District HIS Development

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN KESEHATAN

PETUNJUK PRAKTIS UNTUK K A B U P A T E N/ K O T A

DINAS KESEHATAN PROVINSI SUMATERA UTARA POKJA SISTEM INFORMASI KESEHATAN

2007

ii

Judul asli :

Developing health management information system : a practical guide for developing countries

1. Management information system 2. Guidelines 3. Developing countries

WORLD HEALTH ORGANIZATION 2004

All rights reserved.

Alih bahasa oleh :

Dr. H. Yosri Azwar, M.Kes.

HEALTH INFORMATION SYSTEM TASK FORCE THE 2nd PROVINCIAL HEALTH PROJECT, NORTH SUMATERA

Hanya untuk kalangan kesehatan dan tidak untuk diperjualbelikan.

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi : Dr. H. Yosri Azwar, M.Kes.

POKJA Sistem Informasi Kesehatan, PHP-II Provinsi Sumatera Utara

Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara

Jln. Prof. HM Yamin, SH No. 41AA, Telp. 4524550 e-Mail : [email protected]

iii

Daftar Isi Contents

1 Pendahuluan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

2 Konsep dasar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

3 Meninjau ulang sistem yang ada . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

4 Mendefinisikan kebutuhan data . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

5 Menentukan aliran data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

6 Mendesain alat pengumpul data dan format laporan . . . . . . . . . . . 15

7 Mengembangkan prosedur pemrosesan data . . . . . . . . . . . . . 17

8 Mengembangkan program pelatihan . . . . . . . . . . . . . . . . 21

9 Menguji coba sistem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

10 Memonitoring dan mengevaluasi sistem . . . . . . . . . . . . . . . 27

11 Mengembangkan mekanisme diseminasi data dan umpan balik . . . . . . . . 29

12 Meningkatkan fungsi Sistem Informasi Manajemen Kesehatan . . . . . . . . 31

1

1 Pendahuluan Introduction

Tujuan dari Buku Petunjuk

Buku ini didesain sebagai suatu buku petunjuk yang mudah, cepat dan ramah-pemakai (user-

friendly) untuk suatu pengembangan sistem informasi manajemen kesehatan (SIMK), dengan

fokus kepada aplikasinya. Menyajikan hal-hal yang penting didalam suatu pengembangan SIMK

dan menghasilkan suatu pandangan umum dari prinsip-prinsip juga langkah-langkah dasar dan

isu yang berkenaan dengan berbagai kegiatan berbeda yang harus dilakukan. Informasi

disajikan secara singkat dan padat, jelas, langsung kepada tujuan, mudah dibaca dan dengan

format yang mudah. Menunjukkan secara mudah bagaimana elemen dasar pengembangan

SIMK bagi pembaca yang tidak memiliki waktu untuk membaca lebih mendalam tentang SIMK.

Namun, buku ini dapat juga berfungsi sebagai langkah awal bagi mereka yang ingin lebih jauh

mengembangkan pengetahuannya di bidang SIMK.

Buku Petunjuk ini diperuntukkan bagi

Pimpinan dan staf/petugas bagian statistik pada institusi kesehatan baik di tingkat

Puskesmas, Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota maupun di Provinsi yang secara aktif terlibat

di dalam pengembangan SIMK mereka.

Pimpinan dan staf/petugas yang bertanggung jawab terhadap berbagai program termasuk

komponen sistem informasi dari program bersangkutan.

Siapa saja yang tidak memiliki latar belakang di bidang SIMK tetapi ingin memiliki

pandangan umum tentang komponen-komponen SIMK sehubungan dengan peran dan

fungsi mereka yang berkaitan dengan pengembangan SIMK.

Lingkup dan bentuk Buku Petunjuk

Setiap Bab di dalam buku petunjuk ini memiliki empat bagian

(a) Prinsip-prinsip

(b) Langkah-langkah

(c) Isu

(d) Lembar Kerja

3

2 Konsep dasar The basic concepts

Beberapa definisi

Sistem (System) Sekumpulan komponen yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu

tujuan tertentu1

Sistem Informasi (Information System) System yang menghasilkan informasi untuk

mendukung pengambilan keputusan pada setiap jenjang di dalam suatu organisasi2

Sistem Informasi Kesehatan (Health Information System) Sistem yang mengintegrasikan

pengumpulan data, pemrosesan data, pelaporan dan penggunaan informasi tertentu untuk

memperbaiki efektivitas dan efisiensi pelayanan kesehatan melalui manajemen yang lebih baik

pada setiap jenjang pelayanan kesehatan3

Sistem Informasi Manajemen Kesehatan (Health Management Information System)

Sistem informasi yang didesain khusus untuk membantu di dalam manajemen dan perencanaan

program-program kesehatan yang diarahkan untuk menghasilkan suatu perawatan kesehatan

