FUNGSI PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN DALAM MANAJEMEN KESEHATAN

      26 Votes

Sejalan dengan reformasi dibidang kesehatan melalui paradigma sehat, pelayanan kesehatan di rumah sakit maupun di puskesmas lebih difokuskan pada upaya promosi kesehatan (promotif) dan pencegahan (preventif) dengan tidak mengabaikan upaya kuratif-rehabilitatif.  Selain itu,  pelayanan kesehatan di rumah sakit dan puskesmas bukan hanya kepada individu (pasen), tetapi juga keluarga dan masyarakat, sehingga pelayanan kesehatan yang dilakukan merupakan pelayanan kesehatan yang paripurna (komprehensif dan holistik).

Rumah sakit dan puskesmas merupakan sub sistem pelayanan kesehatan yang pada dasarnya melaksanakan dua jenis pelayanan ; (1) pelayanan kesehatan dan (2) pelayanan  administrasi.  Pelayanan kesehatan yang diberikan adalah pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, rehabilitasi medik dan pelayanan keperawatan. Pelayanan yang dilakukan di rumah sakit meliputi; gawat darurat, rawat jalan dan rawat inap, sedangkan di pukesmas hanya pelayanan; gawat darurat (kearah pertolongan pertama) dan rawat jalan.

Dengan bergesernya orientasi pembangunan kesehatan, mendorong rumah sakit dan puskesmas melakukan perubahan visi, misi dan strategi dalam melakukan pelayanan kesehatan kepada masyarakat.  Visi merupakan impian atau cita-cita yang ingin diwujudkan, yang dapat mengantisipasi perubahan yang sedang dan akan terjadi. Apabila suatu organisasi tidak memiliki visi maka perubahan lingkungan yang tidak diduga sebelumnya sering dirasakan sebagai suatu musibah. Sedangkan misi dan strategi dibuat dalam rangka merealisasikan visi yang telah ditetapkan.

Manajemen yang diterapkan di bidang kesehatan, juga mengacu kepada konsep yang disampaikan G. Terry, yaitu melalui fungsi-fungsi ; perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan pelaksanaan (actuating), pengawasan dan pengendalian (controlling).

PENGERTIAN MANAJEMEN

Istilah manajemen mengandung tiga pengertian, yaitu pertama, manajemen sebagai suatu proses; kedua, manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen; dan ketiga, manajemen sebagai suatu “seni” (art) dan sebagai suatu “ilmu.”

Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen  menurut pengertian yang pertama itu, kita kemukakan tiga buah definisi.

Bila kita perhatikan ketiga definisi di atas, maka akan segera tampak bahwa ada tiga pokok penting dalam definisi-definisi tersebut, yaitu pertama adanya tujuan yang ingin dicapai; kedua tujuan dicapai dengan mempergunakan kegiatan orang lain; ketiga, kegiatan-kegiatan orang lain itu harus dibimbing dan diawasi

Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen. Dalam arti singular (tunggal), disebut manajer. Manajer adalah pejabat yang bertanggungjawab atas terselenggaranya aktivitas-aktivitas manajemen agar tujuan unit yang dipimpinnya tercapai dengan menggunakan bantuan orang lain.

Apakah yang dimaksud dengan aktivitas manajemen itu?. Dengan aktivitas manajemen dimaksudkan kegiatan-kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilakukan oleh setiap manajer. Pada umumnya, kegiatan-kegiatan dan aktivitas-aktivitas manajer itu adalah planning, organizing, staffing, dan controlling. Ini sering pula disebut dengan istilah proses manajemen, fungsi-fungsi manajemen, bahkan ada yang menyebutnya unsur-unsur manajemen.

Menurut pengertian yang ketiga, merupakan pengertian yang klasik menyebutkan bahwa manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana menggunakan sumber daya secara efisien, efektif, dan rasional untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengertian inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen itu adalah “seni”, golongan lain mengatakan bahwa manajemen adalah “ilmu.”

Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.

Manajemen sebagai seni berfungsi untuk mencapai tujuan yang nyata mendatangkan hasil atau manfaat, sedangkan manajemen sebagai ilmu berfungsi menerangkan fenomena/ gejala, kejadian, keadaan, jadi memberikan penjelasan.

