JURUSAN SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

USULAN TUGAS AKHIRIDENTITAS PENGUSUL NAMA NRP DOSEN PEMBIMBING I LAB : ARIEF RAKHMAN : 5207.100.092 :Ir. ArisTjahyanto, M.Kom : Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi (PPSI)

DOSEN PEMBIMBING II : Sholiq, S.T, M.Kom, M.SA

1. JUDUL TUGAS AKHIRPERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN ITS SURABAYA MENGGUNAKAN FRAMEWORK MODEL PROSES PEMBUATAN PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI UNTUK PERGURUAN TINGGI

2. ABSTRAKTerdapat bukti adanya antara kesenjangan di antara penelitian perencanaan strategis sistem informasi dan praktiknya (Teubner, 2007). Bahkan berdasarkan hasil observasi dan wawancara awal di Perpustakaan ITS, ditemukan pula tidak adanya perencanaan strategis sistem informasi. Padahal dilihat dari visi Perpustakaan sebagai Pusat Sumber Belajar atau Learning Resource Center dengan fasiltas dan jasa berbasis teknologi i informasi (Perpustakaan ITS, 2010), seharusnya Perpustakaan ITS memiliki strategi khusus mengenai pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi untuk mendukung proses bisnisnya dan mendapatkan keunggulan kompetitif daripada perpustakaan tingkat universitas dan nasional lainnya. Tugas Akhir ini membahas mengenai perencanaan strategis sistem informasi. Metode penelitian pertama dilakukan dengan mengumpulkandata. Data tersebut akan dianalisis untuk mengetahui kondisi internal dan eksternal Perpustakaan ITS sambil mengobservasi , potensi masa depan dan harapan organisasi Kemudian dilakukan survey untuk . mendapatkan kebutuhan informasi. Terakhir dibuat rencana strategis sistem informasi untuk perpustakaan ITS. Kata Kunci : perencanaan strategis sistem informasi, perpustakaan ITS

ParafPembimbing I :

ParafPembimbing II :Hal.1/21

3. . Latar Belakang Terdapat b ti adanya antara kesenjangan di antara penelitian perencanaan strategis sistem informasi dan praktiknya(Teubner, 2007). Bahkan berdasarkan hasil observasi dan wawancara awal di Perpustakaan ITS, ditemukan pula tidak adanya perencanaan strategis sebagai Pusat umber Belajar sistem informasi. Padahal dilihat dari visi Perpust atau Learning Resource Center dengan fasilitas dan jasa berbasis teknologi informasi (Perpustakaan ITS, 2010), seharusnya Perpustakaan ITS memiliki strategi khusus mengenai pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi untuk mendukung proses bisnisnya dan mendapatkan keunggulan kompetitif daripada perpustakaan tingkat universitas dan nasional lainnya.

Terdapat beberapa masalah lain yang berhasil diidentifikasi dari wawancara, antara lain :y y

y y y

Tidak adanya mekanisme rekayasa kebutuhan perangkat lunak yang terencana Tidak tercapainya misi perpustakaan untuk Mewujudkan SIM Perpustakaan, layanan terintegrasi dengan Ruang Baca Jurusan/Fakultas ataupun unit lain yang terkait (Perpustakaan ITS, 2010) Tidak adanya portfolio aplikasi yang bisa digunakan sebagai panduan kebijakan strategis terkait sistem informasi Adanya mutasi dan pensiunnya beberapa pegawai yang masih dibutuhkan oleh organisasi yang sebenarnya bisa memanfaatkan Knowledge Management System Masalah kultur pengguna, sumber daya ahli dan kontrol terhadap urusan sistem informasi

Penyelesaian masalah-masalah tersebut bisa menjadi sangat sulit dan tak terarah tanpa adanya perencanaan strategis sistem informasi. Risiko yang lebih besar adalah ketidakselarasan arah investasi, kontrol, dan kontribusi sistem informasi terhadap strategi bisnis organisasi. Di sini peran perencanaan strategis sistem informasi menjadi penting. Jika sebuah organisasi tidak mempunyai strategi sistem informasi, organisasi tersebut bisa mengalami beberapa hal sbb. (Ward & Peppard, 2002)y y y y

Investasi yang dilakukan tidak mendukung pencapaian tujuan bisnis Kehilangan kontrol terhadap sistem informasi, berakibat adanya orang -orang yang sering ingin mencapai tujuan yang tidak sesuai mengenai sistem informasi Sistem tidak terintegrasi. Ini juga bisa beraibat pada usaha yang berulang, data yang tidak akurat dan tidak ada sumber informasi yang koheren Tidak ada usaha-usaha untuk mengatur prioritas untuk peoyek atau sumber daya sistem informasi dan tersu-menerus mengganti rencana yang berakibat pada rendahnya produktivitas, dll.