(preventif, promotif, kuratif dan rehabilitatif)4

Langkah pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kesehatan

(1) Meninjau ulang sistem yang ada

(2) Mendefinisikan kebutuhan data pada setiap unit dalam sistem kesehatan

(3) Menetapkan arus data yang paling sesuai dan efektif

(4) Mendesain alat pengumpul data dan format laporan

(5) Mengembangkan mekanisme dan prosedur pemrosesan data

(6) Mengembangkan dan mengimplementasikan program pelatihan bagi petugas data (data

provider) dan pengguna data (data user)

(7) Menguji coba dan kalau memungkinkan mendesain ulang sistem pengumpulan data, arus

data, pemrosesan data dan penggunaan data

(8) Memonitoring dan mengevaluasi sistem

(9) Mengembangkan mekanisme diseminasi dan umpan balik data

(10) Meningkatkan fungsi Sistem Informasi Manajemen Kesehatan

1 World Health Organization (2000) 2 Hurtubise (1984) 3 World Health Organization (2000) 4 World Health Organization (1993)

5

3 Meninjau ulang sistem yang ada Reviewing the existing system

P R I N S I P

angan menghapus sistem yang ada : bangun dengan kekuatan yang ada (Strength) dan

pelajari kelemahan (Weakness) dari apa yang sudah ada.

L A N G K A H L A N G K A H

(1) Menginventarisasi seluruh format, catatan dan alat lainnya yang digunakan untuk merekam

dan mengumpulkan data pada semua tingkat.

(2) Melakukan penilaian terhadap data yang dikumpulkan dengan menggunakan format yang

ada pada semua tingkat. Aspek yang juga perlu dinilai adalah :

Ketepatan dan relevansi data (accuracy and relevancy)

Kelengkapan data (completeness)

Kecukupan data (adequacy)

Ketepatan waktu (Timeliness)

(3) Mengenali semua masalah yang ada sehubungan dengan pengumpulan data pada semua

tingkat termasuk waktu dan arus informasi dari sistem yang ada.

(4) Mengenali status dari berbagai komponen SIMK seperti :

Pemrosesan data (Data processing)

Analisa data (Data analysis)

Diseminasi data (Data dissemination)

Sarana dan prasarana (Supply and logistics)

Pengembangan petugas (Staff development)

Koordinasi, kooperasi dan komunikasi di dalam dan di antara unit-unit yang ada,

demikian juga dengan unit-unit luar yang berhubungan.

(5) Mengidentifikasi berbagai aspek sistem yang perlu :

Dipertahankan (Retained)

Diubah/ Dimodifikasi (Modified)

Dihapus/ dihilangkan (Abolished)

(6) Membuat kesimpulan terhadap penilaian di dalam sebuah format.

(7) Mendiskusikan hasil penilaian dengan pengambil keputusan yang berwenang.

J

6

I S U I S U

(1) Siapa yang memiliki kewenangan untuk melaksanakan penilaian?

(2) Kemampuan dan sumber-sumber untuk melakukan penilaian.

(3) Kooperasi di antara unit yang berbeda di dalam proses penilaian; keterlibatan pengguna

pada setiap tingkat.

(4) Pembentukan tim (idealnya tim gabungan dari berbagai bagian dan program) yang diberi

tugas melakukan perencanaan, monitoring dan mengatur semua fase dalam

pengembangan SIMK, (dari fase penilaian awal sampai kepada fase evaluasi).

K E R T A S K E R J A

Kertas-kerja 3.1 : Daftar conteng Masalah yang ditemukan pada Sistem yang ada, di masing-masing Tingkat Administrasi

Jenis Masalah yang Ditemukan Kecamatan Kab./Kota Provinsi Pusat

Duplikasi format data dan laporan

Terlalu banyak format yang harus diisi

Format selalu tidak tersedia

Laporan tidak dikirimkan tepat waktu

Kurangnya pelatihan petugas data dalam mengisi format

Data yang dikumpulkan tidak akurat

Kurangnya kemampuan teknis petugas untuk menganalisa data dengan benar

Kurangnya pemanfaatan data

Tidak ada diseminasi dan umpan balik tentang data yang dikumpulkan

Kertas-kerja 3.2 : Daftar conteng Masalah yang ditemukan pada Format yang ada

Jenis Masalah yang Ditemukan Kecamatan Kab./Kota Provinsi Pusat

Daftar masukan dalam format ini duplikasi dengan format lain

Terlalu banyak elemen data yang dibutuhkan untuk mengisi seluruh format

Struktur format terlalu kompleks, menyebabkan sulitnya pengisian

Sulit mengumpulkan data untuk mengisi format ini

Petunjuk tertulis pengisian format ini tidak ada

Format tidak selalu tersedia

Format yang lengkap tidak dikirimkan tepat waktu

Kurangnya pelatihan petugas untuk mengisi format ini

Data yang dikumpulkan untuk mengisi format ini tidak akurat

Tidak semua isian format dapat diisi dengan lengkap

Sulit mengumpulkan data untuk mengisi format ini

Kurangnya kemampuan teknis petugas untuk menganalisa isi format

Kurangnya pemanfaatan data yang dikumpulkan dengan format ini

Kurangnya diseminasi data yang dikumpulkan dengan format ini

11

4 Mendefinisikan kebutuhan data Defining data needs

P R I N S I P

etiap tingkat administrasi yang berbeda dalam sistem kesehatan memiliki peranan yang

berbeda dan oleh karenanya juga membutuhkan data yang berbeda pula.