Memperhatikan pengertian manajemen yang pertama serta kenyataan bahwa manajemen itu adalah ilmu sekaligus seni, maka manajemen itu dapat diberi definisi sebagai “manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumberdaya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan”

Untuk mencapai tujuan para manajer menggunakan apa yang dikenal sebagai 6 M. Dengan kata lain sarana atau tools atau alat manajemen untuk mencapai tujuan adalah men, money, materials, machines, methods, dan markets. Semuanya disebut sumber daya. Sarana penting atau sarana utama dari setiap manajer untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu adalah manusia.

Berbagai macam aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan dan aktifitas itu dapat kita tinjau dari sudut proses seperti planning, organizing, staffing, directing, dan controlling. Disini yang akan dikupas adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan controlling atau dengan istilah lain yaitu: pengawasan dan pengendalian (wasdal).

FUNGSI CONTROLLING (PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN)

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:

(a)          penetapan standar pelaksanaan;

(b)         penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;

(c)          pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;

(d)         pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan

(e)          pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Prinsip Pengawasan

1. Pengawasanyang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan oleh staf.

2. Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.

Manfaat Pengawasan

Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat berupa:

1. Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, pakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.

2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.

4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan5. Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau

diberikan pelatihan lanjutan.

Proses pengawasan

Terdapat tiga langkah penting dalam proses pengawasana manajerial yaitu:

1. Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapaioleh staf atau organisasi2. Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur.3. Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor-faktor

penyebabnya, dan menggunakan, dan menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensi.

Obyek Pengawasan

Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu dijadikan sasaran pengawasa.

1. Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat fisik.

2. Keuangan3. Pelaksanaan program dilapangan4. Obyek yang bersifat strategis5. Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

Jenis-jenis Pengawasan

1. Pengawasan fungsiomal (struktural). Fungsi pengawasan ini melekat pada seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga.

2. Pengawasan publik. Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat.3. Pengawasan non fungsional. Pengawasan ini biasanya dilakukan oleh badan-badan

yag diberikan wewenang untuk melakukan pengawasan seperti DPR, BPK, KPK, dan lain-lain.

Prinsip Pokok

Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki. Untuk dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip pokok, yaitu:

1. Adanya Rencana2. Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.

Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang perlunya disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja bersama. Sosialisasi perlu dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan adalah penting untuk mendapat perhatian.

Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen bila diikerjakan dengan baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Hal  ini membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten satu sama lain dengan dalam organisasi. Controlling berperan juga dalam menjaga pemenuhan (kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.

Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar:

¨            Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas, kualitas, biaya atau waktu.

¨            Standar in-put (masukan):  mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam tugas penampilan.

Pengukuran Penampilan Aktual

Pengukuran harus cukup akurat untuk menyorot penyimpangan atau variasi. Tanpa pengukuran, pengendalian yang efektif tidaklah mungkin ada. Pengukuran dilakukan dengan membandingkan hasil dengan tujuan dan standar. Perbandingan dari tampilan aktual dengan tampilan yang diharapkan membangun kebutuhan untuk bertindak.

Cara untuk membuat perbandingan meliputi:

¨            Historis/relatif/rancang-bangun

¨            Benchmarking

Pengendalian Efektif

Pengendalian terbaik dalam organiasasi adalah berorientasi pada strategi dan hasil, dapat dipahami, mendorong pengendalian diri (self-control), berorientasi secara waktu dan eksepsi, bersifat positif, setara dan objektif, fleksibel.

Tipe-tipe pengendalian (awal) preliminary, kadang-kadang disebut kendali feedforward, hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.

Tipe-tipe pengendalian (saat ini) concurrent berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

Tipe-tipe pengendalian (akhir) post-action; kadang-kadang disebut kendali feedback , kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.

Manajer memiliki 2 pilihan luas dengan memperhatikan pengendalian. Mereka dapat mengandalkan orang-orang untuk melatih pengendalian diri (internal) atas tingkah lakunya sendiri. Alternatif lain, manajer dapat mengambil tindakan langsung (external) untuk mengendalikan tingkah laku orang lain.

Pengendalian internal memberikan individu yang termotivasi untuk melatih pengendalian diri dalam memenuhi harapan pekerjaan. Potensi untuk pengendalian diri dikembangkan ketika orang yang mampu memiliki tujuan tampilan yang jelas dan dukungan sumber-sumber yang tepat.

Pengendalian eksternal terjadi melalui supervisi personal dan penggunaan sistem administrasi formal antara lain sistem penilaian penampilan, sistem kompensasi dan keuntungan, sistem disiplin kepegawaian, dan management-by-objectives (manajemen berdasar tujuan).

