Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

44
Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal Universitas Brawijaya ( S P I - UB ) Malang, 14 September 2015

Transcript of Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Page 1: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Kebijakan Pengendalian Internal

Satuan Pengawasan Internal Universitas

Brawijaya (SPI-UB)

Malang, 14 September 2015

Page 2: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Satuan pengawasan internal (SPI)

• Satuan Pengawasan Internal Universitas Brawijaya (SPI

UB) adalah Institusi Fungsional pengawasan internal segala

kegiatan di Universitas Brawijaya yang bersifat non akademik.

• Berkedudukan langsung dibawah Pimpinan BLU-UB

• Rentang kendali SPI-UB meliputi:

– Bidang Keuangan,

– Bidang Sumber Daya Manusia,

– Bidang Teknologi Informasi,

– Bidang Sarana Prasarana , dan Pembangunan (Tata Kelola Aset)

Page 3: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

JEN

IS A

UD

IT

KEUANGAN

SARANA PRASARANA

PEMBANGUNAN

SUMBER DAYA MANUSIA

TEKNOLOGI INFORMASI JEN

IS A

UD

IT

KEUANGAN

PENGADAAN BARANG & JASA

PENGELOLAAN ASET

SUMBER DAYA MANUSIA

TEKNOLOGI INFORMASI

2015

SEBELUMNYA

Page 4: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Dasar Hukum SPI UB

•Undang-Undang No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara Pasal 55 ayat(4) dan Pasal 58 ayat (1) dan (2)

Undang-Undang (UU)

•PP No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah

Peraturan Pemerintah (PP)

•Permendiknas No. 44 Tahun 2011 tentang Sistem SPIP di Lingkungan Kemdiknas

•Permendiknas No. 18 Tahun 2011 tentang Koordinasi Dan Pengendalian Program DiLingkungan Kemdiknas sebagaimana telah diubah dengan Permendiknas No. 38Tahun 2011.

•Permendiknas No. 47 Tahun 2011 tentang Satuan Pengawasan Intern diLingkungan Kemdiknas.

Peraturan Menteri

•Keputusan Rektor Universitas Brawijaya No 559/SK/2013 tentang Pemberhentiandan Pengangkatan Tim Pelaksana SPI UB

Surat Keputusan

Page 5: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Tujuan spi

1. Membantu Pimpinan UB untuk melakukan

perencanaan dan pelaksanaan/ audit, serta mengevaluasi

tindak lanjut hasil audit.

2. Mengidentifikasi segala kemungkinan untuk

memperbaiki dan meningkatkan efisiensi

penggunaan sumber daya.

3. Merekomendasikan perbaikan menyeluruh atas sistem

pengendalian internal dan operasional secara objektif.

4. Memastikan kepatuhan terhadap hukum,

peraturan, dan kebijakan yang berlaku di UB.

Page 6: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Wewenang spi

1. Mendapatkan akses secara penuh dan tidak terbatas

terhadap unit-unit kerja.

2. Menetapkan ruang lingkup kerja dan menerapkan teknik-

teknik audit yang diperlukan.

3. Memperoleh bantuan, dukungan, maupun kerjasama dari

personel unit kerja yang terkait, terutama dari unit kerja

yang diaudit.

4. Mendapatkan kerjasama penuh dari seluruh unsur Pejabat

Pengelola Universitas.

5. Mendapatkan dukungan sumberdaya yang memadai untuk

pelaksanaan tugasnya.

6. Mendapatkan bantuan dari tenaga ahli, baik dari dalam

maupun luar.

Page 7: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

LINGKUP KERJA SPI

AUDIT

KE-UANG

AN

ASET & BMN

SDM IT

REVIU

LAPORAN KEUANGAN RKA

MONEV PENDAMPINGAN

IRJEN EKTERNAL

KAP BPK

Page 8: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

JADWAL/TAHAPAN AUDITNo Kegiatan

1 Permintaan Data Awal

2 Desk Evaluation

3 Entry Meeting

4 Pekerjaan Lapangan: Interview dan penelaahan

dokumen

5 Analisis dan Pendalaman

6 Penyusunan Draft Laporan & Permintaan Tanggapan

7 Exit Meeting Finalisasi (LHP)

8 Klarifikasi Temuan dengan Rektor/Warek II

9 Penyusunan & Penerbitan Laporan

10 MonitoringTindak Lanjut HasilTemuan

Page 9: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

TEKNIK AUDIT

SECARA UMUM

Sampling Questionnaire InterviewReview

DokumenCek Fisik

Page 10: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...
Page 11: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

a. Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagitercapainya efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuanpenyelenggaraan pendidikan yang memadahi.

b. Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagikeandalan pelaporan keuangan, pengamanan assetNegara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.

c. Memberikan pernyataan tentang kewajaran informasiyang disajikan dalam laporan keuangan.

d. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai danmemberikan masukan kepada pimpinan dan bagianterkait agar dapat dilakukan perbaikan.