idak semua kebutuhan data dapat dipenuhi melalui sistem rutin pengumpulan data. Data

yang jarang diperlukan/ digunakan atau yang digunakan hanya pada kelompok masyarakat

tertentu dapat diperoleh melalui studi atau survei.


(1) Definisikan peran dan fungsi dari setiap tingkat, untuk setiap program seperti :

Tingkat Administrasi Fungsi

Kecamatan Penemuan kasus, pemberian pelayanan

Kabupaten/Kota Monitoring dan supervisi

Provinsi Perencanaan program dan evaluasi

Pusat Perumus kebijakan

(2) Identifikasi indikator yang dibutuhkan pada setiap tingkat untuk melaksanakan fungsinya,

dengan catatan bahwa pada tingkat administrasi tertentu yang lebih tinggi membutuhkan

data yang berasal dari lintas sektor lain yang terkait.

(3) Tentukan rumusan dan identifikasi variabel atau elemen data yang diperlukan dalam

menghitung indikator.

(4) Tentukan sumber dari elemen data yang dibutuhkan dalam menentukan indikator termasuk

numerator (pembilang) dan denominator (penyebut).

Data rutin yang dihasilkan oleh SIMK

Studi dan survei khusus yang dilakukan apabila diperlukan

Sistem informasi pihak lain yang berkaitan dengan kesehatan seperti BPS, BKKBN dll.

I S U I S U

(1) Peran dan fungsi dari masing-masing unit yang bertanggung jawab terhadap data dan

penggunaan data belum didefinisikan secara benar.

(2) Definisikan kebutuhan data dasar minimal.

(3) Diferensiasi data yang seharusnya masuk ke dalam pengumpulan data rutin, dari data yang

diperoleh dari suatu studi atau survei.

(4) Ketidakmampuan petugas pada masing-masing tingkat untuk mengidentifikasi kebutuhan

data mereka; kurangnya pengertian/ pengetahuan tentang indikator.

S T


Kertas-kerja 4.1 : Identifikasi Indikator untuk mengukur tujuan dan strategi program

Indikator

Tujuan Program Strategi Input Output Effect/Impact

Meningkatkan cakupan imunisasi sebanyak 20%

Penyuluhan tentang imunisasi bagi ibu hamil

- Banyaknya ibu hamil yang diberi penyuluhan

- Jenis materi pelatihan

yang dipakai

- Persentase ibu hamil yang mengerti tentang imunisasi

- Persentase ibu hamil yang

memperoleh materi

penyuluhan

- Persentase ibu hamil yang datang untuk imunisasi

bayi

- Kenaikan persentase

cakupan imunisasi

Meningkatkan pemanfaatan pelayanan rumah sakit sebanyak 20%

Memperkuat sistem rujukan Bed occupancy rate (BOR)

Menurunkan insidensi infeksi nosokomial

Mengadakan seminar tentang infeksi nosokomial

- Jumlah seminar yang dilakukan

- Jumlah perawat yang

terlatih

Insiden infeksi nosokomial

Kertas-kerja 4.2 : Identifikasi Kebutuhan Data pada berbagai tingkat

Unit memerlukan Indikator

Indikator Frekuensi

Laporan

Tingkat terendah Dinkes

Kab/Kota

Dinkes

Provinsi

Depkes

Pusat

Lain-

lain Indikator Rumus Pembilang Penyebut Pengumpul

data

Pengguna

data

% Bayi memperoleh imunisasi lengkap

Jlh bayi diimunisasi lengkap/ jumlah

seluruh bayi X 100

Format laporan

Imunisasi

Target jumlah bayi

Semester Puskesmas Puskesmas

Bed occupancy rate Jlh hr TT dipakai/ Jlh seluruh TT.hr

Register harian RS

Rekam medis RS

Bulanan RS RS

Menurunkan insidensi infeksi nosokomial

Mengadakan seminar tentang infeksi nosokomial

15

5 Menentukan aliran data Determining the data flow

P R I N S I P

idak semua data yang dikumpulkan pada tingkat tertentu harus dikirimkan ke tingkat yang

lebih tinggi. Sebagian besar data yang terinci harus tetap berada pada sumbernya dan

laporan yang diperlukan ke tingkat yang lebih tinggi sebaiknya bersifat minimal.