Kompensasi dan keuntungan dari sistem pengawasan dan pengendalian yang baik adalah:

¨            Akan menarik orang berbakat dan mempertahankannya di dalam organisasi.

¨            Memotivasi orang untuk menggunakan usaha maksimum dalam pekerjaannya.

¨            Menyadarkan nilai dari kontribusi penampilannya.

SEKIAN

Daftar Pustaka

1. A.A. Gde Manunjaya. 1999. Manajemen Kesehatan. Jakarta: EGC.2. Azrul Azwar. 1988. Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi kedua. Jakarta: PT.

Bina Rupa Aksara.3. Dee Ann Gillies. 1989. Nursing Management. Philadelphia: WB. Saunders Company.4. Eleanor J. Sullivan dan Phillip J. Decker. 1985. Effective Management in Nursing.

California: Addison-Wesley Publishing Company.5. H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Pusat

Pendidikan dan Latihan Pegawai Depkes RI.

6. T. Hani Handoko. 1995. Manajemen. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE.

Manajemen Puskesmas

MANAJEMEN PUSKESMAS

Untuk terselengaranya berbagai upaya kesehatan perorangan dan upaya kesehatan masyarakat yang

sesuai dengan azas penyelenggaraan, puskesmas perlu ditunjang oleh manajemen puskesmas yang

baik.

Manajemen puskesmas adalah rangkaian kegiatan yang bekerja secara sistematik untuk

menghasilkan luaran puskesmas yang efektif dan efisien. Ada tiga fungsi manajemen puskesmas

yakni perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian, serta pengawasan dan pertanggungjawaban.

PERENCANAAN

Merupakan proses penyusunan rencana tahunan puskesmas untuk mengatasi masalah kesehatan di

wilayah kerja puskesmas. Rencana tahunan puskesmas dibedakan atas dua macam yaitu rencana

tahuna upaya kesehatan wajib. Kedua, rencana tahunan upaya kesehatan pengembangan.

1. Perencanaan Upaya Kesehatan Wajib

Langkah – langkah perencanaan yang harus dilakukan puskesmas adalah :

a. Menyusun Usulan Kegiatan

Usulan disusun dalam bentuk matriks (Gantt Chart) yang berisikan rincian kegiatan, tujuan,

sasarn, besaran kegiatan (volume), waktu, lokasi, serta perkiraan kebutuhan biaya untuk

setiap kegiatan. Rencana ini disusun melalui pertemuan perencanaan tahunan puskesmas

yang dilaksanakan sesuai dengan siklus perencanaan kabupaten/kota dengan

mengikutsertakan BPP serta dikoordinasikan dengan cermat.

Contoh Gantt Chart Usulan Kegiatan (RUK)

No Upaya

Kesehatan

Kegiatan Tujuan Sasarn Target Waktu Vol. Hasil

Yang

diharapkan

b. Mengajukan usulan kegiatan

Langkah kedua adalah mengajukan usulan kegiatan ke dinas kesehatan kabupaten/kota

untuk persetujuan pembiayaan. Dalam mengajukan usulan kegiatan harus dilengkapi dengan

usulan kebutuhan rutin, saran dan prasarana dan operasional puskesmas beserta

pembiayaannya.

c. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan

Langkah ketiga adalah menyusun rencana pelaksanaan kegiatan yang telah disetujui oleh

Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota (Rencana Kerja Kegiatan/Plan of Action), dalam bentuk

matriks (Gantt Chart) yag dilengkapi dengan pemetaan wilayah (mapping)

Contoh Gantt Chart Rencana Pelaksanaan (POA)

No. Kegiatan Sasaran Target Vol. Rincina

pelaksanaan

Lokasi Tenaga

Pelaksana

Jadwal Kebutuhan

Pelaksanaan

2. Perencanaan Upaya Kesehatan Pengembangan

Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

a. Identifikasi upaya kesehatan pengembangan

Identifikasi dilakukan berdasarkan ada tidaknya masaah kesehatan yang terkait dengan

setiap upaya kesehatan pengembangan tersebut. Apabila puskesmas memiliki kemampuan,

identifikasi masalah dilakukan bersama masyarakat melalui pengumpulan data secara

langsung di lapangan (Survei mawas Diri). Tetapi apabila kemampuan pengumpulan data

bersama masyarakat tidak dimiliki oleh puskesmas, identifikasi dilakukan melalui

kesepakatan kelompok (Delbecq Technique).