ParafPembimbi

ParafPembimbi

Hal /

3. PENDA

AN

y y y y y y y y y

Tidak adanya mekanisme untuk memutuskan tingkat sumber daya sistem yang terbaik Buruknya manejemen informasi; tidak ada, tidak konsisten, tidak akurat atau terlalu lambat Kesalahpahaman antara pengguna dan spesialis TI yang berakibat pada konflik dan ketidakpuasan Strategi teknologi tidak koheren Tidak cukupnya investasi infrastruktur yang diberikan Semua proyek hanya dievaluasi berdasarkan ukuran finansial Masalah yang disebabkan oleh investasi sistem informasi dapat menjadi sumber konflik antarbagian organisasi Justifikasi investasi lokal dapat menghasilkan manfaat yang sebenarnya tidak produktif dalam konteks bisnis keseluruhan Sistem rata-rata mempunyai siklus hidup bisnis yang lebih pendek dan membutuhkan lebih banyak pengeluaran pada sistem nformasi untuk membangun ulang lebih sering daripada yang dibutuhkan

Teknologi informasi mulai diadopsi perpustakaan yang berperan sebagai salah satu penyedia sumber informasi. Perpustakaan mendapatkan tantangan baru untuk menyediakan dan menyalurkan informasi dengan cepat, tepat dan global menggunakan teknologi informasi (Wahono, 1998). Bahkan dengan menerapkan sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system), perpustakaan bisa berperan lebih banyak sebagai sumber pengetahuan daripada sekedar sebagai sumber informasi. Di Amerika Serikat, sudah ada proyek penelitian mengenai perpustakaan digital, seperti TULIP (The University Learning Project) yang melibatkan delapan universitas bersama perusahaan Elsevier Science pada tahun 1991 dan enam proyek penelitian perpustakaan digital di enam universitas yang dibiayai sekitar 25 juta US dolar oleh NSF/ARPA/NASA pada tahun 1995 (Wahono, 1998). Saat ini beberapa perpustakaan digitalyang terkenal di dunia adalahWorld Digital Library, California Digital Library (CDL), National Science Digital Library (NDSL) (Google.com, 2011). Di Indonesia, perpustakaan digital berbagai universitas sudah bisa diakses melalui internet. Beberapa yang terkenal adalah Perpustakaan Digital ITB (digilib.itb.ac.id), Gunadarma Central Digital Library (library.gunadarma.ac.id) dan Perpustakaan UI (lib.ui.ac.id). Sebuah inisiatif membangun sistem untuk membangun jaringan universitasse-indonesia, bernama INHERENT (Indonesian Higher Education Network)juga pernah dimulai. Perpustakaan Digital ITS sendiri (digilib.its.ac.id) baru menerima penghargaan sebagai repositori terbaik ke-64 tingkat dunia per bulan Januari 2011 menurut Webometric(CSIC, 2011). Dari sisi manajemen, muncul pula kebutuhan untuk otomasi proses bisnis di perpustakaan(Wahono, Teknologi Informasi untuk Perpustakaan: Perpustakaan Digital dan ParafPembimbi ParafPembimbiHal.3/21

Sistem Otomasi Perpustakaan, 2006).Perpustakaan ITS sudah memanfaatkan beberapa sistem otomasi tersebut seperti sistem OPAC (Online Public Access), sistem pembuatan kartu anggota, sistem absensi pengunjung dan karyawan, sistem pelabelanbarcode, dan sebagainya. Arah pengembangan perpustakaan di era informasi dan globalisasi tidak untuk kompetisi namun menuju kolaborasi. Berbagai inisiatif untuk mewujudkan dunia pendidikan yang lebih terbukatelah dimulai dengan berbagai proyek berbasis teknologi open source lingkup internasional. Termasuk proyek-proyek tersebut adalah perpustakaan digital terbuka (open digital library) dan kuliah terbuka (open course ware) dalam bentuk modul dan video melalui internet. Contohnya adalah yang CiteseerX (citeseerx.ist.psu.edu) dan MIT OpenCourseWare (ocw.mit.edu) yang dapat diakses gratis melalui internet. Khusus open course ware, tiga universitas di Indonesia, yaitu Universitas Indonesia, Universitas Gunadarma, dan Universitas Sumatera Utara telah menjadi anggota OpenCourseWare Consortium bersama 185 universitas lain di dunia, termasuk Tokyo Institute of Technology dan Universiti Teknologi Malaysia(OpenCourseWare Consortium, 2011). Sebagai pertanggungjawaban terhadap sponsor, proyek-proyek tersebut tentu juga mempertimbangkan aspek copyright untuk setiap karya yang di-digital-kan. Dengan keterbukaan tersebut, diharapkan negara-negara berkembang di Asia, Afrika, bisa lebih maju, termasuk Indonesia.3.2. Perumusan Masalah 1. Bagaimana kondisi internal dan eksternal organisasi dan bagian TI Perpustakaan ITS saat ini? 2. Apa posisi strategis yang hendak dicapai Perpustakaan ITS? 3. Apa formulasi strategi sistem informasi yang baik untuk terkait dengan analisis strategi yang dilakukan? 4. Bagaimana desain portfolio aplikasi yang sesuai untuk Perpustakaan ITS? 3.3. Batasan Masalah 1. Tugas akhir ini tidak mengajukan metodologi perencanaan strategi sistem informasi baru 2. Perencanaan strategi dilakukan hanya untuk objek studi kasus, yaitu Perpustakaan ITS 3. Tugas akhir ini tidak membahas perbedaan istilah sistem informasi dan teknologi informasi 4. Tugas akhir ini tidak membahas hingga tahap implementasi strategi sistem informasi, hanya sebatas rencana implementasinya 5. Tugas akhir ini tidak membahas bagaimana cara mengetahui sukses atau tidaknya perencanaan strategi sistem informasi Perpustakaan ITS, namun beberapa kriteria penilaian akan diusulkan

ParafPembimbi

ParafPembimbiHal.4/21

3.4. Tujuan Tugas Akhir 1. Mengajukan sebuah praktekperencanaan strategis sistem informasi untuk studi kasus Perpustakaan ITS 2. Membuat usulan formulasi strategi sistem informasi Perpustakaan ITS dan rencana implementasinya 3.5. Manfaat Kegiatan Tugas Akhir 1. Sebagai bahan usulan strategi sistem informasi untuk Perpustakaan ITS 2. Sebagai bahan usulan formulasi strategi sistem informasi yang cocok dengan organisasi dengan bidang sejenis (perpustakaan)

ParafPembimbi

ParafPembimbiHal.5/21

4. Tinjauan PustakaPenelitian mengenai perencanaan strategis sistem informasi telah dimulai sejak tahun 1970-an (Lederer & Sethi, 1988). Kemudian penelitian-penelitian dengan tema dan topik tersebut bermunculan seiring dengan menyebarnya teknologi komputer dan internet. Ada kebutuhan bisnis strategis yang muncul sejak perusahaan-perusahaan mulai memanfaatkan teknologi sistem informasi untuk mendapatkan keuntungan kompetitif dari pesaingnya. Namun keberhasilan rencana strategis sistem informasi berteknologi tinggi mulai dipertanyakan oleh beberapa penelitian(Doherty, Marples, & Suhaimi, 1999). Biaya pembelian, pembangunan dan pemeliharaan sistem informasi dengan berbagai arsitekturnya yang mahal menjadi pertimbangan tersendiri bagi organisasi menengah, sedangkan manfaatnya tidak dapat diidentifikasi dengan jelas bagi perusahaan yang berlomba mengimplementasikannya. Organisasi kesulitan untuk merencanakan dan memanfaatkan sistem informasi dengan baik, namun para akademisi melakukan riset yang tidak sesuai dengan praktik dalam organisasi. Terlepas dari berbagai kesenjangan yang terjadi antara akademik dan praktik, terdapat kebutuhan sistem informasi terus berubah seiring adanya inovasi teknologi informasi yang begitu cepat, seperti munculnya teknologi cloud computing. Hal ini menjadikan perencanaan yang sebelumnya lebih fokus kepada teknologi menjadi tidak relevan lagi. Perencanaan strategis sistem informasi pun terus dikembangkan dengan berbagai model dan metode dengan pendekatan lebih fokus kepada penyelarasan dengan strategi bisnis. Ada beberapa istilah yang berbeda dalam berbagai literaturyang membahas mengenai perencanaan strategis sistem informasi. Ward dan Peppard mengatakan bahwa dalam literatur penelitian, perencanaan sistem informasi strategis atau perencanaan strategis sistem informasi (strategic information systems planningSISP), perencanaan sistem informasi (information systems planningISP), perencanaan strategi sistem informasi(information systems strategy planningISSP)danperencanaan sistem bisnis (business systems planning)adalah beberapa istilah yang biasanya ditemukan, namun studi lebih lanjut mengenai penggunaan konsep-konsep ini menunjukkan bahwa sebenarnya istilah-istilah tersebut beresensi sama(Ward & Peppard, 2002). Penelitian mengenai perencanaan strategis sistem informasi di Indonesia masih jarang yang membahas mengenai konsep dan metode, kebanyakan membahas penerapannya. Beberapa tesis mengenai topik ini berhasil ditemukandari Program Studi Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia. Salah satunya membahas mengenai perencanaan strategis sistem informasipada sekretariat jenderal DPR RI (Wahyudi MH, 2007).Ada juga yang menerapkan analisis Total Quality Management untuk proses perencanaan strategis sistem informasi (Priyono, 2008). Lainnya mengajukan model perencanaan strategis sistem informasi untuk perguruan tinggi (Juanita, 2009). Sebuah Tugas Akhir ada yang membahas tentang perencanaan strategis sistem informasi di Universitas Pembangunan Nasional Veteran (Surana, 2010). Sebuah tesis dari Program ParafPembimbi ParafPembimbiHal.6/21

Studi Teknik Industri Program Pascasarjana Bidang Ilmu Teknik Universitas Indonesia juga ada yang membahas perencanaan strategis teknologi informasi di lingkungan universitas nasional (Ghufroni, 2004). Perencanaan strategis sistem informasi menggabungkan antara perencanaan strategis dan perencanaansistem informasi. Perencanaan strategis mulanya berasal dari bidang manajemen strategis, sedangkan perencanaan sistem informasi berasal dari bidang teknologi informasi.4. . Perencanaan Strategis Strategi adalah sebuah perencanaan dan pendekatan keseluruhan. Jadi, perencanaan strategis adalah perencanaan keseluruhan yang memfasilitasi manajemen dalam proses bisnisnya.Perencanaan strategis dapat menjawab beberapa pertanyaan berikut:(Shapiro, 2006)

y y y y y y

Siapakah kita? Apa kapasitas yang kita miliki/apa yang bisa kita lakukan? Masalah apa yang berusaha kita selesaikan? Perbedaan apa yang kita ingin buat? Isu kritis apa yang harus kita tanggapi? Di mana kita harus mengalokasikan sumber daya? Apa yang harus kita prioritaskan?

Perencanaan strategis penting karena :(The Saudi e-Government Program (Yesser), 2007) 1. Kebutuhan untuk secara sistematis dan rutin memeriksa resiko dan ketidakpastian 2. Sifat pembangunan yang cepat dan perubahan yang berkelanjutan dalam lingkungan semakin menambah kompleksitasnya 3. Fakta bahwa kebanyakan keputusan manajemen sekarang bergantung pada praktisi dan ahli dalam bidangnya dan tidak perlu hanya pada manajemen senior4.2. Perencanaan Sistem Informasi Strategi sistem informasi atau lebih dikenal dengan strategi teknologi informasi (IT Strategy) dibutuhkan untuk mencapai posisi jangka-panjang dan kekuatan dari organisasi relatif terhadap kompetitor dengan mengoptimalkan potensi teknologi informasi. Wilson mengajukan perspektif yang mendukung hubungan yang dekat antara strategi sistem informasi dan bisnis (Wilson, 1989): Sebuah strategi sistem informasi menyatukan: tujuan bisnis perusahaan, sebuah pemahaman atas informasi yang dibutuhkan untuk membantu pencapaian tujuan tersebut, dan implementasi sistem komputer untuk menyediakan informasi tersebut. Strategi sistem informasi adalah sebuah rencana untuk membangun sistem-sistem menuju beberapa visi masa depan atas peran sistem informasi dalam organisasi.

ParafPembimbi

ParafPembimbiHal.7/21

Strategi bukanlah sebuah produk tunggal dari perencanaan strategis sistem informasi. Strategi merupakan kumpulan hasil dari berbagai proses, seperti: (Ward & Peppard, 2002)y y y

berpikir strategis (strategic thinking)wawasan kepengusahaan mendalam dan kreatif atas cara perusahaan agar dapat berkembang; perencanaan strategis (strategic planning)analisis sistematis dan komprehensif untuk membuat rencana tindakan; pembuatan keputusan oportunistikreaksi efektif kepada ancaman dan peluang yang tidak terduga.

4.3. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perencanaan Strategis Sistem Informasiadalah proses pembuatan sebuah portfolio untuk implementasi dan penggunaan Sistem Informasi untuk memaksimalkan efektivitas dan efisiensi dari sebuah perusahaan agar dapat mencapai tujuannya (Min, Suh, & Kim, 1999). Langkah utama dalam Perencanaan Strategis Sistem Informasi adalah menganalisis situasi organisasi saat ini, mengobservasi potensi masa depan organisasi, menganalisis jarak (gap) yang ada pada kondisi saat ini dengan kondisi yang ingin dicapai, kemudian membuat formulasi inisiatif strategis dan membuat rencana aksi yang akan diaplikasikan.

Faktor kesuksesan sistem informasi strategis adalah(Ward & Peppard, 2002)y y y y

y y y

Fokus eksternal (bukan internal): melihat pada pengguna, kompetitor, penyedia, bahkan industri lain dan hubungan bisnis Menambah nilai (bukan hanya mengurangi biaya): melakukan dengan lebih baik bukan hanya dengan murah Berbagi manfaat: dalam organisasi, dengan penyedia, pengguna, bahkan kompetitor Memahami pengguna dan yang mereka lakukan dengan barang atau jasa: bagaimana mereka mendapatkan nilai darinya, dan masalah yang mungkin mereka dapatkan untuk mendapatkan nilai tersebut Inovasi yang didorong oeh bisnis, bukan oleh teknologi Pembangunan bertahap, bukan penerapan visi secara total menjadi kenyataan Menggunakan informasi yang didapatkan dari sistem untuk membangun bisnis

4.4. Metode dan Pendekatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi Beberapa metode dan pendekatan perencanaan strategis sistem informasi yang suda ada h dalam berbagai penelitian. Salah satunya adalah pendekatan terintegrasi yang mencoba untuk mengumpulkan keunggulan beberapa metodologi perencanaan strategis yang sudah ada dengan memperhatikan empat masalah general yang diidentifikasi dalam perencanaan strategis sistem informasi (Min, Suh, & Kim, 1999). Selain itu Juanita mengajukan sebuah framework model proses pembuatan perencanaan strategis SI/TI untuk perguruan Tinggi(Juanita, 2009).

ParafPembimbi

ParafPembimbiHal.8/21

Beberapa alat bantu (tool) yang biasa digunakan dalam perencanaan strategis sistem informasi adalah analisis PEST (Political, Economic, Social, Technological) dan turunannya. PEST mempunyai banyak turunan dengan ditambah Legal (SLEPT), Enviromental (PESTEL/PESTLE), Ethics (STEEPLE), Demographic (STEEPLED), atau dimodifkasi menjadi Socio-cultural, Technological, Economic, Ecological, Regulatory (STEER). Balanced Scorecardjuga sudah sering digunakan sejak dipublikasikan oleh Kaplan & Norton tahun 1992 (Kaplan & Norton, 1992) dan terus dikembangkan hingga digunakan sebagai sistem untuk manajemen strategis, kontrol managerial, benchmarking, atau pemodelan dan simulasi (Cobbold & Lawrie, 2009). Ada pula Analisis SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunity, Threat) yang merupakan teknik yang terkenal dalam dunia manajemen. Selain itu ada analisis rantai nilai (value chain analysis), CSF (Critical Success Factor), Matriks Bisnis(Boston Consulting Groups Business Matrix), teknikteknik analisis proses bisnis, termasuk BPR (Business Process Reengineering), analisis portofolio strategisdan lain-lain. Akan tetapi metode-metode biasanya hanya berfokus pada alat (tool) danteknik, prosedur (proses), atau metodologi yang digunakan, sehingga dibutuhkan sebuah pendekatan yang lebih seimbang dalam melihat penerapan perencanaan strategis sistem informasi.Pendekatan tersebut berisikan gabungan prosedur, teknik, interaksi pengguna-SI, analisis khusus, penemuan acak (Earl, 1993). Hal ini bisa menyelesaikan beberapa masalah seperti kebutuhan partisipasi manajemen atau isu pentingnya implementasi, yang biasanya diabaikan oleh metode-metode tersebut(Doherty, Marples, & Suhaimi, 1999). Sebuah analisis yang dilakukan N. F. Doherty menyimpulkan bahwa pendekatan organisasional lebih sukses secara signifikan daripada pendekatan terpimpin-bisnis (business-led), administratif, berfokus pada metode (method-driven) atau teknologi.(Doherty, Marples, & Suhaimi, 1999).Dengan pertimbangan-pertimbangan di atas, dipilih pendekatan yang disebut oleh Earl sebagai pendekatan organisasional. Salah satu pendekatan organisasional yang sesuai dengan studi kasus perpustakaan adalah dengan menggunakan framework model proses pembuatan perencanaan sistem informasi untuk perguruan tinggi.4.5. FrameworkModel Proses Pembuatan Perencanaan Sistem Informasi untuk Perguruan Tinggi Juanita mengajukan sebuah framework model proses pembuatan perencanaan strategis Sistem Informasi untuk Perguruan Tinggi(Juanita, 2009). Framework ini dibuat berdasarkan perbandingan perencanaan strategis empat perguruan tinggi di Indonesia beserta struktur dokumen rencana strategis sistem informasi yang dimiliki. Empat Perguruan Tinggi itu adalah Universitas Negeri Jakarta (UNJ), Universitas Indonesia (UI), Institut Sains dan Teknologi nasional (ISTN), dan Universitas Gunadarma (UG).

Dilihat dari institusi pendidikan sebagai objeknya, framework ini cukup sesuai untuk diterapkan di Perguruan Tinggi di Indonesia, khususnya dalam hal ini perpustakaan ITS. Framework ini juga menyediakan panduan praktis langkah demi langkah untuk membuat rencana strategis sistem informasi. ParafPembimbi ParafPembimbiHal.9/21

Gam ar 1. Framework Model Proses Pem uatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi untuk Perguruan Tinggi (Juanita, 2009) Keterangan mengenai Gam ar 1 adalah s Tahap 1 Identifikasi Pendahuluan y y Masukan dari proses ini adalah perencanaan strategis umum universitas dan hasil wawancara dengan rektor dan pimpinan unit yang ada di universitas. Keluaran dari proses ini adalah visi, misi organisasi, latar elakang di uatnya perencanaan strategis sistem informasi, ruang lingkup perencanaan strategis sistem informasi .

Tahap 2 Evaluasi kesesuaian sistem dengan kebutuhan sistem saat ini. Pada tahapan ini di agi menjadi tujuh kegiatan, yaitu : 1. Poin 3, analisis SWOT lingkungan internal organisasi Identifikasi dan analisis elemen internal organisasi, serta memasukkannya ke dalam aktivitas operasional, yang kemudian diharapkan dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Hal-hal terse ut di utuhkan dalam mengem angkan strategi sistem informasi organisasi. 2. Poin 8, analisis lingkungan internal sistem informasi organisasi Masukkan dari proses ini adalah hasil wawancara kepada pimpinan setiap unit organisasi dan melakukan o servasi terhadap sistem informasi dan teknologi informasi yang dimiliki organisasi saat ini, sehingga dihasilkan keluaran erupa porfolio aplikasi. 3. Poin 9, analisis portfolio aplikasi yang digunakan ParafPembimbing I : ParafPembimbing II :Hal.10/21

Masukan dari proses ini adalah wawancara dengan pengguna yang terlibat la ngsung dengan sistem atau aplikasi sistem informasi. Kemudian dibuat evaluasi terhadap aplikasi yang digunakan pada saat ini degnan melakukan analisis SWOT tiap aplikasi. Termasuk juga melakukan evaluasi terhadap aplikasi yang sedang dikembangkan untuk menentukan sisi dalam cakupan dan kontribusinya terhadap organisasi. 4. Poin 10, kajian infrastruktir jaringan Masukan dari proses ini adalah hasil pengamatan dan wawancara keluaran dari proses ini adalah informasi fasilitas dan infrastruktur jaringan di perguruan tinggi. 5. Poin 11, Arsitektur Informasi Masukan dari proses ini adalah hasil pengamanatan dan wawancara setiap pimpinan unit, portfolio aplikasi. Keluaran dari proses ini adlaah dilakukannya pemetaan atau rencana kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi. Seperti Arsitektur TI, Arsitektur SI, Infrastruktur TI. 6. Poin 13, evaluasi kondisi SDM TI Masukan dari proses ini adalah wawancara dengan pimpinan sehingga dapat dipetakan kondisi SDM berdasarkan kompetensinya. 7. Poin 14, Aset TI terkini Masukan dari porses ini adalah dari pengamatan dan hasil wawancara dengan pimpinan. Keluaran berupa daftar aset TI yang dimiliki perguruan tinggi. Tahap 3 Menentukan solusi strategis 1. Poin 15, menentukan solusi strategis Masukan dari proses ini adalah wawancara dengan pimpinan sehingga diketahui kegiatan mendesak yang harus didahulukan dan dapat memenuhi kebutuhan organisasi, keluaran dari proses ini adalah proposal pengembangan yang harus segera dilakukan. 2. Poin 16, identifikasi aplikasi yang dibutuhkan Masukan dari proses ini adalah analisis SWOT lingkungan internal sistem informasi organisasi, analisis portfolio aplikasi yang digunakan. Keluarannya berupa proses selanjutnya yaitu portfolio aplikasi masa depan. 3. Poin 17, portfolio aplikasi masa depan Masukan dari proses ini adalah identifikasi aplikasi yang dibutuhkan. Keluarannya berupa gambaran portfolio aplikasi. 4. Poin 18, membangun teknologi yang mendukung solusi ParafPembimbi ParafPembimbiHal.11/21

Masukan dari proses ini adalah aset TI terkini, arsitektur informasi, kajian infrastruktur jaringan. Sehingga menghasilkan keluaran berupa teknologi apa saja yang dibutuhkan untuk proses bisnis di organisasi. Tahap 4 Menyiapkan dan melakukan rencana implementasi Tahap ini terdiri dari dua fase kegiatan: 1. Poin 22, Menampilkan rencana pengembangan SDM. Masukan dari proses ini adalah proses (13) evaluasi kondisi SDM TI. Keluaran dari proses ini adalah pernyataan dan rencana detil pengembangan SDM. 2. Poin 21, Menampilkan rencana pengembangan sistem informasi Masukan dari proses ini adalah keempat tahapan di atas dan tren perkembangan sistem informasi dalam tiga atau lima tahun ke depan. Keluaran dari proses ini adalah rencana akhir yang telah disetujui dan didukung dengan komitmen finansial, program implementasi, dan jaminan untuk dapat meninjau kembali dan menyesuaikan perencanaan strategis sistem informasi jika terjadi perubahan lingkungan organisasi yang signifikan.4.6. Rencana Strategis ITS 2008 -20 7 ITS telah mempunyai Rencana Strategis (Renstra) untuk rentang tahun 2008-2017. Berikut beberapa hal dari Rencana Strategis tersebut. (ITS, 2008)

Ada tiga sasaran utama dari Rencana Strategis ITS tahun 2008 2017, yaitu: international recognition, national contribution, dan transformation. Perubahan akan dilakukan pada pemberdayaan organisasi (laboratorium dan pascasarjana) untuk dapat menghasilkan penelitian-penelitian yang dapat dipublikasikan pada tingkat internasional. VISI ITS Menjadi perguruan tinggi yang maju pesat di bidang kelautan, permukiman dan energi yang berwawasan lingkungan untuk mencapai pengakuan internasional. MISI ITS Misi dari ITS adalah memberikan kontribusi nyata dalam ilmu pengetahuan, teknologi dan seni untuk kesejahteraan masyarakat melalui kegiatan-kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan ICT yang diakui secara internasional. Pendidikan : ITS meyelenggarakan pendidikan tinggi dengan kurikulum, dosen dan metode pembelajaran berkualitas internasional ITS menghasilkan lulusan yang bermoral dan berbudi pekerti luhur ParafPembimbing II :Hal.12/21

ParafPembimbing I :

ITS membekali lulusannya dengan kemampuan technopreneurship

Penelitian : ITS berperan secara aktif dalam pengembangan ilmu pengetahuan, Teknologi, dan seni terutama di bidang kelautan, energi dan pemukiman melalui kegiatan penelitian yang berkualitas internasional.

Pengabdian Masyarakat : ITS memanfaatkan segala sumber daya yang dimiliki untuk ikut serta dalam menyelesaikan problem-problem yang dihadapi oleh masyarakat, industri dan pemerintah.

Manajemen : Pengelolaan ITS dilakukan dengan memperhatikan prinsip-prinsip good corporate governance (Transparency, Accountability, Responsibility, Independence, Fairness). ITS menciptakan suasana yang kondusif dan memberikan dukungan sepenuhnya kepada mahasiswa, dosen, pegawai untuk dapat mengembangkan diri dan memberikan kontribusi maksimal pada masyarakat, industri, ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. ITS mengembangkan jejaring untuk dapat bersinergi dengan perguruan tinggi, industri, masyarakat, dan pemerintah dalam menyelenggarakan kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat.

T T NIL I Kepemimpinan yang kuat (Strong Leadership) : menunjukkan perilaku yang visioner, kreatif, inovatif, pekerja keras, berani melakukan perubahan-perubahan kearah yang lebih baik, dan bertanggung jawab. Kreativitas dan inovasi (Creativity and Innovation) : selalu mencari ide-ide baru untuk dapat menjalankan tugas/perannya dengan lebih baik. Etika dan Integritas (Ethics and Integrity) : dalam kehidupan bermasyarakat, bernegara, maupun menjalankan profesinya, selalu berpegang teguh pada normanorma atau peraturan-peraturan yang berlaku di masyarakat, negara, dan agama. Sinergi (Synergy) : bekerja sama untuk dapat memanfaatkan semaksimal mungkin potensi yang dimiliki ITS. Ekselensi (Excellence) : berusaha secara maksimal untuk mencapai dapat mencapai hasil yang sempurna. Kebersamaan Sosial dan Tanggung Jawab Sosial (Socio-cohesiveness and Social Responsibility) : menjaga kerukunan dan peduli terhadap masyarakat sekitar.

ParafPembimbing I :

ParafPembimbing II :Hal.13/21

Perubahan dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi menuntut Perguruan Tinggi selalu berperan sebagai sumber informasi keilmuan yang terbaru, unggul dan bermanfaat. Untuk itu, Perguruan Tinggi harus mampu mengakses dengan cepat setiap perubahan informasi IPTEK dari dunia luar untuk kemudian mengolah, melakukan inovasi dan improvisasi, sehingga dihasilkan informasi IPTEK baru yang juga dapat dikomunikasikan secara cepat. ITS sebagai salah satu perguruan tinggi yang berkecimpung dalam IPTEK telah mempersiapkan berbagai infrastruktur untuk ini, antara lain layanan internet untuk seluruh mahasiswa, hot spot internet di beberapa wilayah, dan fasilitas untuk mengakses berbagai jurnal internasional. Untuk kebutuhan publikasi, ITS memiliki 5 (jurnal) ilmiah yang terakreditasi, ITS Online dan website ITS. Perkembangan IT di ITS telah mendorong DIKTI untuk menunjuk ITS sebagai perancang dan koordinator jaringan 32 perguruan tinggi di Indonesia yang berbasis IT. Program ini dikenal sebagai program INHERENT. Tujuan strategis bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi ITS adalah sbb. a. Kemampuan dosen, karyawan dan mahasiswa dalam ICT literacy meningkat sebesar 80% b. Sistem Informasi Terintegrasi c. Proses administrasi paperless d. Pemanfaatan e-learning di seluruh jurusan Beberapa hal yang relevan untuk dijadikan rujukan dalam pembuatan rencana strategis sistem informasi perpustakaan ITS adalah mengenai sistem informasi terintegrasi, proses administrasi paperless, dan strategi pengadaan teknologi informasi dan komunikasi. Strategi pengadaan dilakukan dengan penambahan investasi dalam teknologi informasi dan pengembangan menuju university resource planning serta peningkatan penggunaan lisensi software secara bertahap. Ini berarti perpustakaan harus menyelaraskan strateginya sehingga tercakup dalam lingkup institusi dan menyiapkan kebutuhan sistem informasinya untuk mendapatkan alokasi anggaran investasi yang akan disiapkan ITS terkait dengan halhal di atas. Semua ini diharapkan dapat mendukung ITS mewujudkan visinya untuk mendapatkan international recognition dan memberikan national contribution. International Recognition: Perpustakaan mendukung ITS untukdikenal secara internasional yang diukur dari ranking ITS di kalangan perguruan tinggi Asia atau perguruan tinggi dunia atau khusus mengenai pemberdayaan perpustakaannya. National Contribution: Perpustakaan mendukung mahasiswa ITS mendapatkan informasi dan sumber pembelajaran yang dibutuhkan agar mahasiswa mampu memberikan kontribusi riil dalam penyelesaian problem-problem yang dihadapi masyarakat.

ParafPembimbing I :

ParafPembimbing II :Hal.14/21

ParafPembimbing I :

ParafPembimbing II :Hal.15/21

5. Metode PenelitianTugas Akhir ini mengunakan pendekatan organisasional yang menggunakan panduan dari framework model proses pembuatan perencanaan strategis sistem informasi. Metode ini dilakukan dalam empat tahap, yaitu tahap identifikasi, tahap evaluasi kesesuaian sistem dengan kebutuhan sistem saat ini, tahap penentuan solusi strategis, dan terakhir tahap penyiapan dan perencanaan implementasi. Penjelasan tahap-tahap tersebut ada di bagian Tinjauan Pustaka. Langkah langkah penelitian untuk mendukung proses perencanaan strategis sistem informasi tersebut disusun sbb. 1. Observasi awal Observasi awal dilakukan dengan mempelajari Laporan Tahunan Perpustakaan tahun 2010 dan mewawancarai kepala perpustakaan, penanggung jawab dan pelaksana pembangunan dan perawatan TI perpustakaan. 2. Koleksi data penelitian melalui survei lapangan: Koleksi data penelitian melalui survei dilakukan dengan metode kualitatif terstruktur dengan mewawancarai pihak-pihak terkait keputusan strategis perpustakaan dan TI dengan daftar pertanyaan terstruktur. 3. Analisis kondisi internal dan eksternal perpustakaan berdasarkan data Analisis kondisi internal dan eksternal perpustakaan dilakukan dengan menggunakan analisis SWOT-TOWS, analisis lingkungan internal sistem informasi organisasi, kajian infrastruktur jaringan perpustakaan, kajian arsitektur sistem informasi, evaluasi kondisi SDM TI, dan mendaftar aset TI terkini. Jika perlu, ditambahkan kajian keamanan sistem informasi. 4. Observasi potensi masa depan yang mungkin untuk perpustakaan ITS Observasi potensi masa depan yang mungkin untuk perpustakaan ITS dilakukan dengan cara mengumpulkan data mengenai teknologi informasi terkini yang mungkin bisa mendukung perpustakaan di masa depan, kebijakan institusional yang mungkin dibuat oleh rektorat, dan tren hubungan kolaboratif antarperpustakaan nasional. 5. Menentukan target survey dan menyebarkan kuesioner untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi perpustakaan Menentukan target survey dan desain kuesioner untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi perpustakaan dilakukan dengan membuat daftar para penentu kebijakan strategis perpustakaan seperti kepala perpustakaan, kepala bagian marketing dan kepala bagian TI.

ParafPembimbing I :

ParafPembimbing II :Hal.16/21

6. Validasi survey Validasi survey dilakukan dengan cara menghitung secara statistik data hasil survey menggunaka kuesioner yang telah dilakukan. 7. Penyusunan model kebutuhan informasi Penyusunan model kebutuhan informasi dilakukan memetakan kebutuhan informasi dengan teknologi pendukung dan kebijakan strategis TI yang terkait 8. Penyusunan strategi sistem informasi Penyusunan strategi sistem informasi dilakukan dengan membuat struktur dokumen rencana strategis, termasuk porfolio aplikasi masa depan dan teknologi pendukungnya. Pada langkah ini disiapkan pula rencana implementasinya. 9. Penyusunan laporan berupa buku Tugas Akhir Penyusunan buku tugas akhir dilakukan dengan mengumpulkan berbagai data masukan, proses, dan hasil berupa dokumen rencana strategis perpustakaan ITS.

ParafPembimbing I :

ParafPembimbing II :Hal.17/21

6. Jadwal PengerjaanNo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Kegiatan Observasi awal Koleksi data penelitian Analisis kondisi internal dan eksternal Observasi potensi masa depan Menentukan target& penyebaran kuesioner Validasi data hasil survey Penyusunan model kebutuhan informasi Penyusunan strategi sistem informasi Pembuatan laporan buku Tugas Akhir Februari III IV Maret II III IV April II III Mei II III Juni II III Juli IV I II

I

I

IV

I

IV

I

Parafpembimbing I :

Parafpembimbing II :Hal.18/21

7. Daftar PustakaCSIC. (2011, Maret 21). Ranking Web of World Repositories: Top Repositories. Dipetik Maret 21, 2011, dari The Ranking Web of World repositories: http://repositories.webometrics.info/toprep.asp?offset=50 Doherty, N., Marples, C., & Suhaimi, A. (1999). The relative success of alternative approaches to strategic information systems planning: an empirical analysis. Journal of Strategic Information Systems , 263-283. Earl, M. (1993). Experiences in strategic information systems planning. MIS Quarterly March , 1 24. Ghufroni, M. (2004, Juli). Perencanaan Strategis Teknologi Informasi di Lingkungan Universitas Nasional. Tesis Program Studi Teknik Industri . Google.com. (2011, Maret 21). Google Directory - Reference > Libraries > Digital. Dipetik Maret 21, 2011, dari www.google.com: http://www.google.com/Top/Reference/Libraries/Digital/ Juanita, S. (2009, Januari). Model Perencanaan Strategis Sistem Informasi atau Teknologi Informasi untuk Perguruan Tinggi. Karya Akhir Program Studi Magister Teknologi Informasi . Lederer, A., & Sethi, V. (1988). The implementation of strategic information systems planning methodologies. MIS Quarterly, 12 (3), 444 461. OpenCourseWare Consortium. (2011). OCW Consortium. Dipetik Maret 22, 2011, dari ocwconsortium.org: http://ocwconsortium.org/members/members Perpustakaan ITS. (2010). Laporan Tahunan. Surabaya: Perpustakaan ITS. Priyono, A. E. (2008). Analisis Total Quality Management dalam Proses Perencanaan Strategis Sistem Informasi. Tesis Program Studi Magister Teknologi Informasi . Surana, F. L. (2010). Perencanaan Strategis Sistem Informasi di Universitas Pembangunan Nasional "Veteran". Tugas Akhir Teknik Informatika . Teubner, R. (2007). Strategic information systems planning: A case stuy from the financial services industry. Journal of Strategic Informations Systems , 105-125. Wahono, R. S. (1998). Digital Library: Chalenges and Roles Toward 21 st Century. Proceedings of Tekno 98 Sysmposium . Wahono, R. S. (2006, September 15). Teknologi Informasi untuk Perpustakaan: Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan. Dipetik Maret 2011, dari Komunitas eLearning ilmukomputer.org: http://ilmukomputer.org/2006/09/27/teknologi-informasi-untukperpustakaan-perpustakaan-digital-dan-sistem-otomasi-perpustakaan/

Wahyudi MH, I. (2007). Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Sekretariat Jendral DPR RI. Proyek Akhir Program Studi Magister Teknologi Sistem Informasi . Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems. Chichester: John Wiley & Sons Ltd. Wilson, T. (1989). The implementation of information systems strategies in UK companies: Aims and barriers to success. International Journal of Information Management, Vol. 9.

LEMB

PENGESAHAN

Surabaya, Maret 2010

Mengetahui/Menyetujui,

Dosen Pembimbing I,

Pembimbing II,

Ir. ArisTjahyanto, M.Kom

Sholi , S.T, M.Kom, M.SA