(1) Mengenali data apa dan kepada siapa akan dikirim/dilaporkan, termasuk :

Kenali variabel/indikator yang akan dikirim

Kenali unit dan petugas yang tepat kepada siapa data dikirimkan

(2) Tentukan seberapa sering data harus dikirimkan kepada setiap tingkat dengan

mempertimbangkan faktor-faktor :

Kebutuhan dari masing-masing tingkat

Seberapa sering kejadian diamati

Laporan yang sekali-sekali atau yang tidak selalu diperlukan dapat dikirimkan secara

triwulan-an atau semester-an.

(3) Tentukan dalam format dan bentuk apa data dikirimkan kepada setiap tingkat.

Data mentah atau rekapitulasi

Dalam bentuk cetakan (hard copies) atau berkas elektronik (electronic files)

(4) Buat bagan arus yang memperlihatkan arus informasi dari tingkat terendah sampai

tertinggi.

I S U I S U

(1) Kurangnya pemahaman tentang untuk keperluan apa data dikumpulkan.

(2) Ketidak-mampuan membedakan data yang diperlukan dalam memberi pelayanan dan data

yang diperlukan dalam manajemen program dan monitoring.

(3) Ketidak-mampuan petugas di tingkat bawah untuk membuat kesimpulan dari data yang

dikumpulkan disebabkan oleh karena :

Kurangnya kemampuan teknis petugas

Kurangnya fasilitas pemrosesan data

Kurangnya kemampuan komputer dari petugas

(4) Kurangnya fasilitas penyimpanan data pada tingkat administrasi yang lebih rendah.

(5) Isu tentang pengambilan data : kegagalan menghasilkan informasi oleh sebab komputer

rusak atau tidak berfungsi.

T


Kertas-kerja 5.1 : Tabel Arus Data Laporan Imunisasi pada setiap Tingkat Administrasi

Tingkat Administrasi

Format Laporan Jabatan Petugas Data Laporan dikirimkan kepada Frekuensi

Laporan Unit Jabatan Petugas

Puskesmas Lap imunisasi puskesmas Petugas data Puskesmas Seksi infokes Kab/Kota Kepala Seksi Infokes Triwulan

Dinkes Kab/Kota Rekap laporan imunisasi Puskesmas

Petugas SIMK Kab/Kota Seksi infokes Provinsi Kepala Seksi Infokes Triwulan

Provinsi Rekap laporan imunisasi

Kabupaten/Kota

Petugas SIMK Provinsi Dirjen P2P&PL Depkes Triwulan

Depkes Pusat Rekap laporan imunisasi Nasional

Petugas data dirjen P2P&PL Pusdatin Depkes Triwulan

17

6 Mendesain alat pengumpul data dan format laporan Designing the data collection and reporting tools

P R I N S I P

i dalam mendesain suatu format, maka kemampuan petugas yang bertanggung jawab

terhadap pengisian format tersebut juga harus menjadi pertimbangan.

lat pengumpul data dan format laporan yang paling efektif adalah yang singkat dan

sederhana.


(1) Kembangkan draft awal dari setiap format yang diperlukan dengan menggunakan daftar

indikator program sebagai panduan. Langkah ini tidak dapat terhindar dari mengubah atau

bahkan mengembangkan format yang baru.

(2) Bandingkan draft awal tersebut dengan daftar indikator, untuk memastikan bahwa semua

data yang diperlukan dapat dihasilkan oleh format tersebut.

(3) Perkenalkan draft awal tersebut kepada petugas yang bersangkutan dan diskusikan aspek-

aspek berikut dari format baru tersebut :

Bagaimana perbandingannya dengan format yang lama

Apa keuntungan menggunakan format yang baru

Perubahan apa yang perlu agar keuntungan diperoleh dan kerugian diatasi

Apakah bahasa yang digunakan sudah sesuai dengan kondisi daerah

(4) Persiapkan petunjuk pengisian format.

(5) Uji coba format yang baru demikian juga petunjuk pengisiannya.

(6) Nilai hasil dari uji coba tersebut dan ubah apabila diperlukan.

I S U I S U

(1) Kemampuan teknis petugas data pada tingkat sumber data tidak konsisten dengan tingkat

kompleksitas kebutuhan alat pengumpul data untuk memenuhi keinginan pengguna data.

(2) Mendesain kegiatan sebelum uji coba, dapat dilakukan untuk membandingkan kondisi

dengan implementasi yang sebenarnya.

Dimana?

Siapa yang terlibat?

Berapa lama waktu yang diperlukan?