Survei mawas diri adalah kegiatan pengumpulan data untuk mengenali keadaan dan

masalah yang dihadapi, serta potensi yang dimiliki untuk mengatasi masalah tersebut. Tahap

pelaksanaan antaralain pengumpulan data (data primer maupun data sekunder),

pengolahan data dan penyajian data berupa data masalah dan potensi.

Delbecq Technique merupakan perumusan masalah dan identifikasi potensi melalui

kesepakatan sekelopok orang yang memahami masalah tersebut. Tahapannya berupa

pembentukan tim, menyusun daftar masalah, menetapkan criteria penilaian masalah, dan

menetapkan urutan prioritas masalah berdasarkan criteria penilaian dilengkapi dengan

urutan tentang potensi yang dimiliki.

b. Menyusun Usulan kegiatan

Langkah kedua adalah menyusun usulan kegiatan yang berisikan rincian kegiatan, tujuan,

sasaran, besaran kegiatan (volume), waktu, lokasi serta perkiraan kebutuhan biaya untuk

setiap kegiatan. Rencana yang telah disusun diajukan dalam bentuk gantt chart. Penyusunan

rencana pada tahap awal pengembangan program dilakukan melalui pertemuan yang

dilaksanakan secara khusus bersama dengan BPP dan dinkes kabupaten/kota dalam bentuk

musyawarah masyarakat.

c. Mengajukan Usulan kegiatan

Langkah ketiga mengajukan ususlan kegiatan ke dinas kesehatan kabupaten/kota untuk

pembiayaannya. Usulan kegiatan dapat pula diajukan ke Badan Penyantun Puskesmas atau

pihak – pihak lainnya.

d. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan

Langkah keempat menyusun rencana pelaksanaan kegiatan yang telah disetujui oleh dinas

kesehatan kabupaten/kota atau penyandang dana lain.

PELAKSANAAN DAN PENGENDALIAN

Pelaksanaan dan pengendalian adalah proses penyelenggaraan, pemantauan serta penilaian

terhadap penyelenggaraan rencana tahunan puskesmas, baik rencana tahunan upaya kesehatan

wajib maupun rencana tahunan upaya kesehatan pengembangan, dalam mengatasi masalah

kesehatan di wilayah kerja puskesmas. Langkah –langkah pelaksanaan dan pengendalian adalah

sebagai berikut :

1. Pengorganisasian

Untuk dapat terlaksanaya rencana kegiatan puskesmas perlu dilakukan pengorganisasian. Ada

dua macam pengorganisasian yang harus dilakukan. Pertama, pengorganisasian berupa

penentuan para penanggungjawab dan para pelaksana untuk setiap kegiatan serta untuk setiap

satuan wilayah kerja. Kedua, pengorganisasian berupa penggalangan kerjasama tim secara lintas

sektoral.

2. Penyelenggaraan

Setelah pengorganisasian selesai dilakukan, kegiatan selanjutnya adalah menyelnggarakan rencana

kegiatan puskesmas, dalam arti para penanggung jawab dan para pelaksana yang telah

ditetapkan pada pengorganisasian, ditugaskan menyelenggarakan kegiatan puskesmas sesuai

dengan rencana yang telah ditetapkan.

3. Pemantauan

Penyelenggaraan kegiatan harus diikuti dengan kegiatan pemantauan yang dilakukan secara

berkala. Kegiatan pemantauan mencakup hal – hal sebagai berikut :

a. Melakukan telaahan penyelenggaraan kegiatan dan hasil yang dicapai yang dibedakan atas

dua hal yaitu telaahan internal dan telaahan eksternal.

Telaahan internal yakni telaahan bulanan terhadap penyelenggaraan kegiatan dan hasil yang

dicapai oleh puskesmas, dibandingkan dengan rencana dan standar pelayanan. Telaahan

eksternal yakni telaahan triwulan terhadap hasil yang dicapai oleh sarana pelayanan

kesehatan tingkat pertama lainnya serta sector lain terkait yang ada di wilayah kerja

puskesmas. Telaahan triwulan ini dilakuka dalam lokakarya mini triwulan puskesmas secara

lintas sektoral.

b. Menyusun saran peningkatan penyelenggaraan keiatan sesuai dengan pencapaian kinerja

puskesmas serta masalah dan hambatan yang ditemukan dari hasil telaahan bulanan dan

triwulan.