Page 12: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...
Page 13: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Tujuan Audit Pengadaan

Mengarahkan pengadaan yang ada di lingkunganUniversitas Brawijaya menerapkan prinsip prinsippengadaan yaitu efisien, efektif, transparan,terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif,akuntabel.

Page 14: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Review Dokumen

PengadaanInterview

Cek FisikBarang

Page 15: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

• Dasar Perencanaan KebutuhanPerencanaan

• Prosedur & Dokumen Pengadaan/SPKPelaksanaan

•Kesesuaian Spesifikasi Teknis, jumlah

Barang & Jasa

•Penyerahan barang & Jasa

•Kebermanfaatan barang & Jasa

Hasil

Page 16: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Perpres 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Keputusan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP)

Keputusan Rektor Universitas Brawijaya

Page 17: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...
Page 18: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Meningkatkan efektivitas danefisiensi sumber daya manusiasetiap satuan kerja yang diauditdalam lingkungan UniversitasBrawijaya.

Page 19: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

1. Kelengkapan Struktur Organisasi dan TupoksiMasing-masing Bagian

2. Kedisiplinan PNS terkait Absensi, KepangkatanDosen, Jabatan Fungsional Dosen, dan TugasBelajar Dosen.

3. Kelengkapan Dokumen Kontrak Perjanjian kerja

4. Tindak Lanjut Atas Temuan Hasil Auditsebelumnya

Page 20: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...
Page 21: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

a. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas daripenerapan teknologi informasi.

b. Melakukan verifikasi apakah penerapan teknologiinformasi sudah memenuhi aspek efisiensi,availability system, reliability, confidentiality, danintegrity, serta aspek keamanan.

c. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadaidan memberikan masukan kepada bagian terkaitagar dapat dilakukan perbaikan.

Page 22: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Review

Dokumen

Melakukan

kegiatan

on-site audit

Inspeksi

sarana

prasarana IT

Page 23: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...
Page 24: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

ditujukan dalam rangka mengevaluasi, memonitor dan merekomendasibeberapa aspek operasional perkembangan

pengendalian internal setiap satuan kerja

terutama dalam hal:

1. Monitoring tindak lanjut temuan audit internal

2. Monitoring tindak lanjut temuan audit eksternal

3. Evaluasi terhadap perencanaan, dan

4. Evaluasi terhadap realisasi anggaran

Page 25: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...
Page 26: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

BANTUANKEUANGAN

BERSIFATUMUM

BERSIFATKHUSUS

PENGGUNAAN DISERAHKAN

SEPENUHNYA KEPADA PENERIMA BANTUAN

PERUNTUKAN DAN PENGGUNAAN DIATUR

PEMBERI BANTUAN

BEGITU PULA MEKANISME LPJ

Page 27: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (SPJ) dibuat oleh

Ketua Pelaksana

Kegiatan/Peneliti/Pengabdi dengan mengacupada Peraturan Menteri Keuangan (PMK)Republik Indonesia dan Peraturan Terkait

Page 28: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Lembaga Eksternal

Lembaga Penyelenggara

Program/PerguruanTinggi

Penerima Dana

Dana Bantuan/ Hibah

Pegawai, Tenaga Ahli, Narasumber, dll (PNS &

nonPNS)

Badan Penyedia Jasa, (Pelatihan, Workshop,

Seminar dll)

Material/Barang : (ATK,dll)

Upah/Honorarium

Fee

Pembelian

Page 29: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Prinsip

Tata Kelola

Keuangan

Efektif

Efisien

Akuntabel

Transparan

Page 30: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Tanggung

Jawab

Pengelolaan

Keuangan

Tepat

Sasaran

Tepat Waktu

Tepat AcuanTepat

Prosedur

Tepat

Administrasi

Page 31: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Pastikan perencanaan dan anggaran disusun dengan seksama