D A


Kertas-kerja 6.1 : Identifikasi masukan dalam Pengembangan Format Laporan untuk menyusun Buku Pedoman Pengisian

Elemen Data Kategori Definisi Petunjuk Pengumpulan Data dan Penyusunan Laporan

Jumlah bayi yang memperoleh

imunisasi lengkap

Lengkap

Tidak lengkap

Bayi dengan imunisasi lengkap adalah bayi yang

sudah memperoleh imunisasi BCG, DPT3,

Polio4 dan Campak

Tinjau ulang register imunisasi di puskesmas. Semua bayi yang sudah memperoleh secara lengkap imunisasi BCG, DPT, Polio dan Campak

dihitung sebagai bayi yang memperoleh imunisasi lengkap

19

7 Mengembangkan prosedur pemrosesan data Developing procedures for data processing

P R I N S I P

ara pemrosesan data SIMK harus selalu konsisten dengan tujuan dari dikumpulkannya

data tersebut, juga dengan rencana untuk analisis dan penggunaan data.


(1) Perhitungkan keuntungan dan kerugian pemrosesan data secara manual dibandingkan

dengan mempergunakan komputer, dengan mempertimbangkan hal-hal berikut :

Biaya

Ketersediaan tenaga dengan tingkat kompetensi yang sesuai untuk menjalankan sistem

komputer; khususnya pengetahuan tentang perangkat lunak (software) yang dipakai.

(2) Apabila sistem komputer akan digunakan, tentukan dimana tingkat terbawah komputer

akan digunakan dalam memproses data. Beberapa pertimbangan penting dalam memilih

tingkat ini adalah ketersediaan tenaga terlatih dalam memelihara sistem.

(3) Tentukan spesifikasi untuk pengembangan perangkat lunak, melalui konsultasi dengan

masing-masing tingkat pengguna data. Beberapa aspek yang perlu diputuskan :

Rekapitulasi laporan rutin yang akan dikirim

Mekanisme kendali mutu yang akan dijalankan bersamaan dengan perangkat lunak

Analisis data yang dibutuhkan oleh pengguna data

(4) Mengembangkan perangkat lunak yang diperlukan dalam pemrosesan data pada setiap

tingkat dimana komputer akan digunakan, berdasarkan spesifikasi yang diperlukan. Juga

memungkinkan bahwa perangkat lunak didesain untuk menghasilkan luaran (output) yang

sesuai dengan SIMK yang telah dikembangkan dengan hanya melakukan sedikit perubahan

dan dalam hal ini perlu ditentukan sumber untuk memperoleh perangkat lunak tersebut.

Oleh karena itu harus ditetapkan apakah perlu mengembangkan software yang baru atau

hanya mengubah program yang sudah ada.

(5) Uji coba perangkat lunak, dengan memperhatikan :

terjadinya duplikasi (bugs)

Kemampuan software menghasilkan data yang diinginkan

Kemampuan petugas dalam menggunakannya

(6) Kembangkan dan uji coba petunjuk pemakaian perangkat lunak.

(7) Merencanakan program pelatihan bagi petugas yang berhubungan dengan penggunaan

perangkat lunak tersebut.

C

20

I S U I S U

(1) Kemampuan perangkat keras (hardware) yang ada, khususnya di tingkat yang terendah

untuk mengakomodasi perangkat lunak termasuk kemampuan dalam menyimpan data.

(2) Kesesuaian teknis (compatibility) perangkat lunak yang dikembangkan tersebut dengan

perangkat lunak lainnya baik didalam maupun diluar instansi kesehatan yang mungkin akan

saling bertatapmuka/berinteraksi (interface) di masa mendatang.

(3) Prosedur dasar pemeliharaan sistem.

(4) Pengamanan (security) sistem.


Kertas-kerja 7.1 : Penilaian dalam membandingkan Perangkat Lunak (software) yang dipakai dalam SIMK

Skor

Kriteria Pilihan Software 1 Software 2 Software 3

Biaya pengembangan software

1. Sangat mahal

2. Tidak mahal

3. Gratis

2

Jumlah petugas mampu menggunakan software

1. Tidak ada

2. Sedikit

3. Seluruhnya

2

Ketersediaan dukungan teknis bila ada masalah pada software

1. Tidak ada

2. Terbatas

3. Sepenuhnya

3

Ketersediaan buku manual untuk software

1. Tidak tersedia

2. Tersedia dengan terbatas

3. Tersedia tidak terbatas

3

Tingkat kemampuan petugas komputer yang dibutuhkan

1. Advance

2. Moderate

3. Low (sangat ramah pemakai)

2

TOTAL 12

23

8 Mengembangkan program pelatihan Developing the training programme

P R I N S I P

rogram pelatihan perlu dikembangkan dan didesain sesuai dengan kebutuhan dan tingkat

dari masing-masing kelompok sasaran.