4. Penilaian

Kegiatan penilaian dilakukan pada akhir tahun anggaran. Kegiatan yang dilakukan mencakup hal

– hal berikut :

- Melakukan penilaian terhadap penyelenggaraan kegiatan dan hasil yang dicapai, dibandingkan

dengan rencana tahunan dan standar pelayanan.

- Menyusun saran peningkatan penyelenggaraan kegiatan sesuai dengan pencapaian serta

masalahn dan hambatan yang ditemukan untuk rencana tahun berikutnya.

PENGAWASAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN

Pengawasan dan pertanggungjawaban adalah proses memperoleh kepastian atas kesesuaian

penyelenggaraan dan pencapaian tujuan puskesmas terhadap rencana dan peraturan perundang –

undangan serta berbagai kewajiban yang berlaku. Untuk terselenggaranya pengawasan dan

pertanggungjawaban dilakukan kegiatan sebagai berikut :

1. Pengawasan

Pengawasan dibedakan atas dua macam yakni pengawasan internal dan pengawasan eksternal.

Pengawasan internal dilakukan secara melekat oleh atasan langsung. Pengawasan eksternal

dilakukan oleh masyarakat, dinas kesehatan kabupaten/kota serta berbagai institusi pemerintah

terkait. Pengawasan mencakup aspek administrative, keuangan dan teknis pelayanan.

2. Pertanggungjawaban

Pada setiap akhir tahun anggaran, kepala puskesmas harus membuat laporan

pertanggungjawaban tahunan yang mencakup pelaksanaan kegiatan serta perolehan dan

penggunaan berbagai sumber daya termasuk keuangan. Laporan tersebut disampaikan ke dinas

kesehatan kabupaten/kota serta pihak – pihak terkait lainnya. Apabila terjadi penggantian

kepala puskesmas, maka kepala puskesmas yang lama diwajibkan membuat laporan

pertanggungjawaban masa jabatannya.

http://mercywords.blogspot.com/2008/09/manajemen-puskesmas.html

MANAJEMEN PUSKESMAS

MANAJEMEN PUSKESMAS

Penyelenggaraan berbagai pelayanan kesehatan baik perorangan maupun kesehatan masyarakat perlu ditunjang oleh manajemen yang baik. Manajemen Puskesmas adalah rangkaian kegiatan yang

bekerja secara sistematik untuk menghasilkan luaran yang Puskesmas yang efektif dan efisien. Manajemen Puskemas meliputi 1) perencanaan; 2) pelaksanaan - pengendalian; 3) pengawasan - pertanggungjawaban, yang harus dilaksanakan secara terkait dan berkesinambungan.

Perencanaan yang dimaksud adalah kegiatan perencanaan tingkat Puskesmas, pelaksanaan-pengendalian adalah rangkaian kegiatan mulai dari pengorganisasian, penyelenggaraan, pemantauan (a.l pemantauan wilayah setempat/PWS dengan data dari SP2TP dalam forum Lokakarya Mini Puskesmas). Adapun pengawasan-pertanggungjawaban adalah kegiatan pengawasan internal dan eksternal serta akuntabilitas petugas.

Seluruh rangkaian kegiatan manajemen tersebut harus dilaksanakan secara terpadu dan berkesinambungan.

A. KepemimpinanPelaksanaan 4 fungsi Puskesmas; yaitu (a) pusat pembangunan wilayah berwawasan kesehatan, (b) pusat pemberdayaan masyarakat, (c) pusat pelayanan kesehatan masyarakat primer dan (d) pusat pelayanan kesehatan perorangan primer, memerlukan pola kepemimpinan yang holistik, strategis, manajerial dan berkelanjutan (sustainable leadership).

Kepemimpinan holistik berarti kemampuan pimpinan Puskesmas yang menjadi “agent of change” ditengah dinamika sosial masyarakat yang dilayaninya. Pimpinan Puskesmas perlu memiliki ilmu dan ketrampilan dalam bidang “community development” (pembangunan masyararakat), termasuk menggerakkan semua elemen potensi masyarakat (modal sosial) dalam pembangunan kesehatan. Pemimpin Puskesmas perlu memiliki kemampuan melakukan advovacy kepada aparat pemerintah kecamatan, desa, organisasi sosial dan keagamaan, sektor usaha swasta, dll tentang perlunya wawasan kesehatan dalam kegiatan pembangunan sosial-ekonomi di wilayah kerja Puskesmas bersangkutan.

