis untuk pencegahan kesalahan atau kecurangan adalah prinsip pengendalian intern. Sistem tersebut meliputi pemisahan fungsi antara pengurusan fisik uang dengan penyelenggaraan pembukuannya. Sistem ini mengharuskan pekerjaan seseorang pegawai dengan pegawai lain dapat saling melengkapi.

Sistem pengendalian intern penerimaan kas, adalah :

a. Semua penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer kepada kasir.

b. Semua penerimaan harus disetor sepenuhnya setiap hari.

c. Fungsi penerimaan kas dan pengeluaran kas harus dipisahkan sama sekali.

d. Penanganan fisik kas harus dipisahkan seluruhnya dari penyelenggaraan pembukuan dan kasir tidak berwenang atau berhak terhadap pembukuan.

e. Para agen dan wakil lapangan diharuskan memberikan kwitansi tanda terima, tentunya dengan meninggalkan tembusan untuk arsip.

f. Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan kas diharuskan mengambil cuti, orang lain harus menggantikannya selama cuti. Juga, pada waktu yang tidak diberitahu, para pegawai harus dipisahkan ke tugas lain untuk mendeteksi atau mencegah terjadinya kolusi atau persekongkolan.

Untuk mengetahui cara penggelapan atau kecurangan terhadap kas di dalam perusahaan maka perlu diketahui beberapa cara atau pedoman yang lazim digunakan dalam penyalahgunaan dana perusahaan, yaitu meliputi :

a. Penerimaan perpos

1) Lapping yaitu menyelewengkan kas dengan cara melaporkan penerimaan lebih lambat dari pada saat penerimaannya, perkiraan debitur yang bersangkutan baru akan dikredit setelah diterima pembayaran dari debitur lain.

2) Menggunakan dana untuk sementara waktu, tanpa memalsukan catatan / pembukuan atau hanya dengan tidak mencatat uang yang diterima.

3) Dengan mencantumkan angka penjumlahan buku kas yang lebih besar / lebih kecil daripada jumlah yang sebenarnya.

4) Dengan terlalu tinggi membukukan potongan harga dan potongan-potongan lainnya.

5) Dengan menghapuskan piutang yang tidak tertagih dan mengantongi uang hasil penagihan piutang.

6) Dengan menahan berbagai jenis pendapatan lain-lain.

b. Penjualan over-the counter

1) Dengan tidak melaporkan semua penjualan, sebaliknya mengantongi uangnya.

2) Dengan secara salah menjumlahkan lembaran penjualan dan mengantongi uang sebesar selisihnya.

3) Dengan membukukan pengeluaran palsu

4) Dengan meregistrasikan jumlah penjualan yang lebih kecil dari pada jumlah yang sebenarnya.

5) Dengan mengantongi kelebihan kas

c. Penagihan oleh para tenaga penjual

1) Menguangkan cek kontak.

2) Tidak melaporkan adanya penjualan.

3) Dengan terlalu tinggi melaporkan jumlah trade-ins (tukar tambah).

Selain pemisahan tugas, cara lain yang dapat dilaksanakan untuk menghalangi terjadinya penyimpangan / penyelewenangan, salah satunya adalah dengan melakukan pemeriksaan mendadak oleh uditor intern atau oleh akuntan publik.

Pengendalian Intern Pengeluaran Kas

Ada dua aspek pengendalian yaitu :

a. Penentuan waktu pembayaran

b. Sistem pengendalian intern

Kegunaan adanya pengendalian yang teliti terhadap waktu pembayaran adalah untuk menjamin agar rekening-rekening dibayarkan pada saat telah jatuh tempo, dengan cara demikian, maka kas dapat dihemat untuk investasi sementara.

Beberapa prinsip pengendalian intern pengeluaran kas :

a. Kecuali untuk transaksi kas kecil, semua pembayaran harus dilakukan dengan cek.

b. Semua cek harus diberi nomor lebih dahulu

c. Tanggung jawab untuk penerimaan kas harus dipisahkan dari tanggung jawab untuk pengeluaran kas

d. Pencatatan kas harus terpisahkan sama sekali dari tugas melakukan pembayaran

e. Faktur yang telah disetujui untuk pembayaran dan semua dokumen pendukung yang diperlukan harus menjadi prasyarat untuk melakukan pembayaran.

f. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung harus diberi tanda telah dibayar agar tidak bisa dipergunakan untuk kedua kalinya.

Di dalam pengeluaran kas terdapat juga penyalahgunaan dana atau kecurangan. Beberapa cara umum untuk melakukan kecurangan adalah sebagai berikut :

a. Menyiapkan bukti voucher palsu atau mengajukan voucher untuk mendapatkan pembayaran dua kali.

b. Kiting atau pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat pembayaran, tetapi mencatat penyetoran dalam hal melakukan transfer bank.

c. Mencantumkan jumlah total yang tidak benar dalam buku kas

d. Menaikkan jumlah cek setelah ditandatangani

e. Mencantumkan potongan harga dengan jumlah yang lebih rendah dari pada yang sebenarnya.

f. Menguangkan cek gaji / upah atau dividen yang belum ditagih oleh yang berhak.

g. Mengubah bukti / voucher pengeluaran kas kecil.

h. Memalsukan cek dan memusnahkannya pada saat telah diterima dari bank menggantikannya dengan cek lain yang dibatalkan atau dengan nota pembebanan

DAFTAR PUSTAKA

- Erni Tisnawati Sule dan Kurniawan Saefullah,Pengantar Manajemen. Jakarta:Prenada Media, 2006

- Amirullah dan Haris Budiyono, Pengantar Manajemen, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004