(1) Melakukan penilaian terhadap kebutuhan pelatihan (training needs assessment) bagi para

petugas data dan pengguna data. Empat jenis pelatihan yang umum adalah :

Pelatihan bagi pelatih

Pelatihan petugas data dalam hal mengisi format-format dan membuat laporan

Pelatihan bagi petugas komputer dalam penggunaan perangkat keras dan lunak

Pelatihan petugas di berbagai tingkat dalam menggunakan data

Penilaian kebutuhan pelatihan lanjutan bagi setiap jenis pelatihan, seperti contoh berikut :

Fungsi dasar dari setiap petugas berkaitan dengan SIMK

Pelatihan lanjutan berdasarkan kinerja suatu fungsi tertentu

Kecukupan pelatihan sebelumnya untuk menjadikan petugas berfungsi dengan baik

Lingkup pelatihan yang diinginkan

(2) Kembangkan kurikulum bagi masing-masing pelatihan, berdasarkan hasil dari penilaian

terhadap kebutuhan pelatihan yang meliputi beberapa aspek berikut ini :

Kelompok target (untuk siapa?)

Isi pelatihan (apa?)

Strategi (bagaimana?)

Waktu yang diperlukan (berapa lama?)

(3) Mengembangkan materi-materi pelatihan. Seperti beberapa materi berikut :

Jenis Pelatihan Materi Pelatihan Isi Pelatihan

Pelatihan bagi petugas data Kamus data Indikator, rumus, definisi, sumber data

Petunjuk bagi petugas data (berbeda untuk tiap tingkat)

Bagaimana mengisi format dan laporan

Pelatihan bagi pengguna data Petunjuk bagi pengguna data (berbeda untuk masing-masing tingkat)

Analisis data, interpretasi dan penggunaan data

Pelatihan bagi petugas komputer

Petunjuk perangkat lunak Petunjuk rinci cara penggunaan perangkat lunak

Pelatihan bagi pelatih Petunjuk bagi pelatih Instruksi bagaimana untuk melakukan program pelatihan bagi petugas data dan pengguna data; strategi pengajaran; buku2 petunjuk

P

24

(4) Apabila ada perubahan terhadap format, struktur dan isi dari materi pelatihan, seharusnya

didasarkan kepada hasil dari suatu evaluasi. Perubahan-perubahan harus dibatasi.

(5) Rumuskan bentuk evaluasi dari program pelatihan. Hal ini perlu dilakukan sebelum

pelatihan dimulai, oleh karena kebanyakan evaluasi pelatihan perlu mengetahui tingkat

pengetahuan dasar dari peserta latih.

(6) Identifikasi calon peserta pelatihan yang paling sesuai dengan jenis pelatihan, didasarkan

kepada pekerjaan dan tanggung jawabnya sehubungan dengan data.

(7) Melakukan pelatihan bagi petugas data.

(8) Melakukan pelatihan bagi pengguna data. Biasanya pelatihan dilakukan setelah adanya

pengumpulan data yang cukup dari SIMK untuk digunakan sebagai contoh dalam pelatihan.

(9) Mengevaluasi program pelatihan, termasuk materi pelatihan yang digunakan.

(10) Perubahan terhadap bentuk maupun materi pelatihan adalah didasarkan kepada hasil dari

evaluasi. Hal ini harus dilakukan sebelum pelatihan-pelatihan lainnya dilaksanakan.

I S U I S U

(1) Seleksi terhadap peserta latih yang sesuai dengan program pelatihan yang dilaksanakan.

(2) Latar belakang petugas entry data dan pembuat laporan yang menggunakan perangkat

lunak yang dikembangkan. Apakah ada perbedaan?

(3) Bahasa yang akan digunakan dalam materi pelatihan.

(4) Lanjutan bagi diseminasi materi pelatihan dan buku-buku petunjuk.

(5) Mempersiapkan fasilitas yang cukup dalam melaksanakan pelatihan.


Kertas-kerja 8.1 : Persiapan Materi Ajar dalam Pelatihan bagi Petugas Data dan Pengguna Data

Jenis Pelatihan : Pelatihan untuk Petugas Data dan Pengguna Data

Jam 1 Topik : Pengenalan Statistik Kesehatan

Waktu : 2 jam Praktek : 1 jam Waktu Total : 3 jam

Tujuan Pelatihan Outline Pelajaran Topik Khusus yang diperlukan Topik untuk Praktek

Pada akhir pelatihan, peserta akan mampu untuk :

1. mengidentifikasi sumber data

kesehatan yang akan dikumpulkan baik secara rutin atau secara ad

hoc

2. mengetahui jenis data yang dapat

diperoleh dari berbagai sumber

3. waspada terhadap masalah yang

dihadapi dalam sistem pengumpulan data rutin bidang

kesehatan maupun yang berkaitan dengan kesehatan khususnya dari

SIK dan sistem registrasi

4. mengidentifikasi faktor yang

mempengaruhi kualitas data

1. Statistik Kesehatan

Sumber data kesehatan

a. SIK

b. Registrasi

c. Sumber lain termasuk

lintas sektor

d. Sumber internasional

Menilai kualitas data

a. Timeliness

b. Completeness

c. Adequacy

d. Accuracy

e. Reliability

Sumber data

Sistem pengumpulan data rutin

Sistem pengumpulan data ad hoc

SIK

Registrasi

Kritik terhadap data yang dipublikasi dalam laporan tahunan kesehatan

27

9 Menguji coba sistem Pre-testing the system

P R I N S I P

istem yang dikembangkan harus diuji coba di dalam kondisi yang menggambarkan sedekat

mungkin kondisi sebenarnya yang berkembang selama implementasi.


(1) Mempersiapkan petunjuk bagi pelaksanaan uji coba sistem. Hal ini termasuk menjawab

beberapa pertanyaan berikut ini :

Dimana? Pemilihan tempat dimana uji coba akan dilaksanakan. Adalah perlu untuk

menetapkan kriteria tempat uji coba. Hal ini termasuk faktor teknis seperti tingkat atau

kualifikasi keahlian petugas yang ada, atau pertimbangan praktis seperti jauh-dekat,

dukungan sarana dan prasarana atau seberapa jauh kerjasama petugasnya.

Siapa? Siapa yang akan berpartisipasi dalam uji coba? Hal ini penting bagi jenis/type

petugas data dan pengguna data yang berbeda untuk berpartisipasi dalam uji coba.

Apa? Apa yang menjadi tujuan utama dari uji coba? Khususnya aspek apa dari SIMK

yang akan diuji coba? Kegiatan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

Bagaimana? Bagaimana model dan alat pengumpulan data yang akan digunakan dan

secara sistematik akan mengumpulkan data yang diperlukan untuk uji coba suatu

format yang efektif.

Berapa lama? Berapa lama uji coba akan dilaksanakan?

(2) Perhatikan keterlibatan petugas dalam uji coba.

Informasikan kepada peserta latih tentang tujuan dan prosedur dari uji coba.

Latih petugas data dan pengguna data pada tempat uji coba sistem.

Implementasikan kegiatan uji coba.

Buat laporan tentang hasil uji coba sistem tersebut.

Rumuskan rekomendasi berdasarkan hasil uji coba tersebut.

I S U I S U

(1) Implementasi dari mekanisme monitoring yang sistematik dan proaktif selama uji coba.

(2) Perbaikan software secara sistematik di seluruh unit yang menggunakan sistem.

(3) Pastikan bahwa seluruh elemen dan petugas telah siap untuk fase uji coba.

S


Kertas-kerja 9.1 : Catatan Daftar Kesalahan dan Masalah yang dijumpai dalam Uji Coba Sistem

Provinsi : Sumatera Utara Kabupaten/Kota : Serdang Bedagai Puskesmas : Perbaungan Bulan/Tahun : Maret 2005

Tanggal

Bagaimana Masalah

ditemukan Lokasi Masalah

Penjelasan tentang

masalah Tindakan yang diambil Hasil/Status Masalah

Telepon Kunj. Lap. Lain2 Format Komp. Lain2

3/3/05 Kehabisan format laporan Mengirimkan format laporan pada hari

berikutnya

Masalah teratasi

12/3/05 Double entry pada

beberapa format

Masalah dilaporkan

kepada programer

Masalah diidentifikasi;

software perbaikan akan diinstall minggu

depan

22/3/05 Bingung tentang definisi imunisasi lengkap

Masalah disampaikan ke Bidang P2P & PL Dinkes

Masalah teratasi

29

10 Memonitoring dan mengevaluasi sistem Monitoring and evaluating the system

P R I N S I P

ujuan dari monitoring dan evaluasi bukanlah untuk mencari kesalahan dan mengutuknya;

namun untuk melihat aspek-aspek positif dari sistem yang membuatnya berjalan dan

sekaligus mengidentifikasi adanya kesalahan sebagai dasar untuk melakukan perbaikan.


(1) Mengembangkan rencana monitoring dan evaluasi yang sistematik terhadap sistem :

Apa yang akan dimonitor dan dievaluasi?

Bagaimana hal tersebut dilaksanakan?

Siapa yang akan melakukannya?

Seberapa sering hal tersebut dilakukan?

Bagaimana secara sistematik hasilnya dapat didiseminasikan?

Bagaimana tindak lanjut dari hasil evaluasi dapat dilaksanakan?

(2) Identifikasi sumber-sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan rencana

monitoring dan evaluasi.

(3) Prioritaskan kegiatan kepada ketersediaan sumberdaya dan kebutuhannya.

(4) Implementasikan rencana monitoring dan evaluasi.

(5) Dokumentasikan dan diseminasikan hasil kegiatan monev tersebut.

(6) Buat rekomendasi berdasarkan hasil kegiatan monev tersebut.

I S U I S U

(1) Pelembagaan monitoring dan evaluasi untuk menjamin kegiatan tersebut dilaksanakan

secara rutin dan memperoleh alokasi sumberdaya yang diperlukan.

(2) Ketersediaan tekhnisi ahli dan sumberdaya bagi kegiatan monitoring dan evaluasi.