Kepemimpinan strategis berarti kemampuan memberikan respons yang tepat dan cepat terhadap turbulensi perubahan lingkungan yang terjadi di wilayah kerja Puskesmas, termasuk perubahan sosial, ekonomi, demografi, ekologi, dll. Kepemipinan Puskesmas perlu memiliki kemampuan mengidentifikasi resiko-resiko kesehatan serta dampak kebijakan pembangunan terhadap kesehatan penduduk serta merumuskan intervensi strategis untuk mengatasi resiko dan dampak tersebut.

Kepemimpinan manajerial berarti kemampuan menggerakkan manajemen program kesehatan sesuai dengan standar program yang ada, serta menggerakkan SDM Puskesmas melaksanakan standar program tersebut dengan tehnik motivasi, komunikasi dan supervisi yang efektif.

Kepemimpinan berkelanjutan berarti adanya kesempatan pemimpin Puskesmas menjalin hubungan pribadi dan sosial dengan staf Puskesmas, aparat pemerintahan di kecamatan serta dengan masyarakat yang dilayaninya. Menurut pengalaman empiris (penugasan di Puskesmas selama 5 tahun dalam kebijakan masa lalu), masa lima tahun adalah waktu minimal yang diperlukan untuk menjamin kepemimpinan berkelanjutan tersebut.

Kemampuan kepemimpinan holistic, strategis dan manajerial tersebut diberikan dalam bentuk

pelatihan kepemimpinan bagi SDM Puskesmas.

B. Manajemen Program1. PerencanaanPerencanaan adalah proses penyusunan rencana Puskesmas untuk mengatasi masalah kesehatan di wilayah kerja Puskesmas. Rencana Puskemas dibedakan atas dua macam yaitu Rencana Usulan Kegiatan (RUK) untuk kegiatan pada setahun mendatang dan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) pada tahun berjalan. Perencanaan Puskesmas disusun meliputi upaya kesehatan wajib, upaya kesehatan pilihan dan upaya inovatif baik terkait dengan pencapaian target maupun mutu Puskesmas. Istilah RUK dan RPK merupakan istilah umum, adapun istilah/terminologi yang dipergunakan dalam perencanaan disesuaikan dengan pedoman penganggaran di daerah.

Proses perencanaan Puskesmas harus disesuaikan dengan mekanisme perencanaan yang ada baik perencanaan sektoral maupun lintas sektoral melalui Musrenbang di setiap tingkatan administrasi.a. Rencana Usulan Kegiatan (RUK)Rencana Usulan Kegiatan adalah perencanaan kegiatan Puskesmas untuk tahun mendatang, sering disebut dengan istilah H+1. Perencanaan disusun dengan mengacu pencapaian indikator Kecamatan Sehat dalam mewujudkan pencapaian indikator SPM.

b. Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)/ Plan of Action (POA)Rencana Pelaksanaan Kegiatan disusun setelah Puskesmas mendapatkan alokasi anggaran. Penyusunan RPK berdasarkan RUK tahun yang lalu dengan dilakukan penyesuaian (adjustment) terhadap target, sasaran dan sumberdaya. RPK disusun dalam bentuk matrik Gantt Chart dan dilengkapi dengan pemetaan wilayah (mapping)

2. Pelaksanaan PengendalianPelaksanaan dan pengendalian adalah proses penyelenggaraan, pemantauan serta penilaian terhadap kinerja penyelenggaraan rencana tahunan Puskesmas, baik rencana tahunan upaya kesehatan wajib maupun rencana tahunan upaya kesehatan pilihan, dalam mengatasi masalah kesehatan di wilayah kerja Puskesmas. Langkah-langkah pelaksanaan dan pengendalian adalah sebagai berikut :a. PengorganisasianUntuk dapat terlaksananya rencana kegiatan Puskesmas perlu dilakukan pengorganisasian. Ada dua macam pengorganisasian yang harus dilakukan. Pertama, pengorganisasian berupa penentuan para penanggungjawab dan para pelaksana untuk setiap kegiatan serta untuk setiap satuan wilayah kerja. Dengan perkataan lain, dilakukan pembagian tugas seluruh program kerja dan seluruh wilayah kerja kepada seluruh petugas Puskesmas dengan mempertimbangkan kemampuan yang dimilikinya. Penentuan para penanggungjawab ini dilakukan melalui penggalangan tim pada awal tahun kegiatan.