Pelaksanaan dikelola dengan tertib waktu, tertib administrasi

Page 32: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

1. Perencanaan

o Tidak didasarkan pada data yang akurat

o Tidak berdasarkan pada analisis kebutuhan

o Tidak memperhitungkan kendala dan resiko yang timbul

o Tidak mengantisipasi dinamika/perubahan

o Penyusunan rencana dilakukan secara subyektif

o Tidak didukung referensi yang memadai

o Kurangnya peran pimpinan dalam mengendalikanperencanaan

Kelemahan Dalam PengelolaanKeuangan Negara

Page 33: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

2. Pelaksanaan

o Ketidaktaatan terhadap jadwal pelaksanaan kegiatan

o Kurangnya pengendalian pimpinan dalammengendalikan pelaksanaan

o Tidak berjalannya evaluasi secara periodik menuruttahapan-tahapan kegiatan

o Penugasan/penunjukan personel kurang sesuaidengan tuntutan pelaksanaan kegiatan (tidakkompeten)

o Pelaksana kurang memahami perangkat pelaksanaankegiatan, seperti petunjuk teknis, pedomanoperasional, dan lain-lain

o Tidak tegasnya pimpinan terhadap penyimpanganbawahan

Page 34: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

o Pemberian kewenangan yang berlebihan kepadabawahan.

o Bawahan melakukan tindakan-tindakan di luarotoritasnya.

o Pelaksanaan secara sengaja dan terencana melakukanpenyimpangan untuk kepentingan diri sendiri ataukelompok tertentu.

o Pelaksana dan pimpinan kurang memilikitanggungjawab.

o Melaksanakan kegiatan tanpa memperhitungkanresiko.

o Adanya kebiasaan untuk menunda-nunda kegiatan.

Page 35: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...
Page 36: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Temuan Ketidakpatuhan Terhadap PeraturanKerugian Negara

1 Belanja dan/atau pengadaan barang/jasa fiktif

2 Rekanan pengadaan barang/jasa tidak menyelesaikan pekerjaan3 Kekurangan volume pekerjaan dan/atau barang4 Kelebihan pembayaran selain kekurangan volume pekerjaan dan/atau barang5 Pemahalan harga (Mark up)

6 Penggunaan uang/barang untuk kepentingan pribadi

7Pembayaran honorarium dan/atau biaya perjalanan dinas ganda dan/atau melebihi standar yang ditetapkan

8 Spesifikasi barang/jasa yang diterima tidak sesuai dengan kontrak9 Belanja tidak sesuai atau melebihi ketentuan

10 Pengembalian pinjaman/piutang atau dana bergulir macet

11 Kelebihan penetapan dan pembayaran restitusi pajak atau penetapan kompensasi kerugian

12Penjualan/pertukaran/penghapusan aset negara/ tidak sesuai ketentuan dan merugikan negara/

13Pengenaan ganti kerugian negara belum/tidak dilaksanakan sesuai ketentuan

14 Entitas belum/tidak melaksanakan tuntutan perbendaharaan (TP) sesuai ketentuan15 Penghapusan hak tagih tidak sesuai ketentuan16 Pelanggaran ketentuan pemberian diskon penjualan

17Penentuan HPP (harga pokok pembelian) terlalu rendah sehingga penentuan harga jual lebih rendah dari yang seharusnya

18Jaminan pelaksanaan dalam pelaksanaan pekerjaan, pemanfaatan barang dan pemberian fasilitas tidak dapat dicairkan

19 Penyetoran penerimaan negara/ dengan bukti fiktif

Page 37: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Potensi Kerugian Negara

1Kelebihan pembayaran dalam pengadaan barang/jasa tetapi pembayaran pekerjaan belum dilakukan sebagian atau seluruhnya

2Rekanan belum melaksanakan kewajiban pemeliharaan barang hasilpengadaan yang telah rusak selama masa pemeliharaan

3 Aset dikuasai pihak lain4 Pembelian aset yang berstatus sengketa

5 Aset tidak diketahui keberadaannya

6Pemberian jaminan pelaksanaan dalam pelaksanaan pekerjaan, pemanfaatan barang dan pemberian fasilitas tidak sesuai ketentuan

7Pihak ketiga belum melaksanakan kewajiban untuk menyerahkan aset kepada negara

8 Piutang/pinjaman atau dana bergulir yang berpotensi tidak tertagih

9 Penghapusan piutang tidak sesuai ketentuan

10Pencairan anggaran pada akhir tahun anggaran untuk pekerjaan yang belum selesai

Page 38: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Kekurangan Penerimaan Negara1

Penerimaan negara atau denda keterlambatan pekerjaan belum/tidak ditetapkan dipungut/diterima/disetor ke kas negara