T

31

11 Mengembangkan mekanisme diseminasi data dan umpan balik Developing data dissemination and feedback mechanisms

P R I N S I P

ara yang paling efektif untuk memotivasi petugas dalam menghasilkan data adalah

memberikan umpan balik baik positif maupun negatif terhadap data yang mereka hasilkan.


(1) Tentukan cara yang paling efektif dan efisien untuk mendiseminasikan data yang dihasilkan

oleh SIMK dengan mempertimbangkan hal-hal berikut :

Kepada siapa data akan didesiminasikan? Pertimbangkan kebutuhan kelompok sasaran.

Apa yang didesiminasikan? Bukan saja output dari SIMK, tetapi juga umpan balik

kepada siapa yang menggunakan informasi, apa dan bagaimana mempergunakannya.

Seberapa sering data akan didesiminasikan ke masing-masing kelompok sasaran?

Dalam format yang mana data akan didesiminasikan kepada setiap kelompok sasaran?

Seluruh rentang format dan lokasi untuk diseminasi data harus dipertimbangkan.

(2) Identifikasi sumber daya manusia, keuangan dan lainnya yang perlu untuk melaksanakan

suatu rencana diseminasi.

(3) Pilihan model diseminasi data yang akan dilaksanakan didasarkan kepada kebutuhan dan

ketersediaan sumberdaya.

(4) Implementasikan kegiatan diseminasi data.

(5) Kembangkan dan laksanakan sistem untuk memonitor dan mengevaluasi kegiatan

diseminasi data dan umpan balik yang dilakukan. Beberapa faktor yang dipertimbangkan :

Cakupan sejauh mana materi tersebut mencapai kelompok sasaran?

Dampak dari mekanisme umpan balik terhadap petugas

Derajat pemanfaatan data oleh kelompok target apakah mereka benar-benar telah

memanfaatkan data yang dihasilkan?

I S U I S U

(1) Mempersiapkan suatu laporan pelaksanaan.

(2) Terbatasnya sumberdaya finansial untuk diseminasi.

(3) Pastikan diseminasi mencapai kelompok target yang benar.

(4) Konsistensi antara diseminasi data oleh SIMK dengan data yang sama yang dipublikasi oleh

unit lain dalam instansi yang sama.

C

33

12 Meningkatkan fungsi SIMK Enhancing the Health Management Information System

P R I N S I P

engembangan SIMK adalah merupakan suatu kegiatan yang bersifat terus menerus.

Merupakan suatu pencapaian yang dinamis dimana para pimpinan dan seluruh petugas

bekerja untuk mencapai perbaikan.


(1) Mengkaji ulang hasil monitoring dan evaluasi yang dilakukan pada tahun yang sama.

(2) Identifikasi aspek-aspek yang perlu dikembangkan lebih jauh untuk memfasilitasi fungsi

sistem. Pertanyaan dasar yang harus dijawab adalah Kemana langkah selanjutnya? :

Tingkatkan dan lembagakan prosedur-prosedur untuk menjamin kendali mutu data

Kembangkan kemampuan untuk melakukan studi-studi khusus dan survei

Definisikan mekanisme koordinasi untuk menggunakan data secara horizontal

Kembangkan strategi untuk membangun dan mempertahankan motivasi petugas untuk

memanfaatkan data didalam perencanaan, manajemen dan evaluasi program.

Memperkuat jaringan lintas sektor dan lintas program di antara unit-unit yang terlibat

dalam berbagai aspek SIMK

Mempertemukan dan berkoordinasi secara inisiatif antar sektor dan lembaga donor

yang memiliki kegiatan yang terkait dengan SIMK

(3) Identifikasi kebutuhan sumberdaya untuk mengimplementasikan pilihan-pilihan dalam

meningkatkan fungsi SIMK. Termasuk sumberdaya spesifik untuk rencana pengembangan;

kebutuhan biaya (bila ada); dan sumber pendukung yang diinginkan.

(4) Prioritaskan pilihan sesuai dengan derajat kepentingannya, ketersediaan sumberdaya untuk

keberhasilan implementasinya.

(5) Persiapkan rencana implementasi dari berbagai kegiatan dalam pengembangan SIMK.

(6) Lakukan kegiatan yang diperlukan bagi peningkatan fungsi SIMK yang diinginkan.

(7) Monitoring dan evaluasi berbagai dampak dari aspek-aspek implementasi SIMK.

I S U I S U

(1) Adanya perhatian stake-holders bagi pengembangan SIMK.

(2) Penggalian sumberdaya untuk mendukung kegiatan peningkatan fungsi SIMK.

(3) Koordinasi berbagai kegiatan lembaga donor akan meminimalkan format pengumpulan

data dan menghindarkan terjadinya duplikasi kegiatan.

(4) Pastikan kelanjutan adanya badan/komite yang melakukan supervisi SIMK setelah uji coba.

P

District HIS Development

Documents

Transcript of District HIS Development