Kedua, pengorganisasian berupa penggalangan kerjasama tim secara lintas sektoral. Ada dua bentuk penggalangan kerjasama yang dapat dilakukan :1) Penggalangan kerjasama dua pihak yakni antara dua sektor terkait, misalnya antara Puskesmas dengan sektor Sosial/ Kesra pada waktu penyelenggaraan upaya kesehatan usia lanjut (Usila).2) Penggalangan kerjasama banyak pihak yakni antar berbagai sektor terkait, misalnya antara Puskesmas dengan sektor pendidikan, sektor agama, pada penyelenggaraan upaya kesehatan sekolah (UKS).

Penggalangan kerjasama lintas sektor ini dapat dilakukan :1) Secara langsung yakni antar sektor terkait2) Secara tidak langsung yakni dengan memanfaatkan pertemuan koordinasi kecamatan.

b. PenyelenggaraanSetelah pengorganisasian selesai dilakukan, kegiatan selanjutnya adalah menyelenggarakan rencana kegiatan Puskesmas, dalam arti para penanggungjawab dan para pelaksana yang telah ditetapkan pada pengorganisasian. Untuk dapat terselenggaranya rencana tersebut perlu dilakukan kegiatan sebagai berikut :1) Mengkaji ulang rencana pelaksanaan yang telah disusun terutama yang menyangkut jadwal pelaksanaan, target pencapaian, lokasi wilayah kerja dan rincian tugas para penanggungjawab dan pelaksana.2) Menyusun jadwal kegiatan bulanan untuk tiap petugas sesuai dengan rencana pelaksanaan kegiatan yang telah disusun. Beban kegiatan Puskesmas harus terbagi habis dan merata kepada seluruh petugas.3) Menyelenggarakan kegiatan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Dalam penyelenggaraannya harus memperhatikan :a) Azas Penyelenggaraan PuskesmasPenyelenggaraan kegiatan Puskesmas harus menerapkan keempat azas penyelenggaraan Puskesmas yaitu pertanggungjawaban wilayah, pemberdayaan masyarakat, keterpaduan dan rujukan.

b) Standar dan pedoman PuskesmasDalam pelaksanaan kegiatan Puskesmas harus mengacu pada standar dan pedoman Puskesmas, baik yang bersifat teknis program, manajemen maupun administratif.

c) Kendali mutuPenyelenggaraan kegiatan Puskesmas harus menerapkan kendali mutu, yaitu kepatuhan terhadap standar dan pedoman pelayanan serta etika profesi.

d) Kendali biayaPenyelenggaraan kegiatan Puskesmas harus menerapkan kendali biaya yaitu kepatuhan terhadap standar dan pedoman pelayanan serta etika profesi dan terjangkau oleh pemakai jasa pelayanan.

c. PemantauanPenyelenggaraan kegiatan harus diikuti dengan kegiatan pemantauan yang dilakukan secara berkala. Kegiatan pemantauan mencakup hal-hal sebagai berikut :1) Melakukan telaahan penyelenggaraan kegiatan dan hasil yang dicapai baik secara internal

maupun eksternal. a) Telaahan internal yaitu telaahan bulanan terhadap penyelenggaraan kegiatan dan hasil yang dicapai oleh Puskesmas, dibandingkan dengan rencana dan standar pelayanan. Data yang dipergunakan diambil dari SIMPUS. Kesimpulan dirumuskan dalam bentuk kinerja (cakupan, mutu dan biaya) Puskesmas dan masalah/ hambatan. Telaahan bulanan ini dilakukan dalam forum Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas. b) Telaahan eksternal yaitu telaahan tribulanan terhadap hasil yang dicapai oleh sarana pelayanan kesehatan primer serta sektor lainnya yang terkait di wilayah kerja Puskesmas. Telaahan eksternal ini dilakukan dalam forum Lokakarya Mini Tribulan Puskesmas.

2) Menyusun saran peningkatan penyelenggaraan kegiatan sesuai dengan pencapaian kinerja Puskesmas serta masalah dan hambatan yang ditemukan dari hasil telaahan bulanan dan triwulan.

d. Penilaian Kegiatan penilaian dilakukan pada akhir tahun anggaran dengan cara Penilaian Kinerja Puskesmas yang diukur menggunakan indikator kinerja Puskesmas. Kegiatan tersebut mencakup :1) Melakukan penilaian terhadap penyelenggaraan kegiatan dan hasil yang dicapai, dibandingkan dengan rencana tahunan dan standar pelayanan. Sumber data yang dipergunakan dalam penilaian yaitu sumber data primer dari SIMPUS dan sumber data sekunder yaitu hasil pemantauan bulanan dan tribulanan, serta data lain yang dikumpulkan secara khusus. 2) Menyusun saran peningkatan penyelenggaraan kegiatan sesuai dengan pencapaian serta masalah dan hambatan yang ditemukan untuk rencana tahun berikutnya.3) Melaporkan hasil kegiatan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota pada akhir tahun berjalan.

3. Pengawasan pertanggungjawabanPengawasan dan pertanggungjawaban adalah proses memperoleh kepastian atas kesesuaian penyelenggaraan dan pencapaian tujuan Puskesmas terhadap rencana dan peraturan perundang-undangan serta berbagai kewajiban yang berlaku. Untuk terselenggaranya pengawasan dan pertanggungjawaban dilakukan kegiatan :a. PengawasanPengawasan dibedakan menjadi internal dan eksternal. Pengawasan internal dilakukan secara melekat oleh atasan langsung, adapun pengawasan eksternal dilakukan oleh masyarakat, dinas kesehatan kabupaten/kota serta berbagai institusi pemerintah terkait. Pengawasan mencakup aspek administratif, keuangan dan teknis pelayanan. Apabila ditemukan adanya penyimpangan baik terhadap rencana, standar, peraturan perundangan maupun berbagai kewajiban yang berlaku perlu dilakukan pembinaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. PertanggungjawabanPada setiap akhir tahun anggaran, Kepala Puskesmas harus membuat laporan pertanggungjawaban tahunan yang mencakup pelaksanaan kegiatan, serta perolehan dan penggunaan berbagai sumberdaya termasuk keuangan dan laporan akuntabilitas (LAKIP). Laporan tersebut disampaikan kepada Dinas kesehatan kabupaten/kota serta pihak terkait lainnya, termasuk masyarakat melalui

forum masyarakat. Apabila terjadi penggantian Kepala Puskesmas ataupun penanggungjawab program, maka Kepala Puskesmas dan penanggungjawab program yang lama diwajibkan membuat laporan pertanggungjawaban masa jabatannya.

C. Manajemen KefarmasianManajemen kefarmasian bertujuan untuk menjamin kelangsungan ketersediaan obat dan perbekalan kesehatan dalam pelayanan kesehatan di Puskesmas. Ruang lingkupnya mencakup perencanaan, pengadaan/ penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian persediaan, penggunaan, pencatatan dan laporan.Penerapan manajemen pengelolaan logistik obat ini terinetgrasi dalam proses manajemen Puskesmas.

D. Manajemen sarana, prasarana dan peralatanManajemen sarana, prasarana dan peralatan bertujuan untuk menjamin pelayanan terselenggara secara optimal. Ruang lingkup manajemen tersebut meliputi pemeliharaan secara periodik termasuk dilakukannya kalibrasi.

E. Sistem InformasiSistem informasi meliputi pencatatan, pelaporan dan analisa data sebagai pendukung perencanaan Puskesmas. Adapun sistem informasi yang digunakan adalah Sistem informasi manajemen Puskesmas (SIMPUS), yang terintegrasi dan terpadu dalam sistem informasi kesehatan daaerah dan nasional.

F. Mutu PelayananMutu pelayanan Puskesmas merupakan salah satu aspek yang sangat penting meliputi manajemen kasus dan manajemen mutu. 1. Manajemen kasus (Case management)Manajemen kasus dalam arti pelayanan yang diberikan berdasarkan standar yang telah ditetapkan dan dilaksanakan oleh tenaga profesional. Standar yang dimaksud meliputi antara lain :a. Pengobatan secara rasionalb. Standar pelayanan medik di Puskesmas

Bagi Puskesmas yang dilengkapi sarana pelayanan rawat inap kesehatan ibu dan anak, aspek keamanan harus dijaga, baik untuk keamanan ibu, bayi maupun petugas.

2. Manajemen MutuMekanisme atau metode untuk manajemen mutu Puskesmas harus berkesinambungan. Untuk itu perlu adanya standar pelayanan maupun prosedur pelayanan. Berbagai metode manajemen mutu telah berkembang sangat pesat. Untuk penerapan di Puskesmas digunakan bentuk yang sederhana dan mudah dilaksanakan oleh Puskesmas. Metode manajemen mutu, antara lain :a. Quality Assurance (QA)b. Sistem pengembangan manajemen kinerja klinik (SPMKK)

http://sumbarsehat.blogspot.com/2011/10/manajemen-puskesmas.html