2 Penggunaan langsung penerimaan negara

3Penerimaan negara diterima atau digunakan oleh instansi yang tidak berhak

4 Pengenaan tarif pajak/PNBP lebih rendah dari ketentuan

Page 39: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Administrasi

1 Pertanggungjawaban tidak akuntabel (bukti tidak lengkap/tidak valid)

2 Pekerjaan dilaksanakan mendahului kontrak atau penetapan anggaran

3Proses pengadaan barang/jasa tidak sesuai ketentuan (tidak menimbulkan kerugian negara)

4 Pemecahan kontrak untuk menghindari pelelangan5 Pelaksanaan lelang secara performa

6Penyimpangan terhadap peraturan perundang-undangan bidang pengelolaan perlengkapan atau barang milik negara/perusahaan

7Pembentukan cadangan piutang, perhitungan penyusutan atau amortisasi tidak sesuai ketentuan

8Penyetoran penerimaan negara atau kas di bendaharawan ke kas negara melebihi batas waktu yang ditentukan

9Pertanggungjawaban/penyetoran uang persediaan melebihi batas waktu yang ditentukan

10Sisa kas di bendahara pengeluaran akhir tahun anggaran belum/tidak disetor ke kas negara

11 Pengeluaran investasi pemerintah tidak didukung bukti yang sah

12 Kepemilikan aset tidak/belum didukung bukti yang sah

13 Pengalihan anggaran antar MAK tidak sah

14 Pelampauan pagu anggaran

15 Terdapat rekening sufiks yang belum disahkan

Page 40: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Indikasi tindak pidana1 Indikasi tindak pidana korupsi2 Indikasi tindak pidana perbankan3 Indikasi tindak pidana perpajakan4 Indikasi tindak pidana kepabeanan5 Indikasi tindak pidana kehutanan6 Indikasi tindak pidana pasar modal7 Indikasi tindak pidana khusus lainnya

Disiplin Pegawai

1Absensi Alpha

2

Keterlambatan kehadiran ketentuan masuk kerja

Pembatasan Hak Akses

1Dokumen audit tidak diberikan

Page 41: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

Temuan 3E

Ketidakhematan/pemborosan/ketidakekonomisan1 Pengadaan barang/jasa melebihi kebutuhan

2 Penetapan kualitas dan kuantitas barang/jasa yang digunakan tidak sesuai standar

3 Pemborosan keuangan negara/perusahaan atau kemahalan harga

Ketidakefisienan1 Penggunaan kuantitas input untuk satu satuan output lebih besar/tinggi dari yang

seharusnya

2 Penggunaan kualitas input untuk satu satuan output lebih tinggi dari seharusnya

Ketidakefektifan1 Penggunaan anggaran tidak tepat sasaran/tidak sesuai peruntukan

2 Pemanfaatan barang/jasa dilakukan tidak sesuai dengan rencana yang ditetapkan

3 Barang yang dibeli belum/tidak dapat dimanfaatkan4 Pemanfaatan barang/jasa tidak berdampak terhadap pencapaian tujuan organisasi

5 Pelaksanaan kegiatan terlambat/terhambat sehingga mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi

6 Pelayanan kepada masyarakat tidak optimal

7 Fungsi atau tugas instansi yang diperiksa tidak diselenggarakan dengan baik termasuk target penerimaan tidak tercapai

8 Penggunaan biaya promosi/pemasaran tidak efektif

Page 42: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...
Page 43: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...

01 Penyetoran ke kas negara (Rekening Rektor)02 Pengembalian barang kepada negara

03 Perbaikan fisik barang/jasa dalam proses pembangunan atau penggantian barang/jasa oleh rekanan

04 Penghapusan barang milik negara

05 Pelaksanaan sanksi administrasi kepegawaian

06Perbaikan laporan dan penertiban administrasi / kelengkapan administrasi

07 Perbaikan sistem dan prosedur akuntansi dan pelaporan

08 Peningkatan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia pendukung sistem pengendalian

09 Perubahan atau perbaikan prosedur, peraturan dan kebijakan

10 Perubahan atau perbaikan struktur organisasi

11 Koordinasi antar instansi termasuk juga penyerahan penanganan kasus kepada instansi yang berwenang

12 Pelaksanaan penelitian oleh tim khusus atau audit lanjutan oleh unit pengawas intern

13 Pelaksanaan sosialisasi

14 Lain-lain

Page 44: Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal ...